Til medlemmer av Formannskapet MØTEINNKALLING Med dette innkalles til møte på Lunner rådhus, Møterom C1 09.09.2016 kl. 08:00-10:00 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Kl. 8.00 Møtet settes Saksbehandling Roa Jenny Eide Hemstad fagleder Kopi legges ut på www.lunner.kommune.no Side 1 av 9
SAKER TIL BEHANDLING: Sak 89/16 16/999 - Rekrutteringssak Rådmann Side 2 av 9
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 16/999-1 Ark.: 033 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: / Kommunestyret 29.09.2016 89/16 Formannskapet 09.09.2016 Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder REKRUTTERINGSSAK RÅDMANN Lovhjemmel: Kommuneloven 31.4 Partssammensatt utvalgs anbefaling: Kandidatene Bente Rudrud og Dag Flacké vurderes begge som kvalifisert for stillingen. Utvalget anbefaler Formannskapet å innstille blant disse to til rådmannsstillingen. Formannskapets «Lønns- og forhandlingsutvalg» fastsetter rådmannens lønns- og arbeidsvilkår. Side 1 av 9
Saksutredning: FAKTA Tore M. Andresen sa opp sin stilling som rådmann med fratreden 31. mai 2016. I kommunestyrets møte 10. mars då behandlet det sak 31/16»Rekruttering av rådmann Prosess og framdrift». Det ble fattet følgende vedtak: 1) Saksframleggets beskrivelse av prosess og framdriftsplan for rekruttering av ny rådmann, tas til etterretning. 2) Partssammensatt utvalg opprettes i medhold av kap. 8.3 i reglement for formannskapet. Ordfører oppnevnes som leder av utvalget. 3) Det bevilges en økonomisk ramme for kostnader til ekstern bistand mm til rekrutteringen på kr. 250.000,- av disposisjonsfond 2569901. Budsjett 2016 justeres slik: 19401 1120 8801: - 250.000,-. 12701 1010 1201: 250.000,-. Formannskapet selv velger 3 av sine medlemmer deriblant ordfører til et underutvalg av formannskapet som (bla): Forbereder arbeidet med rekruttering av rådmann og anbefaler kandidat(er) til stillingen overfor partssammensatt utvalg. I dette arbeidet deltar de ansatte med sine representanter i Trepartsorganet. Formannskapet valgte sine medlemmer til dette underutvalget 22.10.2015, sak 90/15. I kommunestyrets møte 19. mai då, sak 55/16, ble ass.rådmann/kommunalsjef Bente Rudrud konstituert som rådmann fom 1. juni og til ny rådmann tiltrer stillingen. 1. REKRUTTERINGSPROSESS OG FRAMDRIFT - UNDERUTVALGET Underutvalget startet sitt arbeid allerede før påske. Utvalget forholdt seg til den framdriftsplanen som ble forelagt kommunestyret. Utvalget har gjennomført 6 møter: 18. mars, 7. april, 14. april, 27. april, 13. mai og 23. mai. Underutvalgets arbeid i grove trekk: - Rådmannens oppdrag og kvalifikasjonskrav. Innspill ble gitt underveis av virksomhetsledere og partssammensatt utvalg 31. mars. - Medieplan hvordan nå ut til aktuelle kandidater - Tilbudsforespørsel til 6 leverandører av konsulenttjenester offentlig innkjøp. Møter med et utvalg av aktuelle leverandører og valg av leverandør, Utviklingspartner (UPK) AS, ble gjort 21. april. Umiddelbart startet samarbeidet med UPK. Tidsplan for den videre framdrift ble lagt i møte med UPK 27. april og følgende aktiviteter ble gjennomført i nært samarbeid mellom leverandøren og underutvalget: - Lederprofil, oppdrag ny rådmann og fullstendig annonsetekst ble utarbeidet - Medieplan utarbeidet med annonsering på kommunens nettside, leverandørens nettside, Hadeland, Linkedin, Facebook og Kommunal rapport. Side 2 av 9
- Annonsering fom 28. april med søknadsfrist 19. mai - UPK sin foranalyse med bla dybdeintervju med virksomhetsledere, ble gjennomført. Resultatet presentert i underutvalgets møte 13. mai. Det søkte 11 personer på stillingen. 1 av disse trakk sin søknad da unntak fra offentliggjøring ikke ble innvilget. Offentlig søkerliste ble utarbeidet og offentliggjort. De 10 søkerne ble vurdert i underutvalgets møte 23. mai hvor UPK deltok. Søkerne var: Navn Alder Kjønn Poststed Yrkestittel Adriansen Kurt-Gøran 62 Mann 2040 Kløfta Direktør Antonsen Henning 45 Mann 2770 Jaren Konstituert rådmann Breivik John 49 Mann 6009 Ålesund Styreleder/Foretaksutvikler Flacké Dag 58 Mann 0253 Oslo Rådmann Hansen Torbjørn 56 Mann 3520 Jevnaker Rådmann Heitmann Egil 51 Mann 8370 Leknes Daglig leder Rudrud Bente 48 Kvinne 3514 Hønefoss Ass.rådmann/kommunalsjef (konst. rådmann Lunner kommune fom 1.6.2016) Rygg Svein Georg 42 Mann 5527 Haugesund Prosject Manager Sunde Tomas 46 Mann 2760 Brandbu Partner Manager Tangestuen Ståle 49 Mann 3515 Hønefoss Rådmann Underutvalget med bistand av UPK gjennomførte vurdering av kandidatene. Bl.a. ble søkernes bakgrunn beskrevet i søknad og CV vurdert opp mot kravspesifikasjonen. Blant de kandidatene som utvalget vurderte som kvalifiserte på dette stadiet i rekrutteringsprosessen, ble følgende tre kandidater prioritert og anbefalt tatt inn til casepresentasjon/hovedintervju/evaluering: - Bente Rudrud - Ståle Tangestuen - Torbjørn Hansen Prosessforløp - partssammensatt utvalg sitt arbeid. Partssammensatt utvalg (formannskapets medlemmer og ansattrepresentantene i Trepartsorganet) har hatt 8 arbeidsmøter i rekrutteringsprosessen (31.03., 30.05., 08.06., 16.06., 23.08., 01.09., 08.09., 09.09). De av underutvalgets anbefalte kandidater ble innkalt til casepresentasjon/hovedintervju/evaluering 30. og 31. mai. Dette ble gjennomført som planlagt med to av kandidatene 30. mai. Torbjørn Hansen var forhindret fra å møte 31. mai. Partssammensatt utvalg konkluderte da med å fortsette prosessen. UPK ble gitt i oppdrag å gjennomføre referanseintervjuer med tilbakemelding/innstilling til utvalget. Kort tid etter trakk Tangestuen sitt kandidatur da han ble innstilt til stilling med utnevnelse i Statsråd. I møte 8. juni drøftet partssammensatt utvalg bl.a. den videre framdriften i ansettelsesprosessen. Møtet 10. juni ble avlyst. I møtet 16. juni behandlet partssammensatt utvalg følgende: - At Torbjørn Hansen fortsatt var interessert i å komme til intervju. Med forestående ferieavvikling var ikke det aktuelt før tidligst medio august. - Utvalget ønsket å ha inn flere kandidater til intervju. Side 3 av 9
I tillegg til Torbjørn Hansen, ble etter en helhetsvurdering, følgende valgt ut: Dag Flacké, Henning Antonsen og Tomas Sunde. - Annen gangs intervju planlegges holdt med Bente Rudrud og evt andre kandidater. Møte i partssammensatt utvalg 23. august. Oppsummering av utfordringer som har oppstått i prosessen: Tre kandidater har trukket seg i prosessen: - Ståle Tangestuen - intervjuet 30. mai. Han ble straks etter utnevnt til annen stilling i Statsråd. Han trakk sitt kandidatur da han fikk vite at han var innstilt til nevnte stilling. - Torbjørn Hansen kunne ikke møte til intervju 31. mai. Han har nå trukket sitt kandidatur av private årsaker - Henning Antonsen har trukket sitt kandidatur av helsemessige årsaker Om ansettelsesprosessen Som følge av kommunestyrets vedtak i 2015, skal formannskapet fremme innstilling ved ansettelse av rådmann. Partssammensatt utvalg uttaler seg i saken til Formannskapet. To kandidater møtte til intervju, Tomas Sunde og Dag Flacké. Etter intervjuene konkluderte utvalget slik: Utvalget står per dato igjen med tre kandidater (Rudrud - UPK har tidligere i prosessen gjennomført referanseintervjuer, Flacké og Sunde). Det konkluderes blant disse etter at referanser på de to sistnevnte er innhentet av UPK. Møte i partssammensatt utvalg 01. september. UPK presenterte resultatet av referanseintervjuene for de 3 kandidatene, sine vurderinger og anbefalinger. Utvalget drøftet inngående kandidatenes referanser. Etter en samlet og helhetlig vurdering av kandidatene, konkluderte utvalget med at Rudrud og Flacké tas inn til 2. gangs intervju/samtale. Planlegges gjennomført 8. september. Møte i partssammensatt utvalg 08. september. UPK orienterte innledningsvis om at de to kandidatene har fått beskjed om at møtet er «uformelt» og åpent for spørsmål. Kandidatene kan også stille spørsmål til utvalget. Begge kandidatene stilte til 2. gangs intervju/samtale. Etter intervjuene konkluderte utvalget med at det fikk svar på sine spørsmål. UPK mener begge kandidatene er godt kvalifisert til jobben. Det ble besluttet at utvalget møtes igjen 9. september for å trekke sine konklusjoner med anbefaling til Formannskapet. Møte i partssammensatt utvalg 09. september. Utvalget gjennomførte en pro/kontra vurdering av de to kandidatene relatert til kravspesifikasjonen/stillingsannonsen, søknad med CV, vitnemål, attester, intervjuer og referanser. Side 4 av 9
Utvalgets enstemmige konklusjon ble at begge kandidatene vurderes som kvalifisert for stillingen. Det anbefaler Formannskapet å innstille blant disse to til rådmannsstillingen. Formannskapets «Lønns- og forhandlingsutvalg» fastsetter rådmannens lønns- og arbeidsvilkår. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt til behandlende organ: Øvrige dokument: 16/9786 Søknad. Avsender: Tomas Sunde 16/10203 Søkerliste rådmannsstilling. Avsender: Kommunal Rapport v/nyhetsredaktør Ole Petter Pedersen 16/10324 Bekreftelse. Avsender: Bente Rudrud 16/10326 Bekreftelse. Avsender: John Breivik 16/10327 Bekreftelse. Avsender: Svein Georg Rygg 16/10329 Bekreftelse. Avsender: Ståle Tangestuen 16/10331 Bekreftelse. Avsender: Kurt-Gøran Adriansen 16/10332 Bekreftelse. Avsender: Egil Heitmann 16/9760 Søknad. Avsender: Bente Rudrud 16/9947 Trukket søknad. Avsender: 16/10328 Bekreftelse. Avsender: Dag Flacké 16/10330 Bekreftelse. Avsender: Henning Antonsen 16/10114 Rekruttering av rådmann. Anmodning om unntak Avsender: Dag Flacké fra offentliggjøring inntil videre. 16/10130 Anmodning om unntak fra offentliggjøring. Avsender: 16/9859 Søknad. Avsender: Svein Georg Rygg 16/10243 Søknad. Avsender: Torbjørn Hansen 16/9946 Søknad. Avsender: Ståle Tangestuen 16/9948 Søknad. Avsender: Kurt-Gøran Adriansen 16/10085 Søknad. Avsender: Dag Flacké 16/10087 Søknad. Avsender: Egil Heitmann 16/10263 Trekker søknad. Avsender: 16/10086 Søknad. Avsender: Henning Antonsen 16/9858 Søknad. Avsender: John Breivik 16/10325 Bekreftelse. Avsender: Tomas Sunde 16/10333 Bekreftelse. Avsender: Torbjørn Hansen Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Jan Christensen, personal Side 5 av 9
Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 6 av 9
Side 7 av 9