Internkontrollrapport for a r 2015 2-2 Internkontroll- og compliance Medlemsbedriftene skal sørge for å innarbeide ordningene i sin internkontroll- og compliancefunksjon. Medlemsbedriftene skal rapportere til ordningene, minimum en gang pr. år, etter fastsatte rutiner. Dette er sjette gang det innhentes internkontrollrapport fra medlemsbedriftene i AFR. Rapporten er sendt bedriftsansvarlige (BA) i de ulike medlemsbedriftene. Innsending av data har blitt gjort ved et web-basert skjema som krever innlogging i testsystemet til Norsk Test. Tilsyn hos bedriftene tar utgangspunkt i internkontrollrapporten og/eller knyttes til FinAut sine bedriftsbesøk som gjennomføres fjerde kvartal 2016. Internkontrollrapporten for 2015 er delt inn i fire hovedområder: 1. Bakgrunnsinformasjon 2. Generell del oppfølging av regler og rutiner 3. Prøveavvikling 4. Oppfølging av autoriserte a) Etterlevelse av god rådgivningsskikk b) Kompetanseoppdateringer Rapporteringen er innhentet i begynnelsen av 2016. Hovedkonklusjoner / oppsummering Antall bedrifter som har besvart: 118 Bedriftene representerer 96 % av alle innmeldte kandidater. Det er en liten nedgang i antall innmeldte kandidater o Ordningen med å sette kandidater til hvilende fungerer godt Bedriftene har meget god kontroll på avvikling av autorisasjonsprøver o 85 % av bedriftene gjennomfører kunnskapsprøven bedriftsinternt o Det er et stabilt sensorkorps o Rutiner for gjennomføring av praktisk prøve i etikk begynner å sette seg Økt fokus på å avdekke brudd/avvik på god rådgivningsskikk har hatt effekt Finansnæringens hus Postboks 2572 Solli 0202 Oslo, Telefon +47 23 28 42 00 www.autorisasjonsordningen.no
o Flere brudd/avvik er avdekket internt i bedriftene o Flere bedrifter har avdekket brudd/avvik Omlag 90 % av bedriftene har valgt å benytte test som dokumentasjon på gjennomførte oppdateringer. Oppsummering av hoveddelene i rapporten Bakgrunnsinformasjon Ved årsskiftet var det 8187 (nedgang på 196) innmeldte kandidater i ordningen og 6432 (økning 114) finansielle rådgivere aktive i registeret. 315 kandidater har blitt satt til hvilende grunnet manglende oppdatering i 2015. Bedriftene anslår selv at i overkant av 540 kandidater skal autoriseres i løpet av 2016. Dette er en liten nedgang sammenlignet med foregående år. 4 bedrifter melder tilbake at de ikke har rutiner for å melde ut kandidater som slutter. Disse bedriftene vil bli kontaktet og bedt om å opprette en rutine for dette. Det samme gjelder bedrifter som ikke har rutiner hvor det sikres at regelverkets 3.1 b) overholdelse, og at frister blir ivaretatt. Del 1: Generelt Innhenting av årlig internkontrollrapport fra bedriftene er etablert som en god kontrollrutine. I tillegg til å gi styret i FinAut en oversikt over hvilke rutiner bedriftene har ved oppfølging av arbeidet med AFR i egen bedrift, danner den grunnlag for å foreta tilsyn av bedrifter for ytterligere og følge opp autorisasjonsarbeidet. Av våre medlemmer er det 35 % som har egen konsesjon, mens de resterende 65 % er tilknyttet agent. 23 % (28 % i 2014) oppgir at endelig behandlingssted for internkontroll er bedriftsansvarlig. Dette er en marginal endring fra tidligere år, men tallet er fortsatt for høyt. Samtlige bedrifter hvor dette er praksis vil bli kontaktet i løpet av 2016 med det mål å få endret praksis. Del 2: Prøveavvikling Kunnskapsprøve Bedriftene melder tilbake at de har gode rutiner og god kontroll når det gjelder gjennomføring av kunnskapsprøven. Disse tilbakemeldingene samsvarer godt med det inntrykket sekretariatet i FinAut har fra sine tilsyn. 2
Antall klagesaker behandlet i 2015 er 10. Dette er 1,25 % av gjennomførte prøver. Det er en nedgang med 1 klage fra foregående år. Målet er å ligge under 1 %. Av innkomne klager fikk 6 kandidater innvilget ett nytt forsøk, mens 3 klager ble avslått og en er til fortsatt behandling. Antall bedrifter som avvikler kunnskapsprøven bedriftsinternt er på drøye 85 %. (representerer 80 % av kandidatene). Dette er en økning med 5 % fra i fjor. Praktisk prøve Bedriftene melder tilbake at de har god kontroll på regler og rutiner som gjelder for gjennomføring av praktisk prøve. Dette stemmer godt overens med inntrykket FinAut sitt sekretariat sitter igjen med etter utført tilsyn. Antall klagesaker behandlet internt i bedriftene i 2015 er kun 1. Klagen ble ikke påklaget til FinAut. Dette forsterker inntrykket av at prøvene gjennomføres slik de er intendert. Ved årsskiftet var det i underkant av 156 (160) aktive sensor 2. Disse er fordelt på 57 (56) bedrifter. Samtalen 20 bedrifter oppgir at de ikke har utarbeidet rutiner for gjennomføring av samtalen som eksamen, og de samme bedriftene, samt ytterligere 3 oppgir at de ikke har rutiner for oppfølging av kandidater som stryker på samtalen. Sekretariatet anser ikke at noen ytterligere oppfølging er påkrevd her, da dette sannsynligvis skyldes at bedriftene ikke har hatt kandidater opp til denne prøven. Prøven er underlagt samme testregime som kunnskapsprøven og disse bedriftene har gode rutiner for gjennomføring av denne prøven. Del 4: Oppfølging av autoriserte God rådgivningsskikk Dette punktet har vært et fokusområde for sekretariatet over en tid nå. Det er derfor gledelig at rutinen for behandling av brudd nå er kjent for samtlige bedrifter. På spørsmål om hvilke rutiner bedriftene har for å fange opp avvik/brudd, melder godt over 90 % av bedriftene om tilfredsstillende rutiner. For et fåtall av de bedriftene som ikke melder om gode nok rutiner, er svaret at de ikke yter investeringsrådgivning. Hos øvrige bedrifter i denne kategorien som ikke har tilfredsstillende rutiner, er det gjennomgående snakk om fravær av rutine, gjerne under påskudd av at de er en liten bank. Dette er etter vårt skjønn ikke godt nok, og disse bedriftene vil bli bedt om å rette opp dette uten ugrunnet opphold. 3
I 2015 ble begrepet sentrale adferdsnormer tatt inn i regelverket. Vi har bedt bedriftene definere hva de legger i dette begrepet. I de innmeldte svarene er det gjennomgående at bankene oppfatter sentrale adferdsnormer som god rådgivningsskikk. Vi lar dette svaret stå som en god representant for dette: Vi har ikke sett på 3-8 a som en endring av bransjestandarden "god forretningsskikk". Begrepet " andre sentrale adferdsnormer " sees i sammenheng med "god forretningsskikk" og som en utdypning av dette begrepet. Som sentrale adferdsnormer anses dermed de adferdsnormer som fra før ligger i begrepet "god forretningsskikk"; som for eksempel være godt forberedt, gi nøytrale råd, gi nødvendig informasjon, tilpasset kundens kunnskapsnivå, henvis til fagansvarlig dersom det er nødvendig, unngå interessekonflikt, fraråde løsninger som ikke er i kundens interesse eller passer hans økonomi, gi kunden betenkningstid osv. I fjor var det 12 bedrifter som meldte tilbake om brudd/avvik. I år har dette økt til 13 bedrifter. I to av tilfellene ble bruddene oppfattet å være av en slik art at de ble meldt videre til FinAut. Resultatet av behandlingen var at begge rådgiverne ble fratatt sin autorisasjon. Som rutiner for å fange opp mulige brudd/avvik melder medlemsbedriftene tilbake om hovedsakelig tre måter å fange opp dette på. Det er gjennom stikkprøver, medlytt eller internkontrollrutiner. Ut i fra innkomne svar ser det ut til å være et forbedringspotensial å tydeliggjøre hva som ligger i avvik, gjentagende avvik/brudd på god rådgivningsskikk. Dette foreslås fulgt opp videre av disiplinærutvalget. (Gjelder også GOS). Oppdateringer Samtlige bedrifter oppgir at de er kjent med kravene til kompetanseoppdateringer. Oppdateringsoppleggene i de ulike bedriftene kan deles inn i tre hovedkategorier. De som benytter opplegg fra en av opplæringsaktørene (BI, SPAMA og KAN Finans), de som benytter seg av Eikaskolen og de som gjør oppdateringer via bedriftens kompetanseportal eller LMS. Vi har noen bedrifter som ikke faller inn under noen av disse kategoriene, disse bedriftene vil bli bedt om en utdypende forklaring på valgt opplegg, samt sende inn en dokumentasjon på gjennomførte oppdateringer. Ca. 90 % av bedriftene har valgt å benytte test som dokumentasjon på gjennomførte oppdateringer. Testene er i all hovedsak utarbeidet av opplæringsaktørene som de kjøper oppdateringsopplegg fra. Ut i fra et kontrollsynspunkt er det gledelig å registrere at hos de bedriftene som oppgir at det er rådgiver selv som bekrefter at oppdateringer er gjennomført (14 % av alle), så 4
dokumenteres gjennomført oppdatering via test eller via omfattende registrering i kompetanseportal/lms. Det må i fremtiden vurderes hvorvidt FinAut skal tilby en mer omfattende portal for oppfølging og registrering av kompetanseoppdateringer. Dette vil også være en hjelp til bedriftene som «overtar» autoriserte fra andre bedrifter. Da vil bedriften som overtar, lettere kunne se den autoriserte rådgivers oppdaterte kompetanse / evt. manglende kompetanse. I dag løses dette hovedsakelig ved å innhente dokumentasjon fra tidligere arbeidsgiver, eller ved at den autoriserte må gjennomføre en test hos ny arbeidsgiver. Det konkluderes med at kunnskapsoppdateringer nå har fått et solid fotfeste og at rutiner for dette har satt seg. Som en ekstra kvalitetssikring av faktisk etterlevelse skal sekretariatet foreta stikkprøvekontroll av oppdateringsopplegg. Noen bedrifter oppgir at de ikke kan bekrefte at aktive rådgivere er oppdaterte. Disse blir bedt om en ekstra forklaring! Oppfølging og tiltak: 1. Oppfølging av manglende innleveringer. 2. Oppfølging av innleverte svar overfor den enkelte bedrift; sekretariatet følger opp eventuelle spørsmål og mangler pr. telefon eller e-post. 3. Avdekke problemområder som må forfølges spesielt. 3.1. Endelig behandlingssted for bedriftens internkontrollrapport skal ikke være hos BA. 4. Øke bevisstheten i bedriftene vedr. avdekking av brudd på god rådgivningsskikk. 4.1. Sammen med disiplinærutvalget tydeliggjøre hva som ligger i avvik og gjentagende avvik/brudd på god rådgivningsskikk. 5. Innhente dokumentasjon på kompetanseoppdateringer fra utvalgte bedrifter. 6. Sekretariatet gjør et utplukk for rutinebesøk for høsten 2016. 7. Publisering av konsentrat til BA og andre interessenter. 5