Molde kommune Samspill 30 Prosjektbeskrivelse forprosjekt April 2009.
Godkjent av: Styringsgruppen Side 2 av 13 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 3 3. Målrealisering... 3 4. Prosjektorganisering... 4 5. Erfaringer som samspill kommune... 5 6. Viktige erfaringer... 5 7. Regnskap... 6 8. Avslutning... 7 Vedlegg... 7
Godkjent av: Styringsgruppen Side 3 av 13 1. Sammendrag Molde kommune fikk være med på Samspill 30 etter at en kommune trakk seg etter oppstart. Vi kom derfor senere i gang enn de andre kommunene. Vi var heller ikke tilstede ved den første nettverkssamlingen. Endelig versjon av forprosjektet ble først innlevert i januar 2009. Det har gjort at vi har opplevd å ha meget knapp tid til gjennomføring av forprosjektet. For vår del har det vært viktig å skille på oppgavene mellom forprosjekt og hovedprosjekt da en ser at disse lett kan gli over i hverandre. Av denne grunn ser vi nå at noen av delmålene våre er vanskelig å gjennomføre i forprosjektet og vil bli en naturlig del av hovedprosjektet. Prosjektet er forankret i toppledelsen og kommunalsjef for plan- og utvikling er en del av styringsgruppa. Mye av tiden har gått med til å sette seg inn i hva elektronisk meldingsutveksling innebærer for oss som kommune både på det tekniske, økonomiske, faglige og personellmessige plan. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Det er utarbeidd statusrapport ved oppstart, der innholdet var Molde kommune sin status ved oppstart. Det har vært skrevet og sendt inn statusrapporter hver måned til prosjektansvarlig før telefonmøte. Innholdet har vært informasjon om arbeidet i forprosjektet i forhold til hovedmålet og tidsplanen. Det er også registrert timer for involverte i prosjektet. Jmf milepælsplan så er denne fulgt og vil være oppnådd ved utarbeidet hovedprosjekt. 3. Målrealisering Hovedmål for forprosjektet er: Gjennomføre et forprosjekt som definerer mål og tiltak for hovedprosjektet. Klargjøre forutsetninger for innføring av elektronisk samhandling mellom en enhet, legetjenesten i kommunen og helseforetaket lokalt. Delmål for prosjektet: o Konkretisering og prioritering av hvilke opplysninger/oppgaver som det samhandles elektronisk om. Elin-k malene er gjennomgått i arbeidsgruppe 2 med tanke på delmålet og en ser at malene er dekkende for vårt behov. o Kartlegge og klargjøre muntlig kommunikasjon for skriftliggjøring via elektronisk meldingsutveksling Elin-k malene dekker det vi per i dag kommuniserer muntlig. Elektronisk meldingsutveksling vil derfor sikre dokumentasjon. o Kartlegge og klargjøre hvilke avtaler som må være på plass for å gjennomføre elektronisk meldingsutveksling. Er gjort av arbeidsgruppe 1 og 3, se vedlegg. o Hvilke datateknisk forutsetninger og løsninger må være på plass. Mulige løsninger er skissert av arbeidsgruppe 1 og 3. se vedlegg. o Kostnader og finansiering. Kostnader er skissert, men ikke finansiering. o Avklaring av hvorledes oppgaver fordeles og organisatorisk gjennomføring av prosjektet.er gjort i oppsatt milepælsplan o At vi ha lagt en plan for trinnvis innføring av elektronisk meldingsutveksling. Videreføres som en naturlig del av hovedprosjektet. o Spre kunnskap om elektronisk meldingsutveksling i kommunen. Er gjort, men videreføres i hovedprosjekt som en del av opplæringsplan før elektronisk meldingsutveksling tas i bruk. For å nå målene ble det utarbeidet tre mandater. Se vedlegg 2
Godkjent av: Styringsgruppen Side 4 av 13 Hovedmålet er stort sett oppnådd, mål og tiltak for hovedprosjekt er definert. Noen av delmålene videreføres i hovedprosjektet. 4. Prosjektorganisering Styringsgruppe/ Prosjektgruppe Referanse/ Rådgivingsgruppe Arbeidsgruppe1 Tekniske løsninger Arbeidsgruppe 2 Innhold i faglig samhandling Arbeidsgruppe 3 Administrative tilrettelegginger Slik var prosjektorganiseringen tenkt i begynnelsen. Imidlertid så vi behov for å gjøre noen endringer underveis. Arbeidsgruppe 1 og 3 ble slått sammen for å spare tid og for at mandatene som ble utarbeidet til gruppe 1 og 3 gikk mye inn i hverandre. Arbeidsgruppe 2 var sammensatt av personer fra ulike avdelinger i kommunen som en ser vil bruke Norsk helsenett. Personer tenkt inn i Referanse/rådgivingsgruppe ble også trukket med inn aktivt i arbeidsgruppene. Styringsgruppa har bestått av følgende: Henning Fosse, Helsesjef Jahn Arne Danielsen, leder for IKT avdeling Ingrid Husøy Rimstad, enhetsleder barne- og familietjenesten Geir Amdam, kommunalsjef plan- og utviklingsavdelingen Kristin Eidem, enhetsleder pleie- og omsorg (inn for Geir D. Sylte) Siri Haukaas, enhetsleder pleie- og omsorg. (Leder for styringsgruppa) De tre arbeidsgruppene var organisert med leder fra styringsgruppa. Arbeidsgruppe 1 og 3 Henning Fosse Jahn Arne Danielsen. De har benyttet seg av ulike fagpersoner i og utenfor kommunen for å kunne besvare sitt mandat. Arbeidsgruppe 2 Kristin Eidem (leder) Irene Glærum, ansvarlig for Gerica i kommunen Mona Solbjør, avd. spl. kortidsavdeling Kirkebakken omsorgssenter Marita Sekkenes, avd. spl. hjemmebaserte tjenester Kirkebakken omsorgssenter Ragnhild Naas, psykiatrisk spl. Kirkebakken omsorgssenter
Godkjent av: Styringsgruppen Side 5 av 13 Sølvi Haugstad, barne- og familietjenesten Tone Borge Løkhaug, tiltak for funksjonshemmede. Styringsgruppa har hatt jevnlige møter, ca hver 14.dag, med godt oppmøte. Vi har arbeidd godt sammen og det har vært lærerikt, engasjerende og utfordrende. Arbeidsgruppe 2 har hatt flere møter og har vært sammensatt fra ulike avdelinger med tanke på at tilknytning til NHN vil være aktuelt for alle avdelingene. 5. Erfaringer som samspill kommune Vår opplevelse med å være Samspill kommune er stort sett positive. Det vi ser er at det i utgangspunktet er satt av kort tid til forprosjektet og når vi i tillegg kommer senere i gang byr det på utfordringer. Å få arbeidet godt, over tid, med noe som oppleves som så viktig som tilkobling til NHN har vi bare til en viss grad fått til. Vi har hatt gode interne diskusjoner, men vi ser at vi mistet mye viktig informasjon i og med vi ikke var deltakere på første nettverkskonferanse. Vi måtte også endre på styringsgruppa da prosjektleder sluttet i kommunen. Av denne grunn så sitter vi igjen med en opplevelse av å ha brukt mye tid på å søke etter informasjon. Det er også sendt meil til prosjektleder Elin-k uten at vi har fått svar på denne i forhold til e-post adresse til referansegruppe. Innholdet i nettverkssamling der vi var representert opplevdes meget nyttig og relevant. Vi har også prøvd å få kontakt med en kommune som vi mente det var meget relevant å sammenligne seg med uten at vi greide det. Håper derfor at det vil bli videre oppfølging av Samspill kommunene i det videre arbeidet med hovedprosjektet slik at vi bedre kan få benyttet oss av den erfaringen som ligger i Samspill kommunene. 6. Viktige erfaringer På tross av stram tidsmargin er vi kommet godt i gang med den videre planleggingen av hovedprosjekt. Forprosjektet har avdekket at det ligger store kostnader både før en oppkobling opp i mot NHN og i etterkant på drift. Disse kostnadene knytter seg både direkte til NHN og til fagsystemene som er i bruk i Molde kommune. Avklaring i forhold til disse kostnadene er nødvendig inn imot hovedprosjektet. Det er også viktig at fremdriften i hovedprosjektet følger det utgangspunktet vi har i Molde kommune. Vi har en opplevelse av at andre kommune er kommet lenger enn oss i innføring og oppkobling opp imot NHN. Vi kommer også i det videre arbeidet til å innhente erfaringer fra andre kommuner og følge med på aktiviteten i de andre samspill kommunene.
Godkjent av: Styringsgruppen Side 6 av 13 7. Regnskap Kostnads og finansieringsplan Kostnadsplan før oppstart Aktiviteter Prosjektledelse 120 000 Deleprosjektledelse eks. IT-avd. 15 000 Tilrettelegging / opplæring kommune 25 000 Tilrettelegging / opplæring fastlege / pilotlegekontor 10 000 Reiser overnatting / kost, diverse adm. Utg. 10 000 Sum 180 000 Finansieringsplan Sosial og helsedirektoratet 86 000 Kommunens egeninnsats inkl. kommunens egeninnsats prosjektledelse i hht avtale kr. 25 000 94 000 Sum 180 000 Denne kostnadsplanen er beregnet ut ifra 40 timer med prosjektledelse. Oppsummering viser at vi har brukt totalt 170 timer i prosjektet fra styringsgruppa. Arbeidsgruppene er ikke tatt med. Regnskap Aktiviteter Prosjektledelse 510 000 Deleprosjektledelse eks. IT-avd. 0 Tilrettelegging / opplæring kommune 0 Tilrettelegging / opplæring fastlege / pilotlegekontor 0 Reiser overnatting / kost, diverse adm. Utg. 3800 Sum 513 800 Finansiering etter innlevert hovedprosjekt Sosial og helsedirektoratet 86 000 Kommunens egeninnsats inkl. kommunens egeninnsats prosjektledelse i hht avtale kr. 25 000 427 800
Godkjent av: Styringsgruppen Side 7 av 13 Sum 513 800 8. Avslutning Hovedprosjektet vil bli levert innen fristen den 30.04.09. Vedlegg Rapport arbeidsgruppe 3 Mandat til arbeidsgruppene Rapport arbeidsgruppe 2
Godkjent av: Styringsgruppen Side 8 av 13 Vedlegg 1 Rapport Arbeidsgruppe 3 - Avklare kostnader og lage kostnadsoppsett for oppkobling til Norsk helsenett. Kostnadene ved å knytte seg til Norsk helsenett innebærer flere element. Tilknytning til Norsk helsenett Det er flere alternative måter å knytte seg til helsenettet på og kostnadene vil variere med innholdet og kapasiteten på linjene. En har ikke avgjort hva som er den beste løsningen per i dag. Ved å hente internett og e-postadresser fra helsenettet vil dette fordyre løsningen. Den aktuelle kommunetilknytningen (NHN k flex, 4 mbit) har følgende kostnad: Engangsavgift kr 15.990, bruksavgift 3.590 pr mnd, medlemsavgift 8.990 pr mnd eller kr 150.960/år. Prisene er eks MVA. Bruk av e-postadresser, internett, video og betalingsterminaler vil komme i tillegg. Tilpasninger i programvaren De aktuelle programmene nå er legeprogrammet ProfDoc Winmed som benyttes på legevakta og på Kleive, Skåla og Kvam legekontor. Videre er det Gerica fra Tietoenator som er kommunens omsorgsprogram. Tietoenator krever betaling for tilpasninger i Gerica for elektronisk kommunikasjon: Innkjøpspris kr 235.635, årlig brukerstøtte/vedlikehold kr 63.621 (Eks MVA). Skåla, Kleive og Kvam legekontror og legevakta er nå tilknyttet helsenettet med en direkteoppkobling via telefonlinjene (ISDN eller ADSL). For dette betales i dag rundt kr 120.000 pr år til helsenettet og programleverandøren. Her er engangsavgiften betalt. Ved bruk av felles kommunal oppkobling vil en slippe helsenettgebyret, men må betale til programvareleverandøren anslagsvis kr 60.000/år. Det betinger en omkobling av nettstrukturen for å la disse enhetene benytte et framtidig felles oppkoblingspunkt fra Rådhuset. Tilpasninger i nettstrukturen internt i Molde kommune I dag er fire enheter tilknyttet helsenettet hver for seg. For å benytte den framtidige, felles tilknytningen, må det etableres en bedre sikkerhet med nye koblingspunkt og strømforsyning, anslagsvis på kr 200.000. - Utforming av samarbeidsavtaler/forpliktende rutiner med samhandlingsaktører og hvordan de skal gjennomføres o Retningslinjer for den praktiske handteringen av meldinger o Avvikshandtering Retningslinjer for pratisk handtering. Dette punktet utsettes til innledningen av hovedprosjektet. En må plukke ut aktuelle prosjektparter og se hvilke utfordringer dette gir. Et legekontor og ev legevakta må involveres sammen med et par av pleie- og omsorgstjenestene. Avvikshandtering Dette må en også komme tilbake til i hovedprosjektet. Utfordringen er at i kommunens avvikssystem i Rettesnora går avviksmeldingene i et eget system og kun til nærmeste overordnede. I dette
Godkjent av: Styringsgruppen Side 9 av 13 elektroniske samarbeidet må meldingene kunne sendes på tvers av linjeorganisasjonen og det er et krav at de skal registreres også i brukersystemet. Felles tilknytning til Helsenettet for Molde kommune Tekniske løsninger Dagens løsning: Figur 1 I dag er Molde kommune knytt opp til helsenettet på de respektive legekontor som vist i figur 1. For å få til en bedre og enklere løsning vil det være mest hensiktsmessig å ha en tilknytning til helsenettet som skissert i figur 2. Helhetlig løsning for tilkobling til helsenettet. Figur 2 Oppkobling av Molde kommune til helsenettet vil skje ved at helsenettet kobles til kommunens datarom (rådhuset). Dette er det sentrale knutepunkt hvor alle samband og servere er plassert.
Godkjent av: Styringsgruppen Side 10 av 13 Mellom legevakta og rådhuset er det direkte samband. Her vil det ikke være kostnader av betydning for å innføre løsningen. Mellom rådhuset og legekontorene (Kleive, Skåla og Kvam) vil det være behov for oppgradering av sikkerheten på sambandet. Dette er primært adgangskontroll til koblingspunktene og sikkerhet på strømforsyning i koblingspunktene. Disse sambandene består av til sammen åtte koblingspunkt. Et enkelt overslag på kostnaden på hvert punkt vil være kr 25.000. Totalt vil dette bli kr 200.000. Dette er nødvendig ikke bare for å sikre nødvendig oppetid, men også for å sikre driftsstabilitet. Denne løsningen vil også legge til rette for samdrift av maskiner og program på legekontorene. Løsningen ses på som en nødvendighet for å oppnå sikkerhet og support til legekontorene. Tilkoblingsmuligheten vil enkelt legge til rette for tilknytning av andre fagprogrammer til helsenettet. En annen mulighet for å sikre oppetid til legevakta er at sambandet fortsatt er terminert på legevakta og kommunens systemer kobles til denne tilkoblingen. Forslaget er vist i figur 3. Figur 3 Oppsummering En oppkobling av alle enhetene er komplisert og vil medføre en anslått kostnad på om lag kr 200.000. Den enkleste løsningen er å ha et tilknytningspunkt som enten er kommunens datarom eller legevakta. Denne løsningen vil bare medføre kostnader på å sikre strømforsyningen. Dette vil være en anslått kostnad på kr 15.000.
Godkjent av: Styringsgruppen Side 11 av 13 Vedlegg 2 Mandat til gruppene er: Arbeidsgruppe 1. - Hvilke datatekniske forutsetninger må være på plass for å kunne samhandle elektronisk. - Forberedelse til anskaffelse og installasjon til nødvendig utstyr og programvare for å sende og motta elektroniske meldinger. Arbeidsgruppe 2. - Skaffe oss en oversikt over viktig muntlig og skriftlig kommunikasjon og diskutere hva som er hensiktsmessig å erstatte med formaliserte maler i samhandling mellom aktørene. - Konkretisere og prioritere hvilke opplysninger/oppgaver som det samhandles elektronisk om. Arbeidsgruppe 3. - Avklare kostnader og lage kostnadsoppsett for oppkobling til Norsk helsenett. - Utforming av samarbeidsavtaler/forpliktende rutiner med samhandlingsaktører og hvordan de skal gjennomføres o retningslinjer for den praktiske håndteringen av meldinger o avvikshåndtering
Godkjent av: Styringsgruppen Side 12 av 13 Vedlegg 3 Molde kommune Røbekk omsorgssenter Notat Til: Irene Glærum Mona Solbjør Marita Sekkenes Ragnhild Naas Sølvi Haugstad Tone Borge Løkhaug Samspill 30 prosjektet. Referat fra møte i arbeidsgruppe 2 den 13.03.09 Tilstede: Irene Glærum, Mona Solbjør, Marita Sekkenes, Ragnhild Naas, Kristin Eidem Arbeidsgruppen skulle på dette møtet se på hvilke områder en bør prioritere først og sist i prosjektet. Målet for elektronisk samhandling er å sikre et helhetlig pasient- og brukerforløp. Velfungerende IKT-verktøy gjør helse- og omsorgstjenestene til moderne arbeidsplasser, bidrar til økt pasient- og informasjonssikkerhet og forenkler det daglige arbeidet. Dette skal bidra til både økt kvalitet og effektivitet ved å frigjøre ressurser til behandling og pleie. Visjoner i Samspill 2.0 Arbeidsgruppen slutter seg til disse visjonene og har gjort følgende prioriteringer for å nå målene: 1. Samhandlingsmelding mellom allmennlegetjenesten og pleie- og omsorgstjenesten. 2. Samhandlingsmelding mellom spesialisthelsetjenesten og pleie- og omsorgstjenesten 3. Samhandlingsmelding mellom pleie- og omsorgstjenesten og legevakt.
Godkjent av: Styringsgruppen Side 13 av 13 Vedr. beskrivelse av innhold i meldingene vises det til referat fra forrige møte i arbeidsgruppen. Det aller viktigste for ansatte i pleie og omsorg er å få til samhandling med legene. Dette vil lette arbeidsdagen spesielt i hjemmetjenestene betraktelig. Arbeidsgruppen føler nå at vi har svart på det vi ble bedt om, og ber om tilbakemelding fra prosjektgruppen. Vi har slik vi ser det laget en oversikt over og konkretisert viktig muntlig og skriftlig kommunikasjon og sagt noe om hva som er hensiktsmessig å samhandle elektronisk om (møtereferat fra 26.02.). Så har vi prioritert hvilke meldinger en bør starte med. Dette må selvsagt tilpasses hvilke tekniske og økonomiske løsninger som arbeidsgruppe 1 og 3 kommer frem til. Vi har avtalt et møte til den 26.03. kl 14-15.30, men dersom prosjektgruppen mener vi har oppfylt mandatet, vil dette møtet gå ut. Undertegnede gir tilbakemelding til gruppens medlemmer vedr. dette. Kristin Eidem