PASIENTORIENTERT ORGANISERING I HELSE NORD-TRØNDELAG fase 1 HØRINGSSVAR fra ledergruppen i Servicesenteret HNT Hvilken organisering understøtter på best måte pasientorienterte arbeidsprosesser, pasientforløp, kvalitet og fagutvikling? I begge forslagene til pasientorientert organisering foreslås dagens Servicesenter (kontortjeneste) delvis oppløst. Sekretærene som jobber nært opp mot klinikkene foreslås overført til de respektive klinikker de server. Fellestjenester som ISS/sentralbord, skrivetjeneste, post og arkiv vurderes opprettholdt i en felles organisering i Senter for intern service. Dersom dette skulle skje bør også resepsjon (NA) og felles pasientmottak (LE) være med i denne enheten. I vårt høringssvar mener vi det er viktig å belyse det vi anser som fordeler og ulemper med dagens organisering av kontortjenesten, sett opp mot fordeler og ulemper ved den organiseringen som er foreslått. Vi velger i vårt høringssvar å se på hvilken organisering av kontortjenesten som best mulig understøtter pasientorienterte forløp. Vi tar ikke stilling til hvilken av de foreslåtte modellene som er best for pasientene i HNT. Bakgrunnen for etableringen av en felles kontortjeneste organisert i Servicesenteret den 01.01.06 var at man mente å oppnå: - Bedre service til pasientene - Enklere og mer enhetlig organisering - Bedre utnyttelse av ressursene - Helhetlig tenkning - Større effektivitet - Standardiserte og forbedrede arbeidsprosesser - Arealbesparelse - Faglig overbygning - Kompetanseutvikling - Kostnadsbesparelser Fordeler med dagens organisering av kontortjenesten: De ca. 200 kontoransatte er i dag organisert under felles kontorfaglig ledelse som har fag- og personalansvar for samtlige medarbeidere. Det er utviklet et robust fagmiljø og en faglig overbygging for alle kontoransatte i HNT. Organiseringen i en enhet sikrer lik informasjonstilgang til alle kontoransatte gjennom egen intranettside og gjennom felles invitasjoner til deltakelse på allmøter og fagdager i avdelingens regi. Dette er viktige arenaer for erfaringsutveksling og nettverksbygging for de kontoransatte. Det brukes mye tid på IA-arbeid i form av tilrettelegginger og nærværsoppfølging, og det er opparbeidet en betydelig kompetanse på dette området gjennom de senere årene. I tillegg til personalarbeid har Servicesenterets ledelse som sin hovedoppgave å ivareta og utvikle kontorfaget, og å tale de kontoransattes sak i ulike fora. Servicesenteret har i hovedsak stedlig ledelse.
Likhetsprinsippet står sterkt blant de kontoransatte, og det er gjennom flere år jobbet for at man skal ha like rettigheter og plikter, bl.a. i forhold til lønn, titler og praktisering av permisjonsreglement. Det er satset betydelig på kompetanseheving blant de kontoransatte de senere år, bl.a. HINT-studiet «Helseadministrasjon», fagbrev innen kontor- og administrasjonsfaget i regi av Nord-Trøndelag fylkeskommune og Folkeuniversitetet. Det er skaffet til veie betydelige prosjektmidler gjennom VOX ( en million kroner til Helseadministrasjon) og Helse Midt-Norge som er benyttet til prosjekt vedrørende oppgavedeling med somatiske klinikker og til ulike fagspesifikke kurs. Gjennom god kontakt med videregående skoler i fylket sikres også nyrekruttering av helsesekretærer. Elevene gjennomgår grundig opplæring og utprøves hvert år ved de ulike seksjonene i Servicesenteret. Dette er med på å underbygge pasientforløpene. Ovennevnte bidrar til å heve statusen for sekretæryrket, og er med å styrke pasientenes opplevelse av Helse Nord-Trøndelag. Gjennom et forpliktende samarbeid mellom avdelingsleder og seksjonslederne i Servicesenteret søkes en best mulig utnyttelse av personell. Det er etablert en ressursenhet bestående av sekretærer som ved kortere fravær betjener flere avdelinger innen de enkelte klinikker, og på tvers av klinikker. Vår helhetsoversikt sikrer også en best mulig utnyttelse av vikarer. Vi bruker ressursene på tvers og tipser hverandre om dyktige vikarer ved lengre fravær. En god ressursutnyttelse bidrar til å trygge pasientforløpene. Servicesenteret ble ISO-sertifisert i 2014, uten avvik, med oppfølgingsrevisjoner i 2015 og 2016, også uten avvik. Det er lagt ned et betydelig arbeid med prosedyrer og arbeidsbeskrivelser for å underbygge og kvalitetssikre pasientforløpene, og det jobbes kontinuerlig med standardisering av prosedyrene. Avdelingens kvalitetssystem er blitt meget bra og anbefales for andre sykehus av vårt tidligere revisjonsfirma. Dagens organisering med kontoransatte i en enhet er etter vår oppfatning den mest kostnadseffektive organiseringen som følge av innarbeidet helhetstenkning og bruk av ressurser på tvers av avdelinger og klinikker. Dette betyr til syvende og sist at en større del av potten kan benyttes til pasientbehandling. Kompetanseheving og ivaretakelse av faget betyr god kvalitet på jobben som gjøres og som igjen kommer pasientene til gode. Ulemper/utfordringer med dagens organisering av kontortjenesten: Grensegangen og informasjonsflyten mellom Servicesenteret og klinikkene kan oppfattes som utfordrende. Ansvarsfordelingen kan synes uklar. Det er ikke alltid like enkelt å stadfeste hvem som har ansvaret, - Servicesenteret eller klinikkene. Samarbeidet/samhandlingen med klinikkene blir dermed ikke alltid så god som vi skulle ønsket. Mange av de kontoransatte som jobber nært opp mot klinikkene gir uttrykk for at de kjenner større tilhørighet til avdelingen/klinikken de server enn til Servicesenteret. Dette er naturlig, men det utfordrer oss til en viss grad på de kontoransattes lojalitet til Servicesenteret. Det er positivt at kontoransatte føler tilhørighet til klinikkene og at de blir inkludert i klinikkene, men det kan oppleves som utfordrende at Servicesenterets ledelse ikke blir inkludert i like stor grad.
Fordeler med foreslått ny organisering av kontortjenesten: Grensegangen mot klinikkene kan bli bedre dersom kontoransatte som jobber nært opp mot klinikkene overføres til de respektive klinikkene. Det kan være en fordel at ansvaret for å finne løsninger på problemer og utfordringer da blir liggende internt i klinikkene, og man unngår usikkerheten mellom Servicesenteret og klinikkene om hvor ansvaret ligger. Den foreslåtte nye organiseringen av kontortjenesten kan i større grad enn i dag legge til rette for en bedre informasjonsflyt mellom kontor- og klinisk personell, og for å trekke inn kontoransatte i fora og beslutningsprosesser som omhandler pasientforløpene. Dette kan danne grunnlag for bedre samarbeid/samhandling mellom de ulike profesjonsgruppene i klinikkene og for bedre læringssløyfer, noe som kan bidra til å underbygge pasientbehandlingen på en god måte. I dag forholder de kontoransatte seg både til lederne i Servicesenteret, som har fag- og personalansvaret, og til lederne i klinikkene. Foreslått ny organisering vil fjerne eventuelle lojalitetskonflikter som kontoransatte måtte kjenne på i dag, da de organisasjonsmessig vil bli underlagt de klinikkene de server. I begge forslagene er det foreslått å legge post/arkiv sammen med kontortjenesten i Senter for intern service. De var tidligere organisert i Servicesenteret, noe vi mener fungerte bra. Ansatte her er sekretærer som vi mener det er en fordel å kunne utnytte på tvers av enheter. Her er det viktig å ha fagkompetansen på plass. Legger ved høringssvar som vi skrev i 2009 da post/arkiv ble organisatorisk egen avdeling i stab. Ulemper/utfordringer med foreslått ny organisering av kontortjenesten: Ivaretakelse og utvikling av kontorfaget kan bli skadelidende ved de organisasjonsmodellene som foreslås, da dette vil bety en oppsplitting av kontortjenesten på klinikker, eventuelt også på avdelinger. Kontortjenesten er spesialister på sitt fag på lik linje med sykepleiere og leger, og bør fortsatt få være det. Utviklingen av kontorfaget kan bli nedprioritert dersom kontoransatte legges under sykepleiere eller leger, da det vil medføre mindre fokus på faget. Det robuste fagmiljøet kontor har utviklet gjennom de siste 10 årene kan da bli svekket. Kontoransatte kan bli mer ensom i sin rolle som sekretær og likhetsprinsippet blant de kontoransatte kan bli svekket. Det stilles spørsmål om IA-arbeidet vil få samme fokus som i dag. Dette kan føre til misnøye blant de kontoransatte og gi negative ringvirkninger også for pasientene. Fagutvikling og kompetanseheving fram mot Helseplattformen vil være svært viktig i tiden fremover. Som en samlet kontorenhet har Servicesenteret de senere årene klart å få betydelige midler fra VOX og Helse Midt-Norge til kompetanseheving og prosjekt i den hensikt å underbygge pasientforløpene. Vi ser klare utfordringer med å få videreført dette i foreslått ny organisering. Det samme gjelder generell kompetanseheving i form av ulike typer fagkurs og faglig påfyll gjennom fagdager. Dette ivaretas i dag for hele kontorenheten samlet, og bidrar til å fremme yrkesstolthet og status. Foreslått ny organisering vil kunne bidra til uheldige ulikheter på dette området. Også ivaretakelse og opplæring av helsesekretærelever står i fare for å få mindre fokus ved en splitting av kontortjenesten. En eventuell tilbakeføring av deler av kontortjenesten til klinikkene vil kunne hindre en effektiv utnyttelse av kontorressursene. Vi vil miste den helhetsoversikten vi i dag har på tvers av klinikkene,
noe som vil kunne føre til et større behov for vikarer, og en dyrere løsning for helseforetaket totalt sett. Kvaliteten på kontortjenesten kan bli forringet, noe som kan bidra til å svekke pasientforløpene. Hvorvidt de sekretærene som er ansatt som ressursenheter kan benyttes like effektivt som i dag er også et berettiget spørsmål i denne sammenheng. Sårbarheten ved fravær blir større dersom de ikke kan brukes på tvers av klinikker/avdelinger. Oppsummering: Etter vår oppfatning er dagens organisering av kontortjenesten i en felles fagavdeling den organiseringen som på beste måte understøtter pasientorienterte arbeidsprosesser, pasientforløp, kvalitet og utvikling av faget. Dersom det besluttes at deler av Servicesenteret tilbakeføres til klinikk anbefaler vi at det opprettes egne kontoravdelinger i de nye klinikkene for ivaretakelse og utvikling av kontorfaget og de ansatte. Vi ønsker da en ryddig prosess i fase to med involvering av Servicesenteret. Det bør sørges for at fagområdet, samarbeidet og standardiseringen blir ivaretatt da vi styrer mye av pasientlogistikken/flyten. Hvilke tiltak kan vi iverksette for å få et ytterligere pasientorientert HNT utover selve organiseringen? Servicesenteret har ønsker om å etablere et felles inntakskontor, da i første omgang for somatikken. Det vil i enda større grad bidra til å sette pasienten i fokus. Mottak og behandling av henvisninger er en stor og betydelig oppgave, og det å ha et felles inntakskontor vil bety spisskompetanse på dette fagområdet og mindre sårbarhet ved fravær. Utvikling av kontorfaget fram mot Helseplattformen anser vi som viktig. Kompetanseheving og utvikling av faget har i vår avdeling blitt høyt prioritert. Hvordan blir dette ivaretatt dersom kontortjenesten blir splittet? Et tiltak bør være å ansette en fagutvikler i kontortjenesten i Senter for intern service som ivaretar faget uansett organisering. Pasientkoordinator er også noe vi mener er pasientorientert og understøtter i høyeste grad pasientforløpet. Dette med tanke på kontinuitet og oppfølging av hver enkelt pasient. Etter vår oppfatning er det et framtidsrettet tiltak å få kontoransatte inn i slike roller. Med kompetanseheving i sykdomslære i tillegg til sin helsesekretærutdanning, vil sekretæren være en god pasientkoordinator. Denne mener vi kan understøtte behandler/lege og det vil bli mer tid til pasientbehandling. Levanger/Namsos, 01.11.2016 På vegne av ledergruppen i Servicesenteret Liv Salthammer Kolaas, Avdelingsleder Servicesenteret HNT Vedlegg: Høringssvar ved etablering av post/arkiv som egen avdeling i 2009
Vedlegg Serviceklinikkens høringsuttalelse om Ny post- og arkivtjeneste i Helse Nord-Trøndelag HF 1. Generelle kommentarer Prosjektrapporten er svært detaljert og utfyllende og prosjektgruppen har gjort en grundig jobb. Det er ingen tvil om at det er helt nødvendig for Helse Nord-Trøndelag å prioritere arbeidet med å få en lovlig og forsvarlig post- og arkivtjeneste. Det er pekt på mange deler av tjenesten som i dag ikke fungerer tilfredsstillende, og da med mest fokus på saksarkivdelen slik vi oppfatter det. Serviceklinikken er helt enig i nødvendigheten av å prioritere post- og arkivtjenesten i foretaket framover, og vil derfor ikke kommentere den delen av rapporten i vesentlig grad. Vi vil derimot legge mest vekt på kapittel 11 som omhandler selve organiseringen av tjenesten. 2. Kommentar til kapittel 10 arkivordning Prosjektgruppen viser til Arkivlov og arkivforskrifter og viser til at disse ikke direkte regulerer mottak og åpning av elektroniske dokumenter som skal arkiveres i pasientjournal. Vi oppfatter at prosjektgruppen har sitt hovedfokus på saksarkivfunksjonen og vier liten oppmerksomhet til pasientjournalarkivet. Etter vår mening er dette arkivet like viktig og burde hatt større oppmerksomhet fra prosjektgruppen. Årsaken er slik vi tolker det at pasientjournalarkivene er ivaretatt på en godt måte, mens saksarkivfunksjonen ikke har hatt prioritet fra direktørens administrative stab og derfor har størst behov for å prioriteres framover. Prosjektgruppen foreslår å opprette et dokumentsenter ved forretningsadressen i foretaket og dokumentsenterfunksjoner ved virksomhetsstedene Sykehuset Namsos, DPS Stjørdal og DPS Kolvereid. Vi stiller spørsmål ved hvordan dette skal løses i forhold til bemanning på Stjørdal og Kolvereid. Skal funksjonen dekkes av ansatte i Servicesenteret eller skal Arkiv HNT ha egen ressurs på disse stedene? 3. Kommentarer til kapittel 11 arkivorganisasjon Prosjektgruppen viser til arkivforskriften del A 2-1: Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker. Prosjektgruppen bruker dette som et sterkt argument for å organisere Arkiv HNT direkte under direktøren i HNT. HNT har bestemt at felles støttetjenester i foretaket skal organiseres under Serviceklinikken. I Serviceklinikkens kvalitetspolitikk står det: Serviceklinikkens kvalitetspolitikk: Serviceklinikken skal levere støttetjenester knyttet til de hovedoppgaver som inngår i HNTs virksomhet. Det skal foreligge en klar forståelse (avtale) med kundene : -hva som skal leveres -når levering skal skje -kvalitet på leveransen -forholdet mellom kjernevirksomheten som bestiller og Serviceklinikken som leverandør skal utvikles gjennom god kontakt gjennom årlige: Kunde- og leverandørsamtaler og/eller Fokusgrupper. Hovedprosesser og kvalitetsmål i Serviceklinikken:
SEK skal levere konkurransedyktige tjenester av tilfredsstillende kvalitet som støtter under helseforetakets kjernevirksomhet. SEK skal til enhver tid tilpasse tjenestene til kjernevirksomhetens ønsker og behov innen de økonomiske og lovmessige rammer som gjelder for virksomheten. Ansvaret for vurdering av forsvarlighet i forhold til innholdet i støttetjenestene tilligger den enkelte funksjonsansvarlige/avdelingsleder. Vi ser det slik at Serviceklinikken har ansvar for mange av foretakets fellessaker og at loven derfor kan tydes i den retning at Arkiv HNT fortsatt kan ligge i Servicesenteret. Prosjektgruppen peker på at arkivoppgaver utføres på sju forskjellige organisatoriske enheter i HNT. De peker også på at disse enhetene også utfører andre oppgaver innenfor flere ulike arbeidsprosesser, osv. Vi ser helt klart fordelen med å samle oppgaver knyttet til post-/arkivarbeid i en enhet, og mener at Servicesenteret gjennom sin organisering langt på vei har lagt til rette for det. Servicesenteret omorganiserte avdelingen 011108 og opprettet en ny funksjon; Arkiv HNT. Nytilsatt seksjonsleder for Dokumentasjonsservice, tidligere felles seksjon for skrivetjeneste og arkiv, fikk delt lederansvar for seksjon Arkiv HNT og Skrivetjeneste HNT. Dette med tanke på at skrivetjenesten i løpet av 2009/2010 vil trappes ned til et minimum som følge av innføring av talegjenkjenning. Vi har hele tiden planlagt at seksjonslederen da kun skal ha lederansvar for Arkiv HNT. Det som blir igjen av støttefunksjon til dokumentasjon i pasientjournalen planlegger vi å legge til en annen seksjon. Et utgangspunkt for opprettelse av en felles kontortjeneste i HNT, Servicesenteret, var muligheten for mer fleksibilitet og utnyttelse av ressursene på tvers. Dette har vi etter hvert i større og større grad klart å realisere. Den seksjonen som har vært mest stabil i forhold til bemanning har vært Arkiv HNT. Uttak av effekt som følge av papirfattig sykehus og medfølgende nedbemanning var en beslutning tatt på overordnet nivå i HNT. Når det gjelder kompetanse har Servicesenteret prioritert kursmidler for utdanning på Arkivakademiet for en medarbeider i Arkiv HNT. Alle seksjoner i Servicesenteret har egne budsjettmidler og egen leder med budsjett- og personalansvar. Vi ansatte i juli 2008 ny seksjonsleder som i dag har lederansvar for Arkiv HNT. Prosjektgruppen foreslår at denne lederen skal gå over som avdelingsleder i en avdeling direkte underlagt direktøren i HNT. Vi ser ingen grunn til det så lenge Servicesenteret har opprettet en egen enhet for Arkiv HNT med denne som seksjonsleder. Leder for Arkiv HNT har deltatt i prosjektgruppen i hele prosjektperioden. Koordinatorene i skrivetjenesten måtte derfor få delegert personaloppgaver fra seksjonslederen. Dette har fungert svært bra, og ikke slik som det kan forstås i prosjektrapporten at det ikke har latt seg gjennomføre fullt ut. Rapporten gir forståelse av at saksarkivet ikke har hatt prioritet og for få ressurser. Dette er en hovedårsak til at arkivfunksjonen i HNT i dag ikke er god nok og i forhold til lover og forskrifter. Denne delen får også størst fokus i rapporten slik vi oppfatter det. Da kan vi ikke unnlate å spørre hvorfor prosjektgruppen ønsker å legge Arkiv HNT under direktøren, når det så tydelig så langt ikke har fått den prioritet det er behov for? Servicesenteret og kontortjenesten har hatt fokus på pasientarkivfunksjonen. Pasientarkivet innen psykiatri er ryddet og meget oversiktlig, de somatiske journalarkivene registreres i PAS i forhold til utlån. Arkivet på Levanger fjernarkiveres for å gi bedre plass og arkivet på Namsos har gode arkivforhold i nye lokaler.
Når det gjelder oversikten over personalressurser i dag, stiller vi spørsmål ved den ressursen som vi antar brukes innen psykiatri på saksarkiv. Den er ikke nevnt i rapporten. Det vises til lønnsmidler for 1,2 årsverk som er overført fra arkivavdelingen i direktørens stab til Serviceklinikken. Dette føres tilbake hver måned allerede. Prosjektet peker på noen punkter i forhold til organisatorisk risikovurdering: De viser til kritisk personellressurssituasjon på somatisk journalarkiv ved Sykehuset Levanger. Dette er i varetatt og arkivet er i dag à jour i forhold til skanning av oppholdsmapper. Opprettelse av ny arkivorganisasjon, Arkiv HNT, som omfatter saksarkiv og pasientjournalarkiv. Servicesenteret har allerede opprettet enheten og saksarkivfunksjonen kan legges dit. Lederkapasitet i 100 % stilling. Det er allerede i planen for Servicesenteret, noe som samkjøres med flere andre prosjekter i HNT som talegjenkjenning og inntakskontor. Tilføring av tilstrekkelig budsjettmidler og personalressurser med riktig kompetanse. Vi ser det som en selvfølge at alle enheter i HNT skal ha de budsjettmidler og personalressurser de trenger for å utføre nødvendige oppgaver på en forsvarlig måte. Det skal ikke være slik at du må være organisatorisk plassert direkte under direktøren for at det skal sikres. Når det gjelder kompetanse er Servicesenteret allerede i gang med å bygge kompetanse innen saksarkiv. Fagansvarlig ved Arkiv HNT Levanger har søkt utdanning på Arkivakademiet fra høsten 2009. Seksjonsleder for Arkiv HNT og Skrivetjenesten HNT har ikke og skal ikke ha noen stor rolle i prosjekt talegjenkjenning. Servicesenterets deltaker i prosjektgruppen er Inger Øyesvold og i ressursgruppen sitter koordinatorene for skrivetjenesten, Mona Lervik og Anne-Kathrine Kvam. Klinikkleder Bjørn Arnesen sitter i styringsgruppen. Alle prosjektene som berører Servicesenteret blir nå sett på under ett, noe som er helt nødvendig for å få til gode prosesser. 4. Oppsummering Serviceklinikken er valgt som en felles enhet for støttetjenester i HNT. Servicesenteret er en felles avdeling for støttetjenester opp mot kjernevirksomheten når det gjelder alle former for kontortjeneste. Innenfor kontorfaget er også arkiv en vesentlig del. Servicesenterets funksjoner er som et tannhjul inn i foretakets kjernevirksomhet. Det må være et samarbeid mellom arkivfunksjonen og de øvrige funksjonene i organisasjonen.