Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Tid: 5.2.2016 kl. 09:30 15:00 Møtested: Park Inn, Gardermoen Deltakere fra styret Herlof Nilssen Thomas Bagley Hilde Rolandsen Torbjørg Vanvik Bjørn Nilsen Erik M. Hansen Lasse Sølvberg Anita Schumacher Lise Karin Strømme Styreleder Nestleder Forfall fra styret Mads Einar Berg, Helse Midt- Norge Deltakere fra administrasjonen Gisle Fauskanger, adm. dir. Ørjan Stange Bye Jan Eirik Olsen Observatører Inga Nordberg, Direktoratet for e-helse Håkon Grimstad, Norsk Helsenett SF. Øistein Winje, representant for brukerutvalget. 1
Sakliste ÅPNE SAKER 01/16 B Godkjenning av innkalling 02/16 B 03/16 O 04/16 O Protokoll fra styremøtet i Nasjonal IKT HF 11. desember 2015 Orientering fra adm. dir. Teknologianvendelse ved det nye sykehuset i Østfold 05/16 O Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 06/16 O Prosess for masterplan 2017 for prosjektporteføljen 07/16 B Forprosjekt Digital patologi 08/16 B Forprosjekt Prehospital EPJ 09/16 B Program for samordning av neste generasjon EPJ 10/16 B Status forhandlinger for talegjenkjenning - LUKKET 11/16 O Statistisk logganalyse 12/16 B 13/16 O 14/16 O 15/16 O 16/16 B 17/16 B Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre presenterer «Strategi for det regionale arbeidet med medisinske kvalitetsregistre» AMK - saker til AD-møtet og endring i prosjektstyret Én innbygger - én journal Status EPJ Helse Midt Årlig melding 2015 Finansiering 2016 2
18/16 B Etisk regelverk 19/16 O Tentativ agenda til styremøte 22. april 2016 Eventuelt Sak 01/16 B Godkjenning av innkalling Saker til eventuelt: Hendelser på nødnett under vinterstormen. 1. Det var ikke øvrige merknader til innkalling og dagsorden. Sak 02/16 B Godkjenning av protokoll fra styremøte 11. desember 2015 Det var ikke kommentarer til protokollen. 1. Styret godkjente protokollen fra styremøtet 11. desember 2015. Sak 03/16 O Orientering fra administrerende direktør Adm. dir. orienterte om følgende saker; (1) Risikostyring, (2) Rekruttering, (3) Årsrapport, årsregnskap og årlig melding 2015, og (4) Handlingsplan og KPIer-strategioppfølging Styret kommenterte at KPIer i sak 4 er til internt bruk i spesialisthelsetjenesten. 1. Styret tok sakene til orientering. Sak 04/16 O Teknologi i nytt sykehus Østfold Thomas Bagley, Helse Sør-Øst RHF, innledet, og Terje Gårdsmoen, Sykehuset Østfold, orienterte. Presentasjon oversendes sammen med protokollutkastet. 3
Sak 05/16 O Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppsummering Jan Eirik Olsen, administrasjonen, orienterte. Styret påpekte at rapporteringen er blitt meget bra. Ved en inkurie hadde det oppstått en feil i bemanningsoversikten. Denne ble korrigert. Vedtak Sak 06/16 O Prosess for masterplan 2017 Oppsummering Jan Eirik Olsen, administrasjonen, orienterte. Styret kommenterte at det i masterplanprosessen må være en tydelig prioritering av å ferdigstille det som er påbegynt, og som underbygger «Èn innbygger èn journal». Sak 07/16 B Forprosjekt Digital patologi Jørn Hanssen, administrasjonen, presenterte. Det ble presisert at forprosjektet vil avklare hva som bør gjøres i fellesskap i forhold til hva som bør gjøres regionalt. Vedtak 1. Styret vedtar gjennomføring av forprosjekt «Digital patologi». 2. Styret ber administrasjonen utnevne prosjektstyret. Sak 08/16 B Prosjektforslag - Felles konseptfase Prehospital EPJ Ørjan Stange Bye, administrasjonen, presenterte. Det ble presisert at det i konseptfasen vil synliggjøres hva de totale levetidskostnadene antas å bli for de ulike konseptalternativene, og hva som bør gjøres i fellesskap i forhold til hva som bør gjøres regionalt. 4
Vedtak 1. Styret vedtar gjennomføring av konseptfase for «Prehospital EPJ». 2. Styret ber administrasjonen utnevne prosjektstyret. Sak 09/16 B Program for samordning av neste generasjons EPJ Nina Bjørlykke, administrasjonen, orienterte. Det ble spilt inn at programmet bør vurdere å inkludere helseregionenes e- læringspakker som kandidat for felles samordning. Styret bemerket viktigheten av å gjennomføre denne type initiativ for å bidra til å bygge en felles kultur som setter helseregionene i stand til å standardisere og samordne på tvers av regionene. 1. Styret vedtar oppstart og gjennomføring av «Program for samordning av neste generasjons EPJ». 2. Styret ber administrasjonen utnevne programstyret i henhold til saknotatet. Sak 10/16 O Status forhandlinger for talegjenkjenning - lukket Gisle Fauskanger, adm. dir. orienterte. Sak 11/16 B Statistisk logganalyse Jan Eirik Olsen orienterte. Styret kommenterte hvordan økt forståelse i planleggingsfasen av tekniske og funksjonelle behov bidrar til en mer reell forståelse for løsningens omfang. 1. Styret vedtar utvidelse av planleggingsfasen. 2. Styret bevilger en økning på budsjettrammen med 1 800 000 inklusiv MVA. 3. Styret ber om beslutningsunderlag for gjennomføringsfase fremlegges til neste styremøte. 5
Sak 12/16 O Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre presenterer «Strategi for det regionale arbeidet med medisinske kvalitetsregistre» Eva Stensland, SKDE, presenterte. Presentasjonen er vedlagt protokollutkastet. Sak 13/16 B Prosjektstyreendringer og problemstillinger knyttet til anskaffelsesprosjektet «Ny teknologi AMK» Gisle Fauskanger, administrasjonen, orienterte. Styret diskuterte innholdet i saksnotatet til RHF AD-møtet og ønsker ytterligere behandling før det eventuelt fremmes til AD møtet. Saken bes derfor trukket fra RHF AD møtet. Styret ber administrasjonen vurdere ulike kontraktsmodeller overfor leverandørene. Styret støtter involvering av RHF Fagdirektørmøtet for få belyst saken rundt forvaltning av det faglige innhold i Norsk Indeks for medisinsk nødhjelp, og arbeidsdelingen rundt dette. 1. Styret vedtar endring i prosjektstyret som skissert. 2. Styret ber om at saksnotatet til RHF AD-møtet trekkes. Sak 14/16 O Én innbygger - én journal Direktoratet for e-helse orienterte. 1. Styret tar saken til orientering. Sak 15/16 O Status EPJ Helse Midt Torbjørg Vanvik orienterte. 1. Styret tar saken til orientering. 6
Sak 16/16 B Årlig melding 2015 Gisle Fauskanger, administrasjonen, orienterte. Styret ga uttrykk for at utkastet til årlig melding for 2015 var bra og spilte inn sine forslag til justeringer. 1. Styret godkjente det fremlagte forslaget til årlig melding, med de innspill til endringer som fremkom i styremøtet. Sak 17/16 B Foretakets kapitalsituasjon og finansiering 2016 Gisle Fauskanger, administrasjonen, orienterte. Styret kommenterte at prinsippet om tilbakeføring av overskytende kapital til eierne er klokt. Det ble bedt om at redusert innbetaling gjøres forholdsmessig, i tråd med den totale finansieringen for 2015. 1. Styret ber administrasjonen redusere innkreving av finansiering fra regionene i 2016 med sikte på å redusere «Annen egenkapital» til 10 MNOK. Dette er i tillegg til 5 MNOK i innskutt egenkapital. 2. Styret ber administrasjonen om at redusert innbetaling for 2016 blir gjort forholdsmessig i tråd med den totale finansieringen for 2015. Sak 18/16 B Etisk regelverk Gisle Fauskanger, administrasjonen, presenterte 1. Styret godkjente de foreslåtte etiske retningslinjene med de innspill som kom i møtet. Sak 19/16 O Tentativ agenda til styremøte 22. april 2016 Det var ikke innspill til den tentative agendaen til styremøtet 22. april 2015. 7
Eventuelt Det ble stilt spørsmål ved om nasjonal IKT HF har en rolle i alvorlige driftshendelser i nødnettet. Styret konkluderte med at dette er utenfor ansvarsområdet til Nasjonal IKT HF. Håkon Grimstad, Norsk Helsenett SF, orienterte i tillegg om Norsk Helsenetts utvidete oppgaver som resultat av «Etablering av konsernmodell for administrative tjenester i helseforvaltningen» (regjeringen.no). 8
Ref. Ørjan Stange Bye 5.2.2016 Herlof Nilssen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen Anita Schumacher Torbjørg Vanvik Mads Einar Berg (sett) Hilde Rolandsen Bjørn Nilsen Lise K. Strømme Lasse B. Sølvberg 9