STYRESAK FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Møtedato 13.02.2014 Dokumentdato 06.02.14 Saksbehandler Høgskoledirektør Saksnummer 14/00886 SAK 16/14 INNKALLING TIL MØTE I STYRET FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Sted: Campus Drammen, Papirbredden hus 2, Grønland 51 1.etg, inngang gjennom Sudexo kantine. Dato: Torsdag 13.02.14 Tid: 0900 1400 Saksliste: Velkommen ved styreleder Vedtakssaker Sak 17/14 Sak 18/14 Godkjenning av møteinnkalling. Møteprotokoll er godkjent pr epost. Godtgjøring for styrets medlemmer. Sak 19/14 Møteplan og årshjul for styret 2014. Sak 20/14 Studieåret 2014/2015 akademisk kalender. Sak 21/14 Årsregnskap for Høgskolen i Buskerud og for Høgskolen i Vestfold 2013. (Sakspapirer ettersendes elektronisk tirsdag 11/2) Sak 22/14 Utvikling av strategiplan for HBV 2015 2020. Sak 23/14 Milepælsplan for utvikling av kvalitetssystem 2014. 1 av 2
Sak 24/14 Sak 25/14 Sak 26/14 Sak 27/14 Senter for forskningsdrevet innovasjon søknad til Forskningsrådet. (Sakspapirer og søknad ettersendes). Oppnevning av medlemmer og institusjonsansvarlig for skikkethetsnemda. Medbestemmelsesavtale. Deltagelse i etatsstyringsmøte med Kunnskapsdepartementet. Orienteringssaker Sak 28/14 Sak 29/14 Orientering om deltagelse i søknader for Sentre for forskningsdrevet innovasjon. Orientering om klagenemdas mandat. Sak 30/14 Meldingssaker - Referat fra IDF møte 03.02.14, deles ut i styremøtet. - Referat fra ledermøtet 04.02.14, deles ut i styremøtet. - Referat fra dekanmøtet 21.01.14, vedlagt. Velkommen til møtet! Drammen 6/2-2014 Kai Mjøsund Høgskoledirektør Høgskolen i Buskerud og Vestfold Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 2 av 2
STYRESAK FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Møtedato 13.02.14 Dokumentdato 28.01.14 Saksbehandler Lars Gunnar Sønsteby Saksnummer 14/00370 SAK 18/14 (V) Godtgjøring til styremedlemmer Forslag til vedtak 1. Eksterne styrerepresentanter og studentrepresentanter godtgjøres for faktisk medgått møtetid. Godtgjøring for forberedelser til styremøtene fastsettes til 6 timer pr. møte. 2. Møtetid for faglig ansattes representanter legges inn i den enkeltes arbeidsplan med 75 timer pr. år. Møtetid for teknisk/administrative ansattes representanter inkluderes i ordinær arbeidstid med 75 timer pr år. Godtgjøring for forberedelser til styremøtene fastsettes til 6 timer pr. møte. Tid til forberedelser registreres ikke i høgskolenes arbeidstidsskjema. 3. Godtgjøring for møtetid og forberedelser skjer etter de til enhver tid gjeldende satser i statens personalhåndbok. For medlemmer av utvalg er satsen pr. 1. januar 2014 kr 405,- pr time. Saksopplysning 1.januar 2014 ble Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i Vestfold fusjonert til Høgskolen i Buskerud og Vestfold (HBV). I den forbindelse ble det valgt nytt styre med følgende sammensetning, bestående av 11 medlemmer: To eksterne medlemmer oppnevnt av kunnskapsdepartementet Et eksternt medlem oppnevnt av Vestfold fylkeskommune. Et eksternt medlem oppnevnt av Buskerud fylkeskommune To medlemmer valgt av studentene Et teknisk administrativt medlem 1 av 2
Tre faglige medlemmer Rektor fungerer som styreleder Det ble ved opprettelse av Fellesstyret for fusjonen i 2013 vedtatt retningslinjer for godtgjøring av medlemmer til styret. Administrasjon foreslår at denne praksis videreføres ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold. Eksterne styrerepresentanter og studentrepresentanter godtgjøres for faktisk medgått møtetid. Godtgjøring for forberedelser til styremøtene fastsettes til 6 timer pr. møte. Godtgjøring og kjøregodtgjørelse gis etter statens gjeldene satser. For ansatte ved høgskolen har deltagelse i styrer og råd ulik innvirkning for teknisk/administrative ansatte og faglig ansatte. Bakgrunnen for det er at de faglige ansatte arbeider ut fra en fastsatt tidsplan, mens de teknisk/administrative har ordinær arbeidstid. Etter en samlet vurdering anbefales ordning for ansattes representanter med møtetid i arbeidsplan/ordinær arbeidstid fastsatt til 75 timer og godtgjøring for 6 timers forberedelse pr. møte. Tid til forberedelser registreres ikke i høgskolens arbeidstidsskjema. Kjøregodtgjørelse føres i høyskolens økonomisystem. Saksdokumenter 1. Statens personalhåndbok 10.14.2 (http://www.sph.dep.no/statens- Personalhandbok/10Administrative-bestemmelser-og-kglres/1014Styrer-rad-utvalg-mv---diversebestemmelser/10142-Godtgjoring-til-leder-medlemmer-og-sekretarer-i-statlige-utvalg/) 2. Det kongelige Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartement, Administrative bestemmelser - endringer av satser 06.12.14 (http://sph.dep.no/personalmeldinger/2013- PMer/PM-2013-11-Administrative-bestemmelser---endringer-av-satser/) Drammen 6/2-2014 Kai Mjøsund Høgskoledirektør Høgskolen i Buskerud og Vestfold Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 2 av 2
STYRESAK FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Møtedato 13.2.2014 Dokumentdato 28.2.2014 Saksbehandler Nils Dugstad Saksnummer 14/00293 SAK 19/14 (V) ÅRSHJUL FOR STYRESAKER HBV 2014 Forslag til vedtak 1. Styret vedtar møtedatoer slik de framkommer i årshjulet. 2. Styret tar foreløpig saksoversikt til orientering. Saksopplysninger Det vises til styresak 5/14 der styret fikk forelagt forslag til styredato samt forslag til når administrasjonen planlegger å legge fram ulike saker til styrets behandling. Under behandlingen av sak 5/14 endret styret møtedato på flere møter fra torsdager til fredager. Dette er nå rettet i foreliggende dokument. Oversikten over saker som planlegges fremmet for styre er også supplert i forhold til sak 5/14. Saksdokumenter Årshjulet følger som vedlegg til saken. Drammen 6/2 2014 Kai Mjøsund Høgskoledirektør Høgskolen i Buskerud og Vestfold 1 av 2
Årshjulet for styret HBV 2014 vedlegg id Uke Møtedato Saker til behandling Sted 17 Uke 7 13.02.2014 Godkjenning av referat og møteinnkalling 18 Godtgjøring til styrets medlemmer 19 Møteplan og årshjul for 2014 20 Studieåret 2014/2015 - akademisk kalender Drammen 21 Årsregnskap 2013 for Høgkolen i Buskerud og Vestfold 22 Utvikling av strategiplan HBV 2015-2020 23 Milepælsplan for utvikling av kvalitetssystem 2014 24 Senter for forskningsdrevet innovasjon søknad til Forskningsrådet 25 Oppnevning av medlemmer og institusjonsansvarlig for skikkethetsnemda 26 Medbestemmelsesavtale HBV 27 Deltagelse i etatstyringsmøte med KD 28 Orientering om deltagelse i søknader for Sentre for forskningsdrevet innovasjon 29 Orientering om klagenemdas mandat 30 Uke 11 14.03.2014 Godkjenning og møteinnkalling 31 Utnevning av nytt valgstyre for HBV 32 Rapport og planer 2013 2014 Bakken- 33 Revidert budsjett 2014 med strategi-, sak-, stipendiat- og investeringsmidler teigen 34 Forretningsorden for styre ved HBV 35 Instruks for høgskoledirektør ved HBV 36 Oppstartstidspunkt PhD - Marketing management og helsevitenskap 37 Uke 19 8.5.2014 - Godkjenning og møteinnkalling 38 9.5.2014 Styreseminar (tentativt) 39 Forberedelse til etatstyringsmøte Drammen 40 Prosess for studieportefølje (kvalitet og søkergrunnlag) 41 Styredokument digitalt 42 Status kvalitetssystem for HBV 43 Uke 25 20.06.2014 Godkjenning og møteinnkalling Bakken- 44 Godkjenning av endelig årsregnskap for 2013 teigen 45 Status ny budsjettmodell 46 Uke 34 22.08.2014 Godkjenning og møteinnkalling Kongs- 47 Kvalitstssystem for HBV - godkjenning berg 48 Uke 39 26.09.2014 Godkjenning og møteinnkalling 49 Regnskap andre tertial Bakkenteigen 50 Hovedprinsipper budsjettarbeid 2015 51 Forslag til nye emner (tentativt) 52 Uke 44 31.10.2014 Godkjenning og møteinnkalling 53 Studieporteføljen 2015 Drammen 54 Statsbudsjettet 2015 - orientering og konsekvenser for HBV 55 Strategiske prioriteringer budsjett 2015 56 Budsjettforsalg 2016 57 Uke 50 12.12.2014 Godkjenning og møteinnkalling 58 Strategisk plan for HBV 2015-2020 Ringe- 59 Budsjett 2015 rike 60 Fordeling strategi -, investerings- og stipendiatmidler Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 2 av 2
STYRESAK FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Møtedato 13. februar 2014 Dokumentdato 30. januar 2014 Saksbehandler Anne Fængsrud Saksnummer 14/00585 SAK 20/14 STUDIEÅRET 2014/2015 AKADEMISK KALENDER Forslag til vedtak 1. Styret gir høgskoledirektøren fullmakt til hvert studieår å fastsette studieterminer i tråd med følgende retningslinjer: Høstsemesteret starter fortrinnsvis på en mandag primo/medio august. Høstsemesteret omfatter 90 studentarbeidsdager, inklusive eksamensdager. Vårsemesteret starter 3. januar med mindre dette er en fredag, lørdag eller søndag. I så fall starter det påfølgende mandag. Vårsemesteret omfatter 110 studentarbeidsdager, inklusive eksamensdager. 2. Studieåret 2014-15 inndeles i to undervisningsterminer. Høstsemesteret 2014: mandag 18. august - 19. desember 2014 Vårsemesteret 2014: mandag 5. januar 19. juni 2015 3. Høyskolens offisielle åpning av studieåret foretas ved campus Drammen og campus Vestfold 19. august 2014 og ved campus Ringerike og campus Kongsberg 20. august 2014. 4. Fakultetene detaljerer terminplanene i henhold til saksfremlegget. 5. Styret gir høgskoledirektør fullmakt til hvert studieår å fastsette og justere akademisk kalender. Oppsummering Studieårets lengde skal normalt være 10 måneder ihht. UH-loven, der 3-8 slår fast følgende: «Studieåret er normalt 10 måneder. Styret fastsetter undervisningsterminene. HBVs studieår for 2014-15 foreslås fra 18. august 2014 til 19. juni 2015, og er derved i samsvar med kravene. Høgskolen skal tilby et pedagogisk tilrettelagt læringsprogram for hele det definerte studieåret. Det tilbys ikke tilrettelagt undervisning i påskeuken. I tillegg kan det for enkeltdager som er innklemt mellom to offisielle fridager gis fri for tilrettelagt læring. Slike dager kan ikke regnes inn blant de 110 arbeidsdagene. 1 av 2
Med utgangspunkt i disse føringene utarbeider studiedirektør innen utgangen av januar måned hvert år en oversikt over studieterminer og en akademisk kalender for det kommende studieår, som kunngjøres for studenter og tilsatte. Saksdokumenter 1. Lov om universiteter og høyskoler LOV 2005-04-01, 3-8 (1), undervisning 2. Akademisk kalender (vedlagt) Drammen 6/2 2014 Kai Mjøsund Høgskoledirektør Høgskolen i Buskerud og Vestfold Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 2 av 2
Vedlegg sak 20-14 Studieåret 2014/15 akademisk kalender Akademisk kalender for HBV 2014-15 Høstsemesteret 2014: 04. august Tidligste oppstart for studieforberedende kurs (gjelder ikke for ingeniørutdanningene) 04. - 15. august Kontinuasjonseksamen (alle campus) 18. august Studiestart for studenter i høyere årstrinn Oppstart masterutdanninger på campus Ringerike Orientation Day, internasjonale studenter 19. august Offisiell åpning av studieåret, campus Drammen og campusvestfold 19. august Studiestart alle nye studenter 20. august Offisiell åpning av studieåret, campus Ringerike og campus Kongsberg 15. september Frist for semesterregistrering, bekreftelse av utdanningsplan og oppmelding til eksamen for høstsemesteret. Påmeldingsfrist for privatister. Frist for oppmelding til ny og utsatt eksamen i emner som hadde ordinær eksamen i vårsemesteret. Frist for å søke om tilrettelegging ved eksamen i høstsemesteret 19. 25/september Forskningsdagene 01. oktober Kunngjøring av eksamensplan september desember Fortløpende eksamensavvikling, fakultet for helsevitenskap oktober/november Evalueringer av emner og studier 01. november Søknadsfrist for innkommende studenter ved partneruniversiteter for vårsemesteret 2015 05. november Karrieredag for studenter, campus Kongsberg 06. - 09. november Teknologidagene november Kontinuasjonseksamen campus Ringerike 01. 19. desember Start eksamensperiode for campus Drammen (ikke helsevitenskap), campus Ringerike og campus Kongsberg Uke 48-51 Ordinær eksamensperiode 19. desember Siste eksamensdag/semesterslutt Vårsemesteret 2015 05. januar Første undervisningsdag/semesterstart 06. - 10. januar Kontinuasjonseksamen campus Kongsberg januar-april Fortløpende kontinuasjonseksamensavvikling fakultet for helsevitenskap 07. januar Orientation Day, internasjonale studenter campus Kongsberg og campus Vestfold 15. januar Orientation Day, internasjonale studenter campus Ringerike 15. februar Frist for semesterregistrering, bekreftelse av utdanningsplan og oppmelding til eksamen for vårsemesteret. Påmeldingsfrist for
Vedlegg sak 20-14 Studieåret 2014/15 akademisk kalender 01.mars privatister. Frist for å søke om tilrettelegging ved eksamen i vårsemesteret Søknadsfrist for delstudier i utlandet, høstsemesteret 2015 Søknadsfrist, Samordna opptak: Frist for å søke om tidlig opptak, opptak på grunnlag av særskilt vurdering, søkere med opptaksgrunnlag fra land utenfor Norden og søknad om opptak på grunnlag av realkompetanse. 01. mars Kunngjøring av eksamensplan 01. mars Frist for innlevering av studieplaner for kommende studieår 14. 21. april Påskeferie Utestående Valg av studentrepresentanter til høgskolestyret 15. april Søknadsfrist for ordinære søkere, Samordna (NOM) og lokalt opptak 01. mai Søknadsfrist for innkommende studenter ved partneruniversiteter for høstsemesteret 2014 Uke 19-25 Ordinær/kontinuasjon eksamensperiode for alle campus 19. juni Semesterslutt Demokratitid studenter HBV - foreløpig utestående
STYRESAK FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Møtedato 13. februar 2014 Dokumentdato 10. februar 2014 Saksbehandler Juel Helge Rye, Terje Thomassen, Knut Gunnar Aspenes Saksnummer 14/00006 SAK 21/14 (V) Årsregnskap 2013 for Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i Vestfold Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner årsregnskapet 2013, med ledelseskommentar, for Høgskolen i Buskerud 2. Styret godkjenner årsregnskapet 2013, med ledelseskommentar, for Høgskolen i Vestfold Saksopplysninger Nedenfor følger en redegjørelse for årsregnskapene ved hhv tidligere Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i Vestfold. For begge høgskolene blir eksternregnskapet og internregnskapet gjennomgått. 1. Høgskolen i Buskerud 1.1 Eksternregnskapet Resultatregnskapet Nedenfor følger et sammendrag av årsregnskapet for 2013 sammenstilt mot budsjett, samt regnskap for samme periode i fjor. For ytterligere detaljer vises til regnskap med notehenvisning i vedlegg 1. 1 av 10
Resultatregnskapet Regnskap Regnskap Budsjett Note 31.12.2013 31.12.2012 31.12.2013 Inntekter Inntekt fra bevilgninger 1 322 298 298 298 315 000 Tilskudd og overføringer fra andre 1 37 741 34 948 29 187 Salgs- og leieinntekter 1 27 935 21 327 35 877 Andre driftsinntekter 1 279 4 372 639 Sum inntekter 388 253 358 945 380 703 Kostnader Lønn og sosiale kostnader 2 259 013 230 127 258 018 Andre driftskostnader 3 129 154 121 238 123 628 Avskrivninger 5 4 385 3 774 2 888 Sum driftskostnader 392 552 355 139 384 534 Ordinært driftsresultat -4 299 3 806 3 831 Sum finansinntekter og finanskostnader 6-50 -34 6 Resultat av ordinære aktiviteter -4 349 3 773 3 837 Avregninger 15 8 087-411 3 837 Periodens resultat 3 738 3 362 0 Resultat Periodens resultat viser et overskudd på 3,738 mill. kroner. Dette er resultatet fra avsluttede oppdragsprosjekter og godskrives virksomhetskapitalen. Resultatet av ordinære aktiviteter, viser et merforbruk (underskudd) på kr. -4,349 mill. Etter 4 år med mindreforbruk besluttet styret å benytte virksomhetskapital og deler av den strategiske reserven i 2013. Det planlagte, styregodkjente merforbruket utgjør om lag kr. 6,4 mill. av merforbruket. Det resterende finansieres av salderinger på fakultetenes egen virksomhetskapital, i henhold til høgskolens innarbeidede praksis. Høgskolens handlingsrom blir med dette redusert med om lag 4,3 mill i perioden. Inntekter Inntektene er noe høyere enn budsjettert. Dette skyldes i all hovedsak at bevilgninger fra staten ble høyere enn først forventet, og nesten tilsvarende lavere inntekter fra BOA enn budsjettert. For øvrige inntektsendringer vises det til fakultetenes egne rapporter. Kostnader Kostnadsnivået ligger 8,7 millioner over inntektsnivået. Dette skyldes i hovedsak lavere BOA aktivitet enn budsjettert og vedtatt merforbruk innenfor BFV. Kostnadsutviklingen for øvrig står i forhold til aktivitetsøkningen innen BFV, og er i henhold til plan og budsjett. Arbeid med fusjonen mellom HiBu og Hive (finansiert av SAK midler), har medført at aktivitetsnivået ligger noe over normalt. Balansen Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 2 av 10
Nedenfor følger et sammendrag balanse for 2013 sammenlignet med 2012. Den viser hvordan høgskolens verdier har endret seg og hvordan de er finansiert. I tillegg er det utarbeidet noen nøkkeltall som belyser handlingsfriheten i høgskolens økonomi. For ytterligere detaljer vises det til balanse med notehenvisning i vedlegg 1. Balansen Regnskap Regnskap Note 31.12.2013 31.12.2012 Endring Eiendeler Anleggsmidler 5,11 16 706 13 951 2 756 Omløpsmidler 13,14,16,17 64 654 89 129-24 476 Sum eiendeler 81 360 103 080-21 720 Virksomhetskapital og gjeld Virksomhetskapital 8 8 174 8 987-813 Ikke inntektsført bevilgning knyttet til anleggsmidler 5 16 221 13 465 2 756 Kortsiktig gjeld 16,18 48 891 68 439-19 548 Avregninger 15 8 073 12 188-4 115 Sum virksomhetskapital og gjeld 81 360 103 080-21 720 Likviditetsgrad 1 1,3 1,3 Virksomhetskapital i % 10,0 % 8,7 % Avregning i % 9,9 % 11,8 % Eiendeler Anleggsmidlene er økt med kr. 2.8 mill. Dette skyldes nødvendig og planlagt oppgradering av infrastrukturen ved høgskolens studiesteder. Høgskolen har en nedgang i omløpsmidler på kr. 24,4 mill. Det skyldes i hovedsak en reduksjon av kasse/bankinnskudd på kr. 37,8 mill, motsvart av økte forhåndsbetalte kostnader (ca. 12. mill.), samt økning i kundefordringer på kr. 2.1 mill. Virksomhetskapital og gjeld Virksomhetskapitalen er økt med kr. 3.738 mill. i 2013, og saldert med kr. 4.551 mill. som følge av merforbruk ved fakultetene. Kortsiktig gjeld er redusert med kr. 19 mill (fra 68 til 49 millioner). Dette skyldes i hovedsak et stort fokus på å få regninger inn i systemet og utbetalt før nyttår med hensyn på overgang til nye systemer. Endringer i avsetningene note 15 Avregningsbeløpet i høgskolen er endret fra i fjor. Beløpet samlet er kr. 8.087 mill. og er fordelt på strategiske avsetninger og utsatt virksomhet. Strategiske avsetninger er redusert med kr. 4.266 mill, som følge av styrevedtak om bruk av 2.7 mill. til Phd satsning og styrking FoU, samt kr. 1.566 mill. til campusutviklingsprosjekter. Virksomhetskapitalen er redusert som følge av merforbruk ved fakultetene. Tilgang virksomhetskapital er på kr. 3.738 mill. i 2013, og salderingen på kr. 4.551 mill. Netto endring for året er en nedgang på kr. 813. Det er i perioden også bevilget 150 til utvikling av Exploria i Kongsberg (Nasjonalt vitensenter for ny teknologi, fokusert mot ungdom). Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 3 av 10
Høgskolen har ikke ansett det nødvendig å utsette aktivitet for regnskapsåret 2013. 1.2 Internregnskapet Bevilgningsfinansiert virksomhet - BFV Nedenfor følger et sammendrag av regnskap for høgskolens fakulteter og enheter. For en mer detaljert framstilling og forklaring av HiBu sine nøkkeltall, samt fakultetenes egne vurderinger, henvises til vedleggene som følger saken. BFV: Avvik pr. 31.12.2013 (mål +/- 2%) Budsjett Avvik i kr Avvik i % TEKNO 27 749 843 597 120 2,2 % ADMA 153 461 829-105 957-0,1 % LÆRER 34 910 687 1 426 081 4,1 % HELSE 55 662 432 3 211 098 5,8 % ØKSAM 61 212 205 2 619 001 4,3 % RES&UF. 0-4 362 048 HiBu Totalt 332 996 997 3 385 295 1,0 % I årsoppgjøret for 2012 vedtok styret at fakultetene ved HiBu kunne disponere midler fra den strategiske reserven (ref vedlegg styresak 06/13 Årsoppgjør og økonomisk status pr. 31.12.12). I tillegg fikk Øksam og Helse tilsagn på å benytte egen oppspart virksomhetskapital til å finansiere planlagt merforbruk. Merforbruk utover dette er finansiert ved saldering av fakultetets oppsparte virksomhetskapital. Det merforbruk som ikke er finansiert ved styrevedtak eller saldering av virksomhetskapital tas med inn i 2014 som mer eller mindreforbruk. Tekno Fakultetets avvik i forhold til budsjett er på kr.0,597 mill. Årsaken til merforbruket skyldes blant annet en sterkere vekst i søkningen til fakultetets studier, med tilhørende økt opptak. Dette er svært gledelig, men med den konsekvens at kostnadene til undervisning økte. Dette bidro til langt høyere overtidskostnader enn forutsatt. Driften har vært stram og fakultetet skal ha all mulig honnør for gjennomføringen. Administrasjon Administrasjon har et avvik (mindreforbruk) i forhold til budsjett på kr. 105. Dette er marginalt og utgjør kun 0,1 % av totalbudsjettet på kr. 153 millioner. Det er flere, mindre avvik i forhold til totalen, men alt i alt treffer dette budsjettet meget bra. Dette er et meget godt resultat. Lærer Oversikten viser at fakultetet har et merforbruk på kr. 1.4 mill. Dette forklares i hovedsak av flere nylig oppstartede studier, og som kjent er disse underfinansiert de 2 første årene grunnet etterslep i studiepoengproduksjon. Dette slår relativt sterkere ut når volumet av ny oppstartede studier er stort ifht. totalporteføljen. I tillegg har godskrivinger fra BOA porteføljen vært noe lavere enn budsjettert. Dekan har styrt stramt gjennom året og det er gjennomført en rekke tiltak for å bringe regnskapet i balanse. Helse Driften på fakultet for helsevitenskap viser et merforbruk i forhold til budsjett på kr. 3.2 mill. Av dette er kr. 950 godkjent av styret (styrevedtak på bruk av reserve til campusutvikling). I tillegg salderer fakultet kr. 1 mill. av egen virksomhetskapital, slik at det «ikke finansierte» merforbruket er nede i kr. 1,250 mill. Dette vil bli hensyntatt i revidert budsjett. Merforbruket skyldes i all hovedsak svikt i godskriving fra BOA prosjekter. Den øvrige drift er i henhold til budsjett, både innenfor kostnads- og inntektssiden. Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 4 av 10
Det er gjennomført faglige og strukturelle grep for å effektivisere undervisning og veiledning, noe som vil få effekter i 2014. Fakultet har lenge jobbet hardt og målrettet mot å få godkjent sin søknad om Phd- studier, og denne er nå godkjent. Øksam Fakultetet har et merforbruk utover budsjett på kr. 2.619 mill. Dette avviket er i sin helhet finansiert av oppbygging av fakultetets virksomhetskapital som har økt i 2013 med kr. 4.240 mill. Fakultetets avvik ifht budsjett skyldes stor aktivitetsøkning, flere nye studier, samt Phd- satsing. En bedret driftsituasjon er i hovedsak realisert ved kostnadsreduksjoner i tillegg til økning av prosjektinntekter. Reserver og ufordelte midler Avsatt reserve i 2013 budsjettet samt flere, mindre tilbakeholdte midler, gir et samlet mindreforbruk på kr. 4,3 mill. For ytterligere detaljer, herunder oversikt over finansiering av merforbruk og oversikt over virksomhetskapital, se vedleggene til saksfremlegget. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA I tabellen nedenfor vises regnskap og budsjett for godskriving til BFV fra prosjektene. I den interne budsjett- og økonomistyringen ved HiBu er dette benyttet som utgangspunkt for oppfølgingen av BOA porteføljen. Dette har vist seg å gi et godt bilde av aktiviteten innen BOA området. Regnskapsrapport BOA 2013 - Godskrivning tall i hele 1000 Regnskap 2013 Regnskap 2012 Budsjett 2013 Avvik Avvik % ØKSAM Godskrivning fra bidrags- og oppdragsprosjekter 9 258 11 457 8 444-814 -10 % LÆRER Godskrivning fra bidrags- og oppdragsprosjekter 2 618 2 974 3 122 504 16 % HELSE Godskrivning fra bidrags- og oppdragsprosjekter 12 465 10 130 17 102 4 637 27 % TEKNO Godskrivning fra bidrags- og oppdragsprosjekter 1 830 3 941 2 620 790 30 % HS Godskrivning fra bidrags- og oppdragsprosjekter 2 780 2 587 1 663-1 117-67 % Sum 28 951 31 089 32 952 4 001 12 % Tabellen viser at ambisjonen for 2013 ikke ble nådd. Det ble total godskrevet kr. 4 mill. mindre til BFV enn budsjettert fordelt på de ulike fakultetene. For ytterligere detaljer, se vedlegg til saksfremlegget. 1.3 Årsoppgjørsdisposisjoner Årets resultat er disponert i henhold til tidligere styrevedtak i HiBu, og er presentert i note 15 i eksternregnskapet. Her fremkommer endringene i henhold til dette i eksternregnskapet, mot virksomhetskapital og endringer i avregningen med statskassen. 2. Høgskolen i Vestfold 2.1 Eksternregnskapet Resultatregnskapet Nedenfor følger et sammendrag av årsregnskapet for 2013 sammenstilt mot regnskap og budsjett for 2012. For ytterligere detaljer vises til regnskap med notehenvisning i vedlegg 1. Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 5 av 10
Resultat Ordinært driftsresultat viser et overskudd på 10,2 mill kroner. Det er høyere enn fjoråret, og vesentlig bedre enn budsjett for regnskapsåret. Høgskolens samlede drift er således godt innenfor tildelte og bevilgede rammer. Årsregnskapet viser et overskudd på 0,5 mill kroner etter avregning mot KD. Det stammer i sin helhet fra avsluttende oppdragsprosjekter. Resultatet godskrives virksomhetskapitalen. Inntekter Inntektene er høyere enn budsjettert og høyere enn 2012. Eksterne inntekter har hatt den største prosentvise økningen (+16 %), men aktivitetsøkningene innen bevilgningen utgjør mer i kroner. Tildeling av SAK-midler knyttet til fusjon med HiBU, 6,0 mill kroner, er inkludert. For øvrige inntektsendringer vises til fakultetenes rapportering om BOA-aktivitet. Kostnader Kostnadsnivået er jevnt over høyere enn i fjor, men godt innenfor rammen av de økte inntektene. Det skyldes generelt et høyere aktivitetsnivå både innenfor BFV og BOA. Det pågående fusjonsarbeidet generer også høyere aktivitetsnivå, men dette er hovedsakelig finansiert ved SAKmidler. Balansen Nedenfor følger et sammendrag balanse for 2013 sammenlignet med 2012. Den viser hvordan høgskolens verdier har endret seg og hvordan de er finansiert. I tillegg er det utarbeidet noen nøkkeltall som belyser handlingsfriheten i høgskolens økonomi. For ytterligere detaljer vises det til balanse med notehenvisning i vedlegg 1. Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 6 av 10
Eiendeler Etter en periode med store investeringer i samlokaliseringsprosjektet, er investeringsnivået i 2013 lavere. Avskrivninger for året utgjør 19,1 mill kroner, Investeringer utgjør 8,2 mill, slik at endringen for anleggsmidlene blir 10,9 mill kroner. Omløpsmidlene er noe lavere enn i fjor, men vurderes som tilfredsstillende sett opp mot kortsiktig gjeld. Likviditeten er bedre enn i fjor. Virksomhetskapital og gjeld Virksomhetskapitalen er netto redusert med 0,55 mill kroner hensyntatt periodens resultat. Det skyldes tilbakeføring av virksomhetskapital til dekning av tap (S-sak 2013/02). Kortsiktig gjeld er lavere enn fjoråret og er ikke knyttet til noen spesielle forhold. Endringer i avsetningene note 15 Avregningsbeløpet i høgskolenes favør er økt noe fra i fjor. Det er fordelt på strategiske avsetninger og utsatt virksomhet. Strategiske avsetninger utgjør 26,9 mill kroner og er noe lavere enn fjoråret. Det skyldes i hovedsak bruk av tildelte SAK-midler i fusjonsprosjektet. Tildelingen i 2013 var lavere enn 2012. Det er i perioden også bevilget 2,7 mill kroner til nye strategiske satsninger som Innovatorium (helseinfrastruktur) og e-campusprosjekt fra strategiske reserver. Utsatt virksomhet er økt og utgjør 14,0 mill kroner ved årsskiftet. Det skyldes i hovedsak mindreforbruk både hos fakultetene og fellestjenester. 2.2 Internregnskapet Bevilgningsfinansiert virksomhet - BFV Nedenfor følger et sammendrag av regnskap for høgskolens fakulteter og enheter. For en mer detaljert framstilling, samt fakultetenes egne vurderinger, henvises til fakultetenes vedlegg som følger saken. Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 7 av 10
Fakultet HE Driften ved fakultetet viser et mindreforbruk på 1,6 mill kroner. I all hovedsak er dette bundet opp mot planlagte aktiviteter neste år. Driften har vært gjennomført som planlagt og BOA virksomheten har gitt økte kostnadsrefusjoner til driften. Fakultetet er svært godt fornøyd med budsjettdisiplinen som har vært utøvd innenfor tildelte rammer og tildelinger. Kvaliteten i alle tilbud vurderes som god. Alt i alt ett godt gjennomført 2013. Fakultet HUT Fakultetet har et mindreforbruk på 2,3 mill kroner for 2013. Det er hovedsakelig knyttet til aktiviteter som skal gjennomføres i 2014 innen lektorprogram og Phd-programmet som er igangsatt. Driften oppleves som marginal og det er gjennomført en god økonomioppfølgning for å holde budsjettildelingen. Inntektene har økt, refusjonene fra BOA er lavere enn forventet, men driften totalt sett er positiv. I tillegg har fakultet dekket inn merforbruk fra tidligere år gjennom driften i 2013. All honnør til dette arbeidet ved fakultetet. Fakultet TEKMAR Regnskapet for 2013 viser et mindreforbruk på 0,8 mill kroner. Fakultetet hadde et styrevedtak på å styre mot -5,9 mill kroner (s-sak 2013/09). Resultatet er således gledelig. Det er først og fremst refusjoner fra BOA-virksomheten og tilleggsbevilgning fra KD på 2,5 mill kroner som bidrar positivt. Det er knyttet 26 kandidater til fakultetets eget ph.d. program, og framdriften vurderes som god. Fakultetet er meget godt fornøyd med økonomi- budsjettoppfølgningsarbeidet som er nedlagt ved fakultet gjennom året. Økonomisk er 2013 det beste på mange år. Fakultet ØS Mindreforbruket ved fakultetet utgjør 0,8 mill kroner for 2013. Driften har vært godt tilpasset budsjettrammene for året, men økte refusjoner (inntektsføringer) sikrer resultatet. Etter målrettet arbeid er lektorprogram og mastertilbud igangsatt ila året. Refusjoner fra BOA er noe lavere enn planlagt, men driften er likevel i balanse. Fakultetet fremhever god budsjett- og kostnadskontroll som grunnleggende for at driften er i balanse. Nok et godt gjennomført driftsår ved fakultetet. Rektorat og fellestjenester Nedenfor følger et sammendrag av regnskap for rektorat og fellestjenester. Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 8 av 10
Regnskapet viser et samlet mindreforbruk for rektorat og fellestjenester på 17,7 mill kroner. Størsteparten av mindreforbruket, 9,2 mill kroner, er knyttet til ubrukte fusjonsmidler under høgskoledirektøren inklusive 6 mill kroner tildelte SAK-midler for 2013. For Utdanning og FoU kan mindreforbruket i hovedsak henvises til de strategiske satsningene hhv e-campus og Innovatoriet. For personalseksjonen skyldes mindreforbruket i hovedsak refusjoner av lønn. Øvrige avvik synes å være i tråd med budsjettforutsetningene og kommenteres ikke ytterligere. SAK-midler fusjonsprosjektet Fusjonsprosjektet viser et samlet mindreforbruk på 3,2 mill i forhold til budsjettrammen på 14,0 mill kroner. I tillegg er HBV tildelt 6,0 mill kroner i løpet av 2013. Det vil fortsatt komme belastninger i 2014. Resterende midler tas inn i arbeidet med revidert budsjett som fremmes i styremøtet i mars. Se vedlegg for en mer detaljert framstilling. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA Tabellen under viser omsetningen knyttet til BOA-virksomheten ved høgskolen for 2013. Prinsippet om løpende inntektsføring ligger til grunn for regnskapsføringen slik at omsetningen gir et godt bilde av prosjektaktiviteten som er gjennomført. For ytterligere detaljer vises til enhetenes vedlegg til saksfremlegget. Høgskolen har høye ambisjoner om en betydelig BOA-aktivitet for utvikling av fagmiljø og framtidsrettede studietilbud. Total omsetning viser en solid framgang i forhold til i fjor og er noe bedre enn årets budsjett. Det er først og fremst ved fakultet TEKMAR fremgangen er betydelig. Fakultetet etablerer seg nå som det fakultetet med desidert størst BOA-aktivitet. Øvrige avvik er håndtert der de har oppstått. 2.3 Årsoppgjørsdisposisjoner Årets resultat er disponert som det fremkommer i eksternregnskapet mot virksomhetskapital og endringer i avregningen med statskassen. 3. Videre behandling Avlagte årsregnskap med ledelseskommentarene for hhv HiBu og HiVe rapporteres til KD via Database for høyere utdanning (DBH), med kopi til Riksrevisjonen, innen gitt frist 15 februar 2014. Årsregnskapene benevnes som reviderte årsregnskap etter at institusjonen har mottatt revisjonsbrev fra Riksrevisjonen, normalt medio juni. Resultatene fra 2013 tas med i arbeidet med revidert budsjett 2014 som legges frem for høgskolestyret i mars. Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 9 av 10
Saksdokumenter 1. Eksternregnskapet 2013 HiBu, vedlagt 2. Internrapporter HiBu, vedlagt 3. Eksternregnskapet 2013 HiVe med internrapporter, vedlagt Drammen, 7/2-2014 Kai Mjøsund Høgskoledirektør Høgskolen i Buskerud og Vestfold Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 10 av 10
STYRESAK FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Møtedato 13.2.2014 Dokumentdato 29.1.2014 Saksbehandler Nils Dugstad Saksnummer 14/00709 SAK 22/14 (V) STRATEGISK PLAN FOR HBV 2015-2020 Forslag til vedtak 1. Høgskolestyret vedtar oppstart av arbeid med strategisk plan for virksomheten som skal gjelde for perioden 2015 til 2020 2. Styret gir rektor i fullmakt å godkjenne framdriftsplan og organisering av arbeidet med utvikling av strategisk plan. Styret ber om underveisrapportering. Oppsummering Høgskolens styre inviteres med dette til å vedta å starte en prosess som skal føre fram til at høgskolen i Buskerud og Vestfold vedtar en strategisk plan for perioden 2015 2020. I den prosessen som anbefales inngår analyser av både interne og eksterne forhold som kan påvirke måloppnåelse. Det skal gjøres prioriteringer og valg om hvordan virksomheten skal arbeide de nærmeste årene for å nå politisk mål. Offentlige virksomheters strategier er et overordnet grep for å gjennomføre politiske mål på en best mulig måte. Behov for strategiutvikling har bakgrunn blant annet i følgende forhold: behov for mer langsiktighet i arbeidet endringer i omgivelsene endringer i sektorpolitikken nye krav og forventninger fra brukerne manglende realisering av gjeldende strategi Gjennom årlig budsjett og virksomhetsplan, handlingsplaner og eventuelle delstrategier for enkelte fagfelt, vil strategien bli gjennomført. Det er imidlertid en del fallgruver som kan gjøre at strategien ikke blir gjennomført: Strategien kan være for generell og diffus, den kan være for preget av øyeblikket da den ble til, den taper for et kortsiktig økonomifokus, den er ikke kjent i organisasjonen, den brukes ikke i styringen, det får ingen konsekvenser ikke å følge den m.v. For å unngå disse fallgruvene ser rektor og direktør for seg en prosess med forankring i de faglige enhetene og med bred involvering. Det er utarbeidet en overordnet skisse for prosessen. Dersom styret slutter seg til forslag til vedtak vil det bli utarbeidet en mer detaljert plan for arbeidet med milepæler og ressursanslag. 1 av 4
Saksopplysning Til styrets orientering gis det en kort status for det planarbeid som er gjort så langt ved HBV. Status i HBVs planarbeid ved inngangen til 2014 Forsalg om å utarbeide en strategisk plan bygger på et målrettet arbeid som opp startet allerede under fusjonen av høgskolene i Buskerud og Vestfold. Her ble det slått fast at følgende visjon skal gjelde for den fusjonerte høgskolen: Høgskolen i Buskerud og Vestfold (HBV) skal utvikles til et profesjons- og arbeidslivsrettet universitet, og være den foretrukne kompetanse-, forskning-, utviklings- og innovasjonspartner for regionalt samfunns- og næringsliv med nasjonal anerkjennelse og internasjonal orientering. For å oppfylle denne visjonen er også utarbeidet hovedområder som HBV må fokusere på. Disse er: Bli akkreditert som et profesjons- og arbeidslivsrettet universitet innen 2020. Tilby fremtidens studenter et mangfold av bachelorutdanninger og attraktive masterstudier, som fører frem til minst ett forskerprogram (ph.d.) innen hver av de fire hovedprofilene (fakultetene). Gi studentene et attraktivt og konkurransedyktig læringsmiljø ved å tilby en stimulerende arbeidsplass som rekrutterer og beholder dyktige medarbeidere. Øke utdanningskapasiteten i regionen med 1500 2000 nye studenter Ha en tydelig regional forankring av forskning, utvikling og innovasjon. Etablere regional forskningsfinansiering for HBV sammen med fylkeskommuner, kommuner og regionalt nærings- og arbeidsliv. Sikre Norge attraktiv arbeidskraft og styrket verdiskaping. Disse hovedmålene er i sin tur er brutt ned til delmål. Strukturen på delmål følger oppsettet som sektormål slik disse er fastlagt av Kunnskapsdepartementet gjennom St.prp. nr 1s og tildelingsbrev til HBV 2014. Med dette grepet sikres sammenhengen mellom eiers krav og internt overordnet planverk HBV: Delmål utdanning: Høgskolen skal: Utvikle anerkjente læringsmiljøer med nærhet til og god oppfølging av studentene. Gi utdanning som skaper myndige samfunnsborgere og yrkesutøvere med faglig entusiasme, læringslyst og etisk bevissthet. Bidra til videreutvikling av regionalt samfunns-, nærings- og arbeidsliv gjennom tilbud av attraktive etter- og videreutdanningstilbud. Samarbeide med nasjonale og internasjonale institusjoner for å fremme kvalitet i studietilbudet og gjøre utdanningene attraktive. Legge til rette for at alle studieprogrammer er knyttet til internasjonalisering og utvekslingsprogram. Delmål forsking og utvikling Høgskolen skal: Utvikle anvendt FoUoI av høy kvalitet basert på samarbeid mellom vitenskapelig ansatte, studenter og relevante eksterne aktører. Styrke FoUoI- aktiviteten innen hver av de fire hovedprofilene for å oppnå høyere faglig kvalitet, nettverksbygging og eksternt finansierte prosjekter. Ha en tydelig ambisjon om å være en attraktiv samarbeidspartner nasjonalt og internasjonalt innen utvalgte forsknings- og innovasjonsområder. Øke deltakelsen i internasjonale forskningsprosjekter og nettverk. Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 2 av 4
Fremme kvalitet og kvantitet på publikasjoner og patenter, samt tilrettelegge for kommersialiseringer av innovative ideer. Delmål formidling og samfunnskontakt Høgskolen skal: Styrke, synliggjøre og mobilisere til utdanningsprogrammer og FoUoI som er viktig for samfunnets verdiskaping og velferdsutvikling. Være regionens førstevalg som leverandør av forskningsbasert kunnskap. Stimulere og bidra i samfunnsdebatten med formidling av kunnskap, innovasjon og kritiske perspektiver. I samarbeid med arbeidslivet utvikle og tilby framtidsrettede etter- og videreutdanningstilbud og FoUoI-prosjekter Delmål organisasjon og administrativ virksomhet Høgskolen skal Utvikle en fleksibel organisasjon der fag og administrasjon arbeider sammen for å ivareta det samlede samfunnsoppdraget. Tilrettelegge for sikker administrativ og serviceorientert drift for å utnytte samfunnets ressurser effektivt og for at alle brukere skal tilbys kvalitativt gode administrative tjenester. Føre en personalpolitikk som medvirker til et høyt kompetansenivå og et godt arbeidsmiljø for studenter og ansatte. Videreutvikle og sikre moderne og attraktiv infrastruktur på alle fire campus. Organisering og prosess. Det anbefales at HBV utvikler sin strategiske plan på ordinært vis i tre faser. Fase 1 er analysefasen der dagens status blir beskrevet og vurdert. I fase 2 utvikles mål som skal være retningsgivende for virksomheten i planperioden. Fase 3 er implementeringsfasen der hovedutfordringen er å kople de strategiske mål til den ordinære plan- og budsjettprosessen. Ut over dette er det innledningsvis i prosessen nyttig å ta en ekstra titt på visjonsformuleringene for å sikre at visjonen er godt uttrykt og godt forankret i virksomheten. Det anbefales følgende overordnede organisering: Rektor leder strategiprosessen og dekanmøtet utgjør styringsgruppen Det er viktig at prosessene sikrer: at universitetsambisjonen er godt forankret i fagmiljøene. at strategien innebærer en tydelig profilering basert på samfunnets behov og HBVs egenart. god kobling mellom strategi, rapport og plandokument samt kvalitetssystemet. at strategien følges opp med ressurser/tydelige prioriteringer. Følgende grovskisse kan illustrere hvilke planprosess som er tenkt utviklet: Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 3 av 4
Tids- Aktører frister Høgskole styre Dekan møte Fakultet Sekretariats funksjon/administrasjon jan Utarbeide beslutningsunderlag til styret for en STP prosess feb Vedtak om oppstart og hovedramme for STP mars Arbeid med justering av visjon april mai Vedtak av visjon styringsgruppe Arbeid med justering av visjon Administrasjonen framskaffer data til analysedokumentasjon "hvor er vi " fasen, sekretariat utarbeider dokumentasjon Godkjenne analysedokument juni Arbeid med analysedok juli Ferie 2014 aug Arbeid med analysedok Oppstarseminar fase 2 mål sept okt Underveisrapportering Underveisrapportering Underveisrapportering Arbeid med mål STP Sekretariatsstøtte etter behov nov. Vedtak STP 2015-2020 des. Vedtak STP 2015-2020 Som det framgår av figuren er det lagt opp til støtte i prosessen fra et sekretariat og fra administrasjonen. Beslutning om og mengden og organiseringen av en slik støttetjeneste vil inngå i detaljplanlegging av STP prosessen. Saksdokumenter 1. Ingen vedlegg til denne saken Drammen 6/2 2014 Kai Mjøsund Høgskoledirektør Høgskolen i Buskerud og Vestfold Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 4 av 4
STYRESAK FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Møtedato 13. februar 2014 Dokumentdato 31. januar 2014 Saksbehandler Anne Fængsrud/Bjørnulf Stokvik Saksnummer 14/00635 SAK 23/14 MILEPÆLSPLAN FOR UTVIKLING AV KVALITETSSYSTEM 2014 Forslag til vedtak Styret tar foreslåtte milepælsplan og status i arbeidet med nytt kvalitetssystem til orientering. Saksopplysninger Fellesstyret gjorde 11. desember 2013 i styresak 90/13 Utvikling av kvalitetssystem og kvalitetskultur ved HBV følgende enstemmige vedtak: 1. Styret tar orienteringen om framdrift for arbeidet med kvalitetssystem for HBV til etterretning. 2. Eksisterende kvalitetssystem ved HiBu og HiVe videreføres i 2014, og fases gradvis ut når felles elementer for HBV etableres. 3. Felles kvalitetssystem for HBV utvikles og vedtas innen 1.7.14, og gjelder f.o.m. 1.8.14. 4. Inntil felles prosess for etablering av nye studier vedtas, skal igangsetting av arbeid med utvikling av nye studietilbud godkjennes av rektor. I ordskiftet ga styret kommentarer om internkontroll, behov for lederutviklingsprogram, kulturbygging, verdigrunnlag og strategi. Kvalitet handler om hvordan vi gjør ting og om strukturer. Intern kontroll blir viktig. Det ble vist til at NOKUT følger fusjonsprosessen, og at HBVs prosess for utvikling av nytt kvalitetssystem vil rette spesiell oppmerksomhet mot følgende to punkter: Hvordan institusjonenes interne kvalitetsarbeid fokuserer på studentenes læringsutbytte Hvordan institusjonen ivaretar egne faglige fullmakter Kvalitetssystemet skal bestå av tre hoveddeler, som er en systembeskrivelse/rammer for kvalitetsarbeid og kvalitetsutvikling, beskrivelser av prosesser og rutiner for å sikre kvalitet i utdanningene og evaluerings-verktøy. Arbeidet med utviklingen av kvalitetssystemet skjer i et samarbeid mellom rektorat og studieavdelingen. Prorektor for utdanning og studiedirektør leder arbeidet med utvikling av 1 av 3
kvalitetssystemet sammen med medarbeider i rektors stab og Seksjon for studiekvalitetsutvikling og kvalitetssystem. Det legges opp til bred forankring i hele organisasjonen ved utvikling av kvalitetssystemet. Det legges fram en sak for styret med en systembeskrivelse/rammer for kvalitetsarbeid og kvalitetsutvikling ved HBV, beskrivelser av de vesentligste prosesser og rutiner for å sikre kvalitet i utdanningene og evaluerings-verktøy. Norge har hatt samme nasjonale modell for eksternt tilsyn med utdanningskvalitet i 10 år. Pålegget om å utvikle læringsutbyttebeskrivelser for alle studieprogram, utviklingen i sektoren og NOKUTs erfaringer fra tilsynsarbeidet har bidratt til et ønske om en fornyelse av eksisterende tilsynsmodell. Kunnskapsdepartementet gitt NOKUT anledning til å samarbeide med tre institusjoner i sitt fornyingsarbeid. I tillegg til HBV deltar Dronning Mauds Minne Høgskole og Haraldsplass diakonale høgskole. Resultatet av HBVs samarbeid med NOKUT er at HBV får utviklet et nytt kvalitetssystem, og at NOKUT får justert sin nåværende tilsynsmodell. Prosjektperioden for samarbeid om forsøk mellom HBV og NOKUT varer til 31. desember 2014. HBV vil ha flere møtepunkter med NOKUTs sakkyndige komité. Det første møtet ble avholdt 3. februar. Neste møtepunkt blir et arbeidsseminar over to dager i siste halvdel av mai. Det siste blir en prøveevaluering av HBVs kvalitetssystem høsten 2014, som vil resultere i en rapport fra NOKUT. Som ved andre evalueringer i regi av NOKUT vil sakkyndig komité ha en sentral rolle. NOKUT forventer at prosessen gjennomføres slik at både institusjonene og NOKUT vil ha nytte av samarbeidet. Kvalitetssystemet utvikles ut fra følgende milepæler i forhold til styret: Planleggingsfase 01.11.13-11.12.13 Milepæl 1: Fellesstyret vedtar fremdrift for arbeidet med kvalitetssystem og prinsippene for det Gjennomføringsfase 12.12.13-31.08.14 Milepæl 2: Nytt styre orienteres om arbeidet med nytt kvalitetssystem gjennom en milepælsplan Milepæl 3: Styret orienteres om prosjektplan for arbeidet med nytt kvalitetssystem Milepæl 4: Styret orienteres om framdrift i prosjektet i forhold til prosjektplan Milepæl 5: Styret vedtar en systembeskrivelse for nytt kvalitetssystem Testfase 01.09.14-31.12.14 Milepæl 6: Prøveevaluering av kvalitetssystemet gjennomføres av NOKUT Milepæl 7: Styret orienteres om prøveevaluering og nødvendige endringer som følge av dette Milepæl 8: Styret vedtar HBVs kvalitetssystem Driftsfase fra 01.01.15 Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 2 av 3
Saksdokumenter 1. Vedlegg 1 Styresak 90/13: Utvikling av kvalitetssystem og kvalitetskultur ved HBV (vedlagt). 2. HBV presentasjon i møtet med NOKUT 3. februar 2014 (vedlagt). Drammen 6/2 2014 Kai Mjøsund Høgskoledirektør Høgskolen i Buskerud og Vestfold Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 3 av 3
Vedlegg 1 sak 23-14 Milepælsplan for utvikling av kvalitetssystem 2014 STYRESAK - Fellesstyret Møtedato: 11.12.13 Dokumentdato: 28.11.13 Saksbehandler: Ellen Rye Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 SAK 90/13: UTVIKLING AV KVALITETSSYSTEM OG KVALITETSKULTUR VED HBV Forslag til vedtak: 1. Styret tar orienteringen om framdrift for arbeidet med kvalitetssystem for HBV til etterretning. 2. Eksisterende kvalitetssystem ved HiBu og HiVe videreføres i 2014, og fases gradvis ut når felles elementer for HBV etableres. 3. Felles kvalitetssystem for HBV utvikles og vedtas innen 1.7.14, og gjelder f.o.m. 1.8.14. 4. Inntil felles prosess for etablering av nye studier vedtas, skal igangsetting av arbeid med utvikling av nye studietilbud godkjennes av rektor. Saksopplysninger: Bakgrunn Universiteter og høyskoler skal ha et «tilfredsstillende internt system for kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten», jf. UH-loven 1-6. I forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( 2-1) utdypes det at systemet skal «( ) sikre og bidra til å utvikle kvaliteten i hele utdanningen, inkludert praksisstudier. Systemet skal omfatte alle forhold som har betydning for studiekvaliteten, fra informasjon overfor mulige søkere til avslutning av studiet inklusive studiets relevans for arbeidslivet». I denne saken brukes begrepet kvalitetssystem, som omfatter både kvalitetssikring og kvalitetsutvikling. Utvikling av kvalitetssystemet berører mange forhold, både knyttet til mål og strategi, organisering, roller og ansvar, fagmiljøenes kompetanse og faglig og pedagogisk arbeid, og avhenger av beslutninger på flere områder. Flere prosesser knyttet til utvikling av systemet er påbegynt og/eller ferdigstilt i løpet av 2012-13, mens andre vil igangsettes og videreføres i 2014. NOKUT evaluerer institusjonenes kvalitetssystemer. I hht eksisterende ordning skal det ikke gå mer enn 6 år mellom hver evaluering. Som følge av fusjonen skal det etableres et felles kvalitetssystem for HBV. I følge ordinær syklus for tilsyn skulle HiVes system ha vært evaluert i 2013 og HiBus system i 2014. På bakgrunn av erfaringer med dagens tilsynsordning vurderer imidlertid NOKUT/Kunnskapsdepartementet å justere dagens tilsynsmodell. Med utgangspunkt i dette er HBV en av tre høgskoler som er unntatt periodisk Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
Vedlegg 1 sak 23-14 Milepælsplan for utvikling av kvalitetssystem 2014 systemevaluering for å delta i et forsøk med ny type periodisk tilsyn. Deltakelsen i forsøket vil foregå parallelt med utvikling og innfasing av elementer i et felles kvalitetssystem for HBV. I denne saken redegjøres det for forsøket som HBV deltar i, samt for prosessen med utvikling av et felles kvalitetssystem for Høgskolen i Buskerud og Vestfold. HBVs deltakelse i forsøk med ny tilsynsmodell (Prosjekt tilsyn 2015) Prosjektperioden for samarbeid om forsøk mellom høyskolene og NOKUT er 1. september 2013 til 31. desember 2014. Deltakelse i forsøket innebærer at HBV i 2014 vil delta i en prøveevaluering ut fra elementer i en forslag til endret tilsynsmodell som NOKUT har oversendt Kunnskapsdepartementet. Ett av virkemidlene i forslaget er at institusjonene kan oppnå selvakkrediteringsrett på et gitt nivå etter å ha fått akkreditert et antall enkeltstudier, som hovedregel fire, på samme nivå gjennom NOKUT. Nåværende form for institusjonsakkreditering faller bort. Nytt hovedvirkemiddel blir periodiske evalueringer hvert åttende år. Nåværende form for evaluering av kvalitetssystemer faller bort. Bakgrunnen for forslaget er at NOKUT ønsker en modell som blant annet bidrar til at institusjonenes kvalitetsarbeid dreies ytterligere mot kvalitet og relevans på studentenes læringsutbytte. Videre er hensikten å løfte fram institusjonenes ansvar for å sikre kvaliteten i egne utdanninger, gjennom mer eksplisitt fokus på hvordan institusjonene ivaretar fullmaktene til selv å opprette nye studier. Som en del av kunnskapsgrunnlaget for ny modell ønsker NOKUT å få erfaring med: Hvordan institusjonenes interne kvalitetsarbeid fokuserer på studentenes læringsutbytte Hvordan institusjonen ivaretar egne faglige fullmakter Hensikten med prøveevalueringen er å prøve ut nye kriterier for tilsyn. Det er oppnevnt en sakkyndig komité som deltar i prosjektet sammen med prosjektleder fra NOKUT. Det er avtalt en prosess som består av oppstartmøte ved den enkelte utdanningsinstitusjon, ytterligere ett møte våren 2014 og en prøveevaluering i løpet av høsten 2014 for å teste mulige kriterier og prosesser for ny modell. Kriterier for prøveevalueringene og mer spesifisert mandat for komiteen, vil bli utarbeidet i løpet av våren 2014. HBV har avtalt oppstartsmøte i siste halvdel av januar 2014. I dette møtet skal HBV presentere kvalitetsarbeidet med vekt på hvordan dette fokuserer/er tenkt å fokusere på studentenes læringsutbytte og institusjonens ivaretakelse av faglige fullmakter. NOKUT forventer at prosessen gjennomføres slik at begge parter vil ha nytte av samarbeidet. HBV vil dermed gjennom deltakelse i forsøket få tilbakemeldinger som kan ligge til grunn for videre utvikling av kvalitetsarbeidet og -systemet. Utvikling av kvalitetssystem for HBV Utviklingen av et kvalitetssystem for HBV vil foregå parallelt med deltakelse i forsøket. For HBV er det viktig å etablere et kvalitetssystem før sommeren 2014, og som kan gjelde fra studiestart 2014. Samtidig er det vesentlig at det eksisterer rutiner for kvalitetssikring som fakultetene kan forholde seg til, også før innfasing av nye elementer, felles rutiner og prosessbeskrivelser for HBV er vedtatt. Eksisterende kvalitetssystem for hhv HiBu og HiVe vil derfor videreføres fra 1.1.14, og fases ut ettersom nye elementer og rutiner blir vedtatt og etablert. Samtidig kan elementer i systemet justeres som følge av erfaringer og tilbakemeldinger vi får gjennom deltakelse i forsøket. Det er institusjonen selv som ut fra egen størrelse, faglig profil og andre lokale behov bestemmer hvordan systemet skal utformes. Gjeldende evalueringskriterier for kvalitetssystemet er definert i studietilsynsforskriften 6-1. Kriteriesettet er basert på: Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
Vedlegg 1 sak 23-14 Milepælsplan for utvikling av kvalitetssystem 2014 a) Stimulans til kvalitetsarbeid og kvalitetskultur, b) Mål, plan og ledelsesforankring, c) Innhenting av dokumentert informasjon om kvalitet i studiene, d) Analyse, vurdering og rapportering, e) Bruk av kunnskap til kvalitetsforbedring. De siste årene har det vært flere endringer i føringer for UH-institusjonene, f.eks. gjennom innføringen av Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk (NKR) og studieplaner basert på læringsutbytte, og gjennom tydeligere krav til FoU-basert undervisning og fagmiljøenes kompetanse. Dette får også konsekvenser for utforming av kvalitetssystemet. For å sikre nødvendig fagutvikling i tråd med arbeidslivets behov og institusjonens og fakultetenes egne faglige ambisjoner, må systemet støtte opp om nødvendig kvalitetssikring av studiene. Under beskrives noen sentrale føringer og premisser som ligger til grunn for utforming av systemet: Som nevnt over er innretningen av kvalitetsarbeidet på studentenes læringsutbytte og institusjonenes ivaretakelse av egne faglige fullmakter sentrale områder, og som NOKUT vil ha spesielt fokus på i forbindelse med utprøving av nye kriterier. Faglige fullmakter: Institusjoner som tilbyr høyere utdanning er forpliktet til å utøve virksomheten i henhold til universitets- og høyskoleloven. Høyere utdanning kjennetegnes ved å være basert på forskning, faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid og erfaringskunnskap. All høyere utdanning skal videre fylle kravene til utdanningskvalitet slik de er nedfelt i studietilsynsforskriften. Her stilles det blant annet krav for akkreditering som hhv høyskole (kap 3) og som universitet (kap 5). I kapittel 7 defineres kravene for akkreditering av studier, gjennom bl.a. grunnleggende forutsetninger for akkreditering ( 7-1), plan for studiet ( 7-2) og fagmiljø tilknyttet studiet ( 7-3). Når det gjelder krav til plan for studiet har disse blitt endret etter innføringen av NKR. Det er presisert at studiene skal beskrives gjennom krav til læringsutbytte i tråd med rammeverket, og at innhold og oppbygging, arbeids- og undervisningsformer og eksamens-/vurderingsordninger skal samsvare med læringsutbyttebeskrivelsen. Dette innebærer at HBVs kvalitetssystem må innrettes mot studentenes læringsutbytte slik dette er formulert i planene for studiene, og legge grunnlag for at studentenes læringsutbytte får fokus i kvalitetsarbeidet. Ut over dette skal studiet ha tydelig faglig relevans for arbeidsliv og/eller videre studier og tilfredsstillende kopling til forskning, faglig og/eller kunstnerisk utviklingsarbeid, tilpasset nivå, omfang og egenart. Videre skal studiet ha ordninger for studentutveksling og internasjonalisering som er tilpasset studiets nivå, omfang og egenart. Kvalitetssystemet må utformes slik at det gir grunnlag for oppfølging av disse kvalitetskravene til utdanningene. I studietilsynsforskriften stilles det krav til fagmiljøets kompetanse knyttet til studier på ulike nivåer. Fagmiljøets sammensetning, størrelse og samlede kompetanse skal være «tilpasset studiet slik det er beskrevet i plan for studiet og samtidig tilstrekkelig for å ivareta den forskning og det faglige eller kunstneriske utviklingsarbeidet som utføres» (jf. 7-3). Hensikten med dette er blant annet å sikre forskningsbasert undervisning og sammenheng mellom utdannings- og forskningsaktiviteter. Forskriften definerer krav til andel ansatte med førstestillingskompetanse for studier på hhv bachelor-, master- og ph.d.-nivå. Det bør etableres et system ved HBV som gir oversikt over fagmiljøets kompetanse i ulike studier. Fagmiljøets kompetanse bør også tematiseres i evaluering av program og emner. Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
Vedlegg 1 sak 23-14 Milepælsplan for utvikling av kvalitetssystem 2014 Kravene i studietilsynsforskriften gjelder både allerede etablerte studier og akkreditering av nye studier. Institusjonens prosess og rutiner for oppretting av nye studier er sentralt i forbindelse med ivaretakelse av egne fullmakter, og dermed også som et element i kvalitetssystemet. Institusjoner som gir høyere utdanning har ulike fullmakter til å opprette nye studier. I hht gjeldende ordning har akkrediterte høyskoler selvakkrediteringsrett for studier på alle nivåer innenfor fagområdene der de har rett til å tildele doktorgrad, i tillegg til på bachelorgradsnivå for alle fagområder. Utenom fagområdene for doktorgrad, må høyskoler søke NOKUT om akkreditering av nye studier på master- og ph.d.-nivå. For studier der høyskolen har selvakkrediteringsfullmakt, er styret ansvarlig for at kravene for akkreditering tilfredsstilles. Etablering av prosessbeskrivelser og rutiner for oppretting av nye studier og endringer i allerede etablerte studier vil være et prioritert område i forbindelse med innfasing av et felles kvalitetssystem for HBV. Det er igangsatt et arbeid fra studieadministrasjonen på dette området, og som vil legges fram for høgskolestyret i første del av 2014 for godkjenning. For å sikre god prosess og koordinering av nødvendig kvalitetssikring i forbindelse med etablering av nye studietilbud, foreslås i denne saken at igangsetting av arbeid med utvikling av nye studietilbud, inntil nye rutiner for etablering av nye studier vedtas, skal godkjennes av rektor. Læringsutbytte Når NOKUT vil ha spesielt fokus på innretning av kvalitetsarbeidet mot studentenes læringsutbytte, er dette blant annet fordi erfaringen er at UH-institusjonene ved etablering av kvalitetssystemer i større grad har hatt fokus på prosessbeskrivelser og innsatsfaktorer enn på studentenes læringsutbytte og resultater. I NKR beskrives kvalitative krav til kandidatens læringsutbytte (kvalifikasjoner) på ulike nivåer (Ba, Ma, ph.d.). Disse ligger til grunn for formulering av læringsutbytte for de konkrete studieprogrammene og emnene. Det å innrette kvalitetsarbeidet mot læringsutbytte dreier seg blant annet om at evalueringene som inngår i systemet må være utformet slik at de gir informasjon om studentenes/kandidatenes læringsutbytte og resultater knyttet til kravene som stilles til utdanningene på ulike nivåer, for eksempel når det gjelder FoU-basert utdanning, praksisbasert utdanning, arbeidslivsrelevans og dannelsesperspektiv. Selv om dette innebærer et sterkere fokus på resultater, betyr dette ikke at innsats- og prosessfaktorenes betydning for sluttresultatet ikke skal inngå i systemet. Program- og emneevalueringer kan også knyttes til temaene som inngår i de generiske læringsutbyttebeskrivelsene i rammeverket, som utgangspunkt for evaluering av undervisning. For eksempel stilles det krav om at studentene «kan anvende faglig kunnskap og relevante resultater fra forsknings- og utviklingsarbeid (osv.)» (Ba) og «kan bruke relevante metoder for forskning og faglige og/eller kunstnerisk utviklingsarbeid på en selvstendig måte» (Ma). I tilknytning til dette kan det inngå spørsmål knyttet til hvordan FoU-basert undervisning ivaretas i det konkrete programmet. Det er behov for en gjennomgang av hvordan læringsutbytte ivaretas gjennom eksisterende kvalitetssystem ved HiBu og HiVe, og for å utvikle program- og emneevalueringer for HBV som har studentenes læringsutbytte som tydelig fokus. De siste årene har betydningen av i større grad å rette oppmerksomheten mot helheten i utdannings- /studieprogram framfor kun på enkeltemner vært løftet fram, i tillegg til at institusjonene er adressert på utdanningsledelse: Fokus på studieprogram Kravene i nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk gjelder studieprogram, f.eks. et bachelor- eller masterprogram, og handler om hvilke kvalifikasjoner/læringsutbytte kandidater som får vitnemål etter gjennomført program Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
Vedlegg 1 sak 23-14 Milepælsplan for utvikling av kvalitetssystem 2014 skal ha. Gjennom læringsutbyttebeskrivelsene stilles det indirekte krav til programmenes struktur og innhold, for eksempel når det gjelder forskningsbasert kunnskap, undervisning i forskningsmetoder og vitenskapsteori osv. Det å ivareta kvalitet i et utdanningsprogram innebærer for eksempel at det må sikres helhet, sammenheng og samarbeid mellom faglærere både ift planlegging, evaluering og utvikling av studieprogrammet. Evalueringene må innrettes slik at kvaliteten i programmet som helhet ivaretas, og slik at evaluering av emner også knyttes tydelig til programmet de inngår i og hvilke funksjoner de har i denne sammenheng. Utdanningenes relevans for arbeidsliv er sentralt ifm evaluering av kvaliteten på programmene. Det må avklares hvordan representanter fra arbeidsliv skal involveres i programevalueringene. Fellesstyret har vedtatt at det skal etableres et fakultetsråd for hvert fakultet, som skal gi råd til dekanen vedr. strategi, budsjett, studieportefølje, FoU, ekstern samhandling og internasjonalisering (jf. plattformdokumentet s. 12-13). Det er imidlertid ikke tatt stilling til om det skal etableres råd knyttet til studieprogrammene, for eksempel med eksterne representanter fra arbeids-/næringsliv som fast deltakelse. Uavhengig av om det skal etableres slike råd/fora for alle studieprogram, må det etableres ordninger som sikrer at eksterne representanter blir delaktige i programevalueringene, evt. at arbeidslivsundersøkelser inngår i systemet. I hht UH-loven 1-6 skal studentevalueringer inngå i systemet for kvalitetssikring. På samme måte som når det gjelder eksterne deltakere, må det besluttes hvordan det skal sikres studentrepresentasjon i fora knyttet til studieprogrammene, og hvordan studentene skal involveres i evaluering av programmene. Utdanningsledelse; Avklaring av mål, roller og ansvar Utdanningsledelse omfatter både institusjonsnivå gjennom strategisk ledelse av utdanningsprogrammene og programnivå gjennom faglig og pedagogisk ledelse. Utdanningsledelse innebærer blant annet forvaltning av fagmiljøenes kunnskap, tilrettelegging for FoU-aktivitet, utvikling av pedagogisk kompetanse i utdanningsprogrammene, profilering av utdanningsporteføljen mot omverdenen og det å sikre og utvikle kvalitet i utdanningen. For at kvalitetssystemet skal kunne fungere som lederverktøy og som verktøy for strategisk ledelse og oppfølging av institusjonens målsetninger for utdanningsvirksomheten, må det for det første utformes slik at det kan gi informasjon knyttet til institusjonens mål, strategi og styringsparametere. HBVs planer for 2014 skal oversendes Kunnskapsdepartementet innen 15.3.14. I planene inngår virksomhetsmål og styringsparametere. KD har definert følgende obligatoriske styringsparametere knyttet til utdanning: Kvantitative styringsparametere: Hhv. gjennomføring på normert tid og andel uteksaminerte kandidater tatt opp på doktorgradsprogram seks år tidligere. Kvalitativ styringsparameter: Studentene skal lykkes med å oppnå læringsutbyttet som er definert for studieprogrammene. Øvrige styringsparametere for utdanning må vedtas, og kvalitetssystemet må utvikles slik at det gir informasjon knyttet til HBVs mål og parametere for utdanning. For det andre må roller og ansvar i organisasjonen være tydelig avklart. For eksempel innebærer dette tydelige ansvarsbeskrivelser for programledere med ansvar for faglig og pedagogisk ledelse. Kvalitetssystemet må utvikles slik at det kan være en støtte for programledelsen ifm kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av studiet. For å sikre gode prosesser og rutiner knyttet til ivaretakelse av faglige fullmakter, for eksempel ifm selvakkreditering, må det avklares hvilket ansvar som delegeres fra styret til HBVs utvalg for utdanningskvalitet, ledet av prorektor for utdanning, og hvilke endringer i studieprogram som kan gjøres på fakultetsnivå og godkjennes av dekan. Beslutning om hvilke endringer som skal godkjennes på hvilke nivå får Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
Vedlegg 1 sak 23-14 Milepælsplan for utvikling av kvalitetssystem 2014 konsekvenser for utforming av prosess- og rutinebeskrivelser knyttet til kvalitetssikring. I tillegg har rolle- og ansvarsavklaring betydning for beskrivelser av ansvar når det gjelder rapportering og analyser ifm kvalitetsarbeidet. Framdrift Arbeidet med utvikling av kvalitetssystemet omfatter flere prosesser, og krever god koordinering slik at de som arbeider med ulike deler av systemet får nødvendige avklaringer og informasjon underveis. Hovedansvaret er forankret i studieavdelingen, ved studiedirektør. Imidlertid vil arbeidet foregå i tett samhandling mellom rektorat/dekanat og studieavdelingen. Kvalitetssystemet vil bestå av tre deler: 1. Systembeskrivelse/rammer for kvalitetsarbeid og kvalitetsutvikling: Beskrivelse av bl.a. formål, prinsipper, oppbygging, roller og ansvar, hvilke elementer som inngår i systemet. 2. Evalueringsverktøy: Skjema for program- og emneevaluering, inkl. beskrivelse av hvilke data/indikatorer som skal analyseres og rapporteres. Eks. kandidatundersøkelser og/eller arbeidslivsundersøkelser Beskrivelse av målemetode (datainnhenting/undersøkelse/annen evaluering) og målefrekvens/hyppighet. 3. Beskrivelse av prosesser og rutiner for å sikre kvalitet i utdanningene, slik som: Etablering av nye studietilbud, revisjon av studieplan, rutiner for studieplanarbeid, studentopptak og gjennomføring av eksamen. Del 1: En arbeidsgruppe knyttet til prosjekt Sikker Drift har i 2013 arbeidet med et utgangspunkt for systembeskrivelsen. Rektor vil arbeide videre med grunnlaget for systembeskrivelsen. En skisse for denne vil legges fram for styret i første del av 2014. Systembeskrivelsen vil utvikles/ferdigstilles parallelt med utvikling av del 2 og 3 våren 2014. Endelig versjon av systembeskrivelsen vedtas av styret innen 1.7.2014. Del 2: Arbeidet omfatter bl.a.: Kartlegging av hvilke data som gis gjennom nasjonale databaser, f.eks. NOKUT-portalen og DBH, v/studieavdelingen. Gjennomgang av eksisterende undersøkelser (program-/emne-/andre) ved HiBu og HiVe v/studieavdelingen og rektor. Utvikling av nye undersøkelser med tydelig fokus på læringsutbytte. Rektor gjør et grunnlagsarbeid ifm hvordan program- og emneevaluering tydelig kan knyttes til læringsutbytte og ift hvilke elementer del 2 bør omfatte. Del 2 vedtas av styret innen 1.7.2014. Del 3: Studieavdelingen har igangsatt deler av dette arbeidet i 2012/13. Arbeidet omfatter: Gjennomgang og vurdering av eksisterende rutiner og prosessbeskrivelser ved HiBu og HiVe. Utvikling av felles prosess- og rutinebeskrivelser for HBV. Vurdering av hvordan rutine- og prosessbeskrivelser skal presenteres og gjøres tilgjengelige for hele institusjonen. Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
Vedlegg 1 sak 23-14 Milepælsplan for utvikling av kvalitetssystem 2014 Studieavdelingen har dialog med og rapporterer til høgskoledirektør og prorektor utdanning i løpet av arbeidet. Studieavdelingen vil i første fase prioritere arbeidet med utvikling av prosessbeskrivelser for etablering av nye studier og endring i allerede eksisterende studier. Disse vil legges fram for styret i første del av 2014 for godkjenning. Øvrige prosess- og rutinebeskrivelser vil ferdigstilles fortløpende og senest innen 1.7.2014. Disse kan vedtas av høgskoledirektøren. Premisser for arbeidet: a) Det må legges opp til en bred prosess for å sikre medvirkning og forankring, både blant faglig og administrativt ansatte på fakultet/institutt og blant studentene. Elementene i systemet må utvikles slik at de er i tråd med fagmiljøenes behov og slik at de er nyttige for de som har program- og emneansvar. Systemet bør ikke være altomfattende, og det må vurderes hvilke undersøkelser, spørsmål og data som faktisk er nyttige og relevante i analyser og utvikling av utdanningskvaliteten, f.eks. slik at det ikke legges opp til unødvendig arbeid og rapportering på områder som ikke vil brukes i videre arbeid. Rutiner og prosesser må være lett tilgjengelig for alle deler av institusjonen, og det må tilstrebes minst mulig administrativt arbeid på fakultetene ifm kvalitetssikring. b) Ferdigstilling av kvalitetssystemet avhenger av det tas beslutninger om organisering, roller og ansvar, f.eks. når det gjelder mandat for utvalg for utdanningskvalitet, evt. fora på programnivå/programråd med f.eks. ekstern deltakelse og studentrepresentasjon osv. Ferdigstilling avhenger videre av at styret fastsetter virksomhetsmål og styringsparametere i løpet av første del av 2014, og innen frist til KD 15.3.2014. Strategi, lederutvikling og kulturbygging Kvalitetssystemet skal bygge på og understøtte høgskolens arbeid med å realisere overordnede strategiske mål. Arbeidet med strategi for HBV er forankret i rektorat/dekanat og vil igangsettes 1.1.14. Strategiprosessen må ses i sammenheng med virksomhetsmål og styringsparametere, som skal utvikles og oversendes KD i mars. Planer for 2014 vil være en milepæl både i arbeidet med HBVs strategi og kvalitetssystem. Det må vurderes om det skal legges opp til lederutvikling koblet til strategiprosessen, hvilket omfang dette eventuelt skal ha og hvem som skal ha ansvaret. Utvikling av strategi med institusjonell visjon, verdigrunnlag og overordnede mål for virksomheten, et gjennomgående kvalitetssystem som definerer arbeidsprosesser og gir styringsinformasjon, og lederutvikling danner grunnlag for videre utvikling av HBV. Arbeidet skal gi felles, transparente og forutsigbare rammer for høgskolens virksomhet, en klar struktur og gjennomgående administrative prosedyrer. Felles verdigrunnlag og visjon, definerte mål, en struktur som definerer roller og ansvar, gjennomgående måter å arbeide på og lederutvikling vil legge grunnlag for utvikling av felles identitet og kultur for HBV på tvers av fakulteter og campus. Arbeidet med strategi og fagutvikling, kvalitetssystem og lederutvikling vil være de viktigste bestanddelene i utviklingen av den nye høgskolens kultur. Direktørenes signatur Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
Vedlegg 1 sak 23-14 Milepælsplan for utvikling av kvalitetssystem 2014 Nils A Dugstad Kai Mjøsund Dato: 28.11.13 Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
Vedlegg 2 Sak 23-14 Milepælsplan for utvikling av kvalitetssystem 2014
HBVs arbeid med nytt kvalitetssystem Møte med NOKUTs sakkyndige komite 3.2.14 05.02.2014 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 2
Styresak om kvalitetssystem for HBV desember 2013 Vedtak : Eksisterende kvalitetssystem ved HiBu og HiVe videreføres i 2014, og fases gradvis ut når felles elementer for HBV etableres. Felles kvalitetssystem for HBV utvikles og vedtas innen 1.7.14, og gjelder f.o.m. 1.8.14. Inntil felles prosess for etablering av nye studier vedtas, skal igangsetting av arbeid med utvikling av nye studietilbud godkjennes av rektor. 05.02.2014 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 3
Premisser for kvalitetssystemet Forankring i HBVs strategi og målsettinger Faglig kvalitet iht. NOKUTs kriterier (kap. 7) Fokus på studieprogram Utdanningsledelse; mål, roller og ansvar Bred prosess; sikre medvirkning og forankring, både blant faglig og administrativt ansatte på fakultet/institutt og blant studentene. Systemet må utvikles slik at de er nyttige for de som har program- og emneansvar Relevant styringsinformasjon til ulike nivåer 05.02.2014 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 4
Nytt kvalitetssystem faglige fullmakter Etablering av nye studietilbud Hvilke studieprogram skal HBV tilby? Forankring i HBVs strategi og målsettinger Hvordan ivareta faglig kvalitet iht. NOKUTs kriterier (kap. 7) (selvakkreditering og NOKUT) Egen prosess som ivaretar dette, bla: Eget organ for institusjon - delegasjon Oversikt over ansattes kompetanse knyttet til studieprogram Organisering 05.02.2014 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 5
Nytt kvalitetssystem faglige fullmakter Evaluering/oppfølging av eksisterende studietilbud Faglig kvalitet iht. NOKUTs kriterier (studietilsynsforskriften kap. 7) Prosess som ivaretar dette, bla: Evalueringer (program, emne) Eget organ på institusjonsnivå: Hvilken rolle? Godkjenning av små og store endringer? Godkjenning på hvilket nivå? Strategisk oppfølging 05.02.2014 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 6
Nytt kvalitetssystem læringsutbytte Hvordan fokuseres kvalitetsarbeidet på studentenes læringsutbytte? a) Etablering av nye studier/revisjon av eksisterende Sikre at kravene til høyere utdanning på ulike nivåer (NKR) ivaretas: Eks: Forskningsbasert undervisning, arbeidslivsrelevans Læringsutbytte Programmets struktur og innhold Forutsetninger: Avklare prosess for etablering/revisjon, tydelig programledelse (ansvar for helhet og sammenheng i programmet), kompetanse b) Program- og emneevaluering Program: Relevans, kvalitative krav i hht NKR, andre nasjonale føringer Emne: Undervisning, innhold, eksamens- og vurderingsformer i tråd med læringsutbytte Informasjon om studentenes læringsutbytte (kunnskap, ferdigheter, generell kompetanse) vs. andre forhold, eks. trivsel, evaluering av undervisningen 05.02.2014 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 7
HBVs videre arbeid med kvalitetssystemet Tema Oppgave Frist Systembeskrivelse/rammer for kvalitetsarbeid og kvalitetsutvikling Skisse for systembeskrivelse 13.3.2014 Endelig versjon av systembeskrivelsen vedtas av styret 19.6.2014 Beskrivelse av prosesser og rutiner for å sikre kvalitet i utdanningene Hvordan rutine- og prosessbeskrivelser skal presenteres og gjøres tilgjengelige. 1.3.2014 Vedtatt prosedyre for etablering av nye studier og endring i allerede eksisterende studier m/evt. tilhørende organ 13.3.2014 Øvrige prosess- og rutinebeskrivelser ferdigstilles fortløpende 1.7.2014 Evalueringsverktøy Styringsparametere for utdanning vedtas for Rapport og planer 2014 15.3.2014 Utvikling av nye undersøkelser med tydelig fokus på læringsutbytte. 19.6.2014 Annet Etablere system som gir oversikt over fagmiljøets kompetanse i ulike studier. 1.7.2014 Etablere ordninger som sikrer at eksterne representanter blir delaktige i programevalueringene 1.7.2014 05.02.2014 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 8
Campus Drammen Papirbredden, Grønland 58 3045 Drammen Tlf.: 32 20 64 00 Faks: 32 20 64 10 Campus Kongsberg Frogsvei 41 3611 Kongsberg Tlf.: 32 86 95 10 Faks: 32 86 95 16 Campus Ringerike Bredalsveien 14 3511 Hønefoss Tlf.: 32 11 71 00 Faks: 32 11 71 10 Campus Vestfold Raveien 215 3184 Borre Tlf: 33 03 10 00 Faks: 33 03 11 00 www.hbv.no