Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Transkript

1 Fylkesmannen i Oslo og Akershus Rapport fra tilsyn med lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Nav St. Hanshaugen Virksomhetens adresse: Postboks 6999, St.Olavsplass, 0614 Oslo Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Inger Døskeland Sammendrag Det ble ikke avdekket avvik eller påpekt merknader under tilsynet. Tema for tilsynet er tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP). Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere, og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammet er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) 29, 30 og 31 samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om: kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder - om tjenesten er tilgjengelig - om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder - om tidsfrist for iverksetting av program overholdes - om kommunen tilbyr tilpasset program - om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav Dato: Elin Landsverk Rigmor Hartvedt Agnethe Lurén revisjonsleder revisor revisor 1

2 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet

3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav St. Hanshaugen i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de individuelle tjenestene i STL kapittel 4, jf. STL 9 og kommuneloven kapittel 10 A. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold St. Hanshaugen er en administrativ bydel i Oslo. Den har i overkant av innbyggere (pr ). Bydelen er ledet av bydelsdirektør og har tre underavdelinger. Nav St. Hanshaugen er underlagt Velferds- og helseavdelingen. Nav-kontoret er organisert med to enhetsledere, en for de statlige og en for de kommunale tjenestene. Tilsynsmyndigheten har fått opplyst at enhetsleder for de statlige tjenestene skal slutte og at ny ansettelse er under utarbeidelse. Tjenesten KVP er lagt til seksjonen «Kvalifisering og tiltak», hvor det er seks veiledere som jobber med KVP. Denne seksjonen har en fagkonsulent som er stedfortreder for seksjonsleder, i tillegg til å ha egne deltakere. Nav-kontoret har et jobbesenter, «Jobbsenter og tiltaksrådgivning», som også er underlagt seksjonen «Kvalifisering og tiltak». Tilsynsmyndigheten har fått opplyst at alle nye brukere blir henvist til jobbsenteret dagen etter at de henvender seg til Nav-kontoret. Jobbsenteret blir brukt til jobbsøking, utarbeiding av CV, avklaring i forhold til oppmøtekompetanse og kartlegging mot arbeid. Jobbsenteret kan tilbys andre brukere av Nav-kontoret, også deltakere i KVP. Pr hadde Nav St. Hanshaugen 84 deltakere i program. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt På grunn av ferieavvikling ved Nav St. Hanshaugen ble endelig varsel, med nye datoer for tilsynet sendt Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Dokumentgjennomgang ble gjennomført Åpningsmøte ble avholdt Intervjuer 11 personer var innkalt til intervju. På grunn av fravær ble 10 personer intervjuet. 3

4 Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet KVP er et av hovedvirkemidlene kommunen har i bekjempelsen av fattigdom. Deltakelse i program gir mulighet for tett og koordinert bistand for å komme i arbeid/aktivitet. KVP er en rettighet for personer som fyller inngangsvilkårene i STL 29. Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av KVP. Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om: kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP Med forsvarlig tildeling menes at aktuelle kandidater identifiseres og gis tilstrekkelig informasjon om KVP. Videre at Nav-kontoret foretar en forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning ved behandling av søknader. Når det gjelder forsvarlig gjennomføring, siktes det til at programmet iverksettes innen den lovbestemte tidsfristen på seks måneder etter søknad. Videre skal programmet som utformes være tilpasset den enkeltes behov og forutsetninger (individuelt tilpasset) og inneholde arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og eventuelt andre understøttende tiltak som kan være med på å forberede og støtte opp under overgang til arbeid. Programmene skal være helårlig og på full tid. Forsvarlig gjennomføring innebærer i tillegg at deltakerne får en tett og koordinert bistand. Programmet skal evalueres og justeres ved behov. Evalueringstidspunkt skal fremgå av programmet. Tilsynsmyndigheten har sett at Nav St. Hanshaugen har gode journalnotater som viser hvordan deltakerne i KVP får tett og koordinert bistand. Journalnotatene viser på en god måte hvordan brukermedvirkningen er ivaretatt, hvordan deltakerne følges opp i program, hvordan programmet tilpasses den enkelte og at det foretas en evaluering i den enkeltes sak. Gjennom intervjuer, dokumentgjennomgang og gjennomlesing av saksmapper fremstår det tydelig for tilsynsmyndigheten at deltakerne ved Nav St. Hanshaugen får en god tildeling av KVP og at deltakerne får tett sosialfaglig oppfølging. Tilsynsmyndigheten har videre sett at Nav St. Hanshaugen gjennom sine styringsaktiviteter regelmessig kontrollerer tildeling av KVP og gjennomføring av program, både i vedtakskontroller og stikkprøvekontroller. Nav St. Hanshaugen har på denne måten satt kontroll, evaluering og forbedring av tjenesten KVP, inn i et system som sikrer at prosedyrer og rutiner følges opp jevnlig og at praksis er i tråd med lov om sosiale tjenester i Nav. 5. Funn Det ble ikke avdekket avvik eller påpekt merknader under tilsynet. 6. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 4

5 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad Rundskriv Hovednr Lov om sosiale tjenester i NAV 7. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Nasjonale mål og prioriteringer 2015 Tildelingsbrev 2015 Årsbudsjett 2014 Kommunebrev 2015 Opplæringsplan ved Nav St. Hanshaugen Startinformasjon til nyansatte Bydelens årsberetning 2014 Virksomhetsplan 2015 Delegasjoner og fullmakter 2015 Stillingsinstruks fagkonsulent Referat partnerskapsmøte 2014 Organisasjonskart kommune pr. mars 2015 Oversikt over statlige ansatte pr. mars 2015 Avviksskjema Sjekkliste for rutiner i kvalifiseringsprogrammet Sjekkliste ved stikkprøvekontroll Henvisningsskjema til kvalifiseringsprogram Søknadsskjema Veiledning til arbeidsevnevurdering Informasjon til deltakere i kvalifiseringsprogram Huskeliste ved utarbeidelse av KVP-plan Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: 30 saksmapper hvorav 2 vedtak om avslag, 13 vedtak om stans og 15 vedtak om innvilgelse Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn pr. brev av Program for gjennomføring av tilsyn pr. brev av E-poster og telefoner i forbindelse med innhenting av dokumentasjon, avklaringer og andre praktiske opplysninger 8. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. 5

6 Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Anne Tommelstad Seksjonsleder, oppfølging 2 x Solveig Moltan Fagkonsulent, kvalifisering x x Anne Sofie Kallevik Mottakskonsulent, mottak x x x Sigurd Røeggen Seksjonssjef, Nav x x x Nadia Gran Saksbehandler, oppfølging x x x Andreas Berntsen Boligkonsulent, oppfølging 1 x Åse Weatherstone Saksbehandler, oppfølging 1 x Margrethe Bjørkli Saksbehandler, oppfølging 1 x x May Lundkvist Veileder, KVP x x Ali Ghazanfar Veileder, KVP x x x Robel Abraham Rådgiver, stat x x Tony A. Schultz Veileder, KVP x x Naima Scharning Boligkonsulent, oppfølging 1 x Kamilla Nomerstad Boligkonsulent, oppfølging 1 x Line Tunsve Fagkonsulent, oppfølging 1 x x Marte Krauss Kran Veileder, KVP x x Charlotte Brennesvik Fagkonsulent, KVP x x x Saeedeh Varestefar Seksjonsleder, publikumsmottak x x x Inger Døskeland Seksjonsleder, kvalifisering x x x Ellen Oldereid Bydelsdirektør x x Mari-Kristin Søndenfor Fagkonsulent, mottak x x Hassan Mughal Spesialkonsulent x x Randi Trøeng Seksjonsleder, oppfølging 1 x x Sara Herdal Caroline Alvestad Sosialkonsulent, oppfølging 1 Sosialkonsulent, oppfølging 1 Geir E. Larsen Enhetsleder (stat) x x Live Granli Controller (stat) x x Eva Bonkerud Oppfølging, AAP x Kristin Hafstad KVP x x x Noshaba Ullah Veileder, KVP x x x x 6

7 Navn Funksjons/stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Anne Tommelstad Seksjonsleder, oppfølging 2 x x Sigurd Røeggen Seksjonssjef, Nav Stab x x x Jørgen Hallvik Veileder, AAP x x Fra tilsynsmyndighetene deltok: Elin Landsverk, revisjonsleder Agnethe Lurén, revisor Rigmor Hartvedt, revisor 7