Moss Kommune Sluttrapport Prosjekt Alternative arbeidstidsordninger i Skogbrynet 58 Et prosjekt finansiert av Arbeids- og Sosialdepartementet August 2012-Desember 2013
Innhold Bakgrunn for prosjektet... 4 Mål med prosjektet i Skogbrynet 58 Moss kommune... 6 Målgruppe for prosjektet... 6 Opplysninger om deltakerne i prosjektet... 7 Organisering av prosjektet... 7 Forankring av prosjektet i virksomheten... 7 Samarbeid og medvirkning... 7 Beskrivelse av tiltaket/ene... 8 Premisser godkjent og gjennomført... 9 Nærmere beskrivelse... 10 Arbeidstilsynet... 10 Søknad om bruk av utvidet daglig arbeidstid i henhold til Arbeidsmiljølovens 10-5 (3)... 10 Godkjenning fra arbeidstilsynet... 12 Ressursbruk... 12 Oppfølging av prosjektet... 13 Møtevirksomhet... 13 Oppfølging fra ledelsen... 14 Resultater i henhold til målene som er satt i søknaden... 15 Reell stillings økning og reduksjon av uønsket deltid.... 15 Sykefravær... 16 Kvalitet på tjenesten... 17 Spørreundersøkelse, medarbeidertilfredshet- Resultat... 18 Planer for videreføring... 19 Oppsummering... 20 Vedlegg 1, Godkjenningsperiode 1 fra arbeidstilsynet Vedlegg 2, Godkjenningsperiode 1 fra arbeidstilsynet Vedlegg 3, Resultat, spørreundersøkelse 2
Forord I forbindelse med regjeringens opptrapping av innsatsen for å redusere omfanget av ufrivillig deltid, har Stortinget i årene 2011-2013 bevilget midler via Arbeids- og Sosialdepartementet for å finne frem til tiltak som kan bidra til å redusere omfanget av ufrivillig deltid. Innsatsen administreres av Arbeids- og velferdsdirektoratet og Vox. Avdelingen Skogbrynet 58- Moss Kommune fikk tildelt midler for å finne frem til tiltak som kunne bidra til å redusere omfanget av ufrivillig deltid. Skogbrynet 58 er en avdeling som organisatorisk er tilknyttet Virksomhet for funksjonshemmede. Avdelingen yter døgnkontinuerlige tjenester til 12 brukere med ulike psykiske og/eller fysiske funksjonshemninger. Avdelingen er en ny og moderne arbeidsplass som var ferdigstilt våren 2011. Skogbrynet 58 består bygningsmessig av 12 samlokaliserte egne, separate leiligheter/boenheter. Det er knyttet fellesarealer og personalfasiliteter inn i bygget. Avdelingen består av ca. 30 hele årsverk, fordelt på 49 stillingsbrøker. Personalet tilhører ulike kompetansegrupper som eksempelvis vernepleiere, fysioterapeuter, hjelpepleiere, omsorgsarbeidere og pleiemedarbeidere. På hvert vaktskift er det ca. 7-9 personer på jobb samtidig. Lange vakter ble før oppstart prosjektet vurdert som en god faglig tilnærming til det å gi tjenester til mennesker med ulike psykiske og/eller fysiske funksjonshemninger. For brukerne betyr kontinuitet og forutsigbarhet mye, og langvakter som en arbeidstidsordning kunne være med på å fremme dette. I pleie- og omsorgstjenesten, hvor deltidsproblematikken omfattende og brukerne sårbare i forhold til det å møte stadig nye ansatte. Kjente ansikter skaper trygghet og stabilitet i hverdagen, og gjenkjennelse gir tillit til at alt er som det skal være. Med brukerne i fokus, ble det satt ned en partssammensatt gruppe bestående av fagpersoner, tillitsvalgte og ledelse. Denne gruppen ble satt ned for å se på om alternative arbeidstider kunne heve kvalitet, samtidig som man møtte ansatte med uønsket deltid. Prosjektet er finansiert av midler fra Arbeidsdepartementet. Disse midlene har vært nødvendig for å kunne iverksette et slikt prosjekt og har bidratt til gode erfaringer til veien videre i arbeidet rundt uønsket deltid. Prosjektgruppen vil rette en takk til Arbeidsdepartementet for satsningen i vårt Prosjekt. Samarbeidspartnere internt i kommunen, prosjektgruppen for konstruktive drøftinger, Bergen Kommune for gode råd og innspill, seminaret på Lillestrøm for inspirerende foredrag 2 år på rad og fleksible ansatte som har vært villige til å prøve noe nytt. Utarbeidet av Prosjektleder Gunn-Mari Farbu For Prosjektgruppen Langvakter i Skogbrynet 58 29.01.14 3
Bakgrunn for prosjektet Moss kommune gjennomførte 2007-2009 prosjekt uønsket deltid som en del av Kvalitetskommuneprogrammet Utgangspunkt for prosjektet var Bystyrets arbeidsgiverpolitiske mål for 2007 2010: "Ingen skal ha lavere stilling enn de ønsker seg innen utgangen av 2010. Innen utgangen av 2008 skal problemet med uønsket deltid være halvert i forhold til kartleggingen i 2006." Prosjektet la i sin sluttrapport vekt på erkjennelsen av kompleksiteten rundt heltid-/ deltidsproblematikken som gjennomføringen av prosjektet avdekket. I tillegg ble det for det videre det arbeidet foreslått tiltak som vikarkorps og alternative arbeidstidsordninger for i økt grad å kunne tilby ansatte større stillinger. Det overordnede målet om at ingen skulle ha lavere stiling enn de ønsket seg innen utgangen av 2010 ble ikke nådd. Prosjektet ble gjennomført i samarbeid mellom arbeidsgiver, Fagforbundet, Delta, Utdanningsforbundet og politikere i Moss kommune. Det er flere grunnet til at Moss Kommune gjennom prosjekter ønsker å gjøre noe med deltidsproblematikken. (Hentet fra Sluttrapport Moss Kommune, uønsket deltid 2007-2009 deltid som en del av Kvalitetskommuneprogrammet) Arbeidsmiljøloven sier noe om fortrinnsrett for deltidsansatte; deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten (AML 14-3). Hovedtariffavtalens bestemmelser knyttet til dette sier at Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling, men mindre omfanget av arbeidet eller en vurdering av arbeidssituasjonen tilsier noe annet, og at ved leid stilling skal deltidsansatte ved intern utlysning i kommunen/virksomheten tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen (HTA kap. 1 2.3 Deltid/Midlertidig ansatt) Problemet med uønsket deltid kan også sees i et likestillingsperspektiv. Det offentlige Norge er forpliktet til ved lov å arbeide for likestilling og mo diskriminering. Ufrivillig deltid er i første rekke forbeholdt kvinner. Deltidsarbeid og uønsket deltid er i vesentlig grad et 4
kvinnefenomen som får særlige konsekvenser for bl.a. kvinners inntekt, forsørgelsesevne, trygderettigheter, pensjon og karriereutvikling. De ansatte utgjør den grunnleggende ressursen i omsorgstjenesten og er derfor sårbar for svingninger i personelldekning, personellets kvalifikasjoner og samarbeidsforhold. Fire perspektiver kan brukes for å beskrive noen av utfordringene knyttet til små-stillinger og uønsket deltid. 1. For brukerne betyr det liten kontinuitet og forutsigbarhet. Spesielt i pleie- og omsorgstjenesten, hvor deltidsproblematikken er størst, er brukerne sårbare i forhold til det å møte stadig nye ansatte. Kjente ansikter skaper trygghet og stabilitet i hverdagen, og gjenkjennelse gir tillit til at alt er som det skal være. 2. For medarbeidere er det helt klart at dette innebærer utfordring. Ustabil inntekt, rettigheter til svangerskapspenger, pensjonsrettigheter og likestilling er noen aspekter ved problematikken. Arbeidsmiljøet kan påvirkes av en høy grad av små-stillinger ved at det skapes mindre tilhørighet i miljøet. Det kan være slik at hvis man jobber i en stor stillingsprosent har man i tillegg til større tilhørighet, også større innflytelse og påvirkningsmuligheter. Man har på en måte mer rett til og ikke minst anledning til å være med å forme arbeidsplassen sin. Ansatte med uønsket deltid er ofte avhengig av å jobbe ekstra vakter av økonomiske grunner. Det betyr at de ofte må ta de vaktene som ingen andre vil ha, dvs. de ubekvemme vaktene på kveld, natt og i helger. 3. For arbeidsgiver gir mange ansatte mye administrasjon. Arbeidsgiver vil også kunne oppleve en økonomisk gevinst i at sykefraværet reduseres. Det er igjen forskning som sier at det å jobbe fulle stillinger gir mindre sykefravær. Effekt av at man har et godt og stabilt arbeidsmiljø, en forutsigbar arbeidsplan og inntektsgrunnlag, opplevelsen av kontinuitet og mulighet for faglig utvikling, skaler allikevel god forutsetninger til redusert sykefravær. 4. Lokalsamfunnet. Det er en stor utfordring å både rekruttere og beholde kvalifisert personell dersom stillingene er under 40 %. Faren er stor for at man bare klarer å rekruttere ufaglærte til disse små stillingene, som igjen vil gi kommunen flere med krav om fagutdanning og med uønsket deltid. 5
Moss kommune var deltaker i et KS prosjekt med navnet Saman om ein betre kommune. Saman om ein betre kommune bygger på Kvalitetskommuneprogrammet som ble avsluttet i 2010. Dette utviklingsprogrammet skulle ta tak i noen av de viktigste utfordringene i kommunesektoren for tiden- sykefravær kompetanse /rekruttering, heltid/deltid og omdømme. Med bakgrunn i dette vedtok Moss Kommune et prosjekt med navnet; Saman om ein betre kommune. Alternative arbeidstidsordninger i Skogbrynet 58. Mål med prosjektet i Skogbrynet 58 Moss kommune Prosjektet som har vært tilknyttet Skogbrynet 58 hadde som overordnet formål å, gjennom alternative og nye måter å lage arbeidsplaner på, å redusere omfanget av små-stillinger i avdelingen. Arbeidsgiver hadde som målsetning å få erfaringer på hvorvidt denne arbeidsformen er hensiktsmessig i arbeidet med å redusere antall tjenesteytere som brukere av kommunenes PLO tjeneste daglig måtte forholde seg til. Man søkte også å innhente erfaringer knyttet til hvorvidt den faglige kvaliteten på arbeidet kunne økes ved færre vaktbytter og mer kontinuitet i hverdagen. Moss Kommune ønsket å innhente kunnskap om hvorvidt etablering av alternative arbeidstidsordninger kom til uttrykk i medarbeidertilfredshet, sykefravær, opplevelse av faglig kvalitet, brukertilfredshet og økonomiske konsekvenser. Målgruppe for prosjektet I hovedsak er målgruppen for prosjektet medarbeidere i Moss kommune, som har uønsket deltid. Prosjektet har under prosjektperioden testet ut en alternativ arbeidstid som gjør at medarbeidere med uønsket deltid får høyere stilling. Den alternative arbeidstiden har også bidratt til å hindre nye utlysninger med små stillingsprosenter på helg. 6
Den andre målgruppen for prosjektet er brukere som er tilknyttet tjenester som kan tilby langvakter. Det å benytte alternativ arbeidstid, som er tilpasset brukernes behov for tjenester, vil bidra til økt kvalitet i tjenesten. Opplysninger om deltakerne i prosjektet Skogbrynet 58 har per i dag 49 ansatte; 44 kvinner 5 Menn Kompetanse: 6 Miljøterapeuter 21 Helsefagarbeidere eller tilsvarende 22 Ufaglærte Organisering av prosjektet Våren 2012 ble det satt sammen en partssammensatt gruppe bestående av ledere, ansatte, tillitsvalgte og verneombud. Denne gruppen ble prosjektgruppen for prosjektet i Skogbrynet 58 og har i løpet av prosjektperioden hatt møter, utvekslinger av erfaringer, diskusjoner og drøftinger i forhold til etablering, iverksetting og implementering av prosjektet. Avdelingsleder i Skogbrynet 58 har vært prosjektleder og utarbeidet både turnuser og premisser for prosjektet, som resten av prosjektgruppen har godkjent underveis i prosessen. Forankring av prosjektet i virksomheten Prosjektet er et ledd i Moss Kommunens satsning rundt utfordringene med uønsket deltid i helse og sosialsektoren. Prosjektet ble iverksatt som et ledd i et større prosjekt knyttet til KS prosjektet; Saman om ein betre kommune : Med det overordnede KS prosjektet som bakgrunn vedtok Moss Kommune prosjektet Alternative arbeidstidsordninger i Skogbrynet 58. Samarbeid og medvirkning Skogbrynet 58 sendte i mai 2012 inn en søknad, underskrevet fra lokale tillitsvalgte, om å utvide den daglige arbeidstiden på inntil 13 timer. Den utvidede arbeidstiden på inntil 13 7
timer hjemles ihht A.ml 10-5 (3). Søknaden ble innvilget fra arbeidstilsynet side i perioden 1. august 2012-1.august 2014 Lokale plasstillitsvalgte, verneombud, hovedtillitsvalgte og representanter for de ansatte har vært aktive deltagere i prosjektet og vært med å utforme premisser for langvakter, søknad til arbeidstilsynet, samt praktiske løsninger for arbeidsplaner og rutiner i avdelingen. Langvaktene i Skogbrynet 58 er en frivillig arbeidstidsordning. Det vil si at det er nødvendig med den enkelte ansattes samtykke på arbeidstid utover 10 timer. Ansatte som går 12 timers vakter har godtatt denne arbeidstiden og har, med 1 måneds gjensidig oppsigelse mulighet til å trekke seg fra vaktordningen. I løpet av prosjektperioden har det vært flere møter i prosjektgruppen for å drøfte premisser for langvakter, fremdrift i prosjektet og resultater. Underveis i prosjektet har prosjektleder hatt medarbeidersamtaler med alle medarbeidere som var berørt av prosjektet, hvor prosjektet var en del av samtalen. Ansatte har underveis i prosjektet hatt en åpen dialog med prosjektleder om erfaringer og utfordringer med langevakter, slik at det har vært mulig å justere turnuser underveis i prosjektet. Beskrivelse av tiltaket/ene Prosjektet har etablert arbeidsplaner hvor det gradvis ble innfaset vakttyper med utvidet daglig arbeidstid i henhold til A.ml. 10-5 (3). Den ansatte som ble omfattet av ordningen ble tilbydd ny fast arbeidskontrakt i henhold til ny beregnet stillingsstørrelse. Det var et vilkår at ansatte som ble omfattet av ordningen, dersom de hadde stillinger under 40 % fikk øket sin stilling til minimum 40 %, Før iverksetting av prosjektet ble det foretatt en kartlegging av hvem som kunne tenke seg å gå 12 timers vakter i Skogbrynet 58. Totalt 13 medarbeidere i 2012 ønsket å forsøke en slik arbeidstidsordning. 7 medarbeider fikk økt stillingen sin ved oppstart, og ytterligere 3 ved utvidelse av omfanget av langvakter. Prosjektgruppen ble enig om en rekke premisser som skulle ligge til grunn for iverksetting av langvakter. Premissene har endret seg underveis i prosjektperioden på grunn av en økning av antall ansatte som ønsket å gå langvakter. De premissene som foreligger nå, ved prosjektets slutt, er de som er nevnt under. 8
Premisser godkjent og gjennomført Ordningen skal drøftes med hovedtillitsvalgte før søknad til arbeidstilsynet blir sendt. Hovedtillitsvalgte signerer en avtale med arbeidsgiver i henhold til Arbeidsmiljøloven 10-5 (3): Den utvidede arbeidstiden på inntil 13 timer hjemles i henhold til Arbeidsmiljøloven 10-5 (3). Arbeidstilsynets endelige godkjenning skal være arbeidsgiver i hende før avtalen er gyldig. Signering av arbeidsplan/turnusplan, søknad til arbeidstilsynet, samt premisslisten vil sees på som en avtale mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte Den ansatte som omfattes av ordningen tilbys ny arbeidskontrakt i henhold til ny, beregnet stillingsstørrelse. Det er et vilkår at ansatte som omfattes av ordningen, dersom de har stillinger under 40 %, får øket sin stilling til minimum 40 %, hvis de selv ønsker. Det eksisterer retningslinjer som skal sikre at den ansatte får redusert arbeidsbelastning i 12 timers vaktene. Arbeidsplanens ordinære vilkår med hensyn til daglig og ukentlig hviletid skal overholdes. Det skal etableres en prosjektgruppe med deltagere fra berørte fagforeninger, lokale tillitsvalgte og verneombud, avdelingsleder samt en representant for en av de ansatte som ikke jobber doble vakter Gruppen skal fortløpende i prosjektperioden evaluere prosjektet og drøfte utfordringer og muligheter som følge av ordningen. Gruppa rapporterer til Samarbeidsforum. Ansatte som omfattes av ordningen kan når som helst trekke sitt samtykke til å jobbe lange vakter. De ansatte vil da innplasseres i ordinære vakter som tilsvarer vedkommende stillingsstørrelse. Arbeidstaker vil få ny turnus innen 1 mnd. etter at arbeidstaker har varslet at hun/han trekker seg fra å gå langvakter. Viser det seg lange vakter er uhensiktsmessig for driften, kan arbeidsgiver etter nærmere avtale med de ansatte imidlertid avvikle ordningen med lange vakter. Gjensidig oppsigelse av arbeidsplanen er 1 mnd. 9
Det forutsettes at prosjektgruppen forestår en evaluering ved prosjektets avslutning. Sentrale variabler som må evalueres er den gjeldende medarbeiders sykefraværshistorikk i perioden, avdelingens samlede sykefraværsutvikling, økonomiske rammer, faglig kvalitet b.la m.ht antall tjenesteytere som er tilstede hos bruker, samt medarbeidertilfredshet. Arbeidstakere som går langvakt, skal så langt det er mulig, tilbys 4- hver helg. Gjelder for arbeidstakere over 65 %. Nærmere beskrivelse Tiltaket for å kunne gi medarbeidere økt stilling har vært å tilby 12 timers skift på helg. Skogbrynet 58 hadde i 2012, 5 ubesatte stillinger på helg (lørdag og søndag), som ble fordelt på 10 medarbeidere som ønsket økt stillingsprosent. De økte sin stilling ved å gå langvakter på helg og fikk minimum 40 % stilling fast dersom de ønsket det. En av årsakene til at nettopp Skogbrynet 58 fikk muligheten til å være med i dette prosjektet var at det var en høy grad av små stillinger på helg og at det var mange ubesatte stillinger under 40 %. Arbeidstilsynet Skogbrynet 58, søkte sammen med tillitsvalgte, godkjenning for å innføre langvakter til arbeidstilsynet. Arbeidsmiljøloven 10-5 (3): Den utvidede arbeidstiden på inntil 13 timer hjemles i henhold til Arbeidsmiljøloven 10-5 (3). Søknad om bruk av utvidet daglig arbeidstid i henhold til Arbeidsmiljølovens 10-5 (3) Bakgrunn: Skogbrynet 58 sendte i mai 2012 inn en søknad, underskrevet fra lokale tillitsvalgte, om å utvide den daglige arbeidstiden på inntil 13 timer. Den utvidede arbeidstiden på inntil 13 timer hjemles ihht. A.ml 10-5 (3). Søknaden ble innvilget fra arbeidstilsynet side i perioden 1. august 2012-1.august 2013 Skogbrynet 58 er tilknyttet et prosjekt har som overordnet formål og, gjennom alternative, nye måter å lage arbeidsplaner på, redusere omfanget av småstillinger i avdelingen. Prosjektet har fått tildelt midler i forhold til dette arbeidet fra arbeids og velferdsdirektoratet, knyttet til deres satsning rundt ufrivillig deltid. Erfaringene 10
med å innføre lange vakter på inntil 12 timer (10 timer aktivt fysisk arbeid) har vært svært gode (se vedlegg1 og 2, framdriftsrapport). Arbeidstiden det søkes om, er innenfor rammene etter AML. 10-5 tredje ledd og det er nå behov for et nytt samtykke fra arbeidstilsynet for perioden 1. august 2013 til 1. august 2014. Samtykket ber om under samme forutsetning som forrige søknad og vi vil ved samtykke følge de samme vilkår ved tillatelse jf. AML 18-6 sjette ledd. Det fysisk aktive arbeidet må ikke overstige 10 timer per vakt. Ordningen er frivillig for de gjeldende arbeidstakerne. De øvrige reglene i arbeidstidskapitelet overholdes Premisslisten for ordningen overholdes og ordningen blir fortløpende evaluert Tillatelsen og dens vilkår gjøres kjent for de angjeldende arbeidstakere Avdelingen har gjennomført en ny kartlegging av hvem ansatte som ønsker å jobbe lange vakter og antallet som ønsker dette har økt. Ved prosjektets start var 7 medarbeidere med i prosjektet og antall langvakter var 9. Per i dag omfatter prosjektet 16 av 47 medarbeidere. Antall langvakter er 27. Kort om avdelingen: Skogbrynet 58 er en avdeling som organisatorisk er tilknyttet Virksomhet for funksjonshemmede, Jeløy. Avdelingen yter døgnkontinuerlige tjenester til 12 brukere med ulike psykiske og/eller fysiske funksjonshemninger. Skogbrynet 58 består bygningsmessig av 12 samlokaliserte egne, separate leiligheter/boenheter. Det er knyttet fellesarealer og personalfasiliteter inn i bygget. Avdelingen består av ca 30 hele årsverk, fordelt på 49 stillingsbrøker. Personalet tilhører ulike kompetansegrupper som eksempelvis vernepleiere, fysioterapeuter, hjelpepleiere, omsorgsarbeidere og pleiemedarbeidere. På hvert vaktskift er det ca. 7-9 personer på jobb samtidig. Skogbrynet 58 er en ny og moderne arbeidsplass som var ferdigstilt våren 2011. Boligen er meget godt tilrettelagt for både brukere og personalet. Det er egne møterom, lunsjrom med alle fasiliteter, vaktrom, kontorer, medisinrom samt moderne garderobe og dusjfasiliteter for ansatte. Boligen vurderes som særskilt godt egnet med tanke på at ansatte i en ordning med lange vakter, skal kunne ha mulighet for å trekke seg tilbake i et uforstyrret rom hvor brukere ikke har adgang. Om prosessen: Det har vært nedsatt en partssammensatt arbeidsgruppe bestående av tillitsvalgte og administrasjon/ledelse. Arbeidsgruppen har enstemmig kommet frem til at man kan forlenge vaktene i henhold til AML 10-5 (3). Med bakgrunn i ovennevnte søker vi med dette om Arbeidstilsynets godkjenning av at det i Skogbrynet 58 tillates vaktordninger med inntil 13 timers vakter med hjemmel i a.ml 10-5 (3). For arbeidsgiver For arbeidstaker organisasjonene 11
Godkjenning fra arbeidstilsynet Godkjenning for perioden august 2012 til august 2014 fra arbeidstilsynet er lagt som vedlegg til denne sluttrapporten. Se vedlegg 1 og 2. Ressursbruk Det har under prosjektperioden ikke blitt brukt utover rammene for prosjektmidler tildelt eller egeninnsats. Avdelingen har i prosjektperioden fått godkjennelse for bruk av egeninnsatsen og har på grunn av prosjektet unngått innsparinger som var forespeilet avdelingen i perioden 2012-2013. For å kunne holde liv i et slikt prosjekt krever det mye egeninnsats fra avdelingens side, da det stilles høyere krav til arbeidsplaner og arbeidstidsplanlegging. Avdelingen har hatt en del utfordringer med at stillingsprosenter og stillingshjemler ikke nødvendigvis har passet til de nye arbeidsplanene med langvakter. Dette har skapt noen utfordringer og mye jobb for å skulle tilpasse alle medarbeidere inn i en slik alternativ arbeidstidsturnus. Prosjektleder har valgt å ta avdelingens fagleder i 60 % ut av ordinær turnusarbeid. Dette er gjort for å følge opp fag, skape stabilitet og sikre bedre planlegging. Avdelingen har hatt høyere forbruk i reiseutgifter for personal og drift av egen bil. Det er valgt å bruke en god del ressurser i forhold til dette med reise og bil, da bruk av biler, reiser og lengre turer, faktisk blir mulig med å bruke langvakter. Største delen av midlene, både tilskuddet fra NAV og egeninnsatsen er benyttet til å øke stillinger til de som har uønsket deltid og leie inn ekstra ressurser, utover eksisterende styringsramme. Prosjektet har levert revisor attest for midler benyttet i 2012 og skal levere revisor attest for midler benyttet 2013 innen mars 2014 i henhold til tilsagn/kontrakt med NAV. 12
Finansieringsplan 15.08.12 15.04.13 15.04.13 15.09.13 15.09.13 31.12.13 Sum Egne midler/egeninnsats 355 000,- 383 000,- 261 000,- 999 000,- Andre offentlige midler Andre private midler Søkes av Arbeids- og velferdsdirektoratet (alle utgifter inkludert) 500 000,- 150 000 58 300,- 708 300,- Totalsum for prosjektet 855 000,- 533 000,- 312 000,- 1.708.000,- Budsjett 15.08.12 15.04.13 15.09..13 Sum 15.04.13 15.09.13 31.12.13 Lønn og andre 820 000,- 512 000,- 307 000,- 1.639.000,- godtgjørelser: Reisekostnader: 5000,- 3000,- 2500,- 10 500,- Ekstern bistand: 25 000,- 15 000,- 9000,- 49 000,- Kontorutgifter: 5000,- 3000,- 2500,- 10 500,- Andre utgifter: Totalsum for prosjektet 855 000 533 000,- 320 000,- 1.708.000,- Oppfølging av prosjektet Møtevirksomhet Fremdriftsplanen har noen avvik da det ikke har vært så hyppige møter i prosjektgruppen som det var forespeilet. Årsaken til dette er at det ikke har vært behov for forespeilet møteomfang. Det har underveis i prosjektperioden vært en åpen dialog med plasstillitsvalgte, ansatte og prosjektleder, hvor erfaringer er høstet underveis. 13
Fremdriftsplan 2012 2013 Prosjektperiode, fra:15.08.12 til: 31.12.13 Milepæler fordelt over prosjektperioden: Utarbeide søknad til arbeidstilsynet om godkjenning jf. 10-5 01.06.12 01.06.13 tredje ledd Godkjenning av søknad fra arbeidstilsynet jf. 10-5 tredje ledd 01.08.12 01.08.13 Godkjenning av turnus jf. Interne rutiner for utarbeidelse av turnus 01.09.12 01.09.13 Signere kontrakter til ansatte som får økt stilling jf. Premisser for 01.08.12 lange vakter gjelder hele perioden. Faktura pålydende 500000,- sendt, merket Ref. GAA2826 01.10.12 Møte, prosjektgruppe; ledelse, tillitsvalgte, verneombud, fagledere 10.10.12 Prosjekt ansvarlig org. Sender oppdatert fremdriftsplan og budsjett 20.10.12 for perioden Seminar, Ufrivillig deltid Lillestrøm 16.10.12 Møte, prosjektgruppe; ledelse, tillitsvalgte, verneombud, fagledere 10.12.12 Framdriftsrapport sendes ufrivilligdeltid@nav.no 15.01.13 Møte, prosjektgruppe; ledelse, tillitsvalgte, verneombud, fagledere 10.02.13 Møte, prosjektgruppe; ledelse, tillitsvalgte, verneombud, fagledere 10.04.13 Framdriftsrapport sendes ufrivilligdeltid@nav.no 15.05.13 Møte, prosjektgruppe; ledelse, tillitsvalgte, verneombud, fagledere 10.06.13 Møte, prosjektgruppe; ledelse, tillitsvalgte, verneombud, fagledere 25.08.13 Framdriftsrapport sendes ufrivilligdeltid@nav.no 15.09.13 Møte, prosjektgruppe; ledelse, tillitsvalgte, verneombud, fagledere 25.10.13 Møte, prosjektgruppe; ledelse, tillitsvalgte, verneombud, fagledere 18.12.13 Sluttrapport sendes på e-post, samt i fem eksemplarer til arbeidsog velferdsdirektoratet 01.02.14 Det har i fra vært møte blitt skrevet referat og sendt ut til alle deltagerne av prosjektet. Oppfølging fra ledelsen Prosjektet er en del av en kommunal satsning mot ufrivillig deltid og har i så måte vært forankret i den øverste ledelsen i kommunen. Avdelingsleder har i prosjektperioden vært prosjektleder, noe som har ført til en tett oppfølging av prosjektet i den daglige driften. 14
Resultater i henhold til målene som er satt i søknaden Ved prosjektets start var 7 medarbeidere med i prosjektet og antall langvakter var 9. Per i dag omfatter prosjektet 24 av 49 medarbeidere. Antall langvakter er 143 i en 12 ukers turnus.. Antallet lange vakter på helg har frigjort en god del vakter i ukedagene mandag til fredag. Dette har gjort at ytterligere 3 medarbeidere fikk økt sin stillingsprosent, totalt 10. De som ikke har hatt uønsket deltid og går langvakter på helg, har fått gå 4 hver helg og ikke hver 3 som du gjorde før. Dette er den eneste guleroten for å få flere til å gå langvakter, da det per i dag ikke er noen økonomiske virkemidler for å få medarbeidere til å gå mer helg. Tallene over viser en stor utvikling av prosjektet og en villighet blant arbeidstagerne til deltagelse i prosjektet. Omfanget av langvakter synliggjør i seg selv en reduksjon av småstillinger ved avdelingen, da langvakter hindrer utlysning av små helgestillinger. Langvaktene i seg selv, påvirker ikke bemanningsplanen ved avdelingen og i så måte vil færre ansatte gjøre den samme jobben innenfor samme ramme. Reell stillings økning og reduksjon av uønsket deltid. Stillingsprosent ved oppstart Annette? 77,23 Uønsket deltid per Nåværende Stillingsprosent nå 83,92 Nei 74,41 77,11 Ja 30,28 40,85 Ja 33,8 41,02 Ja 20 54,46 Ja 20,19 22,3 Nei 20,66 23,59 Nei 20,5 21,48 Nei 75 100 Nei 66,55 90,02 Nei Gjennomsnittlig stillingsprosent: 43,86 % 54,47 % 15
Alle medarbeidere som var med i prosjektet hadde uønsket deltid. 6 av 10 har ikke lengre uønsket deltid. Total for avdelingen har 7 medarbeidere fortsatt uønsket deltid. For å kunne ytterligere ha redusert uønsket deltid i avdelingen, er det flere faktorer som må sees på. Flere må gå langevakter på helg, slik at vakter i ukedagene blir frigjort til lave stillingsprosenter som allerede har høy helgebelastning. I tillegg til dette krever langvaktene svært god planlegging i henhold til pauser og samarbeid medarbeidere i mellom. Det har i prosjektperioden blitt gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte i Skogbrynet 58, der alle blant annet har fått komme med synspunkter rundt arbeidstidsordningen, utfordringer, fordeler og ulemper. Høsten 2013 gjennomførte prosjektet en spørreundersøkelse knyttet til tilfredsheten i bruk av langvakter. Spørreundersøkelsen er lagt som vedlegg 3 til rapporten. Sykefravær Moss Kommune ønsket, med dette prosjektet, å innhente kunnskap om hvorvidt etablering av alternative arbeidstidsordninger kom til uttrykk i sykefraværet. 16
Sykefraværet i avdelingen har vært jevnt høyt siden det åpnet i mai 2011. Prosjektleder har gjennomgått fraværet på de som arbeider langvakter på helg, og det fremgår ikke i fraværshistorikken til disse medarbeiderne at det foreligger noe høyere fravær nå en tidligere. Avdelingen er mindre sårbar ved sykefravær på helg nå, da det ikke er så mange ubesatte stillinger på helg som tidligere og dermed har avdelingen flere vikarer å gå på før det utløser overtid. Overtidsbruken er redusert betraktelig fra 1072 timer i 2012 til 698 timer i 2013. Overtid har i stor grad blitt benyttet for å dekke inn korttidsfravær og ubesatte stillinger på helg. Kvalitet på tjenesten Arbeidsgiver hadde som målsetning å få erfaringer på hvorvidt denne arbeidsformen er hensiktsmessig i arbeidet med å redusere antall tjenesteytere som brukere daglig måtte forholde seg til. Man søkte også å innhente erfaringer knyttet til hvorvidt den faglige kvaliteten på arbeidet kunne økes ved færre vaktbytter og mer kontinuitet i hverdagen. Kompetansen på helg har økt, da miljøterapeutene har tatt på seg langvakter på helg, med bytte mot en ekstra fridag på ukedagene. Lav kompetanse på helg har tidligere vært et stort problem, da små stillingshjemler knytter ofte til seg ufaglært arbeidskraft. Høyere kompetanse på helg, fører med seg en klar forbedring av tjenesten. Enkelte brukere trenger kompetansen i form av tiltak som må følges opp, rammer som må settes og medisiner som må følges opp. Økt kompetanse fører også til at de som arbeider sjeldent, i små stillinger, kan føle seg tryggere i sin jobb, da det alltid er noen å spørre hvis man lurer på noe. I tillegg til dette har ikke avdelingen et stort omfang av ubesatte stillinger på helg. Dette gjør at driften blir mer forutsigbar da vaktene i helgene blir besatt av fast personell og lite tilkallingsvikarer. For brukergruppen i avdelingen er forutsigbarhet en stor del av det som skaper kvalitet i tjenesten. Mange av brukerne har en dypt psykisk utviklingshemning og håndterer endringer og ustabilitet dårlig. Ustabilitet og endringer kan lett føre til utagerende atferd hos enkelte og andre kan reagere med å bli mer innesluttet enn vanlig. 17
Langvaktene hadde som målsetning at de skulle bidra til at det ble enklere for personalet å dra på aktiviteter som krevde god tid. Før prosjektets oppstart var det ved mange anledninger brukere ikke fikk dra på aktiviteter, enten fordi aktiviteten tok for lang tid, eller at aktiviteten var for langt unna. Med langvakter vil slike aktiviteter være mulig, da det ikke vil utløse overtid som det ville ha gjort i ordinære vakttyper. Avdelingen har fremdeles mye å gå på for å kunne utnytte langvaktene optimalt i forhold til kvalitet på tjenesten. Høyt sykefravær ødelegger en del av den tenkte forutsigbarheten, i tillegg til at ingen brukere har 1 til 1 bemanning. Dette reduserer fleksibiliteten til medarbeiderne og krever trolig en høyere grad av planlegging for å kunne avvikle nødvendige pauser uten at det går ut over kvaliteten. Arbeidsplanen som inneholder langvakter på helg, har en del elementer i seg som gjør at det stilles store krav til de medarbeidere som ikke går langvakter. Årsaken til dette er at vaktene ikke starter før 09.00 og avsluttes 21.00. Det legger stort press på medarbeidere som kommer på vakt kl. 07.30 og skal ta seg av de brukerne som våkner før 09.00 skiftet kommer. I tillegg til dette er det mange brukere som skal ha bistand etter kl. 21.00, noe som gjør at disse arbeidsoppgavene faller på de som ikke går langvakter. Målet med en arbeidsplan er alltid å imøtekomme brukernes behov for tjenester til en hver tid, alle tider på døgnet. Prosjektgruppen må vurdere om denne arbeidstidsordningen og omfanget ordningen er på per i dag, dekker behovet for tjenester til en hver tid. I denne vurderingen må det drøftes om langvaktene må være lengre (inntil 13,5 timer) og om tidspunktet langvaktene avvikles på skal endres. Spørreundersøkelse, medarbeidertilfredshet- Resultat Moss Kommune ønsket, med dette prosjektet, å innhente kunnskap om hvorvidt etablering av alternative arbeidstidsordninger kom til uttrykk i medarbeidertilfredshet. Det har vært svært vanskelig å trekke ut slutninger og resultat fra spørreundersøkelsen når det gjelder om prosjektet, er en suksess eller ikke, i forhold til medarbeidertilfredshet. Halvparten av ansatte i avdelingen valgte og ikke delta i undersøkelsen, noe som kan tyde på at de fleste synes at arbeidstidsordningen er tilfredsstillende, uten at det er mulig å konkludere med det. 18
Det er ingen som har langvakter i turnusen sin i dag, som ønsker å avvikle ordningen. Mange vil imidlertid at arbeidsgiver skal se på turnusen i sin helhet og forsøke å forbedre denne slik at man får tilstrekkelig med hvile etter en langvaktshelg. Samtidig som justeringer i turnusen vil møte noen av utfordringene medarbeiderne sier noe om, er det en del som peker på andre arbeidsmiljømessige forhold. Spørreundersøkelsen viser også utfordringer ved avdelingen når det gjelder samhandling og kommunikasjon på vakter. Disse utfordringene kan sees i sammenheng med langvaktene, men det er trolig at slike utfordringer hadde vært der uavhengig av dette. I samme tidsrom som spørreundersøkelsen på langvakter ble foretatt, ble det gjennomført en medarbeiderundersøkelse blant alle ansatte ved avdelingen. Her var det også få som svarte, men svarene som kom fra den peker på de samme utfordringene som langvaktspørreundersøkelsen peker på; Utfordringer når det gjelder samhandling og kommunikasjon mellom medarbeidere på helg. Det kommer tydelig frem i undersøkelsen at ansatte er delt i forhold til om dette er en arbeidstidsordning for fremtiden, og om dette er løsningen å satse på når det gjelder uønsket deltid. De medarbeiderne som er mest negative til ordningen er også de som ikke arbeider langvakter selv og som har små stillingsbrøker. Prosjektgruppen mener per i dag at det er litt for tidlig å si noe om dette prosjektet skal føre til en etablert arbeidstidsordning i Skogbrynet 58. Noe av årsaken til dette er at resultatene både i forhold til medarbeidertilfredshet og kvalitet på tjenesten, ikke per i dag er ens tydende positiv. Det er en rekke elementer som det må sees nærmere på, særlig når det gjelder samhandling mellom vaktene og arbeidsplanene generelt. Planer for videreføring Prosjektgruppen har besluttet og la arbeidstidsordningen fortsette ut godkjenningsperioden fra arbeidstilsynet. Det vil si at tiltaket skal videreføres ut august 2014. Frem til august skal prosjektgruppen fortsette å møtes for og drøfte de resultatene som til nå har fremkommet og de erfaringene skal høstes i dette tidsrommet. Mange av medarbeiderne ønsker at langvaktene skal fortsette og ønsker få endringer på sin egen arbeidsplan. Spørsmålet er om drift og kvalitet sier det samme i slutten av godkjenningsperioden for avdelingens del. Prosjektgruppen vil levere fra seg sluttrapporten 19
til øvrig ledelse i kommunal helse og sosialsektor, slik at de kan ta stilling til om tiltaket er overførbart til andre virksomheter i forhold til deres arbeid med uønsket deltid. Oppsummering Avdelingen Skogbrynet 58- Moss Kommune fikk tildelt midler for å finne frem til tiltak som kunne bidra til å redusere omfanget av ufrivillig deltid. Moss Kommune er svært fornøyd med resultatet av prosjektet da det gir kommunen et godt erfaringsgrunnlag i forhold til å skulle iverksette alternative arbeidstidsordninger, som langvakter, i andre virksomheter. Hovedmålsettingen til prosjektet var og gjennom alternative og nye måter å lage arbeidsplaner på, å redusere omfanget av små-stillinger i avdelingen. Det er ingen tvil om at langvaktene på 12 timer på helg i avdelingen, bidrar til reduksjon av uønsket deltid. I sluttrapporten har vi sagt noe om at avdelingen hadde 5 ubesatte helge stillinger før oppstart av prosjektet. Uten innføring av langvakter, hadde avdelingen måtte ansette 5 stillinger på ca. 20 %. En stilling på 20 % er for mange synonymt med uønsket deltid. 10 medarbeidere som var med i prosjektet fikk økt sin stillingsprosent og økte i gjennomsnitt med 10, 61 % hver. Alle som fikk langvaker og ville ha 40 % stilling, fikk dette fast. Denne stillingsprosenten blir ikke endret ved prosjektets slutt, selv om langvaktene kanskje ikke skal videreføres etter august 2014. En av utfordringene med en slik type ordning kun på helg, er at den er krevende å få tilpasset i avdelingens bemanningsplan. Selv om dette oppleves som utfordrende ved Skogbrynet 58, er det ingenting som tilsier at ikke andre virksomheter kan lykkes med dette. En slik type arbeidstidsordning i denne avdelingen, krever et arbeidsmiljø preget av god kommunikasjon og samhandling mellom medarbeidere og de ulike vakttypene, særlig med tanke på avvikling av pauser. Det er stor forskjell i opplevelsen rundt om langvakter fungerer eller ikke, ut i fra om man går det selv eller ikke. Prosjektgruppen har drøftet dette med at alle ikke er med på ordningen gjør noe med innstillingen til denne type vaktordning generelt. I pleie- og omsorgstjenesten er deltidsproblematikken omfattende og brukerne sårbare i forhold til det å møte stadig nye ansatte. Kjente ansikter skaper trygghet og stabilitet i hverdagen, og gjenkjennelse gir tillit til at alt er som det skal være. Langvakter bidrar til å redusere antall hoder på helg, noe som er veldig positivt for brukergruppen i Skogbrynet 58. 20
Vedlegg 1 Godkjenningsperiode 1 fra arbeidstilsynet 21
22
23
Vedlegg 2 Godkjenningsperiode 2 fra arbeidstilsynet 24
25
Vedlegg 3 Spørreundersøkelse, medarbeidertilfredshet Hvilket ansettelsesforhold har du? Hvilket utsagn passer best til din arbeidssituasjoner? 26
Hvordan jobber du med hensyn til langvakter? Dersom du arbeider langvakter, hvor tilfreds er du med arbeidstidsordningen? Er arbeidet ditt slik at du etter arbeidsdagen kjenner deg fysisk sliten? 27
Er arbeidet ditt slik at du etter arbeidsdagen kjenner deg fysisk sliten? I hvilken grad er du enig/uenig at du lett henter deg inn etter en langvaktsperiode? Helt enig; 3 Ikke svart; 8 Ganske enig; 8 Ikke aktuelt; 0 Ikke sikker; 0 Helt uenig; 2 Ganske uenig; 3 Verken enig eller uenig; 1 28
I hvilken grad mener du at arbeidstidsordningen påvirker brukerne? Kommentarer: Kan ha mulighet til å ta med brukerne på lengre turer Slitne tjenesteytere på jobb (jobber ikke langvakt selv) For lite tid til brukerne (jobber ikke langvakt selv) Kontinuitet Positivt hvis vakten blir godt planlagt Negativt fordi det til tider er dårlig planlegging og kommunikasjon Kommer an på hvilke brukere som blir satt sammen Pauseavvikling gjør at dette ikke går Positivt i forhold til forutsigbarhet og muligheter til å dra på turer. Hvordan synes du pauseavviklingen fungerer i forhold til langvaktene? 29
Du som arbeider langvakter, skriv litt om hva som er utfordrende med å jobbe langvakter og hva som er bra: Mange timer på jobb Hvis det er lav bemanning blir det ekstra belastende Får gitt sammenhengende tjenester Litt sårbart da mange av de som ikke går langvakter, ikke kan gi tjenester til alle Bra, fordi man ikke trenger å tenke så mye på klokka Samarbeid mellom ansatte gjør ting til en utfordring enkelte ganger Tilrettelegginger og fravær ødelegger ordningen Nyter hver fjerde helg Deilig med lange friperioder Dersom du ikke jobber langvakter, hvordan påvirker det din arbeidssituasjon de helgene du jobber sammen med andre som går langvakter? Hører de er slitne de som går langvakter Dårlig planlegging av vakter Mange muligheter å finne på noe Virker som noen blir syke på slutten av vakten Totalt sett, ønsker du å fortsette i den arbeidstidsordningen du er i nå med langvakter? 30
Dersom du ønsker å fortsette med langvakter med justeringer, hva mener du må til for at det skal fungere for deg? Legge til rette for friperioder etter langvaktshelg Fordele friperiodene utover flere uker For lange friperioder når man ikke har 100 % stilling Helst ha samme bruker hele vakten Ikke jobbe lengre enn til kl. 21 på fredager Ikke dagvakt mandag etter langvaktshelg Redusere tilrettelegginger på helg Fast rutine på pauser For mange dager i strekk Trenger å prøve det litt til Trenger fridager etter langvaktshelg Ikke samme bruker på lørdag og søndag Bedre planlegging av vaktene Ting kommer nok på plass hvis vi får litt tid på oss Bedre sammensetning av hvem som jobber sammen Ikke dagvakt mandag etter langvaktshelg 31