Referat fra styremøte i Skogestranda Vel Dato: 27.05.14 Frammøtte: Styret Rune Skare, Knut Albert Thuestad, Jan Inge Fyllingen, Henry Ellefsen, Weronica Hansen (vara for Rigmor), Tilleggspersoner/ressurspersoner Therese Kjøpstad (valgt vara), Tore Bertelsen og Sølvi Spilde Forfall Rigmor Bråten Referent: Sølvi SAK 1 Gjennomgang av referat fra forrige møte og statusoppdateringer 1. Ressurskoblingsmidler og andre tilskuddsfond Søknadsfristen for ressurskoblingsmidler fra Sund kommune er 1. juni. Styret sender søknad innen fristen. Det vil spesielt bli søkt om midler til lekeplass og snuplass som vedtatt i budsjettet på årsmøtet (ref. også pkt 8 under om lekeplassen). Styret sender også søknader om midler fra andre fond som Sparebanken Vest og Gjensidige Stiftelsen. Ansvar for sending av søknader innen fristene - Rune 2. Sluttføring av fiberutbygging i Skogestranda Restasfaltering er planlagt til slutten av juni i år. Styret vil ha en sluttbefaring med BKK. Ansvar for videre oppfølging med BKK - Jan Inge 3. Ryddedugnad 26.04.14 Ryddedugnaden var en suksess med rekordstort frammøte i strålende vær. Styret fikk låne gratis kostebil fra Bjorøy Entreprenørforretning. Sund kommune har signalisert at det kan være aktuelt å få låne den kommunale kostebilen til neste år. Dugnaden ble avsluttet med sosialt treff på fotballbanen med pølser og is til alle. Takk til alle som bidro med en vellykket dugnad! 4. Parkering og trafikk Det videreføres en henstilling til alle beboere i Skogestranda om å forholde seg til gjeldende trafikkregler og ta hensyn til framkommelighet for større kjøretøy og utrykningskjøretøy. Det skal ikke på noe tidspunkt parkeres på fortau! 5. Skilt for å stoppe feilkjøring av trailere/vogntog Rune har vært i kontakt med kommunen v/knut-eivind Nygård om skilting. Styret har fått spørsmål tilbake om hvordan skiltet skal se ut. Styret drøftet saken og kom til at det må være et opplysningsskilt som med bilder viser at dette er et boligområde, og ikke et industriområde. Plassering ved Midtstegen.
Ansvar for videre oppfølging med kommunen: Rune 6. Hjemmesiden til Skogestranda Vel Sølvi har vært i kontakt med Velforbundet og Vellenes Fellesorganisasjon med spørsmål om muligheten for drifting av hjemmeside via en av disse. Skogestranda Vel er medlem i Velforbundet, som i motsetning til Vellenes Fellesorganisasjon, ikke tilbyr en slik tjeneste. Velforbundet har imidlertid planer om å starte opp med en slik tjeneste i løpet av sommeren/høsten 2014 dersom det er et ønske blant medlemmene. Styret ønsker å vurdere et skifte i hjemmesideleverandør for å avlaste Tore, som idag er web-redaktør, og for å redusere sårbarheten ved å være avhengig av èn enkeltperson for drifting av hjemmesiden. Styret hadde en drøfting på hvor veien skal gå videre for hjemmesiden og kom fram til at inntil Velforbundet har avgjort om de skal åpne for et hjemmesidetilbud, så vil styret opprettholde den eksisterende hjemmesiden. Dersom Velforbundet starter med et tilbud om drifting av hjemmeside for sine medlemmer, vil styret gå gjennom tilbudet og vurdere kjøp av denne tjenesten. Skulle Velforbundet velge å ikke tilby en slik tjeneste, vil styret vurdere å melde overgang til Vellenes Fellesorganisasjon, hvor hjemmesidetjeneste allerede er et tilbud til medlemmene. Ansvar for kontakt med velforbundene: Sølvi og Rune Status og plan for eksisterende hjemmeside Styret drøftet status for den eksisterende hjemmesiden og var enig i at innføring av påloggingsfunksjon for å få tilgang til viktig informasjon fra velforeningen, er et hinder for aktiv bruk av hjemmesiden. Det ble besluttet å avvikle påloggingsfunksjonen og åpne hjemmesiden igjen for innsyn for alle. Det som måtte være av sensitiv informasjon vil ikke bli lagt ut. Styret ville også ha en litt annen struktur på innholdet på siden. Dette vil det bli jobbet videre med. Ansvar for videreutvikling av eksisterende hjemmeside: Tore og Sølvi 7. Ballbingen og fotballbanen Før det blir kalt inn til dugnad må det lages en plan over hvilket vedlikehold som trengs og oversikt over hva som må kjøpes inn av vedlikeholdsmateriale. Ansvar for forberedelser til dugnad: Knut 8. Lekeplassen Weronica har tatt foreløpige mål for den lekeplassen styret har vedtatt å holde oppdatert. Hun vil lage en liste over ønskede lekeapparater med ca. kostnader, til bruk i søknad om ressurskoblingsmidler. Styret gir Weronica fullmakt til å finne ut hvordan lekeplassen skal se ut. Det må også sjekkes om det er nødvendig med fagfolk til montering av lekeapparater. Det vil også bli søkt om midler til lekeutstyr fra Sparebaken Vest sitt sitt fond som har lekeplasser i fokus. Søknadsfrist i september. Det er foreløpig ikke gjort noe mer i forhold til rydding av den gamle lekeplassen. Ansvar for videre planlegging: Weronica Ansvar for søknader om midler til lekeapparater: Rune Ansvar for organisering av rydding på den gamle lekeplassen: Jan Inge og Knut 9. Badeplasser Weronica har sjekket kostnader med vannprøver og disse viser seg å være ganske høye. Styret besluttet å ikke foreta vannprøver denne sesongen, men vil ta kontakt med kommunen dersom det er mistanke om forurensning i sjøen. Det er foreløpig ikke gjort
mer i forhold til evt. bygging av stupebrett ved Skogevatnet. Også befaring og vurdering av behov for vedlikehold på badeplassen utestår. Ansvar for befaring og organisering av dugnad på badeplass: Jan Inge og Knut Ansvar for vurdering av badeplassen ved Skogevatnet: Tore 10. Friområde, snuplass, veiovertakelse Representanter fra styret har vært i møte med kommunen og tilbakemelding derfra er at kommunen er postitiv til å overta eiendomsretten og vedlikeholdsansvaret for hele Hagavegen. Det må arbeides videre med å få ferdigstilt snuplassen. For utbygging av veilys i den delen av Hagavegen som kommunen skal overta, må det vente til 2015 før Skogestranda Vel kan bli satt på en prioriteringslite hvor kommunen betaler 50% av utgiftene. Styret vil fortsette samarbeidet med kommunen i denne saken. Ansvar for kontakt med kommunen: Rune 11. Grense kommunal privat del av Hagavegen På skriftlig spørsmål fra styret har kommunen v/knut-eivind Nygård bekreftet skriftlig at grensen for kommunal vei går ved trafostasjonen i Hagavegen. Styret drøftet saken og var enig i at det er for mange uavklarte spørsmål omkring denne saken og vil derfor be om et møte med kommunen hvor alle berørte parter i Hagavegen blir invitert til å delta. Ansvar for kontakt med kommunen: Rune 12. Veilysprosjektet bekreftelse på korrekt behandling av saken Styret har mottatt faktura fra kommunen for velforeningen sin andel av veilysprosjektet. På spørsmål til kommunen om det har foregått lovbrudd i forhold til håndtering av saken, avkrefter kommunen v/knut-eivind Nygård at noe ulovlig har skjedd. Måten saken ble håndtert på i 2008/2009 var i tråd med gjeldende regelverk på den tiden. I ettertid er det gjort innskjerpinger i mva-regelverket. Styret tar til etterretning at ingen lovbrudd har skjedd i veilysprosjektet og anser saken som avsluttet. Søknad fra velforeningen om at kommunen skal ettergi deler av velforeningen sin andel i veilysprosjektet til bruk i forhold til oppgradering av snuplass i Hagavegen, herunder montering av lysmaster, må sendes skriftlig til rådmannen. Ansvar: Rune 13. Rotteplager og bosspann Styret drøftet disse problemstillingene og vil bl.a. gjennom hjemmesidene oppfordre den enkelte huseier/beboer til å holde bosspann lukket og ikke sette fram spann med haug på og åpent lokk. Det må heller ikke kastes matavfall som ikke er forsvarlig pakket ned. Dette tiltrekker seg fugler og rotter. Styret viser til politivedtektene 12 som sier at det ikke er lov å kaste ulikt avfall på, utover eller ved offentlig sted. Styret har også mottatt informasjon om at noen beboere i Skogestranda kaster søppel i andre sine spann. Det vil bli gjort oppmerksom på at dette ikke er lov. 14. Asfaltering av fortau på den store snuplassen Ved anledning vil kommune bli utfordret på utbedring av dette området. 15. Status gangvei til gammel lekeplass byggesteg 1 Styret har fått tilbakemelding på at beboere i den nye 4-mannsboligen benytter gangveien
til parkering. Styret vil se nærmere på dette og vurdere tiltak for å markere at dette ikke er et parkeringsområde. Ansvar for befaring og vurdering: Knut og Jan Inge 16. Sankthansfeiring 2014 Weronica har ikke fått noen tilbakemelding fra beboere som ønsker en felles Sankthansfering. Styret tar derfor ikke regi for et felles arrangement. 17. Sommerfest 2014 Styret drøftet rammer for en evt. sommerfest for beboere i Skogestranda. Flere alternativ ble drøftet, men det var stor enighet om å holde et evt. arrangementet enkelt og rimelig. Det vil bli vurdert et arrangement i august/september hvor det blir satt opp et telt på fotballbanen eller evt. annet egnet område. Styret sin kontaktperson for en evt sommerfest: Therese SAK 2: Innkommet post To nabovarsler er mottatt for bygging av garasje og påbygg hus. Styret tar varslene til orientering uten merknader. SAK 3: Status regnskap/økonomi Rune informerte på vegne av kasserer at det er sendt ut giro for kontingent med betalingsfrist 1/6, og mange har allerede betalt. SAK 4: Eventuelt Kostnader med vei til båthavnen Leon Hjønnevåg har kontaktet styret med spørsmål om velforeningen kan bidra med økonomiske midler til kostnader med vei til båthavnen. Det trengs også hjelp til dugnadsarbeid med å få på plass stålrister. Styret var enig i at det ikke er midler på budsjettet til å bidra med økonomiske midler til veiutbyggingen. Styret er positiv til en fellesdugnad på initiativ fra båtlaget. Vedlikehold av postkassestativ og fornying av postkasser Styret drøftet et forslag om å foreta en gjennomgående vedlikehold og utvidelse av postkassestativene i feltet. Flere stativ trenger vedlikehold og endel er for små til å få plass til alle postkassene. I tillegg vil styret vurdere om det skal satses på å få like postkasser på alle stativ, som en del av formålet i vedtektene om å virka for staden forskjønning. Da det ikke er satt av midler på årets budsjett til et slikt prosjekt, må dette vente til budsjettet for 2015 skal behandles. Dersom det blir stor interesse for et slikt prosjekt må det påregnes en egenandel for den enkelte husstand. Styret vil vurdere saken videre på et senere møte og evt. sette ned en prosjektgruppe for utarbeiding av detaljer. Saken vil bli satt på handlingsplanen. o Foreløpig kontaktperson: Sølvi Flytting av bosspann ved Leirbakken Informasjon om at BIR har sendt brev til alle aktuelle husstander, om at bosspann som
tidligere ble satt fram ved Leirbakken 1, nå skal flyttes til veikanten fra postkassene og nedover mot Leirbakken. Kommunen er positiv til at det kan planeres ved trafostasjonen i Leirbakken for å lage plass til spann. Styret vil ikke ta initiativ til en slik utbedring. -------------