3 - Studentadministrasjon Studenten i M-STAS Studentnummerserier De fleste institusjoner vil få personopplysningene om studenten importert fra M-STAS opptaksprogram (NOM/LOK). Beskrivelse av overføringsrutiner mellom M-STAS Opptak og M-STAS Studieadministrasjon finner du i brukerdokumentasjonen for M-STAS Opptak. Nye studenter får tildelt studentnummer ved overføring fra M-STAS Opptak. Programmet for studentnummerserier er derfor kun aktuelt for de studentene du registrerer direkte inn i M-STAS studieadministrasjon. M-STAS holder til enhver tid oversikt over hvilke studentnummer som er i bruk. Ved registrering eller overføring av nye studenter hopper derfor M-STAS over eventuelle studentnummer som er opptatt og starter på neste ledige nummer i serien. Velg skillearket Institusjon, åpne deretter elementet Studentnummerserie i utforskeren. Figur 1: Når du åpner skjermbildet, vises opplysninger om gjeldende studentnummerserie. Programmet for studentnummerserier består av to skilleark; Definisjon og Informasjon om gjeldende studentnummerserie. Opprette ny studentnummerserie, skillearket Definisjon 1. De tre første feltene i skjermbildet, se Figur 1, gir opplysninger om aktiv studentnummerserie, du har ikke anledning til å registrere i disse feltene. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 3 - Studentadministrasjon 45
2. Når du oppretter en ny serie må du ha avgjort hvor mange siffer det skal være i studentnummeret, du kan krysse av for fem eller seks siffer, der de første to sifrene angir årstall. Siden studentnummeret følger studenten gjennom hele hans liv i M-STAS vil du ved hjelp av denne årstallsangivelsen bestandig vite når studenten første gang ble registrert som student i M-STAS. Skriv inn årstall, for eksempel 02 (år 2002) og klikk på knappen "Start ny studentnummerserie". Hvis du ikke legger inn et annet nummer, vil M-STAS foreslå at neste nummer begynner på 0001 eller 001 avhengig av om du har valgt fem eller seks siffer i serien. 3. Klikk på knappen "Start ny studentnummerserie". M-STAS generer nå en ny studentnummerserie i henhold til opplysningene du har registret. Informasjon om gjeldende studentnummerserie Under skillearket Informasjon om gjeldende studentnummerserie, se Figur 2, får du oversikt over eventuelle hull (studentnummer som er hoppet over) i den aktive serien. Figur 2: Oversikt over hull i aktiv studentnummerserie. 46 3 - Studentadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Studentens grunnlagsdata Ved registrering av ny student får du spørsmål om studenten allerede er registrert i personregisteret. I så tilfelle kan du hente fram vedkommende, og registrere tilleggsopplysninger. Velg skillearket Student. Hent fram studenten du ønsker å endre opplysninger for, eller klikk på knappen for å registrere en ny student (Ctrl + N). Studentregistreringsbildet har skilleark som er interessante for registrering og endring av studentopplysninger; definisjon, personopplysninger, adresser, fritekst. Figur 3: Studentregistrering - definisjon av student Figuren ovenfor viser utgangspunktet for å vedlikeholde opplysninger om enkeltstudenter. I tillegg til bildet i høyre felt, er spesielt studieprogram i utforskeren av interesse. Ny student skillearket "Definisjon" 1. Studentnummer blir tildelt automatisk når du lagrer opplysninger om studenten. 2. Skriv inn studentens Etternavn og Fornavn. Hent fram aktuelt Statsborgerskap. 3. Hent fram studentens Immatrikuleringsperiode 4. Registrer Fødselsnummer / alternativt Fødselsdato. M-STAS gir en feilmelding dersom ikke fullstendig eller ukorrekt fødselsnummer registreres. Feilmeldingen kan ignoreres, noe som kan være aktuelt for personer som ikke er tildelt norsk fødselsnummer. Når fullt fødselsnummer registreres, finner M-STAS fram til korrekt kjønn. Ved ufullstendig fødselsnummer registrer du selv kjønn. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 3 - Studentadministrasjon 47
5. Web-passord og Bib-Sys-Id settes i egne rutiner og registreres normalt ikke her.. 6. Knyttet til skole. Feltet er beregnet på etterutdanningsstudenter og forteller hvilken skole studenten er ansatt ved. 7. Registrer Begynt dato, dato første gang registrert på institusjonen og hent fram studentens Målform. 8. NSD utvekslingsinstitusjon NSD utvekslingsavtale. Disse feltene brukes for tiden ikke i M-STAS. 9. Hent fram eventuell Intern avdeling studenten skal knyttes til, normalt får studentene internavdelingstilknytningen gjennom det/de studieprogram de knyttes til. P.t. har internavdeling på student ingen funksjon i M-STAS. 10. Studentkort utstedt. Du kan merke av for om studentkort er utstedt. Merk av hvis personopplysninger om studenten er Reservert mot innsyn. Reservert mot innsyn vil si at studenten har reservert seg mot at adresseopplysninger og lignende skal kunne oppgis til andre. 11. Når opplysningene er lagret, kan du registrere videre i de andre skillearkene for studenten. Ved nyregistrering vil ikke feltene for Studieadresse og Studieprogrammedlemskap vises før opplysningene er registrert i sine respektive skilleark og lagret. I dette skjermbildet er disse feltene kun opplysningsfelt. Adresser registrer du under skillearket Adresser. Skillearket "Personopplysninger" 1. Hent fram aktuell student og velg skillearket Personopplysninger. 2. Hvis personen er ansatt ved din organisasjon, krysser du av for dette. 3. Registrer eventuell Intern postboks, Mobiltelefonnummer og studentens Bankkonto. 4. Registrer eventuelt hjemkommune med Kommunenummer og Kommunenavn. Skillearket "Adresser" Hent fram aktuell student og velg skillearket Adresser. For hver student har du anledning til å registrere 5 adresser; Arbeidsadresse Ferieadresse Hjemstedsadresse Kontaktadresse Studieadresse Registrering av ny adresse 1. Klikk på knappen Registrer ny adresse. 2. Velg Adressetype. 3. Registrer de aktuelle adresseopplysningene. 4. Lagre opplysningene. 48 3 - Studentadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
5. Gjenta til du har registrert alle aktuelle adresser for studenten. Kopiering av adresse til en annen adressetype Der for eksempel foresattes adresse og ferieadresse er den samme (samme adresse, men forskjellig adressetype), kan du kopiere den ene adressen over til den andre adressetypen. 1. Hent fram den aktuelle adressen du skal kopiere fra. 2. Klikk på knappen Kopier adresse. 3. Velg den aktuelle adressetypen i feltet Kopier til adressetype. 4. Lagre. Fritekst Fritekstfeltet kan benyttes til å registrere informasjon om studenten som ikke faller inn under de ordinære menyvalgene. Vær oppmerksom på de regler som gjelder for hva som kan registreres i et personregister. Skillearkene "Endre studieprogram for emner", "Studieplansjekk" og "Vitnemålsdetaljer" Skillearket "Endre studieprogram for emner" er omtalt i forbindelse med vitnemålsarbeidet i kapittel "Vitnemålsadministrasjon", avsnitt "Student vitnemål detaljer" Skillearket "Studieplansjekk" er omtalt i forbindelse med vitnemålsarbeidet i kapittel "Vitnemålsadministrasjon", avsnitt "Gjennomføre studieplansjekk". Skillearket "Vitnemålsdetaljer" er omtalt i forbindelse med vitnemålsarbeidet i kapittel "Vitnemålsadministrasjon", avsnitt "Student vitnemål detaljer". Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 3 - Studentadministrasjon 49
Studentens studieprogram Enkeltvis kobling av studenter til studieprogram Når du har registreringsbildet for den aktuelle studenten framme, åpner du elementene under den aktuelle studenten ved å klikke foran studentens navn. Fokuser på Studieprogram. Klikk deretter på knappen for Nytt objekt (Ctrl + N). Figur 4: Studieprogram som studenten følger. Registrering av student til studieprogram. 1. M-STAS vil foreslå en Startperiode for studieprogrammet, men her har du mulighet for å hente opp en annen startperiode hvis den foreslåtte ikke er korrekt. Hent fram det aktuelle studieprogrammet for studenten. Linjen for Studieprogram har 3 felt; 1. felt tilsvarer institusjonskoden, 2. og 3. felt viser henholdsvis studieprogramkode og navn på studieprogrammet. Feltene Startperiode og Studieprogram må registreres. 2. Hvis studenten skal kobles til en klasse (dette er valgfritt), henter du fram denne. Klasse må være definert på forhånd. I feltet Studieplan henter du eventuelt fram den studieplan som studenten skal følge. 3. I feltet Aktivitetsstatus, henter du fram studentens aktivitetsstatus for dette studieprogrammet. Ved påmelding av en ny student til et studieprogram, vil Aktivitetsstatus alltid være Aktiv. 4. Registrer eventuell Spesialisering innen studieprogrammet. Det er hovedsakelig studieprogram for ingeniører som benytter dette. Spesialisering har for tiden ingen funksjon i M-STAS. 5. Fra dato angir startdato for studieprogrammet. Til dato registrerer du kun i forbindelse med permisjoner. 50 3 - Studentadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
6. Klassegruppe er en gruppe innenfor en klasse. Feltet Klassegruppe får normalt verdi i programmer på Verktøy-menyen. Feltene Opptakspoeng og Søkernr. er opplysningsfelt hentet inn fra M- STAS opptak. Feltet Opptakspoeng viser studentens poeng for å komme inn på studiet. 7. Hvis studenten ikke er overført fra M-STAS opptak, eller hvis møtt ikke er registrert i opptakssystemet, krysser du av i feltet for Møtt. For privatister kan dette feltet være blankt eller ha status "ikke tatt stilling til" (sjattert). Merk av i feltet for Studierett: For studenter overført fra M-STAS opptak er dette feltet merket av. For privatister som ikke har studierett skal dette feltet være blankt. Merk av i feltet for Eksamensrett: For studenter overført fra M-STAS opptak er dette feltet merket av. For studenter som kun har studierett, men ikke har eksamensrett, skal dette feltet være blankt. Merk av i feltet for Generell studiekompetanse. For studenter som er overført fra M-STAS opptak er dette feltet merket av. Merk av i feltet for Realkompetanse. For studenter som er overført fra M-STAS opptak er dette feltet merket av. 8. Hent fram korrekt NSD-kategori. 9. Lagre opplysningen 10. Gjenta hvis studenten tar flere studieprogram. Endring av studentens aktivitetskode og startperiode (kull) for et studieprogram Hvis en student skifter kull eller endrer aktivitetskode for et studieprogram gjør du dette slik; Velg skillearket Student og hent fram aktuell student. Åpne elementene under studenten i utforskeren (trykk eller med fokus på studenten ) Velg Studieprogram og hent fram aktuelt studieprogram som du vil endre. Hent fram aktuell startperiode eller aktivitetstatus og skriv inn Fra-dato, datoen du vil at den nye tilstanden skal være gyldig fra. Det er kun ved permisjon at Tildato skal settes. Lagre opplysningene. Merk deg at det kun er ved nye studieprogrammer at du skal benytte funksjonen "Opprett ny forekoms (Ctrl+N)" på studieprogrammedlemskap. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 3 - Studentadministrasjon 51
Studenter og studieprogrammedlemskap Figur 5: Sammenhengen mellom de forskjellige tabeller(registre) som er involvert i studenter og studieprogrammedlemskap. M-STAS er laget slik at når du registrerer en endring av startperiode og/eller aktivitetskode i studieprogrammedlemsskap så vil M-STAS oppdatere medlemskapshistorikken automatisk. For enhver slik endring som er utført på Student+Studieprogram bør du gå ned på Medlemskapshistorikk under det aktuelle studieprogram og se at den har blitt korrekt. Hvis historikken ikke er korrekt, kan du fritt manipulere med radene her, blant annet lage nye, se egen omtale senere. Figur 6: Studentens medlemskapshistorikk, oversikt. Slik ser du studieprogrammedlemskap og medlemskapshistorikk i M-STAS; For å se studieprogram medlemsskap-historikk, går du til skillearket "Oppslagstavla", henter fram aktuell student og velger skillearket "Studieprogramhistorikk". For å se studieprogrammedlemskap, velger du enten hovedskjermbildet for studenten på Opplsagstavla eller Student. Eksempel på studieprogrammedlemskap - historikk: Student nr. Studieprogrammedlemsskap Aktivitetsstatus Fra dato Til dato 98001 98HGRU (A) Aktiv 15.08.1998 30.06.1999 98001 98HGRU (A) Permitert 30.06.1999 20.08.2000 98001 99HGRU (B) Aktiv 20.08.2000 30.06.2001 52 3 - Studentadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
98001 99HGRU (B) Fullført 30.06.2001 Studieprogrammedlemskap representerer hele tiden den siste forekomsten, underveis i disse fire årene har den hatt fire forskjellige tilstander. Per høsten 2001 vil den aller siste bli stående. Parentes rund A og B forteller at det er frivillig å benytte klassebokstav Slik endrer du medlemskapshistorikk Velg skillearket Student og hent fram aktuell student. Åpne elementene under studenten i utforskeren (trykk eller med fokus på studenten ) Velg Studieprogram og åpne aktuelt studieprogram. Åpne elementene under studieprogrammet i utforskeren og velg Medlemskapshistorikk. I høyre del av skjermbildet ser du studentens medlemskapshistorikk for dette studieprogrammet (se "Figur 6" på side 52). Åpne det elementet under medlemskapshistorikk som du vil endre. Figur 7: Endre medlemskapshistorikk for en students studieprogram. Studentens studieplan Klassemedlemskap Å registrere klassemedlemskap er valgfritt. Før du kan registrere hvilken klasse studenten er medlem av, må klassen være opprettet. Dette kan du lese mer om i avsnittet "Klasser, slik oppretter du nye klasser". Studenter som er medlemmer av samme klasse følger samme studieprogram, de har startet studieprogrammet samtidig og de hører inn under samme administrative enhet ved institusjonen. Studenter kan plasseres i klasser enten enkeltvis eller kollektivt. Enkeltvis registrering av studenter i klasser Enkeltvis registrering av studenter i klasser kan gjerne gjøres i sammenheng med enkeltvis registrering av studieprogrammedlemskap. Se avsnittet "Enkeltvis kobling av studenter til studieprogram" på side 50. Definere studieplan Hvordan du definerer studieplaner finner du utførlig beskrivelse av i kapittelet "Vitnemålsadministrasjon", avsnitt "Definere studieplan". Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 3 - Studentadministrasjon 53
Kollektiv kobling av studenter til studieplan Klikk på Verktøymenyen øverst i skjermbildet. Velg Kollektiv setting av felter, deretter Setting av felter i studieprogram-medlemskap. Du får da fram skjermbilde som vist i Figur 8. 1. Sett utvalgskriterier for de studentene du vil koble til studieplan og klikk på knappen Hent mulige studenter. 2. I feltet Velg felt som skal settes henter du fram "Studieplan for studentene". Hent deretter fram aktuell studieplan i feltet til høyre. 3. Flytt Mulige studenter til Valgte studenter ved hjelp av pilene. Klikk deretter på knappen Sett standard studieplan for de valgte studentene. Figur 8: Kollektiv kobling av studenter til studieplan. Enkeltvis kobling av studenter til studieplan Enkeltvis kobling av student til studieplan gjør du samme sted som du nyregistrerer/endrer studieprogram for studenten, dette er beskrevet i avsnittet "Registrering av student til studieprogram." på side 50 og "Endring av studentens aktivitetskode og startperiode (kull) for et studieprogram" på side 51. 54 3 - Studentadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Studentens emneavviklinger Enkeltvis og kollektiv påmelding til hovedemner/emner. Påmelding av studenter til hovedemner/emner gir grunnlag for å ta ut emnelister (kurslister). Studentene kan meldes på til hovedemner/emner enten enkeltvis per student eller kollektivt for et utvalg av studenter. For enkeltvis påmelding bør du ta utgangspunkt i studentregistreringsbildet, og for kollektiv emnepåmelding bør du ta utgangspunkt i skjermbildet for registrering av emneavviklinger. Dette er nærmere omtalt i kapittelet "Emneadministrasjon", avsnittet "Kollektiv håndtering av emneavviklinger". Meld studenten på til en emneavvikling, enkeltvis Påmelding av studenter til emneavviklinger skjer som regel som ved masseregistrering for en klasse eller et studieprogram, men med utgangspunkt i en student, kan en også foreta påmelding til emneavviklinger. Velg skilleark Student og hent fram aktuell student. Åpne elementene under studenten i utforskeren (trykk eller med fokus på studenten ) Fokuser på Emneavviklinger og velg ny forekomst (Ctrl + N). Vi gjør oppmerksom på at selve emneavviklingen må være registrert først. Figur 9: Påmelding til emneavvikling enkeltstudent 1. Hent aktuell emneavvikling, studentens studieprogram og eventuelt klasse 2. Sett aktivitetsstatus 3. Sett fagtype for denne emneavviklingen 4. Planlagt eksamensperiode foreslås, men kan endres. Med hensyn til den automatiske eksamensplanleggingen er det viktig at dette feltet er korrekt Studentens eksamensavviklinger Studentens karakterer De ulike måter å melde studenter opp til eksamen (kollektivt og enkeltvis) er beskrevet i kapittelet "Eksamensadministrasjon", avsnittet "Oppmeldingsformer til eksamensavvikling". Velg skillearket Student, og hent fram aktuell student. Åpne elementene under studenten i utforskeren (trykk eller med fokus på studenten ). Velg Se på karakterer. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 3 - Studentadministrasjon 55
Figur 10: Legg merke til mulighet for å gjøre ulike utvalg og sorteringer av karakterer. Fra dette bildet er det ikke mulig å foreta utskrift. For utskrift av eksamensprotokoll se Karakterutskrift under skillearket Rapporter og statistikker. Endre karakterregistrering Evaluering av studentens innsats ved en eksamen eller et emne, registreres i tilknytning til den enkelte eksamensavvikling eller emneavvikling se kapitlet Eksamensadministrasjon eller Emneadministrasjon. Når Godkjenningsprosedyre er gjennomført, må endring av karakter skje fra egne menyer som sikrer at endringene blir loggført. Dette kan utføres fra den aktuelle eksamens- eller emneavvikling, eller med utgangspunkt i den studenten det gjelder. Se kapittel 3 Karakterer, avsnitt "Endring av godkjent karakter". Endre eksamenskarakter m/loggføring Velg skilleark Student og hent fram aktuell student. Åpne elementene under studenten i utforskeren (trykk eller med fokus på studenten ) Velg Endring av eksamenskarakter. Trykk eller med fokus på Endring av eksamenskarakter og åpne aktuell eksamensavvikling Foreta endring av eksamenskarakter, og skriv inn merknad om grunnlaget for å rette karakteren. Endringer utført på denne måten blir loggført med opplysninger om tidspunkt og hvem som utførte endringen Endre emnekarakter m/loggføring Velg skilleark Student og hent fram aktuell student. Åpne elementene under studenten i utforskeren (trykk eller med fokus på studenten ) Velg Endring av emnekarakter. 56 3 - Studentadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Trykk eller med fokus på Endring av emnekarakter og åpne aktuelt emne. Foreta endring av emnekarakter, og skriv inn merknad om grunnlaget for å rette karakteren. Endringen utført på denne måten blir loggført med opplysninger om tidspunkt og hvem som utflørte endringen Logg over endrede eksamenskarakterer Velg skilleark Student og hent fram aktuell student. Åpne elementene under studenten i utforskeren (trykk eller med fokus på studenten ) Velg Log over endrede eksamenskarakterer Trykk eller med fokus på Log over endrede eksamenskarakterer Logg over endrede emnekarakterer Velg skilleark Student og hent fram aktuell student. Åpne elementene under studenten i utforskeren (trykk eller med fokus på studenten ) Velg Log over endrede emnekarakterer Trykk eller med fokus på Log over endrede emnekarakterer. Studentens spesialordning Studentens praksis Velg skilleark Student og hent fram aktuell student. Åpne elementene under studenten i utforskeren (trykk eller med fokus på studenten ) Velg Spesialordninger. Klikk på knappen "Opprett nytt objekt", hurtigtast Ctrl + N. Hent fram aktuell Spesialordning for studenten. 1. Registrer hvilken/hvilke periode spesialordningen gjelder. Hvis spesialordningen skal gjelde kun for en avgrenset periode, registrerer du Fra-dato og Til-dato. 2. Hvis spesialordningen skal gjelde en repeterende periode, (For eksempel ved forlenget eksamenstid på grunn av pollenallergi om våren.) registrerer du Fra-dato, Til-dato og krysser av i feltet Repeterende periode. 3. Hvis spesialordningen er konstant, registrer du en Fra-dato og lar Til-dato feltet være åpent. 4. Lagre opplysningene. Velg skilleark Student og hent fram aktuell student. Åpne elementene under studenten i utforskeren (trykk eller med fokus på studenten ) Velg Praksis. Registrering av praksis Registrering av ny praksis kan ikke foretas fra dette elementet, og er beskrevet i kapittelet "Praksisadministrasjon". Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 3 - Studentadministrasjon 57
Oppslagtavle for studentinformasjon Skillearket Oppslagtavle i utforskeren, gir tilgang til studentinformasjonsbildet. Bildet gir ikke anledning til å skrive ut informasjon. Dette er samlet under skillearket Rapporter. Oppslagtavle kan ikke brukes til å registrere nye forekomster. Figur 11: Oppslagstavel for studentopplysninger De forskjellige skillearkene omhandler de temaene som I hovedsak er registrert om den aktuelle student. 58 3 - Studentadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon