MØTEINNKALLING Kontrollutvalget i Rendalen kommune Møtested: Kommunehuset i Rendalen Møtedato: Torsdag, 17. september 2015 Tid: Kl. 12.00 Saknr. 19/2015 23/2015 Sakliste Sak nr.: Innhold 19/2015 Godkjenning av sakliste og innkalling 20/2015 Godkjenning og signering av møteprotokoller, fra 29. mai 2015 og 23. juni 2015 21/2015 Regnskapsrapport for Kontrollutvalget 22/2015 Budsjett 2016 for Kontrollutvalget i Rendalen kommune 23/2015 Eventuelt Audun Holte Sekretariat Eventuelle forfall meldes til Sekretariatet, Audun Holte tlf.: 997 50 681 Kopi: Ordfører Revisjon KPMG
Saksbehandler: Kontrollutvalget Godkjenning av sakliste og innkalling Saksnr. Utvalg Møtedato 19/2015 Kontrollutvalget 17.09.2015 Saksdokumenter Sakliste til møte 17.09.2015 Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: Sakliste og innkalling til møte 17.09.2015 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak:
Saksbehandler: Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte 29.05.2015 og 23.06.2015 Saksnr. Utvalg Møtedato 20/2015 Kontrollutvalget 17.09.2015 Saksdokumenter Møteprotokoll fra møte 29.09.2015 og 23.06.2015 Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: Vedlagte møteprotokoller fra møte 29.05.2015 og 23.06.2015 godkjennes og signeres. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak:
Saksbehandler: Kontrollutvalget Regnskapsrapport for Kontrollutvalget Saksnr. Utvalg Møtedato 21/2015 Kontrollutvalget 17.09.2015 Saksdokumenter Regnskapsrapport per 31.08.2015. Saksframlegg: Kontrollutvalget har budsjettansvar for eget budsjett, og har ansvaret for regnskap og regnskapsoppfølging. Per 31.08.2015 viser regnskapet følgende: Konto Konto(T) Ansvar Tjeneste Prosjekt Prosjekt(T) Regnskapsført hittil Revidert budsjett Avvik bud/regn 10803 Godtgjørelse folkevalgte 1104 1101 18 829,10 20 000,00 1 170,90 10990 Arbeidsgiveravgift 1104 1101 1 205,07 1 500,00 294,93 11151 Mat til ansatte og besøkende 1104 1101 0,00 1 500,00 1 500,00 11600 Skyss- og kostgodtgjørelse 1104 1101 1 474,80 4 000,00 2 525,20 12700 Konsulenttjenester 1104 1101 0,00 19 000,00 19 000,00 12705 Sekretæriat 1104 1101 87 663,20 89 000,00 1 336,80 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 1104 1101 21 915,80 30 000,00 8 084,20 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift 1104 1101-21 915,80-30 000,00-8 084,20 1104 1101 109 172,17 135 000,00 25 827,83 1104 109 172,17 135 000,00 25 827,83 109 172,17 135 000,00 25 827,83 12702 Revisjonstjenester 1104 1101 2000 Regnskapsrevisjon 47 399,54 235 000,00 187 600,46 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 1104 1101 2000 Regnskapsrevisjon 11 849,89 59 000,00 47 150,11 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift 1104 1101 2000 Regnskapsrevisjon -11 849,89-59 000,00-47 150,11 1104 1101 2000 Regnskapsrevisjon 47 399,54 235 000,00 187 600,46 1104 2000 Regnskapsrevisjon 47 399,54 235 000,00 187 600,46 2000 Regnskapsrevisjon 47 399,54 235 000,00 187 600,46 12702 Revisjonstjenester 1104 1101 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00 80 000,00 80 000,00 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 1104 1101 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00 20 000,00 20 000,00 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift 1104 1101 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00-20 000,00-20 000,00 1104 1101 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00 80 000,00 80 000,00 1104 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00 80 000,00 80 000,00 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00 80 000,00 80 000,00 12702 Revisjonstjenester 1104 1101 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 1104 1101 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift 1104 1101 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 1104 1101 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 1104 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 156 571,71 450 000,00 293 428,29 Saksvurdering: Kontrollutvalgets regnskap viser foreløpig et forbruk på kr 156 571,71, mot budsjettert kr. 450 000,00.
Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar regnskapsrapporten til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak:
Saksbehandler: Kontrollutvalget Budsjett 2016 Saksnr. Utvalg Møtedato 22/2015 Kontrollutvalget 17.09.2015 Saksdokumenter Budsjett 2014 og 2015 Regnskap per 31.08.2015 Saksframlegg: Kontrollutvalget har etter 18 i forskrift om kontrollutvalg ansvar for å utarbeide samlet budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Utgangspunktet er at budsjettet skal omfatte alle utgifter forbundet med kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalget har budsjettansvar for eget budsjett, og har ansvaret for regnskap og regnskapsoppfølging. Kommuneloven 77 pålegger kommunen å ha et kontrollutvalg. I tillegg pålegges kommunen å ha et uavhengig sekretariat samt en forsvarlig revisjonsordning etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Budsjettforslaget omfatter de lovpålagte oppgavene. Jfr forskriftens 18 skal kontrollutvalgets forslag til budsjettramme følge formannskapets innstiling til kommunestyret, slik at forslaget er gjort kjent for kommunestyret når totalbudsjettet skal behandles. Saksvurdering: Forslag til budsjettrammen for kontroll- og tilsynsarbeidet for Rendalen kommune for 2016 utarbeides etter følgende mal: Konto Konto (T) Prosjekt Budsjett 2015 Merknader 10803 Godtgjørelse folkevalgte 10990 Arbeidsgiveravgift 11151 Mat til ansatte og besøkende 11201 Annet forbr.matr. /råvarer 11500 Faglig oppdatering 11600 Skyss- og kostgodtgjørelse 11650 Telefongodtgjørelse 12700 Konsulenttjenester Konsulenttjenester Sekretariat I følge avtale Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll 12702 Revisjonstjenester Regnskapsrevisjon I følge avtale Påkommende prosjekt. 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 17290 Komp. mva. ansk./ drift 0,00
Kontrollutvalgets utgifter: Denne utgiftsposten inkluderer møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste, servering, telefongodtgjørelse til kontrollutvalgets leder samt kurs til kontrollutvalgsmedlemmene. Kostnader til regnskapsrevisjon KPMG er valgt som leverandør av regnskapsrevisjon fra 01.01.2013 til 31.12.2014 med kundestyrt opsjon på 1+1 års prolongering. Antatte kostnader for dette er på kr 209.800 for de to første årene. Utgifter til rådgivning og møter, ut over det som er avtalt, vil komme i tillegg. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: Prisen som er lagt inn i budsjettet er gjort ut ifra erfaring, og vil kunne endre seg avhengig av størrelse på prosjekt og antall prosjekter i inneværende år. Kostnader til sekretariatsfunksjon: Sekretariatstjenester til kontrollutvalget i Rendalen kommune levert av Rådhuset Vingelen AS fra april 2012, med kundestyrt opsjon på 1 + 1 års prolongering. Oppdraget har timeprisavtale og kostnadene er avhengig av møtehyppighet og saksutredningsmengde. Ved 5 møter pr år er de totale kostnadene til sekretariat (inkl reise og arkiv) estimert til kr 87000. Kontrollutvalget utarbeider budsjett for 2016 på møtet den 17.09.2015 med utgangspunkt i regnskap per 31.08.2015 og budsjett for 2014 og 2015. Regnskap per 31.08.2015: Konto Konto(T) Ansvar Tjeneste Prosjekt Prosjekt(T) Regnskapsført hittil Revidert budsjett Avvik bud/regn 10803 Godtgjørelse folkevalgte 1104 1101 18 829,10 20 000,00 1 170,90 10990 Arbeidsgiveravgift 1104 1101 1 205,07 1 500,00 294,93 11151 Mat til ansatte og besøkende 1104 1101 0,00 1 500,00 1 500,00 11600 Skyss- og kostgodtgjørelse 1104 1101 1 474,80 4 000,00 2 525,20 12700 Konsulenttjenester 1104 1101 0,00 19 000,00 19 000,00 12705 Sekretæriat 1104 1101 87 663,20 89 000,00 1 336,80 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 1104 1101 21 915,80 30 000,00 8 084,20 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift 1104 1101-21 915,80-30 000,00-8 084,20 1104 1101 109 172,17 135 000,00 25 827,83 1104 109 172,17 135 000,00 25 827,83 109 172,17 135 000,00 25 827,83 12702 Revisjonstjenester 1104 1101 2000 Regnskapsrevisjon 47 399,54 235 000,00 187 600,46 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 1104 1101 2000 Regnskapsrevisjon 11 849,89 59 000,00 47 150,11 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift 1104 1101 2000 Regnskapsrevisjon -11 849,89-59 000,00-47 150,11 1104 1101 2000 Regnskapsrevisjon 47 399,54 235 000,00 187 600,46 1104 2000 Regnskapsrevisjon 47 399,54 235 000,00 187 600,46 2000 Regnskapsrevisjon 47 399,54 235 000,00 187 600,46 12702 Revisjonstjenester 1104 1101 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00 80 000,00 80 000,00 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 1104 1101 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00 20 000,00 20 000,00 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift 1104 1101 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00-20 000,00-20 000,00 1104 1101 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00 80 000,00 80 000,00 1104 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00 80 000,00 80 000,00 2001 Forvaltningsrevisjon 0,00 80 000,00 80 000,00 12702 Revisjonstjenester 1104 1101 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 1104 1101 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift 1104 1101 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 1104 1101 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 1104 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 2002 Selskapskontroll 0,00 0,00 0,00 156 571,71 450 000,00 293 428,29
Budsjett 2014: Konto Konto (T) Prosjekt Budsjett 2015 Revidert budsj. -14 10803 Godtgjørelse folkevalgte 20 000,00 10990 Arbeidsgiveravgift 1 500,00 11151 Mat til ansatte og besøkende 2 000,00 11201 Annet forbr.matr./råvarer 11500 Faglig oppdatering 0,00 11600 Skyss- og kostgodtgjørelse 4 000,00 11650 Telefongodtgjørelse 1 000,00 12700 Konsulenttjenester Konsulenttjenester 29 000,00 Sekretariat 87 000,00 Forvaltningsrevisjon 80 000,00 Selskapskontroll 18 000,00 12702 Revisjonstjenester Regnskapsrevisjon 194 500,00 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 70 000,00 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift -70 000,00 437 000,00 Budsjett 2015: Konto Konto (T) Prosjekt Budsjett 2015 Merknader 10803 Godtgjørelse folkevalgte 20 000,00 10990 Arbeidsgiveravgift 1500,00 11151 Mat til ansatte og besøkende 1 500,00 11201 Annet forbr.matr./råvarer 11500 Faglig oppdatering 0,00 11600 Skyss- og kostgodtgjørelse 4 000,00 11650 Telefongodtgjørelse 0,00 12700 Konsulenttjenester Konsulenttjenester 19 000,00 Sekretariat 89 000,00 I følge avtale Forvaltningsrevisjon 80 000,00 Selskapskontroll 0,00 12702 Revisjonstjenester Regnskapsrevisjon 215 000,00 I følge avtale Påkommende prosjekt. 20 000,00 14290 Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon 17290 Komp. merv.avg. ansk. drift 450 000,00 Sekretariatets forslag til vedtak: Vedtatt budsjettforslag oversendes økonomikontoret for innarbeidelse i Budsjett 2016 for Rendalen kommune.
Konto 11500, Faglig oppdatering, er satt opp med kr..., dette for å gi et nytt kontrollutvalg god kompetanse, slik at de blir i stad til å utføre de oppgavene de er satt til å gjøre. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak:
Saksbehandler: Kontrollutvalget Eventuelt Saksnr. Utvalg Møtedato 23/2015 Kontrollutvalget 17.09.2015