02.06.2008 SKIEN KOMMUNE for anskaffelse av: KONKURRANSEGRUNNLAG Lastebiler, traktorer og redskapsbærere til vintervedlikehold i Skien kommune Tilbudsfrist: 27.06.2008 kl. 12.00 Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc
Innholdsfortegnelse 1 KORT BESKRIVELSE AV OPPDRAGET... 3 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 3 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 3 2.2 Frister... 3 2.3 Avtalens varighet... 3 2.4 Spørsmål til konkurransen... 3 2.5 Innlevering av tilbud... 4 2.6 Tilbudsåpning... 4 2.7 Omkostninger... 4 3 OM OPPDRAGET... 4 3.1 Beskrivelse av oppdraget... 4 3.2 Utstyr til lastebil, traktorer og redskapsbærere... 4 3.3 Kommunikasjon... 5 3.4 Brøyteutstyr... 5 3.5 Melding om utstyrets tilstand... 5 3.6 Skifte av fører... 5 3.7 Opplæring... 5 3.8 Endring av driftsopplegg... 5 3.9 Forsikring/erstatning for skader... 6 4 PRISER OG BETINGELSER... 6 4.1 Timepris... 6 4.2 Beredskap... 6 4.3 Betaling/oppgjør... 6 4.4 Betalingsbetingelser... 6 4.5 Prisregulering... 6 4.6 Arbeidstid... 6 4.7 Beredskapsperioden... 6 5 LEVERANDØRENS TILBUD... 7 5.1 Kvalifikasjonsopplysninger... 7 5.2 Tilbudsopplysninger... 7 5.3 Pristilbud... 7 6 KVALIFISERING AV LEVERANDØR... 7 6.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter...7 6.2 Attest for betalt merverdiavgift... 7 6.3 Økonomisk gjennomføringsevne... 7 6.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner...7 6.5 Referanser... 8 6.6 HMS... 8 7 VALG AV LEVERANDØR... 8 8 KONTRAKT... 9 9 VEDLEGG... 9 9.1 Leverandørens dokumentasjonsliste... 10 9.2 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS)... 11 9.3 Instruks for brøyting i Skien kommune... 12 9.4 Vedlegg prisliste. Eget dokument... 13 9.5 Vedlegg Rodeoversikt. Eget dokument... 13 Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 2
1 KORT BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Konkurransen gjelder tilbud på lastebiler, traktorer og redskapsbærere med sjåfør til brøyting for Skien kommune, Ingeniørvesenet. I anbudskonkurransen skal det innhentes tilbud på ca. 21 enheter. Antall enheter kan bli justert ifm anbudskonkurransen og planlegging av ny vintersesong. Rodeoversikten er vist i vedlegg 9.5 i konkurransegrunnlaget. Vinnerne av konkurransen vil få tildelt fast/faste brøyteroder etter vurdering av Skien kommune, Ingeniørvesenet I tillegg gjelder anbudet også øvrig vintervedlikehold etter oppdrag fra Skien kommune, Ingeniørvesenet. Med øvrig vintervedlikehold menes rydding/ bortkjøring av snø, ishøvling og sandstrøing. 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Konkurransen er kunngjort i Doffin, Skien kommunes internettsider og GKI`s internettsider. Prosedyre: Bygg og anleggskontrakt. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr. 1295. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider http://www.dep.no/fad. 2.1 Anskaffelsesprosedyre Åpen anbudskonkurranse 2.2 Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen: Fredag 20.06.2008 Tilbudsfrist (tilbudet skal være kommunen i hende): Fredag 27.06.2008 kl. 12.00 Vedståelsesfrist: Mandag 15.09.2008 For sent innlevert tilbud blir avvist 2.3 Avtalens varighet Skien kommune, Ingeniørvesenet skal inngå rammeavtale for 3 år. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kunne prolongere avtalen med 1 år (3+1). 2.4 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes til: Skien kommune, Ingeniørvesenet. Kontaktperson: Bjarne Skauen Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 3
Adresse: Henrik Ibsensgt. 2, 3707 Skien. Telefon: 35581241 Telefaks: 35581121 E-post: bjarne.skauen@skien.kommune.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere. 2.5 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Anbudskonkurranse vintervedlikehold 2008. Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Skien kommune, Ingeniørvesenet. Kontaktperson: Bjarne Skauen Postadresse: Postboks 3004 Handelstorget, 3707 Skien Besøksadresse: Henrik Ibsensgt. 2, 3707 Skien. Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 2.7 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 3 OM OPPDRAGET 3.1 Beskrivelse av oppdraget Tilbudsinnbydelsen gjelder innleie av lastebiler, traktorer og redskapsbærere med fører til brøyting i Skien kommune. Arbeidene skal utføres i henhold til dette konkurransegrunnlaget, kontrakt og Instruks for brøyting i Skien kommune, vedlegg nr. 9.3. I anbudskonkurransen skal det innhentes tilbud på ca 21 enheter. Antall enheter kan bli justert ifm anbudskonkurransen og planlegging av ny vintersesong. I tillegg gjelder anbudet også øvrig vintervedlikehold etter oppdrag fra Skien kommune, Ingeniørvesenet. Med øvrig vintervedlikehold menes rydding/ bortkjøring av snø, ishøvling og sandstrøing. 3.2 Utstyr til lastebil, traktorer og redskapsbærere Leverandøren holder nødvendig plogfeste med frontplate samt nedsenket frontbjelke og hydraulisk plogløft. Det vises til vegvesenets standard NS 820 Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 4
Leverandøren må videre bekoste innkjøp og montering av varsellykt som gir blinkende gult lys, samt brøytelys (lysutstyr) og annet nødvendig varselutstyr. Leverandøren plikter å gjøre seg kjent med instruksen for bruk av varsellykt. Et eventuelt bytte av lastebil, traktor eller redskapsbærer i løpet av kontraktsperioden skal godkjennes av Ingeniørvesenet. Alle kostnader må her dekkes av leverandør. 3.3 Kommunikasjon Alle brøyteenhetene skal være operative i forhold til Skien kommunes elektroniske servicetelefon via mobiltelefonsystemet. Under oppdrag skal entreprenøren/sjåføren alltid være tilgjengelig på mobiltelefon. 3.4 Brøyteutstyr Ingeniørvesenet holder nødvendig plogmateriell og strøapparater. Det forutsettes benyttet vendbart kommunalblad. Under spesielle forhold kan det være nødvendig å bruke spissplog på en rode som normalt brøytes med kommunalblad. Godtgjørelsen er i tilfellet den samme med mindre annet er spesielt angitt. Reparasjoner av Ingeniørvesenets utstyr skal utføres etter nærmere avtale og bekostes av oppdragsgiver, såfremt skaden ikke skyldes uaktsomhet fra leverandørens side. Det forutsettes at skifte av skjære og ski foretas av leverandøren. Etter sesongavslutning skal alt kommunalt utstyr leveres på lager anvist av oppdragsgiver og innen 1. mai. Dersom utstyret ikke er innlevert innen fristen, vil oppdragsgiver hente utstyret på leverandørens bekostning. 3.5 Melding om utstyrets tilstand Leverandøren vil få utlevert eget skjema for rapport om tilstand på materiell og utstyr som er Ingeniørvesenets eie. Skjemaet skal fylles ut etter hver vintersesong og fortløpende i sesongen dersom det er nødvendig. 3.6 Skifte av fører Det forutsettes at eventuelt skifte av fører meddeles og godkjennes av Ingeniørvesenet. Arbeidet skal utføres av leverandør eller dennes ansatte. Det er ikke tillatt for leverandør å sette bort hele eller deler av arbeidet til andre. Det er heller ikke tillatt å overføre kontrakten til andre leverandører. I spesielle tilfeller kan slik overdragelse likevel gjøres etter nærmere avtale med Ingeniørvesenet. 3.7 Opplæring Leverandøren er ansvarlig for at fører/avløsere får full opplæring og kjennskap til kontraktens krav til utførelse og ansvar. Alt personell som skal utføre vinterarbeider, plikter å delta på eventuelle møter/ kurs uten kostnad for Ingeniørvesenet. 3.8 Endring av driftsopplegg Når ekstraordinære forhold gjør dette nødvendig, kan Ingeniørvesen foreta omplasseringer av lastebiler, traktorer og redskapsbærere uten konsekvenser for det økonomiske oppgjøret mellom partene. Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 5
3.9 Forsikring/erstatning for skader Leverandøren er ansvarlig for at de nødvendige forsikringer er tegnet. Kopi av forsikringspolisen med tilhørende vilkår skal på forlangende kunne legges fram. Leverandøren er ansvarlig for eventuelle skader på privat og offentlig eiendom ifm arbeidene. Ved eventuelle skader skal leverandøren kontakte skadelidte etter avklaring med oppdragsgiver og utbedre skadene. 4 PRISER OG BETINGELSER 4.1 Timepris Tilbudt timepris legges inn i vedlagte pris/tilbudsskjema (vedlegg nr. 9.4). Timeprisen skal være fast og det betyr at det ikke betales for overtid. Prisene skal oppgis i NOK eks. mva., men inkludert leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende). Den angitte timepris skal benyttes ved brøyting, eventuelt snørydding, strøing etter oppdrag fra Ingeniørvesenet. 4.2 Beredskap Pris på beredskapsgodtgjørelse legges inn i pris/tilbudskjema (vedlegg nr. 9.4) og som skal dekke beredskapskostnadene i kontraktsperioden. Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. og utbetales i månedsvis like store beløp i den årlige beredskapsperioden. første utbetaling vil skje den måneden beredskapen starter (jfr. pkt. 4.7). Leverandør skal sende faktura på beløpet. 4.3 Betaling/oppgjør Oppgjør vil bli gitt på grunnlag av kjøreoppgaver attestert av representant for oppdragsgiver, som er Oppsynsmann på veg. Faktura sendes fortløpende og ikke senere enn 14 dager etter at arbeidene er avsluttet. 4.4 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er fri leveringsmåned + 30 dager 4.5 Prisregulering Fastgodtgjørelse og timepris vil bli regulert årlig og senest innen 1. oktober etter Statistisk Sentralbyrås Kostnadsindeks for drift og vedlikehold av veger. Basis er 2. kvartal 2008. 4.6 Arbeidstid Det angis ikke fast arbeidstid for brøyting. Arbeidene utføres i henhold til dette konkurransegrunnlaget, kontrakt og Instruks for brøyting i Skien kommune. 4.7 Beredskapsperioden Beredskapen skal gjelde i perioden 01/10 til 30/04. I de tilfeller hvor vinterarbeider er påkrevet utenom den fastsatte perioden, har leverandøren plikt til å utføre slike arbeider etter nærmere avtale med Ingeniørvesenet Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 6
5 LEVERANDØRENS TILBUD Tilbudet skal inneholde (se også vedlegg 9.1 Leverandørens dokumentasjonsliste): 5.1 Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 6. Kvalifisering av leverandør. 5.2 Tilbudsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som relevant under pkt. 3. Om oppdraget. 5.3 Pristilbud. Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagt prisskjema. Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. 6 KVALIFISERING AV LEVERANDØR Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. 6.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 6.2 Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 6.3 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Dokumentasjon: Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanserregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som GKI kan akseptere. 6.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kapasitet. Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 7
Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av denne rammeavtalen. Kompetanse.. Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av denne rammeavtalen. 6.5 Referanser Dokumentasjon: Liste over de viktigste leveranser/avtaler av tilsvarende karakter de siste tre år. Dette vil bli tillagt vekt ved tildeling av oppdrag. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte oppgitte referanser, der også egne erfaringer med tilbyder vil bli tillagt vekt. 6.6 HMS Entreprenøren er å anse som hovedbedrift ved utførsel av arbeidene i denne kontrakt, og har derfor det totale ansvaret for HMS-arbeidet knyttet til oppdraget. Manglende oppfyllelse av økonomiske og tekniske minstekrav fører til at tilbudet blir avvist. 7 VALG AV LEVERANDØR Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Priser og kostnader Maskiner/utstyr tilpasset oppdraget Referanser/egne erfaringer Priser og kostnader Herunder vil timepris og beredskapskostnad bli vektlagt. Lastebiler, traktorer og redskapsbærere tilpasset oppdraget Herunder vurderes type lastebiler, traktorer og redskapsbærere ift de områdene oppdraget gjelder bli vektlagt. Referanser og egne erfaringer med tilbyder Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 8
Herunder vil referanser og Ingeniørvesenets egne erfaringer med tilbyder bli tillagt vekt. 8 KONTRAKT Kommunens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med den/de leverandør(er) som gir det beste tilbudet i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt. 7). Kontrakten skal underskrives i 2 to eksemplarer. Ett eksemplar til leverandør og ett eksemplar til Skien kommune, Ingeniørvesenet. 9 VEDLEGG Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 9
9.1 Leverandørens dokumentasjonsliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Telefaks: Følgende dokumentasjon er vedlagt (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Økonomiske og tekniske minstekrav, Jfr. pkt. 5.1. Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. pkt.6.2) Attest for betalt merverdiavgift (jfr. pkt. 6.3) Foretakets årsregnskap (jfr. pkt. 6.4). Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. pkt. 6.6) Referanser (jfr. pkt. 6.6) HMS-Erklæring (jfr. pkt.6.7 og vedlegg 9.2) Vedlegg nr. Andre opplysninger: Dokumentasjon Prisskjema (jfr. pkt. 4.1og 4.2 vedlegg 9.4 ) Vedlegg nr. Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 10
9.2 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 11
9.3 Instruks for brøyting i Skien kommune I N S T R U K S for brøyting i Skien kommune 1 2 Leverandøren forutsettes å gjøre seg godt kjent med brøyteroden før sesongstart. Øvrig vintervedlikehold som snørydding/bortkjøring av snø, ishøvling (private med tilbud på slikt arbeid) og sandstrøing utføres etter oppdrag fra ansvarshavende i Skien kommune, Ingeniørvesenet. Dersom ikke annet er avtalt, rykker Leverandørene ut på brøyting etter utkalling av ansvarshavende for Skien kommune, Ingeniørvesenet.. 3 Retningsgivende verdier for brøyting: VEGSTATUS Kommunale hovedveger/samleveger (veger som vil bli definert av Ingeniørvesenet for den enkelte rode) SNØDYBDE CM 5 Kommunale veger og gater 10 Gang- og sykkelveger 5 Fortau i Skien sentrum langs kommunal eiendom 5 Ved spesielle værforhold kan det være aktuelt å utkalle brøytemannskap etter andre kriterier Våt snø Sammenhengende snøskavler Ishøvling Etter vurdering 4 5 6 Vegen skal når den er forutsatt åpen for alminnelig ferdsel, være farbar for billister som er normalt utstyrt for vinterkjøring. Vegbanen ryddes i full bredde. Utbrøyting av møteplasser og busslommer skal utføres parallelt med brøyting av kjørebanen. Rydding av kryss skal utføres i størst mulig sammenheng med den øvrige brøytingen. Hvis det oppstår forhold som gjør at det ikke er mulig å utføre brøyting i henhold til instruks, skal oppsynsmann, driftsleder eller ingeniørvakt kontaktes snarest mulig. 7 Vi gjør også oppmerksom på viktige bestemmelser i Vegtrafikklovgivningen. Vegtrafikklovens 3 Grunnregler for trafikk Vegtrafikklovens 6 Fartsregler Trafikkreglenes 2 Anvendelsesområde, fravikelse av vegtrafikkbestemmelser m.v. Trafikkreglenes 13 Særlige bestemmelser om kjørefarten Trafikkreglenes 14 Signal og tegn Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 12
9.4 Vedlegg prisliste. Eget dokument 9.5 Vedlegg Rodeoversikt. Eget dokument Konkurransegrunnlag vintervedlikehold 2008 Skien kommune.doc 13