Helse Miljø Sikkerheit ULSHAV AS 1
Innholdsfortegnelse Fakta om verksemda... 3 Verneteneste... 4 Ansvar for oppfølging av internkontroll... 4 Opplæring... 4 Aktuelle Lover og Føreskrifter:... 5 Gjennomgang av internkontrollen:... 5 Ansvar for eksterne kontaktar:... 6 Kartlegging av HMS og vurdering av risiko... 6 Oppfølging av sjukefråver... 6 Ulykker og nesten ulykke blir registrert ved at... 6 Vernerunde... 6 Vurdering av risiko... 7 Førstehjelpsutstyr:... 7 Stoffkartotek:... 8 Ansvar for brannsikkerheit:... 8 El.sikkerheit:... 9 Ytre miljø:... 9 Informasjon og kommunikasjon... 9 Kartlegging av arbeidsmiljøet:... 10 Beredskap Når ulykka er ute... 10 Opplæring:... 11 Rutinar og instruksar:... 11 Avvikshandtering:... 11 Oppdateringar og revisjon av HMS - handbok:... 12 Aktuelle internett adresser:... 12 Vedlegg:... 13 2
Organisering av HMS arbeidet Ulshav AS er tiltaksarrangør for (VTA) Varig Tilrettelagt Arbeid (APS) Arbeidspraksis i skjerma verksemd (AB) Arbeid med Bistand. Våre 10 VTA plasser er fordelte mellom treavdelinga og fruktavdelinga, som begge er lokalisert i bedrifta sine lokalar i Saunesmarka. Arbeid med Bistand har kommunane Ulstein, Hareid, Herøy og Sande som sitt arbeidsområde. Treavdelinga: Treavdelinga foretar delproduksjon til møbelindustrien. Ordretilgangen er bra, slik at det er til dels høgt tempo i produksjonen. Det vert også våren 2011 starta opp produksjon av emballasjekasser for eksport. Fruktavdelinga: Bedrifta starta opp fruktavdelinga 17. januar 2011. Avdelinga er etablert med nye kjøle og svalsystem, pakkelinjer, bil og anna utstyr som er formålstenleg i forhold til å kunne drive fruktpakking og levering på ein moderne, miljøvennleg, sosial og effektiv måte. Med rom for alle til vekst og utvikling Fakta om verksemda Dagleg leiar: Håvard Ringstad Geir Nyland: Arbeidsleiar/vegleiar treavdeling Eli-Marte Fjørtoft: Vegleiar fruktavdeling/ kurs. Prosjektstilling Ranvei O. Garnes: Tilretteleggar AB fagansvar VTA Janne Myrvågnes: Tilretteleggar AB fagansvar AB Britt Brandal: Tilretteleggar AB Alfhild Kleven: Sjåfør Tillitsvalt: Har ikkje. Antal tilsette: 6 Bedrifta har eige arbeidsreglement og alle tilsette har skriftlege arbeidsavtaler. 3
Verneteneste Dagleg leiar har eit overordna ansvar for at dei lover og føreskrifter verksemda er underlagt, vert fylgt opp. Medarbeidarar har eit ansvar for å melde frå til dagleg leiar om saker angåande helse, miljø og sikkerheit. Verneombod: Har anna ordning med verneansvarlege etter avtale med tilsette. Dagleg leiar har overordna ansvar, Geir har ansvar for treavdelinga, Eli-Marte for fruktavdelinga og dagleg leiar for kontoravdelinga. Dato for inngåing av denne avtale: Personalmøte 14.04.11. Bedriftshelsetenesta HJELP24 NIMI BHT AS Stålhaugen 10 6065 Ulsteinvik Tlf: 70 00 86 60 Faks: 70 00 86 61 Kundeservice tlf. 02442 Mimmi K. Ulstein Helsesekretær/HMS rådgiver Ansvar for oppfølging av internkontroll Leiarar på alle nivå skal ivareta HMS innanfor sitt ansvars og arbeidsområde jf. Arbeidsmiljøloven 3. Tilsette har også plikt til å medvirke jf, 2-3. Verneansvarleg for den respektive avdeling er dei tilsettes representant i arbeidsmiljøsaker og skal vere samarbeidspart for arbeidsgivar. Tilsette har plikt til å følgje dei krav som er sett til eit systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerheit, jf. Arbeidsmiljøloven 2-3. Opplæring Dagleg leiar har ansvaret for HMS-arbeidet og har grunnkurs i HMS for leiarar. Vegleiarar og arbeidsleiarar har ansvar for at HMS blir brukt i den daglige drifta. Ein nyttar web-basert informasjon i tillegg til papirbasert informasjon som permar/oppslag o.l Vidare brukar bedrifta intern notat/personalmøter/fellesmøter og oppslag for informasjon av ulik art og behov. 4
Det er også en del av gjennomgangen ved nytilsette, at ein går gjennom HMS-rutinene. Aktuelle Lover og Føreskrifter: Lover og føreskrifter som gjelder for vår verksemd: Lov om arbeidsvern og arbeidsmiljø m.v Arbeidsmiljøloven Lov om tilsyn med elektriske anlegg og utstyr Lov om forureining og om avfall - Forurensningsloven Lov om vern om tobakkskader - Røykeloven Lov om brann og eksplosjonsvern Lov om produktkontroll Lov om strålevern Disse lovene finn ein på www.lovdata.no Arbeidstilsynet sine føreskrifter Gjennomgang av internkontrollen: Evaluering: Rutinar for Avviksbehandling Årleg leiargjennomgang Årleg eigenkontroll Årleg vernerunde og evaluering Årleg risiko gjennomgang Tilsyn og kontroll: Tilsynsmyndigheitene kontrollerer at HMS-regelverket blir overhaldt gjennom tilsynsbesøk, stikkprøver eller meir omfattande gjennomgang av heile HMS-systemet. Men også mange brukarar og samarbeidspartnarar stiller krav til HMS. Gode rutinar for HMS kan også få innverknad for forsikringspremie. Forholdet til leverandørar: Orden og reinhald: Alle tilsette har ansvar for at arbeidsplassen sin er rydda før ein forlet den. Alle rømningvegar skal være fri og merka. Arbeidsplassar vert feid og haldt i orden kvar dag. Matrom vert haldt reint ved vask to dagar pr veke, samt at kvar einskild tilset har ansvar for dagleg rydding/oppvask. Kontorplassar og anna lokale vert vaska to gonger pr veke. 5
Ansvar for eksterne kontaktar: Område: Bedrift: Kontaktperson: Telefon: Verne og Hjelp 24 Frode Ose 70008672 Helsepersonale Forsikring KLP El. Anlegg og Utstyr Brannvernteknisk utstyr og anlegg Rekneskap Rønnestad Arnt Rønnestad regnskapskontor Revisor PWC Kartlegging av HMS og vurdering av risiko Sjukefråver og skader: Sjukekefråver vert registrert ved eigne rapporter kvart kvartal og ein årsrapport. Oppfølging av sjukefråver: Sjå eigen instruks for oppfølging under utarbeiding i.f.m I.A-avtale, vedlegg 1. Nav sitt skjema for oppfølgingsplan Eigenmeldingsskjema Permisjonssøknad Ulykker og nesten ulykke blir registrert ved at: Eige skjema over nesten ulykke og ulykke blir fylt ut Yrkessjukdom og yrkesskade meldes av arbeidsgivar til NAV (Blankett 11.01A) Mistanke om yrkessjukdom, skal dette meldes til Arbeidstilsynet av lege (skjema 154b) Vernerunde: Me kartlegg arbeidsmiljøet ein gang i året ved å gjennomføre vernerunde med eigen sjekkliste for verksemda. Se eigne skjema: Skjema for vernerunde vedlegg nr 2. Skjema for handlingsplan vedlegg nr 3. 6
Vurdering av risiko: Dagleg leiar utfører risikovurdering saman med: Aktuelle verneansvarleg for avdelinga Hjelp 24 etter behov Sjå eigne skjema som vert nytta, vedlegg nr 4. Still 3 enkle spørsmål: Kva kan gå galt? Kva kan me gjøre for å hindre dette? Kva kan me gjøre for å redusere konsekvensane dersom noko likevel skjer? Handlingsplan Eigen handlingsplan vert laga og gjelder for eit år. Då vert den revidert, og ny handlingsplan vert laga etter ny risikovurdering. Vert fylgt opp av ansvarlig person verneansvarleg for aktuelt område:. Sjå eige skjema for handlingsplan, vedlegg nr 3. Fylgjande verneutstyr er på plass og vert nytta: Område: Treavdeling Fruktavdeling Bil Kontoravdeling Verneutstyr: Hørselsvern, hanskar, kjeledress Forklede, hanskar Sikkerheitsbelte Innstilling av kontormøblar Førstehjelpsutstyr: Er komplett i henhold til oppsett liste. Ansvarlig for at det til en kvar tid er komplett: Eli-Marte Fjørtoft. Her finn du Førstehjelpsutstyr: Treavdelinga Toalett ved hovudinngang Førstehjelpsutstyr: Alle skal vete kvar utstyret finns Utstyret skal vere tilstrekkeleg merka Kurs vert arrangert etter behov og anledning 7
Stoffkartotek: Vårt stoffkartotek gir oversikt over de kjemikalier som blir brukt i verksemda og som er i lovlig distribusjon. Stoffkartoteket er tilgjengeleg elektronisk og i perm plassert på fellesrom. Dei som arbeider med desse stoffa har fått nødvendig verneutstyr, og arbeids-/ vegleiar har fått nødvendig opplæring/instruksjon. Fruktavdelinga: Vaskemiddel Treavdelinga: Ingen Kontoravdeling/fellesrom Vaskemiddel for oppvask Ansvar for brannsikkerheit: Brannvernansvarleg Dagleg leiar har det daglege ansvaret og skal ha brannvernleiarkurs. Eigar av bygget må sjå til at bygget er forsvarlig sikra mot brann og tilfredsstiller lovverket på rett måte. Brannøvingar Ein gong i året skal det gjennomførast ein enkel øving, med dei tilsette, der ein går gjennom : Rømingsvegar Finne vegen ut av bygningen Slokking Går 2 og 2 i lag Kartlegging av brannsikkerheit Kartlegginga vert gjennomført ved vernerunde. Utan om kartlegginga har alle ansvar for å rapportere om manglar eller registrere ulykker, samt å utbetre mindre manglar. Brannvernutstyr Dagleg leiar har ansvar for at bygget og dei tilsette har nødvendig utstyr, samt opplæring i bruk av utstyr. Brannsikkerheit: Er godt merket: Rømmingsvegar Brannslokkingsutstyr 8
Branninstruks Rømingsplan Smårisevadet 15 6065 Ulsteinvik Vi har to stk brannslange plassert: 1. Vaskekott i kontoravdelinga 2. Rom mellom treavdeling og fruktavdelinga. Vi har tre stk brannslukkingsapparat plassert: 1. Ved hovudinngang 2. Ved inngang treavdeling 3. Fruktavdelinga Test og vedlikehald vert utført av:... Anna brannvernteknisk utstyr har me ikkje, men eventuelle behov skal vurderast fortløpande. Kartlegging av brannverntekniske forhold er lagt inn i vernerunda(internt tilsyn). Sjå eige skjema, vedlegg nr 2. El.sikkerheit: Løpende vedlikehald: Feil og manglar vert retta opp når det vert oppdaga Enkel kartlegging av el.sikkerheita er lagt til vernerunda. Sjå eige skjema, vedlegg nr 2. Fagmessig kartlegging av el.sikkerheit kvart 3.år Ytre miljø: Avfall Me sorterer avfallet og har leveringsavtaler med godkjente mottakarar Brannfarlig avfall vert lagt i brannsikre avfallsdunkar med sjølvlukkande lokk Spesialavfall, dersom me har dette, vert lagra forsvarleg Papp og papir vert levert i papirdunk eller transportert og levert til SSR. Informasjon og kommunikasjon Faste møter vert haldt kvar fredag klokka 08:00 09:00. (Personal/ vekesmøter) Møta vert leia av: Dagleg leiar. Faste AB-møter kvar torsdag klokka 08:00 09:00. (AB-tilretteleggarar + dagleg leiar) Møta vert leia av: Fagansvarleg AB eller dagleg leiar. 9
Månadlege møter for VTA: (VTA-involverte + dagleg leiar) Møta vert leia av: Fagansvarleg VTA eller dagleg leiar. Produksjonsmøter annankvar veke for tre- og fruktavdelinga. Møta vert leia av: Dagleg leiar eller aktuell arb-/vegleiar. Fellesmøter for alle brukartilsette annankvar månad. Møta vert leia av: Dagleg leiar eller den han delegerar det til. Kartlegging av arbeidsmiljøet: Kartlegging av arbeidsmiljøet vil kome fram gjennom bruk av medarbeidarsamtaler og at arbeids-/ vegleiarane dagleg er tilstades og observerar når dei brukartilsette er på jobb. Dermed legg ein til rette for å utvikle eit godt arbeidsmiljø. Alle er ansvarlig for å vere med på å skape eit godt arbeidsmiljø. Medarbeidarsamtaler: Vert gjennomført minimum ein gong i året. Det vert brukt eit fast oppsett for kva som skal takast opp. Oppsettet vert evaluert og eventuelt endra etter behov. Medarbeidarsamtaler vert gjennomført av dagleg leiar, for brukartilsette eventuelt i samarbeid med attføringsansvarleg for vedkomande, eller av attføringsansvarlege aleine etter delegering. Sjå eige skjema, vedlegg nr 5. Beredskap Når ulykka er ute Den som oppdagar brann eller ulykke: Varslar andre tilsette Brannvesen - tlf 110 Politi - tlf 112 Ambulanse - tlf 113 - Etter behov Rednings og slukkingsarbeid vert starta i samsvar med gitt opplæring til Politi/Brannvesen har kome. Personskade: Gi Førstehjelp Ulykker som medfører alvorlig personskade skal straks meldes til Lege/Ambulanse, Politi/Lensmann og Arbeidstilsynet. 10
Ulykker og brann med elektrisk årsak skal meldes til det lokale e-tilsyn. Ved skader skal det sendes skademelding til NAV. Melding av skader og ulykker utføres av : Den verneansvarlege for aktuell avdeling. Opplæring: Alle medarbeidarar i verksemda har fått opplæring i korleis internkontrollen fungerar, kven som har dei forskjellige oppgåvene og kva rutinar som gjelder. Nye medarbeidarar får nødvendig faglig opplæring slik at dei raskast mogleg meistrar sine oppgåver. Opplæring som gis er: For alle tilsette: Kurs/ foredrag ad I.A bedrift Førstehjelpskurs Brannøving Rutinar og instruksar: I vår verksemd har vi skriftleg prosedyre for: Varsling av brann Varsling av ulykker /nestenulykker Klagehandsaming Postrutine Inntak av nye brukarar/tilsette Informasjonsstyring Avvikshandtering Lærekøyring Sjekk og bruk av bil Informasjonsstyringssystem Avvikshandtering: Dersom verksemda sine rutinar ikkje vert følgt, og det oppstår nestenulykke, feil eller andre forhold, skal feilen om mulig rettast straks. Ansvaret for at avviket vert retta opp er den ansvarlege for området. Avvik skal varslast til leiinga. Sjå eige skjema for melding om avvik, vedlegg nr 5. 11
Forslag til utbetringar vurderast i samarbeid med dei som vert berørt og kan for eksempel vere: Innskjerping av rutine Klarere ansvarsforhold Tekniske forbetringar Gjennomgang/Revisjon av IK HMS Me gjennomgår internkontroll HMS ein gong kvart år. Hensikta med gjennomgangen er å finne ut om internkontrollen er: Hensiktsmessig Etterlevd Oppdatert Revisjon av avvik Avvik og feil som kjem fram som følgje av gjennomgang vert retta opp. Om nødvendig settes det i verk tiltak som kan hindre gjentaking av avvika /feila. Den årlege gjennomgangen foretas i fellesskap av dagleg leiar og verneansvarlege. Siste årlege gjennomgang vart gjort 13. mai 2011. Oppdateringar og revisjon av HMS - handbok: Denne handboka vert oppdatert når det er skjedd endringar som gjer det nødvendig. Samtidig får dei tilsette beskjed om dei endringar som er gjort. All registrering me gjer for å dokumentere at me etterleve våre rutinar, lover og forskrifter vert lagt i ein eigen perm, eventuelt lagra elektronisk. Her vert det oppbevart i minst eit år. HMS handboka vart sist oppdatert/revidert 12. mai 2011. Aktuelle internett adresser: Lovdata: www.lovdata.no Odin: www.odin.no Bedin: www.bedin.no Efta: www.efta.int EUs nettstad Europa: www.europa.eu.int/ Arbeidstilsynet: www.arbeidstilsynet.no Direktoratet for brann og eksplosjonsfare: www.dbe.no Næringslivets sikkerheitsorganisasjon: www.nso.no Statens forureiningstilsyn: www.sft.no Produkt og elektrisitetstilsynet: http://193.216.206.106/ 12
Datatilsynet: www.datatilsynet.no Statens helsetilsyn: www.helsetilsynet.no www.hms-portalen.no Smårisevadet 15 6065 Ulsteinvik Vedlegg: 1. Skjema for oppfølging av fråver 2. Skjema for vernerunde 3. Skjema for handlingsplan 4. Skjema for risikoanalyse 5. Skjema for medarbeidarsamtale 6. Skjema for melding om avvik 13
Vedlegg 1 PROSEDYRE FOR OPPFØLGING AV SJUKEFRÅVER Tidsramme Ansvar H Handling Skjema/støttemateriell 1. Fråversdag Den tilsette EIGEMELDT FRÅVER INNTIL 8 DAGAR Kontakt nærmaste leiar og gi beskjed om sjukefråveret. Orientering skal gjerast munnleg. Leiar Registrerer fråveret Skjema: Eigenmelding, 3. Fråversdag Leiar Leiar tar kontakt pr. telefon. Korleis går det? 8. Fråversdag Leiar Ny kontakt. Korleis går det? osv. 1. dag etter fråver Den tilsette 1. sjukmeldingsdag Den tilsette 1 gang pr. uke, og siste sjukmeldingsdag Leiar Leiar Fyll ut eigenmelding SJUKMELDING 1 5 VEKER Levere sjukmelding ved frammøte eller pr. post/bud. Orientere arb.gjevar i forhold til oppfølging av brukarar/arb.oppg. Samtale ved levering av sjukmelding, evt. samtale pr. tlf. - Vis omsorg - Avklar funksjonsevne - Opplys om Ulshav sin prosedyre for oppfølging av sjukefråver Telefonisk kontakt eller ved frammøte - Vis omsorg - Avklare evt. endring i funksjonsevne Skjema: Eigenmelding, Sjukmelding frå lege Skjema: Oppfølging ved sjukmelding. Ved all kontakt vidare skal dette loggførast. Innan veke 5: Leiar Avtal møte for oppfølgingsplan. Informer om formålet med møtet. Den tilsette kan ha med VO/TV Innan veke 6: 2. kvar veke og siste sjukmeldingsdag Leiar og den tilsette Leiar SJUKMELDING 6 11 VEKER Møte/utarbeiding av oppfølgingsplan. Send kopi av oppfølgingsplan til NAV. Telefonisk kontakt eller ved frammøte - Vis omsorg - Avklare evt. endring i funksjonsevne Innan veke 11: Leiar Avtal dialogmøte med arbeidstakar. Informer om kva møtet går ut på. Ynskjer den tilsette å ha med lege og/eller VO/TV på møtet. BHT skal delta i medlemsbedrifter. Innan veke 12: Leiar og den SJUKMELDING 12-25 VEKER Dialogmøte på arbeidsplassen. NAV skal ha skriftlig melding frå møte Skjema: Individuell oppfølgingsplan Veiledning oppfølg.plan Formål/Struktur/ innhald dialogmøte 14
tilsette Månadleg samtale Leiar - Vis omsorg - Avklar evt. endring i funksjonsevne SJUKMELDING 26-52 VEKER Seinast etter 6 NAV Dialogmøte: NAV sender ut invitasjon mnd: Månadleg Leiar - Vis omsorg - Endring i funksjonsevne Skjema: Dialogmøte med oppfølgingsplan 15
Vedlegg 2 VERNERUNDE - forarbeid Vernerunden vil bestå av fylgjande: Formøte: Info om kva som skal skje innspel om det er spesielle saker de tilsette ønskjer å ta opp. Gjennomgang av handlingsplan frå sist vernerunde evt. Handlingsplan for heile bedrifta. Runden: Befaring på aktuelle arbeidsplassar og samtale med noen tilsette. Ettermøte: Oppsummering av det som er tatt opp og oppsett av handlingsplan(kladd). Førebuing til vernerunden(nokon dagar før): Dele ut sjekkliste (henge opp) for vernerunde Gi informasjon om tidspunkt for vernerunde 16
Vedlegg 2 VERNERUNDE for.. Resultat Sjekkområde I orden Oppfylging Utbetring Brannberedskap Fysisk arb.miljø Psykisk arb.miljø Elektrisk anlegg Handlingslan gjennomgang 17
Vedlegg 3 Handlingsplan 18
Svært sannsynlig Meir sannsynlig Sannsynlig Mindre sannsynlig Lite Sannsynlig Katastrofalt Meget kritisk Kritisk Farlig Ufarlig Smårisevadet 15 6065 Ulsteinvik Vedlegg 4 Risikoanalyse Risikoanalyse. Sannsynlighet Konsekvens Avdeling/ Arbeidsop.: Dato: 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 Risiko S x K Prioritet nr. Kommentarer: Sannsynlighet for personskade: Konsekvens ved personskade: Grad Betegnelse Forklaring Grad Betegnelse Forklaring ering ering 1 Lite sannsynlig Omkring 1 hendelse pr. 100 år eller oftere 1 Ufarlig Ubetydelige skader på personer 2 Mindre Omkring 1 hendelse pr.10 år eller 2 Farlig Mindre personskader sannsynlig oftere 3 Sannsynlig Omkring 1 hendelse pr. år eller oftere 3 Kritisk Betydelige personskader 4 Meir sannsynlig Omkring 1 hendelse pr. måned 4 Meget Kritisk Kan resultere i død eller oftere 5 Svært sannsynlig 1 hendelse pr. uke 5 Katastrofal Kan resultere i mange døde 19
Vedlegg 5 Medarbeidarsamtale MOMENTLISTE FOR MEDARBEIDERSAMTALEN Leder har ansvar for å kalle inn til samtalen Samtalen skal avtales i god tid. Berekn minst en time, men sett av tid til to timer Samtalen skal forberedast av begge parter. Bruk momentlistene til å kladde på Samtalen skal pregast av likeverd, tillit og tryggleik Samtalen skal gå føre seg på nøytralt område Samtalen skal ikkje avbrytast Samtalen skal ikkje fokusere på lønnsspørsmål Samtalen skal fokusere på forhold som partane først og fremst kan gjøre noe med sjølv Samtalen skal resultere i en fortrolig kontrakt som forpliktar begge parter Samtalen skal følgjes opp av begge parter Konklusjonar frå medarbeidarsamtalen skal være av en slik art at begge parter står inne for dei MOMENTLISTE FOR MEDARBEIDER 1 Føler du at du makter å fylle stillingen (når du forventa resultat)? 2 Kva er du mest fornøgd med ved utføringa av arbeidet? (nevn minst 3 forhold) 3 Kva er du minst fornøgd med ved utføringa av arbeidet? (nevn minst 3 forhold) 4 Kva utfordringar ønskjer du kva liker du best å gjøre? 5 Kva gjer din overordna som fremmar/hemmar din arbeidsinnsats, herunder leiarstil? 20
6 Har du fått nødvendig støtte/rettledning for å utføre arbeidet når du dine mål? 7 Er det forhold i Ulshav AS, arbeidsforhold mm som hemmar din innsats? 8 Har du spesielle ønskjer om utdanning og vidareutvikling? 9 Korleis opplever du samarbeidsforholda (internt og eksternt)? 10 Er det spesielle forhold du ønskjer å ta opp? KONTRAKT Dette skjemaet vert oppbevart hos kvar av partane som et fortrolig dokument. Innhaldet vert gjennomgått i nødvendig grad med pedagogisk ansvarlig. Tiltaksplan etter medarbeidersamtale mellom og. Mål og handlingsprogram med tiltak for neste periode. Mål Handlingsplan Tidsfrist / - Underskrift medarbeider Underskrift leder 21
22
Vedlegg 6 Registrering av avvik ved Ulshav AS Avvikstittel:... Dato for avvik: Ansvarleg avdeling:.. Sted:... Beskriving(Kva skjedde-kvifor-årsak): Strakstiltak: (Kva ble gjort der og da?) Er andre blitt varsla: Forslag til tiltak: (Kva kan gjerast for at dette ikkje skal skje igjen?) Den som melder:.. Sign. Dato: 23