Organisering, rekruttering og kompetanseoppbygging Foredrag Tromsø 3. februar 2009 Siving Lars A. Mickelsen, ReSight AS Agenda Innledning Prinsipper for organisering Rekruttering og tilsetting Kompetanseoppbygging og -vedlikehold Innledning kort presentasjon Lars A. Mickelsen 43 år, gift Utdannet sivilingeniør, samt krigsskole og stabsskole i Forsvaret Jobbet med eiendomsforvaltning i 14 år i Forsvaret, FBT, og Forsvarsbygg
Prinsipper for organisering Overordnet Visjon Verdier Løfter Overordnede mål Forretningside Oppsummert Visjon, verdier, løfter, mål, og en klar forretningside skal hjelpe oss i en hektisk hverdag til å gjøre riktige valg og prioriteringer. Viljen til å ta konsekvensene skal hjelpe oss å sette valgene og prioriteringene ut i livet. HVIS DU GJØR DET DU BESTANDIG HAR GJORT, SÅ VIL DU FÅ DET DU BESTANDIG HAR FÅTT!!
Organisering Mål l Et mål gir uttrykk for en ønsket tilstand eller et ønsket resultat i en ukjent fremtid Strategiene forteller hvordan vi skal komme dit Oppgaver Hvilke og aktiviteter skal løses?
Rolleavklaring Hva slags rolle er oppgaven knyttet til? Knytte rolle til oppgavene Hvem er kunden? Definere kunde til oppgavene Knytte rolle til oppgavene Definere kunde til oppgavene Produkter/leveranser Oppgaver og aktiviteter grupperes i produkter/leveranser Knytte rolle til oppgavene Definere kunde til oppgavene Gruppere i produkt/leveranser
Etablere produktområder/ der/ resultatenheter Leveranser/produkter som har sammenheng med hverandre grupperes i resultatenheter Knytte rolle til oppgavene Definere kunde til oppgavene Etablere resultatenheter Gruppere i produkt/leveranser Kompetansebehov Basert på kartlagte og leveranser defineres type kompetanse det er behov for Knytte rolle til oppgavene Definere kunde til oppgavene Definere nødvendig kompetanse Etablere resultatenheter Gruppere i produkt/leveranser Ressursbehov Hvor mange av de ulike typer kompetansepersoner kreves? I tillegg må behovet for andre ressurser vurderes (økonomi, materiell, etc) Knytte rolle til oppgavene Definere kunde til oppgavene Beregne ressursbehov Definere nødvendig kompetanse Etablere resultatenheter Gruppere i produkt/leveranser
Ledelse og støttefunksjoner ttefunksjoner Hvordan skal organisasjonen ledes og hva kreves av støttefunksjoner? Knytte rolle til oppgavene Definere kunde til oppgavene Beregne ressursbehov Definere nødvendig kompetanse Etablere resultatenheter Gruppere i produkt/leveranser Definere behov for ledelse og støttefunksjoner Ny organisasjon Knytte rolle til oppgavene Definere kunde til oppgavene Beregne ressursbehov Definere nødvendig kompetanse Etablere resultatenheter Gruppere i produkt/leveranser Definere behov for ledelse og støttefunksjoner Ny organisasjon Rekruttering og tilsetting
Generelt I de aller fleste tilfeller, og spesielt i offentlig sektor, må det gjennomføres en utlysning når man skal ansette nye folk Det er ikke uvanlig at man i forkant av utlysing snakker med aktuelle kandidater og oppfordrer til søknad Fra beslutning å rekruttere nye/flere personer til ansettelse 10 trinns prosess Trinn Trinn 1 Stikkord i forbindelse med stillingsutlysing: Nivå/stillingskode/lønnspenn. Fast eller midlertidig tilsetting Budsjettmessig dekning Nødvendig godkjenning Forslag til stillingsbeskrivelse
Trinn Trinn 2 Når det gjelder stillingsannonsen er det viktig at denne stemmer overens med stillingsbeskrivelsen Videre må en fastsette hvem som svarer på henvendelse med mer. Trinn
Trinn 3 Når trinn to er gjennomført avtales omfang av kunngjøringen; a) Internt i bedriften b) Eksternt. Dersom stillingen skal kunngjøres eksternt må media valg vurderes. Søknadsfristen settes ift det mediet som kommer senest ut. Trinn Trinn 4 Når stillingen er kunngjort og søknadene kommer inn, må disse registreres i offentlig søkerliste, samt at det må utarbeides utvidet søkerliste.
Trinn Trinn 5 Forslag til prosedyre: Oppsummering med en grovsortering. Oppsummering med en grovsortering og rangering. Oppsummering med en finsortering med rangering (med begrunnelse). Bruk av utvalgskriterier og vekting Kandidatene presenteres i rangert rekkefølge. Trinn
Trinn 6 Det kalles inn til intervju. Nærmeste foresatt leder intervjuet om ikke annet avtales. Tillitsvalgte skal uansett inviteres til deltakelse. Mal for gjennomføring avtales på forhånd og må være godt kjent blant intervjuerne. Trinn Trinn 7 Når intervju er foretatt utarbeides en innstilling etter gjeldende mal for dette. Innstillingen skal underskrives av den som har myndighet til dette. I innstillingen skal en også ta stilling til om det er ønskelig med prøvetid eller ikke. Kandidatvurdering etter intervju, danner grunnlag for innstilling
Trinn Trinn 8 Saken oversendes tilsettingsrådet eller lignende for behandling Trinn
Trinn 9 Det utarbeides et tilbud til den som er tilsatt i stillingen når resultat fra rådsbehandlingen foreligger. Før tilbud sendes ut må det være avklart om hvilket lønnstilbud en vil gi. Lønnstrinn skal fastsettes i forhold til de likeartede stillingskoder som ble benyttet ved utarbeidelse av stillingsbeskrivelsen. Trinn Trinn 10 Når stillingsbesettelsen er avklart skal søknadspapirene returneres til de som ikke nådde opp i konkurransen med beskjed om hvem som har fått stillingen. Det sendes et personlig brev til den enkelte søker og søknadspapirer returneres.
Henvisninger: Tjenestemannsloven (Tjml) Statens Personalhåndbok (SPH) Hovedavtalen i Staten Hovedtariffavtalen (HTA) Lønnspolitikk (ikke utarbeidet) Offentlighetsloven Forvaltningsloven Kompetanse Oppbygging og vedlikehold Kompetansebehov Kompetansebehovet er styrt av hvilke som skal løses og i hvilket omfang Gruppering i prosesser
Kompetanse- og karriereplan EKSEMPEL... Visjon Det er den første og viktigste av byggesteinene vi må ha i en organisasjon for å lykkes. Dette er svaret på hvorfor vi går på arbeid, en kort setning som gir oss energi og forteller oss hvorfor vi faktisk finnes, og i hvilken retning vi skal Det er dette som blinker i det fjerne, og skal hjelpe oss å holde kursen. Det er mot det vi skal, ikke dit men langt forbi. Denne skal ikke være målbar; den skal ikke engang nås. Den skal gi oss krefter til alltid å ville nå lengre. Dette er ikke bare ord som er formulert, men det er faktisk retningen vi har valgt. Derfor må vi ikke bare HA den, vi må være drevet av den
Verdier Dette er personligheten vår. Det er den andre byggesteinen vi må ha et bevisst forhold til. Det er helt avgjørende at vi har en felles personlighet, og kjennetegnes ved hjelp av det. Kraften i å velge kjerneverdier ligger i at de må være få, og veid på gullvekt. Utfordringen er ikke å velge verdier vi kan leve med, men velge verdier vi ikke kan leve foruten. Verdier er personlighetstrekk få, sterke, begreper som skal kjennetegne oss i ett og alt Verdigrunnlaget skal drive oss frem mot visjonen, de skal gjøre oss tydelige, og de skal hjelpe oss å ta beslutninger i hverdagen. Et verdigrunnlag er en nødvendig forutsetning for beslutninger og adferd, rekruttering og belønning. Visjon og verdier er på plass, dermed vet vi hvor vi skal, og hvordan vi skal styre dit Løfter Det er den tredje av byggesteinene vi må ha på plass, og det er den rasjonelle siden av verdigrunnlaget. En personlighet er satt sammen av både rasjonelle og emosjonelle egenskaper. De rasjonelle forteller oss hva vi gjør. De emosjonelle forteller om måten vi gjør det på. Det er kombinasjonen som skaper den HELE personligheten; de rasjonelle løftene kundene som målgruppe kan vurdere og måle, levert på en måte som de liker. Overordnede målm Den fjerde byggesteinen vi må ha et forhold til er Målene. Et mål gir uttrykk for en ønsket tilstand eller et ønsket resultat i en ukjent fremtid. Mål og resultater er konsekvenser, ikke drivkrefter. Derfor behøver det ikke stå noe om lønnsomhet i en visjon eller et verdigrunnlag. Skal vi hjelpe folk til å prestere er dette en god oppskrift: Hold visjonen levende. Styr etter verdier, gi korrektiver og oppmuntring i forhold til dem, ikke til resultatmålene. Snakk om de store målene der fremme, ikke om de små som kommer og går, (så lenge de passeres når de skal). Hold fokus på arbeidsoppgavene. Skryt av det folkene gjør riktig, og ikke stress med det de gjør galt.
Forretningside Forretningsideen er den femte steinen vi må ha et forhold til. Den forteller oss: HVEM vi skal levere til. HVA vi skal levere. HVORFOR vi skal gjøre det. Forslag til gruppering av arbeidsprosesser kan være: Kjerneprosesser, Stab/Støtteprosesser og Spesielle kompetanseområder Støtteprosesser som muliggjør et nødvendig fokus på verdiskapning i linjen Stab/Støtteprosesser Personal og Utvikling (P & U) Budsjett og økonomi Informasjon Service og kundebehandling Sikkerhet Arkiv/dokumentforvaltning IT/EDB 3. Forvaltning Kjerneprosesser 1. Plan 2. Anskaffelse 4. Drift 6. Avhending 5. Vedl.h./Utvikl. Spesielle kompetanseområder Juridiske tjenester Plan- og byggfaglig rådgivning Forskning og Utvikling Markedsføring Miljø Kulturminneforvaltning Gjør virksomheten unik i forhold til andre byggforvaltere