Alternativer for bruk av Bjørnebekk Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 16/00468-6 Behandlingsrekkefølge Møtedato Formannskap 23.11.2016 Arbeidsmiljøutvalget 22.11.2016 Kommunestyret 14.12.2016 Rådmannens innstilling: - Ås kommune har driftsavtale med UDI som går ut 1.7.2017. Som følge av dette nedlegges driften av Bjørnebekk Asylmottak fra samme dato. Ansatte som berøres behandles i henhold til lover, avtaler og rutiner. - Rådmannen foretar en nærmere juridisk vurdering av avtalen mellom Ås kommune og Akershus fylkeskommune om overdragelse av eiendommen gnr 74 bnr 124 Bjørnebekk. Ås, 16.11.2016 Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget (Administrasjonsutvalget, ingen møter før jul. Sendes til orientering til medlemmene) Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Svar fra Fylkeskommunen vurdering av alternativ bruk Avtale om overdragelse av fast eiendom - Gnr 74 Bnr 124 - Bjørnebekk.pdf Fylkeskommunens saksfremstilling og fylkestingets vedtak Vedtak i saken sendes til: Økonomisjefen 16/00468-6 Side 1 av 7
Saksutredning: Sammendrag: Saken omhandler følgende forhold: - opphør av driftsavtale med UDI om asylmottak og konsekvenser for berørte ansatte - overtakelsesavtalen med Akershus fylkeskommune om eiendommen Bjørnebekk gnr 74 bnr 124 og vurdering av mulig etterbruk/alternativ bruk av eiendommen Ås kommunes driftsavtale med UDI om asylmottak opphører 1.7.2017. Avvikling av asylmottaket berører stillinger. Ås kommune har prosesser og rutiner for behandling av nedbemanning/omstilling i henhold til lov og avtaleverk. Fakta i saken: Ås kommune sin eksisterende avtale med UDI om drift av 200 mottaksplasser gjelder frem til 1.7.2017. En videre drift etter dette forutsetter at UDI utlyser et nytt anbud. For å få tilsagn for nytt anbud forutsettes en betydelig renovering av internatbygningene. Dette er nærmere omtalt i F sak 56/16 Brannteknisk oppgradering av Bjørnebekk behandlet i Formannskapet 15. juni 2016 og F sak 83/16 Bjørnebekk asylmottak nytt mulighetsstudie behandlet i Formannskapet 28. september 2016. Formannskapet fattet følgende utsettelsesvedtak 28.09.2016: Saken utsettes for nærmere avklaring av: Lovlighet i låneopptak. Bindinger i avtalen med Fylkeskommunen. Utvidet vurdering av mulig etterbruk/alternativ bruk. Er det tilstrekkelig marked? Vurdering: Avvikling av Bjørnebekk asylmottak og konsekvenser for berørte ansatte Signaler fra UDI tilsier at det ikke utlyses nytt anbud. Konsekvensen er at Ås kommune ikke har avtale for videre drift av Bjørnebekk og asylmottaket må nedlegges fra 1.7.2017. Alle stillinger knyttet til driften av Bjørnebekk asylmottak berøres direkte. Rådmannen igangsetter en styrt avvikling av Bjørnebekk asylmottak med nedleggelse 1.7.2017. I tillegg til ansatte på Bjørnebekk asylmottak kan det bli berørte ansatte på forebyggende helsetjenester (helsestasjonen), Kroer skole og SFO, Kulturskolen, Voksenopplæringen, Søråsteigen barnehage avdeling Brønnerud, Ås ungdomsskole og Eiendomsavdelingen. For å sikre en god nedbemannings-/omstillingsprosess i henhold til lov og avtaleverk er det viktig å komme i gang med dette før årsskiftet 2016/17. De ansatte på Bjørnebekk asylmottak er i egne møter orientert om konsekvensene ved nedleggelse og om arbeidsgivers videre oppfølging i henhold til lov og avtaleverk. I tillegg er andre tjenestesteder, som også berøres, blitt orientert. Rådmannen har orientert om dette i forbindelse med fremleggelse av HP/budsjett 2017-2020 i bl.a. arbeidsmiljøutvalget, administrasjonsutvalget, enhetslederforum (alle enhetsledere) og i møte mellom rådmannens ledergruppe og arbeidstakerorganisasjonene. 16/00468-6 Side 2 av 7
Svar på spørsmål fra formannskapet i møte 28.09.2017 1. Lovlighet i låneopptak. Kommuneloven 50 regulerer hvilke formål kommunene kan lånefinansiere. For å hindre kommunene fra å redusere formuen ved å oppta lån som ikke gir en formuesøkning som for eksempel lån til løpende drift inneholder 50 flere bestemmelser som regulerer kommunenes adgang til å ta opp lån. 50 første setning sier følgende: 50.Låneopptak. 1. Kommuner og fylkeskommuner kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk. Et eventuelt låneopptak til renovering av Bjørnebekk vil være en investering i et kommunalt bygg. Bygget er i eget bruk, men virksomheten finansieres av UDI. Rådmannen mener dette er i tråd med kommuneloven 50. 2. Bindinger i avtalen med Fylkeskommunen. Ås kommune overtok eiendommen gnr 74 bnr 124, Bjørnebekk av Akershus Fylkeskommune vederlagsfritt i 1999 Forutsetningen for vederlagsfri overtakelse fremkommer av avtalens punkt 8.4, jf. vedlagt avtale om overdragelse mellom Akershus fylkeskommune og Ås kommune av mai 1999: «Forutsetningen for vederlagsfri overdragelse av eiendommen til erververen er at eiendommen utnyttes til offentlig og samfunnsnyttige formål i kommunal regi. Dersom erververen beslutter å utnytte eiendommen på annen måte eller eventuelt videreselger denne, er det forutsatt at erververen skal måtte foreta etteroppgjør mot overdrageren/staten.» Bakgrunnen for avtalen er vedtak i Fylkestinget 30.09.97 der følgende ble besluttet: «Fylkeskommunen inngår forhandlinger med ÅS kommune om eventuell kommunal overtakelse av hele eller deler av institusjonsområdet. En eventuell kommunal overtakelse må skje i samsvar med de forutsetninger som fremgår av saksredegjørelsen» Rådmannen har hatt møte med Akershus fylkeskommunes eiendomsavdeling. (AFK eiendom). AFK eiendom har bedt Ås kommune sette opp konkrete alternativer for bruk av eiendommen. Ås kommune har sagt at dette ikke er avklart enda, da dette skal behandles av kommunestyret gjennom en politisk prosess med vurdering av alternativer og mulighetsstudie. Rådmannen har i brev til AFK eiendom av 29.09.2016 satt opp noen mulige eksempler for å få en vurdering av disse. Disse alternativene er som følger: 1) Kan byggene rives og området bestå som et kommunalt eid friområde i påvente av en avklaring av fremtidig kommunal virksomhet på eiendommen? 2) Kan kommunen rive dagens bygninger og bygge studentboliger som leies ut til studenter på eiendommen og vil dette være innenfor forutsetning i punkt 8.4 om samfunnsnyttige formål? 3) Kan kommunen rive dagens bygninger og bygge kommunale utleieboliger for flyktninger og andre som har behov for kommunale boliger? 16/00468-6 Side 3 av 7
4) Kan det bygges en kombinasjon av ordinære boliger for salg og kommunale boliger, jf intensjonen om at kommunale boliger bør integreres i bokomplekser med ordinære boliger? AFK svarer i brev av 3.11.2016 følgende: AFK eiendom FKF mener at enhver utnyttelse som avviker fra bruken etablert ved avtalenes inngåelse vil utløse etteroppgjør. Vurdering Dagens bruk av eiendommen er som følger: Kroerveien 48: Bjørnebekk asylmottak: Administrasjonsbygning, informasjonssenter og handikapleiligheter for asylsøkere. Kroerveien 50: Bjørnebekk asylmottak: Beboerrom Kroerveien 52: Bjørnebekk asylmottak: Beboerrom Kroerveien 70: Leies ut til Nei Jing skolen. Kroerveien 56, 58, 60, 62 og 64: Drift- og vedlikeholdsbase for Ås kommune, eiendomsavdelingen. Består av snekkerverksted, vaskehall, parkering, lager, garderobe, kontorer og møterom. Dette er i all hovedsak samme bruk som ble etablert ved inngåelse av avtalen. Dersom man legger AFK eiendom sin fortolkning av avtalen til grunn innebærer det at det må betales etteroppgjør dersom asylmottaket avvikles og erstattes med annen virksomhet. Det antas at etteroppgjøret må være begrenset til den del av eiendommen som det nå drives asylmottak på. Resterende del av eiendommen, herunder friområder, fotballbane, Nei Jing skolen og eiendomsavdelingens virksomhet vil fortsatt være den samme som ved avtaleinngåelse og vil ikke medføre etteroppgjør. Rådmannen er ikke enig i AFK eiendom sin fortolkning av avtalen. Rådmannen mener at avtalens punkt 8.4 må forstås slik at krav om etteroppgjør først inntreffer dersom eiendommen brukes til andre formål enn offentlige og samfunnsnyttige formål i kommunal regi. Rådmannen vil derfor be om nærmere juridisk vurdering av avtalen. 3. Utvidet vurdering av mulig etterbruk/alternativ bruk. Rådmannen må først foreta en nærmere juridisk vurdering av svaret fra AFK eiendom før dette kan vurderes nærmere. Slik saken står nå vil ikke Rådmannen foreslå noen ytterligere investeringer før rammebetingelsene for bruk av eiendommen er endelig avklart. 4. Er det tilstrekkelig marked? Rådmannen mener følgende forutsetninger må være til stede for videre drift: 1) UDI må lyse ut et anbud på drift av 200 plasser fra 1. juli 2017. 2) Ås kommune må ha en plan for renovering av bygningene til godkjent brannteknisk standard, samt et kommunestyrevedtak som sikrer finansiering av tiltaket. 3) Samlet sett må det utarbeides et budsjett som sikrer at driften av Bjørnebekk, inkludert finanskostnader, finansieres av årlige tilskudd fra UDI. 3) Ås kommune må med de tre ovennevnte forutsetninger på plass vinne en eventuell anbudskonkurranse. 16/00468-6 Side 4 av 7
Realiteten nå er at det er liten sannsynlighet for at alle disse forutsetningene vil inntreffe. UDI har signalisert at de ikke vil lyse ut anbud på drift av asylmottak samtidig som de er i en prosess med å legge ned andre mottak. Uten denne forutsetningen på plass bortfaller muligheten for videre drift fra 1.7.2017. Dersom UDI til tross for andre signaler, gjør det allikevel, er det lite sannsynlig at Ås kommune vil kunne vinne et anbud. Dette fordi det er stor konkurranse og det finnes andre aktører som ikke har det samme investeringsbehovet som Bjørnebekk. Med bakgrunn i dette skriver Rådmannen i handlingsprogrammet s 26: Driften av Bjørnebekk asylmottak avsluttes trolig 1.7.2017 da kontrakten med UDI utløper. Det er ikke rammebetingelser for videre drift med det store investeringsbehovet som Bjørnebekk står ovenfor. Økonomiske konsekvenser: Driftstilskudd fra UDI Driften av mottaket finansieres av UDI. Dette utgjør ca 9 mill. kr årlig og dekker lønn og driftsutgifter til 10 ansatte, samt driftsutgifter og aktiviteter knyttet til 200 beboere. Ved en avvikling av mottaket bortfaller dette driftstilskuddet og utgifter inklusiv lønnskostnader bortfaller fra 1.7.2017. Bjørnebekk kjøper også tjenester fra andre i kommunen, herunder SFO på Kroer og kulturskolen. Dette er finansiert med driftstilskuddet fra UDI. Disse tjenestene avvikles også. Husleie fra UDI Kommunen mottar 4 mill. kr årlig i husleieinntekter fra UDI. Disse inntektene bortfaller ved en avvikling av asylmottaket. Husleieinntektene dekker utgiftene til forvaltning drift og vedlikehold (FDV) av bygningene. I 2015 var disse kostnadene på 3,2 mill. kr, inkludert strøm og husleie. Kommunen betaler for leie av Heia 800 000 kr. Renhold foretas av beboerne selv. Ved en nedleggelse av Bjørnebekk asylmottak bortfaller kommunens finansiering til FDV av bygningene. Selv om kostnadene til FDV reduseres ved en stengning, vil det fortsatt være noen kostnader igjen som kommunen nå må finansiere selv. Det er derfor viktig at det raskt avklares hva eiendommen skal brukes til fremover. Dette for å redusere tiden eiendommen kun er en utgiftspost for kommunen. Fond og oppspart egenkapital Drift og husleie fra UDI har hatt et overskudd på ca 1 mill. kr i årlig som er brukt som egenkapital til investeringer i handikapleiligheter og administrasjonsbygg, og senere avsatt til fond for fremtidig investering og eventuell buffer ved en nedleggelse. Fondet utgjør 3,4 mill. kr per 31.12.2015. Vertskommunetilskudd Kommunen får et vertskommunetilskudd på ca 2,5 mill. kr årlig for å være vertskommune for et asylmottak. Dette skal dekke kostander kommunen har som vertskommune, herunder tjenester innen helsestasjon, barnevern, psykiatri hjemmetjenester og tolketjenester. Vertskommunetilskuddet bortfaller ved en avvikling av mottaket. I mange enheter utgjør dette en begrenset stillingshjemmel og vil kunne omdisponeres til å betjene annen vekst i kommunen. Helsestasjonen har imidlertid en stilling på 50 % som er direkte finansiert av tilskudd fra UDI og her blir det behov for nedbemanning. 16/00468-6 Side 5 av 7
Barnehage, skole og voksenopplæring Utgifter til barnehage, skole og voksenopplæring dekkes av egne tilskudd. Voksenopplæringen har undervisning for 19 beboere fra Bjørnebekk. 10 barn fra Bjørnebekk går på Søråsteigen barnehage avdeling Brønnerud, 12 barn går på Kroer skole og SFO og 5 barn går på Ås ungdomsskole. Alle disse tjenestene må reduseres. De ansatte vil i stor grad kunne gå inn i andre stillinger innen barnehage og skole i kommunen. Tabellen nedenfor viser en oversikt over tjenester som er finansiert med egne tilskudd. Disse tjenestene vil måtte opphøre ved en avvikling av Bjørnebekk asylmottak: Antall brukere Antall årsverk Kostnad Tilskudds finansering Voksenopplæring 19 1 775 000-351 166 Velkomstklasse Kroer 6 1 705 000 Kroer skole 6 330 480-439 480 Velkomstklasse Ås u- skole 4 0,33 211 860 Ås u-skole 1 0 80 967-460 498 Helsestasjonen 0,5 342 000 Barnehage 10 2 1 074 000-1 248 300 Annet (språkkafe, frivillighet) 100 0,5 300 000-250 000 Sum 146 5,33 3 819 307-2 749 444 Utgifter som ikke er fullt ut finansiert med egne tilskudd forutsettes fullfinansiert med vertskommunetilskuddet. For Kroer skole og Ås ungdomsskole medfører færre elever en redusert ramme fra høsten 2017. Dette vurderes i forbindelse med justeringene i rammene for skolene hver høst som følge av endringer i elevtall. Budsjett 2017 I Rådmannens forslag til Handlingsprogram 2017-20 ligger det inne inntekter og utgifter tilsvarende full drift av asylmottaket for perioden. Dette i påvente av et endelig vedtak om nedlegging av mottaket. I 2017 må utgifter og inntekter tas ut med halvårseffekt. Fra og med 2018 må inntekter og utgifter tas ut med helårseffekt. Rådmannen har i budsjettet for 2017 satt av 5 mill. kr til avvikling av Bjørnebekk asylmottak. Dette vil først og fremst måtte dekke netto tapte leieinntekter på ca 1,6 mil. kr og bortfall av vertskommunetilskudd på 1,25 mill. kr for 2. halvår 2017. I tillegg må det påregnes kostnader etter 1.7.2017 til nedstenging, rydding, sikring og sluttrapportering. I tillegg må det påregnes kostander til omstilling og noe uforutsette kostnader Det forutsettes at alle stillinger direkte knyttet til Bjørnebekk er avviklet 1.7.2017. Videre forutsetter det at alle stillinger som er direkte finansiert av ulike tilskudd avvikles 1.7.2017. Så langt det er mulig omstilles disse ansatte til andre stillinger i kommunen. 16/00468-6 Side 6 av 7
Arbeidsmiljømessige konsekvenser: Avvikling av asylmottaket berører stillinger og enkelte tjenestesteder. Ås kommune iverksetter prosesser og rutiner for behandling av nedbemanning/omstilling. De ansatte som berøres vil bli behandlet i henhold til lov og avtaleverk. Miljømessige konsekvenser: Ikke vurdert. Alternativer: Da avtalen med UDI utløper 1.7.2017 finnes det ingen andre alternativer enn å nedlegge Bjørnebekk asylmottak. Konklusjon med begrunnelse: Bjørnebekk asylmottak nedlegges 1.7.2017. Rådmannen foretar en nærmere juridisk vurdering av avtalen mellom Ås kommune og Akershus fylkeskommune om overdragelse av eiendommen gnr 74 bnr 124 Bjørnebekk. Kan vedtaket påklages? Nei. Ikrafttredelse av vedtaket: Ås kommune iverksetter umiddelbart prosesser og rutiner for behandling av nedbemanning/omstilling. 16/00468-6 Side 7 av 7