MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget

Transkript

1 Møtetid: kl Møtested: Ås kulturhus, Lille sal MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og Saksliste Informasjon fra rådmann Side Informasjon fra leder og eventuelt Referatsaker Saker til behandling 11/17 17/ tertialrapport 2017 Ettersendes 3 12/17 17/ Budsjettreguleringer 2. tertial 2017 Ettersendes 4 13/17 17/ Utflytting av kommunale virksomheter lokalisert i Rådhusplassen 29 5 Ås, Ivar Ekanger leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 17/00127

2 Informasjon fra rådmann Informasjon fra leder og eventuelt Referatsaker 2/17 17/ Omstillingsprosjektet Nyhetsbrev juni 2017.pdf 3/17 17/ Årsrapport for verne- og miljøarbeidet /17 16/ Gjeninntreden i politiske verv fra Kristine Lien Skog (SV) 5/17 17/ Oversiktsdokument Folkehelse Administrasjonsutvalget Side 2 av 10

3 Saker til behandling ADM-11/17 2. tertialrapport 2017 Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 17/ Saksgang Møtedato 1 Administrasjonsutvalget 11/ Eldrerådet 10/ Arbeidsmiljøutvalget 3 Formannskapet 57/ Hovedutvalg for helse og sosial 21/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 28/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 64/ Kommunestyret Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet Administrasjonsutvalget Side 3 av 10

4 ADM-12/17 Budsjettreguleringer 2. tertial 2017 Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 17/ Saksgang Møtedato 1 Administrasjonsutvalget 12/ Hovedutvalg for helse og sosial 22/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 29/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 65/ Formannskapet 58/ Kommunestyret Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet Administrasjonsutvalget Side 4 av 10

5 ADM-13/17 Utflytting av kommunale virksomheter lokalisert i Rådhusplassen 29 Saksbehandler: Leif Klemetrud Saksnr.: 17/ Saksgang Møtedato 1 Arbeidsmiljøutvalget 2 Hovedutvalg for teknikk og miljø 63/ Administrasjonsutvalget 13/ Formannskapet 61/ Kommunestyret Innstilling fra Hovedutvalg for teknikk og miljø publiseres på nettbrett og på Ås kommunes hjemmeside her. Den foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Rådmannens innstilling: 1. Kommunale virksomheter lokalisert i Rådhusplassen 29 flyttes til nytt midlertidig modulbygg på «hangartomten» i Brekkeveien Eksisterende hangarbygg rives og virksomheten som i dag er i hangaren flyttes til nytt lagerbygg i Myrveien Det bevilges 22 mill. kr til gjennomføring av planene. a. Investeringen i 2017 på 1,5 mill. kr. finansieres med reduksjon av andre investeringsprosjekter, og innarbeides i budsjettreguleringer 2. tertial. b. Investeringen i 2018 på 20,5 mill. kr. finansieres med opptak av lån. c. Reduserte leieutgifter omdisponeres til dekning av renter og avdrag. Dette innarbeides i Handlingsprogram Modulbygget skal søkes etablert og klargjort for innflytting til juni Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalg Hovedutvalg for teknikk og miljø Administrasjonsutvalg Formannskap Kommunestyre Vedlegg: 1. Vedtak om pålegg fra Arbeidstilsynet, brev av Arbeidsmedisinsk uttalelse, vedlegg til Arbeidstilsynets brev av Uttalelser fra berørte enheter og virksomheter, tillitsvalgte og hovedverneombud Administrasjonsutvalget Side 5 av 10

6 Øvrige relevante dokumenter som ligger i saken: Ingen Saksutredning: Sammendrag: Det har i lengre tid vært utfordringer knyttet til arbeidsmiljøet i Ås kommunes leide arealer i Rådhusplassen 29. Dette skyldes blant annet at det over tid har vært vannlekkasjer i bygget. Arbeidstilsynet gjennomførte tilsyn av lokalene den Vedtak om pålegg ble mottatt i Arbeidstilsynets brev av Målsettingen fra kommunen side er å finne gode alternative kontorlokaler for de fem kommunale virksomhetene som i dag er lokalisert i bygget, så raskt som mulig. Rådmannen har utredet mulige alternativer for lokalisering av virksomhetene. Fakta i saken: Ås kommune har inngått en leieavtale med utleier Ås Senter AS (Urbanium AS) om leie av tre etasjer i Rådhusplassen 29 i Ås sentrum. Lokalene er til dels umoderne og det har over tid vært vannlekkasjer i bygget. Gårdeier Ås Senter AS har sagt seg villig til å foreta en enkel oppussing, noe som ikke vurderes som tilfredsstillende fra kommunens side. Leieavtalen utløper årsskiftet 2020/2021. Ås Senter AS ønsker da å renovere bygget og etablere en kombinasjon av næring og boliger på tomten. Følgende virksomheter er i dag lokalisert i Rådhusplassen 29: Forebyggende helse Frisklivssentralen Pedagogisk-psykologisksenter (PPS) Organisasjons- og personalavdelingen Økonomiavdelingen Totalt oppmålt leid areal inkl. fellesareal er på 2.181m² BTA. Ledige arealer: I Ås sentrum er det meget begrenset med ledige lokaler for administrative tjenester. Det finnes noe ledige butikk- og salgslokaler, men disse er for små og vil ikke kunne benyttes til kommunens behov. Pr. dato er det heller ikke igangsatt større prosjekter fra private investorer til utleieformål for kontorvirksomhet. Ås kommune eier følgende lokaler som pr d.d. står ledig: Tannklinikken i Langbakken 37 (ca. 200 m²). Administrasjonsbygget på Bjørnebekk (ca. 600 m², pluss ca. 50 m² lager). De øvrige byggene på Bjørnebekk er i såpass dårlig forfatning at de ikke vurderes som aktuelle. Administrasjonsutvalget Side 6 av 10

7 Vurderte alternativer: Alternativ 1: Forebyggende helse og Frisklivssentralen flyttes til Langbakken 37. Organisasjons- og personalavdelingen og Økonomiavdelingen flyttes til administrasjonsbygget på Bjørnebekk. PPS flyttes til Skoleveien 3, hvor Eiendomsavdelingen sitter i dag. Eiendomsavdelingen, Landbrukskontoret og øvrige leietakere flyttes til nytt midlertidig modulbygg på Bjørnebekk. En flytting til Langbakken 37 for Forebyggende helse og Frisklivssentralen vil medføre behov for leie eller kjøp av et modulbygg plassert som en 2. etasje på eksisterende bygg. I administrasjonsbygget på Bjørnebekk vil det være plass til både Organisasjons- og personalavdelingen og hele Økonomiavdelingen. På området finnes tilstrekkelig med P-plasser for ansatte og eventuelle kommunale tjenestebiler. Det må påregnes noe ombyggingsarbeider. PPS har behov for en sentral beliggenhet, da den har hyppige besøk av skoleelever og foreldre. Lokalene i Skoleveien 3 kan stort sett benyttes som de er i dag. Byggets 2.etg er nylig pusset opp og fremstår som presentabel. Bygget tilfredsstiller ikke krav til universell utforming og mangler balansert ventilasjon. Det må etableres et nytt midlertidig modulbygg for Eiendomsavdelingen, Landbrukskontoret og øvrige leietakere i Skoleveien 3 på Bjørnebekk. Kontorplasser til Kultursjef og Kulturkonsulent forutsettes løst i eksisterende arealer i Ås kulturhus. Alternativ 2: Alle fem virksomhetene som i dag er lokalisert i Rådhusplassen 29 flyttes til nytt midlertidig modulbygg på hangartomten i Brekkeveien 10. Hangartomta i Brekkeveien 10 omfatter tre eiendommer: gnr. Bnr. 55/55 på m², gnr. Bnr. 54/360 på m² og gnr. Bnr. 54/361 på 934 m². Totalt m². I 2003 kjøpte kommunen eiendommen gnr. Bnr. 54/360 fra Østnett AS. Hjemmelshaver til naboeiendommene gnr. Bnr. 54/311 og gnr. Bnr. 54/361 er pr. dd. Hafslund Nett AS. Bnr. 311 er veigrunn, mens bnr. 361 omfatter del av kommunes bygningsmasse (gnr. 54 bnr. 360 samt del av gnr. 55 bnr. 55). Det er rimelig grunn til å anta at også disse eiendommene skulle vært overskjøtet til kommunen og det pågår et arbeid for å få disse forholdene avklart. Den nordlige delen av gnr. Bnr 55/55 benyttes i dag av BaneNord (tidligere Jernbaneverket) til parkering. Oppsetting av et modulbygg er søknadspliktig iht. plan og bygningsloven. Hele hangaren bør rives for å kunne gi plass til modulbygget og parkeringsplasser for både ansatte og besøkende. Modulbygget planlegges oppsatt i to etasjer med heis Administrasjonsutvalget Side 7 av 10

8 og en grunnflate på ca m² BTA. Bygget plasseres så langt sør på tomten som mulig, slik at modulbygget ikke blir til hinder for en ev. framtidig utnyttelse av tomta. Hangaren benyttes av Enhetene for vann, avløp og renovasjon (VAR) og vei, idrett og natur (VIN) til lagring av rør, kummer, strøsand og salt, samt brøyteutstyr. Dette forutsettes flyttet til Myrveien 16, hvor det allerede er planlagt oppsatt et nytt lagerbygg. Verdivurdering av hangartomta, Brekkeveien 10 Kommunens finansiering av større realinvesteringer skjer som hovedregel ved hjelp av låneopptak. I dagens rentemarked har kommunen klart å refinansiere et stort lån til en nominell rente på en prosent. Risikoen for en umiddelbar rask og vedvarende økning i rentenivået anses å være liten på nåværende tidspunkt. Norges Banks rentebane er skjøvet ut i tid og styringsrenten holdes uendret på 0,5 prosent minimum ut Skulle det fremkomme signaler om en økt risiko for en renteøkning, har kommunen mulighet for å sikre renten på et lavt nivå, ved bruk av finansielle instrumenter i lang tid fremover. Det under forutsetning av at det er ønskelig og i tråd med kommunens finansstrategi. Hvis kommunen ikke trenger å realisere verdier for å finansiere renter og avdrag på lån, er det finansielt lønnsomt å ikke realisere dagens tomteverdi knyttet til Hangartomten. Det skyldes at forventet verdiutvikling på sentralt beliggende eiendommer i pressområder, ligger høyt over kommunens finanskostnader, og risikoen for en verdinedgang på den type eiendommer, anses som (meget) liten. Pålegg fra Arbeidstilsynet: Arbeidstilsynet gjennomførte tilsyn av lokalene i Rådhusplassen 29 den Arbeidstilsynet har gjort følgende vedtak om pålegg, ref. brev av (vedlagt): Inneklima - kartlegging og risikovurdering Inneklima - tiltak og plan Inneklima - fuktskader tiltak Frist for gjennomføring er satt til Uttalelser fra berørte virksomheter og enheter, tillitsvalgte og hovedverneombud: Det er innhentet uttalelser til saken fra berørte virksomheter og enheter, fra de tillitsvalgte og fra hovedverneombud. Uttalelse støtter alternativ 2 etablering av nytt midlertidig modulbygg på hangartomta i Brekkeveien 10. Uttalelser følger vedlagt. Administrasjonsutvalget Side 8 av 10

9 Økonomiske konsekvenser: Alternativ 1 Modulbygg i Langbakken 37: Tilpasninger av Administrasjonsbygget på Bjørnebekk Tilpasninger i Skoleveien 3 Modulbygg på Bjørnebekk Sum Alternativ 2 Modulbygg på hangartomten i Brekkeveien 10 Riving av eksisterende hangar Sum 5,9 mill. kr 1,6 mill. kr 0,4 mill. kr 10,0 mill. kr 17,9 mill. kr 19,9 mill. kr 1,3 mill. kr 21,2 mill. kr Det gjøres oppmerksom på det er stor usikkerhet i investeringskostnad for modulbygg, da det var et veldig stort sprik i tilbudene som kom inn på Ås modulskole. Drift Leiekostnader er beregnet til: Alternativ 1: ca. 1,3 mill. kr./år Alternativ 2: ca. 2,4 mill. kr./år, minus 0,8 mill. kr/år i leieinntekter, totalt 1,6 mill. kr./år. For begge alternativene tilkommer felleskostnader. Disse antas imidlertid å være i samme størrelsesorden som dagens felleskostnader på Rådhusplassen 29. Ved alternativ 2 vil tannklinikken og adm. bygget på Bjørnebekk kunne leies ut. Et forsiktig estimat tilsier leieinntekter på ca kr./år Leieutgiftene til Rådhusplassen 29 utgjør pr i dag 2,99 mill. kr./år pluss felleskostnader på kr./år. Begge alternativene vil kreve prosjektering med tilhørende utarbeiding av konkurransegrunnlag for en offentlig anskaffelse. Av hensyn til tidsaspektet i saken vil det fokuseres på mulighetene for rask gjennomføring («hasteanskaffelse»). Alternativ 1 inneholder flere anskaffelser og en noe større kabal med omrokkeringer enn alternativ 2. Det vil imidlertid være mulig med en trinnvis flytting da adm. bygget på Bjørnebekk vil kunne ferdigstilles før modulbygg er på plass. Etter at lokalene er på plass må det påregnes noe tid for innflytting. Således er det uansett alternativ neppe realistisk med operativ drift i samtlige nye lokaler før 1/8-18. Eksisterende leieavtale Økonomisk risiko Eksisterende leieavtale for Rådhusplassen 29 utløper Rådmannen er av den oppfatning at utleier ikke er villig til å gjennomføre tilstrekkelige tiltak til å sikre at byggets tak blir varig tett. Selv etter gjentatte forsøk på utbedring av taket oppstår det stadig lekkasjer. For å sikre et varig tett tak må det omfattende tiltak til som sannsynligvis ikke er regningsvarende for takets gjenværende levetid. Utbedring av innvendige sopp-påvirkede flater vil ha kortvarig effekt da det stadig tilføres ny fuktighet. Administrasjonsutvalget Side 9 av 10

10 Rådmannen mener at utleier ikke lenger kan tilby lokaler med forsvarlig arbeidsmiljø og vil hevde at dette er kontraktsbrudd som grunnlag for heving av avtalen. Dette forholdet er imidlertid ikke avklart med utleier og tidspunkt for opphør av leie er dermed usikkert. Uansett valg av løsning vil rådmannen tilrettelegge for investering ved en budsjettregulering i 2. tertial. Miljømessige konsekvenser: Det må foretas en miljøundersøkelse av grunnen på hangartomten før riving starter (alternativ 2). Konklusjon med begrunnelse: Basert på en total vurdering av nærhet til Ås sentrum, verdien av økt samlokalisering og kort avstand til kollektivknutepunkt, anbefaler rådmannen alternativ 2, midlertidig modulbygg på hangartomten i Brekkeveien 10. Det er avgjørende av hensyn til de ansattes arbeidsmiljø og pålegg fra Arbeidstilsynet at det tas en rask avgjørelse slik at arbeidene kan påbegynnes. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Omgående Administrasjonsutvalget Side 10 av 10