Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II for rammeavtale om kjøp av møbler Tilbudsfrist: 10. oktober 2014 kl. 12:00 Saksnummer: 1404068
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Taushetsplikt... 5 2.3 Forbehold og avvik... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 6 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.6 Tilleggsopplysninger... 6 3 Kvalifikasjonskrav... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 4 TILDELINGSKRITERIER... 9 4.1 Vektingsmodell... 11 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 11 5.1 Innlevering av tilbud... 11 5.2 Tilbudets utforming... 12 6 Vedlegg... 12 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Post- og teletilsynet (PT) fører tilsyn med aktørene i post- og telemarkedene og forvalter viktige samfunnsressurser som frekvenser og nummer. Gjennom sitt arbeid bidrar PT til best mulig post- og teletjenester for brukerne, det vil si kvalitativt gode tjenester til lavest mulig pris. PT bidrar til å øke sikkerheten og beredskapen i telenettene og arbeider for å fremme norske interesser internasjonalt i post- og telesektoren. Etaten rapporterer til Samferdselsdepartementet og har om lag 150 ansatte. Hovedkontoret ligger i Lillesand. Mer informasjon finner du på www.npt.no. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Charlotte Raudsandmoen Postadresse: Postboks 93 Besøksadresse: Nygård 1 e-post: rcr@npt.no Telefon: 22 82 47 11 Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formal - befaring Post- og teletilsynet ønsker å inngå en rammeavtale om kjøp av møbler og inventar. Rammeavtalen for tilsynets hovedkontor som er lokalisert i Lillesand. Post og teletilsynet flyttet til Lillesand i 2007, og majoriteten av møblementet er fra denne tiden. Behovet for møbler vil i all hovedsak bestå av å supplere allerede eksisterende møblement, samt bytte ut dagens møblement der det er behov for det. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til dette konkurransegrunnlag - Kravspesifikasjon. 3
Det vil bli anledning til å befare lokalet og dagens interiør den 8. september 2014 kl. 09.00. Påmelding til Charlotte Raudsandmoen på rcr@npt.no senest innen kl. 16.00 fredag 5. september. 1.3 Kontraktsperiode Avtalen vil ha en varighet på 2 år (24 mnd). Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med 1 + 1 år slik at total mulig kontraktslengde blir 4 år. Utøvelse av opsjonen må varsles skriftlig senest tre måneder før avtalens utløp. 1.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlag: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Kravspesifikasjon med bilag Vedlegg 3: Kontraktsdokument 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no 1.7 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 29.8.2014 Tilbudsbefaring 8.9.2014 kl. 09.00 Frist for å levere tilbud 10.10.2014, kl. 12.00 Tilbudsåpning 10.10.2014, kl. 12.30 Tilbudets vedståelsesfrist 1.12.2014 kl. 12.00 Evaluering Uke 42 Meddelelse om tildeling Uke 43 Karensperiode (frist til å klage til oppdragsgiver) 10 dager etter tildeling Kontraktsinngåelse 10 dager etter tildeling Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 4
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan 5
medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.7 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Frist for å komme med spørsmål er en uke før tilbudsfristens utløp. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 1404068» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 6
3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se www.skatteetaten.no Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra datoen tilbudsfristen går ut. HMS-egenerklæring Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Dokumentasjonskrav eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 7
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Leverandørens to siste avsluttede årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav - eksempler Leverandøren som sådan skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag i løpet av de siste tre årene. Med tilsvarende oppdrag menes leveranser av møblement (supplement) til kontorbedrifter med tilsvarende størrelse som Post- og teletilsynet. Produsenten skal ha internt miljøstyringssystem. Leverandøren skal ha rutiner for kvalitetssikring, herunder sporbarhet av de produkter som omfattes av tilbudet. Dokumentasjonskrav - eksempler Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Dersom dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO 14001 eller tilsvarende tredjepartsverifiserte systemer, er det tilstrekkelig å legge frem et gyldig sertifikat. Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er oppfylt. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO 14001 eller tilsvarende tredjepartsverifiserte systemer, kan gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. 8
Krav - eksempler Leverandøren skal ha rutiner for å sikre at de tilbudte produktene ikke inneholder forbudte stoff eller stoffblandinger, eller ulovlig høye konsentrasjoner av strengt regulerte stoffer i henhold til produktforskriften (FOR-2004-06-01-922) eller stoffer som fremkommer på STFs prioriteringsliste. Dokumentasjonskrav - eksempler Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er oppfylt, alternativt Svanelisens eller tilsvarende miljømerkeordninger. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001 eller tilsvarende tredjepartsverifiserte systemer, kan gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet, design, utvalg/bredde i produktspekteret Pris 40 % Leverandørens løsningsforslag, samt datablad og sortimentsoversikt. 30 % Ferdig utfylt prisskjema Fastpris på spesifiserte produkt 60 % Rabattsats øvrige produkter 40 % Leveringsdyktighet og 30 % Leverandørens redegjørelse 9
Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav kundeservice Ad. kvalitet, design og produktutvalg Ved evaluering av dette tildelingskriteriet vil Post- og teletilsynet legge vekt på de tilbudte produktenes kvalitet. Herunder at produktene er solid bygget, er holdbare og slitesterke, samt estetisk sett har et design som er tilpasset eksisterende inventar og bruk. Vurderingen vil bli foretatt basert på produktinformasjon gitt av leverandøren, og fremlagt brosjyre/datablad for det hvert av produktene i bilag 1 til Kravspesifikasjonen. Det skal vedlegges bilder av hvert av de tilbudte produktene, samt vareprøve på stoff som er benyttet i tilbudt produkt. Det vil særlig bli lagt vekt på i hvilken utstrekning de tilbudte produkter estetisk sett passer inn i Post- og teletilsynets designprofil, samt eksisterende møblement. For supplering av møbler er det viktig at leverandøren kan tilby likt eller svært tilsvarende produkt. Dette vil vurderes på dette punkt. Videre vil bredden i produktspekteret vektlegges, herunder bredden av produkter som estetisk sett har et design som er tilpasset eksisterende inventar og bruk. Leverandøren skal beskrive sitt produktutvalg/sortiment utover det som fremgår av bilag 1 til kravspesifikasjonen. Det skal legges ved brosjyrer/produktkatalog. Ad. pris Ved evaluering av pris vil PT legge til grunn de utfylte prisene for de spesifiserte produktene i Bilag 4 Prisskjema. Det gjøres oppmerksom på at oppgitte priser må være entydige for å sikre sammenlignbarhet. Tilbyder skal gi pris på de detaljspesifikasjoner som fremgår av Bilag 1 til Kravspesifikasjonen slik at tilbudene er sammenlignbare. Alle produkter i prisskjemaet skal prissettes. Det skal oppgis kun ett produkt med en pris for de enkelte opplistete produktene. Prisene skal oppgis eksklusiv merverdiavgift, og inkludere levering og montering. For andre produkter enn de som fremgår av prisskjema, skal tilbyder gi en generell fast rabattsats. Ad. leveringstid og kundeservice 10
Under dette kriteriet vil leverandørens beskrivelse av bestillings- og leveringsapparatet vurderes, herunder rutiner for håndtering av reklamasjoner. Tilsvarende vil leverandørens beskrivelse av leveringstid vurderes, herunder hvordan tilbyder vil legge til rette for utprøving. Det vil bli lagt særlig vekt på leveringstid av møteromstoler (ved bestilling av 10 eller flere stoler). 4.1 Vektingsmodell Tilbudene vil bli evaluert etter en forholdsmessig vektingsmodell. Under evalueringen av tildelingskriteriene vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Post- og teletilsynet Att: Charlotte Raudsandmoen Adresse: Postboks 93, 4791 Lillesand Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 1404068 v/ Charlotte Raudsandmoen Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 11
5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Bruk gjerne skilleark. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Nr. Dokument Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet 1. må inneholde følgende: Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget (inkludert kravspesfikasjon), utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlag. Navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2. Skatteattest Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest Attest på betalt merverdiavgift fra skattekontoret. 4. HMS - egenerklæring 5. Firmaattest Leverandørens siste avsluttede årsregnskap inkludert styrets årsberetning og 6. revisorerklæring. 7. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. 8. Beskrivelse av miljøledelsessystem/rutiner (eventuelle sertifikater) 9. Beskrivelse av rutiner for kvalitetssikring (eventuelle sertifikater) 10. Beskrivelse av rutiner for å sikre at produktene ikke inneholder forbudte stoff Leverandørens løsningsspesifikasjon (svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon 11. med etterspurt dokumentasjon og egenerklæringer). 12. Utfylt prisbilag (bilag 4 til dette konkurransegrunnlag). 6 Vedlegg Bilag 1: HMS- egenerklæring Bilag 2: Kravspesifikasjon med bilag 12
Bilag 3: Kontrakt Bilag 4: Prisskjema 13
Bilag 1 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 14