Møteinnkalling Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 102, Fylkeshuset, Molde Dato: 04.11.2015 Tid: 10:30 Forfall skal meldast til utvalssekretær Gunn Elin Nygård, tlf. 71 25 88 48 eller e-post politikk@mrfylke.no, som kallar inn varamedlem. Varamedlem møter berre ved spesiell innkalling. Folkevalde, både medlemer og varamedlemer, plikter å møte jf kommunelova 40 nr. 1, med mindre det ligg føre gyldig forfall. Grunn til forfallet skal difor opplysast. Den som ønskjer å stille spørsmål om sin habilitet i ei sak jf forvaltningslova 6 og kommunelova 40 nr. 3 skal melde inn dette til utvalsekretæren eller juridisk avdeling i god tid før møtet. Dette også grunna eventuell innkalling av varamedlem jf forvaltningslova 8 3.ledd. Møterommet er bak hovudresepsjonen i fylkeshuset. Utanom medlemene er 1. varamedlem for kvar liste ved valet av kontrollutval, beden om å møte. Parkering: Ein kan normalt ikkje rekne med at det er ledig parkeringsplass rundt fylkeshuset. Fylkeshuset disponerer parkeringsplassar vest for Aker stadion og vest for Scandic Seilet Hotel, for køyrety som har parkeringsoblat. Ein kan elles få dagparkeringsløyve i resepsjonen i fylkeshuset for dei same plassane (bør hentast før parkering). Medlemer som har nettbrett (ipad) frå før blir bedne om å ta med dette. I samråd med leiaren er det sett opp slik framdriftsplan (ca tidspunkt) for møtet: 10.30 1. Velkomen v/leiaren. Presentasjon av medlemene og varamedlemene, kontrollsjefen, møtesekretær og tilsette ved fylkesrevisjonen. 2. Tema i dag. 3. Skisse til opplæringsplan for kontrollutvalet. 11.00 4. Kontrollutvalet i fylkeskommunen, organisasjon, rolle, ansvar, arbeidsformer, saker. Sekretariatet, samarbeid og nettverk v/kontrollsjef Hans Blø Refleksjonar om rolla som medlem i kontrollutvalet (v/medlemene). Side1
12.00 Lunsj. 12.30 5. Praktisk informasjon, møtesekretariat, melding om forfall, reiserekning, møtegodtgjersle, tapt arbeidsforteneste m.m. v/gunn Elin Nygård og Henny Haug. 13.15 6. Saksbehandling av sak om møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalet for 2016. Ev. pause. Utlevering av og opplæring i bruk av ipad (alle som har ipad frå før må og ta med nettbrettet). 15.00 Forventa avslutning. Følgjande sak er sett opp til behandling: Side2
Saksnr Innhald KO 41/15 Møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalet i 2016 RS 17/15 Invitasjon og program til opplæringssamling for kontrollutval 12. - 13. januar 2016 Godkjenning av protokoll Side3
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 19.10.2015 66891/2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 41/15 Kontrollutvalet 04.11.2015 Møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalet i 2016 Bakgrunn Kontrollsjefen har tidlegare utarbeidd og meldt inn eit forslag til møteplan for kontrollutvalet for 2016, ettersom møtedatoane for folkevalde organ i fylkeskommunen måtte samordnast tidleg, m.a. med allereie fastsette datoar for møta i fylkesutvalet og fylkestinget i 2016. Det måtte og takast omsyn til kapasiteten i utvalssekretariatet, som alle folkevalde organ må dele på. Tidlegare kontrollutval har vore opptekne av at medlemene i kontrollutvalet må få høveleg opplæring i ombodet tidleg i perioden. Det har vore samarbeidd med kontrollutvala i dei 3 andre Vestlandsfylka om eit felles opplæringsopplegg, som har blitt godt motteke. Utanom ei opplæringssamling har ein arrangert ein felles studietur til Brussel, og elles hatt ei årleg samling utover perioden med ulike utviklingsretta tema. Vedlagt følgjer eit utkast til møte- og aktivitetsplan for 2016 der alle møte samt øvrige arrangement og aktivitetar er lista opp, med datoar. Møtedag Onsdag har vore fast møtedag for kontrollutvalet i førre periode. Om mogeleg kan tysdag eller torsdag veljast dersom det er ledig kapasitet i utvalssekretariatet. Talet på møte i året Det er kontrollutvalet sjølv som avgjer talet på møte, uavhengig av budsjettramme, dersom behovet skulle tilseie fleire møte enn det løyvingane gir rom for. Budsjettramma gir normalt rom for 8 ordinære møte i året, som har vore tilstrekkeleg til å få behandla sakene som blir fremja, og elles legge andre aktivitetar til nokre av møta (besøk, synfaringar, orienteringar o.a.). Utanom i fylkeshuset blir møta lagt til andre stader i fylket, gjerne kombinert med besøk i vidaregåande skolar, eller knytt til konkrete saker til behandling i utvalet, t.d. byggerekneskapar (med synfaring i bygget). Medlemer i kontrollutvalet som ikkje er fast medlem i fylkestinget har rett til å møte i gruppemøte og vere til stades i møte i fylkestinget ved behandlinga av kontrollutvalets saker, og få møtegodtgjersle/dekt tapt arbeidsforteneste for slikt oppmøte samt reise og opphald. Fylkestinget har normalt 4 samlingar i året. Side4
Side 2 Opplæringsplan Sentralt i opplæringa av medlemene er «Kontrollutvalsboka», som er det sentrale oppslagsverket for arbeidet i kontrollutvalet. Boka som medlemene får, er utarbeidd av Kommunaldepartementet, og dermed ei rettskjelde med høg relevans. Medlemene blir oppmoda om å setje seg godt inn i boka. I møtet den 4. november blir det gitt ei orientering om dei ulike tiltaka i opplæringsplanen, slik at medlemene kan kome med innspel om ønske m.m. Det har tidlegare vore semje å halde fram samarbeidet med Vestlandsfylka om opplærings- og utviklingstiltak for medlemene i kontrollutvala. Sekretariata for kontrollutvala har derfor hatt kontakt, og lagt til rette for ei første opplæringssamling på Solstrand Hotel, Os ved Bergen, den 12. 13. januar 2016. Invitasjon og program er sendt ut som referatsak til dette møtet. Tema for samlinga er dei ulike kapitla i «Kontrollutvalsboka», men med innlagte diskusjonar/synspunkt frå deltakarane. Av omsyn til hotellet må medlemene gi rask tilbakemelding (helst i møtet) om eventuell deltaking, og om ønskje om å reise fram til hotellet kvelden før. Det har elles vore lagt inn sekvensar i møta når saklista gir høve til det, med orienteringar frå ulike verksemdområde i fylkeskommunen, frå avdelings- og etatssjefar o.a. I begge dei to føregåande valperiodane har medlemene i kontrollutvalet vore på ein studietur til Brussel det første året, som ein har fått gode tilbakemeldingar på. Utanom besøk i og orientering om nokre sentrale EU-institusjonar, har besøk i EFTA, ESA, OLAF og den norske EU-delegasjonen vore lagt inn. I tillegg har ein fått i tale andre sentrale norske aktørar i Brussel, og fått orienteringar om korleis ein frå norsk side arbeider mot EU. Studieturen er planlagt til 19. 21. september 2016, med framreise den 18. september, og skjer i samarbeid med Vest-Norges Brusselkontor. Det er søkt fylkestinget om tilleggsløyving til studieturen. Det er elles høve for medlemene å delta på dei årlege konferansane til Norges Kommunerevisorforbund og Forum for Kontroll og Tilsyn for kontrollutval. NKRFs konferanse er allereie den 3. 4. februar 2016, med påmeldingsfrist medio desember. Programmet er førebels ikkje kjent. FKTs konferanse er fastlagt til 7. 8. juni 2016. Begge konferansane tar opp aktuelle og interessante tema retta mot kontrollutvalas arbeid, med til dels kjente førelesarar frå politikk, departement, media og forsking. Årleg har det tidlegare vore avvikla ei regional nettverkssamling for fylkeskommunale kontrollutval i Midt-Norge, det vil seie for dei fylkeskommunale kontrollutvala i Trøndelagsfylka og Møre og Romsdal, og med deltaking frå kontrollkomiteen i Trondheim kommune. Dette samarbeidet tok slutt i 2014, men det var semje om å vurdere eventuell vidare samarbeid når ny valperiode tok til. Utfordringa har vore lav deltaking på samlingane frå Trøndelagsfylka og Trondheim, og kontrollsjefen meiner eit utspel om vidare samarbeid i tilfelle må kome frå den kanten. Side5
Side 3 Vurdering Det er lagt opp til eit relativt høgt møte- og aktivitetsnivå for medlemene i kontrollutvalet i 2016, og det kan naturleg nok vere vanskeleg å avsjå tid til alt. Etter kontrollsjefens syn bør i så fall eigne arrangement prioriterast ved slike val, framfor landsomfattande konferansar som og er forholdsvis dyre å delta på. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet sluttar seg til forslaget til møte- og aktivitetsplan for 2016 for kontrollutvalet, og at den blir lagt til grunn for planlegginga av kontrollutvalets aktivitetar i året. Vidare sluttar kontrollutvalet seg til opplegget for opplæring slik det er blitt gjennomgått i møtet. Opplegget blir gjennomført under føresetnad av tilstrekkeleg løyving til opplæringstiltaka i 2016. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Forslag til møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalet i 2016 Side6
Forslag til møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalet i 2016 Dato: Møte/aktivitet: Merknad: 12./13. januar Opplæringssamling for kontrollutvala i Påmelding innan 26. nov. Vestlandsfylka, Solstrand Hotel, Os v/bergen 3./4. februar NKRFs kontrollutvalskonferanse, Clarion Hotell Påmelding innan 17. des. & Congress Oslo Airport, Gardermoen 17. februar Møte i kontrollutvalet Tema: presentasjon av fylkeskommunen med fokus på styring og leiing. Regional og næring. 16. mars Møte i kontrollutvalet (T) 11./12. april Fylkesting 27. april Møte i kontrollutvalet Tema: Utdanningssektoren 25. mai Møte i kontrollutvalet (T) 7./8. juni FKTs fagkonferanse/årsmøte, Thon Hotel Oslo Airport, Gardermoen 13./14. juni Fylkesting 31. august Møte i kontrollutvalet Tema: Samferdselssektoren 19. 21. sept. Studietur til Brussel for kontrollutvala i Vestlandsfylka (framreise den 18. sept.) 28. september Møte i kontrollutvalet (T) 17./18. oktober Fylkesting 2. november Møte i kontrollutvalet Tema: Kultur, folkehelse, tannhelse 23. november Møte i kontrollutvalet (T) 12. - 14. des. Fylkesting (T) = behandling av saker til fylkestinget Side7
INVITASJON TIL FOLKEVALDOPPLÆRING FOR MEDLEMMAR I KONTROLLUTVALET 12. 13. JANUAR 2016 Solstrand Hotel & Bad Solstrandveien 200 5201 Os Side8
Praktiske opplysningar Stad: Solstrand Hotel & Bad, Solstrandveien 200, 5201 Os, telefon: 56 57 11 00 Tid: Start: 12. januar 2016 kl. 10:00 Slutt: 13. januar 2016 kl. 15:15 Pris: ca. 3 500 kroner som dekker overnatting m/heilpensjon og buss Flesland Solstrand t/r. Ekstra overnatting frå 11. 12. januar kostar ca. 1 500 kroner. Gje beskjed ved påmelding om du ønskjer ekstra overnatting. Oppgjer: Vi gjer opp med hotellet ved fellesrekning. Uttak på rommet må ein gjere opp sjølv. Påmelding til ditt sekretariat innan 24. november 2015: Rogaland: Hordaland Mette Jensen Moen mette.jensen.moen@rogfk.no Tlf. 970 90 318 Hogne Haktorson hogne.haktorson@hfk.no Tlf. 911 05 982 Sogn og Fjordane: Einar Ulla einar.ulla@sfj.no Tlf. 971 90 734 Møre og Romsdal: Hans Blø hans.blo@mrfylke.no Tlf. 411 26 808 Diverse Henvisningane i programmet til diverse kapittel gjeld «Kontrollutvalsboka». Det vert sett opp buss mellom Bergen lufthamn, Flesland og Solstrand Hotel tysdag 12. januar kl. 09.00 med retur onsdag etter samlinga, dersom det er interesse for dette. Gje beskjed ved påmelding om du ynskjer buss. Eventuelle allergiar, som hotellet må få beskjed om, meldast til sekretariatet ved påmelding. Side9
FØREBELS PROGRAM Den faglege delen bli i stor grad dekt av innleiarar frå Deloitte, som er vald revisor for Hordaland fylkeskommune. Tysdag 12. januar Kl. 1000-1010 Kl. 1010-1025 Kl. 1025 1200 Kl. 1200-1300 Kl. 1300-1730 Kl. 1300-1345 Kl. 1345-1430 Kl. 1430-1445 Kl. 1445 1530 Kl 1530 1545 Kl. 1545 1630 Kl. 1930-2000 Kl. 2000 Velkomen v/inge Reidar Kallevåg, KU-leiar i Hordaland fylkeskommune Forventningar til kontrollutvalet v/terje Søviknes, ordførar i Os kommune Roller og ansvar i eigenkontrollen v/deloitte Kva forstår vi med omgrepet eigenkontrollen? Kap.1 Samhandling med politisk leiing Kva skal til for at kontrollutvalet skal lukkast i samspelet med fylkestinget? Kap 1 og 2 Samhandling med administrasjon (fylkesrådmann). Korleis kan samhandling med administrasjonen gjerast for at vi skal få ein god kontroll av forvaltninga?, Kap. 4 Lunsj Arbeidet i kontrollutvalet v/deloitte Sekretariatet si rolle og sitt arbeid i fylkeskommunen - kva kan utvalet forvente av sekretariatet? Kap. 3 Revisor si rolle og samhandling med revisor. Kva krav kan utvalet stille til revisor, og kva utfordringar ser vi med eit samarbeid mellom eit sterkt fagmiljø og dei folkevalde? Kap. 3 Pause Korleis skape interessante og engasjerande møte, arbeidsformer i kontrollutvalet, Kap. 4 Pause Synleggjering av kontrollutvalet internt og eksternt. Kva skal til for at kontrollutvalet skal synast, og for at innbyggjarane i fylket skal bli klar over vår funksjon? Kap. 5 Quiz Middag og sosialt samvær Side10
Onsdag 13. januar Kl. 0900-1500 Kl. 0900-1000 Kl. 1000-1030 Kl. 1030 1130 Kl. 1130 1230 Kl. 1230 1330 Kl. 1330 1400 Kl. 1400 1415 Kl. 1415 1500 Kl. 1500-1515 Kontrollutvalet sine tre sentrale verktøy Rekneskapsrevisjon v/cicel T. Aarrestad, Rogaland revisjon IKS. Kva utfordringar ser vi med at kontrollutvalet skal gje sin uttale til fylkestinget, og korleis skal vi «sjå til at fylkeskommunen vert revidert på ein forsvarleg måte»? Kap. 9 Pause og utsjekking Forvaltningsrevisjon v/deloitte. Utfordringa er å få utført forvaltningsrevisjonar som gjev ein verdi for fylkeskommunen. Korleis får vi dette til? Kap. 6 og7 Gruppearbeid Lunsj Presentasjon av gruppearbeid Pause Selskapskontroll v/deloitte. Kva verktøy har vi for å få gjennomført gode selskapskontrollar? Kva er forskjell på eigarskapskontroll og kontroll av selskapet si drift? Kap 6 og 8 Oppsummering og avslutning v/frank Willy Djuvik, KU - leiar i Sogn og Fjordane fylkeskommune Det kan bli endringar i tidspunkta og rekkefølgja. Innleiarar frå Deloitte er førebels ikkje kjent. Side11
Godkjenningavprotokoll Side12