Fylkesmannen i Oslo og Akershus Endelig rapport fra tilsyn med kommunens plikt til å tilby forsvarlige tjenester innen økonomisk rådgivning ved Oslo kommune, bydel Grorud Virksomhetens adresse: Ammerudveien 22, 0958 Oslo Tidsrom for tilsynet: 05.12.14 04.05.15 Kontaktperson i virksomheten: Hege Demba Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Tema for tilsynet er tildeling og gjennomføring av økonomisk rådgivning. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at økonomisk rådgivning er tilgjengelig for alle kommunens innbyggere og at innholdet og kompetansen i utførelsen av tjenesten er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsen i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) 17, samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Målsetningen med tilsynet er å undersøke om: Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer at tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig og at tildelingen (kartlegging, vurdering og beslutning) gjøres forsvarlig. Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring, herunder o om tidsfristen for iverksetting av vedtak overholdes o om kommunen tilbyr en tilpasset tjeneste Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig kompetanse, herunder o at kompetent personell utfører tjenesten økonomisk rådgivning o kommunens opplæringsplikt 1
Det ble gitt 1 avvik ved tilsynet Avvik 1: Bydelen sikrer ikke ved systematisk styring og ledelse at NAV-kontoret har en økonomisk rådgivningstjeneste med tilstrekkelig innhold og omfang på alle nivå Dato: 04.05.15 Hallvard Øren revisjonsleder Inger Margrethe Juvshol, Arnfinn Løvik revisorer 2
Innhold Sammendrag... 1 1. Innledning... 4 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold... 4 3. Gjennomføring... 4 4. Hva tilsynet omfattet... 5 5. Funn... 5 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem... 6 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag... 6 9. Deltakere ved tilsynet... 7 3
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Oslo kommune, bydel Grorud i perioden 05.12.14 04.05.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 9. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Bydel Grorud har ca. 27.000 innbyggere. Bydelen er organisert slik at enhetsleder for Sosialtjenesten rapporterer direkte til bydelsdirektøren. Sosialtjenesten var ved tilsynet i en omorganiseringsprosess, og skal etter endringen være organisert med en enhetsleder, en avdelingsleder for publikumsmottak (PM) for både kommunale og statlige tjenester, en avdelingsleder for avdeling for fleksible oppfølgingstjenester og boligvirkemidler som inkluderer ruskonsulenter, boligkonsulenter og bo-oppfølgere, og en avdelingsleder for oppfølgingsavdeling som inkluderer sosialkonsulenter, forvaltere og økonomikonsulenter. I tillegg fremgår det av organisasjonskartet at bydelen har en egen enhet for sysselsetting, integrering og språk (ESIS), 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 05.12.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Dokumentgjennomgang ble gjennomført 23.02.15. Åpningsmøte ble avholdt 02.03.15. 4
Intervjuer 8 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt 04.03.15. 4. Hva tilsynet omfattet Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av økonomisk rådgivning, og at kommunen har tilstrekkelig kompetanse til å gjøre dette. Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om: kommunen sikrer forsvarlig tildeling av økonomisk rådgivning, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning. kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av økonomisk rådgivning, dvs. om tidsfristen for iverksetting av tjenesten overholdes og at kommunen tilbyr en individuelt tilpasset tjeneste kommunen sikrer forsvarlig kompetanse til å yte økonomisk rådgivning, dvs. at kompetent personell utfører tjenesten og at kommunen ivaretar sin opplæringsplikt 5. Funn Det ble gitt 1 avvik under tilsynet. Avvik 1: Bydelen sikrer ikke ved systematisk styring og ledelse at NAV-kontoret har en økonomisk rådgivningstjeneste med tilstrekkelig innhold og omfang på alle nivå Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i NAV 4, 5 og 17, lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 11 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV 4 og 5. Avviket bygger på følgende: Tilsynet har avdekket at ledelsen ikke har nødvendig styring med tjenesten økonomisk rådgivning, blant annet ved at det ikke foreligger styringsverktøy som sikrer at tjenesten blir gjennomført innen tidsfrist satt i vedtak. Det foreligger ikke en felles forståelse av økonomisk rådgivning som er i samsvar med gjeldende regler. Informasjon fremkommet gjennom tilsynet viser at tjenesten økonomisk rådgivning er definert som gjeldsrådgivning. Tjenesten fremstår ikke som integrert i kontoret. Dette vises blant annet ved at dokumenter i forbindelse med gjeldsrådgivning ikke er tilgjengelige for øvrige saksbehandlere, og at fagområdet er lite diskutert i felles fora ved kontoret. Det er manglende dokumentasjon i sakene. Dette fremkommer gjennom mangelfulle begrunnelser og vurderinger for å gi og gjennomføre tjenesten, og gjennom få journalnotat som viser fremdrift og innhold i sakene. Bydelen har spesialkompetanse innen gjeldsrådgivning. Det fremgår ikke i saksdokumentene at økonomisk rådgivning tilbys på alle nivå, for eksempel økonomistyring og budsjettering. 5
Ved tilsynet viser det seg at ulike henvisningsskjema til økonomisk rådgivning blir brukt, og det er uklart hvilke skjema som er det gjeldende. Det er også uklart hvilke opplysninger som er nødvendige ved kartlegging for at tjenesten økonomisk rådgivning blir tilbudt. Det fremgår av «Budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018 for bydel Grorud side 26 at «Utstrakt bruk av råd og veiledning, herunder økonomisk rådgivning i husholdningsøkonomi og gjeldsrådgivning, med sikte på å gjøre den enkelte selvhjulpen, vil være en del av kjernevirksomheten også i 2015». Loven legger til grunn at brukerne skal få bistand til å håndtere sin egen økonomi, for eksempel gjennom å kunne betale egne regninger. Informasjon i flere saker viser at økonomien til brukerne blir styrt gjennom direkteutbetaling til kreditorer, særlig i forhold til restanser på husleie og strøm, uten at det foreligger dokumentasjon på samtykke fra bruker eller begrunnelse for at dette skjer. 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem Bydelens ledelse er ansvarlig for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematiske styringstiltak, jf. internkontrollforskriften. Det er ikke forsvarlig styring med hvilken informasjon som skal bli gitt til personer som trenger økonomisk rådgivning. Det er ikke tydelige rutiner som er skriftliggjort, og det mangler kontroll med hvordan saker skal dokumenteres med journalnotat. Det er ikke tilstrekkelig sikret at tjenesten blir tilbudt dersom brukeren ikke selv ber om det. Dette gjelder om alle faktisk får tilbud om tjenesten og økonomisk rådgivning blir ytt på alle nivå. Brukere blir i stor grad henvist til gjeldsrådgiver. Det er dermed i liten grad bruk av faglige fora ved kontoret for diskusjon om økonomisk rådgivning, og dette bidrar til at intensjonen om hjelp til selvhjelp ikke blir ivaretatt. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Mål og Styringsdokumenter; Utdrag av årsberetningen for 2013 Utdrag av budsjett 2015 og økonomiplan 2015-2018 Utdrag fra plandokumenter: Organisasjonskart Delegasjonsreglement: Oversikt over vedtaksfullmakt Rutine for henvisning til økonomisk rådgiver Søknadsskjema og henvisningsskjema Sjekkliste ved vedtakskontroll Stillingsbeskrivelse for økonomikonsulent 6
Individuell opplæringsplan for ansatt i publikumsmottak Sjekkliste introduksjon av nyansatte 9 enkeltvedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav 17 Utskrift av informasjon om tjenesten som er tilgengelig på bydelens internettside Utskrift av informasjon om tjenesten som ligger tilgjengelig på nav.no Dokumentasjon ettersendt av kontaktperson 06.02.15: Oversikt over kommunalt ansatte ved NAV Grorud Reviderte «Rutiner for henvisning/søknad til økonomisk rådgivning» Dokumentasjon som ble gjennomgått av revisjonsteamet ved dokumentgjennomgangen:: Saksmappene knyttet til de 10 siste vedtakene etter lov om sosiale tjenester i NAV 18 og 19 fattet før tilsynsdagen hvor det er foretatt en vurdering av brukers økonomiske situasjon, inkludert 4 avslag på ytelse. Saksmappene knyttet til 5 saker om økonomisk rådgivning hvor det ikke er fattet vedtak etter lov om sosiale tjenester i NAV 17. Saksmappene knyttet til 5 saker om økonomisk rådgivning hvor det er fattet vedtak etter lov om sosiale tjenester i NAV 17. Ytterligere dokumentasjon som ble fremlagt ved tilsynet: Skjema med overskrift «Henvisning til økonomisk rådgivning» Skjema for registrering av henvendelser i mottak Skjema for oversikt over henvendelser i mottak Sjekkliste ved mottakssamtale Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn, sendt 05.12.14 Epost fra kontaktperson ved tilsynet, datert 16.12.14 Svar pr epost til kontaktperson om at vi har registrert kontaktperson, datert 30.12.14 Dokumenter fra bydel Grorud, mottatt 22.01.15 Epost til kontaktperson om behov for informasjon om ansatte ved kontoret for å sette opp program for intervju, datert 27.01.15 Oversikt over ansatte og revidert rutine, mottatt 09.02.15 Informasjon om avdelingsleder mottatt pr epost 18.02.15 Program for tilsynet til bydel Grorud, sendt 18.02.15 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Hanne Meskestad Enhetsleder x x x Jakobsen Joachim Arnesen Fagkonsulent x x x Hege Demba Førstekonsulent x x x Bjørn Aulie Fagkonsulent x x x 7
Dorthe Pedersen Downey Avdelingsleder x x x Mira Fotland Teamleder x x Anette Skjellum- Kokkim Avdelingsleder x x Sara Battakh Sosialkonsulent x Ann-Catrin Tveter Wold Spesialkonsulent Jan Sundsby Boligkonsulent x Marit Jansen Bydelsdirektør x x Fra tilsynsmyndighetene deltok: Hallvard Øren, revisjonsleder; Inger Margrethe Juvshol, revisor; Arnfinn Løvik, revisor; Beate Fisknes (Arbeids- og velferdsdirektoratet), observatør. 8