Møtedato: Skrevet: Skrevet av: Ola Wårås Lokasjon: Høgåshuset. Punkt PROTOKOLL ANSVAR FRIST

Transkript

1 Møtereferat Høgås velforening styremøte Januar 2015 Møtedato: Skrevet: Skrevet av: Lokasjon: Høgåshuset Neste møte: i Høgåshuset Tilstede: Vegard Åmot Bente Thorsås Frode Larsen Arne Kåre Folserås Irene Ljosland Distribusjon: Asle Helseth Natadal Berit Dahle Punkt PROTOKOLL ANSVAR FRIST 1. Kontaktpersoner klasseoppgaver blir som følger: 1 klasse: 2 klasse: Frode Larsen 3 klasse: Natadal 4 klasse: Irene Ljosland 5 klasse: Arne Kåre Folserås 6 klasse: Vegard Åmot 7 klasse: 2. Prosjekt. Vi ble enige om å holde åpen kiosk i Høgåshuset på kampdager med to eller flere kamper. Liste vedlagt møtereferatet. Markerte dager holdes kiosken åpen. Dagens 6 klasse får oppgaven frem til sommeren, hvorpå høstens 6 klasse overtar. Ny terminliste for kioskdager tas ut da. Vegard Åmot er klassekontakt for 6 klasse og vil sørge for innkjøp av varer. Han vil også sørge for distribusjon av terminliste til de nødvendige klasserepresentantene. Skaffe prosedyre for drift av kiosk. Borgar Dahle sendt forespørsel til Borgar. 3. Trykke opp nøkler til nye i styret. Natadal 4. Avklare med Lisbeth Kvernstuen rundt hvorvidt hun fortsatt ønsker ansvar for utleie av Høgåshuset. 5. Lage sjekkliste for huset og området rundt som styret ved hvert styremøte går igjennom og sørger for at er i orden. Dette være seg vaskeutstyr, toalettpapir etc. 6. Handle inn diverse vaskesaker. Lage merkelapper for bruk av de enkelte klutene. Natadal Beate Page 1

2 7. Høgås nytt. Enighet om å få laget dette hvert kvartal med informasjon om hva som skjer. Neste utgave bør være trykket og levert uke 21. Det er enighet om følgende innhold i utgaven: Faktura (300 kroner som kontingent er vedtatt oppretthold ved årsmøte) Nytt styre Åpen kiosk på kamper fra 15 mai. Hvorfor det ikke ble lys i lysløype i vinter Ønsker om forslag til området rundt fortballbane Reklamere for Facebook og hjemmeside Flaskepant Utarbeidelse av denne utgaven, samt få trykket opp nødvendig antall eksemplarer. Utlevering av Høgås nytt skal gjøres av 7 klasse. 8. Flaskepant. Dato satt til tirsdag 3 juni. Vil bli gjennomført som tidligere, og i henhold til prosedyre. 7 klasse må få beskjed. 9. Sosiale medier. Det er enighet om å i større grad bruke sosiale medier til informasjon og markedsføring. Dette være seg Facebook og hjemmeside. Alle styrets medlemmer skal få tilgang til å legge inn info på Facebook. 10. Dugnad. Det bør avholdes en dugnad for litt soping og rydding av området rundt huset. F.eks plukke stein fra plen slik at gressklipper ikke går i stykker, sope plassen, fjerne søppel. Foreslår følgende tidspunkt: klokken Alle som kan stille bør ha med rake, jernrive, sopekost, trillebor Asle Helseth Info må legges på Facebook. Asle Helseth 11. Reparere dekk på gressklipper. Vegard Åmot 12. Åpen kiosk på kampdager. 13. Nøkler til Øverbø? har trykt opp. Må leveres. Arne Kåre 14. Høgåshuset ledig 13 eller 20 juni? Ledig begge dager. 15. Utleie av hus. Foreslår at Frode Larsen tar oppgaven med utleie av hus. En som skal være i styret 2 år bør ha oppgaven. Arne Kåre Folserås og Natadal vil være back-up for Frode. Medlem 250 og 500 for ikke medlem. Prosedyrer oversendes Frode. Arne Kåre Folserås har påtatt seg ansvar for utleie av hus. 16. Boning av gulver Høgåshuset. N. Uke Nye panelovner må kjøpes inn og monteres. Arne Kåre 18. Legge inn møtereferater etc på hjemmesiden. Asle H. Page 2

3 19. Jordingsfeil i lysmaster. Finne ut hva feilen er og sørge for utbedring. 20. Ta ut terminliste for kamper på Høgåsbanen for planlegging av hvilke dager kiosken skal være åpen. Kommunikasjon mot klassekontakt i 6 klasse for kioskdrift. 21. Trafikksikkerhet ved Høgås Skole henvendelse fra beboer i Høgås Høgås Vel ønskes involvert i en diskusjon med kommunen angående utarbeidelse av gangvei og overganger i henhold til gjeldende reguleringsplan. Trafikksikkerhet er naturlig nok en viktig sak så velet har tatt opp denne saken. Ola W. har startet dialog og vil følge opp videre. 22. Utleie/utlån av henger. Henger kan lånes gratis av Høgås Vel av alle medlemmer. Kontakt på for avtale. Info lagt ut på Facebook og på hjemmeside. 23. Søknad om penger til huskestativ i Kringleveien. Høgås vel har fått en søknad om penger til nytt huskestativ i Kringleveien. Saken ble diskutert på styremøte avholdt Styret i Høgås Vel besluttet enstemmig og avslå søknaden av følgende to grunner: 1. Det finnes ikke økonomi til å bistå. Innvilges en slik søknad vil også andre søknader av samme art måtte godtas. 2. Det er et stort ansvar å sette opp offentlige lekeapparater. En masse krav som må innfris. Høgås Vel har ikke mulighet til å ta på seg et slikt ansvar. Svar på søknad er sendt på epost til beboeren i Kringleveien Vegard Ola 24. Film på do vinduet for å hindre innsyn må påmonteres. 25. Rydding i lysløypa. Lysløypa må ryddes før vinteren. Ola W vil ta en tur rundt løypa å se på behovet for rydding for deretter se på hva slags aktivitet som må settes i gang. Et forslag om at ryddingen kan være et prosjekt for 5 eller 6 klasse. Alternativt dugnad. 26. Lys i lysløypa. Ola W vil starte en dialog rundt dette med Notodden Energi og prosjektgruppa som jobbet med dette fra forrige styre. 27. Høgås nytt. Ny utgave må ut. Innhold: flaskepant, arbeid gjort på lys, rydding av lysløype, giro for kontingent (påminnelse) etc Redaktører på facebook. Styremedlemmer lagt inn som redaktører. Alle oppfordres til å legge inn positivt nytt som skjer sett nøkler til døra nede er lånt ut til trenere/lagledere i Snøgg Fotball. Ola W. har en mappe hvor disse er signert ut. Ola W. Ola W. Asle Alle i styre 30. Sjekke nytt og bedre kioskskilt. Ola Uke 15 Page 3

4 31. Dugnadsmanualer og prosedyrer revidering Det ble foreslått fra Trine Brox og Eirill Murtnes i FAU at vi reviderer dugnadsmanualene og prosedyrene. Foreldrekontaktene i de ulike klassene tilbakemeldte på et FAU møte at det var enkelte uklare ting. Det er avholdt et møte med Eirill og Trine (Ola W. fra styret deltok) hvor alle prosedyrene ble gjennomgått. Enkelte små justeringer er gjort, samt noe tydeliggjøring. Dette gjaldt spesielt 1 og 3 klasse og punktene rundt hyppighet av gjøremål. Disse prosedyrene vil nå bli sendt på høring. Straks avklart vil prosedyrene måtte bli sendt ut på nytt til alle klassekontakter. 32. Sjekke med Borgar Dahle angående søknad om tippemidler. Arne Kåre 33. Grave og legge ny kabel til lampe som ikke virker. Ola Vår Skilt og sponsorpenger. Skilt må også byttes ut. Alle medlemmer i velet skal ringe rundt å selge reklameplass på gjerdet rundt banen. Egen liste med oversikt over sponsorer utarbeides. Alle Vår Sjekke hopp i bakken før vinteren. Alle 36. Månedsvakter huske å ta med mopper hjem for vasking Alle 37. Rydde unnarenn hoppbakke Alle 38. Undersøke evt legater, stiftelser, fond hvor vi kan søke om midler til diverse. Lage søknad sammen med andre; f.eks Brønnvegen som trenger midler til nett og fyllmasse til friområde hos seg. Bruk Google f.eks. Alle 39. Grasrotandel inn i neste utgave av Høgåsnytt. Uke Signaturrett Høgås Vel. Styret har besluttet i styremøte at Arne Kåre Folserås og Vegard Seljord Åmot skal ha signaturrett på vegne av Høgås vel i perioden de er valgt inn i styre. Signaturretten opphører når de trer ut av styret. 41. Årsmøte nye styremedlemmer valgkomite må drøftes i neste styremøte Uke 10 Page 4

5 Page 5