rt-0 19 AUG, AUG2010 Kommunene v/valgstyrene

f DET KONGELIGE KOMMUNAL- OG REGIONALDEPARTEMENT Kommunene v/valgstyrene y KVINNHERAD KOMMUNE 19 AUG, 2010 Deres ref Vår ref 10/171-25 SID Arkivsaksn, Oq Dok 70 nr. Arkivkode P Saks,fkivkode S beh. Kopi H Dato 12 AUG2010 rt-0 Manntall ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011 Kommunal- og regionaldepartementet har videreført samarbeidet med Skattedirektoratet for å sikre statlig levering, oppdatering og distribusjon av rådata til manntallet etter skjæringsdato 30. juni 2011. Skattedirektoratet vil som i 2009 vederlagsfritt levere rådata til utarbeidelse av manntallet til den enkelte kommune via deres leverandør av valgsystem og/eller manntall. Leverandørene av valgsystemene må bearbeide rådataene til manntall for den enkelte kommune. Departementet vil understreke at det er kommunene selv som må inngå avtale med en leverandør slik at kommunen får utlevert rådata, inklusive oppdateringer etter skjæringsdatoen for utarbeidelse og ajourhold av manntall. Som tidligere skal utgiftene som knytter seg til utarbeidelse og ajourhold av manntallet dekkes av kommunene selv. Hvor ofte manntallet skal oppdateres, om det skjer elektronisk eller på papir osv, må den enkelte kommune avtale med sin leverandør. Skattedirektoratet vil overføre manntallsutkastet 1. juli 2011, deretter vil oppdatert manntall overføres daglig (unntatt søndag) fram til lørdag 10. september 2011. Endringer etter dette tidspunktet må skje ved at kommunene selv foretar manuelle endringer i manntallet. Vedlagt er kravspesifikasjonen for utarbeidelse og oppdatering av manntall for kommunestyrevalg og fylkestingsvalg 2011, en nærmere beskrivelse av filformatet Skattedirektoratet vil benytte, samt betydningen av de ulike årsakskodene. Dette må benyttes av kommunenes leverandører av valgsystem og/eller manntall. Postadresse: Kontoradresse: Telefon * Postboks 8112 Dep Akersg. 59 22 24 90 90 / 0032 OSLO Org. nr.: 972 417 858 Kommunalavdelingen Telefaks: Saksbehandler: Siri Dolven

Kommunene bes om å gjøre sin leverandør spesielt oppmerksom på at da det skal gjennomføres forsøk med stemmerett for 16- og 17-åringer i 20 kommuner ved kommunestyrevalget vil aldersgrensen i Skattedirektoratets program senkes til 16 år. Leverandørene må i sitt system filtrere for kommune slik at det kun er i disse 20 forsøkskommunene 16- og 17-åringene manntallsføres. Med hilsen ans P A.?f-(Gravdahl e.. avdelingsdirektør Siri Do ven seniorrådgiver Kopi: Fylkeskommunene v/fylkesvalgstyrene Vedlegg: Brev fra Kommunal- og regionaldepartementet til Skattedirektoratet datert 1. juli 2010 med vedlegg. Side 2

DET KONGELIGE KOMMUNAL- OG REGIONALDEPARTEMENT Skattedirektoratet Postboks 9200 Grønland 0134 OSLO Deres ref Vår ref 10/171-24 S1D Dato 01JUI2010 Utarbeidelse og oppdatering av manntall for fylkestings- og kommunestyrevalget i 2011 1. Innledning Det vises til avtale om levering av rådata med tilhørende kravspesifikasjon til stortingsvalget i 2009 datert 17. januar 2009, videre vises det til evalueringsmøte om utarbeidelse og oppdatering av manntallet for stortingsvalget 2009 25. januar 2009 der departementet ga uttrykk for at samarbeidet burde videreføres til også å omfatte lokalvalg. Det ble også avtalt på møtet at departementet foretar justering av enkelte forhold vedrørende oppdateringen av manntallet (rådata) i kravspesifikasjonen. Det ble på møte mellom Skattedirektoratet og Kommunal- og regionaldepartementet 14. januar 2010 avklart at samarbeidet videreføres for valget i 2011 og fremtidige valg. Manntallet (rådata) skal utarbeides i henhold til kravspesifikasjon, slik denne følger av punktene 2 8 nedenfor. Departementet ber om en oversikt over hvilke kostnader endringer av ordningen som ble etablert i 2009 medførte. Departementet vil dekke Skattedirektoratets utgifter også i 2011. 2. Utarbeidelse av manntallet Valgstyret i den enkelte kommune har ansvar for at det blir ført et valgmanntall over alle personer med stemmerett i kommunen. Valgloven 2-5 bestemmer at folkeregistermyndigheten på en hensiktsmessig måte skal stille til disposisjon for Postadresse: Kontcradresse: Telefon. Postboks 8112 Dep Akersg. 59 22 24 90 90 / 0032 OSLO Org. nr.: 072 417 858 Kommunalavdelingen Telefaks: Saksbehandler: Sin Dolven

valgmyndighetene opplysninger om hvem som skal innføres i manntallet. Alle som har stemmerett skal manntallsføres. Av valgloven følger det at velgeren må være innført i manntallet i en kommune på valgdagen om vedkommende skal utøve stemmeretten. Stemmerett ved stortingsvalg har norske statsborgere som oppfyller følgende vilkår: vedkommende må være norsk statsborger vedkommende vil ha fylt 18 år innen utgangen av valgåret vedkommende må ikke ha mistet stemmeretten etter Grunnloven 53. Personer uten stemmerett skal ikke med i manntallet. Dette må håndteres manuelt av SKD. vedkommende er, eller har noen gang vært folkeregisterført som bosatt i Norge. Stemmerett ved fylkestings- og kommunestyrevalg har alle de som oppfyller vilkårene for stemmerett til stortingsvalg. Videre har 16- og 17-åringer stemmerett til kommunestyrevalget i 2011 i 20 kommuner. Denne velgergruppen må manntallsføres og ajourholdes i kommunene som er en del av dette forsøket. I tillegg har personer som ikke er norske statsborgere, men som oppfyller de øvrige krav for stemmerett til stortingsvalg, stemmerett ved fylkestings- og kommunestyrevalg når følgende vilkår er oppfylt: har stått innført i folkeregisteret som bosatt i Norge tre siste år før valgdagen, eller er statsborger i et annet nordisk land og er blitt folkeregisterført som bosatt i Norge senest 30. juni i valgåret. Det er et krav at botiden må være registrert sammenhengende (uten opphold utenfor landet) de siste 3 årene. Ansatte i diplomatiet eller konsulatvesenet og deres husstand har stemmerett uavhengig av om de noen gang har vært folkeregistrert som bosatt i Norge. Side 2

Produksjon av manntallet pr. 30.06. i valgåret og oppdateringen av manntallsopplysninger etter 30.06. i valgåret skal være i samsvar med krav fastsatt i valgloven og valgforskriften. Etter valgloven 2-4 skal følgende personer føres inn i manntallet: Stemmeberettigede som er registrert med bostedsadresse i Norge, skal føres inn i manntallet i den kommunen de var folkeregisterført som bosatt den 30.06. i valgåret. Stemmeberettigede på Svalbard og Jan Mayen skal manntallsføres i den kommunen de sist var folkeregistrert som bosatt. Norske statsborgere som er bosatt utenfor Norge i mindre enn 10 år, skal føres inn i manntallet i den kommunen der de sist var folkeregisterført som bosatt i Norge. Utenlandsboende som ikke har vært folkeregisterført som bosatt i Norge noen gang i løpet av de siste ti år før valgdagen, må likevel søke valgstyret om å bli innført i manntallet, valgstyret behancller søknaden og fører velgeren inn i manntallet dersom vedkommende oppfyller vilkårene. Utenlandsboende som er ansatt i diplomatiet eller konsulatvesenet og deres husstand, skal manntallsføres i den kommunen der de sist var registrert bosatt. Manntallsføringen skjer uavhengig av oppholdets lengde. Dersom de ikke noen gang har vært folkeregistrert som bosatt i Norge, skal de manntallsføres i Oslo kommune. Det er registreringen i folkeregisteret som er avgjørende for hvor en person skal innføres i manntallet. Avgjørelsen om i hvilken kommune en person skal regnes som bosatt, fattes av folkeregistrene på grunnlag av folkeregisterforskriften 2. Personer med hemmelig adresse (spes.reg.typespes.reg.type 6) skal ikke fremgå av filen, men distribueres til de kommunene som har personer med spes.reg.typespes.reg.type 6. Listen distribueres og behandles etter nærmere retningslinjer, som ved foregående valg. Departementet informerer alle landets kommuner om at det finnes personer med stemmerett med en slik registrering i en del kommuner. Skattedirektoratet informerer personene dette gjelder om at de har stemmerett selv om de ikke er innført i manntallet, og hvordan de går fram for å avgi stemme. I brevet må det også fremkomme at personer med en slik spes.reg.typespes.reg.type ikke kan avgi stemme elektronisk fordi de ikke kan være en del av det elektroniske manntallet. Side 3

3. Oppdatering av manntallet 3.1 Krav til oppdatering av manntallet etter 30.06. Oppdateringer i manntallet etter 30.06. skal, jf. valgforskriften 1, bare skje på bakgrunn av følgende forhold: Krav om retting av feil, oppdaget feil eller klage. Flyttemelding som ikke ble registrert før manntallsutkastet ble skrevet ut, men som er mottatt av folkeregistermyndigheten innen skjæringsdatoen 30.06. Vedkommende skal manntallsføres i tilflyttingskommunen og strykes fra manntallet i fraflyttingskommunen. Folkeregistermyndigheten sender melding til begge kommunene. Søknad om innføring i manntallet fra personer som er bosatt i utlandet. Vedkommende skal manntallsføres i den kommunen han/hun sist var registrert som bosatt. Melding fra folkeregistermyndigheten om utenlandsboende som har flyttet tilbake til Norge. Vedkommende skal føres inn i manntallet i tilflyttingskommunen. Dersom tilflyttingskommunen er en annen kommune enn den vedkommende var registrert som bosatt i på utflyttingstidspunktet, skal melding også sendes tidligere bosettingskommune. Dersom vedkommende allerede er manntallsført i denne kommunen, skal vedkommende strykes fra manntallet på grunnlag av meldingen. Melding fra folkeregistermyndigheten om erverv av norsk statsborgerskap. Dersom statsborgerskapet medfører at vedkommende får stemmerett ved valget, skal vedkommende føres inn i manntallet i bostedskommunen. Melding om dødsfall. Ved kommunestyre- og fylkestingsvalg skal utenlandske statsborgere som ellers ville fylt stemmerettsvilkårene på valgdagen, strykes fra manntallet dersom de flytter ut av landet etter skjæringsdatoen. 3.2 Scerlige forhold 3.2.1 Kommunekonvertering, med tilhørende kretskontroll Endringer i kommunegrenser og kommunesammenslåing, med tilhørende kretsforskyvning etter 01.03. har hittil blitt utført av kommunenes leverandører, mens Side 4

Skattedirektoratet har oppdatert dette frem til 01.03. på bakgrunn av endringer i GAB/matrikkel. Skattedirektoratet skal utføre ajourholdet også etter 01.03., likevel slik at dette avgrenses mot fremtidige endringer i kommunegrenser, som fortsatt må vedlikeholdes manuelt av valgstyrene. 3.2.2 Bokstavkonvertering Folkeregisteret leverer i utgangspunktet store bokstaver. Skattedirektoratet skal konvertere til små og store bokstaver når valgmanntallet genereres. 3.2.3 Kontroll av forkortet navn Enkelte forkortede navn er registrert feil, slik at fornavn kommer for slektsnavn. Skattedirektoratet skal utvikle en kontroll som plukker ut feilregistrerte navn slik at disse b1ir riktige før valgmanntallet genereres. 3.2.4 Poststed Skattedirektoratet skal legge til poststed i manntallet. 3.2.5 16- og 17-åringer Aldersgrensen i programmet til Skattedirektoratet senkes til 16 år. Det betyr at alle 16- og 17-åringer er med i manntallsutkastet og på daglig ajourholdsfil. Leverandøren(e) må filtrere for kommune i sitt system. 3.2.6 Rekkefølgen i valgmanntallet Etter at valgkortene er trykket må rekkefølgen i valgmanntallet ikke endres. Skattedirektoratets oppdateringer etter dette tidspunktet skal tydelig merkes med årsakskode. 3.2.7 Annet For å sikre at ingen personer faller ut av manntallet skal tilganger, endringer og avganger utført av valgstyret gis egne koder utenom Skattedirektoratets kodeverk. Dette vil sikre at disse personene blir i manntallet ved at behandlingsreglene ikke fierner disse elektronisk. Innføring av norske statsborgere med mer enn 10 års botid i utlandet behandies i henhold til ovenstående regler. Sletting av døde i manntallet gjennomføres i henhold til det løpende ajourholdet av Side 5

DSF. Dataleverandøren til kommunen legger inn en behandlingsregel som behandler disse i henhold til valglovens bestemmelser. 4. Gjennomføring av forsøk ved valget i 2011 Det skal gjennomføres to ulike forsøk ved valget i 2011; stemmerett for 16- og 17- åringer og forsøk med sentralt statlig valgdatasystem og e-valg. Kommunene som er merket med fet skrift nedenfor er med i begge forsøkene i 2011. Dette kan påvirke arbeidet med manntallet. 4.1. Forsek med stemmerett for 16- og 17-d ringer I 20 kommuner skal det gjennomføres forsøk med stemmerett for 16- og 17-åringer. Dette forsøket skal gjennomføres kun i tilknytning til kommunestyrevalget, dvs. at 16- og 17- åringene ikke har stemmerett til fylkesfingsvalget. Dette forsøket skal gjennomføres i følgende kommuner: Marker Stavanger Larenskog Austevoll Hamar Luster Vågå Ålesund Sigdal Osen Re Namdalseid Porsgrunn Tysfiord Grimstad Kåfiord Mandal Hammerfest Gjesdal Kautokeino I disse kommunene må også personer som oppfyller stemmerettsvilkårene til kommunestyrevalg og som fyller 16 år innen utgangen av valgåret manntallsføres. Det betyr at i tillegg til de ordinære stemmeberettigede må også 16- og 17-åringer føres inn i manntallet i disse kommunene. Videre må ajourholdsrutinene i disse kommunene også omfatte 16- og 17-åringer. Det vil bli utarbeidet egen forskrift for dette forsøket i løpet av 2010 som kan ha betydning for hvordan manntallet i disse kommunene utformes. 4.2 Forsek med elektronisk valg og sentralt statlig valgsystem Det skal gjennomføres forsøk med statlig sentralt valgdatasystem og e-valg i 10 kommuner i 2011. ErgoGroup er valgt som leverandør av dette systemet Side 6

Det sentrale statlige valgdatasystemet skal være mottaker av og forvalte manntallet for dette forsøket. For Skattedirektoratet vil dette forsøket kunne få betydning for hvor filene skal distribueres. Det sentrale valgdatasystemet vil bli utvildet i løpet av 2010, og det tas forbehold om at den endelige løsningen vil kunne inneholde elementer som kan få innvirkning på hvordan manntallet utformes. Disse kommunene er med i forsøket med utprøving av e-valg og sentralt valgdatasystem: Hammerfest Bodø Bremanger Radøy Mandal Re Sandnes Tynset Vefsn Ålesund Kommunene som ikke er med i forsøket i 2011 skal som tidligere inngå avtale med egne leverandører av valgadministrativt system. Det legges opp til at systemet som prøves ut i forsøket på sikt vil erstatte systemene kommunene og fylkeskommunene benytter til valggjennomføring. Systemet eies av Kommunal- og regionaldepartementet, som også vil ha forvaltningsansvaret. Manntallsdata skal da etter planen kun overføres til det sentrale valgdatasystemet, som alle landets kommuner vil benytte. Det vil bli utarbeidet egen forskrift for dette forsøket, som særlig knytter seg til forsøket med e-stemmegivning. 5. Årsakskoder Etter 30.06. skal det maskinelle ajourholdet endre manntallets innhold i henhold til et utvalg av årsakskoder hentet fra SKDs egne årsakskoder, som også benyttes av folkeregistrene for endringer i det sentrale folkeregisteret (DSF). Endringer skjer i henhold til krav nedfelt i punkt 3.1. Se også vedlegg 1 forklaring av årsakskoder. For å sikre at manntallet blir ajourholdt i samsvar med kravene i valgloven og valgforskriften, skal følgende årsakskoder som benyttes i DSF oppdateres: TILGANGER 02 INNVANDRING Innvandring Reg.dato før valgdagen 33 ANNULLERING Utvandring Reg.dato før valgdagen utenl. KUN K-VALG statsborgerskap 35 STATSBORGERSK. Endr. til norsk Reg dato før valgdagen Side 7

statsborgersk. 45 ANNUJJF.RING Dødsfall Reg.dato før valgdagen ENDRINGER (reg. av endringer forut for 01.07. som ikke er registeret maskinelt innen skjæringstidspunktet) 07 NAVNEENDRING Navneendring Reg.dato 01.07. 08 NAVNEBEVILL. Navnebevilling/ Reg.dato 01.07. Erklæring 09 NAVNERETTING Navneretting Reg.dato 01.07. 10 NAVNEKORREKSJ. Navnekorreksjon Reg.dato 01.07. 24 OMFLYTI1NG Flytting innen Reg.dato 01.07. kommunen 25 ANNULLERING Flytting innen kommunen 26 INNFLYITING Innenl. flytting til kommune 27 ANNULLERING Innenl. flytting til kommune 28 ADRESSEENDR Adresseendring uten flytting 29 ADRESSEKORR Adressekorreksjon 42 SPESREGTYPE Endring av spes.re.type 46 ANNULLERING Annullering av navneendring 47 ENDRING KRETS Endring i valgkrets Reg.dato 01.07. Reg.dato 01.07. Reg.dato 01.07. Reg.dato 01.07. Reg.dato 01.07. Reg.dato 01.07. Reg.dato 01.07. Re.dato 01.07. AVGANGER 03 ANNULLERING 32 UTVANDRING Innvandring Utvandring 35 STATSBORGERSKAP Endr. fra norsk statsborgersk. 43 DØDSFALL Dødsfall Reg.dato tom.14 dg. før valgdagen Reg.dato tom.14 dg. før valgdagen KUN K-VALG Reg.dato før valgdagen Reg.dato før valgdagen Side 8

5.1 Ncermere om de enkelte årsakskodene 02 INNVANDRING Innvandring med reg.dato før 01.07. Innvandret norsk statsborger skal plasseres i manntallet. a) Person plasseres i tilflyttingskommunen om reg.dato er før 01.07. a) Person plasseres i Osto om vedkommende ikke har vært bosatt i riket noen gang b) Person plasseres i tilflyttingskommunen om oppholdet i utlandet er mer enn 10 år c) Person ligger alt i manntallet og oppdateres om oppholdet i utlandet er mindre enn 10 år 03 ANNULLERING Innvandring med reg.dato før 01.07. Annulleringer av innvandring skal håndteres av programmet Nødvendige oppdateringer foretas avhengig av botid i utlandet a) Person fiernes fra tifflyttingskommunen om reg.dato er før 01.07. b) Person fiernes fra Oslo om vedkommende ikke har vært bosatt i riket noen gang c) Person fiernes fra tilflyttingskommunen om oppholdet i utlandet er mer enn 10 år d) Person ligger alt i manntallet og oppdateres om oppholdet i utlandet er mindre enn 10 år 07 NAVNEENDRING 08 NAVNEBEVILL 09 NAVNEREITING 10 NAVNEKORREKSJON Endringer i navnefelt med reg.dato før 01.07. Vedkommende oppdateres i manntallet med verdier hentet fra folkeregisteret. 24 OMFLYITING Flytting innen kommunen med reg.dato før 01.07. Vedkommende oppdateres i manntallet med verdier hentet fra folkeregisteret. 25 ANNULLERING Flytting innen kommunen med reg.dato før 01.07. Vedkommende oppdateres i manntallet med verdier hentet fra folkeregisteret. Side 9

26 INNFLYITING Innenlands fiytting til kommune, med reg.dato før 01.07. Personen finnes i manntallet fsa før, men ligger i feil kommune. Det må genereres en avgang i fraflyttingskommunens manntall, og en tilgang, dersom tililyttingskommune ikke er 9999, ved hjelp av folkeregisteret, i tilflyttingskommunens manntall. 27 ANNULLERING Innenlands flytting til kommune, med reg.dato før 01.07. Personen finnes i manntallet fra før, men ligger i feil kommune. Det må genereres en avgang i fraflyttingskommunens manntall, og en tilgang, ved hjelp av folkeregisteret, i tilflyttingskommunens manntall. 28 ADRESSEENDRING Adresseendring uten flytting, med reg.dato før 01.07. Disse endringene skal med i manntallet, da de kan forårsake endring i kretsnummer. Oppdatering med nye verdier fra folkeregisteret. 29 ADRESSEKORR. Adressekorreksjon med reg.dato før 01.07. Disse korreksjonene skal med i manntallet, da det er retting av feilregistreringer, og kan forårsake endring i kretsnummer. Oppdatering med nye verdier fra folkeregisteret. 32 U1VANDRING GJELDER KUN VED K-VALG Utvandring med reg.dato for valgdagen. Dersom utenlandsk statsborger utvandrer, skal personen fiernes fra manntallet. 33 ANULLERING GJELDER KUN VED K-VALG Utvandring med reg.dato før valgdagen. Aktuelle personer er utenlandske statsborgere med minst 3 års botid på valgdagen, eller statsborgere i andre nordiske land som har vært folkeregisterført som bosatt i Side 10

Norge senest 30. juni i valgåret. Dersom personen ikke finnes i manntallet, genereres en ny record i manntallet med verdier hentet fra folkeregisteret. 35 STATSBORGERSKAP Endring i statsborgerskap med reg.dato før valgdagen. Endring fra norsk medfører avgang i manntallet dersom personen finnes der, mens endring til norsk medfører tilgang i manntallet med data fra folkeregisteret 42 SPESREGTYPE Endring av spes.reg.type, med reg.dato før 01.07. Dersom personen finnes i manntafiet blankes adresser i henhold til spes.reg.type. 43 DØDSFALL Dødsfall med reg.dato før valgdagen Dødsfall som skjer i perioden fra generering av manntafiet og fram til valgdagen meldes som avgang, dersom personen fins i manntafiet. 45 ANNULLERING Dødsfall med reg.dato før valgdagen Dersom personen ikke fmnes i manntallet, genereres en ny record i manntallet fra verdier hentet fra folkeregisteret. 46 ANNULLERING Annullering av navneendring, med reg.dato før 01.07. Den aktuelle personen oppdateres i manntallet med verdier fra folkeregisteret. 47 ENDRING KRETS Endring i valgkrets og lignende med reg.dato før 01.07. Dersom det er endring i en valgkrets, oppdateres personen i manntallet med ny korrekt verdi. 6. Krav til føringen av manntallet, tidspunktene for overføring Side 11

Følgende krav legges til grunn: Manntallet skal utarbeides i tråd med bestemmelsene i valgloven kap. 2 og valgforskriften kap. 1 Manntallet skal utarbeides på bakgrunn av opplysninger i DSF Manntallet føres kommunevis (dvs, at det skal inneholde angivelse av kommunenummer) Manntallet skal inneholde valgkretsnummer Endringene etter skjæringsdatoen skal skje ved at manntallet oppdateres i sin helhet, ikke ved endringer Endringene i manntallet etter skjæringsdatoen skal merkes slik at det er mulig å spore endringer, tilganger og avganger Personer med hemmelig adresse (spes.reg.type 6) skal ikke fremgå av filen, men distribueres til kommunene etter nærmere retningslinjer, som ved de foregående valg. 7. Krav til distribusjon Skattedirektoratet skal etter fullmakt fra kommunene levere manntallsopplysningene til kommunenes dataleverandører, samt til det sentrale valgdatasystemet. Kommunenes dataleverandør inngår særskilt avtale med Skattedirektoratet om utlevering av manntallsopplysninger. Manntallet skal oppdateres daglig. Overføringstidspunktene til kommunenes leverandører er som følger: Mandag, onsdag og torsdag ca. kl. 22:00 Tirsdag ca. kl. 22:00 (kan komme senere grunnet vedlikehold) Lørdag ca. kl. 10:00 Første overføring skal skje fredag 01.07.2011. Siste overføring skal skje lørdag før valgdagen. I 2011 er det 10. september. Endringer etter dette tidspunktet må skje ved at kommunene selv foretar manuelle endringer i manntallet. Side 12

Overføring av oppdatert valgmanntall vil bestå av daglig overføring av hele valgmanntallet til kommunenes leverandører. Leverandørene forutsettes å måtte generere en ny database ut fra daglig mottatt fil, lage en rutine for sletting av forrige versjon av basen og tilgjengeliggjøring av siste versjon av databasen. Skattedirektoratet vil bistå kommunenes og statens dataleverandører med tolkning og forståelse av årsakskoder og sammenhengen mellom disse i ajourholdet av manntallet. I tillegg skal Skattedirektoratet ved skjæringstidspunktet levere manntallsopplysningene til Statistisk senttalbyrå til bruk i Valgnattsystemet, og oppdatere disse etter nærmere avtale. 8. Krav til format, overforingsmetode Skattedirektoratet skal distribuere manntallet i format slik dette fremkommer av vedlegg 2. 9. Kvalitetssikring 9.1 Hva som skal kvalitetssikres Kvalitetssikringen skjer ved at a) Skattedirektoratet selv sikrer og tester programvaren for utarbeidelse og oppdatering av manntallet b) en arbeidsgruppe nedsatt av Kommunal- og regionaldepartementet kvalitetssikrer og tester utarbeidelsen og oppdateringen av manntallet i samarbeid med leverandøren og skatteetaten. Testingen skal skje ved at en sikrer at a) manntallet er utarbeidet i tråd med bestemmelsene i valgloven kap. 2 b) manntallet oppdateres i tråd med valgforskriften kap. 1 c) nødvendig kvalitet på distribusjonen av manntallsopplysninger til kommunenes og departementets leverandører er ivaretatt. 9.2 Skattedirektoratets testing Side 13

Skattedirektoratet skal selv teste ut alle sider av systemet, og utarbeide skriftlig dokumentasjon for resultatet av testingen. Det utarbeidede manntallet og oppdateringen skal testes, plan for dette utarbeides særskilt 9.3 Arbeidsgruppe Det skal nedsettes en arbeidsgruppe som skal sikre at manntallet er utarbeidet riktig og at manntallet oppdateres i tråd med regelverket Arbeidsgruppen skal ledes av KRD, og har medlemmer fra Skatteetaten, Skattedirektoratet, noen kommuner, ett fylke og e- valgsprosjektet. Hvilke kommuner og fylker som skal delta kommer departementet tilbake til når kommunenes leverandør er valgt for valget i 2011. Om arbeidsgruppa finner det nødvendig skal den benytte ekstern kompetanse for planlegging, gjennomføring og oppfølging av kvalitetssikringen. 9.4 Tidspunktene for kvalitetssikringen og testing Arbeidsgruppens kvalitetssikring av utarbeidelsen og oppdateringen av manntallsopplysningene (jf. valgforskriften kap. 2) skjer ved gjennomgående testing. Plan for testingen utarbeides separat. Testingen må ferdigstilles innen 1. april 2011. Oppstart for testing vil sannsynligvis bli januar 2011. Tidspunktet for kvalitetssikringen av distribusjonsløsningen fastsettes ved nærmere avtale. Viser det seg at det er nødvendig å kvalitetssikre utarbeidelsen, oppdateringen eller distribusjonen av manntallet ytterligere etter dette, fastsettes det nytt tidspunkt for utprøving. 9.5 Rutiner for kvalitetssikringen Kontrollen av om manntallet er utarbeidet i tråd med valgloven kap. 2 skjer ved at en sammenholder manntal/sopplysningen mot opplysningene i DSF, at registreringen er i tråd med valgloven 2-1 og at plasseringen i manntallet er i tråd med valgloven 2-4. Kontrollen av oppdateringsrutinene (dvs, hvordan oppdateringen skal skje etter skjæringstidspunktet 30. juni 2011) skjer ved at det utarbeides en manuell oversikt med personopplysninger over de endringer, avganger og tilganger (med angivelse av årsakskode) som skal behandles maskinelt. Denne oversikten skal benyttes til kontroll av det maskinelle ajourholdet. Kvalitetssikringen av distribusjonsløsningen skjer ved at overføringen av manntallet fra Skattedirektoratet til kommunenes leverandører kvalitetssikres. Side 14

De nærmere detaljene om den praktiske gjennomføringen av testene skjer i samsvar med pkt. 8.3. 9.6 Bruk av ekstern bistand Skattedirektoratet kan innhente nødvendig ekstern ekspertise for kvalitetssikring av det maskinelle ajourholdet. 9.7 Tidspunktet for når kommunene kan få tilgang til manntallsopplysninger For å sikre at kommunene får testet og kvalitetssikret sine elektroniske valgdatasystemer skal kommunene ved sine leverandører, samt departementet ved sin leverandør (se pkt. 8.4) få tilgang til manntallsopplysninger etter at testingen er avsluttet, et utrekk av folkeregisteret på samme format som manntallet vil leveres til bruk for kontroll av listekandidater. Detaljene knyttet til dette avtales særskilt mellom Skattedirektoratet og departementet. 10. Endringer i kravspesifikasjonen Eventuelle endringer skjer ved skriftlig utarbeidelse av vedlegg til kravspesifikasjonen. Med hilsen a s Pe 'er F. Gravdahl (e.f.) avdelingsdirektør / (I/ Siri Dolven seniorrådgiver Vedlegg: 1. Beskrivelse av årsakskoder 2. Beskrivelse av filformatet 3. Valgloven kap. 2 4. Valgforskriften kap. 1 Side 15

Vedlegg 1 Forklaring av årsakskoder rsakskode Endringstype(E/A/T) (*) 02 INNVANDRING Innvandring Regdato T,E,A før valgdagen 33 ANNULLERING Utvandring utenl. Regdato T,E,A statsborgerskap før valgdagen KUN K- VALG 35 STATSBORGERSK. Endr. til norsk Regdato T,E,A statsborgersk. før val da en 45 ANNULLERING Dødsfall Regdato T,E før valgdagen 07 NAVNEENDRING Navneendring Reg.dato E 01.07. 08 NAVNEBEWLL. Navnebevilling/ Reg.dato Utgått kode erklæring 01.07. 09 NAVNERETTING Navneretting Reg.dato E 01.07. 10 NAVNEKORREKSJ. Navnekorreksjon Reg.dato E 01.07. 24 OMFLYTTING Flytting innen Reg.dato E kommunen 01.07. 25 ANNULLERING Flytting innen Reg.dato E kommunen 01.07. 26 INNFLYTTING Innenl. flytting til Reg.dato T,E,A kommune 01.07. 27 ANNULLERING Innenl. flytting til Reg.dato T,E,A kommune 01.07. 28 ADRESSEENDR Adresseendring Reg.dato E uten fl in 01.07. 29 ADRESSEKORR. Adressekorreksjon Reg.dato E 01.07. 42 SPESREGTYPE Endring av spes- Reg.dato E re - e 01.07. 46 ANNULLERING Annullering av Reg.dato E navneendring 01.07. 47 ENDRING KRETS Endring i Reg.dato E valgkrets 01.07. 03 ANNULLERING Innvandring Regdato T,E,A tom.14 dg. før

(*) På manntallsutkastet har alle endringstype blank. Avgang- personen finnes i kommunen Tilgang personen finnes ikke i kommunen fra før Endring endring på person, men ikke på kommune (også endring hvis personen tidligere har vært i kommuene)

Vedlegg 2 Filformat valgmanntall 2011 Parameterrecord (alltid første record å filen) Felt Format Beskrivelse Domene Header Char(2) Alltid 'HD' Kjorenr Decimal(5) 0 på manntallsutkast. Ajourholdsfiler starter på kjørenr=1. Antall Decimal(7) Antall records, ekskl. parameterrec. Felt Format rsakskode Char 2 Endringstype Char( i) Timestamp Char(26) Beskrivelse Domene Se kravspec 'A' avgang 'T' tilgang 'E' endring Blank å manntallsutkast Re _dato Char 8 Format ddmm Fødselsnr Decimal(11) Statuskode Char( ) bosatt '3' utvandret '5' - død '8' annullert til an Navn Char 40 Forkortet navn Etternavn Char(50) Fornavn Char 50 Mellomnavn Char 50 Kommunenr Decimal 4 Gatekode/ årdsnr Decimal 5 Husnr/bruksnr Decimal 4 Bokstav/festenr Decimal(4) Undernr Decimal 3 Boli nr Char 5 Kun ateadresser Postnr Decimal 4 Poststed Char(16) Adressenavn Char(25) Stedsnavn eller atenavn Adresse Char(40) Sammensatt adresse (stedsnavn eller gate, husnr o bokstav Adressetype Char(1) '0' offisiell adresse matrikkel adresse Blank Tille sadresse Char 30 f. eks C/0-adresse Spes_reg_type Char(1) 0=vanfig bosatt =utenriks 2=militær 3=Svalbard

Val krets Decimal 4 Adressekode Char( ) '0' - bostedsadresse '1' tilleggsadresse Postadr_linjel Char(40) Postadrlide2 Char 40 Postadrlin'eS Char 40) Postadr_landkode Decimal 3 4=klientforhold 5=uten fast bosted 7=sperret adresse, fortrolig 8=pendler '2' postadresse Blank Behandling av personer med spes.reg.type: Spes.reg.type 6: er ikke i manntallet. Spes.reg.type 1, 2, 3, 5 og 7: valgkrets er satt til 00 og bostedsadresse (med unntak av kommunr.) og postadresse er slettet. Spes.reg.type 4: bostedsadresse (med unntak av kommunenr.) og postadresse er slettet, mens valgkrets er beholdt.

Kapittel 2. Stemmerett og manntall 2-1. Stemmerett ved stortingsvalg (1) Stemmerett ved stortingsvalg har norske statsborgere som oppfyller følgende vilkår: a) vedkommende vil ha fylt 18 år innen utgangen av valgåret, b) vedkommende har ikke mistet stemmeretten etter Grunnloven 53 og c) vedkommende er, eller har noen gang vært, folkeregisterført som bosatt i Norge. (2) Ansatte i diplomatiet eller konsulatvesenet og deres husstand har stemmerett uavhengig av vilkåret i bokstav c. (3) For å utøve stemmeretten må velgeren være innført i manntallet i en kommune på valgdagen. Endret ved lov 20 juni 2003 nr. 46 (i kraft 1 juli 2003 iftg. res. 20 juni 2003 nr. 715). 2-2. Stemmerett ved fylkestingsvalg og kommunestyrevalg (1) Stemmerett ved fylkestingsvalg og kommunestyrevalg har de som har stemmerett ved stortingsvalg etter 2-1. (2) I tillegg har personer som ikke er norske statsborgere, men som for øvrig fyller vilkårene i 2-1, stemmerett dersom de a) har stått innført i folkeregisteret som bosatt i Norge de tre siste årene før valgdagen, eller b) er statsborger i et annet nordisk land og er blitt folkeregisterført som bosatt i Norge senest 30. juni i valgåret. (3) For å utøve stemmeretten må velgeren være innført i manntallet i en kommune på valgdagen. Endret ved lover 20 juni 2003 nr. 46 (i kraft 1 juli 2003 iflg. res. 20 juni 2003 nr. 715), 11 mai 2007 nr. 16. 2-3. Valgstyrets ansvar for å føre manntall og å sende ut valgkort (1) Valgstyret er ansvarlig for at det blir ført et manntall over alle personer med stemmerett i kommunen. (2) Valgstyret fører et felles manntall for fylkestingsvalg og kommunestyrevalg. (3) Valgstyret skal sørge for at det blir sendt ut valgkort til alle stemmeberettigede som er innført i manntallet i kommunen og som har bostedsadresse innenriks (unntatt Svalbard og Jan Mayen). Endret ved lov 11 mai 2007 nr. 16. 2-4. / hvilke kommuner velgerne skal manntallsføres (1) Stemmeberettigede som er registrert med bostedsadresse i Norge, skal føres inn i manntallet i den kommunen der de var folkeregisterført som bosatt den 30. juni i valgåret.

(2) Stemmeberettigede på Svalbard og Jan Mayen skal manntallsføres i den kommunen der de sist var folkeregisterført som bosatt. (3) Stemmeberettigede som er bosatt utenfor Norge, skal føres inn i manntallet i den kommunen der de sist var folkeregisterført som bosatt. Utenlandsboende som ikke har vært folkeregisterført som bosatt i Norge noen gang i løpet av de 10 siste år før valgdagen, må likevel søke valgstyret om å bli innført i manntallet. Søknaden må inneholde forsikring om at vedkommende fortsatt er norsk statsborger. (4) Utenlandsboende som er ansatt i diplomatiet eller konsulatvesenet og deres husstand, skal manntallsføres i den kommunen der de sist var registrert som bosatt. Manntallsføringen skjer uavhengig av utenlandsoppholdets lengde. Dersom de ikke noen gang har vært folkeregisterført som bosatt i Norge, skal de manntallsføres i Oslo kommune. Endret ved lov 11 mai 2007 nr. 16. 2-5. Folkeregistermyndighetens ansvar Folkeregistermyndigheten skal på hensiktsmessig måte stille til disposisjon for valgmyndighetene opplysninger om hvem som skal innføres i manntallet i kommunen. 2-6. Utlegging av manntallet til offentlig ettersyn (1) Valgstyret skal legge manntallet ut til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. (2) Valgstyret kunngjør tid og sted for utleggingen og opplyser også om adgangen til og fremgangsmåten for å kreve feil rettet. 2-7. Krav om retting. Oppdatering (1) Den som mener at vedkommende selv eller noen annen uriktig er blitt innført eller utelatt fra manntallet i kommunen, kan kreve at valgstyret retter opp feilen. (2) Kravet skal være skiftlig1 og begrunnet. (3) Valgstyret kan oppdatere manntallet så lenge det er praktisk mulig. 1 Skal vel være «sknfilig». 2-8. Underretning om endringer i manntallet Valgstyret skal snarest sende melding til den som berøres av oppdateringer i manntallet som er foretatt på grunnlag av søknad om innføring, krav om retting eller at valgstyret er blitt oppmerksom på feil. 2-9. Forskrift Departementet kan i forskrift gi bestemmelser om a) manntallsføringen og valgstyrets behandling og oppdatering av manntallet, b) tilgang til og bruk av manntallseksemplarer og c) produksjon, ufforming, utsendelse og bruk av valgkott Endret ved lov 11 mai 2007 nr. 16.

Kapittel 1. Manntallsføring. Tilgang til manntallet (jf. valgloven 2-9) 1. Grunnlag for oppdatering av manntallet etter 30. juni Oppdateringer i manntallet etter 30. juni kan bare skje på bakgrunn av følgende forhold: a) Krav om retting av feil, oppdaget feil eller klage. b) Flyttemelding som ikke ble registrert før manntallsutkastet ble skrevet ut, men som er mottatt av folkeregistermyndigheten innen skjæringsdatoen 30. juni. Vedkommende skal manntallsføres i tilflyttingskommunen og strykes fra manntallet i fraflyttingskommunen. Folkeregistermyndigheten sender melding til begge kommunene. c) Søknad om innføring i manntallet fra personer som er bosatt i utlandet. Vedkommende skal manntallsføres i den kommunen han/hun sist var registrert som bosatt. d) Melding fra folkeregistermyndigheten om utenlandsboende som har flyttet tilbake til Norge. Vedkommende skal føres inn i manntallet i tilflyttingskommunen. Dersom tilflyttingskommunen er en annen kommune enn den vedkommende var registrert som bosatt i på utflyttingstidspunktet, skal melding også sendes tidligere bosettingskommune. Dersom vedkommende allerede er manntallsført i denne kommunen, skal vedkommende strykes fra manntallet på grunnlag av meldingen. e) Melding fra folkeregistermyndigheten om erverv av norsk statsborgerskap. Dersom statsborgerskapet medfører at vedkommende får stemmerett ved valget, skal vedkommende føres inn i manntallet i bostedskommunen. f) Melding om dødsfall. Vedkommende skal strykes fra manntallet, med mindre vedkommende allerede har avgitt godkjent forhåndsstemmegivning. g) Ved kommunestyre- og fylkestingsvalg skal utenlandske statsborgere som ellers ville fylt stemmerettsvilkårene på valgdagen, strykes fra manntallet dersom de flytter ut av landet etter skjæringsdatoen. 0 Endret ved forskrifter 16 feb 2005 nr. 139, 11 mai 2007 nr. 504. 2. Valgstyrets oppdatering av manntallet (1) Valgstyret skal oppdatere manntallet i henhold til 1 så langt opp til valgdagen som mulig, med sikte på å få flest mulig velgere ført inn i rett manntall. (2) Valgstyret skal ikke føre noen inn i eller ut av manntallet hvis vedkommende derved blir manntallsført i mer enn en kommune, eller ikke blir manntallsført i noen kommune. I slike tilfeller skal valgstyret ikke oppdatere manntallet uten først å forsikre seg om at manntallet i den andre kommunen blir oppdatert tilsvarende. (3) Valgstyret skal ikke manntallsføre en velger dersom vedkommende er manntallsført i en annen kommune og har avgitt forhåndsstemme til denne kommunen. Når valgstyret får melding om at en velger skal overføres til en annen kommunes manntall, må det snarest melde fra til den nye kommunen dersom vedkornmende velger allerede har avgitt forhåndsstemme.

0 Endret ved forskrift 16 feb 2005 nr. 139. 3. Tilgang til manntallseksemplar (1) Alle som stiller liste ved valget har uten omkostninger rett til ett eksemplar av manntallet for valgkretsen. Krav om manntallseksemplar må fremsettes for valgstyret i vedkommende kommune(r) innen den frist valgstyret har satt. (2) Forslagsstillerne kan få tilgang til flere manntallseksemplarer og også oppgaver over bestemte grupper av velgere, dersom de selv bærer de ekstra omkostningene knyttet til dette. (3) Manntallsavskrifter og eventuelt annet materiell som bygger på manntallet, kan bare brukes til politiske formål og skal ikke overlates til utenforstående med mindre formålet er politisk bearbeiding. Det er ikke adgang til å koble manntallet til andre offentlige registre. (4) Valgstyret skal holde oversikt over utleverte manntallseksemplarer og skal se til at alle blir levert tilbake til valgstyret innen to år. 0 Endret ved forskrift 16 feb 2005 nr. 139. 4. Utleggingsmanntallet Manntallet som legges ut etter valgloven 2-6 skal kun inneholde navn, adresse, fødselsdato og ev. manntallsnummer og kretsopplysninger til de manntallsførte. 0 Tilføyd ved forskrift 11 mai 2007 nr. 504.