Forbedret ressursbruk

Forbedret ressursbruk Delprosjekt 6 Pleie og omsorg Sluttrapport

Innhold 1 INNLEDNING... 3 1.1 BAKGRUNN... 3 1.2 ORGANISERING... 4 1.3 MANDAT FOR DELPROSJEKT 6... 4 1.4 DELTAKERE DELPROSJEKT 6... 5 2 ARBEIDSMÅTE OG METODIKK... 6 2.1 ARBEIDSMÅTE... 6 2.2 VERKTØY OG METODIKK... 6 2.3 DEFINISJON AV BEGREPER... 6 3 DAGENS ORGANISERING OG ARBEIDSMÅTE... 8 3.1 ORGANISERING... 8 3.1.1 Organisering og drift... 8 3.1.2 Styrker og svakheter ved dagens organisering... 9 3.2 DAGENS TJENESTETILDELING... 9 3.2.1 Omsorgstrappa... 9 3.2.2 Omsorgstrappa tjenestenivå og tjenestetilbud... 10 3.3 OPPSUMMERING HOVEDUTFORDRINGER... 12 4 FREMTIDIG ORGANISERING OG ARBEIDSMÅTE... 13 4.1 ORGANISERING OG TILDELING AV TJENESTER I PLEIE OG OMSORG... 13 4.2 RESSURSKREVENDE BRUKERE... 13 4.2.1 Utfordringer i tiden fremover:... 13 4.3 ORGANISERING AV PU-TJENESTEN... 13 4.3.1 Dagens organisering av PU-tjenesten... 13 4.3.2 Ny organisering av PU-tjenesten... 13 4.4 KJØKKENDRIFT... 13 4.4.1 Dagens kjøkkendrift... 13 4.4.2 Fordeler og ulemper ved storkjøkken kok og kjøl... 13 4.5 EKSTRAVAKTSENTRALEN... 13 4.6 HJEMMETJENESTEN... 13 5 KONKLUSJON... 13 6 OVERSIKT TILTAKSPLAN... 13 6.1 TILTAKSPLAN... 13 6.2 INVESTERINGER OG DRIFTSMESSIGE KONSEKVENSER... 13 6.3 MILEPÆLER FOR VIDERE ARBEID / GJENNOMFØRING... 13 Side 2 av 28

1 Innledning 1.1 Bakgrunn Hammerfest kommune har gjennom prosjektet Forbedret ressursbruk satt fokus på videreutvikling av kommunens økonomi og organisasjon. I fase 1 av prosjektet ble det utarbeidet en strategisk analyse som hadde som hovedformål å avdekke hvilke forbedringsmuligheter som eksisterer. Analysen ble utarbeidet på grunnlag av intervjuer med politiske og administrative ledere, tillitsvalgte og nøkkelressurser for øvrig. I tillegg ble det utarbeidet en analyse av kostradata basert på regnskapsåret 2007 og for perioden 2002-2007. Initielt var dette et prosjekt med hovedfokus på å identifisere og iverksette økonomiske tiltak som i sum skal gi kommunen en forutsigbar og sunn kommuneøkonomi. Den strategiske analysen viste at kommunens hovedutfordringer i like stor grad var knyttet til organisasjonsmessige forhold som ledelse og leder-struktur, myndiggjøring og ansvarliggjøring, mål- og resultatstyring og kultur/ verdier/holdninger. 5 hovedutfordringer er vektlagt: Ledelse; å sikre at kommunens ledere tar ansvar for at vedtatte rammer skal disponeres til effektiv produksjon av de tjenester som ligger i vedtak og/eller lovverk, og innenfor fastsatte kvalitetsmål og tildelte ressurser, personellmessig og økonomisk Styring; å sikre at kommunens ledelse til enhver tid prioriterer de områder som man trenger å være dyktigst på (og ikke alt det andre), konkretisere hva man faktisk ønsker å oppnå av kvalitet og kvantitet, underveis måle om man er på riktig vei i forhold til måloppnåelse, iverksette korrigerende tiltak, samt å få frem hvilke konsekvenser det vil ha når målene ikke nås Lederstruktur; å sikre en hensiktsmessig leder- og organisasjonsstruktur som ivaretar behovet for helhet, kvalitet og effektivitet Forbedring og forenkling av arbeidsprosesser; å sikre at man gjennomfører riktige arbeidsprosesser ut fra politiske og administrative vedtak, og videre sikre at man får mest mulig kvalitet og ressursbruk ut av de arbeidsprosessene som da faktisk skal gjennomføres. Omdømme og kvalitet; å bidra til at Hammerfest kommune - lokalt og regionalt - fremstår som en kompetent og profesjonell organisasjon med kvalitativt gode tjenester. Kommunen har selv beregnet sitt økonomiske omstillingsbehov til 40 mill kr, og har forutsatt at 20 mill kr skal dekkes inn i 2009 og 20 mill kr i 2010. Side 3 av 28

Med bakgrunn i den strategiske analysen har styringsgruppen vedtatt at følgende 9 delprosjekter skal inngå i videreføringen av delprosjektet: 1. Ledelse, arbeidsgiverpolitikk og lederstruktur 2. Framtidig system for planlegging og styring 3. Fremtidig tjenestestruktur, inkl. tjenestenivå 4. Administrative stab- og støtteprosesser, inkl. endret organisering 5. Samordning av rutiner og prosesser mellom virksomhetsområder som betjener samme brukere/brukergrupper 6. Framtidig struktur, kvalitet og tjenestenivå for pleie- og omsorgstjenestene 7. Framtidig struktur, kvalitet og tjenestenivå for skoler, SFO og eventuelt barnehager 8. Forvaltning, drift og vedlikehold av bygg og eiendommer 9. Omdømme, rekruttering og livafasepolitikk Dette dokumentet er delprosjektplan for delprosjekt 1. 1.2 Organisering Oppdragsgiver Kommunestyret Styringsgruppe Prosjektansvarlig Rådmann Prosjektleder JTP Delprosjekt 1 Delprosjekt 6 Delprosjekt 2 Delprosjekt 7 Delprosjekt 3 Delprosjekt 8 Delprosjekt 4 Delprosjekt 9 Delprosjekt 5 Kommunestyret har vært oppdragsgiver og mottar og vedtar sluttrapport fra prosjektet. Rådmannen er prosjektansvarlig og har vært ansvarlig for prosjektet på vegne av kommunestyret. I tillegg har økonomisjef hatt rollen som intern prosjektleder/- koordinator. I tillegg har prosjektet hatt en styringsgruppe. Styringsgruppas rolle har vært å gi råd til prosjektansvarlig, prosjektleder og prosjektgrupper, samt godkjent sluttrapporten før denne behandles av kommunestyret med representanter fra politikere, administrativ ledelse og tillitsvalgte. For Hammerfest kommune har det vært sentralt å organisere arbeidet bredt i den forstand at både styringsgruppe og de enkelte prosjektgruppene har vært bemannet med representanter fra folkevalgte, administrative ledere og tillitsvalgte. Dette for å sikre forankring og eierskap til prosjektets arbeid. Side 4 av 28

1.3 Mandat for delprosjekt 6 Hammerfest kommune Fase 2 av prosjektet Forbedret ressursbruk Delprosjekt 6 Tjenestenivå og tjenestetildeling innenfor pleie og omsorg Mandat 1. Delprosjektet skal kartlegge dagens praksis med hensyn til tildeling av sykehjemsplasser og andre tjenester. Kartleggingen skal ta utgangspunkt i omsorgstrappa og ha fokus på følgende: 1. Hvordan ser omsorgstrappa ut, og hvordan brukes den i fordelingen mellom sykehjemsplasser og øvrige tjenestenivåer 2. Hva kjennetegner brukerne og tjenesteytingen? Er kommunen raus eller gjerrig med tildeling av sykehjemsplasser? Er nåløyet for å få sykehjemsplass passe stort? 2. Delprosjektet skal konkretisere forbedringstiltak når det gjelder: Ledelse, organisering og ressursutnytting Fordeling mellom sykehjemsplasser og øvrige tjenestenivåer 3. Delprosjektet skal konkretiseres økonomiske og kvalitative gevinster som følge av endret organisering og ledelse, og endret praksis når det gjelder fordeling av sykehjemsplasser og øvrige tjenestenivåer 4. Delprosjektet skal konkretisere konsekvenser for brukere og ansatte. Merknad Delprosjektet skal ha hovedfokus på tildeling av tjenester og tjenestenivå. Kartleggingsarbeidet som pågår sammen med Medvita skal benyttes som grunnlag for prosjektgruppens arbeid Delprosjektet skal også vurdere dagens organisering og arbeidsmåte når det gjelder ressurskrevende brukere (i samarbeid med delprosjekt 5) og alternative modeller for organisering av institusjonskjøkken (i tett samarbeid med delprosjekt 3).. Tidsfrist Delprosjektrapport skal være utarbeidet innen 17.10. 1.4 Deltakere delprosjekt 6 Framtidig struktur, kvalitet og tjenestenivå for Gruppe 6 pleie og omsorgstjenesten Bjørg Strandheim Konsulent Pleie og omsorg Jan Rune Mortensen Avd.leder PU-tjenesten Mads Valleraunet Sykepleier, Verneombud Sektor for Pleie og omsorg Rune Milch Johnsen Kjøkkensjef Rypefjord sykehjem Karin Isaksen HTV Fagforbundet Sentraladministrasjonen Grethe Gebhardt sektorleder Pleie og omsorg Jan-Erik Hansen Politiker Side 5 av 28

2 Arbeidsmåte og metodikk 2.1 Arbeidsmåte Delprosjektgruppa bestod i utgangspunktet av 8 personer. Et av gruppemedlemmene har ikke vært med siden første møte. Gruppa tok utgangspunkt i omsorgstrappa og hvordan den ser ut i Hammerfest kommune. Dette kartleggingsarbeidet, samt all fremlegg, er gjort av to av gruppemedlemmene. Kartleggingsarbeidet ble gjennomgått i gruppa. Ut i fra dette arbeidet kom gruppa frem til mange utfordringer i Pleie og omsorg. Vi har siden jobbet i små grupper på to til tre personer hvor vi har prioritert fem hovedutfordringer som vi har ønsket å se nærmere på. Sluttrapporten er skrevet av prosjektleder og sendt på til de andre gruppemedlemmene til redigering per mail. 2.2 Verktøy og metodikk Gruppa har kartlagt alle tjenestenivåene i omsorgstrappa ved bruk av IPLOSrapporter, KOSTRA-rapporter og ulike tjenesterapporter fra vårt journalsystem i Pleie og omsorg Unique Profil. For å kunne se på organisering og ledelse har vi brukt årsverk og regnskap som et supplement til øvrige rapporter. De fleste hovedutfordringene vi valgte å se nærmere på har vi brukt intervju. Personene vi intervjuet er virksomhetsledere og ansatte i Pleie og omsorg. Vi har brukt gamle rapporter som er utarbeidet i Hammerfest kommune til bruk i to av hovedutfordringene vi valgte å se på. 2.3 Definisjon av begreper Omsorgstrappa: Brukes til å beskrive lovpålagte og ikke lovpålagte Pleie og omsorgstjenester som må sees i sammenheng. Omsorgstrappa viser til en sammenheng der økende behov møtes med økende tjenestetilbud. Noen tjenestetyper er innrettet hovedsakelig mot mennesker som har små bistandsbehov, noen mot de som har store bistandsbehov, og noen tjenestetyper kan være innrettet slik at de betjener mennesker med både store og små bistandsbehov. IPLOS : Individbasert pleie- og omsorgsstatistikk. IPLOS er et verktøy som skal bidra til at tjenestemottakeren skal få godt tilpassede tjenester, et verktøy for saksbehandling, dokumentasjon, rapport og statistikk for kommunene og sentrale myndigheter. Side 6 av 28

IPLOS-opplysninger innhentes i samarbeid med søker/tjenestemottaker og brukers vurdering av egen situasjon skal tillegges stor vekt (brukermedvirkning). IPLOS ble innført i alle kommuner i 2006 av Helsedirektoratet. Dette er en kartlegging av en søker/mottakers bistandsbehov ut fra 17 funksjonsvariabler. Disse bistandsvariablene er fysiske, psykiske og sosiale funksjonsbeskrivelser som skal skåres fra 1-5. For skår 1 og 2 trengs ingen bistand. Fra skår 3 og oppover forutsettes personbistand. IPLOS-kartlegging skal ligge til grunn ved saksbehandling av alle tjenestenivåer KOSTRA: (KOmmune-STat-RApportering) er en nasjonal databank med informasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. KOSTRAtallene er blitt et viktig verktøy for lokale og sentrale beslutninger og administrasjon. Omsorgsplan: Statlige myndigheter har pålagt kommunene å utarbeide planer for eldreomsorg gjennom Lov om planlegging av helse- og sosialtjenesten i kommunen av 19. november 1982 Ressurskrevende brukere: Med ressurskrevende brukere menes en person med store hjelpebehov, og som mottar omfattende helse- og omsorgstjenester fra kommunen. PU-tjeneste: Tjeneste for psykisk utviklingshemmede Praktisk bistand: Hjemmehjelp. Dette kan omfatte rengjøring, matlaging eller matlevering, vask av klær, innkjøp, snømåking, personlig stell og hjelp til andre nødvendige praktiske gjøremål. Formålet med tjenesten er at brukerne skal få hjelp slik at de kan bo i eget hjem. PLO: Hjspl: PB PH AP BK Pleie og omsorg Hjemmesykepleien Praktisk bistand Pensjonærhjemmet Alderspensjonatet Bokollektivet S-1 Sykehjemmet 1. Etasje S-2 Sykehjemmet 2. Etasje S-KRE Sykehjemmet korttids og rehabilitering Side 7 av 28

3 Dagens organisering og arbeidsmåte 3.1 Organisering 3.1.1 Organisering og drift Dagens organisasjonskart av Pleie og Omsorg Sektorleder Administrasjon Ekstravaktsentralen Sykehjem 1.etg Sykehjem 2.etg Pensjonærhjemmet Bolollektiv/Alderspensjonat Tjenester for funksjonshemmede Skaidiveien Kjøkken servicetjeneste Tjenester for funksjonshemmede Turist-/ Isveien Psykiatritjenesten Hjemmetjeneste -Praktisk bistand -Hjemmesykepleie Figur 1 Organisasjonskart Antall Årsverk 231,85 Antall brukere 476 Antall tjenester 1188 Eksisterende driftskostnader 96 000 000 Side 8 av 28

3.1.2 Styrker og svakheter ved dagens organisering Dagens styrker Saksbehandlingsrutiner i hjemmetjenesten God dekningsgrad av sykepleiere i kommunen Dagens svakheter Mange små enheter i PU-tjenesten Lite tverrfaglig samarbeid Mangelfull rutiner Ledere brukere ikke IPLOS-rapporter til styring av ressurser Uhensiktsmessig kjøkkendriftinstitusjon At det er for lite støtte og stab i sektoren For liten fleksibilitet i dagens tjenesteyting Mangel på arbeidskraft For lite omsorgsboliger Tabell 1 Styrker og svakheter ved dagens organisering 3.2 Dagens tjenestetildeling 3.2.1 Omsorgstrappa Figur 2 omsorgstrappa Side 9 av 28

Omsorgstrappa i hammerfest kommune har vi delt inn i åtte nivåer. Gruppa har brukt ulike tjenesterapporter samt kriterier for tildeling av tjenester som utgangspunkt for utformingen. 3.2.2 Omsorgstrappa tjenestenivå og tjenestetilbud For å kunne vurdere dagens tjenestetilbud og hvilke mangler kommunen har i omsorgstrappa har vi tatt utgangspunkt i tre typer diagram: Antall brukere i de ulike tjenestenivåene, gjennomsnittlig funksjonsevne i de ulike tjenestenivåene og antall brukere og gjennomsnittlig funksjonsnivå etter type bolig. Omsorgstrappa Antall brukere i de ulike tjenestenivåer 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 169 128 42 12 9 24 71 161 96 6 57 17 77 Try.alarm Oms.lønn Daglige gjøremål Egenomsorg Opplæring PU Opplæring Psyk Mat.br. Hj.spl Hj.spl + Pr.bist BPA Hj.spl + Kortidsopphold Heldøgns oms.bolig m/bemanning i bolig Langtidsopphold Figur 3 Antall brukere i de ulike tjenestenivåer Side 10 av 28

Omsorgstrappa Bistandsbehov i de ulike tjenestenivåer Omsorgstrappa 3,5 3 2,87 3,11 2,5 2,37 2 1,5 1,74 1,86 1,82 1,81 1,85 Gjennomsnittlig bistandsbehov 1 0,5 0 Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Nivå 5 Nivå 6 Nivå 7 Nivå 8 Figur 4 Gjennomsnittlig bistandsbehov Omsorgstrappa etter type bolig 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Komm. Bolig 177 63 37 43 15 16 1,44 1,84 1,96 2,95 3,03 3,55 PLO utenfor inst. Omsorgsbolig Bem. Omsorgsbolig Aldershjem Sykehjem Antall brukere Gj.snitt. Funksjonsverdi Figur 5 Omsorgstrappa etter type bolig Av ikke lovpålagte tjenester tilbyr kommunene trygghetsalarm og matombringing. Det er bare 12 personer som får omsorgslønn. Funksjonsskåren til disse brukerne er relativt høyt sammenlignet med brukere som får praktisk bistand og hjemmesykepleie. Det er veldig få som søker om denne tjenesten. Side 11 av 28

Å øke tilbudet av tjenesten vil i fremtiden være lønnsomt for kommunen. Dette samsvarer med Omsorgsplanen i Hammerfest kommune. Andelen som får praktisk bistand egenomsorg(42 brukere) burde vært vesentlig høyere. 161 brukere har tjenesten hjemmesykepleie. Man må se på muligheten til å overføre brukere til praktisk bistand Det er 15 ikke bemannede omsorgsboliger som Hjemmetjenesten tjenestegjør i. En del av dagens brukergruppe som bor i omsorgsbolig er ressurskrevende brukere. Noe av forklaringen på den lave andelen av ikke bemannede omsorgsboliger er at kommunen disponerer 74 boliger som går under betegnelsen trygdeboliger. I disse boligene bor det mange personer som har tjenestetilbud fra pleie og omsorg. Mange av disse boligene har blitt renovert de siste årene og har i dag en god standard. En annen forklaring er at vi har to aldershjem i denne kommunen. En stor del av denne pasientgruppa kunne ha bodd i omsorgsboliger, både bemannede boliger (funksjonsskår 3,03) og ikke bemannede boliger (funksjonsskår 1,96). Det er 16 omsorgsboliger som har bemanning i bolig. Disse boligene tilhører brukergruppen psykisk utviklingshemmet. Det er fire bemannede boliger til sammen. Den ene boligen har 8 brukere, mens de tre andre boligene har til sammen 8 brukere. Det er også en geografisk spredning av disse boligene. Vi ser at vi vil mangle bemannede omsorgsboliger for eldre og for funksjonshemmede i tiden fremover. Å gi ressurskrevende brukere med sammensatte behov et godt nok tilbud. 6 brukere har i dag tjenesten brukerstyrt personlig assistent. Men på grunn av mangel på søkere er det vanskelig for kommunen å skaffe personlige assistenter. Flere av disse brukerne får praktisk bistand som en erstatning for dette. Manglende organisert dagtilbud i PU-tjenesten. Enkelte brukere har ikke dagtilbud. Dekningsgrad Hammerfest Gj.snitt alle kommuner Hjemmetjeneste 28,8% 34,3% Institusjonsplasser 28,8% 18,8% Sykehjemsplasser 45,3% 94,7% Tabell 2 Kostratall 2008 3.3 Oppsummering hovedutfordringer o Mange små enheter i PU-tjenesten o Omsorgsboliger o Kjøkkendrift o Omfordeling av arbeidsoppgaver for hjemmetjenesten o Flere ressurskrevende brukere Side 12 av 28

4 Fremtidig organisering og arbeidsmåte 4.1 Organisering og tildeling av tjenester i Pleie og Omsorg Pleie og omsorg i Hammerfest har utarbeidet en omsorgsplan for perioden 2007-2014. Omsorgsplan legger vekt på at hovedmålet for brukerne er å kunne bo i sitt eget hjem så lenge som mulig. For å nå dette målet må det etableres flere boliger som er tilpasset disse brukerne - bolig med heldøgns omsorg og pleie. Dette er også et nasjonalt satsingsområde. En økt utbygging av omsorgsboliger vil redusere behovet for sykehjemsplasser. Dette krever en fremtidig satsing på Hjemmetjenesten. Det fremtidige sykehjemmet bør primært framstå som et kommunalt, medisinsk behandlingstilbud til alle deler av befolkningen med allmennmedisinske bistandsbehov. Dette er i samsvar med det vår gruppe har kommet frem til. Det er satt ned en prosjektgruppe i kommunen som i samarbeid med firmaet Medvita ser på løsninger for et nytt omsorgssenter. Vår kartlegging viser også et behov for omsorgsboliger i kommunen. Vi har valgt å ikke konsentrere oss om utformingen av nye omsorgsboliger, men forslaget fra den andre prosjektgruppa om en sentermodell virker spennende og i tråd med tiltakene vi har kommet frem til. I Hammerfest har vi flere ressurskrevende brukere. Og i tiden fremover ser vi at kommunen vil få flere brukere med sammensatte behov. Man kan beregne i snitt ca. fire til seks årsverk per ressurskrevende bruker. Vi ser derfor at en god organisering vil danne grunnlaget for et godt tjenestetilbud. Gruppa har valgt å konsentrere seg om følgende områder i Pleie og Omsorg: o Ressurskrevende brukere o Pu-tjenesten o Hjemmetjenesten o Kjøkkendrift o Ekstravaktsentralen Side 13 av 28

Sektorleder Administrasjon Sykehjem 1.etg Sykehjem 2.etg Omsorgssenter Omsorgssenter NY Ekstravaktsentralen NY Stor- Kjøkken Kok og kjøl NY NY Tjenester For funksjons- Hemmede NY Tjenester For funksjons- Hemmede Avlastning NY Psykiatritjenesten Hjemmetjeneste -Praktisk bistand -Hjemmesykepl. Figur 6 Nytt organisasjonskart 4.2 Ressurskrevende brukere Ressurskrevende brukere med sammensatte behov omfatter psykisk utviklingshemmede, funksjonshemmede, rusmiddelbrukere og psykiatriske pasienter Hammerfest kommune har hatt en økning av ressurskrevende brukere de siste årene. Ut i fra dette ser vi noen tendenser: Hammerfest er en presskommune i Finnmark. Flere ressurskrevende brukere har flyttet til kommunen de siste årene. Det er et stigende antall flyktninger med ressurskrevende barn og unge som bosetter seg i kommunen. På bakgrunn av dette er det vanskelig å forutsi antall ressurskrevende brukere vi vil få i tiden fremover. Vår kartlegging viser følgende utvikling i Hammerfest: Type tiltak 2009 2010 2011 2012 Hel bemannet omsorgsbolig 2 1 Barnebolig 2 Omsorgsbolig 1 2 bistand/assistansebehov Ennå ikke behovsvurdert 2 1 1 1 Tabell 3 Kartlegging av fremtidige ressurskrevende brukere i PU-tjenesten Side 14 av 28

4.2.1 Utfordringer i tiden fremover: Hammerfest kommune Fase 2 av prosjektet Forbedret ressursbruk Bygging av omsorgsboliger i takt med utviklingen Rekruttering av arbeidskraft i Pleie og Omsorg Heving av kompetanse Fleksibilitet i tjenesten Brukerstyr personlig assistent (BPA) - Se på muligheter for en annen organisering av denne tjenesten 4.3 Organisering av PU-tjenesten Med bakgrunn i kartleggingen av ressurskrevende brukere i PU-tjenesten (tabell 3) har vi sett på en ny organisering av denne tjenesten. Gruppa har sett på ulike løsninger til fremtidig organisering i forhold til de utfordringer vi møter i dag og de som vil komme i årene fremover. 4.3.1 Dagens organisering av PU-tjenesten Nedenfor ser man en figur som viser hvordan PU-tjenesten er organisert i dag. Figur 7 Dagens PU-tjeneste Det man ser av figuren er: Side 15 av 28

PU-tjenesten består av 5 enheter hvorav en er for avlastning for barn 0-18 år. Det er en geografisk spredning av enhetene. En enhet ligger i Rypefjord og de resterende i Baksalen. 3 av enhetene gir bistand til hjemmeboende brukere. Disse er Isveien, Turistveien 51 og Skaidiveien. Andre momenter ved dagens organisering 1. Innskrevne brukere i PU-tjenesten hvor en IPLOS-kartlegging viser at bistandsbehovet er endret, og trenger ikke å bo i en bemannet bolig. 2. Antall nattevakter er ikke i samsvar med behovet 3. Manglende dagtilbud. Vi i gruppa har tatt utgangspunkt i en kartlegging av behov for et dagsenter for psykisk utviklingshemmede og funksjonshemmede i hammerfest kommune. Denne kartleggingen ble gjennomført sommeren 2008 av fagansvarlig i Blinken 17, Eirin Hagerupsen. Denne behovskartlegging viser at omtrent alle brukerne i enhetene Skaidiveien, Isveien, Turistveien og avlastningsboligen i Turistveien vil bruke et eventuelt dagsenter. 4.3.2 Ny organisering av PU-tjenesten For å se på nytten av en ny organisering har vi kartlagt hver enkelt enhet unntatt enheten for avlastning, med hensyn til antall brukere, antall årsverk, vedtakstimer per uke og budsjett. Bolig Antall brukere i bolig Antall brukere utenfor bolig Dagens organisering IPLOS-skår/ bistandsbehov Årsverk 2009 Vedtak timer Budsjett 2008 Skaidiveien 8 3 3,05 27,99 583 11 647 000 Isveien 4 7 2,38 12,31 614 5 128 000 Turistveien 51 3 2 2,55 11,69 496 6 423 000 Blinken 1 0 2,71 4,45 168 2 071 000 Tabell 4 Dagens organisering Det vi ser av denne tabellen er at Skaidiveien har like mange brukere i boligen som de andre til sammen. Hvis man summerer antall årsverk i Isveien, Turistveien 51 og Blinken blir det omtrent like mange årsverk som Skaidiveien. For å kunne si noe effekten av en omorganisering har vi derfor valgt å sammenligne Skaidiveien mot de andre tre boligene. Side 16 av 28

Bolig Sammenligningsgrunnlag for ny organisering Antall brukere i bolig Antall brukere utenfor bolig IPLOS-skår/ bistandsbehov Årsverk 2009 Vedtak Budsjett 2008 Skaidiveien 8 3 3,05 27,99 583 11 647 000 Isveien, Turistveien 51 og Blinken 8 9 2,55 28,45 1278 13 622 000 Differanse 0-6 0,5-0,46-695 - 1 975 000 Tabell 5 Sammenligning enheter Begrunnelse for ny organisering: - Tabellen viser at et samlet budsjettet for 2008 for de tre små enhetene (Isveien, Turistveien 51 og Blinken) er opp mot 2 millioner mer enn enheten Skaidiveien. - Bistandsbehovet er høyere i Skaidiveien enn i de tre andre enhetene. Dette betyr at beboerne i Skaidiveien har større hjelpebehov. - Overtidsforbruken i PU-tjenesten er veldig høy. En omorganisering vil kreve mindre årsverk. - Vi får færre turnuser, og vil derfor bli mindre sårbar ved sykdom. Lettere å omrokkere. - Vi får samlet fagkompetansen på et sted som gjør at vi får et bedre fagmiljø. Det vil da bli lettere å rekruttere flere fagpersoner enn ved dagens organisering - Det vil bli et bedre faglig tilbud til ressurskrevende brukere Side 17 av 28

Figur 8 Ny PU-tjeneste Organisere PU-tjenesten i to enheter o Boenhet for heldøgns omsorg o Boenhet for avlastning Kartlegge hjelpebehovet for hjemmeboende psykisk utviklingshemmede i forhold til andre tjenestenivå i omsorgstrappa 4.4 Kjøkkendrift Pleie og omsorg har i dag ansvaret for 3 kjøkken fordelt på 3 institusjoner. Driften av kjøkkenene er forskjellige. Det er matproduksjon på alle kjøkkenene, som betyr dårlig utnyttelse av ressursene. Det stilles krav til både utstyr, renhold og dokumentasjon, og det koster mye å oppdatere 3 kjøkken til enhver tid. I 1999-2000 var det et prosjekt som gikk ut på å utarbeide forslag til nytt kjøkken, varemottak, kuldeanlegg og lagerrom ved Rypefjord sykehjem. Forslaget som ble utarbeidet, ombygging av kjøkkenet ved Rypefjord sykehjem, ble ikke realisert. Side 18 av 28

4.4.1 Dagens kjøkkendrift Hammerfest kommune Fase 2 av prosjektet Forbedret ressursbruk Institusjon Årsverk Produksjon dagens drift Rypefjord sykehjem Rypefjord Bokollektiv Hammerfest Pensjonærhjem 4 årsverk + 3 helgestillinger på 12,68% 1,8 årsverk + 3 helgestillinger på 11% 3,5 + 3 helgestillinger Matproduksjon til 3 avd. og matproduksjon til 15-20 hjemmeboende Matproduksjon til 2 avdelinger Matproduksjon til 2 avd. og matproduksjon til 12-15 hjemmeboende Serveringssystem dagens drift Supplerer avdelingens kjøleskap med tørrmat, unntatt skjermet enhet som leverer suppleringsliste til kjøkkenet. Varm mat leveres på tralle til avdeling Tørrmat supplerer kjøkkenpersonalet. Kjøleskap på Alderspensjonatet, mens Bokollektivet leverer suppleringsliste til kjøkkenet. Varm mat leveres på tralle til avdeling Kjøkkenpersonalet smører tørrmat, smørbrød, dekker bord, rydder og vasker. Samme når det gjelder varmmat Tabell 6 Dagens kjøkkendrift Tanker om dagens drift Positive momenter Ved å ha kjøkkenet knyttet nært opp mot brukerne, er det lettere å fange opp signaler. Lettere å tilpasse den enkelte brukers behov og ønsker Det er enklere å tilpasse produksjon etter forbruk Negative momenter Maten produseres på 3 steder til samme tid 3 kjøkkener må oppdateres til enhver tid. Både faglig og IK-mat Vanskelig å opprettholde et godt fagmiljø med drift på 3 steder Lite fleksibelt ved fravær, vanskelig å omrokkere. En må alltid erstatte den som er borte. Pga 3 turnuser blir det mindre stillinger (helg), som er vanskelig å få besatt Side 19 av 28

Tabell 7 Tanker om dagens drift Hammerfest kommune Fase 2 av prosjektet Forbedret ressursbruk Mange ufaglærte i de mindre stillingene. Lederen bruker mye tid, også fritiden, for å lære dem opp Som leder er det vanskelig å følge opp drift av 3 kjøkkener i forhold til daglig drift, faglig problemstillinger og økonomi. Mange lokale hensyn må tas. Mange matvarelager. Det koster mye å ha mat på lager og svinnet øker med flere lager. Vanskelig varemottak grunnet små lager Ikke ensartet drift. Forskjellige kulturer på hver avdeling. Vanskelig å bryte opp i innarbeidete rutiner Smittefare pga nærhet til brukere og pleiepersonell. Fare for kryssforurensning Dårlig utnyttelse av ressurser, pga produksjon i små skala (på flere steder) Endring av f.eks prosedyre i matproduksjon må forankres på 3 steder. Tidkrevende å følge opp Andre momenter ved kjøkkendriften Manglende oppvaskmaskin på anretningskjøkkenet på sykehjemmet og Alderspensjonatet gjør at kjøkkenpersonell må utføre oppgaver som egentlig kan gjøres ute på avdelingene. I dag er det dårlige rutiner når det gjelder bespisning av personalet på institusjonene. Det er et dårlig system og kontroll av hva som fortæres av de ansatte. Det handler mye om tillit. 4.4.2 Fordeler og ulemper ved storkjøkken kok og kjøl Positiv effekt Annen produksjonsmåte uavhengig av klokkeslett, ukedag etc. Forhåndsproduksjon av mat for en tid fremover ofte produksjon 3-4 dager i uken Bedre utnyttelse av ressurser. Ikke så sårbar ved fravær Reduksjon av helg- og høytidsbemanning Muligheten for å øke produksjon på et storkjøkken er lettere enn ved flere små kjøkken Negativ effekt Transportutfordring lengre avstand fra kjøkken til brukere Logistikk Avstand til brukere Investeringsmuligheter Side 20 av 28

Lettere å opprettholde et godt fagmiljø mindre turnusarbeid og lettere å få rekruttert fagpersoner. Flere fagarbeidere på samme arbeidssted letter muligheten for å ta inn lærlinger Forenkler leders oppgaver i forhold til oppfølging av ansatte og bedre økonomistyring Forenkler innkjøp bedre lagerstyring raskere varerullering, som betyr mindre lagersvinn Tabell 8 Fordeler og ulemper med storkjøkken kok og kjøl 4.5 Ekstravaktsentralen Opprettelsen av Ekstravaktsentralen ble vedtatt 2003. Bakgrunnen for opprettelsen var et høyt sykefravær i Pleie og omsorg, og store kostnader for kommunen i arbeidsgiverperioden (første 16 dager). Det er i dag 8 årsverk, en avdelingssleder, en spesialsykepleier, en sykepleier og fem hjelpepleiere i Ekstravaktsentralen. Gruppa har sett på hvordan ekstravaktsentralen fungerer i dag, og om den har en nytteverdi i fremtiden. Ut fra det som kom frem fra intervjuer og kartlegging, har vi vurdert hvordan dagens organisering fungerer. Fordeler med ekstravaktsentralen De ansatte i ekstravaktsentralen dekker ressursbehov både i Hjemmesykepleien, institusjonene og PU-tjenesten Vanskelig for avdelingene å skaffe egne folk på kort varsel Alle ansatte er fagutdannet Høy fleksibilitet - kan jobbe i flere virksomheter i løpet av en vakt De innehar en høy brukerkompetanse Går i turnus kan jobbe både dag- og aftenvakter Tabell 9 Fordeler med Ekstravaktsentral I den perioden vi har kartlagt har ekstravaktsentralen hatt seks ansatte som har jobbet i de ulike virksomhetene. Det totale sykefraværet i Pleie og Omsorg har i denne perioden vært på 12%. Vi har hentet inn opplysninger om: Fordeling av tildelte ressurser fra ekstravaktsentralen mellom Hjemmetjeneste, institusjoner og PU-tjenesten Hvilken type fravær ekstravaktsentralen har dekket i virksomhetene Hvor mye av det totale sykefraværet i Pleie og Omsorg (for tre måneder) har ekstravaktsentralen dekket Side 21 av 28

Bruk av Ekstravaktsentralen Figur 9 Fordeling av Ekstravaktressurser Ekstravaktsentralen Type innleie Figur 10 Innleie for type fravær Dekningsgrad av sykefravær Side 22 av 28

Figur 11 Dekningsgrad av sykefravær Diagrammene viser følgende: Ekstravaktsentralen dekker kun 17% av det totale sykefraværet i hele PLO. 68% av innleie har gått til å dekke sykefravær. 28% av innleie er blitt brukt til å dekke vakante stilinger og ferie/permisjon. Denne bruken mener gruppa kan forsvares ut fra flere forhold: Det er et høyt overtidsforbruk i sektoren. o En stor del går med til å dekke vakante stillinger, og da særlig helgevaktstillinger. o En betydelig nedgang i antall ferievikarer de siste årene. Flere virksomheter har satt inn tiltak for å få en ferieturnus til å gå opp. Et av tiltakene er kortere sammenhengende ferietid for de ansatte fra 4 uker til 3 uker. Men likevel er det flere udekte vakter når ferien starter. o Ekstravaktsentralen har blitt brukt lite på enkelte virksomheter, og da særlig PU-tjenesten. Noe skyldes manglende kompetanse i forhold til enkelte brukergrupper. Disse har hatt et betydelig overtidsforbruk. Side 23 av 28