Fylkesmannen i Nord-Trøndelag

Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Saksbehandler: Anne Lise Mathisen Deres ref.: Var dato:30.05.2013 Tlf. direkte: 74 16 80 41 E-post: fmntanm@fylkesmannen.no Var ref.: 2012/6770 Arkivnr: 721.10 Vikna Kommune v/rådmannen Postboks 133, Sentrum 7901 RØRVIK ; Oversendelse av utkast til rapport etter tilsyn med kommunens ansvar for tildeling og gjennomføring av KVP NAV Vikna 17. og 18. april 2013 Vedlagt oversendes utkast til rapport fra tilsynet med kvalifiseringsprogrammet Vikna som ble utført 17. og 18. april 2013 ved NAV Vi ber dere gjennomgå rapporten med sikte på eventuelle faktiske feil, og gi oss en tilbakemelding innen 17.06.2013 Endelig rapport vil deretter bli ferdigstilt og oversendt kommunen samt Statens Helsetilsyn Med hilsen Erik Stene(e.f.) Velferdsdirektør Helse-. sosial- og barnevernavdelingen Anne Lise Mathisen Råk,iver Helse-, sosial- og barnevernavdelinuen Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrili Vedlegg 1 Oversendelse av utkast til rapport etter tilsyn med kommunens ansvar for tildeling og gjennomføring av KVP NAV Vikna 17. og 18. aril 2013 Kopi m/vedlegg til: NAV Vikna v/anne Lise Borgan 7900 RØRVIK Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 74168000 Postboks 2600 Statens hus Telefax: 74168053 7734 Steinkjer Strandveien 38 Org.nr.: 974 772 108 e-post: fmntpost@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/nt

Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Utkast til rapport fra tilsyn med Kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomforing av kvalifiseringsprogram ved Vikna kommune Virksomhetens adresse: Postboks 133, Sentrum, 7901 Rørvik Tidsrom for tilsynet: 17. og 18.april 2013 - Kontaktperson i virksomheten: Anne Lise Borgan Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Ved tilsynet er det undersøkt om kommunen i Nav sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Tilsynet er avgrenset til: Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling ved at tjenesten er tilgjengelig for potensielle deltakere, at det informeres om tjenesten, og at det gjennomføres forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutningsprosesser knyttet til behandling av søknader om KVP Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprograrnmet ved at innholdet og omfanget i programmene er forsvarlige. 1 dette ligger hensynet til den enkeltes behov og forutsetninger, at programmets innhold støtter opp om formålet og at oppfølging av deltakerne er forsvarlig. I tillegg gjennom jevnlige evaluering og justering av tiltakene underveis dersom det er behov for dette. Programmets varighet skal også etterleves. Denne rapporten beskriver avvik som ble funnet innen reviderte områder. Det ble funnet to avvik: Avvik 1: Kommunen i Nav sikrer ikke forsvarlig tilgjengelighet og tildeling av kvalifiseringsprogrammet. Avvik 2: Kommunen i Nav sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Vedr. kommunens styringssystem har tilsynet vist til at avvikene kan henge sammen med mangler ved internkontroll på området kvalifiseringsprogrammet. Dato: 28.05.2013 Anne Lise Mathisen Grethe Juul og Marita Heimstad revisjonsleder revisor Dehe dokumentet er elektronisk godkjent og har dellor ingen underskrih

Innhold Sammendrag 1 I. Innledning 4 Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold 4 Gjennomføring 4 Hva tilsynet omfattet 5 Funn 5 Regelverk 9 Dokumentunderlag 9 Deltakere ved tilsynet 9

1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vikna kommune i perioden 17. og 18.april 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester 2-6. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersokelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene folges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon undersokelser. gjennomfores ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfintet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskril-l men der tilsynsmyndigheten finner grunn til påpeke mulighet for forbedring Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Vikna kommune har om lag 4241 innbyggere. Kontoret er ett av 3 lokalkontor i tjenesteområdet Ytre Namdal. Hvert lokalkontor har sin leder med ffiglig og administrativt ansvar for kommunale og statlige fienester. Nav-leder i Vikna har i tillegg et overordnet ansvar for den statlige fienenesteprodukonen i NAV Vikna Nav Vikna har 3 kommunalt ansatte i til sammen 2.6 årsverk. 40 % av dette brukes til startlån som er ligger under NAV kontoret. Det er 5 personer som er statlig ansatt og dette utgjor tilsammen 5 årsverk. Alle ansatte (både statlige og kommunale)i NAV Vikna skal ifølge partnerskapsavtalen kunne utføre veiledning på hele NAVs oppgaveportefolje. dvs både statlige og kommunale fienester/ytelser. Dette gjøres ut fra delegasjonsvedtak. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble 08.02.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokurnentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.april 2013.. Intervjuer 5 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt 18.april 2013 Hva tilsynet omfattet Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er en rettighet dersom betingelsene hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 29 er oppfylt. Formålet er å bidra til at flere i målgruppen kommer i arbeid. Statens helseti1syn har derfor bestemt at det i 2013 og 2014 skal føres et landsomfattende tilsyn med kommunen i Nav sitt ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Det føres i 2013 tilsammen 100 tilsyn, hvorav 4 i Nord-Trøndelag. Tilsynene gjennomføres etter felles mal, og vil inngå i Statens Helsetilsyns oppsummering av situasjonen på landsbasis. Tilsynet er avgrenset til å undersøke om kommunen i Nav sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Funn Det ble funnet 2 avvik: Avvik 1: Kommunen i Nav sikrer ikke forsvarlig tilgjengelighet og tildeling av kvalifiseringsprogrammet. Underkrav 1:Tilgjengelighet Hjemmel: Avvik fra STL 17, 29, 4, 5 og fv1. 11, forskrift om internkontroll i kommunalt NAV 4 og 5. Lovgrunnlaget for kravet om at tjenesten KVP skal være tilgjengelig kan utledes etter tolkning av flere bestemmelser, blant annet av rettighetsbestemmelsen i STL 29 om rett til å delta i kvalifiseringsprogram forutsatt at inngangsvilkårene er oppfylt. I Ot.prp. 70 (2006-2007) redegjøres for at KVP skal være en rettighet og at rettighetsfestingen ska1 bidrar til at ordningen blir tilgjengelig. Forsvarlighetskravet, jf. STL 4 underbygger lovgrunnlaget om tilgjengelighet i STL 29. Det fremgår av Rundskriv 35 at kravet om forsvarlighet forutsetter at tjenestene er tilgjengelige for alle som har et hjelpebehov.

For å overholde kravet om tilgjengelighet må kommunen sikre at det gis informasjon om tjenesten. Kommunens plikt til å informere om KVP er hjemlet i STL 17 annet ledd og fv1. 11. Avviket bygger på: Det finnes ingen plan for hvordan informasjonsplikten og identifikasjonsarbeidet (tilgjengeligheten) skal ivaretas. Det finnes ikke spor av vurderinger og resultatet av vurderinger om kvp kan være en rettighet for langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp. Underkrav 2:Kartlegging, vurdering og beslutning: Kommunen skal ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikre forsvarlig kartlegging for å avgjøre søknad om KVP, og faglig vurdering og beslutning om KVP: Hjemmel: STL 4. 5. 29. 42 og 43. fv1. 17 og 24 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV 4 og 5 Beslutningen om rettiikke rett til deltakelse i KVP er et enkeltvedtak, og reglene i kap. 5 i STL må følges. Kartlegging, vurdering og beslutning skal foretas med utgangspunkt i STL 29. Det fremgar av lovteksten hvilke opplysninger som ma innhentes og hvilke vurderingstemaer kommunen skal ta stilling til. Bestemmelsen lyder: Kvaldiseringsprogram gjelder for J?C/.V()/?c1i.vrkesalaiv cdcler nied vesentlig nedsan arbeidsinntektsevne og ingen eller svcert begrensede.vielser til etterlolken:vgdloven eller arbeidsmarke(isloven. Kartlegging Et sentralt element for å gjøre forsvarlige kartlegginger er kravet om at saken skal være tilstrekkelig opplyst. Kravet om at sakene skal være sa godt opplyst som mulig før vedtak fattes følger av STL 43. jf. fv1. 17 forste ledd: 17. «Orvalmingsorganels wrednings- og informasjonsplikt). Forvahningsorganet skal pase at saken er godt opplvst soll7 muligfor vedtak trefles... For a opplyse saken tilstrekkelig er det viktig med dialog med søker. Kommunen skal innhente informasjon i samarbeid med søker for a opplyse saken. Det kan være nødvendig med samarbeid med søker under hele søknadsbehandlingsprosessen. Dialogen med søker bidrar til at det foreligger et godt grunnlag for å gjøre individuelle vurderinger og riktige beslutninger om hvorvidt søknader Avviket bygger på: Det er ikke foretatt risiko- og sårbarhetsanalyse i forhold til tildelingsprosessen når det gjelder KVP Brukermedvirkning Om NAV kan tilby et passende program Det innhentes ikke systematisk opplysninger som belyser om deltakerne har vesentlig nedsatt arbeidsevne, og om tett og koordinert bistand er hensiktsmessig og nødvendig. Følgelig vises det ikke i vedtaket om søkeren er individuelt og konkret vurdert.

Saksbehandlingsprosessen må planlegges. Det må foreligge risiko- og sårbarhetsanalyser på området. Ledelsen må følge med på saksbehandlingsprosessen og det må være muligheter for å rapportere avvik Avvik 2: Kommunen 1Nav sikrer ikke at det systematisk foretas forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Underkrav 1: Tidsfrist for igangsetting Kommunen skal, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikre at tidsfrist for iverksetting av programmet overholdes Hjemmel: STL 5 og 31, jf. Forskrift om internkontroll i kommunalt NAV 4 og 5. Varigheten av kvalifiseringsprogrammet skal framgå av innvilgelsesvedtaket, mens tidspunktet for oppstart skal framgå av programmet. Dette betyr at starttidspunktet for programmet ikke nødvendigvis er det samme som vedtaksdatoen. Programmet er et vedlegg til vedtaket. STL 31 lyder: 31 Iverksetting av programmet Kommunen skal tilrettelegge og iverksette kvalifiseringsprogram for person som omfattes av bestemmelsene i 29 og 30 fra det tidspunktet kvalifiseringsprogrammet angir, men senest innen seks rnndr. Etter at søknad om deltakelse har kommet inn. Avviket bygger på: Tidsfrist for iverksetting fremgår ikke. Det foreligger ingen oversikt over søknad- og oppstartsdatoer. Underkrav 2:Tilpasset program Kommunen skal sikre at KVP har forsvarlig innhold og omfang, herunder at det er tilpasset den enkeltes behov og utfordringer. Hjemmel: Avvik fra STL 30, 42 og 5, forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad 1 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV 4 og 5. Prosessen med å avgjøre søknader om KVP og det å beslutte programmenes innhold går over i hverandre der søknaden om KVP innvilges. Kartleggingsarbeidet som foretas i forkant av beslutningen om tilbud om KVP er derfor viktig både for å finne frem til om betingelsene for deltakelse i programmet er oppfylt og for å finne frem til tilpasset program innhold og omfang. For at innholdet i programmet skal være forsvarlig må det være individuelt tilpasset, noe som forutsetter brukermedvirkning. Programmet må innholde arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking, og andre tiltak som støtter opp under og forbereder overgangen til arbeid. Samtidig må omfanget være forsvarlig, dvs, være på fulltid (37 1/2time per uke) og strekke seg over lang nok tid.

Avviket bygger på: Det fremgår ikke systematisk at programmene forutsetninger. er tilpasset den enkeltes behov og Underkrav 3: Oppfølging: Kommunen skal sikre forsvarlig oppfølging ved gjennomføring av KVP. Hjemmel: Avvik fra STL 30, 4, 42 jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og stonad 1,jf. STL 5, jf. forskrift om internkontroll i kommunalt NAV 4 og 5. En viktig side av et forsvarlig oppfølgingsarbeid er evaluering og justering av programmet. Dette må gjøres i samarbeid med søker. Viktige forhold som må evalueres er fremdrifi, deltakernes utvikling. endringsbehov. behov for endring av tiltak, oppfølgingsmetode/omfang og vurdering av forlengelse av program. Forskrift om kvalifiseringsprogram og stonad 1 siste ledd understrekes plikten til å evaluere. Forskriftens 1 siste ledd lyder: Kvalifiseringsprogrannnets innhold skal evalueres i lopet av programperioden. Det skal fremga av progrannnet pa hvilke tidspunkt det skal,foretas evalueringer. Evalueringene inngar i den kontinuerlige oppfolgnigen av deltakeren. Tiltakene i programmet og deltakerens progresjon skal vurderes og ved behov folges opp med endringer i programmets innhold. Kommunen har ansvar for at det settes av tilstrekkelig ressurser og tid i NAV-kontoret til at den enkelte deltaker ffir forsvarlig bistand og oppfølging. Forsvarlig oppfølging innebærer en tett og koordinert bistand gjennom programperioden. Hyppighet av kontakt mellom tjenestemottaker og NAV- veileder er derfor viktig. Hvor hyppig kontakten må være vil variere avhengig av hvor tjenestemottaker er i programmet. hvilken type utfordringer vedkommende har osv. Avviket bygger på: Oppfølgingsarbeidet må være plassert og kjent Oppfølgingsarbeidet må planlegges slik at det er forsvarlig Ledelsen må følge med på oppfolgingsarbeidet Tiltakene evalueres ikke systematisk, noe som begrenser muligheten til å vurdere effekten av tiltakene. Det må iverksettes styringstiltak som bidrar til forsvarlig oppfølging 6. Virksomhetens styringssystem I fig. Lov om sosiale tjenester i Nav 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Forskrifi om internkontroll for de kommunale tjenestene i Nav beskriver mer detaljert hvordan dette skal gjøres. Vikna kommunes samarbeidsavtale med Nav Nord-Trøndelag skal sikre at flere av disse kravene blir ivaretatt. Lov og forskrift innebærer at kommunen gjennom ledelse og styring må sikre at kommunen har forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Tilsynet har vist at dette i for liten grad skjer. Styringsmessig sett bør det gå klart frem hvem som har oppgaver knyttet til å utarbeide tilpasset program til deltakerne av kvalifiseringsprogram. Det må også være klart hvem som har oppgaver knyttet til å følge

med på om arbeidet med å tilpasse program generelt går som planlagt og utføres i henhold til lov- og forskriftskrav. Gode og tilstrekkelige tiltak for å sørge for at programmene er individuelt tilpasset må iverksettes. 7. Regelverk Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Lov 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften) FOR 2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltingen Rundskriv Hovednr. 35 lov om sosiale tjenester i NAV Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad av 21.desember 2011 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart Nav Vikna og tjenesteområdet i Nord-Trøndelag. Samarbeidsavtale Vikna kommune / Nav Nord-Trøndelag, datert14.04.2011 Delegasjonsreglement for Vikna kommune, vedtatt 29.10.2004. Oppdatert oversikt over anvisningsmyndighet/delegert myndighet fra rådmann til leder for NAV Vikna datert 01.06.2012 Rutinebeskrivelser/funksjonsbeskrivelser for KVP-veiledere oppdatert 17.06.2011 Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Mapper på de 10 siste langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp Mapper på alle som har eller er deltakere i KVP-program. 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Anne Lise Borgan Oddrun Drag Hege Skorstad Trude Kallestad Roy Ottesen Funksjon / stilling Avdelingsleder NAV Vikna Veileder Veileder Veileder Rådmann Å ningsmøte Intervju Sluttmøte Fra tilsynsmyndighetene deltok: Ann Lise Mathisen, Revisjonsleder Grethe Juul, Revisor Marita Heimstad, Revisor