Spørsmål til DSB i spørsmålsrunden:

Transkript

1 Side 1 av 6 Spørsmål til DSB i spørsmålsrunden: Det vises til DSBs konkurransegrunnlag nr. 2013/202. I konkurransegrunnlagets bilag 2 Rammeavtaledokument henvises det til Statens standardavtale for bistand (SSA-B) og Statens standardavtale for oppdrag (SSA-O). 1) Spørsmål til SSA-B og SSA-O punkt 1.6 Nøkkelpersonell I andre avsnitt i bestemmelsen skal all skifte av nøkkelpersonell godkjennes av kunden, men det kan være at nøkkelpersonell byttes ut av forhold som ligger utenfor leverandørens kontroll. Dette kan være at personell ønsker å slutte, bytte oppgaver (som kan være pga. faglige utfordringer, forfremmelse, omstillinger eller helseforhold). I mange tilfelle vil det være vanskelig for leverandøren å be om samtykke fra kunden, som dersom det er helseforhold som ligger til grunn for byttet, siden leverandøren da ikke kan informere om den ansattes helseforhold. Det må derfor være anledning for leverandøren å bytte ut nøkkelpersonell såfremt forholdet er utenfor leverandørens kontroll eller myndighet, og det foreslås derfor at det tas inn en ny andre setning i andre avsnitt (dagens andre setning blir da tredje setning) til å lyde som følger eller endres til en mer balansert regulering enn i avtalen nå: Dette gjelder ikke dersom skiftet av nøkkelpersonell ligger utenfor Konsulentens kontroll eller myndighet som arbeidsgiver. Det bes om tilbakemelding på om dette kan tas inn som endring i konkurransegrunnlaget. Dersom ovennevnte ikke aksepteres av kunden, bes det om tilbakemelding på hvordan kunden kan akseptere å løse utfordringen som er beskrevet. Svar på spørsmål 1) Bestemmelsen skal sikre at leverandøren etter kontraktstildeling ikke gjør endringer i tilbudte ressurser som medfører at oppdragsgiver står tilbake med ressurser av dårligere kvalitet enn det som lå til grunn ved avtaleinngåelsen. Videre skal den sikre kontinuitet i prosjektene, samtidig som kostnaden for kompetanseoverføring ved bytte av nøkkelpersonell ikke belastes oppdragsiver. Dette gjelder uavhengig av hvilken begrunnelse som fremmes som grunnlag for uskiftingen fra leverandørens side. Når pkt. 1.6 i tillegg inneholder en bestemmelse om at godkjenning ikke kan nektes uten saklig grunn, kan vi ikke se at det er behov for å presisere dette ytterligere. Et unntak som her skissert kan ikke aksepteres. 2) Spørsmål til SSA-B og SSA-O punkt 3.1 Konsulentens plikter Dersom det skal leveres tredjepartsprodukter under Avtalen, som maskinvare eller programvare, vil ikke leverandøren kunne ta ansvar for feil og mangler i disse, siden det ligger utenfor leverandørens kontroll om det er feil f.eks. i standard programvare fra en tredjepart, og leverandøren har få eller ingen muligheter til å utbedre feil i tredjepartsprodukter. Det forespørres om det kan tas inn nytt siste avsnitt i punkt 3.1 som kan lyde som følger eller endres til en mer balansert regulering enn i avtalen nå: Konsulenten er ikke ansvarlig for feil, mangler eller funksjonalitet i tredjepartsprodukter (herunder programvare) som leveres etter Avtalen.

2 Side 2 av 6 Dersom ovennevnte ikke aksepteres av kunden, bes det om tilbakemelding på hvordan kunden kan akseptere å løse utfordringen som er beskrevet. Svar på spørsmål 2) Innholdet i SSA-B er (og tilsvarende SSA-O med unntak av det som står i kursiv/klamme): Bistanden skal gjennomføres i samsvar med avtalen, og skal utføres profesjonelt, effektivt og med høy faglig standard. (Konsulenten skal benytte de standarder og/eller metoder eller lignende som Kunden eventuelt har angitt i bilag 1. Kunden skal gis mulighet til å kontrollere og etterprøve Konsulentens arbeid og at oppgitte standarder/metoder følges.) Konsulenten skal lojalt samarbeide med Kunden, og ivareta Kundens interesser. Henvendelser fra Kunden skal besvares uten ugrunnet opphold. Konsulenten skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Konsulenten forstår eller bør forstå kan få betydning for Bistandens gjennomføring, herunder eventuelle forventede forsinkelser. Vi ser ikke en umiddelbar naturlig sammenheng mellom denne bestemmelsen, og leverandørens ønske om inntak av en bestemmelse om ansvarsfraskrivelse for tredjepartsprodukter. På generelt grunnlag kan vi allikevel si at bruk av tredjepartsprodukter er leverandørens ansvar, så lenge ikke annet er avtalt med oppdragsgiver. Dersom leverandøren velger å benytte tredjepartsprodukter uten at dette er særskilt avtalt med eller godkjent av oppdragsgiver, vil de samme kravene til kvalitet bestå. Tilsvarende vil gjelde for risiko, dersom leveransen ved bruk av tredjepartsprodukter ikke tilfredsstiller avtalt kvalitet eller standard. Et unntak som her skissert kan derfor ikke aksepteres. 3) Spørsmål til SSA-B punkt 4.2 / SSA-O punkt 6.2 Fakturering Den vesentlige delen av leverandørens kostnader er lønnskostnader, og dersom det tar lang tid fra leverandørens ytelser leveres til leverandøren får betaling for tjenestene, vil leverandøren ha store utlegg for kostnader som påløper ved leveranse av tjenestene til kunden. Fra tjenestene ytes til leverandøren får betalt kan det gå opp til 2 måneder, avhengig av når fakturering skjer. Det forespørres derfor om at betalingsfristen på fakturaer til kunden endres fra 30 til 21 dager i tredje avsnitt i punkt 4.2 / 6.2. Svar på spørsmål 3) Reguleringen av betalingsfrist for fakturaer på 30 dager har sin enkle begrunnelse i at vi har et system som er tidkrevende for mottak, attestasjon, godkjenning og kreditering. Det er imidlertid ingenting i veien for at fakturaer blir betalt raskere dersom dette praktisk lar seg gjøre. Vi er allikevel nødt til å opprettholde den formelle forfallstiden med 30 dager, og oppfordrer derfor leverandørene til å fakturere påløpt bistand fortløpende.

3 Side 3 av 6 4) Spørsmål til SSA-B punkt 5 / SSA-O punkt 7 Opphavs- og eiendomsrett Leverandøren leverer tjenester til et stort antall kunder og søker å gjenbruke erfaringer, resultater og know-how av generelle elementer fra det som er utviklet for kundene i senere leveranser for å videreføre og utvikle teknologien i markedet. Dette uten at det som er kundespesifikt og spesielt tilpasset for den enkelte kundes spesielle behov videreføres. Dette sparer kunden for kostnader, siden løsninger kan utvikles raskere ved gjenbruk, og sikrer en løsning som er basert på tidligere uttestede erfaringer. For at denne modellen skal kunne gjennomføres, er det nødvendig at leverandøren beholder opphavsretten til det som utvikles. Kunden får allikevel tilsvarende rettigheter som kunden ellers ville fått ved å få overdratt opphavsretten, og det forespørres om første avsnitt i bestemmelsen kan endres til følgende eller endres til en mer balansert regulering enn i avtalen nå: Kunden får en ikke-eksklusiv og ubegrenset bruksrett i egen virksomhet til Avtalens resultater. Denne retten tilfaller Kunden når betaling har skjedd. Opphavsretten, patentretten og andre industrielle rettigheter til Avtalens resultater forblir Konsulentens. Svar på spørsmål 4) Valgte kontraktsstandarder regulerer opphavs- og eiendomsrett slik at erfaringer og kunnskap, evt. løsninger og resultater som følger av den bistanden som oppdragsgiver betaler for, tilfaller oppdragsgiver. Konsulentens egne verktøy, metodegrunnlag og opparbeidet know- how som ikke er taushetsbelagt tilfaller leverandøren. Vi anser dette å være en rimelig bestemmelse all den tid dette faktisk opparbeides for oppdragsgivers regning. En overføring av eierskap som her skissert kan derfor ikke aksepteres. 5) Spørsmål til SSA-B punkt / SSA-O punkt Tilbakehold av ytelser I avtalens punkt / har kunden tilbakeholdsrett, mens leverandøren har ikke en tilsvarende rett. Etter alminnelig kontraktsrett har hver av partene tilbakeholdsrett, og det er uklart hvorfor leverandøren ikke skal ha anledning til å stanse sine ytelser dersom kunden ikke betaler som avtalt. Det forespørres om siste setning i bestemmelsen kan endres til å være i overensstemmelse med markedsvilkår og alminnelig kontraktsrett ved at denne endres til følgende eller endres til en mer balansert regulering enn i avtalen nå: Konsulenten kan holde tilbake ytelser som tilsvarer Kundens mislighold etter Konsulenten har gitt rimelig varsel om at ytelsene vil bli holdt tilbake, og forholdet er drøftet mellom partene. Dersom ovennevnte endres, må også tilsvarende endring foretas i SSA-O punkt 9.3 som inneholder samme regulering. Svar på spørsmål 5) Oppdragsgiver kan kun tilbakeholde betaling av ytelser i tilfeller hvor konsulenten først har mislighold sine forpliktelser. Manglende betaling fra oppdragsivers side vil derfor aldri skje, med mindre det foreligger et mislighold fra leverandøren i forkant. Skulle manglende betaling allikevel inntre er dette regulert av bestemmelsene om forsinkelsesrente. Det foreligger etter vår oppfatning derfor ikke grunnlag for den skisserte endringen.

4 Side 4 av 6 6) Spørsmål til SSA-O punkt Dagbot ved forsinkelse Dagbot er en forenklet erstatningsutbetaling slik at kunden ikke skal pålegges å dokumentere tap før erstatning utbetales. Normalt har ikke kunden krav på erstatning i tillegg til dagbot, men dette er ikke klart etter avtalen. Det forespørres derfor om det kan legges til eller kreve erstatning eller andre sanksjoner legges til i slutten av første setning i fjerde avsnitt av bestemmelsen slik at uklarheten rundt dette punktet fjernes. Markedsnivå for dagbotsats er 0,1 % av vederlaget for leveransen, totalt begrenset til 10 % av vederlaget, og det forespørres om dagbotsatsen kan reduseres til dette nivået. Det følger av vanlig juridisk deduksjon at det ikke foreligger grunnlag for erstatning i tilfeller hvor dagbot løper, nettopp fordi dagbøter er en form for erstatning. Det vil derfor selvfølgelig for statens som profesjonell avtalepart ikke være aktuelt å kreve dobbel erstatning, noe som også med all sannsynlighet er bakgrunnen for at det ikke er funnet nødvendig å ta inn dette som en egen bestemmelse i SSA. Når det gjelder eller andre sanksjoner fremgår det ikke klart hva leverandøren kan legge i dette. Vi kan derfor ikke ta stilling til dette på generelt grunnlag. Svar på spørsmål 6) Oppdragsgiver har benyttet SSA-O og SSA-B i flere kontraktsforhold, uten at det av markedet er påpekt at dette avviker fra markedsnivå. Vi anser angitt dagbotsats for å være rimelig ut fra ytelsens art, og konsekvenser av mislighold. Til sammenligning kan vi også nevne at NS8401:2000 opererer med en dagbotsats på 2 % begrenset oppad til 20 %, en kontrakt det ikke vil være urimelig å se hen til når dette spørsmålet blir tatt opp. Dagbotsats og øvre begrensning opprettholdes derfor. 7) Spørsmål til SSA-B punkt / SSA-O punkt Heving I avtalens SSA-B punkt andre avsnitt / SSA-O punkt første setning i tredje avsnitt er det tatt inn en bestemmelse om restitusjon ved heving som avviker fra markedsbetingelser og alminnelig kontraktsrett ved at kunden kan kreve tilbakebetalt vederlag med renter ved heving. Reguleringen er et vesentlig avvik fra det som er normalt i tilsvarende kontrakter, og det forespørres om første setning i andre avsnitt kan endres til å være i overensstemmelse med markedsvilkår og utgangspunktet etter alminnelig kontraktsrett ved at denne endres til følgende eller endres til en mer balansert regulering enn i avtalen nå: "Kunden kan kreve tilbakebetalt vederlaget ved heving fra Kundens side i den grad Kunden har krav på dette etter alminnelig kontraktsrett." Svar på spørsmål 7) Dersom denne bestemmelsen skulle komme til anvendelse i et kontraktsforhold, vil det etter all sannsynlighet være tilnærmet umulig for partene å oppnå en enighet om hva som konkret ligger i begrepet alminnelig kontraktsrett. Så vi anser at dette derfor er en uegnet kontraktsbestemmelse. 8) Spørsmål til SSA-B punkt / SSA-O punkt Krav på erstatning I avtalens punkt / er det tatt inn en regulering av erstatningskrav som avviker i sterk grad fra markedsvilkår og alminnelig kontraktsrett. Etter sistnevnte er det et krav at tap skal kunne sannsynliggjøres, mens i bestemmelsen i kontrakten er det kun et krav at tapet skal "med rimelighet kunne tilbakeføres" til årsaken for tapet. Dette gjelder ikke hvis leverandøren kan godtgjøre at denne ikke er skyld i tapet. Utgangspunktet etter

5 Side 5 av 6 alminnelig kontraktsrett er at den som krever erstatning skal dokumentere at denne har hatt et tap som skyldes den som kravet rettes mot. I kontrakten er dette utgangspunktet snudd slik at leverandøren som er erstatningsansvarlig om denne ikke kan bevis sin uskyld. Dette gir en meget uklar og risikabel regulering for leverandøren, og det forespørres om at bestemmelsen kan endres til markedsvilkår og utgangspunktet etter alminnelig kontraktsrett ved at bestemmelsen endres til følgende eller endres til en mer balansert regulering enn i avtalen nå: En part kan kreve erstattet ethvert dokumentert direkte tap som skyldes mislighold av den andre part. Sanksjoner for samme mislighold kommer til fradrag i erstatningen. Svar på spørsmål 8) Til grunn for all erstatningsrett ligger bl.a. kravet om naturlig årsakssammenheng, et økonomisk tap og en overvekt av sannsynlighet. Også denne bestemmelsen er basert på disse grunnprisnippene. Dersom leverandøren er av den oppfatning at årsaken til det økonomiske tapet ikke kan tilbakeføres til leverandøren, er ingen nærmere til å godtgjøre dette enn leverandøren. Bestemmelsen blir derfor stående. 9) Spørsmål til SSA-B punkt / SSA-O punkt Erstatningsbegrensning (1): I avtalens punkt / er det tatt inn en regulering av indirekte tap som fremstår som uklar, og det forespørres om andre setning i første avsnitt kan erstattes av følgende eller en mer klar formulering: Tap av data anses som indirekte tap, og for tap av data som skyldes datahåndtering som er Leverandørens ansvar under avtalen, dekker Leverandøren Kundens direkte tap. Svar (1) på spørsmål 9): Ved denne endringen, vil erstatning for tapte data bortfalle i sin helhet. Dette er ikke ønskelig fra oppdragsgivers side, gitt den forutsetningen som er inntatt i første ledd. (2): Andre avsnitt i bestemmelsen angir begrensning for partenes erstatningsansvar etter avtalen, men hensett partenes ytelser og ansvar under avtalen, samt hva som er markedsvilkår for erstatningsansvar og at ansvar bør være koblet til de faktiske ytelser som er levert, forespørres det om at andre avsnitt skal erstattes med følgende eller en bestemmelse som reduserer partenes ansvar i større grad: Samlet erstatning er under enhver omstendighet begrenset til et beløp tilsvarende 50 % av de betalinger som er foretatt under Avtalen de siste 12 måneder. Svar (2) på spørsmål 9): Dersom oppdragsgiver ikke mottar den ytelsen som er avtalt, vil et dekningskjøp/ transaksjonskostnader kunne overstige både 50 % av de betalinger som er foretatt under avtalen de siste 12 måneder, og også det beløp som tilsvarer kontraktssummen eller avtalt estimat for oppdraget. For oppdragsgiver vil det derfor være en uakseptabel risiko å endre denne bestemmelsen slik det her er foreslått. Endringen aksepteres derfor ikke. 10) Spørsmål til SSA-B punkt / SSA-O punkt Reklamasjon Reklamasjon er ikke regulert klart i avtalen, og siden avtalen skal benyttes som verktøy og oppslagsverk gjennom leveranseperioden forespørres det om følgende kan inntas som nytt punkt / 8.5.7:

6 Side 6 av 6 Krav som følge av mislighold kan kun fremsettes dersom det reklameres uten ugrunnet opphold etter misligholdet ble eller burde blitt oppdaget. Svar på spørsmål 10) Dersom noen av partene ikke er fornøyd med ytelsene under avtalen, vil dette naturlig tas opp i dialog mellom partene i løpet av kontraktsforholdet. Dersom forholdet ikke rettes, vil det være mer naturlig med øvrige sanksjonsmidler. Vi kan derfor ikke se at et nytt punkt om reklamasjon er nødvendig. 11) Spørsmål til SSA-B punkt 9.3 Begrensning i Konsulentens tilbakeholdsrett Bestemmelsen endres til: Konsulenten kan holde tilbake ytelser som står i forhold til Kundens mislighold etter Konsulenten har gitt rimelig varsel om at ytelsene vil bli holdt tilbake, og forholdet er drøftet mellom partene. Svar på spørsmål 11) Her vises det til svar 10) gitt til SSA-B punkt / SSA-O punkt ovenfor. Bestemmelsen endres ikke.