Felles IKT-strategi for hadelandskommunene 2005-2009 Versjon 1-0

Felles IKT-strategi for hadelandskommunene 2005-2009 Versjon 1-0 Riktig bruk av IKT * kan ha avgjørende betydning for om kommunene når sine mål *) IKT: Informasjons- og kommunikasjons-teknologi Et begrep som i tillegg til alle former for virksomhet knyttet til behandling, presentasjon og oppbevaring av informasjon (vi tenker da som oftest på bruk av datamaskiner og datateknologi), også dekker annen teknologi for kommunikasjon og utveksling av informasjon. Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 1/14

Om dokumentet Felles IKT-strategi for hadelandskommunene 2005-2009 som resultat av felles IKTprosjekt 2004-2006 et forord. Prosjektgruppa blei gitt et mandat som omfattet m.a. ferdigstillelse av et felles strategidokument: Ferdigstillelse felles IKT-strategi (versjon 1) med eventuell revisjon av vedtatte hovedmål og hovedstrategi: Styringsgruppemøte oktober-november. Dokumentet blei i sin tid bestilt av styringsgruppa, etter at IKT-forprosjektet hadde levert sin rapport. Styringsgruppas behov da var å se hva en felles strategi kunne innebære. Da styringsgruppa før jul 2005 la fram sak om videreføring av skjønnsmiddelprosjektene, var også IKTprosjektet inkludert. Dette dokumentet Felles IKT-strategi for hadelandskommunene 2005-2009 blei da ikke lagt ved, bare daværende kapittel 2, målformuleringene som blei vedtatt politisk. Resten av dokumentet hadde med andre ord (foreløpig) status som en forklaring til mål- og strategiformuleringene. IKT-prosjektet har i 2006 jobbet med teksten i dokumentet Felles IKT-strategi for hadelandskommunene 2005-2009 med to målsetninger: 1. Generelt: Bearbeide teksten slik at det som står i dokumentet er vår tekst. Styringsgruppa for prosjektet (rådmennene) har ikke gått så langt som til å gi dette dokumentet noen formell status. Det foreliggende dokumentet skal altså leses som en utfoldelse av, en forklaring til, de vedtatte målsetningene. 2. Spesielt: Vurdere mål-formuleringene (i kap 2) og eventuelt foreslå endringer. Prosjektgruppa har ikke foreslått vesentlige endringer. Styringsgruppa har fastholdt formuleringene fra 2005-vedtaket. Politisk vedtak OVERORDNET MÅL - OVERORDNET IKTSTRATEGI Kapittel 2 i Felles IKT-strategi for hadelandskommunene 2005-2009 Administrativt vedtak (styringsgruppa): Strategidokumentet Felles IKT-strategi for hadelandskommunene 2005-2009 Prosjektet skulle i tillegg bidra til at hver kommune utarbeider handlingsplan for sitt IKT-arbeid for 2006 og påfølgende år (2007-2009). Kommunene tenkes fortsatt ansvarlige for egen plan, men det er forventet at en holder hverandre orientert. Intensjonen i prosjektet tilsier at like planmomenter og planer som drar i samme retning er suksessfaktorer! HANDLINGSPLAN JEVNAKER KOMMUNE Felles aktiviteter HANDLINGSPLAN LUNNER KOMMUNE Felles aktiviteter HANDLINGSPLAN GRAN KOMMUNE Felles aktiviteter I den grad kommunene etablerer fellesprosjekter - felles i begge betydninger: løse arbeidsoppgaver som fellesløsning eller løse arbeidsoppgaver på samme måte og samtidig (koordinert) vil handlingsplanene ha en felles struktur: 1. fellesaktiviteter 2. koordinerte aktiviteter 3. egne aktiviteter Koordinerte aktiviteter Egne aktiviteter Koordinerte aktiviteter Egne aktiviteter Koordinerte aktiviteter Egne aktiviteter Kommunene er fortsatt frie til å drive egen IKT-utvikling; prosjektets intensjon er at disse aktivitetene planlegges og igangsettes med et bevisst forhold til vedtatte felles hovedmål og felles IKT-strategi. 06.11.2006 Gaute Øvrebotten prosjektleder Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 2/14

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 VEDTATTE MÅL OG STRATEGIER 4 2 HVORFOR IKT-STRATEGI? 4 3 INNSATSOMRÅDER SOM DEKKES AV IKT-STRATEGIEN 6 3.1 Satsningsområde IKT-drift 6 3.2 Satsningsområde Publikum 7 3.3 Satsningsområde Organisasjon 7 3.4 Satsningsområde Den enkelte ansatte 8 4 HVA STRATEGIEN INNEBÆRER 8 4.1 Muligheter for våre brukere * om innsatsområdene blir fulgt 8 4.2 Utvikling av organisasjonen 8 5 VEDLEGG 9 Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 3/14

1 VEDTATTE MÅL OG STRATEGIER De tre kommunestyrene ga ved avslutninga av IKT-forprosjektet (november-desember 2005) sin tilslutning til et sett felles overordnede mål- og strategiformuleringer for perioden 2006 2009. Overordnet mål for bruk av IKT i hadelandskommunene Brukerne i sentrum. Kostnadseffektivisering. En enhetlig og fremtidsrettet bruk av teknologi for modernisering og effektivisering. Overordnet IKT-strategi IKT skal prioriteres som redskap for sterkere samhandling mellom hadelandskommunene, mellom den enkelte kommune og publikum, samt bedre og mer tilgjengelige tjenester. Ved bruk av teknologi ønsker man å legge til rette for en god samhandling mellom kommunene og næringslivet i regionene. Tjenestefokus og kommuneorganisasjonenes mål skal styre valg av IKT-systemer, ikke teknologien. Den enkelte kommunale organisasjon skal kontinuerlig fornyes og endres i takt med de muligheter IKT-utviklingen gir for organisering og arbeidsprosesser. Videreføre bruken av bredbåndsnettet internt i hver kommune og mellom kommuneadministrasjonene. Tilstrebe harmonisering av programvare, utstyr og nett. Ved valg av nye systemer skal det legges til grunn en kravspesifikasjon og begrunnelse. Systemene skal følge standarder, være ferdige produkter og utprøvde versjoner. 2 HVORFOR IKT-STRATEGI? IKT-strategien omhandler de mål og retningslinjer som skal ligge til grunn for den samlede anvendelse av informasjonsteknologi og skal bidra til videre utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologien slik at den på best mulig måte støtter opp om kommunenes tjenesteproduksjon. Kommunenes viktigste ressurs er den enkelte ansattes kompetanse og mulighet til å videreutvikle denne. Organisasjonenes egen evne til utvikling i takt med medarbeiderne og kravene utenfra er en viktig suksessfaktor. Kunnskapssamfunnet kan skape økt konkurranse om arbeidskraften i regionene. Nye generasjoner med arbeidstakere er mer vant med elektroniske hjelpemidler og IKT åpner for mer fleksible løsninger innen arbeidstid, selvstendighet/ansvar og mer mobile arbeidsplasser. Dette er en utfordring for en organisasjon som ønsker at personalet skal være tilgjengelig for dem som benytter kommunens tjenester. IKT gir muligheter for å ivareta både fleksibilitet og tilgjengelighet. I kommunene er styring og standardisering av IKT-løsninger ønskelig av to grunner, løsninger som innbyggerne er i befatning med og selve infrastrukturen. Standardisering av løsninger er kostnadseffektivt med hensyn til anskaffelse, drift, opplæring, brukerstøtte og brukerkompetanse. Standardisering kan også sikre at systemene i kommunene tilfredsstiller et sett av regler som gjør at arbeidet med integrasjon mot andre systemer forenkles. Den felles IKT-strategien skal være et verktøy for den enkelte kommune og kommunene sammen, men for at den skal fungere som et godt styringsverktøy, kreves det et godt samarbeid. For at dette Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 4/14

skal fungere over tid og uavhengig av enkeltpersoner, er det avgjørende at det er utarbeidet klare og langsiktige avtaler mellom kommunene om ansvarsområder, kommunikasjonskanaler og måter å løse uenigheter på. Uten felles forståelse for hvordan ting skal fungere, vil det lett oppstå uenighet og usikkerhet som vil hindre effektiv utnyttelse og utvikling av felles systemer. Det må være en felles forståelse av hvem som har beslutningsmyndighet og hva dette innebærer for alle parter. Ved et samarbeid basert på felles rammer, for eksempel felles kjøring av et fagsystem, vil ikke den enkelte kommune lenger kunne bestemme for eksempel når et system skal oppgraderes. Dette må gjøres felles for alle samtidig og gir slik føringer for arbeidsoppgaver og økonomi for partene. Muligheter i samarbeid. Et samarbeid på IKT-området for kommunene Jevnaker, Lunner og Gran har i utgangspuktet et stort potensiale fordi kommunene har mange likhetstrekk knyttet til fremtidige utfordringer. Kommunene har hatt ulike satsningsområder og prioriteringer for bruk av IKT; det er mye som tyder på at dette skyldes manglende fokus på IKT som et strategisk verktøy for utvikling og drift. Prosjektåret 2006 har vist at det er lengre til et omfattende samarbeid enn kommunene kanskje trodde på forhånd. Noe av forklaringen ligger i resultatet av det såkalte kommunestrukturprosjektet, der kommunene har vurdert kommunesammenslåing. Jevnaker var tidlig klare med standpunktet egen kommune og som konsekvens klart ikke ønsker samorganisering av mulige felles løsninger. Lunner og Grans intensjon om å avklare en framtidig sammenslåing mellom de to kommunene har dratt i langdrag som konsekvens har disse to kommunene vegret seg for å forskuttere. Året har i tillegg hatt en gjennomgående diskusjon omkring demokretisk underskudd og styringsproblematikk i forbindelse med interkommunale løsninger. 2006 har også vist at interessekamp om lokalisering av fellesaktiviteter er en snubletråd for samarbeid. Alt dette har bidratt til mindre driv i arbeidet med å søke felles løsninger på IKT-området. Uansett: Det er viktig for kommunene at lederne på alle nivå er bevisste på å utnytte IKT som et verktøy for modernisering og effektivisering i de tre kommunene. Kompetansemessig vil IKTmiljøene kunne utfylle hverandre og ha mulighet til å løfte i fellesskap. Et fast samarbeid forutsetter et samarbeidsorgan med klar beslutningsmyndighet på vegne av de samarbeidende kommunene. IKT-kompetanse kan organiseres som i dag og lokaliseres i de enkelte kommunene. Samarbeidet skal baseres på en felles IKT- og sikkerhetspolicy. Former for samarbeid. Det er etablert mange interkommunale grupperinger rundt omkring i landet de siste årene. Mange steder står IKT-samarbeid høyt på prioriteringslisten og så langt ser det ut til at samarbeidet ofte går langt bedre enn ansatte og andre berørte trodde før de gikk i gang. Hensikten med samarbeidet er som regel å redusere kostnader, dele personressurser og samtidig bedre servicen overfor innbyggerne. Høy oppmerksomhet på intern service / brukerstøtte og kompetansebygging gir som regel god effekt. Samarbeid på IKT-området er krevende. Det blir viktig å velge en måte å organisere dette arbeidet på som ikke resulterer i at man får en enhet som er seg selv nok. Det er viktig å ta hensyn til de politiske og det kulturelle grunnlaget for samarbeidet mellom kommunene. Dette gjelder selvfølgelig viljen til samarbeid, og ikke minst graden av tillit og felles oppfatning av de definerte mål og virkemidler. Solid forankring på politisk og administrativt nivå, felles forståelse for synergi og et godt klima for samarbeid hos alle medarbeiderne er en forutsetning for å lykkes. Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 5/14

3 INNSATSOMRÅDER SOM DEKKES AV IKT-STRATEGIEN Kommunenes IKT-bruk er underlagt lover, forskrifter, avtaler og politiske føringer både sentralt og lokalt. Sikring av informasjon mot utilsiktet endring, tap og innsyn skal være prioritert høyt. Ny lov om personinformasjon stiller nye krav til sikring av enkeltmenneskets rettigheter og behandling av personinformasjon. Ønsket om tilgjengelighet til offentlig informasjon via internett, samtidig som den personrelaterte informasjonen skal skjermes, er en utfordring. Vi har gjennom bruk av internett fått en rask utvikling av nye former for kommunikasjon. I dette ligge det store muligheter til forenkling, større tilgjengelighet og effektivisering. Det blir viktig for hadelandskommunene å utnytte IKT til alternativ samhandling med den delen av publikum og brukere som har tilgang til internett. Kommunenes teknologi- og tjenesteutvikling må skje i kontakt med sentrale initiativ: Være i dialog med og følge opp initiativ fra KS - ekommune 2009 Ta hensyn til Statens planer sist i enorge 2009 det digitale spranget Man bør så langt det er praktisk mulig og økonomisk regningssvarende gjøre bruk av åpne standarder, tjenesteorientert arkitektur og åpen kildekode. I det følgende skisseres ønsket utvikling på fire innsatsområder for perioden 2007-2010. (Kommunene må følge opp med en tilordning av utviklingsoppgaver for skole-ikt når Kunnskapsløftet er avsluttet.) 3.1 Satsningsområde IKT-drift Ingen systemer er bedre enn det svakeste ledd. Dette er spesielt gyldig for området IKT. Alle ledd må være på plass og fungere for at brukeren skal få et funksjonelt system. Samtidig endres faktorene her raskere enn vi liker å tenke på. Kommunene med sitt store spekter av fagoppgaver er avhengig av mange forskjellige systemer med forskjellige krav til funksjonalitet og sikkerhet, samtidig med at kravet til integrasjon mellom systemer øker for å unngå dobbeltregistrering. Endring på et område vil ofte kreve endringer på flere andre områder samtidig. Det er derfor helt nødvendig å ha en plan for hva man ønsker å oppnå ved bruk av IKT og hvilke krav som stilles til funksjon, sikkerhet og hastighet. Prioritering av ulike tiltak og rekkefølgen for gjennomføring av disse er derfor svært viktig. Dette fordi flere områder vil være avhengig av at infrastruktur og integrasjon mellom ulike systemer er på plass for å få full effekt. Infrastruktur: Sikre at videre arbeid med infrastruktur i de tre kommunene ikke hindrer, men så langt det er mulig, muliggjør fremtidig felles drift av servere og fagprogrammer. Sørge for at det etablerte bredbåndsnettet utvikles og at dette utviklingsarbeidet er prioritert med tanke på øvrige oppgaver i samarbeidet. Bredbåndssatsningen er også en viktig premiss i ønsket om å oppnå lettere kommunikasjon kommunene imellom og i dialogen med kommunenes innbyggere og næringsliv. Brukerstøtte: Kommunene bør samarbeide om brukerstøttetjenestene. Her kan man vurdere 1. og 2. linjesupport ved å utnytte de muligheter som ligger i telefonisystemene og et ekstranett (felles portalløsning) for kommunene. Kompetanse: Søke samarbeid om felles kompetanseutvikling på IKT for alle nivå. (Utveksling av undervisningsopplegg gjennomføring av felles undervisning) Portal (hjemmeside): Felles regional portal for de tre kommunene har vært vurdert som uaktuelt pr dato. Regionrådet har dessuten etablert egen hjemmeside. Utfordringer fra Min side Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 6/14

og framtidig tjenesteleveranse over internett gjør likevel felles portal til et tema som ikke kan legges helt til side. Teknisk samarbeid f eks om felles server for hjemmesider må holdes åpent av samme grunn. Felles utviklingsarbeid for publisering på nett må vurderes. Uansett skal kommunene ta i bruk sentralt utarbeidede verktøy for å informere brukere om de tjenestene kommunene leverer/tilbyr. (F eks for tjenestebeskrivelser på den Nasjonale tjenestekatalogen eller KS nasjonale skjemakatalog.) Fagsystemer: Primært tilstrebe like dataløsninger i de tre hadelandskommunene. Felles løsninger skal vurderes fortløpende. Organisering: Ta konkret stilling til hvordan eventuelle samarbeid skal organiseres fra sak til sak. 3.2 Satsningsområde Publikum Kommunenes utgangspunkt er tjenestene i sentrum. Samtidig har man gjennom bruk av Internettet fått en raskere utvikling av nye former for kommunikasjon. Her ligger det store muligheter til forenkling og bedre tilgjengelighet og effektivisering. Det viktige nå blir å utnytte IKT til annerledes og alternativ samhandling med den delen av publikum og brukere som er koblet til Internett. Digitale tjenester til innbyggerne: Alle relevante interaktive tjenester som har innbyggerne som målgruppe skal være tilgjengelige gjennom innbyggerportalen (hjemmeside). Digitale rettigheter: Den enkelte innbygger skal selv kunne velge om henvendelser fra og kommunikasjon med det offentlige skal skje elektronisk. Informasjon som kommunene forvalter og har rettigheter til, skal gjøres lett tilgjengelig. 3.3 Satsningsområde Organisasjon IKT-strategien søker muligheter og gevinster, men den har også som mål å unngå de ulemper som ureflektert innføring av IKT kan medføre. IKT i en moderne organisasjon er et viktig verktøy dersom det har oppmerksomhet, styres og har forankring i toppledelsen. God ledelse, organisering og kompetanse er isolert sett viktigere enn nye IKT-løsninger. Begrunnelsen for å videreutvikle eksisterende løsninger eller innføre ny informasjonsteknologi kan være forskjellige. I noen tilfeller vil det være slik at en ikke har noe valg fordi utviklingen generelt sett krever det, f. eks. i kommunikasjon med omverden. IT er slik sett en nødvendig og uunngåelig kostnad. Likevel vil de fleste valg være begrunnet i økt effektivitet og bedre kvalitet. Grunnleggende digitale ferdigheter er viktig både for å hindre utstøting fra arbeidslivet og for å gjøre det lettere å komme tilbake i arbeid. Det er et lederansvar å legge til rette for at ansatte får nødvendig og tilstrekkelig opplæring. Søke etter og sikre gevinstrealisering og nye måter å arbeide på. IKT skal bidra til at like oppgaver og tjenester skal gjøres likt, dvs. samme systemer, rutiner, kvalitet, tidsfrister osv. slik at brukerne opplever tjenestetilbudet som likt og at høyere effektivitet oppnås. IKT skal brukes aktivt for å styrke dialog og forenkle samhandling for å koordinere tjenestene mellom forvaltningsnivåene og som verktøy i dialogen med brukerne. Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 7/14

Avtaler med eksterne leverandører skal sikre høy driftsstabilitet med presise kvalitetskriterier som gjør det mulig for kontrakteierne å vurdere og håndtere avvik profesjonelt. Følge sentrale programmer: Offentlig sektor skal legge til rette for digital samhandling på tvers av de ulike forvaltningsnivåene, virksomhetene og fagsektorene og mellom offentlig og privat sektor. 3.4 Satsningsområde Den enkelte ansatte Opplæring og kurs innen IKT skjer ut fra organisasjonens behov. Opplæring skal i hovedsak utføres ved hjelp av i hovedsak interne kursholdere. Opplæring innen IKT er både en rett og plikt for den ansatte. Kommunen skal yte god intern service når det gjelder brukerstøtte og skal utvikle et system for help-desk. Den enkelte ansatte har et særskilt ansvar for å holde seg ajour med tilgjengelig informasjon lagt ut på nett. Opplæring innebærer både organisert opplæring og nabohjelp (plikt og rett). Gjelder fagprogrammer og allmennkunnskap. Hva er ansvaret til IKT og faget? 4 HVA STRATEGIEN INNEBÆRER 4.1 Muligheter for våre brukere * om innsatsområdene blir fulgt Tilgjengelighet til tjenester og informasjon (deltagelse i "Min-side") "Fritt" valg av kanal i dialogen med kommunene. Internett, telefon, sms, brev eller fysisk oppmøte i servicetorgene Oversikt over kommunens tjenester katalog med tjenestebeskrivelser Elektroniske tjenester på nett (for eksempel barnehagesøknad, SFO, osv). Innsyn i de tjenestene man er tildelt Bedret skolehverdag for elevene. *Bruker er her først og fremst en person som benytter offentlige tjenester. 4.2 Utvikling av organisasjonen Nye organisasjonsformer, IKT-systemer og rutiner kan sammen bidra til at brukerne opplever tjenestetilbudet som likt og at høyere effektivitet oppnås. IKT-løsningene som benyttes for samme type oppgaver i kommunene skal være standardiserte og like. Arbeidsprosesser og rutiner skal bidra til maksimalisering av bruken av IKT-verktøyene. Den enkelte ansatte - kommunen som arbeidsplass Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 8/14

Kommunene skal yte god intern service når det gjelder brukerstøtte og skal utvikle et felles system for "brukerhjelp" Den enkelte ansatt i kommunene har et særskilt ansvar for å holde seg ajour med tilgjengelig informasjon lagt ut på nettet (intranettet). Avtaler med eksterne leverandører skal sikre høy driftsstabilitet med presise kvalitetskriterier som gjør det mulig for den enkelte ansatt å vurdere samt håndtere avvik. Må kunne aktivt håndtere: Brukerstøtteavtaler sørvisavtaler kontrakter. Opplæring innen IKT skal skje ut fra kommuneorganisasjonenes behov. I den grad det er mulig skal kommunene utveksle kompetanse og legge opp til bruk av interne kursholdere fra kommunene. Ansatte som i dag har høy mobilitet i sin arbeidssituasjon skal prioriteres med mobile håndholdte IKT-løsninger. IKT ansvar, oppgavefordeling og standardisering Rådmennene i de enkelte kommunene skal ha god IKT-strategisk kompetanse, slik at han / hun sikrer kvalifiserte tjenester fra eksterne og interne leverandører av tjenester og kan utvikle og gjennomføre IKT-strategien på en god måte. Et sentralt område vil være å analysere effektiviserings- og gevinstpotensiale i planlagte aktiviteter, samt vurdere effekten av tiltak. Eierskap og styring av IKT-infrastruktur i kommunene tilligger den enkelte rådmann, uavhengig av hvilke enheter som i sin tid sto for anskaffelsen. IKT-tjenesten og den enkelte fagansvarlig skal i samarbeid velge IKT-systemer. IKT-tjenesten i de enkelte kommunene har ansvar for oppgaver gitt av rådmannen innen utvikling, drift og organisering av systemer IKT-tjenestens kompetanse skal brukes til rådgiving, veiledning og støtte overfor enheter, brukerstøtte og brukere, samt samen med kompetente brukere organisere og utføre kurs og opplæringstiltak innen de system som tjenestes er systemadministrator for. IKT-standardisering: Kommunene skal tilstrebe en felles, standardisert og ensartet IKT-infrastruktur som dekker alt utstyr og programvare i og utenfor nett. Dette bidrar til å redusere behovet for opplæring, reduserer sårbarhet og gjør det mulig med utlån av ressurser på tvers av kommunene. Kommunene skal tilstrebe harmonisering av programvare. Dette gjelder felles administrative system og versjon av disse i nettverkene, samt fagsystemene. Kommunene skal ha en felles strategi på telefoniområdet. Videre utvikling av telefonisystem og øvrige systemer skal skje så integrert og felles som mulig. Ved valg av nye systemer skal det legges til grunn en kravspesifikasjon og begrunnelse. Systemene skal følge standarder, være ferdige produkter og utprøvde versjoner. 5 VEDLEGG Vedlegg 1: Handlingsplaner 2007-2010 Vedlegg 2: Forvaltningsdimensjoner IKT Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 9/14

VEDLEGG 1: FELLES HANDLINGSPLAN 2007 2008 2009 2010 Felles aktiviteter i handlingsplan ( felles i betydningen sammen ) GIS-prosjekt Møtested IKT: 6/2, 29/5, 18/9, 4/12. Unike muligheter IKT & ledelse: minst 1 møte pr år GIS-prosjekt Møtested IKT 4 årlige møter Unike muligheter IKT & ledelse: minst 1 møte pr år GIS-prosjekt Møtested IKT 4 årlige møter Unike muligheter IKT & ledelse: minst 1 møte pr år GIS-prosjekt Møtested IKT 4 årlige møter Unike muligheter IKT & ledelse: minst 1 møte pr år Koordinerte aktiviteter i handlingsplan forslag ( felles i betydningen samtidig og på samme måte ) Norsk helsenett Oppstart ehandelsløsning Skole-IKT? Datatilsynets sikkerhetskrav implementert. (Felles personvernombud?) Etablere brukerstøtte Strategisk IKT-planlegging knytta opp til kommunens mål. Vurdere gevinster på IKTsamhandling (mellom kommunene) Ta i bruk digital signatur med tilhørende Min side - funksjonalitet etablert ehandelsløsning Kunne å bruke og faktisk bruke gevinstrealisering ifbm IKTprosjekter. Tekonologiske tilpasninger NAVkontorer Politiske møter på nett. Naturlige mål etter ekommune 2009 (KS strategidokument) Hjemmeside: Norge.no-s kvalitetskriterier. Interaktive tjenester etter standard. Norsk helsenett. Part i Norge digitalt. Flertallet av kommunene: tilby efaktura. Digital signatur. Tilby autentisering for relevante tjenester. Elektronisk informasjonsutveksling internt i kommunene mellom helsetjenesten og PLOtjenesten. Nasjonal standard for lagring og utveksling av informasjon i kommunal helse- og sosialtjeneste. Bredbånd til skolene. Elektronisk innkjøp og ehandel oppe og går! Gode interaktive tjenester. 75 % skal benytte disse. 80 % av brukerne skal være fornøyd. Felles førstelinje for NAV. Lyd og videooverføring av politiske møter. Elektronisk dialog med folkevalgte. Styringsverktøy for sammenstilling av styringsinfo (KOSTRA o a). Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 10/14

Vedlegg til handlingsplanen: Kommunenes IKT-planer slik de er skissert av IKT-ledelsen medio oktober 2006. Tas med som gjensidig orientering av hva vi holder på med! OBS dette er ikke planer som er vedtatte, er mer å forstå som planlagte aktiviteter. Kolonna for 2006 inneholder både realiserte og ennå ikke gjennomførte utviklingstiltak. Hvor vidt noe ferdigstilles i 2006 er avhengig både tilgjengelig tid (i egen organisasjon og hos leverandører) og økonomi. Det som ikke lar seg ferdigstille i inneværende år, må stort sett overføres til kommende år. Derfor tas denne informasjonen med her. Kommunene har ulik tradisjon for planlegging av IKT-aktiviteter. Det gjenspeiler seg i tabellene. Jevnaker kommune 2006 2007 2008 2009 2010 Planlagte aktiviteter, ikke vedtatte! Nytt saksbehandlingssystem Norsk helsenett til legesenter Nytt saksbehandler-system Skanner til valg Oppgradering av internettportal Ny E-postserver inkl webmail for kommunens e- postbrukere Nye servere/ datarom Årlig utskift av pc/terminal utskiftingstakt 4 år Innføring av elektroniske skjema inkl. jobbsøknad Mobil Profil JORS økning i antall mobilterminaler og pc/terminaler E-faktura Felix Innlåns og utlånsmodul JORS økning i antall mobilterminaler og pc/terminaler Årlig utskift av pc/terminal utskiftingstakt 4 år (investering styrt av IKT-funksjonen) PC til politikere i kommunestyret Min Side - Sikkerpålogging /Døgnåpen forvaltning Nye servere/ datarom Utbygging/utskifting av teminalservere åpent nett Påkobling DMZ sone for Hadeland/ekstranett for politikere Utbygging/utskifting av terminalservere lukket nett AV utstyr og datauttak på møterom 148 og 150 Utskifting av backuprobot Nytt dataprogram for feiing og tilsyn Nye servere/ datarom Årlig utskift av pc/terminal utskiftingstakt 4 år Kurstralle - utskifting av eksisterende Trådløst nett på samfunnshuset for oppkobling mot internett AV utstyr kommunestyresal og formannskapssal - fornying Trådløst nettverk på lukket nett Videreutvikling av tjenester på nett for brukerne Nye servere/ datarom Årlig utskift av pc/terminal utskiftingstakt 4 år Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 11/14

Lunner kommune 2006 2007 2008 2009 2010 Planlagte aktiviteter, ikke vedtatte! Ferdigstille sonedelingen Legge Notes og K-Gab over på nye servere Videreutvikling av telefonsentralen mot IP-telefoni Skifte nettverk på Rådhuset Integrasjon K2000 K-Gab KomTek K2000? KomTek kartprogram? Extens Unique Unique (nytt?) turnusprogram Bredbånd til barnehager Lunner barneskole Elektronisk signatur (?) Søknader på nett med integrasjon mot fagsystemer Oppgradering PPT Digital fakturabehandling E-faktura Fortsette utskifting av W98-PCer m.m. Oppgradere Office? Utvikle bruk av Unique-systemene K2000 Web til ytre enheter og fullelektronisk arkiv saksbehandling. Opplæring av brukere Etablere funksjon - informasjonssikkerhet IKT-drift skoler avklaring av ansvarsforhold Tilgang fra rådhus? Videreutvikle funksjonen Informasjon videreutvikle hjemmesiden E-post til lærerne? Utskifting av flere servere (VMware?) Bærbare PCer til elever Digitalt helsenett? Bærbare PCer til resten av lærere Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 12/14

Gran kommune 2006 2007 2008 2009 2010 Planlagte aktiviteter, ikke vedtatte! Fullføre bredbånd. Virtualisering (lagring, VMware, backup) Utrullling IPtelefoni. Trådløse nett (telefoni og data, gjest og internt). Hjemmeside; skifte av sørverdrift.. K-GAB/KOMTEK-ØK Byggsak. Flytting av sørverrrom. Vurdere organisering av IKT-tjenesten Avklare roller i integrasjon av programvare. Brukerstøtte. Opplæring. Hjemmeside; informasjonsproduksjon. IKT-drift skoler? Mål for planperioden: Videreutvikle elektronisk dialog med innbyggere og brukere (ikke innfaset på år) Elektronisk signatur (?) Utbygging trådløse nett Økt lagringskapasitet Fortsatt virtualisering (lagring, VMware, backup) Tjenester på nett Helsenett Outlook-integrasjon med mobile enheter. Management-programvare Løsning for bildetelefon/videokonferanse IT-sikkerhet skoler (svært blanda brukermiljø) Avklare IKT-drift skoler Informasjonssikkerhet Etablere helhetlig IKTorganisering (arbeidsdeling linje-iktavd) Prosjektmodelleringsverktøy (samspillet programvare rutiner) Mål for planperioden: Videreutvikle elektronisk dialog med innbyggere og brukere (ikke innfasa) Oppgradere EDB sak-arkiv (?) Øke bemanning IKT-drift Øke lagringskapasitet Fortsatt virtualisering Mål for planperioden: Videreutvikle elektronisk dialog med innbyggere og brukere (ikke innfasa) Mål for planperioden: Videreutvikle elektronisk dialog med innbyggere og brukere (ikke innfasa) Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006) Side 13/14

FORVALTNINGSDIMENSJONER IKT (ansvarsskisse med utgangspunkt i Lars Groth: Lederen, organisasjonen & informasjonsteknologien, Bergen 2005.) VIRKSOMHET/STAB IKT-AVDELING RÅDMANN I hovedsak programvare I hovedsak maskinvare og programvare (nett/sørver) I hovedsak gevinst Programeier-ansvaret resultatansvar kostnadsansvar avtaleansvar Risiko- og sårbarhets-analyse, beredskap. Bruksnytteansvaret pådriveransvar opplæringsansvar utviklingsansvar brukerstøtteansvar rutineansvar kvalitetsansvar Også maskinvare må inkluderes her. Vedlikeholdsansvaret vedlikehold videreutvikling Driftsansvaret IT-messig drift drift av fagprogrammer drift av felles programvare katastrofeberedskap veiledning/styring anskaffelser Strategiansvaret (angår sammenhengen mellom IT-bruk og kommunens mål) ambisjonsnivå for IKT-bruk overordna prosjektprioritering standarder for maskinvare og programmer overordna informasjonsarkitektur og systemarkitektur fastlegger virksomhetsomfattende infrastruktur Kompetansekrav bestiller gevinstrealisering Kompetansekrav kompentanse på fagprogrammet oversetter prosessmodellering Kompetansekrav bestiller Kompetansekrav teknisk programmer oversetter bestiller Kompetansekrav oversetter bestiller prosessmodellering gevinstrealisering Kritisk: Endringskapasitet Kritisk: Prosessmodellering Kritisk organisatorisk skille teknikk (= IKT) programvare (= linja) Kritisk rolle prioritering koordinering endringskapasitet Programeier ligner systemeier-rolla; normalt samme person (stilling). Ligger i linja. Bruksnytteansvaret ligner systemansvaret; bør normalt være samme person (stilling). IKT medspiller. Programeier. IKT medspiller. Driftsleder IKT Samarbeid med programeier. Strateg/rådgiver overordna linja. Samarbeid med programeier. Informasjonssikkerhet Teknisk IT-sikkerhet Informasjonssikkerhets-leder Fra Felles IKT-strategi for hadelandskommunene versjon 1-0 (IKT-prosjektet 2006)

FORVALTNINGSDIMENSJONER IKT En helhetlig IKT-forvaltning med tydelig sammenheng. Klargjøring og fordeling av ansvar. ENHETSLEDER Programeieransvaret Bruksnytteansvaret Vedlikeholdsansvaret IKT-AVDELING Driftsansvaret RÅDMANN Strategiansvaret Bygger på Lars Groth: Lederen, organisasjonen & informasjonsteknologien

NYORDET OVERSETTER En som står med ett ben i hver leir, som kan mye både om virksomheten og om teknologien. En nysgjerrig, kreativ, initiativrik og lærenem person som bygger opp svært gode kunnskaper om virksomheten de arbeider i, samtidig som de klarer å tilegne seg god IT-kompetanse. Eller omvendt. Kan oversette dialogen mellom linja og IT, og er svært dyktig til å se nye muligheter for lønnsom bruk av IT. Ekspert på de programmene du bruker, og som samtidig vet mye om virksomheten din som helhet. Kan bidra til utvikling av virksomheten og forbedringer i måten du bruker teknologien på. Kort sagt: De viktigste medarbeiderne viss du tar mål av deg til å bli flink i utnyttelsen av IT, den aller viktigste kompetansen å finne og å dyrke fram og gi spillerom. Alt sitater fra Lars Groth: Lederen, organisasjonen & informasjonsteknologien, Bergen 2005.

ENHETSLEDERS ANSVAR Programeier Resultat Kostnad Avtale Kompetansekrav Bestiller Gevinstrealisering Kritisk: Endringskapasitet Bruksnytte Pådriver Opplæring Utvikling Brukerstøtte Rutine Kvalitet Kompetansekrav Fagprogrammet Oversetter Prosessmodellering Kritisk: Prosessmodellering Vedlikehold Vedlikehold Videreutvikling Kompetansekrav Bestiller

IKT-AVDELINGAS ANSVAR Driftsansvaret I hovedsak maskinvare og programvare. IT-messig drift Drift av fagprogrammer Drift av felles programvare Sikkerhet/katastrofeberedskap Veiledning/styring anskaffelser Kompetansekrav Teknisk Programmer Oversetter Bestiller Organisatorisk skille: Teknikk (IKT) Programvare (linja)

RÅDMANNSANSVARET Strategiansvaret I hovedsak gevinst. Ambisjonsnivå for IKT-bruk Overordna prosjektprioritering Standarder for maskinvare og programmer Overordna informasjonsarkitektur og systemarkitektur Fastlegge virksomhetsomfattende infrastruktur Kompetansekrav Oversetter Bestiller Prosessmodellering Gevinstrealisering Kritisk rolle Prioritering Koordinering Endringskapasitet

Hadeland IKT Evaluering IKT-drift