ÅMLI KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget hadde møte: Møtedato: 28.05.12 Tid: Kl. 0830 1100 Møtestad: Møterom, Trongedalsnuten Til stede Ikke til stede Fra adm. Tobias Wessel-Hansen Tangen, leder, Angrim Flaten, Siv Annie Dale, Turid E. Haugstøyl, Olav Riisland. Vidar Kyrdalen til sak 10/13. Rådmannen, Jansen og Mood til sak 09/13 Fra revisjonen Øyvind Nilsen. Andre Sekretær Jens Olav Myre Sak nr: Saker: 08/13 09/13 10/13 11/13 12/13 13/13 14/14 Protokoll fra møtet 26.02.13 Orientering om kommunens engasjement ved frivillige arrangementer Regnskap 2012 Behov for ny sekretærordning for kontrollutvalget fra 2014 Referatsaker Orienteringer Eventuelt Neste møte Åmli 28. 05 2013 Tobias Wessel-Hansen Tangen leder Aust-Agder fylkesrevisjon Jens Olav Myre sekretær Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann. SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET: AUST-AGDER FYLKESREVISJON Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 37017392 E-postadresse: jens.olav.myre@austagderfk.no Postboks 788 Stoa Ragnvald Telefax: 37017303 Organisasjonsnummer: 974 644 657 4809 ARENDAL Blakstadsvei 1
Sak nr: 08/13 Sak: Protokoll fra møtet 26.02.13 Protokollen fra møtet 26.02.13 tatt til orientering. Protokollen fra møtet 26.02.13 tatt til orientering. Sak nr: 09/13 Sak: Orientering om kommunens engasjement ved frivillige arrangementer Rådmannen og Jan Terje Jansen orienter om kommunens engasjement i frivillig arbeid i kommunen gjennom deltagelse ved ulike arrangement. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Rådmannen, Jansen og Mood kom til stede og orienterte om kommunens engasjement og holdninger til hva som gjøres. Kontrollutvalget stilte en del spørsmål til orienteringen. Disse ble greit besvart. Kontrollutvalget diskuterte deretter det som var kommet frem i sakens anledning. Sekretæren satte deretter frem slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar den orienteringen som er gitt til orientering. Kontrollutvalget tar den orienteringen som er gitt til orientering. Sak nr: 10/13 Sak: Kommuneregnskapet for 2012 Kommuneregnskapet for 2012 og kommunens årsmelding blir oversendt av økonomisjefen til behandling. Revisors revisjonsberetning for 2012 ligger ved innkallingen. Likedan ligger revisors oppsummering for regnskapsåret 2012 datert 21.05.13 til kontrollutvalget ved. Etter forskriftene for årsregnskap, er det kontrollutvalgets oppgave å gi uttalelse til regnskapet. Uttalelsen skal stiles til kommunestyret. Formannskapet skal fremme innstilling til regnskapet. Kontrollutvalgets vedtak skal være kjent når formannskapet behandler årsregnskapet. Kontrollutvalget skal vurdere om regnskapet er ført i samsvar med lover og regler, og om kommunestyrets mål er oppfylt. Kontrollutvalget har rett til å knyte kommentarer til vedtaket/uttalelsen, jfr. forskrift for kontrollutvalg 7. Som grunnlag for uttalen, bør kontrollutvalget benytte seg av vedtatt økonomiplan, årsmelding og revisjonsberetning. Sekretæren viser til revisor sin revisjonsberetning, og setter frem slikt Kontrollutvalget har ingen merknader til kommuneregnskapet for 2012, og slutter seg til revisjonsmelding av 21.05.13.
Vidar Kyrdalen orienterte om regnskapet for 2012. Revisor orienterte om oppsummeringsbrevet. Kontrollutvalget hadde enkelte spørsmål/kommentarer til regnskapet. Kontrollutvalget merket seg spesielt den økende gjeldsgraden til kommunen sett i forhold til landsgjennomsnittet, og til redusksjonen/bruken av ubundne fond. Ut over dette hadde ikke kontrollutvalget kommentarer til regnskapet, og sluttet seg til den uttalelsen som sekretæren foreslo gitt til regnskapet, med tillegg av kommentar vedrørende gjeldsgrad og ubundne fond. Kontrollutvalget har ingen merknader til kommuneregnskapet for 2012, og slutter seg til revisjonsmelding av 21.05.13. Kontrollutvalget vil, uten at konklusjonen over blir påvirket, imidlertid rette oppmerksomheten mot kommunens gjeldsgrad, som er 77% mot landsgjennomsnittet som er 66%, og mot reduksjonen av ubundne fond. Sak nr: 11/13 Sak: Behov for ny sekretærordning for kontrollutvalget fra 2014 F.o.m. 2005 ble forskrift om kontrollutvalg endret med den følge at kommunens/ fylkeskommunens revisor ikke lenger kunne være sekretær for kontrollutvalget. Fra samme tidspunkt har sekretærhjelp og saksforberedelse m.v. til følgende kontrollutvalg på Agder vært løst slik: - Aust-Agder fylkeskommune har kjøpt sekretariatsbistand fra Arendal revisjonsdistrikt IKS - Vest-Agder fylkeskommune har kjøpt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Søgne og Vennesla kommuner har kjøpt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Kristiansand og Songdalen kommuner har kjøpt fra Vest-Agder fylkesrevisjon - Arendal kommune har kjøpt fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS - Birkenes, Froland, Gjerstad, Grimstad, Lillesand, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommuner har kjøpt fra Aust-Agder fylkesrevisjon Kontrollutvalgenes aktivitet har de siste årene økt betydelig. Fra å være en minimumsløsning på timebasis ved oppstarten i 2005 har vi de siste årene fått en situasjon hvor det forventes at sekretariatene har kapasitet til mer omfattende saksutredninger og oppfølging av sakene som er behandlet. Det skal i noen tilfeller også planlegges/gjennomføres undersøkelser/granskinger eller andre mer omfattende oppgaver. Forventningene fra kontrollutvalgene har økt betydelig og en minimumsløsning er ikke lenger tilstrekkelig. Dette innebærer at de revisjonsenhetene som i dag server kontrollutvalgene med sekretærtjenester vil ha kapasitetsproblemer med å gjennomføre dette i et omfang som kontrollutvalgene har forventninger til og har signalisert at de ikke lenger ønsker å forlenge avtalen. Begge fylkeskommunene og de 14 kommunene i opplistingen over har kontrakter om levering av sekretariatstjenester etter en anbudsrunde i 2011 som varer ut 2013. Det betyr at det fra 2014 ikke vil være noen sekretærløsning. De 4 nåværende sekretariatene som leverer sekretariatstjenester har derfor på eget initiativ startet en prosess med tanke på å bidra til en god framtidig løsning for kontrollutvalgene når avtaleperioden utløper. Samtlige 16 kontrollutvalg er i møter høsten 2012 blitt orientert om dette. Det er i denne orienteringen nevnt at det tas sikte på å arrangere et møte ultimo februar eller primo mars 2013 hvor lederne i de 16
kontrollutvalgene inviteres for å drøfte situasjonen og evt. etablere en arbeidsgruppe som utreder en ny modell for levering av sekretariatstjenester til kontrollutvalgene fra 2014. Vedtak i Rådmannsutvalget KS Agder RMU KS Agder er i møte den 15. januar 2013 blitt orientert om situasjonen vedrørende sekretariatsfunksjon for kontrollutvalg. Utvalget støtter at det igangsettes et arbeid for å se på en framtidig organisering og nedsetter en arbeidsgruppe bestående av 1 representant fra RMU Agder hvor følgende bes om å delta: Gro Anita Trøan valgt som vara Bjarte Nordås KS Agder er sekretariat for gruppen Øvrige medlemmer i utvalget velges av kontrollutvalgene Etablering av arbeidsgruppe. Kontrollutvalgslederne var samlet til møte den 4.3.13 hvor følgende arbeidsgruppe ble etablert: Gro Anita Trøan Rådmann Birkenes kommune Dag Eide Leder av kontrollutvalget i Aust-Agder fylke Vidar Kleppe Leder av kontrollutvalgene i Kristiansand kommune og Vest-Agder fylke Per Arnt Tellefsdal Leder av kontrollutvalget i Risør kommune Anne Helene Grunni Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS Steinar Johansen Arendal Revisjonsdistrikt IKS Gro Anita Trøan ble valgt som leder av arbeidsgruppen. KS Agder ivaretar sekretærfunksjonen Utvalget skal utarbeide en rapport med vurdering av ulike modeller for fremtidig sekretariatsordning for kontrollutvalgene for de to fylkeskommunene og 14 kommuner kontrollutvalg på Agder. Rapporten skal foreligge 1. juli 2013. Følgende modeller/løsninger skal vurderes: 1. En felles sekretariatsordning for kontrollutvalg for alle kommuner i hele Agder ved å inngå et samarbeid med Agder Sekretariat IS ved etablering av et av to alternativer: a. Kommuneloven 27 for interkommunalt samarbeid b. Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper. 2. Inngå samarbeid med Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) til å gjøre utføre sekretærarbeidet i egenregi for de 2 fylkeskommunene og de 14 kommunene på Agder som er uten avtale etter 31.12.13. 3. Etablere et eget selskap, enten 27 eller IKS, for de 2 fylkeskommunene og de 14 kommunene på Agder som er uten avtale etter 31.12.13. Det bør være en målsetting at ny sekretariatsordning er på plass fra 1.1.2014. Det innebærer at modellen som velges må være vedtatt på tidlig høst 2013. De sittende sekretariater har meddelt at de kan være fleksible dersom iverksettingen skulle bli forsinket. Den nåværende ordningen har vært en minimumsløsning hvor revisjonsenhetene har levert tjenestene på timebasis. Det innebærer bl.a. at en del indirekte kostnader er dekket av sekretariatene selv uten at dette er gått inn i faktureringsgrunnlaget. Ordningen har vært en rimelig løsning for kommunene og fylkene. En ny ordning vil bli noe dyrere for
kommunene enn i dag fordi man vil måtte ha ansatte i et selskap til å ivareta funksjonen. Utvalget legger opp til at et nytt sekretariat skal levere gode faglige tjenester til en lavest mulig kostnad for eierne. Når det gjelder sekretariatsløsninger i Norge for øvrig, så har over 80 % av kommunene valgt å etablere selskaper i egenregi, 27 eller IKS. Kontrollutvalgene og deretter fylkestingene, by- og kommunestyrene inviteres med dette til å ta saken til foreløpig orientering. Kontrollutvalget tar til foreløpig orientering informasjon om arbeidet med å etablere en ny sekretærordning for de 2 fylkeskommunene og 14 kommuner på Agder. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget tar til foreløpig orientering informasjon om arbeidet med å etablere en ny sekretærordning for de 2 fylkeskommunene og 14 kommuner på Agder. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Sak nr: 12/13 Sak: Referatsaker A Diverse referat. A.1 Referat fra fellesmøtet i Treungen vedr. selskapskontroll i IATA. Vedlagt. A.2 Tre e-poster med vedlegg vedrørende henvendelse om habilitetsspørsmål vedlegges til kontrollutvalget for vurdering om dette er en sak for kontrollutvalget. A.3 A.! Tatt til orientering A.2 Legges frem uten forslag til vedtak A.1 Leder orienterte fra møtet. Sekretæren orienterte litt om selskapskontrollen i 2009. Tatt til orientering. A.2 Kontrollutvalget har fått seg forelagt tre e-poster fra Kristian Vehus. Den første vedrører konsesjonssak Åmland og Berås, den andre tildeling av tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket og tildeling til kolleger. Den tredje gjelder saksbehandlers rolle i vernesak. De tre henvendelsene påberoper seg å avsløre roller, både for saksbehandler og kommunestyremedlem, som gir grunn til å tvile på habiliteten ved behandling av disse sakene. Kontrollutvalget drøftet sakene, og kom til at det ikke kan sees noen klare habilitetskonflikter i det fremlagte materialet. Kontrollutvalget kan da heller ikke se at dette er saker for kontrollutvalget, og behandler disse derfor ikke videre.
Kontrollutvalget ønsker imidlertid en bekreftelse fra administrasjonen på at vanntette skott har vært tilfelle i disse saksbehandlingene. Sak nr: 13/13 Sak: Orienteringer A : Ingen saker til orientering A.1 : A.2 : A.3 : Tatt til orientering. Tatt til orientering Sak nr: 14/13 Sak: Eventuelt A : Eventuelt Sekretæren tok tak i at kontrollutvalget fra tid til annen har drøftet administrasjonens internkontroll m.v.. Med bakgrunn i dette, og det som fremkommer på side 53 i Kontrollutvalgsboka, ber kontrollutvalget sekretæren anmode rådmannen om å orientere i møtet over sommeren om kommunens holdninger, og hva som er gjort, omkring dette. B : Neste møte Dato : 24.09.13 klokka 0830, møterom Trogfjell