Brukerveiledning for Nettbank bedrift

Brukerveiledning for Nettbank bedrift Versjon 04.2013 1

Hovedfunksjoner i Nettbank bedrift Kontoinformasjon med konto- og saldooversikt Enkeltutbetalinger innland/utland Overføring mellom egne kontoer Lønnslistefunksjon Forfallsregister med oversikt og status på alle betalinger Leverandørregister inn- og utland Integrasjon med regnskaps- og økonomisystem Kontoopplysning for automatisk bankavstemming Historiske data for 17 måneder tilbake i tid Postkasse med innboks og arkivsøk Valutakurser og handel med valutakontoer Oversikt over bedriftens forsikringer i SpareBank 1 Oversikt over spareavtaler i SpareBank 1 Tilgang til aksjetjenesten i SpareBank 1 og VPS-fond Send og motta efaktura til bedrifter og statlig virksomhet Lading av Visa kontantkort/gavekort Tilgang til inkassotjenesten Mobilbank bedrift med de mest brukte tjenestene Vi tilpasser gjerne nettbank bedrift til dine behov. Ta kontakt med oss så hjelper vi deg å se på hvilke muligheter du bør utnytte. Merk! Tilgang til tjenester og kontoer vil være avhengig av hvilke tilganger pålogget bruker har, og hvilke avtaler som er inngått med banken. Brukerstøtte: Bankens brukerstøtte for Nettbank bedrift nås på telefon eller e-post. Se bankens nettsider for mer informasjon. Nye avtaler/endring av eksisterende: Henvendelser til banken om endringer i avtaler - eller nye avtaler - rettes til bedriftens saksbehandler i banken. 1

Innlogging i Nettbank bedrift Gå til bankens hjemmeside og fliken næringsliv og velg Logg inn på venstre side. Velg Bedriftskunde og BankID eller BankID på mobil. Legg inn fødselsnummer og trykk Gå videre. Legg inn engangskode fra kodebrikke eller mobil Legg inn ditt personlige passord BankID må også benyttes ved godkjenning av betalinger i nettbanken. 3

Hovedmeny Undermeny Beskrivelse Oversikt kontoer Viser de kontoene pålogget bruker har tilgang til. Kontoer Kontostruktur Likviditetshistorikk Rente- og saldohistorikk Innbetalinger Kundeengasjement Kontonavn Valutakurser Kontogrupper Innkommende swift Viser strukturen i bedriftens konsernkontosystem (KKS) Brukes for å danne en fremstilling av likviditetsutviklingen. Viser historisk renteutvikling og kapitalisering Viser innkommende betalinger uten KID Gir en samlet oversikt over det totale engasjement Gir mulighet til å endre navn på kontoer Viser oversikt over gjeldende valutakurser fra banken. Gir mulighet til å gruppere kontoer Søke på inngående betalinger sendt via SWIFT. Betaling Betaling innland Betaling utland Overføre Lønnslister Registrerte betalinger Forfallsregister Utførte betalinger Ikke utførte betalinger Faste betalinger Betalingslister Registrere alle typer betalinger i Norge Registrere betalinger til utlandet via SWIFT Overføre mellom egne kontoer - internoverføring Registrere og vedlikeholde lønnslister Godkjenne registrerte betalinger Viser godkjente betalinger som vil bli betalt når forfallsdato utløper - også betalinger med forfall d.d -se behandlingstidspunkter s.8 Viser betalinger som er utført/betalt inntil 17 mnd tilbake i tid Viser betalinger som ikke er gjennomført f.eks pga manglende dekning Registrere gjentagende betalinger som skal gå fast f.eks. hver mnd. Registrere og vedlikeholde betalingslister Kort Lading av VISA kontantkort og gavekort. Kan også opprette ladelister Filoverføring Integrert løsning mot regnskap/økonomisystem. * efaktura Fakturatjenesten Send og motta efaktura bedrift. * Inkassotjenesten Tilgang til Inkassotjenesten (Conecto AS) Forsikring Viser bedriftens forsikringer i SpareBank 1 Sparing Aksjetjeneste fra SpareBank 1 * Viser også spareavtaler pensjon. Lån Viser bedriftens lån i SpareBank 1 Mobil Passord Personopplysninger Mobilbank Her oppretter du passord til Mobilbank Bedrift Kontaktinformasjon vi har registert på deg som bruker Informasjon om Mobilbank Bedrift Postkasse Innboks Søk i arkiv Fakturaliste Meldinger fra banken Årsoppgave Bestillingsskjemaer Post/kontoutskrifter/meldinger som blir sendt fra banken Søke på kontoutskrifter, meldinger etc. Fakturaer fra banken. Gir oversikt over bruken av Nettbank Bedrift Viser oversikt over meldinger sendt fra banken. Søke fram årsoppgaver. Her finner du bestillingsskjemaer du kan sende til banken Administrasjon Leverandør innland Leverandør utland Hendelseslogg Brukere Innstillinger Registrere og vedlikeholde norske leverandører Registrere og vedlikeholde utenlandske leverandører Logg over det brukerne av Nettbank bedrift foretar seg Viser oversikt over brukere i avtalen. Administrator gir tilganger her. For å definere egne innstillinger i nettbanken (personalisering) * Krever egen avtale med banken. Ta kontakt for mer informasjon.

Forsiden Min Oversikt Viser de kontoer bruker har tilgang til, og gir en rask tilgang til de mest brukte tjenestene i nettbanken. Søkbar saldo og kontooversikt. Du kan gruppere kontoene slik du ønsker. Mine kontobevegelser viser samlet forbruk på alle kontoene innenfor den valgte kontogruppen de siste 30 dager eller andre tidsperioder du velger. Oversikt over siste hendelser som: - Meldinger fra banken - Betalinger til godkjenning - Betalinger til forfall - efaktura - Ikke godkjente betalinger Kontoinformasjonsmenyen Her finner du følgende tjenester: Oversikt kontoer Viser de kontoer pålogget bruker har tilgang til. Tabellen viser bokført og disponibel saldo. Fra denne menyen finner du bl.a. Transaksjonsoversikt på konto Hvis du klikker på kontonummeret får du oversikt over transaksjonene som er gått ut og inn av valgt konto. Transaksjonsoversikten kan sorteres på dato, og du har mulighet til å vise enkelttransaksjoner i steden for samle summer (oppgaver). Ønsker du utskrift kan du trykke på utskriftssymbolet i nettleseren eller velge pdf rapport. Kontodetaljer I dette skjermbildet finner du bl.a. kontoens IBAN nummer og bankens SWIFT adresse som må oppgis dersom du skal motta betaling fra konto i utlandet. Kontostruktur Viser de kontoer pålogget bruker har tilgang til. Denne tabellen vil også vise konsernkontosystem (KKS). For å finne underkonti i KKS, trykker du på +tegnet foran hver hovedkonto. Likviditethistorikk Skjermbildet viser likviditetsoversikt med disponibel saldo for dagens dato og valgt antall bankdager frem i tid. Bruker kan legge inn forventede inn- og utbetalinger som vil påvirke likviditeten. Du kan også danne en grafisk fremstilling av likviditetsutviklingen. Rente- og saldohistorikk Viser historisk renteutvikling og kapitalisering Innbetalinger Skjermbildet brukes for å søke på innbetalinger uten KID. Husk at man også kan finne kvittering for melding om betalinger i Postkasse > Søk i arkiv Kundeengasjement Gir en oversikt over bedriftens totaler, norske kontoer, valutakontoer, lån, garantiansvar, remburser og valutakontrakter. Kontonavn Skjermbildet brukes for å endre navn konti brukeren har tilgang til. 5

Kontoinformasjonsmenyen Valutakurser Viser oversikt over gjeldende valutakurser fra banken. Kontogrupper En kontogruppe er et subsett av kontoene i nettbanken som du kan filtere på i andre skjermbilder. Du kan opprette/endre/ slette grupper dersom du har rettigheter til dette. Innkommende swift Her har du mulighet til å finne innbetalinger som er kommet via SWIFT systemet (betalinger fra utlandet) Betalingsmenyen: Her finner du følgende undermenyer: Betaling innland Velg betalingstype fra listen. Velg konto fra listen i Fra konto -feltet. Til konto - her legger du inn kontonummer til mottaker. Hvis det er registrert fra før, kan du søke på mottakers navn eller kontonummeret (eller deler av det), så vil lagret informasjon hentes automatisk. Leverandørnavn (valgfritt). KID/Melding - legg inn riktig KID eller melding. Legg inn beløp. Registrer forfallsdato - denne kan enten registreres direkte i feltet, eller velges fra kalenderikonet. Valgfrie felt: - Internt notat - her kan du egge inn informasjon om betalingen til eget bruk - følger ikke med betalingen. - Gjentakende betaling - hvis du ønsker dette f.eks. hver måned Trykk på registrer-knappen nederst i bildet eller registrer og godkjenn. (se info. felt nederst på siden for mer informasjon) Betaling utland Her bruker du samme fremgangsmåte som innland. Det er imidlertid SVÆRT VIKTIG at du fyller ut feltene korrekt. SWIFT/BIC til mottakers bank er obligatorisk. Manglende Swift medfører ekstra omkostninger og kan føres til at betalingen kanselleres. Betalinger til Europa må inneholde IBAN kontonummer. Funksjonen? gir mer informasjon. Du kan også kontakte banken for å få en egen brukerveiledning eller får hjelp av vårt kundesenter. Alle betalinger blir registrert, men ikke behandlet før de er godkjent. Alle betalinger vil først bli registrert. Deretter må de godkjennes under menyvalget Registrerte betalinger hvor man velger de betalingene man vil godkjenne (eller Merk alle ) - og trykker Godkjenn. Betalingene (sum) må signeres med BankID. Deretter legges de i forfallsregisteret. Registrer og godkjenn samtidig. Ved å hake av for Registrer og godkjenn i bildene Betaling innland og Betaling utland vil transaksjonen bli godkjent samtidig som den blir registrert, slik at du slipper å godkjenne fra Registrerte betalinger. Hver enkelt betaling må signeres med BankID. 6

Betalingsmenyen forts. Overføre Denne tjenesten bruker du ved overføring mellom egne kontoer (Internoverføring). Kontoregulering med forfall samme dag vil skje umiddelbart. Det vil si etter at du har godkjent betalingen under Registrerte betalinger. Lønnslister Her registrerer og edlikeholder du lønnslister. Slik oppretter du en lønnsliste: Angi navn på lønnsliste. Klikk OK. Lønnslistenavn vil da legge seg i Oversikt over lønnslister med ingen lønnsmottakere. Klikk på ikonet Hent lønnsliste. Angi lønnsmottakernavn, til konto og beløp. Klikk Lagre lønnsliste. Velg belastningskonto og trykk Utfør lønnsbetaling for å lage lønninger. Merk: Siste frist for godkjenning av lønnsfil er kl 14.00. Lønnsfiler bør som hovedregel legges til forfall dagen før lønningsdag. Registrerte betalinger Denne funksjonen brukes til å godkjenne registrerte betalinger. Her godkjennes alle typer betalinger: - betaling innland - betaling utland - Lønnslister og betalingslister - Importerte filer fra regnskaps- og lønnsprogram. Merk de betalingene som skal godkjennes i ruten til høyre for KID/Meldingsfeltet. Der er det også en knapp for å merke alle betalingene. Det er også mulig å fjerne/endre betalinger fra dette bildet. Ved å hake av for Vis/skjul utvidet søk har man mulighet til å søke på mottakers navn (fritekst), beløp, valuta og til kontonummer. Forfallsregister Her finner du betalinger som ligger på forfallsregisteret i påvente av forfall. Disse er godkjent og vil gå til utbetaling på forfallsdato (under forutsetning av dekning). Det er mulig å oppheve godkjenningen, slette/endre betalingen fram til forfall. Det er også mulig å prioritere betalinger som forfaller samme dag. Se også Viktige behandlingstidspunkter på s. 8 for mer informasjon. Benytt søkebildet for å finne betalinger i forfallsregisteret. Detaljer om dette er å finne under?. 7

Betalingsmenyen forts. Utførte betalinger Her ser du betalinger som er utført/betalt. Du kan finne kvittering på betalinger så langt som 17 måneder tilbake. Benytt søkebildet. Ved å hake av for Vis/skjul utvidet søk har du mulighet til å søke på mottakers navn (fritekst), beløp, valuta og til kontonummer. Ønsker du å skrive ut kvitteringslister eller enkeltkvitteringer gjøres dette her. Du kan også velge mellom norsk og engelsk bilag. Ikke utførte betalinger Skjermbildet viser betalinger som ikke er utført. Dette kan ha ulike årsaker, som for eksempel feil i KID eller manglende dekning på konto. Dersom du trykker på i knappen vil du få opp detaljer for betalingen, og du kan korrigere betalingen. Faste betalinger Denne funksjonen kan brukes til å opprette faste betalinger, feks. om betalinger som skal gå månedlig. Betalingene vil legge seg under registrerte betalinger for godkjenning. Betalingslister Skjermbildet brukes for å registrere og vedlikeholde betalingslister. Du kan lage ny liste eller endre på betalingslister med belastningskonto hvor du har innsynsrett. Kortmenyen Denne menyen gir bedriften mulighet til å lade Visa kontantkort, gavekort eller andre prepaid-kort. Dersom du ikke har tilgang til denne tjenesten, kontakt banken. Lading Menyen benyttes til å lade Visa kontantkort bedrift eller Visa Gavekort hvis bedriften har avtale om dette. Ladelister Skjermbildet brukes for å registrere og vedlikeholde ladelister for Visa kontantkort. Se kortinformasjon Her kan du få opplysninger om det enkelte kontantkort ved å legge inn kortnummer. Viktige behandlingstidspunkter For betaling innland må betalingsoppdrag være sendt, registrert og godkjent før følgende tidspunkter for behandling: * Mandag - Fredag: 00.10, 09,40, 11.40, 14.00 og 14.30 (Betalinger utført i helgen vil bli behandlet natt til mandag kl. 00.10) Betalinger som godkjennes innen kl 14:00 blir formidlet til annen bank samme dag (gjelder også normalt ved godkjenning innen kl 14:30, men dette kan ikke garanteres) Merk: Kontoregulering mellom konti i egen bank med forfall samme dag blir utført umiddelbart. Det vil si etter at du har godkjent betalingen under Registrerte utbetalinger. Utland: betalinger må være registrert og godkjent før kl 14.00 for behandling samme dag (siste tidspunkt i helgene er kl 14.00 på fredag). Normalt vil det ikke være mulig å stoppe eller endre oppdrag som er innsendt med dagens dato gjennom Nettbank Bedrift. Dersom en slik situasjon oppstår må banken kontaktes. 8

Filoverføringsmenyen - integrering mot regnskaps- og lønnssystem Nettbank bedrift integreres enkelt med de fleste økonomisystemer, slik at du kan overføre filer til banken som for eksempel utbetalinger og lønn. Du kan også hente returfiler som mottaks- og avregningsretur og OCR konteringsdata. Bedriften sparer både tid og kostnader ved at du får en automatisk oppdatering av regnskapet. Ta kontakt med banken for å klargjøre nettbanken for oppsett av integrert løsning. Oppsett av filstier For å benytte filoverføring må du utarbeide et oppsett for mellomlagring av informasjon, som hentes og sendes mellom regnskap/økonomisystem og Nettbank bedrift. Oppsett filoverføring finnes under menyvalget Filoverføring i Nettbank bedrift, og må utføres av administrator eller en annen som har tilgang til filoverføring. Filstier finner man i regnskaps/lønns/økonomisystemet. Kontakt leverandøren av deres regnskaps-/lønnssystem dersom dette er ikke er opprettet eller dersom du har problemer ved opprettelsen av filstiene. Filstier legges opp i startfasen og berøres ikke ved sending og henting av filer i det daglige. Opprette filstier Filoppsettet legges opp forskjellig for de ulike filtyper (for de ulike produktene som OCR, remittering etc) Generelt for alle filoppsett gjelder: Filstier for de ulike filtyper må opprettes før filoverføring kan benyttes (se detaljer på de neste sidene) Alle felter må fylles inn Dokumentnavnene må eksistere for at Nettbank bedrift og økonomisystemet skal kunne sende og hente informasjon fra hverandre Selve filstien kan endres på et senere tidspunkt Hele filoppsettet kan slettes dersom det ikke lenger er ønskelig. Sette opp BBS/NDR-filer BBS Direkte remittering heter egentlig NDR-formatet men blir oftest omtalt som BBS-formatet. BBS Direkte remittering kan benyttes til remittering (sende filer med utbetalinger) innland og lønnsutbetalinger. Merk at NDR ikke har støtte for utenlandske utbetalinger. Det er mulig å bruke NDR og Telepay formatene samtidig og om hverandre, for eksempel for å kunne skille mellom lønns- og betalingsfiler. Man trenger ingen egen avtale mot Nets (BBS) for å benytte BBS Direkte remittering i Nettbank bedrift. For å sette opp BBS/NDR-filer, bruker en samme fremgangsmåte som for Telepay, men i Filtype velges BBS Direkte remittering. Bruker du BBS/NDR-formatet, kan du for eksempel angi: - Fil fra økonomisystem: C:\Regnskap\Dirrem.txt - Fil for avregningsretur: C:\Regnskap\Avregnret.txt Dette er kun et eksempel, du kan velge en annen struktur i din bedrift. Konferer eventuelt med din leverandør av regnskaps-/lønnssystem. Merk! Dette formatet gir ingen mottaksretur, slik som Telepayformatet gir. Merk at filnavnet du gir bør være logisk oppbygd. For filer for innbetalingstjenester angir man ett eller flere filnavn for hvert filformat som skal håndteres. Man kan velge ett sett filnavn for hver valgt konto, dersom slik oppsplitting er ønskelig. For kontoer som ikke er spesielt angitt på denne måten, vil den generelle filinformasjonen benyttes. 9

Filoverføringsmenyen - forts. Sette opp Telepay-filer Kan benyttes til remittering (sende filer med utbetalinger) innland og utland samt lønnsutbetaling og konto-regulering. Telepay er det mest brukte formatet for remittering av betalinger fra økonomisystemer. Man trenger ingen egen avtale mot Nets (BBS) for å benytte Telepay Direkte remittering i Nettbank bedrift. 1. Fra Filoverføring-menyen, klikk på Oppsett Filoverføring. 2. Velg Nytt filoppsett og filtype Telepay Direkte remittering. 3. Sett inn navn på filoppsettet. Det er mulig å sette opp flere filoppsett på hver filtype. 4. Avvisningsnivå: se eget avsnitt 5. Angi filsti til filen fra økonomisystemet.* 6. Angi filsti til mottaksreturen. 7. Angi filsti til avregningsreturen. 8. Trykk på Lagre -knappen. * Dersom man har mange filoppsett kan det være en fordel å skrive *.txt (stjerne.txt) i filnavnet. Når man senere skal sende filer vil man få listet opp alle filer i katalogen med endelsen *.txt, slik at det er enkelt å markere flere filer samtidig for innsending. Eksempel på filsti kan være: - Fil fra økonomisystem: C:\Regnskap\Telepay.txt - Fil for mottaksretur: C:\Regnkap\Telepay_mottak.txt - Fil for avregningsretur: C:\Regnskap\Telepay_avreg.txt Dette er kun et eksempel, du kan velge en annen struktur i din bedrift. Konferer eventuelt med din leverandør av regnskaps-/lønnssystem. Avvisningsivå: Denne står med Transaksjon som standard. Det betyr at dersom filen inneholder feil, er det kun den eller de transaksjonene (enkelttransene - BETFOR22/23) som inneholder feil som blir avvist. Dette anbefales! Andre avvisningsnivåer som er tilgjengelig er: Fil - hele innsendt fil avvises Batch - hele batch en avvises (normalt alle oppdrag fra en fra-konto) Oppdrag - i Telepay-formatet er dette alle betalinger i BETFOR21 eller BETFOR01 Sette opp Bankavstemmingsfil Bankavstemming er avstemming av regnskapet mot bank. Nettbank bedrift samler kontoinformasjon for en valgt periode og legger dette ut i en fil i filarkivet. Filen er på et format som kan leses av de fleste bankavstemmingsprogrammer. 1. Fra Filoverføring-menyen, klikk på Oppsett Filoverføring. 2. Velg Nytt filoppsett og deretter filtype Bankavstemmingsfil. 3. Lag navn for filtypen 4. Legg inn filsti for hvor du ønsker at filen for bankavstemming skal ligge. Husk å lagre! Eksempel på filsti kan være: C:\Regnskap\Bankavstemming.txt Gå deretter til menyen Bankavstemming under Filoverføring og lag bankavstemmingsfil for ønsket periode. Du kan hente ned en avstemmingsfil for 1 eller flere kontoer samtidig. 10

Filoverføringsmenyen - forts. Sette opp OCR-filer OCR er et verktøy for enklere behandling av innbetalinger. Ta kontakt med banken for opprettelse av OCR avtale. Tjenesten gjør det mulig å lese giroinnbetalinger elektronisk inn i regnskap/fakturasystemet basert på KID-nummer på fakturaen. Når du har opprettet en filsti for OCR-retur kan du hente inn informasjonen som en fil i regnskapssystemet. Oppsett av OCR-filer: 1. Fra Filoverføring-menyen, klikk på Oppsett Filoverføring. Velg nytt filoppsett. 1. Velg BBS OCR Konteringsdata. 2. Velg kontonummer. Velg om filstien skal gjelde alle konti eller velg konto fra listen som kommer opp i skjermbildet. 3. Legg inn filsti for hvor du vil at OCR-returen skal lagres. I felt for OCR Konteringsdata kan du for eksempel angi: - Fil for OCR-retur: C:\Regnskap\OCR.txt Sette opp Avtalegiro Kan benyttes av bedrifter til automatisk trekk av regninger fra privat- eller bedriftskunder. Ta kontakt med banken for opprettelse av avtale. Det opprettes egne avtaler mot bedriftens kunder (faste betalingsoppdrag).innbetalingene fra Avtalegiro kommer på samme fil som OCR-returer. Oppsett av Avtalegiro: 1. Velg BBS Avtalegiro. 2. Lag navn for filtypen. Det kan legges opp flere filstier med BBS Avtalegiro 3. Belastningsforslag: Legg inn filsti for hvor du vil at filen med krav om betaling skal lagres. Husk å lagre! Eksempel på filsti kan være: C:\Regnskap\Avtalegiro_Betforslag.txt Merk! Ved opprettelse av Avtalegiro må i tillegg følgende filoppsett opprettes: 1) BBS OCR konteringsdata 2) BBS Faste betalingsoppdrag (FBO) (når man skal hente inn nye kunder) Sette opp BBS Faste betalingsoppdrag FBO Gjelder for betalingsmottakersiden for avtalegiro. Bedrifter med Avtalegiro vil i denne filen få beskjed fra Nets om hvilke av bedriftens kunder som har inngått avtale om Avtalegiro, og hvem som har sagt opp (slettet) sin avtale (en FBO). Oppsett av BBS FBO: 1. Velg BBS FBO. 2. Faste betalingsoppdrag: Legg inn filsti for hvor du vil at filen med BBS FBO skal ligge. 3. Velg om filstien skal gjelde alle konti eller velg konto fra listen som kommer opp i skjermbildet. Sette opp AutoGiro AutoGiro kan benyttes til å kreve inn faste regninger mellom bedrifter. Ta kontakt med banken for opprettelse av avtale. Bedriften oppretter egne avtaler mot sine bedriftskunder med fullmakt på maksimumsbeløp som kan trekkes direkte fra konto i en periode. For oppsett av AutoGiro kan du for eksempel angi: - Fil for betalingskrav: C:\Regnskap\Autogiro_betkrav.txt - Fil for konteringsdata: C:\Regnskap\Autogiro_kontdata.txt 11

Filoverføringsmenyen - forts. Viktige behandlingstidspunkter AutoGiro/AvtaleGiro : Oversendes til BBS kl 09.30, kl 11.30 og kl 13.30. Sendetidspunktene er uavhengig av hvilke forfallsdatoer som ligger i filen. Filene sendes uten at de blir endret underveis. OCR-retur: sendes ut fra Nets (BBS) og legges ut i Nettbank bedrift ca kl 16.30. Det er på forhånd avtalt hvor ofte du som kunde skal motta OCR-retur. Det kan være daglig, to ganger i uka, én gang i uka osv. OCR konteringsdata kan hentes i Nettbank bedrift tre måneder tilbake i tid. Har du hentet filen fra før kan filarkivet brukes for å finne gamle data. Send filer Menyen brukes for å sende filer fra regnskaps-/økonomisystem til Nettbank bedrift. Send filer med filoppsett: Dette gjør at du kan sende flere filer samtidig, og du kan bruke filoppsettet som er lagret under Oppsett filoverføring. 1) Huk av for de filer som du ønsker å sende. Du får automatisk opp informasjon om filen finnes eller ikke. 2) Trykk på Send filer. 3) Når filen(e) er sendt vil du få opp en status for om overføringen har fått bra eller ikke. (Eks Filoverføring OK) 4) Husk å gå i menyen Registrerte betalinger for å godkjenne transaksjonene! Send filer uten filoppsett: Hvis du velger å IKKE bruke filoppsett vil du måtte søke opp én og én fil for å sende de. Filnavn på filer som sendes, endres ikke til *.OLD. Dette er ikke å anbefale ettersom du da kan risikere å sende samme fil (samme utbetaling) flere ganger. Feilmelding: Dersom du får opp status Filoverføring feilet eller katalog og/eller fil ugyldig - kontroller eksisterende filsti og at man har tilgang til stasjon/katalogen filen er lagret i. Hent filer Menyen brukes når man skal hente filer fra Nettbank bedrift til regnskaps-/økonomissystemet. De filer som ligger klar til avhenting kommer automatisk opp i listen. For å hente filene, klikk i avkryssingsboksen ute til høyre for den filen som skal hentes, og trykk deretter på knappen Hent filer. Forøvrig samme prinsipp som Send filer menyen. Synlige filoppsett Her kan du velge hvilke filoppsett som skal vises for send og hent filer. Dette vil gjøre henting og sending enklere, samt hindre at du enten sender eller henter andres filoppsett. Filarkiv Brukes til å finne igjen filer som på et tidligere tidspunkt har blitt hentet eller sendt til Nettbank bedrift.(både nye filer og filer som er hentet eller sendt tidligere) Se? for informasjon om de enkelte feltene. Hvor langt tilbake kan filene hentes i filarkivet? - OCR konteringsdata: 3 måneder - Avregningsretur/mottaksretur: 17 måneder - Innsendte filer: 17 måneder 12

efaktura menyen Med tjenestene Motta efaktura bedrift og Send efaktura bedrift kan bedriften enkelt lage, sende, motta og betale fakturaer til og fra bedriftskunder i alle banker i Norge. Løsningene i nettbanken er tilpasset bedrifter uten avanserte økonomi- og fakturasystemer. For større bedrifter anbefaler vi forsendelse og mottak av fakturaer på fil, integrert med bedriftens løsning for fakturahåndtering. Bestille Fakturatjenesten For å benytte fakturatjenestene og fakturaportalen må det inngås avtale med banken. Avtalen og avtalevilkår kan lastes ned her, og signert avtale sendes til banken. Fakturatjenesten Her kommer du inn i bankens fakturaportal hvor du kan lage og sende enkeltfakturaer, samt sende og hente filer for efaktura. Her har du også tilgang til arkivet både for utgående og inngående efakturaer. Egen kvikk guide finnes. Ta kontakt med banken. Inkassotjenesten Med inkassotjenesten kan du raskt og enkelt selv sende inkassovarsel og inkassobrev til kundene som ligger etter med betalingene. Tjenesten leveres av Conecto AS et selskap i SpareBank 1 Gruppen. Mottatte fakturaer I dette skjermbildet vil du motta nye efakturaer fra leverandører som kan utstede dette via banknettverket. Fakturaene kan endres, registreres, godkjennes eller eventuelt slettes direkte fra dette bildet. Du kan også søke på ubehandlede eller slettede efakturaer. Når efakturaene er godkjent finner du de i forfallsregisteret i nettbanken. Fakturadetaljer vises som vedlegg. Forsikringsmenyen Dersom bedriften har forsikringer i SpareBank 1 vil oversikt over disse vises i dette bildet. Det gjelder både skadeforsikringer og livsforsikringer. Man har ikke mulighet for å endre forsikringen. Spareprodukter/pensjon vises under menyen Sparing. Sparing menyen Aksjer Aksjetjenesten i SpareBank 1 leveres av SpareBank 1 Markets. For å få tilgang til tjenesten må du inngå egen avtale med banken. Du bestiller ved å gå til menyen Bestille/Endre Aksjetjenesten. Spareprodukter Siden viser fond og spareprodukter dersom bedriften har dette i SpareBank 1 Lån Her ser du en oversikt over bedriftens lån og leasingavtaler i SpareBank 1. Du kan klikke på avtalen for å få frem informasjon om lånebeløp, diskonteringsdato, rentesats, sikkerhet for lånet o.l. Mobil menyen Passord Her kan du opprette eller endre passord for innlogging i mobilbank bedrift. Personopplysninger Skjermbildet viser hvilke kontaktopplysninger vi har om deg som bruker. Mobilbank bedrift Her finner du informasjon om Mobilbank bedrift og hvordan du kan ta i bruk denne. Mobilbank bedrift inneholder de mest brukte funksjonene fra nettbanken og er gratis å laste ned/ta i bruk. 13

Postkasse menyen Innboks I innboksen finnes post/brev/meldinger som sendes fra banken gjennom postkassen. Dette er meldinger som: innbetalingsmeldinger, kontoutskrifter, rentebrev mm. Skjermbildet har flere søkemuligheter og viser om bilag er lest eller ulest. Man kan også lage PDF rapporter av valgte bilag. Søk i arkiv I arkivet er det mulig å søke opp kontoutskrifter, renteoppgaver osv. Ubegrenset tidsperiode. Meldinger fra banken Viser oversikt over meldinger som er sendt fra banken. Fakturaliste Her vises fakturaer fra banken. Gir oversikt over bruken av Nettbank bedrift Årsoppgaver Skjermbildet brukes til å søke frem årsoppgaver. Du må ha rettigheter til samtlige kontoer for å kunne hente årsoppgaver. Bestillingsskjema Ønsker du f.eks. en ny konto eller har behov for å registrere en ny bruker av nettbanken, finner du bestillingsskjemaer for dette her. Avtalen vil bli sendt til bedriften for signering. Administrasjonsmenyen Leverandør innland/utland Under disse menyene kan du registrere og vedlikeholde leverandører innland og utland. Hendelseslogg Viser en logg over det brukerne av Nettbank bedrift foretar seg. Brukere Her finner du oversikt over brukere i nettbank bedriftavtalen. Bruker med administrator rettigheter kan slette andre brukere, tildele kontorettigheter til egen og andre brukere samt endre brukeropplysninger. Administrator kan også opprette brukere, men må henvende seg til banken for å få satt disse aktive. Legge opp/endre kontorettigheter og brukertilganger Det legges opp rettigheter på kontonivå. De ulike rettighetene innebærer: Innsyn: Leserettigheter. En bruker må minimum ha innsyn for å kunne se kontoinformasjon Registrer: Legge opp/registrere enkeltbetalinger (evt. maksimumsbeløp), overføre mellom egne kontoer, registrere lønnslister og evt. sende/hente filer Godkjenn: Godkjenne utbetalinger (evt. maksimumsbeløp) Lønn: Legge opp/registrere lønnslister (ikke enkeltbetalinger) Kontoregulering: Overføre mellom egne kontoer Merk: Dersom en person skal ha tilgangen Godkjenn, bør den samme personen ha tilgang til de forutgående prosessene; Innsyn og Registrer. Årsaken til dette er at dersom en godkjenning av enkeltbetaling må oppheves, vil betalingen gå tilbake til Betalinger Registrerte utbetalinger. Dersom vedkommende ikke har tilgangen Registrer, kan ikke vedkommende gjøre endringer på transaksjonen om dette er nødvendig. Legg til/fjern eventuelle haker der bruker skal/skal ikke ha tilgang(er) og trykk oppdater. 14

Administrasjonsmenyen forts. Endre bruker Her kan du legge inn ny informasjon ved endringer på eksisterende bruker. Kryss av for brukerrettigheter. Husk å lagre endringene. Filoverføring: Gir brukeren tilgang til filoverføring og oppsett av filoverføringer Kontonavn: Gir brukeren tilgang til å endre kontonavn Kopiering av brukerrettigheter Administrator kan kopiere en brukers kontorettigheter til en annen bruker. Både kontorettigheter og beløpsgrenser blir kopiert. Opprette ny bruker Administrator kan opprette brukere, men må henvende seg til banken for å få satt disse aktive. Slette bruker Administrator kan slette brukere. Du vil måtte bekrefte dette med et kontrollspørsmål. Trykk OK for å slette og Avbryt/Cancel for å avbryte. Innstillinger Her kan du definere egne personlige innstillinger i nettbanken. Du kan f.eks. legge opp faste konti for betaling av innland/ utland og lønn, betalingstype mm. Her settes også sorteringsrekkefølgen av kontiene opp, valg av antall linjer i skjermbildet mm. For mer informasjon om bruken av de ulike kommandoene - se? for hjelp. Ikonet genererer en PDF rapport av feks. transaksjonsoversikt eller du kan få en kvittering på utførte betalinger. Ikonet genererer fil som kan eksporteres til Excel for behandling eller utskrift. 15