KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE Eresfjord, 20.april 2010 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 2/10 TID: 27.04.2010 kl. 12:00 STED: Kommunestyresalen, Nesset kommunehus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 07/10 GODKJENN1NG AV PROTOKOLL FRA MØTE 23. FEBRUAR 2010 PS 08/10 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 09/10 NESSET KOMMUNE. SKATTEREGNSKAPET FOR 2009 PS 10/10 NESSET KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2009 PS 11/10 SAMARBEIDSAVTALE OM SEKRETARIATSFUNKSJONEN FOR KONTROLLUTVALGENE. REVIDERING PS 12/10 OPPFØLGINGSLISTE Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf. 71 11 14 52, evt. mob 40 82 72 65. E-post: k'ell.tore.wirum molde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M R Mellvin Arvid Steinsvoll (s) leder Kjell Tore Wirum kontrollsekretær

NESSET KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2010-1543/02 033 Kjell Tore Wirum 19.04.10 Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 07/10 Kontrollutvalget Møtedato 27.04.10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 23. FEBRUAR 2010 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 23.februar 2010 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt folger protokollen fra forrige mote. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Kjell Tore Wirum kontrollsekretær

pr KONTROLLUTVALGET NESSET KOMMUNE I MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. 1/10 23.02.10 kl 13.00 kl 15.40 Formannskapets møterom, Nesset kommunehus 01/10 06/10 Mellvin Steinsvoll, leder (Ap) Lars Myrset, nestleder (Frp) Reidun Morewood (Sp) ingen ingen Kjell Tore Wirum, kontrollsekretær Ole Tønnessen, regnskapsrevisor Terje Nakken, tidligere kontrollsekretær Rolf Jonas Hurlen, ordfører (under sak 02/10) Rigmor Brøste Kjersem, rådmann (02/10) Møtet startet med bevertning og takketale til tidligere kontrollsekretær Terje Nakken. Reidun Morewood bemerket at hun ikke hadde mottatt innkallingen. Leder og sekretær beklaget dette. Morewood fikk utdelt ekstra eksemplar av møteinnkallingen i møte. Det fremkom ingen merknader til sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. PS 01/10 PS 02/10 PS 03/10 PS 04/10 PS 05/10 PS 06/10 TITTEL GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 11. NOVEMBER 2009 REFERAT OG ORIENTERINGER KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2009 MØTEPLAN FOR 2010 OPPFØLGINGSLISTE SALG AV GNR 29 BNR 148 (Fiatverksted) Side 1 av 5

PS 01/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 11. NOVEMBER 2009 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 11.november 2009 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 02/10 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 01/10 Behandling av Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011 saksprotokoll Nesset kommunestyre 30.10.08 i K sak 117/08 RS 02/10 Plan for selskapskontroll 2008 2011 saksprotokoll Nesset kommunestyre 30.10.08 i K sak 118/08 RS 03/10 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune" saksprotokoll Nesset kommunestyre 30.04.09 i K sak 12/09 RS 04/10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2008 saksprotokoll Nesset kommunestyre 30.04.09 i K sak 14/09 RS 05/10 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser i Nesset kommune" saksprotokoll Nesset kommunestyre 05.11.09 i K sak 66/09 Orienteringssaker: Sekretær viste til referatsakene og bemerket viktigheten av at kontrollutvalget får tilbakemelding om saker kontrollutvalget har oversendt til kommunestyret for endelig behandling. OS 01/10 OS 02/10 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane og fylkeskommunane, Det Kongelege Kommunal- og regionaldepartement, datert 29.januar 2010. Leder orienterte. Ordfører RolfJonas Hurlen og utvalgets leder ble enige om at saken kommer opp som en orientering i kommunestyrets møte i mai. Forvaltningsrevisjon orientering om nytt prosjekt. Barneverntjenester i Nesset kommune, Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert 11.02.10 Sekretær orienterte. Rådmann Rigmor Brøste Kjersem supplerte. Side 2 av 5

Kopi av brevet vil bli oversendt utvalg for helse, oppvekst og kultur til orientering. OS 03/10 Salg av gnr 29 bnr 148 (Fiatverksted) Leder orienterte om bakgrunn for at saken kom opp. Ordfører redegjorde for historikken for avhending av bygget. Rådmann delte ut notat og redegjorde for prosessen for avhending av bygget til Falck Emergency AS Salget har foregått i overensstemmelse med politikerne i formannskap og kommunestyre, men kontrollutvalget bemerker at det ikke foreligger noe formelt vedtak fra formannskap/kommunestyre vedrørende salg av eiendommen. OS 04/10 Beregningsfeil av kommunalt tilskudd for årene 2006 2007 Liedgarden barnehage AS Rådmann redegjorde for bakgrunn for og status i saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kommunens administrasjon ville ikke forfølge saken videre. Kontrollutvalget bemerket at saken bør oversendes kommunestyret til orientering. OS 05/10 OS 06/10 OS 07/10 Henvendelse vedrorende habilitetsvurdering i Utviklingsfondet, Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, datert 26.01.10 Leder orienterte om bakgrunn for saken. Selvkost på renovasjonsområdet, Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert 27.11.09 Sekretær orienterte og viste til revisjonens brev. Nakken supplerte. Ordfører bemerket at Nesset kommune ikke har ordning for hytterenovasjon. Kundebrev 1/2010 Egenkontroll, Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert 08.01.10 Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 03/10 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2009 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 tas til etterretning. Kontrollutvalgets behandling Leder gjennomgikk årsmeldingen. Årsmeldingen ble endret i samsvar med de merknader som fremkom i møtet. Side 3 av 5

Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 04/10 MØTEPLAN FOR 2010 Kontrollutvalgets vedtak Møteplan for 2010 godkjennes. Uke Dato Møte nr Saker til behandlin 8 23.02 1/10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 Møteplan for 2010 17 27.04 2/10 Skatteregnskapet for 2009 Skattefutens kontrollrapport med skatteoppkreveren Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2009 for Nesset kommune Revisjonsberetning 24 15.06 3/10 Økonomirapport 1.tertial 2010 36 07.09 4/10 Revisjonens årsrapport for revisjonsåret 2009 Revisjonsplan for revisjonsåret 2010 Revisors vurdering av uavhengighet 45 09.11 5/10 Økonomirapport 2.tertial 2010 Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 05/10 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: 1. Eierskapskontroll i Nesset kommune 2. Forvaltningsrevisjonsrapporten "Saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune" 3. Implementeringen av NAV reformen i Nesset kommune 4. Salg av gnr 29 bnr 148 (Fiatverksted) Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 Voterende) Side 4 av 5

PS 06/10 SALG AV GNR 29 BNR 148 (Fiat verksted) Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget ber revisjonen ta en gjennomgang av saken vedrørende avhendelse av eiendommen gnr 29 bnr 148, herunder eier- og leieforhold. Kontrollutvalgets behandling Regnskapsrevisor Ole Tønnesen orienterte og viste til orienteringssak OS 03/10. Kopi av kjøpekontrakt ble gitt til sekretær. Grunnet nye opplysninger ble saken gitt eget saksnummer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med forslag fra utvalgets leder. (3 voterende) Mellvin Arvid Steinsvoll leder Lars Myrset nestleder Reidun Morewood Kjell Tore Wirum kontrollsekretær Side 5 av 5

NESSET KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2010-1543 02 033 Kjell Tore Wirum 19.04.10 Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 08/10 Kontrollut\ alget Møtedato 27.04.10 REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: Orienteringssaker: OS 08/10 OS 09/10 OS 10/10 OS 11/10 Selykost pa renovasjonsområdet, Kommunere isjonsdistrikt 2 M & R. datert 15.03.2010 (vedlagt) Møteprotokoll Samarbeidsforumet 25.03.10 (vedlagt) KU sekretariatet og Samarbeidsforumet. Årsmelding for 2009 (vedlagt) Brev vedrørende K sak 5/09 Overskriding på Nesset prestegard, flosprosjektet, ny ramme, datert 23.02.10 (vedlagt) Kjell Tore Wirum kontrollsekretær

Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: 71 11 14 54 - direkte Telefon: 71 11 10 00 - hovedkontor Telefaks: 71 11 10 28 E-post: havard.austvik@molde.kommune.no Organisasjonsnr.: 976 663 268 Aukra kommune Eide kommune Fræna kommune Gjemnes kommune Molde kommune Nesset kommune Rauma kommune Sunndal kommune Vestnes kommune Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato Håvard Austvik Molde, 15. mars 2010 Selvkost på renovasjonsområdet Kommunene skal sørge for at husholdningsavfall og spesialavfall blir samlet inn og at dette skjer til selvkostpris, jf. forurensingsloven 30, 31 og 34. Revisjonen har undersøkt hvordan kommunene beregner sine utgifter til innkreving av avfallsgebyret, det vil si det påslaget kommunene gjør på selve innsamlingskostnaden. Størrelsen på de kommunale gebyrene er noe som påvirker alle innbyggerne i kommunene. Det er relativt store forskjeller i nivået på samlede gebyrer mellom kommunene. Vi ser også at kommunene i en viss utstrekning har brukt lave kommunale gebyrer som et argument for å tiltrekke seg nye innbyggere. For å sikre kommunens legitimitet blant innbyggerne må kommunene vise at de driver effektivt og har et godt grunnlag for fastsettelse av kommunale gebyrer. Sivilombudsmannen (SOM) har på eget initiativ tatt opp spørsmål om beregning av selvkost med Kommunal- og regionaldepartementet, jf. punkt V.72 i SOMs årsmelding for 2008. Dette skjer etter flere klager på dette området. SOM vil følge opp problemstillingen videre, etter at han har høstet ytterligere erfaringer fra behandling av enkeltklager. Revisjonen mener at kommunene bør gjøre seg kjent med SOMs arbeid. Avfallsgebyret er ett av flere kommunale gebyrer. Vi har valgt å avgrense undersøkelsen til kun dette gebyret, men mener at kommunene må vurdere om funnene også gjelder for andre gebyrer. I kapittel I omtales hvordan kommunene innfører ordning med tvungen renovasjon, gjør årlige gebyrvedtak og hvor tilgjengelig dette er for innbyggerne. Kapittel 2 omtaler hvordan kommunene beregner sitt påslag. Kapittel 3 viser kommunenes rutiner for etterberegning av påslaget, mens kapittel 4 viser hvordan over- eller underskudd fra avfallsgebyret blir behandlet. I siste kapittel gjøres det en oppsummering av funnene og anbefalinger fra revisjonen. 1

1. Vedtak om tvungen renovasjon og avfallsgebyr Forskrift om renovasjonsordning Kommunene skal sørge for innsamling av husholdningsavfall, jf. forurensingsloven 30. Alle kommunene oppfyller plikten til innsamling og behandling av husholdningsavfall gjennom avtaler med enten interkommunale selskaper eller med private aksjeselskaper. Sunndal utfører innsamling av avfall selv. Vedtak om innføring av tvungen renovasjon i kommunene skal vedtas av kommunestyret gjennom en lokal forskrift, jf. forvaltningsloven 2 bokstav c. Videre skal slike forskrifter kunngjøres i Norsk Lovtidend, jf. forvaltningsloven 38. Manglende kunngjøring kan gjøre at forskriften ikke har virkning, jf. forvaltningsloven 39. Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma og Sunndal har alle vedtatt og kunngjort lokal forskrift om renovasjon. Aukra gikk inn i RIR-samarbeidet i 2006 og vedtok da forskrift om renovasjon. Kommunen har ikke kunngjort denne forskriften og må sørge for at dette blir gjort. Vestnes har lokal forskrift som er vedtatt i daværende Teknisk styre. Vi mener at kommunestyret i Vestnes må vedta forskrift om tvungen renovasjon og at denne må bli forskriftsmessig kunngjort. Forurensingsloven ble sist endret i 2007. Forskriften for RIR-kommunene, som ble utarbeidet i 1998, benytter andre betegnelser på avfallstyper enn det forurensingsloven nå gjør. Også forskriftene i Rauma og Sunndal er vedtatt før siste endring i forurensingsloven, men disse har et mer oppdatert begrepsbruk. Gjennomgående begrepsbruk er viktig for at forskriftene skal være forståelige for innbyggerne. RIR-kommunene bør derfor endre sine lokale forskrifter. Kommunenes årlige gebyrvedtak Kommunens hjemmel for å pålegge avfallsgebyr er gitt i forurensingsloven 34. Selv om det praktiske ansvaret for innsamling og behandling av avfall er satt ut til andre selskaper, er det kommunestyret i den enkelte kommune som skal fastsette årlige avfallsgebyr. Kommunestyret må, når de fastsetter de årlige gebyrene, sikre seg at kommunen har betryggende kontroll for at driften av og regnskapsføringen i avfallsselskapene skjer i henhold til gjeldende regelverk. Revisjonen opplever at kommunene i dag ikke har gode nok rutiner for dette. Vi anbefaler at dette tas inn i styringsdialogen mellom kommunen som eier og renovasjonsselskapene. Kommunestyret i Gjemnes har fattet vedtak som er formulert slik at det bare omfatter kommunens påslag og ikke hele gebyret, jf. sak 67/09. Vi ber Gjemnes utforme gebyrvedtakene slik at det kommer tydelig frem at det gjelder hele gebyret, ikke bare påslaget. Alle kommunene fakturerer selv avfallsgebyret til husstandene. De utgifter og inntekter kommunen har på selvkostområder kommer til fratrekk fra kommunens ordinære budsjett. Dette må derfor være kjente størrelser og være innbakt i budsjettforslaget før kommunestyrets vedtak. Revisjonen mener derfor at det vil være prosessuelt korrekt å vedta renovasjonsgebyret, og gebyrene for andre tjenester, før kommunens budsjett vedtas. Kommunene må sammen med RIR sikre at budsjettprosessene legger til rette for en slik behandling. Vi ser også at noen kommuner vedtar gebyrene i det året de gjelder for. Vi gjør oppmerksom på at årsbudsjett for påfølgende år skal vedtas før årsskiftet, jf. forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 15 første ledd. 2

Nesset, Sunndal og Vestnes har ikke med hjemmelsgrunnlag for fastsettelse av avfallsgebyr i saksfremstilling. For å tydeliggjøre hvorfor kommunen kan pålegge innbyggerne gebyrer vil vi anbefale at hjemmelsgrunnlaget, både forurensingsloven og lokal forskrift, kommer frem i saksfremstilling og eventuelt vedtak, samt i informasjon på blant annet kommunenes hjemmesider. Tilgjengelighet for innbyggerne Revisjonen har forsøkt å finne informasjon om renovasjonsgebyr på kommunenes hjemmesider. Kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Nesset, Sunndal og Vestnes har alle faste menyvalg på sin førsteside som heter -Priser og gebyrer- eller liknende der alle kommunale gebyrer er satt opp. Rauma har lagt et tilsvarende valg under -Tjenester-. Molde har ikke en felles oversikt over gebyrer, men de er tilgjengelig under det tjenesteområdet de hører til. Vi vil anbefale at Rauma og Molde vurderer å gjøre opplysninger om gebyrer og priser for kommunale tjenester mer tilgjengelige på sine hjemmesider. På undersøkelsestidspunktet (slutten av januar 2010) hadde Aukra, Eide, Fræna ikke oppdatert sine satser for inneværende år. Kommunen bør sikre at de har rutiner slik at oppdateringer av disse opplysningene gjøres så raskt som mulig etter at de er vedtatt. Kommunale gebyrer for tjenester er pålagt merverdiavgift. Alle kommunene budsjetterer og vedtar renovasjonsgebyrene uten merverdiavgift. Ved fastsettelsen av gebyr for Gjemnes i 2010 er det hverken i saksfremlegget eller i vedtaket oppgitt om gebyret er med eller uten merverdiavgift. Kommunen må sikre at dette kommer tydelig frem. De fleste kommunene publiserer også prisene på sine hjemmesider uten merverdiavgift. Bare Rauma og Sunndal oppgir priser inkludert merverdiavgift. For at det skal være lettere for innbyggeme å vite hva man skal betale, vil vi anbefale kommunene å publisere sine gebyrer inkludert merverdiavgift. 2. Beregning av avfallsgebyr Regelverk for avfallsgebyr Forurensingsloven 34 sier hvilke områder det kan fastsettes gebyr på, hvilke kostnader som skal regnes med og at gebyret ikke skal overstige kommunens kostnader (selvkost). Kommunal- og regionaldepartementet utga i 2003 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H-2140). Som en utdyping av disse retningslinjene utga Statens forurensingstilsyn i 2004 Veileder om beregning av avfallsgebyr. Både retningslinjene og veilederen innfører et skille mellom tre typer utgifter en kommune vil ha ved innsamling av avfall, nemlig kjerneprodukt, tilleggsytelser og støttefunksjoner. Kommunen må ikke skille regnskapsmessig mellom disse utgiftstypene. Den skal likevel, før avfallsgebyret vedtas, beregne hvor store de samlede utgifter fra alle de tre utgiftstypene vil være. Avfallsgebyret til husstandene skal settes lik denne kostnaden. Det er bare Fræna og Sunndal som bruker disse begrepene i oppstillingen av budsjett og regnskap. Vi ber kommunene vurdere om et slikt oppsett kan være hensiktsmessig for å tydeliggjøre hvilke utgifter man har på renovasjonsområdet. Kommunenes interne retningslinjer Revisjonen har bedt kommunene om å få tilsendt det materialet de har for beregning av renovasjonsgebyret, både retningslinjer og regneark. Kommunene opplyser at de benytter seg av veiledningsmateriell for beregning og regnskapsføring som er utarbeidet av KRD, SFT og andre. Alle kommunene har egne regneark for å beregne avfallsgebyret. Disse inneholder så vidt vi kan vurdere ikke tilstrekkelige opplysninger til å kunne benytte dem uten videre vei- 3

ledning. Ingen av kommunene har egne skriftlige rutiner for kalkyle og etterberegning av selvkost. Dette gjør kommunene sårbar ved for eksempel sykdom eller utskifting av ansatte, og vi mener derfor at kommunene må utarbeide slike retningslinjer. Aukra, Gjemnes, Nesset, Rauma og Vestnes opplyser at de har til vurdering å anskaffe et eget dataprogram for selvkostregnskapene. Dette vil kunne være med å redusere sårbarheten i kommunen. Hvilke utgifter tas med Kommunene har ulik praksis for hvilke utgifter som dekkes inn gjennom avfallsgebyret. Flere av kommunene har tidligere beregnet påslaget ved å legge til en fast prosentsats på prisene fra avfallsselskapene. Alle kommunene har nå gått over til en mer reell beregning av sine utgifter. Molde har i flere år dekt inn utgifter til sentrumsrenovasjon, tømming ved busstopp og opprydding der man ikke finner forurenser gjennom påslaget i renovasjonsgebyret. Kommuneadvokaten har kommet til at dette ikke er i tråd med regelverket. Disse utgiftene er derfor tatt ut fra og med 2010, jf. Kommunestyrets sak 130/09. Vi ber Vestnes vurdere ordningen med gratis renovasjon for ideelle lag og foreninger opp mot bestemmelsene i forurensingsloven 34 tredje ledd og 35 første og tredje ledd. Aukra har vedtatt å dekke inn akkumulert underskudd på selvkostfondet på kr 879 056, jf. sak 32/09. Bakgrunnen for inndekkingen skal være en feil gjort av kommunen i 2007. På vann- og avløpsområdet er det tillatt for kommunen å ta mindre enn selvkost for tjenestene. På renovasjonsområdet skal gebyret dekke alle kostnader. Kommunene kan derfor ikke dekke underskudd på renovasjonsfondet ved å benytte frie inntekter. Avfall fra private bedrifter og kommunens egen virksomhet er definert som næringsavfall, jf. forurensingsloven 27. Denne type avfall omfattes ikke av de lokale forskriftene om innsamling og behandling av husholdningsavfall. I flere av kommunene har næringsavfall blitt samlet inn av RIR IKS og fakturert av kommunene gjennom det kommunale avfallsgebyret. Det er bare Fræna som har denne ordningen i 2010. Disse kundene må overføres til RIR Næring AS eller annet selskap så raskt som mulig og faktureres direkte fra denne leverandøren, jf. 5 i forskriften for RIR-kommunene. En reduksjon i gebyrmengden vil kunne føre til endringer i kostnaden per gebyr, uten at vi har undersøkt dette. Kommunene må sikre at deres eget avfall behandles som næringsavfall. Fordeling av utgifter til støttefunksjoner Selvkostområder som vann, avløp og renovasjon administreres i alle kommuner av teknisk enhet eller liknende. Denne kjøper igjen tjenester fra blant annet økonomiavdelingen og lønns- og personalavdelingen. Kommunen fordeler disse utgiftene på det enkelte selykostområde etter fordelingsnøkler de har utarbeidet etter erfaring. Revisjonen ser at det er store forskjeller mellom kommunene på størrelsen på de fordelingsnøkler som benyttes. Revisjonen er klar over at det er visse forskjeller i blant annet organisering, regnskapsføring og type arbeid som utføres i den enkelte kommune. Vi finner det likevel vanskelig å kunne forklare så store forskjeller. Vi vil derfor anbefale at kommunene vurderer sine egne fordelingsnøkler. Høyesterett behandlet 26. oktober 2004 en sak om oppmålingsgebyr etter delingsloven, jf. Rt-2004 s. 1603. Høyesterett påpekte i denne saken at selvkost burde gjelde ikke bare på det enkelte selvkostområde, men også i den enkelte sak. Dette kan skje gjennom beregning av gjennomsnittsgebyrer for sakstyper. Miljøverndepartementet har videre uttalt at kommuner som ikke benytter timeregistrering til daglig, fra tid til annen bør foreta former for tidsregistrering for å kontrollere om gebyrsatsene står i forhold til faktiske kostnader. Ingen av 4

kommunene har tidligere hatt tidsregistreringssystemer på prosjektnivå. Deler av Molde kommune har innført dette fra 2010. Alle kommunene foretar derfor fordeling av utgifter etter skjønn basert på erfaring. Noen av kommunene foretar en vurdering av fordelingsnøklene hvert år, mens andre gjør dette sjeldnere. Vi forutsetter at kommunene sørger for å sikre at fordelingsnøkler for blant annet tidsbruk vurderes jevnlig. Åpenhet om bakgrunn for endring av gebyr Politikerne som skal fastsette gebyrene er avhengig av å få informasjon om hvordan disse er beregnet. Videre bør kommunen kunne begrunne endringene overfor innbyggerne for å sikre sin legitimitet. Vi har derfor sett på saksfremstillingen i kommunene ved vedtak av gebyrer for 2010. Alle saksfremstillingene i RIR-kommunene viser til hvor stor endring RIR har foreslått i sine priser. De fleste kommunene skriver i tillegg hvor stort påslaget må være for å dekke inn kostnadene. Årsaker til endringer og størrelsen på den enkelte endring omtales som regel bare i generelle tenner. Eksempelvis har Aukra og Nesset økt påslaget med 18 prosent i 2010, det vil si like mye som RIR foreslo for innsamling og behandling. Til sammenlikning er det i statsbudsjettet for 2010 lagt til grunn en forventet lønns- og prisvekst på 3,1 prosent i kommunesektoren. I saksfremstilling er kun økningen fra RIR oppgitt som årsak. Vi mener at slike ekstraordinære økninger må begrunnes tydeligere. I Eide, som i noen år har dekket inn påslaget gjennom selvkostfond, opplyses det verken om størrelse på påslaget eller om dette er endret fra 2010. Bare i Molde er det satt opp en oversikt som viser hvilke utgifter som er forandret fra 2009 til 2010 og hvor stor forandringen er. Vi vil anbefale de andre kommunene å ta med en slik oppstilling i sine saksfremstillinger, uansett hvordan påslaget skal dekkes inn. Effektivitet i kommunene Kommunen skal sikre effektive tjenester for sine innbyggere, jf. kommuneloven 1. Revisjonen har derfor ønsket å sammenligne driften i kommunene for å vurdere deres effektivitet. Vi mener at påslag i kroner per innbygger per kommune kan være et godt mål på effektivitet. Det er avdekket til dels betydelige forskjeller i hvilke utgifter kommunene tar med i beregningen av påslaget. En sammenligning mellom kommunene på dette området kan derfor ikke kan forsvares metodologisk. Målinger av effektivitet bør være en del av kommunenes interne kontroll. For eksempel har Molde måling av effektivitet og kvalitet av sine vann- og avløpstjenester gjennom interesseorganisasjonen Norsk Vann BA. 3. Etterberegning av avfallsgebyr Ved den årlige regnskapsavslutningen skal det foretas en etterberegning for å se om de faktiske utgiftene ble som forutsetningene for avfallsgebyret. Kalkulasjonen både i forkant og etterkant må omfatte kjerneproduktet, tilleggsytelsene og støttefunksjonene. For kjerneproduktet vil dette være det som faktisk er betalt til renovasjonsselskapene. Vi viser igjen til at kommunene må ha betryggende kontroll for at driften av og regnskapsføringen i avfallsselskapene skjer i henhold til gjeldende regelverk. Ut fra oversendt materiale finner vi at det bare er Fræna og Sunndal som foretar en reell etterberegning av det kommunale påslaget gjennom å justere for faktiske utgifter til blant annet lønn. Også de sju andre kommunene må gjennomføre årlig etterberegning. 5

4. Behandling av over- eller underskudd Om utgiftene var lavere enn det som er krevd inn skal differansen føres til et bundet driftsfondl. Om det er krevd inn mindre enn de faktiske utgifter skal differansen tas fra det bundne driftsfondet. Selvkostregnskapet skal balansere over en periode på tre fem år. Bare et fåtall av kommunene har en oversikt over status på renovasjonsfondet med i saksfremstillingen til fastsettelse av gebyr for 2010. Flere av kommunene skiller heller ikke mellom ulike bundne driftsfond i årsregnskapene. Det er derfor vanskelig for politikere og innbyggere å vurdere om fondene balanserer over en periode på tre fem år. Vi ber kommunen vurdere å synliggjøre størrelsene for de enkelte bundne driftsfondene. 2 500 000 2 000 000 1 500 000 1 000 000 500 000-500 000 2005 2007 2008 2009 11 Aukra, a Eide Fræna Gjemnes 1 )K Molde 6 Nesset I Rauma Sunndal Vestnes -1 000 000 Figur 1 Renovasjonsfond per kommunel 2005-09 2(kroner) Tallene for Aukra er justert for kommunens dekning av tidligere underskudd. 2 Tall for 2009 er fra foreløpige og ikke reviderte regnskaper som kan bli endret. Noen av kommunene hadde ikke regnskapene ferdig på undersøkelsestidspunktet. Kilde: Kommunenes årsregnskaper Det er store variasjoner mellom kommunene i nivå på og utvikling av fondene. Kommunene må selv vurdere hva som er et passelig nivå for fondene. Vi finner at kommunene går omtrent i balanse over perioden, men mener at Molde og Rauma bør arbeide for å stabilisere størrelsen på renovasjonsfondene og slik også størrelsen på gebyret til innbyggerne. I denne rapporten er fond benyttet som samlebegrep på både bundet driftsfond, kortsiktige fordringer og memoriakonto. uavhenuia av hvilke bearep kommunene selv benytter. 6

- 5. Oppsummering og anbefaling Revisjonen har undersøkt hvordan kommunene beregner sine utgifter til innkreving av avfallsgebyret, det vil si det påslaget kommunene gjør på selve innsamlingskostnaden. Undersøkelsen har avdekt at det er variasjoner mellom kommunene i hvordan de beregner påslaget. For å bedre etterlevelsen av regelverket for beregning av avfallsgebyr mener vi at kommunene særlig må: sikre at lokal forskrift om renovasjon er fastsatt og kunngjort utarbeide skriftlige rutiner for beregning og etterberegning av avfallsgebyret sikre at avfallsgebyret kun omfatter utgifter som er dekket av forurensingsloven 34 utføre reell etterberegning av det kommunale påslaget i avfallsgebyret sørge for åpenhet for politikere og innbyggere om hvordan avfallsgebyret er beregnet og størrelsen på selvkostfondene Vi forutsetter at kommunene også vurderer sin praksis for fastsettelse av andre gebyrer, særlig på selvkostområder, ut fra det som er kommet frem i denne rapporten. Vi mener at undersøkelser som gjelder alle kommunene kan være et godt virkemiddel for å utvikle "beste praksis". Vi vil derfor løpende vurdere å gjennomføre slike undersøkelser på flere områder. Med hilsen i(s! Håvard Austvik forvaltningsrevisor Kopi: Kontrollutvalgene i alle kommunene 7

SAMARBEIDSFORUMET FOR KONTROLLUTVALGENE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/10 Møtedato: 25.03.10 Tid: kl 10.20 kl 13.15 Møtested: Møterom 1.etg, Servicetorget (Molde kommune), Torget 2 Sak nr: 01/10 08/10 Møteleder: Arve Ingvar Tovan Av forumets medlemmer møtte: Eide kommune: Ola Krogstad Fræna kommune: Ottar Nerland Gjemnes kommune: Kristine Måløy Molde kommune: Arve Ingvar Tovan Forfall: Aukra kommune: Aril Oterhals Nesset kommune: Mellvin Arvid Steinsvoll Rauma kommune: Odd Ivar Røhmesmo Sunndal kommune: Bjørn Flemmen Steinland Vestnes kommune: Martin Kjøpstad Møtende vara: Sunndal kommune: Eva Betten Fra sekretariatet: Kjell Tore Wirum, kontrollsekretær Møtelederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det ble bemerket at berammet møte 16.mars ble utsatt grunnet vesentlig forfall av forumets m edlemmer. Det fremkom ingen merknader til saksliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL SF 00/10 VALG AV SETTEMØTELEDER SF 01/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 17. JUNI 2009 SF 02/10 REFERAT OG ORIENTERINGER SF 03/10 KU SEKRETARIATET OG SAMARBEIDSFORUMET. ÅRSMELDING FOR 2009 SF 04/10 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP FOR 2009 SF 05/09 SAMARBEIDSAVTALE OM SEKRETARIATSFUNKSJONEN FOR KONTROLLUTVALGENE. REVIDERING SF 06/10 KU SEKRETAR1ATET. BUDSJETT FOR 2010 SF 07/09 SAMLING FOR KONTROLLUTVALG 2009 Side 1 av 6

SF 08/09 MØTEPLAN 2010. KOORDINERING AV MØTER OG AKTIVITETER SF 00/10 VALG AV SETTEMØTELEDER Forumets vedtak Som settemøteleder velges Arve Ingvar Tovan Forumets behandling Krogstad fremmet følgende forslag: Som settemøteleder velges Arve Ingvar Tovan Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med forslag fra Krogstad (5 voterende). SF 01/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 17. JUNI 2009 Forumets vedtak Protokollen fra møtet 17.juni 2009 godkjennes. Forumets behandling Leder orienterte. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (5 voterende). SF 02/10 REFERAT OG ORIENTERINGER Forumets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Forumets behandling Referatsaker: Orienteringssaker: OS 01/10 Rundskriv om kommunelova og lov om interkommunale selskap. Brev frå departementet i tida etter 1.juli 2006, Kommunal- og regionaldepartementet Rundskriv H-02/09, datert 19.01.2009 OS 02/10 Avklaring selskapskontroll, Det kongelige Kommunal- og regionaldepartement, datert 11.01.2010 OS 03/10 Spørsmål om begrepet selskap i kommuneloven 80, Det kongelige Kommunal- og regionaldepartement, datert 18.01.2010 OS 04/10 Kommuneloven 15 nr 2 fritak for 'erv som kontrollutvalgsmedlem. Det kongelige Kommunal- og regionaldepartement, datert 02.02.2010 Side 2 av 6

OS 05/10 Retten til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører, Det kongelige Kommunal- og regionaldepartement, datert 15.02.2010 OS 06/10 Kommunale selskaper OS 07/10 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane og fylkeskommunane, Det Kongelege Kommunal- og regionaldepartement, datert 29.januar 2010. Sekretær viste til orienteringssakene og svarte på spørsmål fra forumets medlemmer. OS 08/10 Prosedyrer for avleggelse av sluttregnskap for investeringsprosjekt Sekretær delte ut oversikt over rutiner for kommunene i kommunerevisjonsdistriktet på Nordmøre og orienterte. OS 09/10 Tilsetting av ny kontrollsekretær Sekretær orienterte. Søknadsfristen gikk ut 12.mars 2010. Det er innkommet 11 søknader til stillingen. Vedkommende blir tilsatt i Molde kommune, men direkte underlagt det enkelte kontrollutvalg. Sekretær vil delta under intervjuene. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (5 voterende). SF 03/10 KU SEKRETARIATET OG SAMARBEIDSFORUMET. ÅRSMELDING FOR 2009 Forumets vedtak Årsmeldingen for 2009 tas til etterretning. Forumets behandling Leder gjennomgikk årsmeldingen. Årsmeldingen ble endret i samsvar med de merknader og innspill som fremkom i møtet. Sekretær delte ut møte- og saksstatistikk for perioden 2003-2009. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatsleders innstilling (7 voterende). SF 04/10 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP FOR 2009 Forumets vedtak Sekretariatets regnskap for 2009 tas til orientering. Forumets behandling Sekretariatsleder redegjorde for regnskapet og svarte på spørsmål fra forumets medlemmer. Side 3 av 6

Merforbruket i 2009 er allerede fakturert kommunene etter kostnadsfordelingen slik den fremkommer i Samarbeidsavtalen. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatsleders innstilling (5 voterende). SF 05/10 SAMARBEIDSAVTALE OM SEKRETARIATSFUNKSJONEN FOR KONTROLLUTVALGENE. REVIDERING Forumets innstilling 1. Samarbeidsavtalen om interkommunal sekretariatsfunksjon for kontrollutvalgene vedtas med følgende endringer: Punkt 3 Ressursfordelin Det opprettes til sammen 150 % stilling som sekretær for kontrollutvalgene. 1 tabellen under er 1,5 årsverk satt til 1885 timer til kontrollutvalgene eksklusiv 660 timer til administrasjon. Mulighet for utvidelse med 1 ett møte. Stillingsressursen (150 % stilling) gir rom for 58 møter. 49 av møtene er fordelt samt 2 møter i samarbeidsforumet. Resten 7 møter fordeles etter behov. Punkt 4 Økonomi De samarbeidende kommuner betaler et årlig vederlag for sekretariatsfunksjonen til Molde kommune, jf kostnadsfordelingen i tabellen under. Molde kommune er ansvarlig for å kreve inn vederlaget. Vederlagets størrelse er eksklusiv mva og før 2010 lørdelt på 40 % etter grunnbeløp og 60 % etter folketall pr 1.1.2009. Vederlaget skal justeres i samsvar med gjennomsnittlig lønns- og prisstigning i kommunesektoren. Kostnadsfordelinu for 2012 ou videre skal tas opp til ny vardernat innen utganuen av 2011. Side 4 av 6

Det legges ikke opp til kapitalinnskudd i samarbeidsordningen. Punkt 5.1 Molde kommune som vertskommune Molde kommune er vertskommune og har arbeidsgiveransvaret angående sekretærfunksjonen. Molde kommune tilsetter 1,5 årsverk som skal utgjøre sekretariatet for de deltakende kommuner. Forumets behandling Sekretær redegjorde for bakgrunn for saken, økonomiske og administrative konsekvenser innstillingen vil få for de samarbeidende kommuner og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Innstillingen oversendes de respektive kontrollutvalg i de samarbeidende kommuner for endelig fremleggelse for kommunestyrene. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (5 voterende). SF 06/09 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2010 Forumets innstilling 1. KU sekretariatets budsjett for 2010 fastsettes til en kostnadsramme på kr 796.000.- 2. Sekretariatet gis fullmakt til å omprioritere innenfor ansvarsområdets budsjettramme. Forumets behandling Sekretær redegjorde for budsjettet. For å få et reelt budsjett er det foreslått å innarbeide de indirekte administrative utgifter sekretariatet har som i dag utføres vederlagsfritt av Molde kommune. Forumets innstilling oversendes kontrollutvalget i Molde for videre fremleggelse for Molde kommunestyre i forbindelse med budsjettkorrigeringer for ansvarsområdet. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (5 voterende). SF 07/10 SAMLING FOR KONTROLLUTVALG 2010 Forumets vedtak Det arrangeres Samling for kontrollutvalg 2010 på Rica Hotel Seilet Molde, torsdag 8.april 2010. Målgruppe for samlingen er kontrollutvalgsmedlemmer i kommunene i Nordmøre og Romsdal samt Møre og Romsdal fylkeskommune. Forumets behandling Sekretær orienterte om opplegget for samlingen og viste til skisse for program for samlingen. Side 5 av 6

Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra forumets medlemmer (5 voterende). Sekretærens innstilling Det arrangeres Samling for kontrollutvalg 2010 torsdag 8.april 2010. Målgruppe for samlingen er kontrollutvalgsmedlemmer i kommunene i Nordmøre og Romsdal samt Møre og Romsdal fylkeskommune. SF 08/10 MØTEPLAN 2010. KOORDINERING AV MØTER OG AKTIVITETER Forumets vedtak Møteplan for 2010 tas til orientering. Forumets behandling Sekretær redegjorde for møteplanen. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (5 voterende). Ola Krogstad Ottar Nerland Kristine Måløy Arva Ingvar Tovan fung. leder Eva Betten Kjell Tore Wirum kontrollsekretær Side 6 av 6

ICALIL GIGIG Zdit. SAMARBEIDSFORUMET FOR KONTROLLUTVALGENE i Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Raurna, Sunndal og Vestnes kommune. 1. INNLEDNING I 2003 kom det en lovendring til lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) hvor koml 60 som omhandlet kontrollutvalg ble opphevet og erstattet med et nytt kapittel 12 Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. Det følger av koml 77 nr 10: ÅRSMELDING FOR 2009 "Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget." Dette innebar i praksis at revisjonen som tidligere hadde hatt sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene, ikke lenger kunne utføre sekretærbistand. Det ble i 2004 inngått Samarbeidsavtale om interkommunal sekretærfunksjon for kontrollutvalgene (kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes), datert 31.desember 2004. Avtalens formål følger av avtalens punkt 2: "Samarbeidets hovedformål er å bidra til at deltakerkommunene skal ha tilstrekkelig og kompetent sekretærbistand til sine kontrollutvalg." I henhold til samarbeidsavtalen ble det også etablert et samarbeidsforum, jfr avtalens punkt 5.3: "Det etableres et samarbeidsforum bestående av lederne av kontrollutvalgene i kommunene." 2. FORUMETS SAMMENSETNING Samarbeidsforumet har i perioden 2007 2011 følgende sammensetning: Kommune Medlem Funks'on Personli e varamedlemmer Aukra Aril Oterhals Audhild Mork Eide Ola Krogstad Tone Helen Folland Bolli Fræna Ottar Nerland Sigrid Gjendem Fjørtoft Gjemnes Kristine Måløy Ola Bjarte Orset Molde Arve Ingvar Tovan Harald Valved Nesset Mellvin Arvid Steinsvoll Leder Lars Myrset Rauma Odd Ivar Røhmesmo Arild Herskedal Surmdal Bjørn Flemmen Steinland Eva Betten Vestnes Martin Kjøpstad Nestleder Britt Bergem Side 1 av 6

3. SEKRETARIAT 3.1 Bemanning Etter samarbeidsavtalen skal Molde kommune være vertskommune for sekretariatet. Det følger av avtalens punkt 5.1: "Molde kommune er vertskommune og har arbeidsgiveransvaret angående sekretærfunksjonen. Molde kommune tilsetter en person i 100 % stilling som skal være sekretær for kontrollutvalgene for de deltakende kommuner." Fram til 1.desember 2009 var sekretariatet bemannet med 1 årsverk med kontrollsekretær Ole Terje Nakken. Fra 1.desember 2009 tiltrådte ny kontrollsekretær Kjell Tore Wirum. I desembermåned var det overlapping mellom avtroppende og ny kontrollsekretær. 3.2 Arbeidsfordeling Sekretariatet har i 2009 ivaretatt sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene i samarbeidskommunene. 3.3 Kontorplassering Det følger videre av avtalens punkt 5.1: "Molde kommune stiller med kontorlokaler med tilhørende utstyr for sekretæren." Sekretariatet er samlokalisert med Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R i Hamnegata 35, 4.etasje. 4. OPPGAVER 4.1 Forumets oppgaver Forumets oppgaver følger av avtalens punkt 5.3: "Formålet med forumet er å etablere en instans som kan ta opp saker angående sekretariatsordningen." 4.2 Sekretariatets oppgaver Det følger av forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) 20 første og annet ledd: "Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt." 5. VIRKSOMHET I 2009 5.1 Samarbeidsforumet Forumet har avholdt 1 ordinært møter og behandlet 6 protokollerte saker. I tillegg ble det avholdt et "høstmøte" i samarbeid med samarbeidsforumet for Nordmøre med følgende tema: Den nye offentleglova Åpne eller lukka møter i kontrollutvalgene 5.2 Møteaktivitet i utvalgene Totalt ble det i 2009 avviklet 42 møter i kontrollutvalgene og behandlet 290 protokollerte saker. Side 2 av 6

Aktiviteten i utvalgene har vært høy i 2009. Antall møter i utvalgene har variert mellom 4 og 7. Antall protokollerte saker har variert mellom 22 og 51. 5.3 Kurs/konferanser Samtlige kontrollutvalg i distriktet deltar på den årlige Kontrollutvalgskonferansen i regi av NKRF (Norges Kommunerevisorforbund) på Gardermoen i månedsskiftet januar/februar. En stor andel av utvalgenes medlemmer deltok under NKRF Kontrollutvalgskonferansen 4.-5.februar 2009. Sekretariatet var representert ved kontrollsekretær. Mange av kontrollutvalgsmedlemmene benyttet sjansen til å delta på Kurs for kontrollutval, avholdt i Molde 29.september 2009 i regi av KS Møre og Romsdal og NKRF. Sekretariatet var representert ved kontrollsekretær. Kontrollutvalgene i Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Sunndal og Vestnes er medlemmer av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Samtlige av kontrollutvalgene var representert på FKTs fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen 27.-28.mai 2009. Sekretariatet var representert ved kontrollsekretær. Samarbeidsforumets medlemmer var godt representert under "høstsamlingen- i samarbeid med samarbeidsforumet for Nordmøre 18. november 2009. Kontrollsekretær har deltatt på I møte mellom sekretariatene i Møre og Romsdal i 2009. Videre har kontrollsekretær deltatt på en Vestlandssamling (samling for sekretariatene i Sør- Trøndelag, Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane, Hordaland, Rogaland, Aust- og Vest-Agder) i Stavanger, 28.-29.oktober 2009. 5.4 Økonomi Regnskapet for 2009 viser et merforbruk på kr 47 058,07.- i forhold til budsjett. Merforbruket skyldes i hovedsak lønns- og sosiale utgifter i forbindelse med overlapping mellom kontrollsekretærene i desember måned. Merforbruket vil bli fordelt på kommunene i henhold til kostnadsfordelingen slik den fremkommer i Samarbeidsavtalens punkt 4. 5.5 Bestilling fra/tilsyn med revisjonen Sekretariatet har i løpet av 2009 effektuert 19 bestillinger overfor revisjonen på vegne av kontrollutvalgene. Disse fordeler seg som følger: Sakstittel Beskrivelse Antall Revisjonsplan for revisjonsåret 2009 Revisors vurdering av uavhengighet følger vedlagt 9 Forvaltningsrevisjonsprosjekt. Bestilling 10 Eierskapskontroll. Bestilling 0 Sum 19 Side 3 av 6

Sekretariatet har i løpet av 2009 lagt frem 59 dokument fra revisjonen overfor kontrollutvalgene, enten som egen sak eller som del av annen ordinær sak. Disse fordeler seg som følger: Sak Beskrivelse Antall Kommunale årsregnskap Revisjonsberetning 'n/evt revisj onsnotat 9 Årsregnskap for kommunale foretak Revisjonsberetning m/evt revisjonsnotat 6 Revisjonens halvårsrapport for revisjonsåret 2008 5 Revisjonens årsrapport for revisjonsåret 2008 9 Revisjonens halvårsrapport for revisjonsåret 2009 5 Sluttregnskap/prosjektregnskap Uttalelser til sluttregnskap/prosjektregnskap 13 Forvaltningsrevisjonsrapporter 10 Oppfølging av FR rapporter 1 Rapport om eierskapskontroll 1 Misligheter/uregelmessigheter Andre tilsynssaker 0 Sum 59 5.6 Regnskapsrevisjon Revisjonen utarbeider en revisjonsplan for revisjonsåret. Det blir rapportert halvårlig om status i revisjonsoppdraget. Revisjonsberetninger til årsregnskap for kommuner og/eller kommunale foretak (KF), uttalelser til byggeregnskap, nummererte brev samt kundebrev legges frem fortløpende for kontrollutvalget enten som egen sak eller som vedlegg til sak. 5.7 Forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011 ble utarbeidet og behandlet i de respektive kontrollutvalg og kommunestyrer i 2008. Det er bestilt 10 forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2009 på bakgrunn av planen. Det er levert 10 forvaltningsrevisjonsrapporter i 2009 i henhold til bestillingene. Oppstartsbrev vedrørende forvaltningsrevisjonsprosjekt legges frem for kontrollutvalgene fortløpende. 5.8 Eierskapskontroll Plan for selskapskontroll 2008 2011 ble utarbeidet og behandlet i de respektive kontrollutvalg og kommunestyrer i 2008/2009. På bakgrunn av planen er det forventet at revisjonen årlig utfører eierskapskontroll med den respektive kommune. Det er ikke fremlagt rapporter om eierskapskontroll i kontrollutvalgene i løpet av 2009. Forutsetning for en slik kontroll er at kommunene har utarbeidet eierskapsmelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens eiefinteresser i hel- og deleide selskap og eierstrategier pr selskap) Ingen av kommunene i kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R har ikke og er heller ikke blitt pålagt av kommunestyrene i forbindelse med plan for selskapskontrollen, å utarbeide en slik eierskapsmelding. Side 4 av 6

5.9 Selskapskontroll i 2009 Kontrollutvalget i Rauma fikk fremlagt rapport om selskapskontroll i Troll-Tinn AS i løpet av 2009. Kontrollutvalget i Aukra hadde sammen med kontrollutvalget i Møre og Romsdal fylke intensjon om å gjennomføre selskapskontroll i Aukra Sikkerhetssenter AS (ASAS) i løpet av 2009. Grunnet eierforhold i selskapet (Aukra kommune, Møre og Romsdal fylke og en privat eier) var kontrollutvalget utelukket fra en slik selskapskontroll. Kontrollutvalget har likevel holdt seg løpende orientert om selskapet i 2009. 5.10 Andre utredninger Grunnet ressurssituasjonen har sekretariatet heller ikke i 2009 utført utredninger for kontrollutvalgene ut over ordinær saksbehandling. 5.11 Oppfølging av samarbeidsforumets saker Følgende saker er ikke fulgt opp pr 31.12.09: Sak nr / Sakstittel Saken gjelder Merknad dato SF 04/09 Utvidelse av 1. Samarbeidsforumets leder og Saken vil bli fulgt opp i 2010 i 17.06.09 sekretariatet nestleder gis fullmakt til å forbindelse med revidering av arbeide for at sekretariatet Samarbeidsavtalen. utvides med inntil en hel stilling 2. Samarbeidsavtalens punkt 5.1 endres i så fall tilsvarende. 5.12 Administrative utfordringer Frem til 31.desember 2009 har sekretariatet brukt saksbehandlingssystemet Lotus Notes 6.5 for kontrollutvalget. Grunnet utfasing av dette saksbehandlingssystemet, vil sekretariatet rette henvendelse til kommunene om tilgjengengelighet/brukertilgang til kommunens saksbehandlingssystem ephorte (Rauma har ACOS websak) for saksbehandling og arkivering av kontrollutvalgets dokumenter fra og med 1.januar 2010. 5.13 Fremtidige utfordringer Samtlige av kontrollutvalgene har i 2008/2009 behandlet sak vedrørende bemanning i sekretariatet. Samtlige av kontrollutvalgene har konkludert med at de ønsker å være aktive kontrollutvalg med fokus på kontroll og tilsyn. Samtidig har de konkludert med at dagens bemanning i sekretariatet er for liten samtidig som den er sårbar for sykefravær, ferieavvikling og lignende. Noen av kontrollutvalgene har også åpnet for et mulig samarbeid eventuelt sammenslåing med Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre (dekker kommunene Aure, Averøy, Halsa, Kristiansund, Rindal, Smøla, Surnadal og Tingvoll). Sak vedrørende sekretariatets bemanning vil bli fulgt opp i 2010 i forbindelse med revidering av Samarbeidsavtalen. 6. SAMMENDRAG 2009 er det femte året hvor sekretariatsordningen har eksistert i henhold til sarnarbeidsavtalen. Grunnet høy aktivitet i kontrollutvalgene har det vært tilsvarende høy aktivitet for sekretariatet. Side 5 av 6

Samarbeidsforumet Molde, 25.03.10 Ola Krogstad Ottar Nerland Kristine Måløy Arve Ingvar Tovan Eva Betten fung leder Side 6 av 6

SAMARBEIDSFORUMET BEHANDLEDE SAKER I 2006 Saks nr Sakstittel SF 01/06 GODKJENNELSE AV PROTOKOLLEN FRA MØTET 29. JUNI 2005 SF 02/06 FELLES ÅRSMELDING FOR 2005: SAMARBEIDSFORUMET OG SEKRETARIATET SF 03/06 SEKRETARIATETS REGNSKAP FOR 2005 SF 04/06 BUDSJETT 2006 SF 05/06 TEMA ELLER PROGRAM FOR HØSTENS FAGLIGE SAMLING SF 06/06 REFERAT/ORIENTERINGSSAKER HERUNDER MEDLEMSKAP I FKT Statuskode BEHANDLEDE SAKER I 2007 Saks nr Sakstittel SF 01/07 GODKJENNELSE AV PROTOKOLLEN FRA MØTET 6. SEPTEMBER 2006 SF 02/07 FELLES ÅRSMELDING FOR 2006: SAMARBEIDSFORUMET OG SEKRETARIATET SF 03/07 SEKRETARIATETS REGNSKAP FOR 2006 SF 04/07 SEKRETARIATETS BUDSJETT 2007 SF 05/07 TEMA ELLER PROGRAM FOR HØSTENS FAGLIGE SAMLING SF 06/07 ERFARINGSUTVEKSLING Statuskode BEHANDLEDE SAKER I 2008 Saks nr Sakstittel SF 01/08 KONSTITUERING VALG AV LEDER OG NESTLEDER SF 02/08 FELLES ÅRSMELDING FOR 2007: SAMARBEIDSFORUMET OG SEKRETARIATET SF 03/08 SEKRETARIATETS REGNSKAP FOR 2007 SF 04/08 SEKRETARIATETS BUDSJETT 2008 SF 05/08 TEMA ELLER PROGRAM FOR HØSTENS FAGLIGE SAMLING SF 06/08 ERFARINGSUTVEKSLING Statuskode BEHANDLEDE SAKER I 2009 Saks nr Sakstittel SF 01/09 FELLES ÅRSMELDING FOR 2008: SAMARBEIDSFORUMET OG SEKRETARIATET SF 02/09 SEKRETARIATETS REGNSKAP FOR 2008 SF 03/09 SEKRETARIATETS BUDSJETT FOR 2009 SF 04/09 UTVIDELSE AV SEKRETARIATET SF 05/09 TEMA/PROGRAM FOR DET FAGLIGE HØSTMØTET I NOVEMBER SF 06/09 ERFARINGSUTVEKSLING SÅ LANGT Statuskode Kode Forklarin Saken er avsluttet B Under behandling Til videre oppfølging U Saken går ut

Nesset Kommune Kontrollkomiteen Eidsvåg...23.02.10 Viser til K-sak 101/08 og K-sak 5/09 der ekstrabevilgning til Prestegardsloa med kr. 2.670.000,- vart godkjent. den forbindelse vil jeg tillate meg å komme med folgende henstilling: Jeg oppfordre KONTROLLKOMITEEN i Nesset å se på denne saken. Det virker veldig lettvint å la slike enorme overskridelser forsvinne ut i det blå. Det gjør ikke saken bedre at leder i Byggekomiteen for loa Ola Tjelle, var den som var mest opptatt av å hindre medlemmene i Byggekomiteer å få mote i alle Byggemotene. (les: K-sak 8/10 den 4.02.10) Etter hans utsagn ville det bi.a. føre til : "jo flere kokker, desto mer sol". Samtidig vil jeg: be om at det blir sett pa moteprotokollene som angår Byggenemnda for Fjosprosjektet på Nesset Prestegard. Det 2-jelder både innkalling og møtereferat. Byggekomiteen for "Loa-^ bor sitte pa unik erfaring, da de uten sammenligning, har prestert den største prosentvise overskridelsen på alle Kommunale byggeprosjekter i moderne tid. 1 K-sak 8'10 stod det a lese i mnstillingen fra admmistrasjonen Sitat :Det vil etter hvert bli en stor ekstrautgift for prosjektene dersom alle fra byggekomitèn deltar pa alle møtene. I tilfellet Barneskolen ville det fort til en utbetaling på ca. Kr. 25.004-brutto. Jeg vil da tillate meg å minne om at i budsjettet er det beregnet konsulenthonorar på kr.2.600.000,- pluss byggeledelse med kr. 600.000.-.