Prosjektplan Nye Saupstad Bydelskafé, mai 2014-desember 2015 Prosjekteiers og områdeløftets forventninger Saupstad Frivilligsentral forventes å: Starte prosjektet i mai 2014 Samarbeide med Områdeløft skjer etter inngått prosjektavtale Samarbeide med Bydelskafeen/Søbstad helsehus skjer etter inngått avtale Gjennomføre prosjektet etter godkjent prosjektplan Justere prosjektplan etter godkjennelse i prosjektgruppa Områdeløft forventes å: Samarbeidet med Saupstad Frivilligsentral skjer etter inngått avtale Bistå Saupstad Frivilligsentral og Søbstad Helsehus dersom det oppstår utfordringer som ikke kan løses iht. avtalen. Bidra ved behov for avklaringer underveis Representanter fra Områdeløft deltar i prosjektgruppe. Dekke merkostnader grunnet økt bruk? (må diskutere denne). KOMMENTAR: Prosjektet må forholde seg til det beløpet som framkommer i prosjektavtalen. Behov for eventuelt å omdefinere/utvide prosjektet hvis nødvendig, kan naturligvis drøftes med Områdeløft. Bakgrunn og problemsstillinger Prosjektet» Nye Saupstad Bydelskafé» skal utvikle bydelskafeen fra bare å gjelde ordinær kafédrift til å bli en kulturarena og samlingssted for personer i nærområdet. Tilknytning til Områdeløft Saupstad-Kolstad Utvikling av Bydelskafeen er et av satsingsområdene i programmet «Områdeløft Saupstad- Kolstad». Områdesatsingens kartlegging av bydelen viser at det mangler gode arenaer og møteplasser, spesielt for de eldste. Levkårsundersøkelsene i 2000 og 2011 dokumenterer betydelige levekårsutfordringer i Saupstad-Kolstad. Bydelen kommer dårligst ut i Trondheim på tre sentrale levekårsvariabler; inntekt, lav utdanning og uførestønad. Bydelen kommer spesielt dårlig ut når det gjelder uførhet. Antall husstander som lever under fattigdomsgrensen er 15,6 prosent mot 8,1 prosent i kommunen som helhet. 1
Et godt nærmiljø hvor man kjenner og trives med sine naboer og lokalmiljø er viktig for helsen, og det er derfor viktig og naturlig å støtte opp under alle gode krefter i bydelen. Saupstad/Kolstad ligger i Heimdal bydel og er det boområdet i Trondheim hvor flest minoritetsspråklige er bosatt. Mulighet for deltakelse og aktivitet skal understøttes overfor alle som bor i bydelen. Saupstad Frivilligsentral Saupstad Frivilligsentral hovedmålsetning er å generere frivillig aktivitet i bydelen og tilrettelegge for at slik aktivitet skal kunne foregå. Det er et stort behov for tilgjengelige lokaler og møtesteder for lag og foreninger på Saupstad, og de nåværende lokalene som Sentralen leier av Biblioteket egner seg ikke til dette formålet. Saupstad Frivilligsentral ønsker derfor å kunne benytte lokalene til bydelskafeen for å utvikle et kulturhus der lag og foreninger og ulike aktiviteter kan holde åpne arrangementer til glede for hele bydelens befolkning. Føringer Følgende avtaler og retningslinjer er førende for prosjektet; ProsjektAvtale med Områdeløft og godkjent prosjektplan Mål, strategier og prinsipper i Områdeprogram for Saupstad-Kolstad 2013-2020. Samarbeidsavtale med Søbstad Helsehus Røde Kors prinsipper (Humanitet, Upartiskhet, Nøytralitet, Uavhengighet, Medmenneskelighet, Enhet, Universalitet). Vedtekter for Saupstad Frivilligsentral Vedtak gjort av styret ved Saupstad Frivilligsentral Retningslinjer fra KUD i forhold til driften av Saupstad Frivilligsentral Samhandlingsavtale med Trondheim Kommune Budsjett, rammer og ressurser Det er avsatt kr. 600.000 til prosjektmidler for utvikling og utprøving av «Nye Saupstad Bydelskafé» over en toårsperiode. Prosjektet har et eget budsjett. Aktivitetsmidler søkes eksternt. Se eget vedlegg. 2
Tilgjengelige ressurser som Saupstad Frivilligsentral disponerer vil også være tilgjengelig ved utvikling av Bydelskafeen. Dette kan være i form av nettverk og eksisterende aktiviteter. Brukere av bydelskafeen kan også disponere Sentralens utstyr etter avtale. Mål og målgruppe A. Hovedmål. I 2015 er Bydelskafeen foruten ordinær kafédrift, blitt et «brukerstyrt» kulturhus der aktiviteter skjer av brukerne selv. Dette skal være i tråd med Saupstad Frivilligsentral sitt hovedprinsipp om frivillig arbeid- og der aktiviteter initieres, planlegges og gjennomføres av brukerne selv. KOMMENTAR: Dette punktet flyttes ned som delmål. Delmål gjøres om til punkt B, ikke C som nå. I 2015 har økt sosial samhandling og møter på tvers av alder og etnisitet bidratt til sterkere fellesskap og mer trivsel for beboerne på Saupstad. B. Effektmål Saupstad bydelskafé er i 2015 fornyet, revitalisert og omdannet til et aktivt og tilgjengelig kulturhus med åpne kulturarrangementer. Saupstad bydelskafé med tilliggende fasiliteter er i 2015 gjort tilgjengelig som møtested for frivillige lag og foreninger. Saupstad bydelskafé er i 2015 en et uformelt og inkluderende treffsted der folk treffes på tvers av alder og etnisitet, et sted som er åpent for alle. Saupstad bydelskafé er i 2015 et brukerstyrt sted der kjernen av aktiviteter initieres og gjennomføres av brukerne selv. Saupstad bydelskafé er i 2015 et kjent sted som er besøkt av befolkningen på Saupstad. C. Delmål: Se milepælsplan D. Resultatmål: Det er undertegnet en samarbeidsavtale med Søbstad Helsehus som konkretiserer og avklarer relevante økonomiske, formelle og praktiske forhold.levert innen 1.5.2014 Økt antall arrangementer fra Den Kulturelle Spaserstokken Det er etablert samarbeid med flere lokalsamfunnsaktører i utvikling av tilbudet. 3
Lokalet er tilgjengelig for utlån til lag og foreninger i henhold til rutiner. Ny formulering: Det er utarbeidet skriftlige rutiner og retningslinjer for utlån av lokaler til lag og foreninger. Kafeens nye tilbud er gjort kjent blant befolkningen på Saupstad. Ny formulering: Det er iverksatt flere tiltak for å gjøre kaféens tilbud kjent i hele bydelen. Målgruppe for prosjektet Hele bydelens befolkning og lag/foreninger med særlig fokus på å bygge bro mellom generasjoner og etnisiteter. Avgrensinger Daglig drift inkl servering ved Bydelskaféen er Søbstad Helsehus sitt ansvar. Etter stengetid (når er det?) drives eventuelt salg til selvkost, og der hver enkelt lag og forening selv tar ansvar for organisering og innkjøp i henhold til avtale med helsehuset. KOMMENTAR: Er det realistisk at ulike foreninger og grupper hver for seg skal gjøre avtaler med helsehuset. Helsehuset kommer sannsynligvis ikke til å ønske et slikt ansvar. Det kan være en god idé at ulike grupperinger har hver sin kveld med ansvar for kafésalg, men det må være noen som holder i dette, koordinerer og styrer en slik ordning. Aller helst prosjektet/frivilligsentralen, eller noen som leies inn. Kanskje noen fra NAV el. Organisering Prosjektets eier er styret ved Saupstad Frivilligsentral. Prosjektleder er daglig leder ved Saupstad Frivilligsentral. For å nå målet med prosjektet, vil det ansettes en prosjektmedarbeider i 50 prosent stilling. En prosjektgruppe bestående av fem representanter fra henholdsvis Områdeløft, Røde Kors, Helsehuset, styret ved Saupstad Frivilligsentral og daglig leder. Et brukerråd av frivillige, lag og organisasjoner og publikum som skal sikre brukermedvirkning. Prosjektets organisasjonskart: Er det nødvendig i forhold til beskrivelsen overfor? Det er ikke nødvendig. Prosjektleder rapporterer tertialvis både til prosjekteier og holder til programledelsen informert om dette. Saupstad-Kolstad. Prosjektleder deltar i Faglig Forum sammen med andre prosjektleder i programmet. 4
Framdriftsplan/milepælplan Se eget vedlegg Kritiske suksessfaktorer En velfungerende samarbeidsavtale med Saupstad helsehus som beskriver roller og ansvar At de ansatte ved bydelskafeen er involvert i utviklingen Prosjektet tar høyde for eventuelle kostnader som følge av generert bruk av bydelskafeens lokaler og utstyr. At en homogen brukergruppe ikke ekskluderer andre grupper Det tas høyde for at økt synlighet og antall besøkende kan ta tid Et godt samarbeid mellom Saupstad FS, medarbeidere på kafeen, Søbstad Helsehus og Områdeløft. Rekruttere nok frivillige til at aktiviteter settes i gang/gjennomføres. Interessenter Oversikten over interessenter legger grunnlaget for en god medvirkningsprosess, og gjør det mulig å avgjøre hvem som skal involveres i prosjektet. Prosjektet vil drøfte med den enkelte hvor mye de skal involveres, og hvilken type involvering eller medvirkning det er snakk om. Graden av medvirkning differensieres ut fra aktørenes engasjement, interesse og ønske om innflytelse. Eventuelle forventninger til medvirkning og innflytelse må avklares tidlig i prosessen. Hele bydelens befolkning defineres som interessenter, fordi de vil være potensielle brukere av kaféen. Men noen aktører defineres som mer sentrale interessenter i prosjektet, fordi de vil være premissleverandører og mer direkte involvert i gjennomføringen og etter hvert i driften av kaféen: Saupstad Helsehus Saupstad bibliotek Skoler og barnehager som Frivillige lag og foreninger som. Kommunikasjon og informasjon 5
KOMMENTAR: Her menes ikke informasjon om kaféen og kaféens tilbud, men om prosjektet og prosjektets gang. Det er en forskjell. Dette er en prosjektplan. Informasjon om kaféen er naturligvis viktig, men det framkommer av målformuleringene, og det vil være naturlig å etter hvert iverksette tiltak for å gjøre kaféens tilbud kjent i hele bydelen. Ideelt sett bør det også utformes et kommunikasjonsmål, og gjerne et kort budskap som alle involverte forholder seg til og bruker i sin kommunikasjon utad om prosjektet. Et par korte og forklarende setninger som sier hva prosjektet går ut på. Forslag til ny formulering: Informasjon om prosjektet publiseres på frivilligsentralens egne hjemmesider, sosiale medier og gjennom informasjonsmøter med de mest sentrale interessentene. Informasjon om prosjektet og prosjektets gang publiseres også på Områdeløft Saupstad-Kolstad sine hjemmesider. Det arrangeres et åpent møte der prosjektet presenteres. I tillegg benyttes eksisterende netteverk og kanaler som for eksempel Heimdalsbladet, Faglig forum i Områdeløft Saupstad-Kolstad,.for å informere om prosjektet. 6
Tidsakse 2014-2015 KOMMENTAR: Vi vil ikke presse på dere prosjektmetodikk som dere ikke er bekvem med, eller som fraviker vesentlig fra deres praksis. Vi tar allikevel sjansen på å foreslå en litt mer detaljert og oversiktlig framdriftsplan i form av et gantdiagram. Det er fortsatt en grov framdriftsplan, men litt mindre grov enn deres. Den kan og bør justeres. Den er også inndelt i de fire fasene ethvert prosjekt bør ha, men bygger på milepælplanen som er veldig bra. FASE 1: Identifisere Forankre mandat og prosj.avtale Avklare finansiering Kartlegge ress. og muligheter MAR MAI JUL SEP NOV JAN MAR MAI JUL SEP NOV FASE 2: Definere, planlegge Utarbeide og forankre prosj.plan Sam.avtale med helsehuset FASE 3: Gjennomføre Etablere samarbeidspartnere Etablere prosjektorganisasjon Rekruttere frivillige, sam.avtaler Utarbeide kulturprogram Oppgradere det fysiske miljøet Utrede driftsmod. og kostnader Opprette brukerråd Utarb. rutiner og regler Kommunikasjon og informasjon Medvirkning Åpning av kaféen Plan/avtaler for videre drift FASE 4: Implementere Iverksette plan for videre drift April Sept Des 2014 Des 2015 Kartlegging/ Ansettelse Oppstart/drift Drift Utrede videre Gevinstrealisering (implementering i varig drift etter prosjektets slutt). Utredes gjennom prosjektet. 7
Milepæler for «Utvikling av nye Saupstad Bydelskafé» 1. Forankring av prosjektet A B C Milepæl Hva Når Hvem Prosjektmedarbeider tiltrer Samarbeidsavtale med Helsehuset underskrevet Prosjektgruppe/(styringsgruppe) - Utlysning av prosjektmedarbeider - Intervjuer, ansettelse - Opplæring - Utarbeide forslag til samarbeidsavtale som klargjør roller, ansvar, ansatte, økonomi - Møter - Underskriving av avtale - Ivaretakelse av ansatte ved kafeen (kompetansekartlegging). - Etablere en prosjektgruppe med medlemmer fra Trondheim Røde Kors, prosjektleder, Områdeløft, Helsehuset. Ansatt på plass innen utgangen av august (PM) Mai Mai DAL Trondheim Røde Kors i samarbeid med daglig leder (heretter kalt prosjektleder- ), Trondheim Røde Kors, Søbstad Helsehus og Områdeløft. 2. Kartlegging A B Milepæl Hva Når Hvem Kartlagte behov, innhold og målgrupper ved et «mini kulturhus» Kartlagte behov og muligheter for lag og foreninger ved lån av lokaler - Åpent møte - Møte med nettverk av helsepersonell, barnehager, skoler, bibliotek og andre aktører - Møte med lag og foreninger om muligheter for utlån av lokaler, lørdagskafe m.mer. Mai/juni Mai/juni 8
C D E F Kartlagt oversikt over kunstnere og lokale artister Utredet driftsmodell «brukerstyrt kulturhus». Konseptet «Nye Bydelskafeen» er definert og avgrenset Utrede driftskostnader - Møte med kunstnere om muligheter for utstillinger/utsmyknin ger av lokalene - Opprette brukerråd for praktiske oppgaver/organiserin g - Se på mulighetene for oppstart av kor, fortellergruppe, teater, utsmykningsgruppe - Hva skal Nye Bydelskafeen være og ikke være? - Strøm, renhold, vakthold Mai/juni Juniaugust Juni Juni, PM Prosjektgruppa 3. Forberedelser før oppstart (rutiner, utsmykning, program) A B C Milepæl Hva Når Hvem Rutiner for utlån av lokaler Rutiner for (frivillige) medarbeidere Fastsette «pilot» kulturprogram - Rutinebeskrivelser for booking, kvittering av nøkler, renhold, ansvar/beredskap - Rutiner for evt salg til selvkost - Gjennomgå rutiner for taushetsplikt, beredskap - Oppfølging/kursing - Avtale med NAV ang praktikanter - Samarbeide med Kulturenheten - Samarbeide med lokale aktører - Samarbeide med lag/foreninger, enheter og enkeltpersoner - Markedsføre program Juni Kontinuerlig Juni PM og PM D Oppgradere det fysiske miljøet - Utsmykning - Utskiftning av møbler og evt annet interiør iht. budsjett Juni/juli og PM 9
og avtale med Søbstad Helsehus - Utstyr til utlån - Samarbeide med barnehager, kunstnere om utstillinger 4. Oppstart A B Milepæl Hva Når Hvem Åpning av «Nye Bydelskafeen» Bydelskafeen er synlig og kjent i bydelen - Åpningsarrangement - Markedsføring - Pressedekning - Plakater - Brosjyrer September August/september og resten av året, PM 5. Videreføring Milepæl Hva Når Hvem A Videreføring -Utrede videre drift etter endt prosjektperiode Fra mars 2015, prosjektgruppe Tidsakse 2014-2015 April Sept Des 2014 Des 2015 Kartlegging/ Ansettelse Oppstart/drift Drift Utrede videre Overføring 10