Møteinnkalling Dato: Tirsdag 24. september 2013 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus - Møterom 1064 Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 011/13 Skifte av oppdragsansvarlig revisor 012/13 Referatsaker 013/13 Orientering fra rådmannen 014/13 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2013 015/13 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2013 016/13 Forvaltningsrevisjon - bestilling 017/13 Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 - budsjettregulering 018/13 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2014 019/13 Orientering fra sekretær Sak 15/13 vil bli ettersendt. Levanger/Steinkjer, 18.09.13 Gunnar Myhr leder kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
SAK 011/13 SKIFTE AV OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 24.09.13 011/13 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig revisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg 1. Kopi av brev datert 23.08.13 fra KomRev Trøndelag IKS 2. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Levanger kommune (Legges frem i møte) Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger En har mottatt kopi av brev datert 23.08.13 fra KomRev Trøndelag IKS vedrørende endring mht. oppdragsansvarlig for revisjonsoppdraget Levanger kommune, se vedlegg. Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Steinkjer 18.09.13 Kontrollsekretær
SAK 012/13 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 24.09.13 012/13 417-1719-5.3 Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Referat etter avholdt kontaktmøte med revisor Ikke vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Steinkjer 18.09.13 Kontrollsekretær
SAK 013/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 24.09.13 013/13 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. s sak 33/12 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2013 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen om de forskjellige virksomhetsområdene i de planlagte møtene. Rådmannen er til dette møte anmodet om å gi en orientering om kommunens økonomi, jf. kontrollutvalgets sak 33/12. Rådmannen vil som anmodet gi en orientering i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer 18.09.13 Kontrollsekretær
SAK 014/13 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 24.09.13 014/13 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2013 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer 18.09.13 Kontrollsekretær
SAK 016/13 FORVALTNINGSREVISJON - BESTILLING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 24.09.13 016/13 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak slutter seg til det fremlagte forslag til prosjektplan for prosjektet «Økonomistyring i barnevernstjenesten», og ber revisor iverksette prosjektet. Vedlegg Forslag til prosjektplan for prosjektet «Økonomistyring i barnevernstjenesten», KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 58/12 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015» 2. s sak 18/12 «Plan for forvaltningsrevisjon» 3. s sak 7/12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 4. s sak 27/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 5. RSK 001 «Standard for forvaltningsrevisjon» 6. Forskrift om revisjon 7. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Kommuneloven Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 ble behandlet i kontrollutvalget den 19.06.12 (sak 18/12) og i kommunestyret den 26.09.12 (sak 58/12). Det første prosjektet på prioriteringslisten "Fastlegeordningen" er sluttført. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 30.05.13, sak 10/13, og ble oversendt kommunestyret samme dato. Revisor har utarbeidet et forslag til prosjektplan for det neste prosjektet på prioriteringslisten, som er barnevernstjenesten. Se vedlegg. Revisor foreslår at en bygger videre på tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon av barnevernstjenesten (2008), men at en ser nærmere på budsjettstyringen og hvordan tjenesten ivaretar kostnadskontroll for de mest kostnadskrevende tiltakene. Det vises for øvrig til den vedlagte prosjektplan.
Vurdering må ta stilling til om det fremlagte forslag til prosjektplan vil være egnet til å gi svar på de spørsmål kontrollutvalget ønsker besvart. Steinkjer 18.09.13 Kontrollsekretær 2
SAK 017/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2013 - BUDSJETTREGULERING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 24.09.13 017/13 417-1719-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. finner det nødvendig med en regulering av budsjettet for kontroll og tilsyn for 2013, og tilrår at den samlede ramme oppreguleres til kroner 1 603 600. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. KomRev Trøndelag IKS representantskapets sak 03/13, revidert budsjett for 2013 2. KomSek Trøndelag IKS - Melding om tilbakeføring av mindreforbruk 2013 3. Kommunestyrets sak 84/12 4. s sak 27/12 5. Kommunestyrets sak 58/12 Plan for forvaltningsrevisjon 6. Kommunestyrets sak 59/12 Plan for selskapskontroll 7. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 14.05.12. 8. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 9. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 10. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Vedtak i KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS sine representantskap den 07.05.13 har betydning for kontrollutvalgets budsjett for inneværende år. har fått tilbakeført kr 17.390 fra KomSek Trøndelag IKS på bakgrunn av selskapets resultat for 2012. I tillegg har representantskapet i KomRev Trøndelag IKS vedtatt en budsjettjustering i sak 03/13. Denne budsjettjusteringen medfører en ekstraregning for revisjon for inneværende år på kr 120.000. se nedenstående tabell:
Avtaler som har betydning for budsjettet 2013 Betaling KomRev Trøndelag IKS, jf. rep.skap.sak 03/12 Betaling KomSek Trøndelag IKS, jf. rep.skap.sak 04/12 Sum kjøp av tjenester fra IKS der kommunen er deltaker Budsj. 2013 Vedtatt endring (Rep.skap 2013) Revidert budsjett 2013 1226000 120000 1346000 208000-17390 190610 1434 000 102610 1536610 En har innhentet registrert budsjett og regnskapstall så langt i år: Regnskap Buds(end) Regnskap 2013 2013 2012 Funksjon: 1100 KONTROLLUTVALG OG REVISJON 10505 Honorar 0,00 0 11.250,00 10800 Godtgjørelse folkevalgte 15.450,00 30.000 25.050,00 10990 Arbeidsgiveravgift 2.178,45 4.230 5.118,30 11002 Abonnement faglit/aviser/tidsskrift 0,00 0 1.750,00 11209 Andre driftsutgifter 0,00 54.000 0,00 11700 Transport/skyss 0,00 0 5.272,49 11710 Parkeringsavgift 0,00 0 20,00 13502 Kjøp av tj. fra interkommunale enheter 713.500,00 0 0,00 13750 Kjøp fra IKS der kommunen er deltager 784.110,00 1.395.000 153.810,00 14290 Generell momskompensasjonsordning 0,00 10.800 426,81 14750 OVERFØRING TIL IKS 0,00 0 1.135.000,00 17290 Ref. moms fra driftsregnskapet 0,00-10.800-426,81 Sum funksjon: 1100 KONTROLLUTVALG OG REVISJON 1.515.238,45 1.483.230 1.337.270,79 T O T A L T 1.515.238,45 1.483.230 1.337.270,79 På bakgrunn av ovenstående har en satt opp følgende oppstilling som viser samlet finansieringsbehov ut fra vedtatt ramme. Det gjøres oppmerksom på at enkelte poster er vanskelig å estimere på grunn av lavt volum og små tall. Art Beskrivelse 2013 10800 Godtgjørelse folkevalgte 30000 10804 Tapt arbeidsfortjeneste 2 000 1099 Arbeidsgiveravgift 4 600 1103 Faglitteratur/tidsskrifter 2 000 1116 Bevertning 3 000 1150 Kursavgifter og oppholdsutgifter 20 000 1160 Kjøregodtgjørelse 2 500 Reiseutgifter (inkl. 1170 parkeringsavgifter/bomavgifter) 2 500 1375 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 191000 1375 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 1346000 Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 1 603 600 Vedtatt ramme 1483230 Finansieringsbehov 120 370 2
Vurdering Da det ikke er rom for en inndekning av merutgiften til revisjon ved en omdisponering innenfor den vedtatte ramme, må kommunestyret ta stilling til en budsjettregulering. Steinkjer 18.09.13 Kontrollsekretær 3
SAK 018/13 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 24.09.13 018/13 417-1719-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr. 1 544 100. Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 07.05.12. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 3. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 4. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. s forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester.
KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. KomRev Trøndelag IKS er kommunens valgte revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.) Representantskapene i de to selskapene vedtok budsjett for 2014 og økonomiplan for perioden 2014-2017 i møte den 7. mai. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2014 som for tidligere år. På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden 2014-2017: Budsjett og økonomiplan Forslag Anslag 2014-2017 2014 2015 2016 2017 : Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 89 100 89 100 89 100 89 100 Kjøp av sekretariatstjenester 215 000 215 000 215 000 215 000 Kjøp av revisjonstjenester 1 240 000 1 240 000 1 240 000 1 240 000 Total ramme kontrollutvalget 1 544 100 1 544 100 1 544 100 1 544 100 Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Det vises for øvrig til kontrollutvalgets sak 17/13. Vurdering har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. s tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. s ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. har hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll og kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at fortsatt fokus på kommunens internkontroll kan løses innenfor den foreslåtte ramme. 2
Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer 18.09.12 Kontrollsekretær 3
SAK 019/13 ORIENTERING FRA SEKRETÆR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 24.09.13 019/13 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Internt notat til kontrollutvalget. U.Off, jf. offl. 14 og 16. Deles ut i møte. Ikke trykte vedlegg 1. s sak 2/13 2. Forskrift om revisjon 3. Forskrift om kontrollutvalg 4. Kommuneloven Saksopplysninger fikk en orientering fra rådmannen om oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i sak 74/12. fattet slikt vedtak i saken: 1. «tar den gitte informasjon til orientering. 2. ønsker en orientering fra rådmannen knyttet OU prosessen vedr. helse og omsorg i desember møte. 3. ber sekretær legge fram et notat med aktuelle spørsmål i september møte.» s sekretær vil fremlegge et notat med aktuelle spørsmål i møte, samt gi en kort orientering. Steinkjer 18.09.13 Kontrollsekretær