Dato: 16. desember 2011 Byrådssak 1002/12 Byrådet Organisatorisk endring i Bergen kommunale bygg (BKB) - etablering to Etater; Etat for utbygging og Etat for eiendom BSO SARK-0311-200812588-68 Hva saken gjelder: Byrådet har i sin politiske plattform angitt at man vil ha en gjennomgang av hvordan kommunens eiendommer forvaltes. Kommunens eiendomsmasse representerer store verdier. Optimal utnyttelse er viktig for kommunens totale kapitalforvaltning. Pågående store utbyggingsoppgaver samt de store utfordringer som ligger i nye byggoppgaver slik disse er skissert i Økonomiplan 2012-2015, gjør at byrådet ønsker en styrking av Bergen kommunale Bygg (BKB) sin virksomhet. Det foreslås på dette grunnlag at Bergen kommunale bygg deles i to etater, Etat for utbygging og Etat for eiendom. De to nye etatene ønskes operative så snart som mulig. Kommunens spisskompetanse på drift og vedlikehold av bygg, samt øvrige forvaltningsoppgaver i BKB skal ivaretas av Etat for eiendom og det er ønskelig at disse oppgaveområdene videreutvikles i tråd med beste praksis i eiendomsmarkedet. Med dette ønsker byrådet å oppnå en rendyrking og styrking av kjerneoppgaver, hvor ansvar, roller og arbeidsoppgaver klargjøres. Bergen kommunes omfattende utbyggingsvirksomhet vil fortsette. Dette kommer til uttrykk gjennom byrådets forslag til Økonomiplan 2012-2015 og Politisk plattform for dagens flertallsbyråd. Byrådet har følgende ambisjoner for kommende periode: Realisere den vedtatte skolebruksplan som legger rammene for en milliardsatsing på skolebyggene i Bergen Etablere et prosjekt for videre barnehageutbygging som skal sikre effektiv fremdrift i dette arbeidet Regulere to tomter til sykehjem Bygge ett nytt sykehjem og samlokalisere barnehage og sykehjem på samme tomt Fullføre Helleren Dagens utbyggingsavdeling ved BKB består av 16 årsverk og har en gjennomsnittsalder på 56 år. Det vil være behov for nyrekruttering for å styrke kapasitet og opprettholde god kompetanse. Byrådet ønsker også en gjennomgang av foreliggende investeringsrutiner og har innledet kontakt med Oslo kommune for erfaringsutveksling. 1
Etat for eiendom vil inneholde driftsavdeling og forvaltningsavdeling og blir værende i BFEE. Det vil være naturlig at den nye Etat for eiendom blir sentral i forbindelse med en forestående gjennomgang av Bergen Tomteselskap A/S. Resultat av slik gjennomgang vil bli fremlagt som del av byrådets eiendomsmelding primo 2012. Det må foretas en gjennomgang av hvilke type kompetanse det er behov for i ny Etat for utbygging og tilsvarende hvilke kompetanse som bør være i Etat for eiendom. Overføring av personell gjøres iht. kommunens retningslinjer. De ansattes organisasjoner vil medvirke i denne prosessen i henhold til Hovedavtalens bestemmelser. Det kan være nødvendig med supplering av enhetenes kompetanse og kapasitet ut over personell som blir overført fra dagens BKB, og det kan være aktuelt å dele på kompetanse mellom enhetene. Byrådet besluttet i sak 1246/11 å opprette en strategisk eiendomsenhet. Hvordan denne enheten skal organiseres avklares ikke denne saken, men er noe en raskt må komme tilbake til. Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter vedtatt i b.sak 260/11 i møte 28.11.11: 3.1 Byrådet organiserer selv sin virksomhet og administrasjon 3.3 Byrådet holder bystyret løpende orientert om endringer i organisering av byrådsavdelinger og endringer i den enkelte byrådens ansvarsområder. Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Byrådet vedtar at Bergen kommunale bygg (BKB) organisatorisk deles ved at det etableres to nye enheter: a. Etat for utbygging b. Etat for eiendom 2. Av hensyn til viktige utbyggingsoppgaver gjennomføres endringen så raskt som mulig. Liv Røssland byråd for finans, eiendom og eierskap 2
Saksutredning: Sakens bakgrunn: Byrådet har i sin politiske plattform angitt at man vil ha en gjennomgang av hvordan kommunens eiendommer forvaltes. Kommunens eiendomsmasse representerer store verdier. Optimal utnyttelse er viktig for kommunens totale kapitalforvaltning. Pågående store utbyggingsoppgaver samt de store utfordringer som ligger i nye byggoppgaver slik disse er skissert i Økonomiplan 2012-2015, gjør at byrådet ønsker en styrking av Bergen kommunale Bygg (BKB) sin virksomhet. Den omfattende utbyggingsvirksomheten vil fortsette. Dette kommer til uttrykk gjennom byrådets forslag til Økonomiplan 2012-2015 og Politisk plattform for dagens flertallsbyråd. Byrådet har følgende ambisjoner for kommende periode: Realisere den vedtatte skolebruksplan som legger rammene for en milliardsatsing på skolebyggene i Bergen Etablere et prosjekt for videre barnehageutbygging som skal sikre effektiv fremdrift i dette arbeidet Regulere to tomter til sykehjem Bygge ett nytt sykehjem og samlokalisere barnehage og sykehjem på samme tomt Fullføre Helleren Byrådet besluttet i sak 1246/11 å opprette en strategisk eiendomsenhet. Hvordan denne enheten skal organiseres er ikke avklart i denne saken, men er noe en raskt må komme tilbake til. Situasjon pr i dag Dagens utbyggingsavdeling har en gjennomsnittsalder på 56 år og består av 16 årsverk. BKBs utbyggingsavdeling ivaretar i dag byggherrefunksjon for kommunale byggeprosjekter innen skoler- og barnehager, sykehjem, brannvesen, kultur, idrett, parkering og administrasjonsbygg. I tillegg utfører utbyggingsavdelingen mindre prosjekteringsoppgaver på enkelte nybygg, tilbygg og ombygginger. Mulighet for en begrenset egenproduksjon er viktig og har vist seg spesielt hensiktsmessig ifm siste års barnehageutbygging. Dette gjelder for øvrig også utnyttelse av intern kapasitet ved Etat for Byggvedlikehold ved Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø. Mesteparten av utbyggingsavdelingens prosjektering, planlegging og bygging utføres imidlertid av private firma engasjert gjennom konkurranse. Omfanget av kommunens utbyggingsvirksomhet er krevende både med hensyn til antall prosjekt og totale budsjettrammer. Markedet er for tiden stramt, noe som gir begrenset antall leverandører samt stor etterspørsel etter kompetent fagkompetanse. Et hvert nytt byggeprosjekt som startes opp krever investeringsmidler, samt at det binder opp driftsmidler for mange år fremover. Det finnes i dag retningslinjer for bestilling av nye prosjekter hvor bestillende byrådsavdeling skriftlig skal bestille hva som ønskes bygget. Areal- og byggeprogram skal vedlegges bestilling. Basert på bestilling foretar utbyggingsavdelingen en grovkalkyle av prosjektet. Denne forutsettes justert i takt med prosjektets detaljering, prosjektering, tilbudsinnhenting og byggeplassproduksjon. Bestillende byrådsavdeling er ansvarlig for budsjettdekning. 3
Fremtidig organisering: Byrådet er kommet til at Bergen kommunale bygg (BKB) organisatorisk bør deles ved at det etableres to nye enheter: a. Etat for utbygging b. Etat for eiendom Byrådet mener at en slik splitting av BKB til en Etat for utbygging og en Etat for eiendom vil: o Styrke byrådets kontroll med utbyggingsoppgaver og tilhørende kostnader knyttet til både utbygging og fremtidige driftsutgifter for nye bygg. o Muliggjøre økt innsats og fokus på gjenstående kjerneoppgaver knyttet til forvaltning samt drift og vedlikehold Etat for utbygging: De økonomiske konsekvensene ved nybyggprosjekt er så store at Byrådet ønsker sterkere oppmerksomhet på både iverksettelse og gjennomføring av slike oppgaver. Byrådet ønsker også en gjennomgang av foreliggende investeringsrutiner og har innledet kontakt med Oslo kommune for erfaringsutveksling. En har kommet til at det vil være hensiktsmessig å flytte utbyggingsoppgavene ut av BKB gjennom opprettelse av en egen utbyggingsetat. Utbyggingsprosjekt som er gjennomført av Etat for utbygging, vil for øvrig bli overført den nye Etat for eiendom for fremtidig forvaltning, samt drift og vedlikehold. Overføringstidspunkt settes til ibruktagelse av bruker/bestillende byrådsavdeling. Personell som kommer fra Utbyggingsavdelingen på BKB har relativ høy gjennomsnittalder. Det vil være nødvendig med nyrekruttering for å opprettholde kapasitet og god kompetanse. Etat for utbygging vil bli finansiert innenfor nåværende budsjettramme. Prosjektledelse vil som før bli belastet prosjektene. Etat for eiendom: Det er ønskelig at den nye Etat for eiendom skal videreutvikle sin spisskompetanse på drift og vedlikehold av bygningsmassen gjennom: o Ivaretakelse av realverdier i kommunale eiendommer som benyttes til grunnskoler, barnehager, sykehjem, idrett, kultur, parkering og administrasjonsaktiviteter. o Påse at kommunale bygg oppfyller gjeldende lover og forskrifter, samt ivaretakelse av dagens forvaltningsoppgaver o Representere Bergen kommune som grunneier o Utleie av kommunal eiendom til kommunale leietakere (internleie). Internleie skal være iht. prinsipper fastsatt i byrådssak 1246/11 o Bistand til kommunale leietakere i utvikling av en effektiv arealbruk o Fremforhandle nye/reforhandle løpende leieavtaler med eksterne huseiere for lokaler til kommunal virksomhet o Utleie av kommunal eiendom, bebygde og ubebygde, til eksterne leietakere o Administrere kommunens festetomter o Eiendomsutvikling o Salg av eiendom o Kjøp av grunn til kommunale utbyggingsprosjekter o Intern juridisk veiledning Den nye etat for eiendom vil være viktig med tanke på fremtidig effektiv forvaltning av kommunens eiendomsmasse. Det vil være naturlig at den nye Etat for eiendom blir sentral i 4
forbindelse med en forestående gjennomgang av Bergen Tomteselskap A/S. Resultat av slik gjennomgang vil bli fremlagt som del av byrådets eiendomsmelding primo 2012. Ansvar/fullmakter: Internt er BFEE ved Etat for utbygging en leverandør til den byrådsavdeling som bestiller bygg. Det vil fortsatt være bestillende byrådsavdeling som vil være ansvarlig for rom - og arealprogram. Når slikt rom og arealprogram foreligger skal det sendes skriftlig bestilling til Etat for utbygging. Etat for utbygging foretar en vurdering av antatt kostnad og fremdrift basert på den kunnskap som foreligger. Budsjett og fremdrift ajourføres i takt med detaljeringsgrad, prisutvikling i marked, tilbudsinnhenting og produksjon på byggeplass. Det vil være bestillende byrådsavdeling som må fremskaffe nødvendig budsjettdekning. Etat for utbygging forutsettes å ha alle fullmakter til å ivareta byggherreansvaret for bestiller, i forhold til gjennomføringsform, prosjekterende og utførende entreprenører. Endelig vedtak om igangsetting av prosjekt fattes av bestillende byrådsavdeling. Etat for utbygging sitt ansvarsområde gjelder prosjekt finansiert av investeringsmidler knyttet til nybygg, ombygging og rehabilitering av bygg som skal inngå i kommunal bygningsmasse. Dette gjelder ikke bygg som inngår i BBB sitt ansvarsområde. Byggherrefunksjonen i Etat for utbygging omfatter planlegging, prosjektering, eventuelt grunnerverv (gjennomføres av BKB etter bestilling) bygge- og prosjektledelse, tilbudsinnhenting, kontroll av anleggsdrift inklusiv overlevering av bygg fra entreprenører, samt regnskaps- og økonomifunksjonen i anleggstiden. Programmering (rom-og arealprogram) tilligger bestillende byrådsavdeling. Tjenester som ikke kan utføres i egenregi av kapasitets- eller kompetansemessige grunner, kjøpes i markedet. Etat for eiendom beholder alle fullmakter fra BKB med unntak av de fullmakter som her er overført til ny etat. Medvirkning Det har vært gjennomført ett allmøte ved BKB hvor hovedstrukturen i saken har vært presentert for alle ansatte og det har til sammen vært 4 møter med arbeidstakerorganisasjonene både før og etter allmøtet. Gjennomføring av prosess Overføring av personell gjøres iht. kommunens retningslinjer. De ansattes organisasjoner vil medvirke i denne prosessen i henhold til Hovedavtalens bestemmelser. Det må foretas en gjennomgang av hvilke type kompetanse det er behov for i ny Etat for utbygging og tilsvarende hvilke kompetanse som bør være i Etat for eiendom. Det kan være nødvendig med supplering av enhetenes kompetanse og kapasitet ut over personell som blir overført fra dagens BKB, og det kan være aktuelt å dele på kompetanse mellom enhetene. For at denne prosessen skal gjennomføres på best mulig måte vil det bli nedsatt en partssammensatt arbeidsgruppe som møtes jevnlig inntil organisasjonsendringen er gjennomført. Vedlegg: Innspill fra BKB. AFAG omstrukturering Generell tilbakemelding fra alle organisasjoner utenom Nito Uttalelse fra Nito 5