Rammeavtaler IKT-konsulenter Svar på spørsmål til konkurransen Innhold 1. Innledning... 2 2. Spørsmål mottatt per 29.09.15... 2 3. Spørsmål mottatt per 4.10.15... 2 4. Spørsmål mottatt per 10.10.15... 5 5. Spørsmål mottatt per 20.10.15... 5 6. Spørsmål mottatt per 26.10.15... 6
1. Innledning Det vises til kunngjøringen på Doffin, og konkurransegrunnlaget. Dette dokumentet gir svar på spørsmål som er skriftlig mottatt i konkurransen. Fristen for å stille spørsmål er 31.10.2015. 2. Spørsmål mottatt per 29.09.15 Spørsmål nummer 1 Spørsmål: Vi ser i denne anskaffelsen at det står forskjellige tidsfrister. I Doffin står det at tidsfristen er 09.11.2015 og i dokumentet står det at det er 06.11.2015 Hvilke av disse datoene stemmer? Korrekt tilbudsfrist er mandag 9.11.2015 kl. 14:00. Ved en inkurie var det angitt feil dato i konkurransegrunnlaget. Oppdatert versjon av dette er nå lastet opp på Doffin.no Spørsmål nummer 2 Spørsmål: Jeg kan ikke se noe sted i avtaledokumenter det er beskrevet noe stipulert omfang, verken i kroner eller timer. Er det mulig å få en indikasjon på dette? Fiskeridirektoratet har de siste årene kjøpt konsulenttjenester innen fagområdene anskaffelsen omfavner for rundt 5 MNOK per år. Uten at det gis noen garanti for fremtidig kjøp, antas det at behovet for IKTkonsulenter vil holde seg stabilt også de neste årene. Spørsmål nummer 3 Spørsmål: I kap 1.2.2 Kontraktstype i Del 1 Konkurransegrunnlag står det «For oppdraget skal det for hvert kompetanseområde inngås rammeavtale med en leverandør.» Det fremkommer her ganske klart at dere ikke ønsker flere enn en leverandør på hvert kompetanseområde. Men jeg spør likevel for å være helt sikker. Har dere ikke planer om å ha flere enn en leverandør på hvert enkelt kompetanseområde? Det skal inngås kun en kontrakt per kompetanseområde. 3. Spørsmål mottatt per 4.10.15 Spørsmål nummer 4 Spørsmål: Da det skal inngås en rammeavtale pr kompetanseområde - 13 ulike rammeavtaler - forstår vi det rett at det da blir 13 ulike evalueringer av kvalitet-ressurstilgang- pris, en separat evaluering pr kompetanseområde? Er det da også slik at det ikke styrker Leverandørens tilbud å tilby på flest mulig av kompetanseområdene FM-3021 Side 2 av 6
fordi hvert område blir selvstendig vurdert uavhengig av om det er levert tilbud fra Leverandøren på andre områder? Hvert kompetanseområde vil bli evaluert hver for seg altså 13 ulike evalueringer. Det må angis pris per tilbudte kompetanseområder. Tilbyder vil i tillegg stå fritt til å kunne tilby alternative prismodeller (rabatter eller lignende) dersom man blir tildelt kontrakt på flere kompetanseområder. Dersom slike alternative prismodeller tilbys, vil oppdragsgiver etter å ha vurdere hvert kompetanseområde hver for seg, og sett resultat av disse, gjøre ny vurdering basert på tilbyders alternative prismodeller Spørsmål nummer 5 Spørsmål: Det står i punkt 1 på side 5: "Avrop skal tildeles etter reglene i rammeavtalens kapittel 4.". Vi antar at det skal stå kapittel 6.7. I neste setning står det i parentes "jf. Bilag 4". Vi antar at det ikke skal være Bilag 4, men Bilag 6. Det står lenger ned på samme side "Hvis den generelle avtaleteksten henviser endringer til et annet bilag enn bilag 8, ". Vi antar at det ikke skal være Bilag 8, men Bilag 4. Dette er korrekt. Avtaledokument vil bli oppdatert og publisert på doffin.no. Spørsmål nummer 6 Spørsmål: Det står i punkt 2 på side 6: "Senest 3 måneder før utløpet av avtalen skal Leverandøren henvende seg til Kunden med spørsmål om de ønsker å forlenge avtalen." Vi undrer oss på hvor hensiktsmessig dette vil være. Dersom Leverandøren glemmer å spørre om rammeavtalen skal forlenges innen fristen så vil den altså utløpe, og Fiskeridirektoratet står uten rammeavtale på dette kompetanseområdet. Vil ville tro at Fiskeridirektoratet er bedre stillet, særlig fordi Fiskeridirektoratet ikke har kjøpsplikt, om avtalen automatisk fornyes med mindre Fiskeridirektoratet sier opp senest 3 måneder før utløpet av avtalen. Som utgangspunkt er Fiskeridirektoratet av den oppfatning at en del av kontrakt- og kundeoppfølging vil være å se til at avtalene er gyldige. Man vil imidlertid her gjøre en endring, slik at ny tekst i avtaledokumentet vil lyde som følger: «Med mindre Fiskeridirektoratet sier opp avtalen senest 3 måneder før utløpet, vil Avtalen fornyes automatisk med 12 mnd varighet. Slik fornyelse kan kun skje inntil 3 ganger. Etter maks antall fornyelser opphører avtalen uten nærmere beskrivelse ved avtalens slutt.». Avtaledokumentet vil bli oppdatert og publisert på doffin.no Spørsmål nummer 7 Spørsmål: Det står i punkt 6.1 på side 8: "Konkrete oppdrag som skal utføres avtales særskilt i egne Oppdragsavtaler (ref. bilag 4) som knyttes til denne rammeavtalen.". Vi antar at det ikke skal være bilag 4, men Bilag 6. Dette er korrekt. Avtaledokument vil bli oppdatert og publisert på doffin.no. FM-3021 Side 3 av 6
Spørsmål nummer 8 Spørsmål: Det står i punkt 6.6 på side 9: "Oppdragsbestilling/avrop på rammeavtalen kan gjøres av alle som Kunden har gitt fullmakt til dette, jf. Pkt. 6.6 i denne avtalen." Vi antar at det ikke skal være Pkt. 6.6, men Pkt. 5.1. Dette er korrekt. Avtaledokument vil bli oppdatert og publisert på doffin.no. Spørsmål nummer 9 Spørsmål: Punkt 8 på side 11 omhandler opphavs- og eiendomsrett. Vi ber Fiskeridirektoratet vurdere å ta inn en bestemmelse tilsvarende som i SSA-B/O som sikrer Leverandørens materiell: "Konsulenten beholder rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag." Fiskeridirektoratet vil innta en bestemmelse tilsvarende som i SSA-B/O. Avtaledokumentet vil bli oppdatert og publisert på doffin.no Spørsmål nummer 10 Spørsmål: Punkt 9 på side 11 omhandler mislighold. Vi ber Fiskeridirektoratet vurdere å kalle punktet "Mislighold og erstatning" og ta inn en bestemmelse som bygger på teksten i SSA-B som begrenser partenes erstatningsansvar iht. aksepterte standarder: "En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med mislighold iht. forrige avsnitt, med mindre den misligholdende parten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den misligholdende parten. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Samlet erstatning for en misligholdt Oppdragsavtale er begrenset til et beløp som tilsvarer avtalt vederlag eller et øvre estimat for bistanden, eksklusive merverdiavgift. Disse begrensningene gjelder imidlertid ikke hvis den misligholdende part eller noen denne svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett» Fiskeridirektoratet vil innta en bestemmelse tilsvarende som i SSA-B/O. Avtaledokumentet vil bli oppdatert og publisert på doffin.no Spørsmål nummer 11 Spørsmål: I punktet 8.2 står det: Evaluering Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 6 er høyest og 1 er lavest. Ikke besvart/umulig å evaluere vil få score 0." Samtidig så leser vi konkurransen at en kan søke en eller flere områder, og at Fdir skal inngå avtale med en leverandør pr område. Jeg antar at hvert enkelt område blir vurdert hver for seg og at en ikke får 0 poeng om en ikke søker på et av områdene? Hvert område vil bli vurdert hver for seg. Se for øvrig også spørsmål nr. 4. FM-3021 Side 4 av 6
Spørsmål nummer 12 Spørsmål: I punkt 2.5 står det at tilbudsfrist er 06.11.2015 kl 1400, mens i Tenderen og på forsiden til Mercell så står det 09.11.2015 kl 1400. Hva er riktig Se svar på spørsmål nr. 1 4. Spørsmål mottatt per 10.10.15 Spørsmål nummer 13 Spørsmål: Hva er foretrukket plattform for «Min Side» løsning Foretrukket plattform for Min Side vil være Java Spørsmål nummer 14 Spørsmål: Er det tenkt noe rundt plattformvalg for Internettsider? Internettsidene våre er publisert med EZ Publish og vi har ikke planer om å endre på dette de neste 3 årene. Spørsmål nummer 15 Spørsmål: I Kravspesifikasjonen pkt «2.2.10 Portalløsninger, internettsider, Min Side portaler» er det krav til kompetanse på implementering av «Min Side» portaler. Kan dere utdype hva som er formålet til Min Side for Fiskeridirektoratet? Gjerne en beskrivelse av tenkt innhold og av hvem som er målgruppen for «Min Side» Min Side er for fiskebåter og fiskeoppdrettere. Formålet et å formidle konfidensiell informasjon fra våre databaser, samt selvbetjening som i en nettbank. Spørsmål nummer 16 Spørsmål: I Kravspesifikasjonen pkt. 2.2.11 «Prosjektledelse og Agile prosjektmetoder» etterspørres følgende: «Erfaring fra forvaltning med referanser». Hvilken type forvaltning menes her evt. ber vi om at kravet utdypes. Vi mener her er at de som har erfaring med prosjektledelse av agile prosjekter med referanser gir en beskrivelse av dette. 5. Spørsmål mottatt per 20.10.15 Spørsmål nummer 17 Spørsmål: Under "7.5 krav til økonomisk og finansiell stilling» i Konkurransegrunnlaget står: Utskrift av kredittvurdering ikke eldre enn 3 måneder fra kredittselskap (tilsvarende Experian og Dun & Bradstreet). FM-3021 Side 5 av 6
Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling. Vi lurte på om det var OK at vi spurte SMN Regnskapshuset eller vår revisor om en slik utredning? Nei, det skal leveres utskrift av kredittvurdering fra et kredittselskap for dette kravet. Dersom leverandør ønsker det, kan det i tillegg leveres vurdering fra egen regnskapsfører og/eller revisor. 6. Spørsmål mottatt per 26.10.15 Spørsmål nummer 18 Spørsmål: Hvilke verktøy benytter direktoratet til datavarehus/business intelligence? Vi bruker Tableau Software som BI system Spørsmål nummer 19 Spørsmål: Er det etablert et eksisterende datavarehus? Vi har per i dag ikke bygget datavarehus Spørsmål nummer 20 Spørsmål: Hvor mange timer forventes i uttak på denne delen i avtaleperioden? Vi antar at det vil bli tatt ut rundt 500 timer pr år på denne delen av avtalen FM-3021 Side 6 av 6