RØROS KOMMUNE OS KOMMUNE HOLTÅLEN KOMMUNE Visma Enterprise HRM Ferie og Fravær Timeregistrering Web
Innholdsfortegnelse Pålogging innenfor citrix:... 3 Pålogging utenfor citrix... 3 Nytt fravær... 7 Ny ferie... 10 Ny timeføring... 13 2
Pålogging innenfor citrix: Fra startmenyen på citrix velger du Visma web Trenger ikke noe brukernavn/passord da systemet bruker det en har logget seg inn på citrix med. Pålogging utenfor citrix Man benytter samme link for elektronisk registrering av ferie og fravær som for elektronisk timeregistrering og elektronisk reiseregning. Den er forskjellig for hver av kommunene og man må benytte linken i den kommunen der man er ansatt og som skal ha reiseregningen til utbetaling. Røros: Os: Holtålen: https://ekstern.vuq.visma.com/ro_enterprise/ https://ekstern.vuq.visma.com/os_enterprise/ https://ekstern.vuq.visma.com/ho_enterprise/ 3
Brukernavnet for den enkelte vil være for- og etternavn skrevet på vanlig måte slik det er registrert i lønnssystemet. E-postadressen vil være den e-postadressen som er registrert i lønnssystemet. Det vil være den e-postadressen dere mottar lønnsslippen på. Følg bruksanvisningen for å endre tildelt passord. Denne prosedyren gjelder kun første gangs pålogging. Tildelt brukernavn og egenvalgt passord benyttes ved senere pålogging. Du kommer videre inn i følgende meny: 4
Velg fanen «Meg selv», deretter «personalskjema». Klikk på knappen «Ny» (grønn) på høyre side i bildet. Dette vises i bildet under. 5
Fra denne menyen har man valgene: Ny timeregistrering, Nytt fravær og Ny ferie. Under fanen «Liste» vil man se hva som til enhver tid er registrert av timeføring, fravær og ferie og hva slags status det har i saksgangen. 6
Nytt fravær 7
Vi har kun åpnet for å registrere egenmeldt sykefravær elektronisk. Dvs det er kun i de tilfeller hvor man kan benytte egenmelding at sykefraværet kan og skal registreres elektronisk via web. Sykemeldinger, egenmeldinger i forkant av sykemelding og permisjoner med og uten lønn skal, som tidligere, meldes ved at sykemelding og permisjonssøknader leveres nærmeste leder i papirversjon. For egenmeldinger som registreres elektronisk skal det normalt IKKE utarbeides papirversjon. Unntak er når egenmeldingen følges av sykemelding. Da MÅ det utarbeides egenmelding i papirform fordi det vil være dokumentasjon ved søknad om sykepengerefusjon fra NAV. Som tidligere skal nærmeste leder varsles om når man må være hjemme fra jobb grunnet sykdom. Dette er som tidligere. Når man registrerer fravær legger man inn fra og til dato direkte i feltene, eventuelt åpner kalenderen og henter datoene derfra. Alle felter med rød stjerne må fylles ut (*). Det er kun «Egenmelding» som er godkjent fraværskode for elektronisk registrering via web. Dersom sykefraværet er arbeidsrelatert eller svangerskapsrelatert skal det hukes i anvist boks. Hvis det skyldes annen årsak skal det ikke hukes. Melding til leder kan føres i notatfeltet. Det er ikke nødvendig å laste opp egenmeldingsblankett (jf.»last opp dokument»). Registreringen er tilstrekkelig som egenmelding. 8
Nederste del av bildet viser historisk oversikt over hvilke fravær som er registrert på den ansatte. Når man har registrert fraværet (egenmeldingen) så skal den sendes ut i saksgang ved å benytte knappen «Send fravær». Dersom man lagrer vil det bli liggende under fanen «Liste» som registrert. Du må da åpne den å sende den senere for å få den i saksgang. Fravær som er registrert elektronisk går direkte til nærmeste overordnede som godkjenner/avviser fraværet. Godkjent fravær blir lastet inn i fraværsmodulen i Visma. Den elektroniske saksgangen vil fremgå nederst i bilde når fraværet er lagret: 9
Ny ferie Ferie registreres ved å velge «Ny ferie» fra menyen. Ferie kan registreres straks det er avklart med leder når ferien skal avvikles. Det er mulig å gjøre endringer underveis dersom det blir forandring i planene. Ferie registreres på samme måte som egenmeldt sykefravær. Nederste del av bildet viser opparbeidede antall feriedager, overførte feriedager, forbrukte feriedager og resterende feriedager. Videre vises opparbeidede feriepenger for inneværende ferieår frem til feriepengene blir utbetalt i forbindelse med lønnsutbetaling på juni. 10
Når man har registrert inn feriedagene må dette sendes i saksgang ved å klikke «Send ferie». Saksgangen er tilsvarende som for fravær. 11
Registrert ferie legger seg i kalenderen: Hva som er registrert og hvilken status det har i saksgangen vil fremgå under fanen «Liste»: 12
Ny timeføring Timeregistrering skjer fra samme meny som fravær og ferie: Bildet som kommer opp er registreringsbilde for timer og overtidstimer som skal utbetales. Alle felter merket med rød stjerne må fylles ut (*): Dato Det er den datoen timene er opparbeidet som skal registreres her. Dagens dato kommer opp automatisk. Den kan endres ved å klikke i kalendersymbolet til høyre for registreringsfeltet. Der velger man riktig dato fra kalenderen. Riktig dato kan også registreres direkte i feltet. Selskap Her vises navnet på kommunen hvor du er ansatt. Det skal ikke endres. Stilling Hvis du har flere stillinger i kommunen, vil dette vises ved å klikke på pilen til høyre for registreringsfeltet. Velg den stillingen du skal registrere timer for. Skjema Velg riktig skjema for timeføring Velg den malen som gjelder for det du skal registrere. Dersom det er vanlige timer, velges malen «Timelønn» (ikke turnus)». Dersom det er overtid som skal utbetales fullt og helt, velges malen «Overtid (ikke turnus)». Dersom det kun er overtidstillegget som skal utbetales og timene skal 13
føres på fleksisaldo, velges malen «Diff overtid (ikke turnus)». Malene velger riktige satser når man legger inn korrekt dato og korrekt klokkeslett. For alle malene kommer det opp en tekst nederst i bildet som gir forklaring på hvilke tilfeller malen er beregnet på for å sikre at man har valgt riktig mal. Når man har valgt riktig mal kommer feltet «Klokken» og registreringsfelt for «fra/til» opp. Her registrerer du arbeidet tidsperiode for den aktuelle datoen. Timer og minutter uten tegn mellom. (Eks. kl 10.00 skal føres slik: 1000) Notatfeltet må fylles ut med en forklaring på timene. Som eksempel kan nevnes at for «timelønn» kan det være aktuelt å skrive hvem man vikarierer for dersom man jobber som vikar og sommervikar hvis det er tilfelle. For «overtid» og «diff overtid» skal det alltid fremgå av notatfeltet hvem som har pålagt overtiden. Det må føres nytt skjema for hver dato det skal registreres timer. Ved å klikke «lagre» er skjemaet klart til ny registrering. Ved å klikke «lagre og lukk» kommer man tilbake til kalenderen. 14
Timene du registrerte vil da være lagt inn i kalenderen på den datoen og med de tidsintervaller du registrerte. Ved å holde musepekeren over symbolet til høyre for den registrerte tiden ser du status for timeregistreringen. Før du har sendt det videre til attestering vil timene ha status «ikke levert». Du kan velge å videresende timene med en gang eller samle opp å sende f.eks en gang pr uke eller en gang pr. mnd. Rutine for videresending må avklares på hver enkelt virksomhet. For at timene skal bli med på lønnskjøring må vi ha det ferdig anvist til overføring lønn den 4. i måneden for lønnskjøring. Når de registrerte timeføringene skal sendes til attestering, velges fanen «liste»: 15
Du får da opp alle registrerte timeføringer som ikke er levert til attestering. Klikk på linjen og du får opp alle timeføringer som er ført på denne lønnarten, f.eks timelønn: 16
Fra dette bildet har du oversikt over hvilke timer som er registrert, samt beregning av hva det utgjør beløpsmessig. 17
Du kan foreta korrigeringer i dette bildet ved å klikke på «Rediger» nederst til venstre i bildet. Fra dette bildet kan timeføringene skrives ut «skriv ut» og sendes «Send» - begge valg befinner seg nederst i bildet. Da er timeføringen oversendt til den som skal attestere timene og oppgaven borte fra din liste For timeregistrering er saksgangen annerledes enn for ferie og fravær da vi til ferie og fravær benytter kun anviser (nærmeste leder), men for timelønn benytter både attesterer og anviser. Attesterer fremgår av registreringsbildet. Timelisten blir lagret i dokumentarkivet ditt under «Meg selv» og «Dokumenter» og gjenfinnes der 18
Det kan skje at du får timeføringen i retur fra den som skal attestere med logg på hva som må endres. Returnert timeføring vil da legge seg på egen linje under fanen «Liste». Ved å klikke på linjen kan du foreta nødvendige korrigeringer ut fra loggen som fremgår av redigeringsbildet og sende den på nytt. Lykke til 19