Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Transkript

1 Fylkesmannen i Oslo og Akershus Rapport fra tilsyn med lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved NAV Bærum Virksomhetens adresse: Postboks 40, 1304 Sandvika Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Marianne Fauske Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Tema for tilsynet er tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP). Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammet er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) 29, 30 og 31 samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om: kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder: - om tjenesten er tilgjengelig - om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder: - om tidsfrist for iverksetting av program overholdes - om kommunen tilbyr tilpasset program - om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav 1

2 Det ble gitt 1 avvik under tilsynet. Avvik 1: NAV Bærum sikrer ikke ved styring med tilstrekkelig innhold og omfang, at alle deltakere i KVP tilbys tilpasset program Dato: Mari Pleym revisjonsleder Signe-Else Bjørnstad revisor Hanne Kristiansen Valle revisor Eva Annie Bjørgen observatør 2

3 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Vurdering av virksomhetens styringssystem Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet

4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Bærum i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) 9 og kommuneloven kapittel 10 A. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Bærum kommune har innbyggere (per ). Kommunen er organisert slik at de utøvende tjenestestedene er enheter som rapporterer til enhetsleder, som igjen rapporterer til kommunalsjef. Rådmannen er øverste administrative leder i kommunen. NAV-kontoret er organisert med én enhetsleder og 6 avdelingsledere for henholdsvis stab/støtte, informasjonsavdeling, veiledningsavdeling, arbeidsgiveravdeling, oppfølging og kvalifisering 1 og oppfølging og kvalifisering 2. Kvalifiseringsprogrammet er organisert i oppfølging og kvalifisering 2 sammen med oppfølging av langtidsmottakere av sosialhjelp. Arbeidet med kvalifiseringsprogrammet for KVP-deltakere i alderen år er organisert i ungdomsteamet i informasjonsavdelingen. Per hadde kommunen 207 deltakere i KVP. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt

5 Intervjuer - 15 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om: kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, dvs. om tidsfrist for iverksetting overholdes, kommunen tilbyr tilpasset program og driver oppfølgingsarbeid i henhold til lov- og forskriftskrav 5. Funn Det ble gitt 1 avvik under tilsynet. Avvik 1: NAV Bærum sikrer ikke ved styring med tilstrekkelig innhold og omfang, at alle deltakere i KVP tilbys tilpasset program Avvik fra følgende myndighetskrav: STL 4, 5, 30, 42, forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad 1 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV 4 og 5 Avviket bygger på følgende: En gjennomgang av saksmapper viser at deltakere har perioder uten konkret innhold, spesielt i oppstartsfasen. Program kan være iverksatt ved ferieperioder uten at programmet har et innhold. Det er sjelden dokumentert i saken hvilke vurderinger som er knyttet til fastsettelse av oppstartsdato før hensiktsmessige tiltak er på plass. Tilsynsmyndigheten har funnet flere eksempler på at iverksettelse har blitt satt til et tidspunkt før søknad er levert og/eller vedtak er fattet. Et eksempel: Søknad ble levert , vedtaket ble truffet og programperioden ble satt til Vedkommende startet ikke opp på tiltak før Det fremkommer at flere deltakere over lengre perioder har få timer med planlagte tiltak og aktiviteter uten at begrunnelsen for tidsbruken er dokumentert. Kommunen definerer deltakelse i kurs fra som et fulltidsprogram uten at det er dokumentert i saken hva de resterende 7,5 timene pr. uke skal inneholde. Kommunen fører journalnotater, men det er likevel i mange tilfeller vanskelig å etterspore hvilke vurderinger som er foretatt vedrørende programinnhold og tidsbruk. Ukeplan/timeplan eller lignende planverktøy kan tilsynsmyndigheten kun spore i et fåtall saker. 5

6 Ved mappegjennomgang finner tilsynsmyndigheten ikke fullstendig dokumentasjon knyttet til når arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking er igangsatt. Det opplyses at evalueringer foretas kontinuerlig. Tilsynsmyndigheten finner det imidlertid ikke dokumentert at det foretas en grundigere, systematisk evaluering etter konkret avtale med deltaker og som fremkommer i programmet. De ulike enheter som følger opp deltakere i KVP, har møtepunkter der det er rom for diskusjon av enkeltsaker og tilgang på fagansvarlig for veiledning og rodegjennomgang. Ledelsen har imidlertid ikke kontrolltiltak som har avdekket mangler knyttet til plikten å tilby tilpasset program. Ledelsen har ikke gjennomført en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen har et formalisert avvikssystem. Flere ansatte melder at de ikke har fått opplæring i bruk av systemet og at de ikke er kjent med hvilke feil og mangler ved tjenesten som skal meldes. 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem KVP er et av de viktigste virkemiddel kommunen har for å kunne få langtidsbrukere av sosialtjenenesten og andre som har vært utenfor arbeidslivet tilbake i arbeid/aktivitet. Ledelsen har et ansvar for å sørge for at tildeling og gjennomføring av tjenesten KVP skjer etter de lov- og forskriftskrav som er satt. Ledelsen er også ansvarlig for å sikre forsvarlige tjenester og etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematiske styringstiltak, jf. internkontrollforskriften. Ved gjennomgang av sakene kan tilsynsmyndigheten ikke alltid se at gjennomføringen av programmet, herunder tidsbruk og programinnhold, er dokumentert. Tilsynsmyndigheten kan heller ikke se at det alltid er foretatt konkrete vurderinger knyttet til den tidsbruken som er satt for hver enkelt deltaker. Dette vurderer tilsynsmyndigheten er sårbart, da det blir vanskelig å etterspore vurderingene som er foretatt i hver enkelt sak. Tilsynsmyndigheten finner videre at det vil være en risiko for at gjennomføringen av programmet vil avhenge av arbeidet hver enkelt ansatt utfører. Kvalifiseringsprogrammet er en engangsrettighet, og det er derfor helt avgjørende for at deltakerne skal lykkes i programmet, at det utformes et individuelt opplegg som sikrer forutsigbarhet, bidrar til å bedre deltakerens livssituasjon og som forbereder overgangen til arbeid. Det er særlig viktig at den enkelte deltaker får et tilpasset innhold i programmet fra oppstart og som er på fulltid og helårig. Tilsynsmyndigheten ser at enkelte deltakere vil kunne ha behov for en roligere oppstart som del av sin progresjon og utvikling i programmet. Det er derfor viktig at de konkrete vurderingene som er knyttet til timeantall og aktivitet blir foretatt og at dette dokumenteres i hver enkelt sak. Tilsynsmyndigheten kan ikke se at ledelsen har iverksatt tilstrekkelige styringstiltak for å sikre at dette overholdes. Kommunen har styringstiltak i form av at de ulike enhetene som følger opp deltakere i KVP, har møtepunkter der det er rom for diskusjon av enkeltsaker og tilgang på fagansvarlig for veiledning og rodegjennomgang. Ledelsen fører derimot ikke systematisk kontroll med om det tilbys tilpasset program, herunder om det er på fulltid og helårig, når arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking skal igangsettes, samt når det skal foretas evaluering av programmets innhold. 6

7 Styringsmessig bør det gå klart frem hvem som har oppgaver knyttet til å utarbeide tilpasset program til deltakerne av kvalifiseringsprogram. Det må også være klart hvem som har oppgaver knyttet til å følge med på om arbeidet med å tilpasse program generelt går som planlagt og utføres i henhold til lov- og forskriftskrav. Gode og tilstrekkelige tiltak for å sørge for at programmene er individuelt tilpasset må iverksettes. Fylkesmannen har fått tilsendt dokumentasjon på plan for revisjon av kvalitetssystemet i Helse og sosial som skal være ferdigstilt til Tilsynsmyndigheten mener at tiltaket vil være et positivt bidrag til kvalitetssikring av kvalifiseringsprogrammet. Kommunen har et formalisert system for å melde avvik. Det er ikke meldt feil eller mangler gjennom dette systemet som omhandler kvalitet på tjenesten. Det er viktig at de ansatte har kjennskap til hva som skal rapporteres, hvem det skal rapporteres til og på hvilken måte uønskede forhold skal meldes. Tilsynsmyndigheten vurderer at dersom ledelsen sikrer tilstrekkelig kunnskap og opplæring om rapportering av uønskede forhold, vil dette være et viktig bidrag til kontinuerlig forbedring av kvaliteten på tjenesten. Tilsynsmyndigheten vurderer at ledelsen må skaffe oversikt på alle områder med fare for svikt i arbeidet med å tildele og gjennomføre KVP. Risikovurderingene må være bakgrunn for vurderingene av hvilke tiltak det er nødvendig å iverksette for å bidra til at lov og forskriftskravene om tildeling og gjennomføring av KVP overholdes. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse ) Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (ikrafttredelse ) Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse ) Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse ) Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen (ikrafttredelse ) Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad (ikrafttredelse ) Rundskriv Hovednr Lov om sosiale tjenester i NAV, datert Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: 1. Evaluering NAV Bærum 2. Organisasjonskart 3. Lokal samarbeidsavtale 4. Årsrapport Virksomhetsplan Handlingsprogram Markedsnytt nr Rutiner for tilgjengelighet og informasjon i kvalifiseringsprogrammet 9. Rutiner Kvalifiseringsprogrammet NAV Bærum 10. Gjennomgang av delegasjonsreglene 11. Maler delegasjonsvedtak og delegasjonsfullmakt 7

8 12. Prosedyre - 18 og 19 vedtak i lov om sosiale tjenester i NAV 13. Prosedyre godkjenning av enkeltvedtak 14. Oversikt over ansatte i kvalifiseringsprogrammet 15. Stillingsannonser veileder og fagkonsulent 16. Oversikt over møtestruktur der KVP er tema 17. Bemanning pr kommunalt ansatte 18. Kontrolliste for KVP-søkere første samtale 19. Prosedyre for avklaring og kartlegging av nye brukere i kvalifiseringsprogrammet 20. Søknad om deltakelse i kvalifiseringsprogrammet 21. Prosedyre for kvalifiseringsprogrammet 22. Prosedyre for overføring av brukere fra en avdeling til en annen 23. Rutiner for overføring av brukere fra standard situasjonsbestemt innsats til spesielt tilpasset innsats 24. Felles elektronisk avviksskjema trinn for trinn 25. Regler for avvikshåndtering 26. Prosedyre for stikkprøvekontroll på vedtak som godkjennes av saksbehandler etter lov om sosiale tjenester i NAV 27. Opplæringsplan KVP 28. Opplæringsplan for nytilsatte i oppfølgingsavdelingen 29. Opplæringsplan for nytilsatte i publikumsmottaket 30. Oversikt over innvilgede program med opplysninger om søknadsdato og iverksettingsdato (evnt. planlagt iverksetting). Tidsperiode Seks siste enkeltvedtak (anonymisert) om tildeling av kvalifiseringsprogram (tre innvilgelser og tre avslag), vedlagt de dokumenter som ligger til grunn for vedtakene, herunder journalnotater, arbeidsevnevurderinger 32. De to siste referatene fra partnerskapsmøte samt to siste referater fra brukerutvalg 33. Bærum kommune Internrevisjonsrapport klientutbetalinger, november Prosedyre for anvisning av ytelse ifht lov om sosiale tjenester i NAV 35. Plan for revisjon av kvalitetssystemet i Helse og sosial 36. Prosedyre for saksbehandling etter lov om sosiale tjenester i NAV 37. Oversikt kompetansetiltak for NAV Akershus høsten 2013 Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: 34 saksmapper KVP, hvor av 19 innvilgelser og 15 avslag. Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn per brev den Program sendt per e-post og brev den E-poster i forbindelse med innhenting av dokumenter og andre praktiske opplysninger Telefon 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Hege Schilling Veileder, sosial Sølvi Haugen Veileder, sosial 8

9 Hilde Johnsen Veileder, sosial Mari-Ann Bøe Simonsen Rådgiver, KVP/intro Elisa D. Rasmussen Veileder, KVP Birgitte B. Melbye Veileder, KVP Kari Mette Sørgård Veileder, KVP Kristin Gressberg Veileder, KVP Runa Asp Veileder, KVP Pia Myhre Eirin M. Ulleberg Hansen Veileder/prosjektkoordinator, KVP ungdomsteam Veileder, KVP Heidi Holmen Teamleder, ungdomsteam Nina Elisabeth Wolmar Stine E. Mellem Veileder, KVP ungdomsteam Veileder, sosial/kvp ungdomsteam Espen Garmann Veileder, sosial Cai Birger Nesset Spesialrådgiver, forvaltningsenheten Tom Skar Fagansvarlig, KVP Ellen Dillevig Fagansvarlig, sosial Ann-Cathrin Møglestue Fagansvarlig, AAP Birthe Christensen Fagkonsulent, sosial Heidi Fondevik Fagkonsulent, sosial Beate Broderstad Fagkonsulent, KVP Zainab Mushtaq Fagkonsulent, KVP Elisabeth Wold Fagkonsulent, sosial Hanne Hammersborg Fagkonsulent, sosial Victoria S. Nilsen Fagkonsulent, sosial Karianne Wiken Fagkonsulent, sosial Victoria E. Jarnæs Fagkonsulent, sosial Monica Holmsen Fagkonsulent, sosial Wenke Aas Fagkonsulent, KVP Siri B. Dale Ba Søreide Avdelingsleder, veiledningsavdelingen Avdelingsleder, informasjonsavdelingen 9

10 Edel Hegerholm NAV-leder Marianne A. Fauske Avdelingsleder, oppfølgingsavdeling 2 Inger Merete Busch Fagkonsulent, sosial Martine S. Wiig Fagkonsulent, oppfølging Reneé E. Plenby Fagkonsulent, oppfølging Truls Skjelbred Øyvind Tomren Aleksandra Gajinov Jannicke S. Knutsen Rådgiver/fagansvarlig, informasjonsavdelingen Fagkonsulent, informasjonsavdelingen Rådgiver/fagansvarlig, veiledningsavdelingen Veileder, veiledningsavdelingen Caroline Kleppestø Fagkonsulent, sosial Kristin Tanberg Fagkonsulent, veiledningsavdelingen Jon R. Bjørn Rådgiver/controller, stab Bente Breiby Regnskap, stab Silje Sætre Veileder, KVP Erika Fiszter Fagansvarlig, veiledningsavdelingen Trond L. Petersen Spesialkonsulent, sosial Trine E. Bakkeli Kommunalsjef, helse og sosial Liv Eriksen Avdelingsleder, oppfølging 1 Elisabeth Wold Fagkonsulent, sosial Marian Eldstad Fagkonsulent, sosial Wenche Simensen Avdelingsleder, arbeidsgiveravdelingen Azar Gholami Fagkonsulent, KVP Fra tilsynsmyndighetene deltok: Mari Pleym, revisjonsleder Signe-Else Bjørnstad, revisor Hanne Kristiansen Valle, revisor Eva Annie Bjørgen, observatør 10