Ordføreren MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskapet Møtested: Vadsø Rådhus, bystyresalen Møtedato: 26.02.2009 Klokkeslett: 0900 Eventuelt forfall meldes på tlf. 78 94 23 13. For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på www.vadso.kommune.no. SAKSLISTE Godkjenning av protokoller fra møtene 22.01. og 29.01.2009 (sendt pr. E-post 27.01. og 30.01.2009) Referatsaker Ref. delegerte vedtak Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 20/09 07/1371 NYTT MUSEUMSBYGG - OMORGANISERING AV PROSJEKTET 21/09 09/57 VARANGER GOLFCLUB - ØKONOMISK STØTTE/SAMARBEID OM PROFILERING 22/09 08/2231 ETIKKPROSJEKT I PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN 23/09 09/283 SØKNAD OM KOMMUNALT LÆRLINGETILSKUDD 24/09 09/232 STØTTE TIL UTDANNELSE 25/09 08/2812 SØKNAD TILSKUDD- UNDERVISNING I OBO
26/09 09/285 SKEIV UNGDOM HAMMERFEST - ØKONOMISK STØTTE 27/09 07/2395 SØKNAD OM TILSKUDD TIL DEKNING AV HUSLEIE FOR UTSTILLINGSLOKALE 28/09 07/3391 REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE - OPPNEVNING AV UTVALG 29/09 09/307 LÅNEPORTEFØLGE OG RESTRUKTURERING AV RENTESIKRINGSAVTALER 30/09 09/302 ORIENTERINGER FEBRUAR 2008 Vadsø, 18.02.2009 Svein Dragnes ordfører
NYTT MUSEUMSBYGG - OMORGANISERING AV PROSJEKTET Saksbehandler: Ulf Are Holsbø Arkivkode: 614 C5 Arkivsaksnr.: 07/1371 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 20/09 Formannskapet 26.02.2009 Forslag til vedtak/innstilling: 1. Det etableres en plankomite for nytt museumsbygg med følgende medlemmer: Representanter..... Vararepresentanter Plankomiteen skal fungere som styringsgruppe for administrasjonens arbeider. Administrasjonen skal stille sekretær og nødvendig fagbistand til komiteen. 2. Prosjektet gjennomføres etter den prosjektorganisasjon og ansvarsfordeling som framkommer av saksutredningen. 3. Plankomiteen skal legge fram for bystyret innstilling til vedtak i de saker rådmannen legger fram for komiteen, og hvor komiteen ikke er gitt fullmakt fra bystyret. 4. Bystyret delegerer følgende myndighet til plankomiteen:...... Vedlegg: Brev fra Kultur- og kirkedepartementet 6.2.2009 Side 3 av 25
Sak 20/09 Bakgrunn: I forbindelse med gjennomføringen av designkonkurransen for nytt museumsbygg vinteren/våren 2007 ble det etablert en prosjektorganisasjon som i stor grad tok hensyn til behovene i designkonkurransen. Det ble blant annet nedsatt en prekvalifiseringsgruppe som skulle stå for utvelgelsen av arkitekter til konkurransen, og en jury til å avgjøre konkurransen. Det ble også etablert et arbeidsutvalg, bestående av rådmannen og direktøren i Varanger Museum IKS, til å føre kontroll med at det var harmoni mellom partenes behov i prosjektet, og at prosjektet holdt seg innenfor vedtatte rammer. Bystyrets vedtak i møte 18.12.2008, sak 64/08, tilsier at prosjektet skal bringes videre fra skissestadiet, med tanke på realisering. Prosjektet beveger seg da inn faser med økende behov for detaljering, som krever at prosjektorganisasjonen tilpasses nye behov. Rådmannen fremmer derfor et forslag til korrigert prosjektorganisering. Vurdering: I alle de større byggeprosjektene de senere år har Vadsø kommune etablert politiske plankomiteer som bindeledd mellom rådmannen og bystyret, dette for å sikre politisk styring tilpasset prosjektenes behov for beslutninger og framdrift. Rådmannen vil anbefale at prosjektet nytt museumsbygg organiseres tilsvarende. Behovet framkommer spesielt fordi: 1. Ønsket om et signalbygg innebærer at det må foretas et skjønn med hensyn til valg av materialer og uttrykk/utseende, som påvirker byggets investerings- og driftskostnader. 2. Byggets foreslåtte utforming (høyde og materialer) utløser behov for reguleringsendringer, mens tomtas plassering berøres av pågående arealplanprosess, særlig med tanke på forventet havstigning. 3. Kultur- og kirkedepartementets krav til prosjektmateriale (se vedlegg), som er nødvendig for å komme i betraktning for statsbudsjettet 2010, skaper behov for politisk behandling. Rådmannens forslag til ny prosjektorganisering framkommer av figuren og beskrivelsene under: Side 4 av 25
Sak 20/09 Aktører og roller: Bystyret Overordnet ansvarlig for utbyggingen. Ansvaret er regulert gjennom kommuneloven. Plankomité Velges av bystyret. Funksjon vil være avhengig av hvilket mandat som følger oppnevningen. Plankomiteen foreslås å være rent politisk sammensatt. Komiteen skal gjøre innstilling til bystyret, eller fatte vedtak i henhold til delegert myndighet fra bystyret. Organisatorisk vil komiteen ligge mellom rådmannen og bystyret. Rådmannen legger fram saker for komiteen til behandling. Rådmannen stiller sekretær til disposisjon for komiteen. Rådmannen vil foreslå følgende mandat for plankomiteen: Plankomiteen skal ivareta funksjonen som bindeledd mellom bystyret og rådmannen i henhold til vedtatt utbyggingsprogram. Side 5 av 25
Sak 20/09 Komiteen skal legge fram for bystyret innstilling til vedtak i de saker rådmannen legger fram for komiteen, og hvor komiteen ikke er gitt fullmakt fra bystyret. Plankomiteen kan på eget initiativ anmode rådmannen å utrede spørsmål komiteen finner vesentlig. Rådmannen rapporterer til plankomiteen i saker som angår angjeldende utbygging. Bystyret kan delegere vedtaksmyndighet i enkeltsaker til plankomiteen. Følgende myndigheter delegeres fra bystyret til plankomiteen:...... Varanger Museum IKS Varanger Museum IKS fungerer som høringsinstans for plankomiteen. Dette sikrer Varanger Museum IKS muligheten til å fremme synspunkter som ikke er behandlet i brukergruppa, eller kommentere rådmannens vurderinger. Plankomiteen har ansvar for at saker framlegges for Varanger Museum IKS til behandling. Rådmannen Overordnet ansvarlig for de administrative arbeider med prosjektet. Myndighet og ansvar framkommer av kommuneloven og eventuelle vedtak i bystyret. Rådmannen er prosjektansvarlig, med mindre ansvaret er delegert til annet organ eller administrativ enhet. I prosjektsammenheng rapporterer rådmannen til plankomiteen. Prosjektleder Ansvarlig for koordinering og gjennomføring av prosjektet. Rapporterer til rådmannen. Brukergruppe: Representanter for de ansatte ved Varanger Museum avd. Vadsø. Omfatter både faglige representanter og tillitsvalgte. Representerer prosjektets behov for brukermedvirkning i planleggingen og gjennomføringen. Brukergruppa har et særlig ansvar for å holde prosjektleder orientert om forhold ved museumsdriften/-organiseringen som kan legge føringer for prosjektet. Brukergruppa skal bestå av: Leder Varanger Museum avd. Vadsø. Ansatterepresentant Varanger Museum avd. Vadsø. Verneombud Varanger Museum avd. Vadsø. Representant for (største) fagorganisasjon. Evt. arkivfaglig representant. Evt. representant for Finnmark fylkesbibliotek/vadsø bibliotek. Brukergruppa kan på eget initiativ rådføre seg med andre i sitt arbeid, men ved formelle behandlinger i brukergruppa (bl.a. skriftlige uttalelser) har kun de faste medlemmene stemmerett. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Brukergruppa har ingen vedtaksmyndighet ut over å vedta egne uttalelser. Side 6 av 25
Sak 20/09 For å overholde Kultur- og kirkedepartementets frist 1.5.2009 til å levere dokumentasjon etterspurt i brev 6.2.2009 (vedlagt), bør plankomiteen opprettes snarest, slik at denne om nødvendig kan framlegge en sak til bystyrets møte 30.4.2009. Samme bystyremøte kan da behandle eventuelle delegasjoner til plankomiteen i dens videre arbeider. Jens R. Betsi Rådmann Side 7 av 25
VARANGER GOLFCLUB - ØKONOMISK STØTTE/SAMARBEID OM PROFILERING Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 &10 Arkivsaksnr.: 09/57 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 21/09 Formannskapet 26.02.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø formannskap slutter seg til rådmannens vurderinger. Søknad om økonomisk støtte kr.10.000 til Varanger Golfclub innvilges under forutsetning av at klubben i løpet av 2009 innarbeider i sine planer aktiviteter rettet mot barn og ungdom. Støtten finansieres over formannskapets disposisjoner. Vedlegg: Søknad fra Varanger Golfclub Bakgrunn: Varanger Golfclub søker Vadsø kommune om kr.10.000 til gjennomføring av Finnmarksmesterskap samt til klubbutvikling. Som en motytelse tilbyr klubben Vadsø kommune følgende: - Reklame på klubbhus eller nettside - Lage en presentasjon av sporten for Vadsø kommunes ansatte - Gi Vadsø kommunes ansatte 20% rabatt på grønt kort kurs - Arrangere grønt kort kurs for Vadsø kommunes ansatte Vurdering: Varanger Golfclub hadde en tilsvarende søknad til behandling i formannskapet 24.01.08, sak 7/08. Denne ble med begrunnelse i kommunens økonomiske situasjon avslått. Der er p.t. ingenting som tilsier at rådmannens vurdering hva gjelder Varanger Golfclub og klubbens aktiviteter har endret seg fra 2008. Det er ingen tvil om at klubben er å betrakte som en viktig aktør hva gjelder aktiviteter forbundet med forebyggende helsearbeid, da særlig i forhold til den voksne del av befolkningen, og videre at klubben og aktiviteten på Sandmo golfbane i Kariel er et viktig bidrag til utviklingen av reiselivsnæringen i Side 8 av 25
Varanger. Et Finnmarksmesterskap lagt til Vadsø kommune vil i så måte være svært positivt. Sak 21/09 Vadsø kommune prioriterer tiltak rettet mot barn og unge. Slik det fremgår av søknaden er det særlig den voksne del av befolkningen som kommer inn under golfklubbens målgruppe. De tiltak som her presenteres som motytelse i forhold til en evt økonomisk støtte er i all hovedsak rettet mot voksne mennesker. I et folkehelseperspektiv ønsker rådmannen å appellere til klubben om å rette fokus mer mot barn og unge. Dette kan f.eks. skje ved at klubben arrangerer gratis kurs spesielt for målgruppen barn og ungdom. Det vil kunne være et positivt bidrag til klubbutvikling og ikke minst fremtidig rekruttering. Rådmannen vil derfor anbefale at søknaden om økonomisk støtte innvilges under forutsetning at Varanger Golfclub i løpet av 2009 innarbeider i sine planer aktiviteter rettet mot barn og ungdom. Jens R. Betsi Rådmann Side 9 av 25
ETIKKPROSJEKT I PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN Saksbehandler: Bjørnar Bang Arkivkode: 007 F Arkivsaksnr.: 08/2231 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 22/09 Formannskapet 26.02.2009 / Bystyret 30.04.2009 Forslag til vedtak/innstilling: 1. Bystyret slutter seg til Vadsø kommunes deltakelse i prosjektet Samarbeid om etisk kompetanseheving i helse-, sosial- og omsorgstjenestene, i regi av KS. 2. Bystyret slutter seg også til innholdet i den foreliggende prosjektbeskrivelse, men forutsetter at finansieringen av de aktuelle tiltak finner sin løsning innenfor eksisterende budsjettrammer inneværende år. Vedlegg: 1. Brev fra KS med invitasjon til deltakelse i prosjekt Samarbeid om etisk kompetanseheving i helse- sosial- og omsorgstjenestene 2. Prosjektbeskrivelse for tiltak i Vadsø kommune Bakgrunn: Vadsø kommune ble i 2008 invitert til å delta i et landsomfattende prosjekt i regi av KS med det formål å styrke kompetansen blant personalet i behandlingen av etiske spørsmål i pleie- og omsorgstjenesten. Ved siden av faglig støtte til å utvikle og gjennomføre egne prosjekt for etisk kompetanseheving, får kommunen også mulighet for å delta i interkommunale fagnettverk innenfor dette området. Ved siden av faglig bistand vil det også gjennom prosjektet være mulig å få økonomisk støtte til lokale aktiviteter. Forutsetningen for dette er at prosjektet er politisk forankret i den enkelte kommune. Med dette som utgangspunkt har en av enhetslederne i PRO utarbeidet en prosjektbeskrivelse for tiltak i Vadsø kommune, til en samlet kostnad på 193.000,-, se vedlegg. I første omgang har en tenkt at prosjektet skal omfatte de tre enhetene Side 10 av 25
Sak 22/09 Ambulerende enhet, Vadsø bo- og omsorgssenter og Sykestue-/sykehjemsavdelingen. Prosjektet inneholder også en milepælsplan for ulike aktiviteter. Gjennomføring av denne vil selvsagt avhenge av i hvilken grad det oppnås økonomisk støtte fra KS. Kommunens bidrag i denne sammenheng vil være internundervisning og andre aktiviteter som kan dekkes innenfor eksisterende budsjettrammer. Av prosjektbeskrivelsen framgår ikke direkte hvordan prosjektet skal ledes. Her er det imidlertid naturlig med en styringsgruppe bestående av enhetslederne for de tre deltakende enhetene, og med en av disse som prosjektleder. Denne vil bli utpekt etter at bystyret har behandlet saken. Vurdering: Etiske problemstillinger vil alltid være en viktig del av hverdagen innenfor pleie- og omsorg og beslektede tjenester, spesielt i en tid da tjenester av høy faglig kvalitet forventes utført innenfor stramme økonomiske rammer. Det er tilsvarende viktig at personalet har tilstrekkelig kompetanse til å drøfte og avklare slike spørsmål på en profesjonell måte. Etisk refleksjon blir slik en integrert del av kvalitetssikringen av våre tjenester. Det er derfor ønskelig at Vadsø kommune aktivt deltar i den nettverksbygging som KS her inviterer til. Det er imidlertid slik av kommunen på inneværende budsjett i liten grad har egne midler til å iverksette egne tiltak, slik det forutsettes. Vi vil derfor være avhengig av ekstern støtte og kreativ bruk av egne ressurser. Hvilken økonomisk støtte det er mulig å oppnå gjennom prosjektet gjenstår å avklare. Bystyret inviteres derfor i denne omgang bare til å gi sin støtte til intensjonen i prosjektet. En eventuell særskilt kommunal bevilgning til dette formålet må en komme tilbake til i forbindelse med budsjettet for 2010. Jens R. Betsi Rådmann Side 11 av 25
SØKNAD OM KOMMUNALT LÆRLINGETILSKUDD Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 09/283 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 23/09 Formannskapet 26.02.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet avslår søknad om kommunalt lærlingetilskudd fra Opplæringskontoret for Bil & Transportfag i Tromsø. Avslaget begrunnes med at bilfaget faller utenfor kommunens satsingsområde innenfor fagopplæringen. Vedlegg: Søknad av 11.februar 2009 Bakgrunn: Opplæringskontoret for Bil & Transportfag i Tromsø søker Vadsø kommune om kommunalt læretilskudd for lærling Thomas Johansen med bostedsadresse i Vadsø. Vurdering: Vadsø kommune mottok i 2007 tilsvarende søknad fra nevnte opplæringskontor. Formannskapet vedtok da å avslå søknaden med begrunnelse i at faget falt utenfor kommunens satsingsområde innenfor fagopplæringen. Som kjent inngikk Vadsø kommune i 2008 et samarbeid med Opplæringskontoret i Finnmark om utdanning av fagarbeidere til egen organisasjon. Opplæringskontoret i Finnmark dekker samtlige fagområder relevant for kommunal sektor. Opplæringskontorenes aktiviteter finansieres av fylkeskommunale midler samt av en medlemskontingent. Medlemskontingenten i Opplæringskontoret i Finnmark utgjør for Vadsø kommunes vedkommende kr.7.500 pr. år. Vadsø kommune betaler i tillegg lønn til egne lærlinger. Side 12 av 25
Kommunen har tidligere tatt inn 4 nye lærlinger hvert år. Som en følge av kommunens økonomiske situasjon vedtok Vadsø bystyre våren 2008 å ta inn kun to nye lærlinger for skoleåret 2008/2009. Rådmannen anser bilfaget som mindre relevant for arbeid innenfor kommunal sektor, og vil derfor anbefale formannskapet om å rette sin satsing på fagopplæring mot de fagområder kommunen selv har behov for. På bakgrunn av dette vil rådmannen innstille på å avslå søknaden. Sak 23/09 Jens R. Betsi Rådmann Side 13 av 25
STØTTE TIL UTDANNELSE Saksbehandler: Inger Anita Markussen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 09/232 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 24/09 Formannskapet 26.02.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø formannskap avslår søknad om støtte til utdanning for Lilly Jørstad Vedlegg: Søknad om støtte til utdannelse Bakgrunn: Russisk statsborger Lilly Jørstad har fått plass på vokalistutdanning ved musikkhøgskole i Milano. Hun har problemer med å få finansiert denne utdanningen, beløpt til kr. 200 000,- fordi hun ikke er norsk statsborger og er dermed ikke berettiget lån via Statens lånekasse for utdanning. Lilly Jørstad bor nå i Vadsø og har praksis ved kulturskolen. Jørstad søker om kr. 50 000,- eller annet beløp. Vurdering: Saken reiser det prinsipielle spørsmål om kommunen skal gi støtte til utdanning på individuell basis utenom det systemet man har for å øke kompetansen i kommunen. Man kan selvsagt ha forståelse for Jørstads situasjon, men det blir et spørsmål om det er kommunens rolle å bidra til finansiering av høyere utdanning gjennom politisk tildeling etter individuelle søknader. Ved å innvilge denne søknaden kan man lett komme til å etablere et alternativ til kommunens prosedyrer med stipendordninger. Kommunen har stipendordning for egne ansatte som velger høyere utdanning som kommunen trenger. Dette er et ledd i å rekruttere og beholde fagkompetanse. Kommunen vil trenge fagfolk som sykepleiere og lærere i årene fremover. Det kan tenkes andre tilfelle et positivt vedtak i denne saken da vil åpne for. Søkere som får avslag på kommunal stipendordning, kan da velge å benytte direkte søknad til politisk organ og på den måten utvanne ordningen med stipend. Side 14 av 25
Kr. 50 000,- er låneandelen av ett års utdanningsstøtte fra lånekassen. Lån og stipend utgjør ca 80 000,- pr. år. Sak 24/09 Vadsø kommune har og har hatt innbyggere som viser særlig talent innen kunst og kultur. Det vises i denne sammenheng til en annen søknad om støtte til utvikling av talent. Dersom politikere i Vadsø ønsker å støtte talentfulle innbyggere i kommunen innen kunst og kultur, bør man vurdere å opprette et fond for dette formål, på linje med festivalfond etc. Det vil gi alle potensielle kandidater en mulighet til å søke på samme vilkår. Jens R. Betsi Rådmann Side 15 av 25
SØKNAD TILSKUDD- UNDERVISNING I OBO Saksbehandler: Inger Anita Markussen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 08/2812 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 25/09 Formannskapet 26.02.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Saken fremmes formannskapet uten forslag til innstilling. Vedlegg: Søknad fra Silje Malen Andreassen Bakgrunn: Det vises til vedlagte søknad der Silje Malen Andreassen søker om støtte for å kunne videre utvikle sitt talent på obo. Søknaden viser til behov for å kunne kjøpe instrument og å få undervisning i Oslo. Omsøkt beløp er kr. 80 000,- derav: Instrument kr. 20 000,- Reiser Oslo kr. 50 000,- Undervisning kr. 10 000,- Vurdering: Vadsø kulturskole produserer lever som har talent og ferdigheter utover det vanlige. Dette har kommunen flere eksempler på gjennom år. Hvorvidt kommunen skal støtte opplæring på individuelt grunnlag, vil være en politisk vurdering. Kommunen har ingen retningslinjer for denne type støtte, og har ikke dokumentasjon på at slik støtte er gitt etter 2001. Jens R. Betsi Rådmann Side 16 av 25
SKEIV UNGDOM HAMMERFEST - ØKONOMISK STØTTE Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 09/285 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 26/09 Formannskapet 26.02.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Saken fremmes uten forslag til vedtak. Vedlegg: Søknad av 9.februar 2009 Bakgrunn: Skeiv Ungdom Hammerfest søker Vadsø kommune om økonomisk støtte til sitt virke i Finnmark. Organisasjonen ble etablert i april 2008 med formål å jobbe for mangfold og mot diskriminering, og ønske om å ha et tilbud til ungdom i hele fylket. Den 6.-8.mars skal det avholdes årsmøte og medlemsmøte i Hammerfest. Samtidig ønsker organisasjonen å få til et sosialt treff for ungdom fra hele Finnmark (se søknad for nærmere beskrivelse). Videre planlegges flere aktiviteter høsten 2009. Kostnadene for 2009 er beregnet til kr.30.000. Kort om Skeiv Ungdom Skeiv Ungdom er LLHs (Landsforeningen for Lesbiske og Homofile) ungdomsorganisasjon og ble stiftet i august 2004. Av deres hjemmeside www.skeivungdom.no fremgår følgende formål: Skeiv Ungdom jobber for hvert enkelt menneskes frihet til å være seg selv uavhengig av kjønnsidentitet og seksualitet. Vi ønsker en verden der alle seksuelle uttrykk basert på samtykke er akseptert, og der ingen får privilegier i samfunnet på bakgrunn av sitt kjønnsuttrykk eller sin seksualitet. Skeiv Ungdom er for mangfold og mot diskriminering. Side 17 av 25
Sak 26/09 Organisasjonen er bygd opp med landsmøtet som øverste organ, et landsstyre og sentralstyre. Det finnes to lokallag i Nord-Norge, ett i Troms og ett i Finnmark (Hammerfest). Vurdering: Målgruppen for denne søknaden er ungdom, og søknaden ansees derfor å komme inn under Vadsø kommunes prioriteringer. Rådmannen vil imidlertid fremme søknaden for politisk behandling uten forslag til vedtak. Jens R. Betsi Rådmann Side 18 av 25
SØKNAD OM TILSKUDD TIL DEKNING AV HUSLEIE FOR UTSTILLINGSLOKALE Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 C40 Arkivsaksnr.: 07/2395 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 27/09 Formannskapet 26.02.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø formannskap slutter seg til rådmannens vurdering og avslår søknad fra Vadsø kunstforening. Vedlegg: Søknad fra Vadsø kunstforening av 7.2.09 Bakgrunn: Kunstneren Kjell Nupen har tilbudt Vadsø kunstforening en vandreutstilling i Vadsø i perioden 12.-28.mars d.å. Kunstforeningen ønsker å bruke utstillingslokale i det gamle Sparebankbygget til formålet og søker i den forbindelse om tilskudd kr.10.000 til dekning av husleie. Husleien er kr.5.000 pr. uke. Vurdering: Vadsø kunstforening har parallelt med denne søknaden invitert Vadsø kommune til dialog om en ny partnerskapsavtale knyttet til deres utfordring med å finne utstillingslokaler. I denne sammenhengen er det snakk om at kunstforeningen ønsker et permanent utstillingslokale i Sparebankens gamle bygg. Rådmannen er positiv til å gå i dialog med foreningen for å se nærmere på mulige utstillingslokaler og evt økonomisk bidrag fra kommunen. Forslag til en evt ny partnerskapsavtale vil i så måte bli fremlagt politisk nivå i løpet av våren. Inntil disse forholdene er avklart ser ikke rådmannen det som hensiktsmessig at Vadsø kommune skal finansiere husleie for kunstforeningens utstilling i det gamle Sparebankbygget nå i mars. Alternative kommunale lokaler finnes bl.a. i matsalen på Sentrum skole. Dette er lokaler som ved flere anledninger har vært benyttet til utstillingsformål. Rådmannen anbefaler at søknaden om dekning av husleie avslås. Jens R. Betsi Rådmann Side 19 av 25
REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE - OPPNEVNING AV UTVALG Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 082 Arkivsaksnr.: 07/3391 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 28/09 Formannskapet 26.02.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø bystyre behandlet i møte 18.12.08, sak 63/08, Reglement for godtgjørelser til folkevalgte - presiseringer. Av vedtaket fremgår følgende: Formannskapet setter ned et utvalg bestående av representanter for alle partier som er representert i bystyret. Komiteen gjennomgår kommunens reglement for godtgjørelse til folkevalgte og leverer en sak med eventuelle endringer til bystyret i juni 2011. Rådmannen legger med dette saken frem for formannskapet for videre oppfølging. Vurdering: Jens R. Betsi Rådmann Side 20 av 25
LÅNEPORTEFØLJE OG RESTRUKTURERING AV RENTESIKRINGSAVTALER Saksbehandler: Jon Ragnar Morso Arkivkode: 251 Arkivsaksnr.: 09/307 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 29/09 Formannskapet 26.02.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø kommune restrukturerer gjeldende rentebytteavtaler i henhold til foreslått alternativ 2. Dvs. en større grad av diversifisering enn dagens avtaler. Rådmannen foretar løpende vurdering av kommunens totale låne og renteavtaler med tanke på sikringer og restruktureringer der man anser dette hensiktsmessig. Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø kommunes gjennomgang av driftsbalansen våren 2007 viste et negativt avvik i størrelsesorden 42,4 mill. kr. For å bringe budsjettet i balanse fremmet rådmannen budsjettreguleringsforslag til bystyremøtet den 07.06.2007. Forslaget ble fremmet med bakgrunn i de strategier og innspill som ble presentert for økonomiutvalg og formannskap den 15.03.2007. Budsjettsaken i juni 2007 regulerer en del avviksforhold og konkretiserer ytterligere budsjettutfordringer. Gjennomgangen viste at for å oppnå balanse for året 2007 var man nødt til, i tillegg til å vedta inndekking av kjente utgifter og bruk av reserver, gjennomføre en del tekniske og ikke ønskelige budsjettreguleringer så som føring av pensjon over 15 år, bruk av mva. midler fra investering og avdragsutsettelse. For finansområdet ble det i tillegg til avdragsutsettelse påbegynt en grundig gjennomgang av kommunens låneportefølje med tanke på refinansiering og sikring av rentenivå. For kommuner generelt og for Vadsø spesielt er det ønskelig med større grad av forutsigbarhet i større utgiftsposter. Side 21 av 25
Sak 29/09 På tidspunktet var gjeldene låneavtaler stort sett flytende og med tiltagende utgifter. Vadsø kommunes evne til å påta seg disse økte kostnadene var ikke tilstede og man valgte da gjennom vår bankforbindelse å inngå fastrenteavtaler. Rentesikringsinstrumentet man valgte var såkalt rentebytteavtale, (rente swap). Avtalene tar utgangspunkt i løpende 3 måneders låneavtaler (sertifikater), hvor man i det tekniske forløpet betaler en 3 måneders rente på lånet som er knyttet til det som kalles 3 mnd. NIBOR. (interbank rente, eller lånerenten bankene imellom) pluss/minus noen punkter. Denne renten bytter (swapper) man så mot en fast rente i en gitt periode slik at man i praksis har en fast rente å betale i en gitt periode. Vadsø har i perioden juni 2007 til d.d. inngått 4 avtaler tilsvarende 550 mill. kr. Dagens låneportefølje er i liten grad diversifisert. Vadsø kommune er i stor grad eksponert mot en renteoppgang. Ved stigende renter vil forventningsvis alle våre renteavtaler flyte og vi vil kunne oppleve å måte sikre i et stigende marked. Nordea har utarbeidet 2 alternative forslag til løsning og ønsker av juridiske grunner at formannskapet gjør det formelle vedtaket i saken. Vurdering: Avtalene har i perioden gitt Vadsø kommune sikring av sin låneportfølje på nivåer rundt 5%. Følgende avtaler foreligger pr. dato: 250 mill. kr. 2+8 multikansellerbar, rente 5,375 kan sies opp av Nordea des. 09 100 mill. kr. 2+8 multikansellerbar, rente 5,39 kan sies opp av Nordea juni 10 100 mill. kr. 2+8 knock out swap, rente 4,98 Bortfaller ved rente over 5,20 fra sept. 10 100 mill. Kr. 2+8 knock out swap, rente 4,95 Bortfaller ved rente over 4,90 fra juni 10 Det finnes mange varianter av rentesikringsinstrumenter og rentebytteavtaler. Våre 2 multikansellerbare avtaler har faste renter fram til desember 2009 og juni 2010, og kan ved hver påfølgende periode sies opp av Nordea ensidig. Våre 2 knock out swap avtaler har faste renter fram til september 2010 og juni 2010. Disse vil automatisk kanselleres ved gitte rentenivåer etter utløp av fastrenteperioden. Med dagens prognoser for rentenivå i den nærmeste fremtid er det lite trolig med kansellering av noen avtaler. På noe lengre horisont, dvs. 2013 2014 forventes det på nivåer rundt 5%. Side 22 av 25
Som man ser har avtalene relativt stor grad av sammenfallende oppsigelsestidspunkt og kriterier, noe som gir en høy grad av korte sikringer og en mindre grad av diversifisering og sikring. Etter forslag fra Nordea er det utarbeidet 2 alternative løsninger for økt diversifisering, noe lavere rente og reduksjon i avtalevolum. Alternativ 1 450 mill. kr. 30 års renteswap rente 5,21 (indikativ) 100 mill. kr. flytende, 3 mnd. Nibor. (bortfaller i praksis) Dette innebærer i praksis en reduksjon i volum med 100 mill. kr. til 450 mill. kr. avtalen vil ha en maksimal horisont på 30 år for hele porteføljen. Sak 29/09 Avtalen vil ved en årlig snittrente, 3 mnd. Nibor på 3% gi en besparelse årlig, sett i forhold til dagens avtaler, på ca. 2,3 mill. kr. Ved et høyrentescenario eksempelvis 7% vil årlig besparelse sett i forhold til markedsrente være ca. 8 mill. kr. men kommunens renteutgifter vil allikevel øke med ca. 1,7 mill. kr. årlig. Alternativ 2 200 mill. kr. 30 års renteswap rente 5,31 (indikativ) 250 mill. kr. 2+8 multikansellerbar rente 5,375 100 mill. kr. flytende, 3 mnd. Nibor (bortfaller i praksis) Dette innebærer i praksis en reduksjon i volumet med 100 mill. kr. til 450 mill. kr. Avtalen vil ha en maksimal horisont på 30 år for 200 mill. kr. av porteføljen. Vi beholder dagens avtale på 250 mill. kr. 2+8 multikansellerbar, som da har en maksimal horisont på 8 år fra desember 2009. Avtalen vil ved en årlig snittrente, 3 mnd. Nibor på 3% gi en besparelse årlig, sett i forhold til dagens avtaler, på ca. 1,7 mill. kr. Ved et høyrentescenario eksempelvis 7% vil årlig besparelse sett i forhold til markedsrente være ca. 6,5 mill. kr. men kommunens renteutgifter vil allikevel øke med ca. 2,3 mill. kr. årlig. Side 23 av 25
Sak 29/09 30 års horisont er ikke vanlig for denne typen avtaler og kan ha både en oppside og en nedside. Teoretisk kan vi bli sittende med avtalen, ved et vedvarende lavt rentenivå, i hele perioden. Noe verken rådmannen eller Nordea reelt sett anser sannsynlig, men den teoretiske muligheten er der. Gitt at vår portefølje av sikringsavtaler er slik den er pr i dag er det begrensninger i hvilke alternativer vi har for å restrukturere låneporteføljen effektivt. En lang fastrenteavtale (f eks 30-år) må uansett utgjøre vesentlige deler av løsningen. En slik lang renteavtale vil igjen danne et godt utgangspunkt for videre restrukturering (f eks i 10- og 20-år) dersom utviklingen skulle tilsi at det er fornuftig. Alt 1 og 2 har varierende grad innslag av 30-års rentesikring i seg. Dagens rentenivå gir de løpende avtalene en negativ verdi for Vadsø kommunes del. Denne hensyntas i både foreslått alternativ 1 og alternativ 2. Om alternativ 2 foretrekkes vil 200 mill av våre lån være rentesikret på lang horisont. 250 mill vil være rentesikret i første omgang til desember 2009 deretter avhengig av videre renteutvikling mens 100 mill vil være flytende med NOBOR som referanse. Denne representerer en rimelig god balanse. Vi vil dra noe nytte av en videre rentenedgang samtidig som vi er bedre sikret mot en fremtidig renteoppgang. Videre vil restruktureringen også føre til en umiddelbar gevinst i form av en samlet lavere rente i hele porteføljen. Gjennomsnittlig rente før restrukturering er pr i dag på ca 5,2% mens den etter restruktureringen vil komme under 5,0%. Det vil innebære en umiddelbar reduksjon i renteutgiftene i størrelsesorden 1,0-1,5 mill i 2009. Rentenivå 30 år for begge alternativ er indikativt. Endelig rente fastsettes på avtaletidspunkt. For vår del ønsker vi å vektlegge diversifiseringen i alternativ 2 relativt stor betydning, noe som gir spredning av sikringen. Dagens situasjon er vesentlig annerledes enn da sikringene ble gjort. Rentemarkedet må anses som langt mer volatilt (rørlig). Det er betydelig med midler som tilføres de ulike økonomier rundt om i verden og på et eller annet tidspunkt vil de måtte virke og endringene kan komme raskere enn normalt. Dette gjenspeiles i den usikkerheten som påpekes i alle prognoser/uttalelser om fremtidige rentebaner. En slik tiltakende usikkerhet danner grunnlaget for en mer balansert rentesikring enn det vi opplever nå. Jens R. Betsi Rådmann Side 24 av 25
ORIENTERINGER FEBRUAR 2008 Saksbehandler: Toril Ongamo Arkivkode: Arkivsaksnr.: 09/302 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 30/09 Formannskapet 26.02.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Vedlegg: Brev fra Oxelösund kommune av 10.02.2009 vedr. Oxelösunds vänorter/venskapsbyer Bakgrunn: Følgende orienteringer vil bli gitt: - Orientering/diskusjon - Brev fra Oxelösund vedr. venskapsbyer - FysioNord, jfr. bystyrets vedtak i sak 2/09 av 05.02.2009 - Regnskap 2008: Status pr 2602 2009 - Fylkes-ROS for Finnmark Vurdering: Jens R. Betsi Rådmann Side 25 av 25