MØTEBOK FOR FJELLHAMAR MENIGHETSRÅD Tid: Torsdag 22. januar 2015 kl. 19.00 22.10 Sted: Fjellhamar kirke, Sal F (underetasjen) Til stede: Håkon Rem Henriette Olafsrud Marte Vilming Unni Skarholm Anne-Karin Kolbu Steinar Hansen Eva Hagavik Jørn Aleksandersen leder nestleder vara vara Forfall: Cent Inge Blad Nilsen, Espen Kjørven, Mette Korsrud, Ellen Kavlie-Borge, Gudveig Sirevåg Saker behadlet: FMR 1/2015 FMR 8/2015 Lørenskog, 22. januar 2015 Håkon Rem, leder (sign.) Olav M. Bjørnsen, sekretær (sign.) Side 1/5
MØTE MED: KJELLERNSTYRET VED ANNETTE NORDBY OG KRISTIAN KLEVEN LYNG Annette og Kristian fortalte om Kjellern og arbeidet Kjellernstyret legger ned. Ungdomsklubben har for tiden en stabil kjerne på rundt 20 ungdommer, som hovedsakelig suppleres av konfirmanter og fjorårskonfirmanter. De opplever at ungdommen på Fjellhamar sliter med å sette av tid til Kjellern som sosialt møtepunkt, mange er engasjert i idrett eller annen fritidsaktivitet som krever mye av dem. Kjellernarbeidet går veldig greit, og styret hadde ingen umiddelbare behov å melde inn til menighetsrådet. FMR 1/2015: ÅRSREGNSKAP 2014 Saksdokumenter: Resultatregnskap 2014. Balanseregnskap 2014. Administrasjonen har utarbeidet årsregnskap for 2014 som viser et mindreforbruk på kroner 178.902,-. Følgende kommentarer ble gitt til avvik mellom årsregnskap og budsjett: Ordinære driftsinntekter: Det har tilkommet egenbetalinger på totalt kr. 29.000, - i løpet av arbeidsåret. Disse var ikke budsjettert. Det har vært en svak økning i kollekt til eget arbeid. Salg på julemessen ble under budsjett. Dette er en inntektspost det er vanskelig å beregne nøyaktig, og man vil ta utgangspunkt i resultat fra foregående år i budsjettarbeidet på dette punktet, med mindre det er andre kjente forhold som tilsier at denne posten bør justeres ytterligere. Inntekter fra Givertjenesten har gått ned, blant annet grunnet naturlig frafall. At man grunnet permisjoner og relaterte forhold ikke har benyttet givermidlene fullt ut de siste årene har også medvirket til at denne inntekten har gått ned, da det ikke har vært behov for nyrekruttering for å sikre finansiering av de giverfinansierte stillingene. Bundne driftsinntekter: Dette er bundne midler, hvor inntekter er lik utgifter. Det kan være verdt å merke seg at kollekt til ungdomsorganisasjonen BULM ser ut til å ha gått markant ned, og at man har fått en markant økning i midler innsamlet til eksterne organisasjoner. Ordinære driftsutgifter: Man har ikke brukt fullt ut av avsatte budsjettmidler på feltet Kommunikasjon og Gudstjeneste. For arbeidsområdene Dåpsarbeid frem til konfirmasjon og Konfirmantopplæring har det ikke tilkommet utgifter. Dette grunnet innføring av Trosopplæringsreformen, inntekter og utgifter til dette arbeidet føres i eget regnskap underlagt Lørenskog kirkelige fellesråd. Dette ble bestemt i løpet av arbeidsåret 2014. Ekstrakostnader for turer og leirer ble lavere enn budsjettert. Grunnet permisjoner og relaterte forhold ble kostnaden for giverfinansierte stillinger lavere enn beregnet. Det ble et overforbruk på posten for menighetsrådets egne, frie midler. Ved behov ville dette overforbruket blitt ført mot tidligere avsatte midler til fri disposisjon. De øvrige postene under kapittelet øvrig arbeid har mindre variasjoner enten over eller budsjett som totalt sett går i balanse. Bundne driftsutgifter: Dette er bundne midler, hvor utgifter er lik inntekter. Renteinntekter: Da menighetsrådet brukte mindre midler enn budsjettert, og man i tillegg hadde innbetalte egenandeler til konfirmantene stående på konto frem til årsslutt, medførte det markant høyere renteinntekter enn budsjettert. Årsresultat: Side 2/5
Årsresultat er et mindreforbruk stort kroner 178.902,-. 1. Årsregnskap med mindreforbruk stort kr. 178.902,- vedtas som fremlagt. 2. Årsoppgjørsdisposisjoner: Kr. 31.227,- avsettes til bundet fond for barne- og ungdomsarbeid. Kr. 147.675,- avsettes til disponibelt fond. FMR 2/2015: SØKNAD OM STØTTE Saksdokument: Søknad om støtte til lederkonferanse (ettersendes) Staben søker om støtte stor kr. 10.000,- til å delfinansiere tur til lederkonferanse i London i mai 2015. Arbeidsutvalget er positivt innstilt til søknaden. Søknad innvilges FMR 3/2015: ÅRSBUDSJETT 2015 Saksdokument: Utkast til årsbudsjett 2015 Administrasjonen har utarbeidet utkast til årsbudsjett for 2015 basert på innspill, vedtak i menighetsrådet, tendenser synliggjort i årsregnskap for 2014 og andre kjente forhold. Av momenter som bør kommenteres i årsbudsjett er følgende: Såfremt det ikke kommer permisjoner, vakanser eller tilsvarende forhold vil ikke givertjenesten dekke alle utgifter til de giverfinansierte stilingene i arbeidsåret 2015. Man må da legge til grunn at man benytter tidligere avsatte midler til dette arbeidet for å dekke utgiftene. Dette vil medføre et merforbruk på kroner 65.000,-. Det budsjetteres da ikke med noen økning i givertjenesten. Da dette uansett er bundne midler har dette lite å si for driften isolert sett, og det er fra tidligere år planlagt perioder med merforbruk til de giverfinansierte stillingene. Det har innkommet ønske om større satsning på musikk i gudstjenesten, i praksis at bandgudstjenestene videreføres selv uten støtte fra OVF slik man har fått i tidligere år. Dette vil medføre at kantor trenger kroner 57.000,- for å opprettholde det nivået man har hatt de siste årene. Se eget vedlegg med konkretisering av budsjettinnspill. Misjon er tatt med som satsning i budsjettet med utgift på kroner 30.000,-, dette etter tidligere vedtak i menighetsrådet. Det har også blitt satt opp en egen post med disponible midler for menighetsrådet. Utgifter til trosopplæringsarbeidet opprettholdes i budsjett: Et av premissene i trosopplæringsarbeidet er at trosopplæringsmidlene skal styrke eksisterende satsning. Av den grunn bør utgiftspostene bevares i budsjett, selv om de formelt sett nå tilhører et annet regnskap. I praksis er dette midler man må regne med å overføre. Videre er noen utgiftsposter redusert innenfor satsningsområdet Kommunikasjon, da midlene i dette budsjettområdet aldri har blitt benyttet fullt ut justeres kostnadsnivået noe ned. Etter at alle innspill er tatt med, og overforbruk på feltet giverfinansierte stillinger er dekket inn, viser årsbudsjett et overforbruk på kroner 48.100,-. Følgende justeringer ble foretatt under saksbehandling: Utgifter til misjon ble redusert fra kr. 30.000,- til kr. 10.000,-. Renteinntekter ble nedjustert fra kr. 40.000,- til kr. 20.000,-. Inntektssiden ble oppjustert med kr. 13.000,- i diverse egenbetalinger. Side 3/5
Årsbudsjett for 2015 vedtas med de endringer som fremkom under saksbehandling. FMR 4/2015: NYINNFLYTTEDE I FJELLHAMAR MENIGHET Det har tilkommet nye bosteder i soknet, primært i området nær Lørenskog Stasjon. Ut ra tidligere vedtak i menighetsrådet er det et ønske om at menigheten synliggjør seg for nyinnflyttede. Hvilke rammer ønsker menighetsrådet for denne type markeringer? Under saksbehandling ble det lagt vekt på følgende momenter: I første omgang er det personlige møtet det viktigste. Informasjonsbrosjyre gis ut. På sikt kan det bli aktuelt å utarbeide en egen informasjonsbrosjyre av mer tidløs karakter. Det vil være naturlig å invitere til enkelte typer arrangementer, som nabolagsfest eller julegrantenning, når nye ønskes velkommen nært opptil disse. Videre planlegging, oppgavefordeling og praktisk gjennomføring avklarer per epost FMR 5/2015: OPPFØLGING AV FELLESSKAPET Innenfor flere av menighetens arbeidsfelt opplever vi tidvis at det er personer som tidligere har vært aktive som gradvis trekker seg tilbake eller som relativt plutselig blir borte. Hvor ligger ansvaret for å følge opp disse personene, og hva er det menighetsrådet kan gjøre for å legge til rette for at en slik oppfølging skjer og at enkeltpersoner ivaretas på en god og inkluderende måte? Saken ble denne gang meldt inn fra Diakoniutvalget. Se vedlagt utdrag fra møtereferat Diakoniutvalget. Saken utsettes FMR 6/2015: STRATEGIARBEID Saksdokument: Strategiplan for Fjellhamar menighet Vi tar en rask gjennomgang av strategiplan, primært for å sjekke status på de forskjellige målene vi satte oss i strategiplanen for å se hva vi har klart å oppnå så langt i perioden, men også for å se om det er målsetninger eller arbeidsområder vi ennå ikke har tatt tak i. Saken utsettes FMR 7/2015: ORIENTERINGER Møtebok for menighetsrådsmøtet i desember 2014: Distribuert elektronisk, godkjent og signert i menighetsrådsmøtet Medarbeiderfesten 2015 Flott fest, bra gjennomført, mye skryt og god mat. Det ble kanskje litt langvarig denne gangen. Praktisk komite noterte seg at ansvar for oppvask i etterkant nok bør avklares bedre til neste gang. Gratisuka 19. 26. april Staben vil ha bruktmarked i år. Å ha dette tilbudet bringer mye positivt med seg og skaper mye liv. Nytt fra staben Side 4/5
- Bjørn er sykemeldt og vil være borte i et lengre tidsrom. Espen Kjørven er inne med minst 50% fast frem til sommeren i forskjellige stillingskombinasjoner. Nytt fra grupper og utvalg Misjonsutvalget har hatt møte, og lagt hovedrammene for satsning på misjonsprosjektet de neste tre årene. Nytt fra Fellesrådet - Referat fra siste møte i Vedlikeholdsutvalget ble kort referert. Endelig prioritering vedtas i Fellesrådsmøtet den 27. Januar. FMR 8/2015: OPPGRADERING AV FESTSAL MED KAFE Festsalkomiteen, bestående av Kristin Kjemphol, Linda Hægeland og Marianne Huuse har utredet en oppgradering av festsalen med tanke på å utvikle et kafetilbud. Foreløpige planer og budsjett ble presentert og gjennomgått. Gruppen ble bedt om å ikke ta med punkt vedrørende belysning, da dette ligger inne i Fellesrådets vedlikeholdsplan for 2016. Ut over det ble gruppen bedt om å arbeide videre med utredning av prosjektet med tanke på gjennomføring i to, eventuelt tre, etapper. Festsalkomiteen bes fremlegge revidert prosjektplan med tilhørende budsjett til menighetsrådsmøtet 26. mars 2015. Side 5/5