MØTEREFERAT Møtereferat - Infomøte Innleie boliger / OPS-boliger Prosjekt 100291 - del 1 og 2. Tid (dato, fra kl til kl): 28.09.2016 18:00-19.15 Sted Ørland Kultursenter Innkalt av (avd. og navn): Forsvarsbygg kampflybase - plan og utbygging, Prosjektleder: Erlend Settemsdal Referent: Lars Tetlie Ordstyrer: Olaf Dobloug / Erlend Settemsdal Til stede: Ca 70 deltakere. 1: Direktør Olaf Dobloug gav en generell informasjon om Kampflybase og prosjektet Boliger 100291: - Vi er godt i gang med byggingen inne på basen, men nå skal vi leie boliger. - Forsvarssjefen har meldt at kampfly/f-35 relaterte prosjekter er det viktigste for han i hans periode. - Fremdriftsplanen ble gjennomgått, FBKB har en stram fremdrift, men godt samarbeid med kommunen har gjort dette mulig. Vi og kommunen har ikke alltid vært enig, men alt har løst seg på en god måte hittil. - Investeringsrammen ble presentert (til sammen 8 mrd nå), prosjekt Ørland vil vokse med 1,5 Mrd og investeringer på Evenes antas å nå et nivå rundt 1 Mrd. - Formålet med prosjektet innleie/boliger OPS er å huse de som kommer for å jobbe på basen, men det skal også oppfylle en visjon vi, kommunen og forsvaret har om å etablere en «bli-og bolyst» i kommunen både for sivile og militære. Erlend overtar: Startet med en kort presentasjon av seg selv og stilling i prosjektet. Erlend presenterte agenda for kvelden: 1) Orientering om pågående konkurranse 2) Selve tilbudsprosessen 3) Forhandlingsprosessen 4) Spørsmål fra salen. Postadresse Fakturaadresse Telefon E-postadresse Org. nr. Postboks 405 Fakturasenteret 815 70 400 post@forsvarsbygg.no 975 950 662 Sentrum Postboks 4394 Telefaks Internett Bankkonto 0103 Oslo 2308 Hamar 23 09 78 03 www.forsvarsbygg.no 4714 10 00280
Møtet splittes i to bolker, del 1 og del 2., begge med samme agenda. Del 1 omhandler 20 stk 3-romsleiligheter som skal kontraheres tidligst mulig i tidsperioden 1.februar til 1.august 2017. Leilighetene bør ha en størrelse ca 70 m2. Denne konkurransen skal følge de retningslinjene som ligger i Doffin. Prosedyren vil trolig bli en tilnærmet forhandlet konkurranse. Vi ser for oss følgende fremdrift. (i spennet 100-200 enheter) Første 20 leiligheter (3-roms) 1.2-2017 1.8-2017 Disse ligger i Del 1 Andre 30 leiligheter ( ) 1.1-2018 Disse ligger i del 2 Tredje 50 leiligheter ( ) 1.8-2018 Disse ligger i Del 2 Siste 100 inntil leiligheter ( ) 1.2-2020 Disse ligger i Del 2 FOA gjelder ikke ved leie, det er LOA som gjelder, gir Forsvarsbygg litt mer spillerom. Forløpet i konkurranse Del 1 kan foregå på følgende måte (noe Forsvarsbygg legger til grunn): 1) Konkurranse: 2) Tilbudsprosessen 3) Mottak av tilbud 4) Evaluering av tilbud 5) Skriftlige tilbakemeldinger med forhandling, bla invitasjon til å inngi nytt forbedret tilbud 6) Ny evaluering/forhandling 7) Meddelelse, innstilling (med forbehold) Vi må ha samtykke fra FD før eventuell kontrahering 8) Kontrakt - Under forhandlingsprosessen vil det muligens bli behov for både møter og befaringer for å kunne danne seg et bedre bilde av tilbudenes kvaliteter. - Kontraktene vil få 20 års bindingstid. Spm: Del 1 skal være ferdig til 1.august. Når du sier befaringer, betyr det at mye må være bygd allerede, eller kan det være aktuelt å vise tomter, tegninger etc? Det medfører en viss risiko å bygge såpass mange leiligheter. Svar: 20 stk er det vi har som mål innen 1.august neste år. Det er et sterkt ønske pga Forsvarets behov. Det trenger ikke være en tilbyder som tar hele kontrakten, alle kan delta, men helst ikke med mindre enn 3 stk leiligheter. Lokasjonen for Del 1 er bestemt til Ørland Kommune, nært til både sentrum, servicetilbud og basen, dvs Brekstad og omegn. Nabokommune, for eksempel Bjugn, kan bli aktuelt for Del 2, men dette må vi komme tilbake til. Vi antar at det eksisterende markedet og leiligheter som ferdigstilles mot jul/etter nyttår 2016/2017 klarer å dekke behovet til Forsvarsbygg/Forsvaret for Del 1. Spm: De 20 første innen 1.august 2017, er det et absolutt krav? Svar: Ifht dato: I utgangspunktet JA, men ref forrige svar. Dette har med akutt behov fra Forsvaret pga gammel bygningsmasse i eksisterende tjenesteboliger / beordring og nytt
personell som kommer etter sommerferien mv. Samtidig vil vi vurdere avvik fra dette hvis «de beste» leilighetene blir tilgjengelige for eksempel i september/oktober. DEL 2, RESTBEHOVET, INNTIL 80-180 LEILIGHETER Erlend orienterte litt om: - Beskaffenhet - Forholdet mellom 3-roms / 4-5-roms - Tildelingskriterier (nærhet til flystasjonen, Brekstad + pris) - Kontraktstrategi er ennå ikke besluttet - Frist for tilbakemelding er satt til 12.10-2016 I Del 2 vil vi ha dialog med bransjen før konkurransen for å identifisere suksesskriteriene for realiseringen av slikt prosjekt. Ufarliggjøring / stimulering til leveranser: Ifht evt innsynskrav mot dialog/referater: Det som anses som forretningshemmeligheter vil det ikke gis innsyn i. Formålet med en slik sparring med tilbyderne er å finne ut hvordan prosjektet kan bli mest mulig attraktivt for tilbyderne og Forsvaret. Vi ønsker derfor at aktørene kommer med innspill til hvordan prosjektet best kan løses. Offentlig privat samarbeid (OPS) (en generell gjennomgang om ordinær OPS) Private OPS har: 1) Byggherrerollen 2) Prosjekteringsansvar 3) Ansvar for byggingen 4) Finansieringsansvar 5) Drift og vedlikehold i 20 år Modellen gir raskere gjennomføring og livssykluskostnadene vil forhåpentligvis initiere til effektive løsninger mtp energibehov, vedlikehold etc. Etter 20 år (kan) oppdragsgiver ta over ansvaret for drift/vedlikehold og prosjektet overleveres. Grunnet varigheten på avtalene ser vi for oss at det i all hovedsak er profesjonelle aktører vi kommer til å inngå kontrakt med. Spm: Har forsvaret vurdert å restaurere sine egne boliger? Svar: Ja, noen er besluttet at skal fornyes, andre skal trolig avhendes.
Spm / komm. Det er mye areal i (referent hørte ikke adresse) der er det plass til mange boliger. Svar: Vi ønsker selvfølgelig innspill fra lokale krefter som kjenner forholdene her på Ørlandet. Spm: Nå har vi leiekontrakter på 3 år, kommer disse til å videreføres? Svar: Dette handler om forsvarets bolig/personalpolitikk, og det kan ikke Forsvarsbygg besvare. Spm: Kriteriene for tildeling, sentrumsnært / pris, hvordan er vektingen mellom disse? Svar: Henvises til konkurransegrunnlaget. Vil ikke bli en «mekanisk vurdering». Det er ikke så enkelt å veie det ene opp mot det andre -> det blir en helhetsvurdering. I konkurransegrunnlaget står det bl.a at evaluering av tilbudene baseres på pris, størrelse, planløsning, nærhet til flystasjonen, dvs Brekstad. For å synliggjøre nærhet kan for eksempel avstanden til basen tallfestes i antall km. / tid benyttet til fra Brekstad sentrum mv. Spm: Er pris nr 1 eller er de likestilt mtp vekting? Svar: Det vi har gitt av opplysninger om kriterier er det som gjelder nå, ikke mer, dette blir et forhandlingspunkt. Spm: Bor på Jakobsli, «regnes Botngård som nært til flystasjon»? Svar: Som sagt, i utgangspunktet er det Brekstad og omegn, men tiden vil vise om vi må gå utenfor Ørland kommune dersom behovet ikke absorberes innenfor kommunegrensen. Spm: Jeg har ikke forstått argumentet for ikke å sette faste kriterier for evalueringen. Blir umulig å skjønne hva som ligger til grunn. Hvorfor ikke gjøre det ryddig? Svar: Det blir en helhetsvurdering som nevnt over. Spm: Det kan bli vanskelig å kommunisere om hva som er bra eller dårlig. Svar. Dere får komme med prosjektene dere har så skal vi evaluere og vurdere. Spm. Jeg forstår det slik at det er synsing og magefølelse som skal bestemme? Svar: Det er en helhetsvurdering. Rent overordnet konkurransemessig: Etter avslutting av konkurranse er det Forsvarsdepartementet som bestemmer og beslutter, ikke vi. Spm: hvor mange enheter kan ligge sammen? Svar: det må bli en del av helhetsvurderingen. Det å skulle gi ut et forholdstall eller spesifikk prosentsats vil ikke bli gjort. For eksempel et bygg med 10 enheter med bare forsvarsansatte kan antageligvis fungere hvis det er flere sivile rundt / stor tetthet (for eksempel i et sentrumsprosjekt), i andre tilfeller kan det ikke fungere, hvor en konkret ansamling blir mere tydelig. Bo-og Blilyst er viktig for oss, kommunen og forsvaret og det er trolig best med en miks av sivile og militære. Vi ønsker sammensveising i lokalmiljøet og at hele eller større deler av bygg ikke skal være «glisne» / uten lys i helger mv.
Spm. Hvordan tenkes det etter 20 år? Svar: For del 2: En av mulighetene kan være at utbygger «overtar» etter 20 år, andre vil kanskje være at bygget overleveres til Forsvarsbygg. Dette er noe vi ønsker svar på hva markedet ser for seg. Likeledes er det visse regler ifht finansiell og operasjonell leasing som slår inn. Staten kan dessuten kun eie 10-30 % av en boligmasse (innenfor et boligsameie/borettslag) med henvisning til særlover brl/esekl. (Eierseksjoner 10 % / borettslag 30 % mv) Dette er en sammensatt problemstilling, derfor ønsker FBKB en dialog med utbyggerne. Spm: Er 20 års binding hovedregelen? Svar: I utgangspunktet ja, det er målet. Vi kan eventuelt vurdere 15 eller 25 år dersom gode grunner skulle tale for dette. MEN: Utfordringen er knyttet til lønnsomhet ifht det å leie, kontra øvrige scenarioer. Spm: Dere ønsker proffe aktører, jeg vet om privatpersoner med for eksempel 3 enheter. Hvis det blir vanskelig å få til 20 enheter slik dere tenker det, vil FBKB vurdere privatpersoner? Svar: Vi kjører konkurransen slik den foreligger, men vil selvfølgelig vurdere underveis. Kravet vårt er minimum 3 enheter pr tilbyder og 20 år, dvs vi ser det som mest hensiktsmessig at proffe aktører kommer på banen. Er ikke satt noe krav til foretaksform el.l. M.a.o: Åpning for privatpersoner/samarbeid. Spm: Mengden på 20 stk som er skissert, er det nok muligheter her som kan realiseres i Del 1 Svar: FBKB er rimelig godt kjent med hva som ligger på finn.no, hva som er «på trappene» til å bli ferdigstilt, hvilke områder som er ferdigregulert etc, slik at vi har tro på at dette er realiserbart. Vi trenger allikevel tilbakemeldinger fra markedet ifm konkurransen. Ordføreren tok til ordet og poengterte at dette var en meget god anledning for Ørlendinger og bransjen og vil bli tatt godt vare på. «Fint opplegg. Dette skal vi klare». Olaf Dobloug: Vi velger å være optimister, det er stor forskjell på Del 1 og Del 2, der Del 1 ligger nokså fast, mens Del 2 er under utvikling. Oppdraget vårt er mellom 100-200 leiligheter, så det er stort spenn. Fremdrift er viktig, flyene og folkene kommer, og vi vil at de skal bli boende her på Ørlandet. Møtet heves.