BPC PLANNING AMEDIA STYLE Presentert til SBN-brukerkonferanse 2015 KAREN LANGBALLE, AMEDIA AS, OSLO 22.10.15
SAP BPC hos Amedia BPC for Microsoft Office Citrix-miljø Fem modeller Hovedrapporteringsverktøy for regnskap, budsjett, prognoser Budsjett hvert år, og tre prognoser Konsolidering basert på regler Uten bruk av medfølgende IFRS-oppsett Raskt voksende datamengde Excel-kompetanse er forutsatt Foreløpig ingen bruk av Business Process Flows (BPF) Side 2
Dimensjoner hos Amedia komplekst oppsett Og mye bruk av «Aktiver manuell oppføring av medlemmer» Hvis vi skulle starte på nytt: Gjøre samtlige dimensjoner alfanumeriske, for å unngå non-unike dimensjonsmedlemsverdier Side 3
Administrasjon Amedia har versjon 10.0 Skal oppgradere til 10.1 før jul for å få den versjonen hvor Office-BPC er mer lik Netweaver-BPC 130 brukere Herav 4 administrator-brukere, og én systemansvarlig Ca 120 ulike Selskap (Entity) Utstrakt internhandel og derav følgende InterCompany-transaksjoner Stor grad av eliminering i Konsolidering Realiserte (faktisk) regnskapstall kommer fra økonomisystem Agresso fortløpende (DM-jobb som vi scedule rer selv) Budsjett og Prognoser legges rett inn i databasen via standardiserte Input Schedules En del administrasjon av brukerrettigheter i den anledning Side 4
DataManager hos Amedia Side 5
Budsjett Egen versjon V0 Tolv perioder Starter med helt blanke ark Har tanker om å gå over til rullerende prognoser I konserninterne transaksjoner er det oftest selgende selskap som budsjetterer både egen inntekt og kundes kostnad Trykking og distribusjon av papiraviser er unntatt, der er det avisene som bestiller, og derved budsjetterer sin kostnad, selgers inntekt og selgers varekost Modellene til dette er helt interne og bygget opp av oss selv Fast lønn budsjetteres i egen modell i BPC, på personnivå. DM-jobb kopierer til modell Controlling, og utelukker personnavn Budsjett konsolideres på samme måte som realisert (faktisk) Side 6
Input Schedule standard Disse kolonnene Disse valgene Lysegul = input Grå = Bare lese Hvit = bakgrunn Side 7
IS standard forts Alle får de samme periodiseringsnøklene og alle kan lage sine egne Periodiseringsnøkkel for opplest data i IS kalkuleres De fleste IS er har en kalenderarkfane med relevant info Side 8
Eksempel på detaljgrad Trykk på 2-tallet øverst i venstre hjørne for å vise alle skjulte linjer! Stykkpris, basert på gjsn. stykkpris for perioden jan juli 2014 (gjelder også øvrig stykkpriser i modellen) Legg inn gjsn. ordinært budsjettert opplag til distribusjon. (sammenlign med gjsn. opplag 2014!!!) Legg inn diverse kostnader, samt tekst hva dette gjelder. Feltene skal IKKE benyttes til å legge inn eventuelle buffere / reserver!!! Sum budsjettert kostnad. Diverse info og nøkkel- /sammenligningstall. Side
Juster til ønsket budsjettnivå Velg ønsket måte å budsjettere på: Eget beløp, Lik V3, hvilken periodisering, % Justering osv. Ferdig definerte budnøkkler Kan skrive over om det ønskes Side 10 Legg til kommentar (valgfritt)
Input Schedules Følger forretningsprosessene Er eid av brukere innen hvert forretningsområde Er utarbeidet etter mal Utstrakt bruk av konsulentbistand første to år, deretter kun tilpasninger til tid og endring i organisasjonsstruktur Makroer tømmer og laster IS er likedan hver eneste gang Betinget formatering indikerer status i enkeltceller Mange EPM er i hver IS, kolonner i bruk fra A:DE i en IS som skriver tre tallsett på hver rad Side 11
IS FASTLØNN i separat modell, separat tilgangskontroll Ansattnavn fremkommer her. Ansatt-id i BPC består av følgende elementer: «AN» Ansattnummer 6 siffer Selskapsnummer 3 siffer Stillingsid 1 siffer Så hvis samme menneske er ansatt i to stillinger i ett selskap, og kanskje i en tredje stilling i et annet selskap, da har denne personen tre rader med stamdata, én per stilling. Side 12 Velg ett basismedlem for: KONTO LØNNART RESULTATOMRÅDE SELSKAP i Context. Det er disse verdiene som epm en *skriver* budsjettallene til. Modellen er laget slik at man kan budsjettere alle lønnarter til LA100, f eks, eller man kan budsjettere hver lønnart separat. Når man har lest inn tall én gang, vil det stå Nei i kolonne BK. For å skrive endrede verdier, må det overskrives med Ja i kolonnen, deretter bruke kolonne BL:BO lik første gang. Man kan overskrive verdien i kolonne BL dersom januarverdi skal være ulik det som ligger i stamdata.
KOMMENTARER kan legges inn i alle IS Start BPC internet explorer Velg Audit Velg Comments for å se hele historikken på kommentar Bruk standardrapport i BPC Excel for å se siste kommentarer Side 13
Smarte løsninger Betinget formatering (Excel style) Lokale medlemmer Betinget formatering (BPC style) Formler i Formateringsarkfanen Alltid omtrent samme arkfaner Alltid tilpasset Context Mange standardrapporter Månedsrapport standard med kobling BPC Excel- Powerpoint Side 14
Utfordringer Ytelse Kollisjoner mellom DM-jobber Stamdatavedlikehold Komplikasjonsnivå som er krevet i budsjett-modeller Side 15
Amedia AS Akersgata 47/49 Postboks 1168 Sentrum, NO-0107 Oslo Telefon +47 22 00 90 00 www.media.no