Internkontroll. Complianceseminaret 6. juni 2019

Transkript

1 Internkontroll Complianceseminaret 6. juni 2019 Side 1

2 Internkontroll Spørsmål sendt ut i februar 2019 med frist 22. mars 137 svar innen fristen, ett svar etterpå 22 spørsmål Spørsmål delvis ja/nei og fritekst Sendt til complance-ansvarlig i bedriften Spørsmål basert på tidligere internkontroll og erfaring fra tilsyn/bedriftsbesøk høsten 2018 og risikoanalyse Mer fokus på etterlevelse Spørsmål fordelt på områdene: Kompetanse Internkontroll Kommunikasjon Implementering av God skikk Etterlevelse av God skikk Personopplysninger og informasjonssikkerhet For bedrifter som har agenter/ekstern forvalter Formål med ja/nei spørsmål: Å øke fokus på områder hvor bedriftene bør ha interne retningslinjer Side 2

3 Hvilken ordning er bedriften medlem av? AFR GOS Kreditt Side 3

4 Denne besvarelsen gjelder for følgende ordninger AFR GOS Kreditt Side 4

5 Har bedriften rutiner for at alle som skal gi råd blir/er autorisert/godkjent? Ja Nei Side 5

6 Autorisasjon forutsetter minst seks måneders relevant praksis fra kundebehandling og/eller rådgivning i finansnæringen. Er det laget rutiner i bedriften som ivaretar dette? Ja Nei Side 6

7 Har bedriften rutiner for å gjennomføre prøver iht. regelverket? Ja Nei Side 7

8 Legger bedriften til rette for og følger opp at autoriserte oppdaterer sin kompetanse i henhold til de krav ordningene setter til enhver tid? Ja Nei Side 8

9 Praktiske prøver AFR: Har bedriften interne rutiner for å kvalitetssikre sensors vurderinger? (Nivå og lik behandling av kandidater) Ja Nei Ikke relevant Side 9

10 Praktiske prøver i kreditt: Har bedriften interne rutiner for evaluering av praksiskravene i kreditt? Ja Nei Ikke relevant Side 10

11 Det følger av FinAuts regelverk at «Medlemsbedriftene skal sørge for å innarbeide ordningene i sin internkontroll- og compliancefunksjon.» På hvilken måte er ordningene innarbeidet i bedriftens internkontroll- og compliancefunksjon? På programmet klokken Side 11

12 Er bedriftens arbeid i samsvar med autorisasjonsordningenes formål slik som det fremkommer av FinAuts regelverk og strategi? Ja Nei Side 12

13 Er internkontroll-rapporten en del av bedriftens compliancearbeid? Ja Nei Side 13

14 Oppdateres interne rutiner og saksbehandlersystemer mv. når det gjøres endringer i FinAuts regelverk og andre endringer fra FinAut, f.eks. God skikk? Ja Nei Side 14

15 Hvordan kommuniseres endringer og annen informasjon som gjelder autorisasjon i organisasjonen? Informasjon Møter Opplæring Annet BA informerer Intranett, online nyhetskanal, artikler, nyhetsbrev E-post til rådgiverne Via avdelingsleder En-til-en informasjon Distribueres til andre målgrupper/alle ansatte/ledelse/nøkkelpersoner Fellesmøter, online-møter for ledere, ledermøter PM Fagmøter Opplæring/trening, gjennomgang av endringer, seminarer, webinar Opplæringsapp Støtte fra Eika-skolen E-læring Oppdatering og distribusjon av instrukser og rutiner Side 15

16 Implementering av God skikk Implementering av God skikk Side 16

17 Hvordan er regelverket for God skikk implementert i bedriften? Svar under «Annet»: Møter Rutiner Opplæring Policy, retningslinjer Annet God Skikk har vært sak i ledergruppe-møte God skikk er tema med jevne mellomrom på rådgivermøter internt Det arbeides med å sikre at god skikk i tilstrekkelig grad i rutiner, retningslinjer og i opplæring Retningslinjer etablert Del av rutine og kreditthåndbok Alle ansatte har gjennomfør e-læringskurs Fysiske samlinger Informert ut i organisasjonen Alle ansatte i banken har fått pålegg om å gjennomføre God skikk-prøven Kredittpolicy oppdateres årlig, og god skikk vil bli tatt i neste revisjon Generelt følger krav til god skikk av alle prosesser som utføres i banken Bruker retningslinjer og rutiner for kvalitetskontroll Stillingsinstrukser Side 17

18 Har bedriften rutiner for etterlevelse av God skikk ved rådgivning og annen kundebehandling? Ja Nei Side 18

19 Etterlevelse av God skikk ved rådgivning og annen kundebehandling: Har bedriften rutiner som sikrer at normbrudd avdekkes og behandles? Ja Nei Side 19

20 Har bedriften skriftlige kriterier for hva som er mindre grove brudd, brudd og grove brudd? Svaret kommer i neste post på programmet... Velg Topptekst under "Sett inn" fanen for å sette tekst Side 20

21 Brudd på God skikk eller andre sentrale atferdsnormer: Hvilke kilder benyttes til å avdekke avvik? Fritekst-svar: Kontroller Stikkprøver, Kontroll av dokumentasjon, Kontrollplan Lydopptak Internkontroll, Avviksrapportering Kontroll av avtaler og mersalg Kontroll-lister, data-uttrekk, stedlige kontroller Møter Oppfølging Rapporter Annet Sammøter Erfaringsdeling i avdelingsmøter Diskusjon av problemstillinger på avdelingsmøter Forebyggende oppfølging, Samtaler, Gjennom trening, medlytt og samtalearkiv Rådgivere kontrollerer hverandre, Leders oppfølging Oppfølgingssamtale med ansatte Compliance-rapporter Tilbakemelding fra kunder, Rådgiver melder selv i fra Analysere trender/mønster i kundeklager, Intern varsling Veiledning fra FinAut Depotkontroll, Feil oppdaget ved skade Godsgjørelsesordning som bidrar til å unngå interessekonflikt Side 21

22 God skikk: Er rollene i bedriften kartlagt med tanke på hvem som skal kunne reglene og etterleve god skikk? F.eks. ledere. Ja Nei Side 22

23 Opplæring System God skikk: På hvilken måte har bedriften tatt i bruk God skikk kommentarutgave? Fritekst-svar: Informasjon Ved opplæring/oppdatering, e-læring, fagmøter, avdelingsmøter, oppfølging av ansatte Som grunnlag for utarbeidelse av opplæringsmateriell Kompendium for ledere. Oppslagsverk for den enkelte medarbeider Grunnlag i opplæringen av nye medarbeidere Underlag for diskusjon og opplæring av ansatte i form av kursing i God Skikk Gjennomgått i seksjonen som jobber med kreditt og gjort kjent i hele organisasjonen til orientering og eventuelt for å hente ut beste praksis Implementert i bankens styringssystemer Implementert som en del av den daglige kundebehandlingen Tilgjengelig på intranett, Oppslagsverk, E-post til ansatte, Formidlet til ledergruppen Retningslinjer Kontroll Annet Side 23 Deler tatt inn i retningslinjene Tatt inn i etiske retningslinjer at alle rådgivere skal gjøre seg kjent med og etterleve retningslinjer for god skikk ved rådgivning og annen kundebehandling Alle som leverer innhold til digitale flater, Compliance, Produkt-eiere, Prosjektledere og medarbeidere i Marketing skal bruke God skikk kommentarutgave Kommentarutgaven til God skikk er benyttet for å kvalitetssikre at våre interne rutiner, retningslinjer og systemer på de ulike fagområdene er i tråd med de nye God skikk-reglene. Compliance anvender den ved utforming av sine kontroller, ved tolkning/vurdering av faglig spørsmål og tvilssaker

24 God skikk: På hvilken måte har bedriften tatt i bruk sjekklister for God skikk i digitale kundeløsninger? Fritekst-svar: Ivaretas av Eika-gruppen Kommunisert til alle utviklingsmiljøer "Den er diskutert med ansvarlige for utvikling og drift av våre digitale kundeløsninger og vi har gitt innspill til den i utarbeidelsen. Den brukes som et verktøy for å sikre at våre digitale løsninger er i samsvar med ""God skikk i digitale kundeløsninger"" samt når vi utarbeider nye eller endrer på eksisterende løsninger." Side 24

25 Personopplysninger og informasjonssikkerhet: Er det rutiner som sikret at utskrifter ikke glemmes i printer og plukkes opp av uvedkommende? Ja Nei Side 25

26 Personopplysninger og informasjonssikkerhet: Oppbevares personopplysninger på en forsvarlig måte? Ja 2. kvt. Side 26

27 Det følger av FinAuts regelverk at «Medlemsbedriftene skal sørge for å innarbeide ordningene i sin internkontroll- og compliancefunksjon.» På hvilken måte er ordningene innarbeidet i bedriftens internkontroll- og compliancefunksjon? Hoppe over denne, er en post senere i programmet Oppsummert: En del av internkontroll/complianceplan/årshjul i bedriften Tatt inn i stillingsinstruks til complianceansvarlig Organisert som 1. og 2. linje med rapportering til styret Roller og ansvar er definert Rutiner og maler for kontroller Måler både kvantitet og kvalitet, dvs at alle er autoriserte/oppdatert og etterlevelse av God skikk/regelverk Kilder: Kundeklager, hendelsesdatabasen, kontroll av saker, kundeavtaler, egnethetstest, Rapporterer både skriftlig og har møter Risikobasert tilnærming Side 27

28 Har bedriften skriftlige kriterier for hva som er mindre grove brudd, brudd og grove brudd? Ja Nei Side 28