MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Rendalen kommune

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Rendalen kommune Møtested: Kommunehuset i Rendalen Møtedato: Fredag 7. november 2014 Tid: Kl Saknr 21/ /2014 Til stede på møtet: Medlemmer: - Ann Kristin Moen (leder) - Tor Ove Midtun Forfall: - Oddveig O. Otnes (nestleder) Andre: - Fra Vingelen Utvikling AS (sekretariat) Audun Holte Vingelen For Ann Kristin Moen, leder i kontrollutvalget Audun Holte (sign.) Møtesekretær... Ann Kristin Moen Oddveig O. Otnes Tor Ove Midtun Leder Nestleder Medlem

2 Sakliste Sak nr.: Innhold 21/2014 Godkjenning av sakliste og innkalling 22/2014 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgsmøte /2014 Regnskapsrapport for kontrollutvalget 24/2014 Behandling av rapport, forvaltningsrevisjon 25/2014 Budsjett /2014 Eventuelt Kopi: Ordfører Økonomikontoret Revisjon KPMG

3 Sak 21/2014 Godkjenning av sakliste og innkalling Sakliste og innkalling til møte godkjennes. Sak 24/2014 Behandling av rapport Forvaltningsrevisjon, tas opp som siste sak i møtet. Behandling vil kreve lang tid da utvalget fikk rapporten fra Revisjonen først dagen før møtet. Sakliste og innkalling til møte godkjennes. Sak 22/2014 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgsmøte Vedlagte møteprotokoll fra møte godkjennes og signeres. Møteprotokoll fra møte godkjennes og signeres. Sak 23/2014 Regnskapsrapport for kontrollutvalget Utvalget tar regnskapsrapport per til orientering. Sekretariatet bes kontakte økonomikontoret om uklarheter angående budsjettoppsettet. Utvalget tar regnskapsrapport per til orientering.

4 Sak 24/2014 Behandling av rapport, forvaltningsrevisjon Saken legges fram uten forslag til vedtak. Kontrollutvalget i Rendalen kommune, ved sekretariatet, mottok rapporten torsdag 6. november kl Dette medførte at sekretariatet ikke fikk forberedt saken i sakspapirene til utvalget. Utvalgets medlemmer fikk rapporten tilsendt på e-post fredag 7. november, på møtedato. Kontrollutvalget mener da at det ikke er forsvarlig å gjøre vedtak i saken, da hverken sekretariatet eller utvalgsmedlemmene har fått anledning til å sette seg inn i saken. Saken utsettes, behandles i neste møte den Sak 25/2014 Budsjett 2015 Kontrollutvalget utarbeider budsjett for 2015 på møtet den Budsjettforslaget må ta høyde for å dekke kostnader med: - Revisjon (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapsrevisjon og andre revisjonsoppgaver) - Sekretariat for kontrollutvalget - Kontrollutvalgets utgifter (møtegodtgjørelse, reiseutgifter, kurs m.m) Kontrollutvalget har etter 18 i forskrift om kontrollutvalg ansvar for å utarbeide samlet budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Utgangspunktet er at budsjettet skal omfatte alle utgifter forbundet med kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalget har budsjettansvar for eget budsjett, og har ansvaret for regnskap og regnskapsoppfølging. Kommuneloven 77 pålegger kommunen å ha et kontrollutvalg. I tillegg pålegges kommunen å ha et uavhengig sekretariat samt en forsvarlig revisjonsordning etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Budsjettforslaget omfatter de lovpålagte oppgavene. Jfr. forskriftens 18 skal kontrollutvalgets forslag til budsjettramme følge formannskapets innstiling til kommunestyret, slik at forslaget er gjort kjent for kommunestyret når totalbudsjettet skal behandles.

5 Kontrollutvalget er ut fra dette opptatt av at det gis økonomiske rammer store nok til å kunne gjennomføre dette arbeidet på en forsvarlig måte. I det ligger det bl.a. at det gis rom for opplæring/kurs til utvalgsmedlemmene. Under fjorårets budsjettprosess ble kontrollutvalgets forslag til budsjett, av formannskapet, foreslåttnedskåret med kr , i den forbindelse sendte Kontrollutvalget et brev til Rendalen kommune v/kommunestyret. Dette brevet gjengir vi i årets behandling av budsjett. Kontrollutvalget i Rendalen kommune Vingelen Utvikling Sagmoen 2542 Vingelen Utvikling Rendalen kommune Kommunestyret 2485 Rendalen Vingelen Behandling av budsjett for kontrollutvalget Kontrollutvalget er kjent med at kontrollutvalgets foreslåtte budsjettramme for 2014 på kr er redusert til kr i rådmannens forslag til budsjett for Rendalen kommune. Denne endringen føl-ger også formannskapets forslag (møte ) til kommunestyrets møte Kontrollutvalget vil i denne forbindelse gjøre oppmerksom på følgende, fra Kontrollutvalgsboken (KRD, 2011), s 25 : For å gi kontrollutvalget gode arbeidsbetingelser, må kommunestyret stille nødvendige ressurser til disposisjon.. Budsjettforslag fra kontrollutvalget kan bare endres av kommunestyret. Grunnen til at kontrollutvalgets budsjett er i en særstilling, er at utvalget skal være fritt og uavhengig av de organene som utvalget skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller et organ som tilsynet skal kontrollere og ha tilsyn med, for eksempel formannskapet eller administrasjonsutvalget, får innvirkning på tilsynets budsjettramme (jfr også Rundskriv H-03/00 fra KRD). Til sammenligning er foreslått budsjettramme for kontrollutvalget i Stor-Elvdal kommune kr Kontrollutvalget ber om at kommunestyret er spesifikke på hvilke poster i kontrollutvalgets budsjettforslag man ønsker å kutte i. Med vennlig hilsen for Kontrollutvalget i Rendalen kommune Arild Løvik Sekretær Følgende budsjett 2015 fremmes:

6 Konto Konto (T) Prosjekt Budsjett 2015 Merknader Endelig budsj Godtgjørelse folkevalgte ,00 Inkl. 6 kursdager for 3 medlemmer , Arbeidsgiveravgift 2300, , Mat til ansatte og besøkende 2 000, , Annet forbr.matr./råvarer Faglig oppdatering ,00 Deltakelse på 2-dagers kurs 0, Skyss- og kostgodtgjørelse 6 000, , Telefongodtgjørelse 0, , Konsulenttjenester Konsulenttjenester , ,00 Sekretariat , ,00 Forvaltningsrevisjon , ,00 Selskapskontroll 0, , Revisjonstjenester Regnskapsrevisjon ,00 I følge avtale ,00 Påkommende prosjekt , Merverdiavgift som gir rett til kompensasjon , Komp. merv.avg. ansk. drift , , ,00 26/2014 Eventuelt Ingen saker ble behandlet under sak Eventuelt.