HVORFOR AVSTEMME? DNB BANKAVSTEMMING Morten Jensen Adra Match AS
HVA GJØR ADRA MATCH? HJELPER TIL MED Å GJØRE REGNSKAPSAVSLUTNINGEN ENKLERE OG SKAPER TRYGGHET FOR RESULTATET 2
AVSTEMMINGER: HVA ER STATUS HOS ØKONOMIAVDELINGENE? 3
UTFORDRINGER I HVERDAGEN 61% sier at tidspress fører til dårligere kvalitet i avdelingen 83 % sier at avdelingen er meget sårbar for sykefravær 71 % har konti som aldri blir avstemt 44% har levert regnskap uten å være 100 % sikker på at avstemmingen er gjort korrekt Gjennomført mot norske økonomiavdelinger 552 svar 63 % Økonomi/regnskapssjefer, 27% Regnsskapsmedarbeidere, 5 % IT
ADRA MATCH CFO SURVEY 83% rapporterer balanse og åpne poster i Excel 62% bruker permer for arkivering 90% er under press for å stenge bøkene raskere 61% er ikke fornøyde med kvaliteten og oversikten under månedsavslutningen 28% er sikre på sine rapporterte tall Gjennomført mot økonomisjefer/cfo Nord-Europe + USA 5
HVA ER UTFORDRINGENE? Vi vill avslutte raskere med økt presisjon for å kunne bruke tiden vår mer produktivt Excel er bra til mye, men ikke til prosesstyring av månedsavsluttingen Avstemmingene gjøres av ulike personer fra flere steder i organisasjonen og personer bytter ofte stilling Vi har behov for bedre oversikt over prosessen 6
HVILKE KRAV HAR VI PÅ OSS? > Lovhjemler som konkret krever dokumentert avstemming > Krav til effektivitet > Krav til pålitelige tall > Internkontroll
DOKUMENTASJON AV BALANSEN Bokføringslovens 11 Bokføringsforskrift 6 NBS 5 Et 11.Dokumentasjon 6 lettlest dokument av som av balansen redegjør for mv.ved lov og forskrift utarbeidelse ang. av dokumentasjon årsregnskap og av næringsoppgave balansen. 6-1 Varelager skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre Ble 6-2 utgitt Bankinnskudd, de Mai er ubetydelige. 2013 lånegjeld Bestemmelsen etc. gjelder tilsvarende for skattemessige verdier 6-3 Finansielle som ikke er instrumenter dokumentert i øvrige ligningsoppgaver. Departementet 6-4 Avsetninger, kan nedskrivninger i forskrift fastsette nærmere regler om dokumentasjon av de enkelte balansepostene.
Det skal eksistere kontrollspor mellom balansen og dokumentasjon av balansen. «Avstemmingen må inneholde et kontrollspor til den underliggende dokumentasjonen som ligger til grunn for avstemmingspostene. I eksemplet med bankavstemmingen kan avstemming av transaksjoner som er bokført, men som ikke er registrert i banken, henvise til dokumentasjonen av de bokførte opplysningene (bilagsnummer eller annen identifikasjonskode)» NBS 5 (Mai 2013) www.adramatch.com 9
INTERNKONTROLL > Internkontroll er gjerne bygd på en risikobasert kontroll > Viktig at internkontroll er satt i system og dokumentert > Ved vesentlige avdekket risiko, benyttes avstemminger ofte som et risikoreduserende tiltak
SENTRALE SPØRSMÅL > Hvilke avstemminger har vi? > Hvorfor gjør vi avstemminger? > Hvem gjør avstemmingene? > Hvor ofte avstemmer vi? > Hvem sjekker avstemmingene? > Hvem er ansvarlig for at avstemmingene blir gjort? 11
PERIODEAVSLUTNING Transaksjonsprosesser Periodeavslutning Finansiell rapportering Prosessen krever: - Pålitelige tall - Effektivitet - Kontroll - Etterlevelse av lovverk Reconciliation: The last mile within finance being one of the least automated processes Gartner
ADRA MATCH BALANCER Transaksjonsprosesser Periodeavslutning Balancer Finansiell rapportering Effektivitet Fordeling av oppgaver i periodeavslutningen Oversikt over hvor man er i prosessen Ikke personavhengig Oversikt i sanntid Compliance Sporbarhet Dokumentasjon av balansen (BFL 11) Internkontroll Risikovurdering av konto Dokumentasjon av internkontroll Dokumentasjon av risikoredusering tiltak Arbeidsdeling
ADRA MATCH BALANCER 14
ADRA MATCH BALANCER
KONTOAVSTEMMING KONTI MED MANGE TRANSAKSJONER 16
KONTOAVSTEMMING SPESIFIKASJON 17
DNB BANKAVSTEMMING > Avstemming integrert i nettbanken > Informasjon fra DNB leveres rett i løsningen > Tilpasset alle økonomisystem > Passer for bedrifter som fører regnskapet selv > Har fra ca to sider kontoutskrift i måneden 18
PRISER DNB BANKAVSTEMMING > Prises pr transaksjon > 2-3 sider bankutskrift pr mnd. > 275,- pr mnd. > 6-7 sider bankutskrift pr mnd. > 800,- pr mnd. > Trekkes sammen med bankkostnad > Elektronisk avtaleinngåelse på dnb.no > Oppstart 2 000,- inkludert opplæring og avstemming av 1 konto. > Ingen bindingstid
DETTE ER ADRA MATCH Kontorer Solide 70 ansatte hvorav 35 i Norge Forventet omsetning 2014: 100 MNOK Løsninger Egenutviklede programmer Automatiske avstemmingsløsninger Eiere Eid av Gründer, Via Ventures & Pod holding Kunder Ca 3 000 kunder 23
VÅRE LØSNINGER > Adra Match Balancer, Spesifikasjon, kontroll og dokumentasjon av balansen. Digitalisering av månedsavslutningen for alle balansekonti > Adra Match Accounts Avstemming av alle typer konti (leverandør, internkonti, konsernavstemminger, m.m.) > Adra Match Receivables Oppdatering av innbetalinger uten KID (Samlefaktura, utenlandsinnbetalinger, m.m.) > DNB Bankavstemming Bankavstemming integrert i nettbanken 24
Morten Jensen Alliance & Partner Manager Morten.Jensen@adramatch.com +47 90 50 62 13 http://www.adramatch.com/