Oslo kommune Energigjenvinningsetaten KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV Advokattjenester - prosessoppdrag ID 16-44
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET...3 1.1 Oppdragsgiver...3 1.2 Anskaffelsens formål...3 1.3 Beskrivelse av tvisten...3 1.4 Oppdragets omfang...3 1.5 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen...5 1.6 Kontrakt...5 1.6.1 Kontraktsperiode...5 1.6.2 Kontraktsbestemmelser...5 1.7 Kunngjøring... 5 1.8 Tilleggsopplysninger...6 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget...6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN...6 2.1 Prosedyre... 6 2.2 Tilbudsfrist... 6 2.3 Innlevering av tilbud... 6 2.4 Ønsket presentasjonsform 7 2.5 Vedståelsesfrist...7 2.6 Deltilbud...7 2.7 Alternative tilbud og minstekrav...7 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse...7 2.9 Opplysningsplikt...7 2.10 Taushetsplikt...8 2.11 Offentlighet...8 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver...8 2.13 Forbehold...8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE...8 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav...8 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav...9 3.3 Andre kvalifikasjonskrav...9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling...9 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling...9 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner...9 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE...10 4.1 Registrering og åpning av tilbud...10 4.2 Gjennomføring av forhandlinger....10 4.3 Tildelingskriteriene...10 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang......11 VEDLEGG...11 Konkurransegrunnlag ID16-44 Advokat tjenester - Prosessoppdrag Cambi 2
OPPDRAGET Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Energigjenvinningsetaten, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av advokattjenester til å gjennomfører et prosessoppdrag, anskaffelse ID 16-44 Advokat bistand. Energigjenvinningsetaten (EGE) har ansvar for sluttbehandling av restavfall fra husholdningene og driver kommunens energigjenvinningsanlegg på Haraldrud, samt et biogassanlegg på Romerike i Nes kommune (RBA). Oppdragsgiver er blant de største prosessindustribedriftene i Oslo. Virksomhetene defineres som tung prosessindustri innen termisk kraftproduksjon og har omfattende elektro og elektromekanisk kompleksitet. Antall ansatte er ca. 150 personer på biogassanlegget og Haraldrudanlegget. Oppdragsgiverens kontaktperson frem til 22 juli: Navn : Cornelis Cliteur E-postadresse : cornelis.cliteur@ege.oslo.kommune.no Oppdragsgiverens kontaktperson fra til 25juli frem til 29 juli: Navn : Irfan Ahmad E-postadresse : irfan.ahmad@ege.oslo.kommune.no Oppdragsgiverens kontaktperson fra 1 august: Navn : Randi Bakken E-postadresse : randi.bakken@ege.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersoner per e-post med kopi til postmottak@ege.oslo.kommune.no. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Oppdragsgiverne enn nevnte kontaktpersoner. Konkurransegrunnlag ID16-44 Advokat tjenester - Prosessoppdrag Cambi 3
Anskaffelsens formål Oppdraget går ut på å være kommunens rettslige medhjelper, og eventuelt prosessfullmektige dersom det blir behov for det, i en rettssak der Cambi AS har saksøkt Oslo kommune. Kommuneadvokaten er normalt prosessfullmektige for Oslo kommune. Kommuneadvokaten har imidlertid ikke kapasitet til å håndtere denne rettssaken alene. Kommunen ønsker derfor å inngå avtale med et advokatfirma som vil påta seg et slikt prosessoppdrag. Kommuneadvokaten vil fortsatt følge opp saken og vil derfor samarbeide tett med valgte tilbyder. Beskrivelse av tvisten Oslo kommune, ved Energigjenvinningsetaten (EGE) og Cambi AS har inngått kontrakt om oppføring av anlegg for behandling av våtorganisk avfall, lokalisert på Nes på Romerike (RBA). Anlegget sorterer ut fremmedelementer og omdanner den biologiske fraksjonen til biogjødsel og biogass i flytende form (LBG) eller komprimert form (CBG). Kontrakten mellom pratene er basert på standardkontrakten Norsk Totalkontrakt 2005 (NTK 2005) med særlige tilpasninger. Kontrakten er en totalentreprise («complete turn-key delivery») med funksjons- og ytelsesbeskrivelser. Cambi AS, ved advokatfirma Wikborg Rein og co, har inngitt stevning til Oslo tingrett av 3. juni 2016 med krav om betaling av et meget betydelig beløp. Kravet gjelder gjenstående kontraktsvederlag samt krav om endrings-/ tilleggsvederlag. Dette vil bli imøtegått av kommunen. Kommunen mener at det har påløpt dagmulkt som Cambi er ansvarlig for, samt øvrige utlegg/kostnader, og at anlegget ikke er ferdigstilt og i kontraktsmessig stand. Anlegget er ikke overtatt av kommunen. Konkurransegrunnlag ID16-44 Advokat tjenester - Prosessoppdrag Cambi 4
1.4 Oppdragets omfang Oppdraget består i å være kommunens rettslige medhjelper, og eventuelt prosessfullmektige, under den videre saksforberedelse for domstolen, og under eventuell rettsmeklig og/eller hovedforhandling. En hovedforhandling antas å bli berammet over flere uker. Det er nødvendig at valgte tilbyder begynner å arbeide med saken meget rask etter at kontrakt er inngått. Tilsvarsfristen er 30. september 2016. Det tas sikte på at Kommuneadvokaten i stor grad forestår arbeidet med å inngi tilsvar. Kommunen har behov for at det tilbys 1-2 navngitte advokater (tilbudt(e) ressursperson(er)). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å overføre prosessoppdraget i sin helhet til Kommuneadvokaten på et hvert trinn av saken. Valgte tilbyder må i så fall bistå Kommuneadvokaten så langt det er nødvendig. 1.5 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Uke 28 Kunngjøring av konkurranse Mandag 15 august Tilbudsfrist Mandag 15 august Tilbudsåpning Uke 33 Evaluering av kvalifikasjoner Uke 33 Tilbudsevaluering Uke 33 Forhandlinger Uke 33/34 Valg av tilbud Uke 34 Utsendelse av tildelingsbrev 10 dager Klagefrist Uke 35/36 Kontraktsinngåelse Snarest mulig Oppstart av kontraktsarbeidet Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.6 Kontrakt 1.6.1 Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i perioden: snarest etter inngått oppdragsavtale/kontrakt til oppdraget er fullført. 1.6.2 Kontraktsbestemmelser For denne anskaffelsen vil det bli inngått en oppdragsavtale. Kontraktsdokumentet er vedlagt konkurransegrunnlaget, se vedlegg 2. 1.7 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. Konkurransegrunnlag ID16-44 Advokat tjenester - Prosessoppdrag Cambi 5
1.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiverens kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgivernes kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse ID 16-44 advokat bistand, og sendes til Oppdragsgiverens kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til Oppdragsgiverens kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer og endringer vil bli publisert på Doffin 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskriftenes del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. For nærmere beskrivelse se punkt 4.2. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er: Mandag 15. august kl 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 3 eksemplarer. I tillegg bes det om en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener at er forretningshemmeligheter, er sladdet. Tilbudet bes også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Energigjenvinningsetaten v/cornelis Cliteur Adresse: Klemetsrudveien 1, 1278 Oslo Leveres i resepsjonen i administrasjonsbygget. Åpningstid: hverdager 07.00 15.00. Konkurransegrunnlag ID16-44 Advokat tjenester - Prosessoppdrag Cambi 6
2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. pkt Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest 3.2 2 Merverdiavgiftsattest 3.2 3 HMS erklæring (se vedlegg) 3.2 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og 3.3.1 5 juridiske stilling Dokumentasjon på leverandørens finansiell og 3.3.2 6 økonomisk stilling Dokumentasjon på leverandørens teknisk og faglige 3.3.3 7 kvalifikasjoner Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene 4.3 9 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 1 10 Sladdet utgave av tilbudet 13 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i tre måneder, 14november 2016 fra innleveringsfristen. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiverne vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet fra leverandøren avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Konkurransegrunnlag ID16-44 Advokat tjenester - Prosessoppdrag Cambi 7
2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal Oppdragsgiverne uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiverne plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. Konkurransegrunnlag ID16-44 Advokat tjenester - Prosessoppdrag Cambi 8
3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig Norske selskaper: Firmaattest. etablert foretak Utenlandske selskaper: Attest på at selskapet er registerert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og økonomisk kapasitet til å som baserer seg på siste kjente regnskapstall. gjennomføre oppdraget/kontrakten Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandøren må ha god kompetanse på prosedyre og entreprise. Leverandøren må ha god kjennskap til Norsk Totalkontrakt (NTK) Dokumentasjonskrav Dom eller prosess skriv som dokumenterer at leverandøren har gjennomført minimum tre entreprisesaker, hvorav minst en med varighet på minimum en uke. Redegjørelse for hva slags erfaring og kompetanse leverandøren har knyttet til Norsk Totalkontrakt (NTK) Konkurransegrunnlag ID16-44 Advokat tjenester - Prosessoppdrag Cambi 9
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted mandag 15 august snarest etter klokken 12:00. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud og alle sider ved de innleverte tilbudene. Det vil gjøres et utvalg av de tre til fem best kvalifiserte leverandørene, basert på kvalifikasjonskravene. Forhandlinger og intervju av tilbudt personell vil bli berammet til uke 33. Vi kommer tilbake til tidspunktet. Det legges opp til at intervju med tilbudte kandidater vil bli foretatt som en innledning til forhandlingene. 4.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav 1 Pris 20 % Ferdig utfylt prisskjema ansvarlig advokat advokat 2 Kvalitet 80 % Det vil bli vektlagt i hvilken grad leverandøren ellers påtar seg eller har tenkt å påta seg prosessoppdrag mot staten på andre rettsområder 2.1 Gjennomføringsevne. Leverandørens evne til å løse oppdraget, herunder leverandørens forståelse av oppdragets utfordringer. 35 % Beskrivelse av oppdragets utfordringer og hvordan disse utfordringene tenkes håndtert 2.2 Personell - Tilbudte ressurspersoners kompetanse, herunder relevant erfaring, personlige egenskaper, evne til raskt å sette seg inn i juridiske og tekniske problemstillinger - Organisering av arbeidet med prosessoppdraget 65 % - Intervju med den tilbudte ledende advokat, som fortrinnsvis bør være partner - Leverandøren skal fremlegge CV for de tilbudte ressurspersonene - Referanser for de tilbudte ressursene - Leverandøren skal redegjøre for hvilke ressurspersoner som tilbys, samt hvem som skal lede arbeidet. Organisasjonsplan for dette oppdraget vedlegges. - Leverandøren skal beskrive ressurspersonenes erfaringer og kompetanse Konkurransegrunnlag ID16-44 Advokat tjenester - Prosessoppdrag Cambi 10
Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem Oppdragsgiverne vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst karensperiodens lengde. * * * VEDLEGG Vedlegg 1: Prisskjema Vedlegg 2: Kontrakt Dato: 14.07.2016 Cornelis Cliteur innkjøpssjef Randi bakken innkjøper Konkurransegrunnlag ID16-44 Advokat tjenester - Prosessoppdrag Cambi 11