KONKURRANSEGRUNNLAG Hovedbankavtale for Elverum kommune Tilbudsfrist: 27.08.2014 kl. 15.00. Rådgiver:
Innholdsfortegnelse A. Generelle tilbudsregler... 4 A.1 Innledning... 4 A.2 Tilbudsprosedyre... 4 A.3 Generelt... 4 A.4 Informasjon om kommunen og tilbudsgrunnlaget... 5 A.5 Suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget... 5 A.6 Tilbudsfrist, levering av tilbud og vedståelsesfrist... 5 A.7 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 6 A.8 Tilbudsåpning... 6 A.9 Språkkrav... 6 A.10 Krav til utforming av tilbudet... 6 A.11 Krav til utforming av kontrakt... 6 A.12 Kvalifikasjonskrav... 7 A.13 Kriterier for valg av tilbud... 7 A.14 Beslutningsprosessen i kommunen... 9 A.15 Meddelelse og tildeling/kontraktsinngåelse... 9 B. Tilbudskriterier... 9 B.1 Avtalens løpetid... 9 B.2 Kontoorganisering, konsernkontosystem og låneramme... 9 B.3 Rentevilkår og gebyr... 10 B.4 Begrensninger på innskudd... 10 B.5 Betalingsformidling... 11 B.6 Nettbanksystem/Elektronisk betalingsformidling... 11 B.7 Informasjon og rapportering... 12 B.8 Kontaktpersoner... 12 B.9 Cash management / Fremtidige planer... 13 B.10 Kontanthåndtering og Døgnsafetjenester... 13 C. Grunnlagsdata... 14 C.1 Generelt... 14 C.2 Lån... 15 C.3 Innskudd... 15 2
C.4 Transaksjonsmengde og volum foregående år... 16 C.5 Kommunens dataløsning... 18 C.6 Betalingsformidling / Cash management... 18 C.7 Behov for kontanthåndtering... 19 D. Tilbudsskjema... 21 D.1 Konsernkonto og Låneramme... 21 D.2 Rentebetingelser... 21 D.3 Kapitalisering og gebyrer mv.:... 21 D.4 Prisskjema... 23 D.5 Utfyllende beskrivelser... 25 3
A. GENERELLE TILBUDSREGLER A.1 INNLEDNING Hensikten med dette konkurransegrunnlaget er at det ut i fra bankens tilbud klart og tydelig skal fremgå hvilke rentebetingelser og gebyrer som gjelder for de tjenester Elverum kommune regner med å benytte seg av i avtaleperioden. Avtalen vil omfatte Elverum kommune. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Elverum kommune, eventuelt i samarbeid med en eller flere kommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. Aksjeselskaper, som kommunen er største eier av, skal også ha anledning til å knytte seg til avtalen, når det gjelder innskudd og betalingsformidling. Per i dag gjelder dette f.eks. selskaper som Midt-Hedmark Brann og Redningsvesen IKS, Elverum Kommunale Pensjonskasse, Tunet AS, Elverum Kirkelig Fellesråd, Sør-Østerdal Interkommunale Renovasjonsselskap, KF Elverum kommuneskoger, Terningen Arena Idrett og Kultur AS, Terningen arena Idrett og Kultur Drift AS, Elverum Kommunale Industribygg AS og Elverum Tomteselskap AS Evt. nye virksomheter som kommunen oppretter i avtaleperioden skal også ha anledning til å slutte seg til avtalen. A.2 TILBUDSPROSEDYRE Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Anskaffelsen gjøres som en konkurranse med forhandling (ett trinnsprosedyre). Oppdragsgiver vil forhandle med de leverandører som tilfredsstiller kravene for deltakelse i konkurransen (kvalifikasjonskravene) og som har en reell mulighet til å nå opp i konkurransen. Forhandlingene gjennomføres som møter. Det foretas kunngjøring direkte i DOFFIN, hvor også konkurransegrunnlaget og tilhørende dokumenter er vedlagt. A.3 GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer bli gitt skriftlig i samsvar med konkurranseforutsetningene i punktet Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget nedenfor. 4
A.4 INFORMASJON OM KOMMUNEN OG TILBUDSGRUNNLAGET Det er mulig å rette supplerende forespørsler til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende forespørsler skal være skriftlige og være mottatt senest 2 uker før fristen for å levere tilbud. Forespørsler om kommunen eller om konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til Kommunalbanken ved: Kommunalbanken AS v/lars M. Bekkelund Postboks 1210 Vika 0110 Oslo e-post: lmb@kommunalbanken.no Forespørsler skal være merket Konkurranse banktjenester Elverum kommune. Alle forespørsler vil bli anonymiserte og alle tilbydere vil få tilsendt alle forespørsler og eventuelle svar fortløpende. A.5 SUPPLERINGER OG ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgiver tar forbehold om retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget fram til tilbudsfristen løper ut. Dersom endringer kommer så seint at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil slike endringer bli presenterte for alle tilbydere i forhandlingsmøte. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget vil bli meddelt skriftlig til samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet framfor tidligere mottatte konkurransegrunnlag. A.6 TILBUDSFRIST, LEVERING AV TILBUD OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet inkludert vedlegg skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 2 komplette kopier + elektronisk utgave på minnepinne eller lignende (ved motstrid går originaleksemplaret fremfor de andre) i lukket forsendelse merket: Konkurranse - Hovedbankavtale for Elverum kommune til følgende adresse: Kommunalbanken AS v/ Lars M. Bekkelund Postboks 1210 Vika 0110 Oslo Besøksadresse: Haakon VII gt. 5B, 5. etasje (inngang fra Munkedamsveien). Tilbudet må være Kommunalbanken i hende på ovenstående adresse, senest: onsdag den 27.08.2014 kl. 15.00. 5
Innen denne dato og klokkeslett, må tilbudet være overlevert til den rette adressen. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli returnert til senderen i uåpnet stand. Tilbudene bes kopiert tosidig og festet i en enkel innbinding (ikke ring-perm). Tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring vil ikke bli akseptert. Tilbydernes eventuelle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive leverandører. Tilbud levert innen fristens utløp, vil ikke bli levert tilbake. Tilbudet skal stå ved lag til 01.12.2014. A.7 TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før utløpet av tilbudsfristen må, for å være gyldig, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet, før tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet blir sett på som ett nytt tilbud. Endringer skal være skriftlige og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder pliktene. A.8 TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil være lukket, og skje hos Kommunalbanken den 27.08.14, kl. 15.30. A.9 SPRÅKKRAV Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. A.10 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal utformes innenfor de kriteriene som er spesifiserte i dette dokumentet. Utfyllende kommentarer skal bli gitt i oversendingsbrev og i vedlegg. A.11 KRAV TIL UTFORMING AV KONTRAKT Vi ber om at utkast til avtaletekst blir lagt ved tilbudet. Avtaleteksten skal ikke ha vesentlige forbehold fra konkurransegrunnlag. 6
A.12 KVALIFIKASJONSKRAV Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfylling av kvalifikasjonskravene kan medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Tilbyder må ha tilstrekkelig kompetanse til å kunne oppfylle oppdraget, og bør blant annet ha tidligere erfaring med tilsvarende oppdrag. Dokumentasjon som skal legges ved: Tilbyder skal være en bank registrert i foretaksregisteret og skal legge ved firmaattest e.l. Tilbyder må oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet, dokumentert ved HMS-attest Det skal dokumenteres at tilstrekkelige ressurser blir satt inn ved oppstart av ny bankavtale. Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktspliktene. Dokumentasjon som skal legges ved: - Skatteattest for skatt og merverdiavgift (to attester) i samsvar til skjema RF- 1244. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløpet av tilbudsfristen. - Siste årsberetning (OBS! Vedlegges kun elektronisk) Tilbudet skal utformes innenfor de kriterier som er spesifisert i dette dokumentet. Ved levering av tilbud skal de vedlagte skjema under del D benyttes, utfylt både i tilbudsdokumentet og i vedlagt excel-fil. Utfyllende kommentarer skal gis i oversendelsesbrev og i vedlegg til de enkelte skjema. A.13 KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Basert på de tilbud som mottas vil kommunen velge det som for kommunen totalt sett innebærer det økonomiske mest fordelaktige tilbud. Som del av tilbudet bes tilbyderne også oppgi referanser fra tilsvarende oppdrag. Ved vurdering av det økonomiske mest fordelaktige tilbud vil kommunen vektlegge følgende: A-Pris: Prisen på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, provisjoner mv). Eventuelle påviselige omstillingskostnader tilknyttet skifte av bankforbindelse, herunder konsulentbistand fra edb-leverandøren ved tilpasning av filoverføring og eventuelt også endring av filformat. Slike kostnader antas å utgjøre ca. kr. 20.000,-. 7
B Cash management Beskrivelse av produktutvikling innenfor nye betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, B2B teknologi osv. Avsatt kompetanse i bankens kundeteam. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av kommunen. Bankens vilje til løpende kompetanseoverføring innenfor cash management området. Opplæring av ansatte i både kommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen. Bankens beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide med kommunen innenfor dette fagfeltet. C Service og teknisk bistand: Nettbankens fleksibilitet (herunder brukervennlighet, historikk og rapportering). Praktiske løsninger av kommunens behov for kontanthåndtering, nattsafe, telling av skillemynt. I forbindelse med dekning av kommunens kontantbehov, vil de løsninger som tilbys bli vektlagt. Banker uten filial/-er i kommunen bes spesielt om å redegjøre for hvordan og innenfor hvilke responstider disse behovene kan dekkes. Funksjonalitet, oppetid på nettbank, innskuddsautomater og minibanker. Service og oppfølging i det daglige, herunder responstid på henvendelser etc. D Tilgang på rådgivningskompetanse Hvilken kompetanse, service og oppfølging som kan tilbys kommunen generelt og i det daglige innenfor vanlig drift, finansrådgivning, rentespørsmål, samfunnsøkonomi og bankens kompetanse innenfor kommunal økonomi. Rådgivning og informasjon om nytt regelverk, nye bankløsninger m.v. Tilgang til aktuelle kurs, seminarer og konferanser som vil bidra til å utvikle Elverum kommune (eventuelt mot vederlag) Finansiell rapportering: Hvilken bistand banken kan yte for regelmessig rapportering (med rapporteksempler, ref punkt B7) på kommunens samlede finansportefølje (aktiva og passiva), og i hvilken grad rapporteringen gir grunnlag for vurdering av finansiell risiko og for øvrig tilfredsstiller de krav til finansiell rapportering som følger av kommunens finansreglement og gjeldende forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Kommunen ber om at hvert enkelt punkt beskrives utfyllende i tilbudsskjema punkt D.5. Kriteriene vil bli vektlagt på denne måten: Kriterie: Vekting A Pris 50 % B Cash management 10 % C Service og teknisk bistand 15 % D Tilgang på rådgivningskompetanse 25 % 8
Bankene vil bli vurdert på en skala fra 1-10 hvor 10 er beste poengsum. Under kriterie A vil beste tilbyder få score 10. For de øvrige tildelingskriteriene vil tilbydere som dekker kundens behov fullt ut, kunne få 10. A.14 BESLUTNINGSPROSESSEN I KOMMUNEN Deltakende banker vil bli invitert til oppklaringsmøter/forhandlingsmøter med kommunen før den endelige beslutningen tas. Møtene planlegges avholdt i uke 36. Kommunalbanken vil utarbeide en fortrolig rapport med vurderinger og anbefalinger som vil bli oversendt rådmannen. Vedtaket om valg av ny hovedbankforbindelse vil bli fattet av rådmannen. A.15 MEDDELELSE OG TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE Oppdragsgivers avgjørelse om hvilket tilbud som er valgt, vil bli skriftlig meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten blir inngått. Meddelelse vil bli sendt av Kommunalbanken. B. TILBUDSKRITERIER B.1 AVTALENS LØPETID Elverum kommune ønsker å inngå en 3-årig avtale med opsjon på forlengelse i 1 år. Hvert halvår skal det være oppfølgingsmøter der en diskuterer det generelle samarbeidet, nye tjenester eller lignende. Avtalen går ut etter 3 år dersom ikke kommunen innen 6 måneder før dette tidspunktet har varslet banken om at kommunen ønsker å forlenge avtalen i ett år. Gebyrer og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. Utkast til avtaletekst må vedlegges tilbudet B.2 KONTOORGANISERING, KONSERNKONTOSYSTEM OG LÅNERAMME Kommunen vurderer å ha et konsernkontosystem der alle kommunens tilhørende konti skal inngå. 9
Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser kommunen sin nettoposisjon mot banken. I tillegg blir det opprettet underkonti både for innskudd og kassakreditter etter kommunen sine behov. Netto saldo på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker Elverum kommune å ha egne konti for skattetrekk gavemidler- og legatmidler (bundne innskudd). Elverum kommune kan ha behov for trekkramme knyttet til konsernkontoen, og ønsker pris på en trekkramme på NOK 50.000.000,- som skal ligge tilgjengelig til enhver tid. Det ønskes i tillegg mulighet for økning av rammen med NOK 150.000.000 (til totalt NOK 200.000.000), tilgjengeliggjort kort varslingsfrist. Kommunen ønsker å fastsette internrentebetingelser på ulike underkonti selv. Dessuten ønsker kommunen å legge inn beløpsavgrensing og disposisjonsrett for de enkelte underkonti. Konsernkontosystemet og nettbankløsningen må ha mulighet til å håndtere dette. B.3 RENTEVILKÅR OG GEBYR Elverum kommunes rente overfor banken skal beregnes ut fra netto av innskudd og lån innenfor etablert låneramme. Bundne innskudd som for eksempel skattetrekk og legatmidler, skal holdes utenfor konsernkontosystemet, men disse konti skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. Andre krav til renteberegning og gebyr: Kommunen ønsker at renten fastsettes med utgangspunkt i 3 mnd NIBOR. Renten bør beregnes ut fra daglig saldo, og renteberegningen kalkuleres om mulig etter act./360 dager i året. Renten bør kapitaliseres hvert kvartal. Eventuelle gebyrer bør fortrinnsvis belastes etterskuddsvis pr. kvartal, alternativer kan imidlertid oppgis. B.4 BEGRENSNINGER PÅ INNSKUDD Elverum kommune ønsker å oppnå tilfredsstillende avkasting på sine likvide midler i samsvar med kommunens finansreglement. Dersom kommunen kan oppnå bedre avkasting på midlene ved å plassere andre steder enn i avtalebanken, skal kommunen ha rett til dette. Det skal med andre ord ikke finnes noen begrensninger for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. 10
B.5 BETALINGSFORMIDLING Elverum kommunes utbetalinger skjer per i dag hovedsakelig som fil overførsler fra kommunens økonomisystem Agresso 5.5.3 via nettbank, men kommunen ønsker bistand til å få filene transportert via FTP både til og fra bank. Det foreligger plan om å oppgradere systemet til versjon Milestone 3 eller Milestone 4. Kommunikasjonsformater kommunen benytter i dag er: Kundeinnbetalinger CREMUL Oppdatering avtalegiro OCR Remittering fra kundereskontro TELEPAY med melding Remittering av Leverandører TELEPAY med melding Remittering av Lønn Masseoverførsel TELEPAY uten melding Overføring av transaksjonsinformasjon på konti til bankavstemningssystem i Agresso. Transaksjonsmengden tilsier imidlertid at kommunen vil ha større kostnader i forbindelse med betalingsgebyr mv. For å vurdere disse bes alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifisert i samsvar med vedlagte skjema. Gebyrene skal spesifiseres med antall for hver periode ved belastning av konto. Ved plassering av overskuddslikviditet kan det også være aktuelt for kommunen å ta ut og sette inn relativt store beløp fra banken. Kommunen forventer imidlertid at bankene vil tilby 0-float. Avvik fra dette bes kommentert i tilbudet. Sosialtjenesten i NAV har på vegne av Elverum kommune også spesifikke behov for betalingsformidling, se nærmere beskrivelse av dette i pkt. C.6. B.6 NETTBANKSYSTEM/ELEKTRONISK BETALINGSFORMIDLING Elverum kommune er bruker av økonomisystemet Agresso 5.5.3 levert av Evry. Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer fra Agressosystemet og tilhørende fagsystemer til banken (begge veier). Kommunen ønsker tilbud på nettbank levert av banken, som fullt ut kan integreres med kommunens reskontrosystem. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved eventuell overgang til ny løsning. Det er ønskelig at tilbyder selv eller via samarbeidspartner kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres som angitt i prisskjema under del D.4. Kunden vil uavhengig av denne konkurransen inngå avtale på betalingsterminaler. 11
Tilbyder bes oppgi minimum 2 referansebrukere av tilbyders nettbank. Referansene bør være kommunekunder. Fortrinnsvis bør kunden være konvertert til tilbyder i løpet av de siste 2 årene. B.7 INFORMASJON OG RAPPORTERING Tilbyder må ha lett tilgjengelig nettløsning/informasjonssystem med løpende tilgang til kommunens data. Videre er det ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og å lage prognoser. Forskrift for kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning angir krav til innhold i rapportering til kommunestyret. Det er ønskelig at tilbyder kan tilby kommunen rapporteringsverktøy som er tilpasset kravene i gjeldende finansforskrift. Det forventes at tilbyder månedlig oversender detaljert oversikt som viser beregning av perioderenten under konsernkontosystemet. Kommunen ønsker at banken bistår med rådgivning innenfor plassering og opplåning, dette gjelder også rådgivning innenfor kommunens finansforvaltningsreglement i vid forstand som kvalitetssikring av kommunens finansreglement med rapporter om plasseringer, lån og finansiell risiko er i henhold til finansstrategien. Kommunen skal imidlertid stå fritt til å benytte andre rådgivere innenfor det samme fagområdet også, eventuelt forvaltere hvis det skulle bli aktuelt. Kommunen ønsker å få tilsendt gjeldsporteføljerapporter minimum tre ganger i året: I forbindelse med tertialrapportering (30.04 og 31.08) I forbindelse med årsrapportering (31.12) Krav til rapportens innhold: Total lånegjeld Gjennomsnittsrente Fordeling fast/flytende rente Forslag til rentesikring Gjennomsnittlig rentebindingstid Makro-oppdatering Tilbyder bes å beskrive sine løsninger nærmere under konkurransegrunnlagets punkt D.5. B.8 KONTAKTPERSONER Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner Elverum kommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: 12
Hovedansvarlig for at avtalen fungerer mellom banken og Elverum kommune Kontaktperson/er innenfor hovedområder; cash management, plassering og lån, nettverks- og IT-løsninger og evt. andre områder. Kontaktpersoner ovenfor andre kommunale virksomheter som inngår i hovedbankavtalen. B.9 CASH MANAGEMENT / FREMTIDIGE PLANER Elverum kommune ser generelt positivt på utvikling av nye CM-løsninger og effektivisering. Banken bør ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. Banken bes i hovedtrekk beskrive sine fremtidige planer vedrørende blant annet; Nye produktområder, utvikling av betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, B2B-teknologi osv. Det er for Elverum kommune viktig at banken er en pådriver og er fleksibel med hensyn til utviklingen i kommunesektoren. Banken bør vise villighet til å satse på nye løsninger og effektiviseringer av kommunen, samt at banken bør være en pådriver for å få disse gjennomført. Løpende kompetanseoverførsel og tilgang på kompetanse innenfor CMområdet vil vektlegges. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse bes beskrevet. Banken bes også å beskrive hvordan de i kontraktsperioden løpende vil samarbeide med kommunen. B.10 KONTANTHÅNDTERING OG DØGNSAFETJENESTER Elverum kommune ønsker tilbud på tjenester innenfor kontanthåndtering og døgnsafe. 13
C. GRUNNLAGSDATA C.1 GENERELT I tusen kroner Regnskap Budsjett Øk.plan Øk.plan Øk.plan 2013 2014 2015 2016 2017 Drift: Brukerbetalinger -65 216-67 261-67 361-84 631-102 291 Andre salgs- og leieinntekter -101 286-103 708-106 424-109 025-111 788 Overføringer med krav til motytelse -241 720-197 751-197 567-197 888-197 704 Rammetilskudd -518 870-550 864-557 131-569 368-581 152 Andre statlige overføringer -44 788-28 048-26 548-24 048-24 048 Andre overføringer -8 758-8 007-8 007-8 007-3 007 Inntekts- og formuesskatt -409 434-423 504-438 369-447 732-456 748 Eiendomsskatt -21 356-30 359-19 956-16 496-16 496 Andre direkte og indirekte skatter -352-394 -394-394 -394 Sum driftsinntekter -1 411 780-1 409 895-1 421 756-1 457 588-1 493 627 Lønnsutgifter 746 953 733 209 724 178 743 178 763 443 Sosiale utgifter 203 299 191 132 193 552 197 952 201 952 Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon 182 559 157 809 159 238 161 179 164 961 Kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon 135 196 129 774 129 774 129 774 129 774 Overføringer 119 950 155 252 152 556 151 556 151 556 Avskrivninger 54 445 0 0 0 0 Fordelte utgifter -23 440-16 836-16 836-16 836-16 836 Sum driftsutgifter 1 418 962 1 350 340 1 342 462 1 366 803 1 393 850 Brutto driftsresultat 7 182-59 555-79 294-90 785-99 777 Renteinntekter og utbytte -41 520-36 669-28 395-28 067-29 733 Mottatte avdrag på utlån -359-364 -368-372 -377 Sum eksterne finansinntekter -41 879-37 033-28 763-28 439-30 110 Renteutgifter og låneomkostninger 48 968 52 593 51 517 63 638 68 818 Avdrag på lån 44 118 52 663 54 503 59 891 60 465 Utlån 220 31 31 31 31 Sum eksterne finansutgifter 93 306 105 287 106 051 123 561 129 314 Resultat eksterne finanstransaksjoner 51 426 68 255 77 288 95 122 99 204 Motpost avskrivninger -54 445 0 0 0 0 Netto driftsresultat 4 163 8 699-2 007 4 337-574 Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk 0 0 0 0 0 14
C.2 LÅN Lånegjeld fordelt på kreditor pr. 31. des. 2013 (tusen kr.). Type Lån i Husbanken Lån i finansinstitusjoner Lån i obligasjonsmarkedet Lån i sertifikatmarkedet Andre lån Samlet gjeld totalt Samlet garantiansvar pr. 31.12.2013 Beløp 269 267 kr 952 928 kr 308 205 kr 1 503 339 kr 113 830 kr Antatt nye lån i avtaleperioden basert på gjeldende økonomiplan, (som vil bli tatt opp etter tilbudskonkurranse): Opptaksår Antatt nedbetalingstid Volum i 1.000 kroner 2014 25 år 210 730 2015 25 år 240 571 2016 25 år 204 285 2017 25 år 129 342 Det gjøres oppmerksom på at økonomiplanen er gjenstand for årlig politisk behandling og kan bli endret. C.3 INNSKUDD Innskudd/innestående pr. 31.12.2013 (i tusen kr.). Type Beløp Sum ordinære konti 19 776 Legatkonti og gavemidler* 2 263 Skattetrekkskonto 27 741 Fondsplasseringer** Total sum 47 780 *Pga. gunstige rentebetingelser har kommunen plassert sine tre legater i sparebank. Det er ønskelig at legater kan plasseres andre steder enn hos hovedbankforbindelse. **Fondsplassering (jordfond, viltfond osv.) er inkludert i «sum ordinære konti» Elverum kommune plasserer overskuddslikviditeten slik at avkastningen kan bli best mulig, uten at risikoen knyttet til disse plasseringene blir for høy. Elverum kommune plasserte i februar 2013 90 mill. kr i pengemarkedsfond. I desember 2013 ble 40 mill. kr av plasseringen innløst. 15
Planlegges salg av aktiva som vil påvirke likviditetssituasjonen i avtaleperioden? (f.eks. salg av eiendommer, aksjer og lignende) Ikke planlagt p.t. Innestående for alle kommunens konti siste dag i måneden for perioden januar 2013 desember 2013: Måned i 1.000 kr Måned i 1.000 kr Januar 195 908 Juli 63 710 Februar 106 748 August 36 098 Mars 80 386 September 64 381 April 117 457 Oktober 46 707 Mai 6 535 November 32 304 Juni 93 894 Desember 47 780 C.4 TRANSAKSJONSMENGDE OG VOLUM FOREGÅENDE ÅR Deler av tallmaterialet er framkommet ved bruk av skjønn. Konsernkontosystem Antall Konsernkonto i samsvar med spesifikasjon (J/N) Etableringsgebyr - Konsernkontosystem 1 Årlig administrasjonsgebyr 1 Antall underkonti (pris pr konto) 15 Antall konti med rapportering p.a. (pris pr konto) 15 Antall konti med internrenteberegning (pris pr konto) 2 Opprettelse av nye konti (pris pr. konto) 3-5 Abonnement sosialhovedkonto pr år Nei Abonnement sideklientkonto pr år Nei Etablering av ny forvaltningskonto Nei Nettbank - drift og etablering Etableringsgebyr 1 Nødvendig programvare 1 Antall abonnement 1 Antall brukere 19 Framskaffelse av historiske bilag - Nettbank 10 16
Framskaffelse av historiske bilag - Nets 10 Overføring av konto-informasjon 12 Betalingsformidling - utbetalinger Utbetaling lønn 33 833 Utbetaling u/melding 326 Utbetaling m/melding 5 448 Utbetaling m/strukturert melding 7 082 Utbetaling m/kid 19 093 Utbetalingsanvisning 23 EU betaling (EURO innenfor EU) 6 Ordinær overførsel utland 33 Kontoregulering (konto til konto i egen bank) 100 Betalingsformidling - innbetalinger OCR - Standardgiro med melding OCR - Standardgiro med KID 1 871 OCR - Standardgiro med fakturanummer OCR - returfil Cremul - Innbetaling med melding 2 000 Cremul - Innbetaling med KID 38 557 Cremul - Innbetaling med fakturanummer 753 Cremul - Data for bankavstemning 12 Avtalegiro uten varsel 3 984 Avtalegiro med varsel 5 163 Inngående SWIFT 100 Tilknytningsavgift e-faktura B2C 1 E-faktura uten fakturahotell B2C E-faktura med fakturahotell B2C Tilknytningsavgift e-faktura B2B 1 E-faktura B2B Kontant innbetaling 100 Årsavgift OCR 1 Årsavgift avtalegiro 1 Årsavgift e-faktura B2C 1 Årsavgift e-faktura B2B 1 Nei Nei Nei Nei Nei Nei Betalingsterminaler - leie Antall oppgjørsbehandlinger (pris pr oppgjør) (5 terminaler, ukentlig oppgjør) 1 040 Antall transaksjoner (pris pr transaksjon) 40 311 17
Kontanthåndtering Antall nattsafeposer (pris pr. pose) 605 Leie dropsafe Nei Tillegg for mynt (myntverdi oppgitt) 12 000 Verditransport - henting/levering av kontanter 0 Sosialkort: Kontokort med PIN (tilknyttet komm.kto.) Antall nye kort etablert (etableringsgebyr pr kort) 56 Nye kort pr år (innkjøpskostnad pr kort) 30 Årlige abonnement (abonnement pr bruker pr.år) 56 Antall årlige kortfyllinger (pris pr fylling) 525 Antall årlige transaksjoner (pris pr transaksjon) 3 000 C.5 KOMMUNENS DATALØSNING Elverum kommune er bruker av økonomisystemet Agresso 5.5.3 levert av Evry ASA. Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer via nettbanken til banken. C.6 BETALINGSFORMIDLING / CASH MANAGEMENT Elverum kommune bruker i dag følgende: Tjeneste I BRUK (ja/nei) E-Faktura B2C Planlagt start 2014 E-Faktura B2B (EHF-format) Planlagt start 2014 Avtalegiro Bank ID Sosialkort/kontantkort ja Nei ønskes tatt i bruk ja Kommunen ønsker å starte med E-faktura på all egen fakturering og i tillegg for utgående fakturaer som produseres for MHBR IKS (ca. 26.000 fakturaer) og SØIR IKS (ca. 22.000 fakturaer). Dette er et prosjekt under planlegging og kommunen ønsker primært å kunne levere alle utgående faktura til et formidlingspunkt i EHF-format, og hvor dette videresender B2B formater til bedrifter og B2C formater til fakturahotell knyttet til nettbankløsninger. Priser som angis for slike tjenester vil også bli vurdert opp mot priser fra formidlingspunkter som ikke er banker. Gebyrene skal spesifiseres med antall for hver periode ved belastning av konto. 18
Ved plassering av overskuddslikviditet kan det også være aktuelt for kommunen å ta ut og sette inn relativt store beløp fra banken. Kommunen forventer imidlertid at bankene vil tilby 0-float. Avvik fra dette bes kommentert i tilbudet. NAV sitt behov for daglige utbetalinger til klienter dekkes av vertskommuneordningen og inngår i vertskommunens bankavtale. Sosialtjenesten i NAV har imidlertid på vegne av Elverum kommune følgende behov: 1. Kommunen ved NAV administrerer enkelte klienters personlige økonomi. Dagens ordning fungerer godt. Kommunen ved NAV har derfor behov for løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi (nettbankstyring). Det opprettes inntil 2 nettbankkonti pr klient hvor brukers inntekter og utgifter forvaltes etter egne avtaler inngått med den enkelte klient. Det er NAV som styrer/forvalter kontoen i henhold til avtale. Klienten skal ikke kunne belaste kontoen på noen måte men har innsynsrett. Kontantuttak etter uttaksmelding (utstedt av NAV) må kunne innløses på et kontor i kommunens område, eller på annen tilfredsstillende løsning (kortløsning). 2. NAVs klienter er tidvis avhengig av relativt raske utbetalinger, det vil si at klienten trenger pengene samme dag. Kommunen har i dag 8 klientkonti, med ukentlige bevegelser. Penger overføres fra klientkonto ved behov. Tilbyder må beskrive hvordan dette behovet planlegges dekket. 3. Alle klienter ved NAV, med unntak av personer uten identitetspapirer og liknende, bør kunne få opprettet konti, selv om de ikke er funnet kredittverdige. Utbetalinger fra NAV til denne kontoen skal ikke dekke negativ saldo. Tilbyder bes beskrive hvilke løsning de kan tilby. Kortløsningen skal innrettes slik at det ikke er mulig å overtrekke til en hver tid innestående midler. Dersom kortløsning (se punkt 1) medfører overtrekk skal dette dekkes av tilbyder. Kommunen benytter også kredittkort f.eks i forbindelse med ansattes reisevirksomhet, kurs osv., og ønsker tilbud på dette. C.7 BEHOV FOR KONTANTHÅNDTERING Kommunen har daglig behov for å levere penger i nattsafe, samt behov for innskudd av kontanter noen ganger per uke. Elverum kommune har 10 kontantkasser som benytter nattsafe. Enkelte av disse har også behov for å veksle til mynter. Dette gjøres i dag hos hovedbankforbindelsens vekslingsautomat. Kontantkasser som det er størst omsetning i er kino, kantiner, svømmehall og bibliotek. 19
Kommunen har også et behov for uttak av kontanter. Det kan variere i hvor store beløp og antall uttak det er. 20
D. TILBUDSSKJEMA D.1 KONSERNKONTO OG LÅNERAMME Tilbys konsernkonto i samsvar med tilbudsspesifikasjonen: JA / NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Innvilget låneramme disponibelt til enhver tid (MNOK): Anledning for økt ramme ved behov inntil (MNOK): D.2 RENTEBETINGELSER Spesifiser rentebetingelsene i tabellen under. Ved p.t. betingelser oppgis innskudd/lånerente. Referanserente NIBOR 3 MND Netto innskudd 1 margin mot basis i % Netto lån 2 margin mot basis i % Trekkrettighet, årlig provisjon i % D.3 KAPITALISERING OG GEBYRER MV.: Renteberegning basert på daglig saldo: JA / NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Kapitalisering av netto innskuddsrente, antall ganger pr. år: Kapitalisering av netto lånerente, antall ganger pr. år: Belastning av gebyrer ifm. betalingsformidling og lignende, antall ganger pr. år: 1 Med netto innskuddssituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale ordinære innskudd som overstiger totale driftskreditter innenfor konsernkontosystemet. 2 Med netto lånesituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale driftskreditter som overstiger totale ordinære innskudd innenfor konsernkontosystemet. 21
Renteberegningsmetode: Generelle kommentarer til rentebetingelser og gebyrer: Jfr. Vedlegg nr.: 22
D.4 PRISSKJEMA Se vedlagt Excel-fil til utfylling, prisskjema bes innsendt både i Excel-format og i selve tilbudsdokumentet. Ved avvik i Excel-fil og tilbudsdokument vil priser i tilbudsdokumentet være gjeldende. Angi hvilke gebyrer De vil beregne for å opprette ønsket kontosystem, gebyr for inn- og utbetalingstransaksjoner til leverandører, samt gebyr for andre tilknyttede tjenester. Transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis. Konsernkontosystem Konsernkonto i samsvar med spesifikasjon (J/N) Etableringsgebyr - Konsernkontosystem Årlig administrasjonsgebyr Antall underkonti (pris pr konto) Antall konti med rapportering p.a. (pris pr konto) Antall konti med internrenteberegning (pris pr konto) Opprettelse av nye konti (pris pr. konto) Abonnement sosialhovedkonto pr år Abonnement sideklientkonto pr år Etablering av ny forvaltningskonto Pris (utfylles av bank) Nettbank - drift og etablering Etableringsgebyr Nødvendig programvare Antall abonnement Antall brukere Framskaffelse av historiske bilag - Nettbank Framskaffelse av historiske bilag - Nets Overføring av konto-informasjon Betalingsformidling - utbetalinger Utbetaling lønn Utbetaling u/melding Utbetaling m/melding Utbetaling m/strukturert melding Utbetaling m/kid Utbetalingsanvisning EU betaling (EURO innenfor EU) Ordinær overførsel utland Kontoregulering (konto til konto i egen bank) Betalingsformidling - innbetalinger 23
OCR - Standardgiro med melding OCR - Standardgiro med KID OCR - Standardgiro med fakturanummer OCR returfil Cremul - Innbetaling med melding Cremul - Innbetaling med KID Cremul - Innbetaling med fakturanummer Cremul - Data for bankavstemning Avtalegiro uten varsel Avtalegiro med varsel Inngående SWIFT Tilknytningsavgift e-faktura B2C E-faktura uten fakturahotell B2C E-faktura med fakturahotell B2C Tilknytningsavgift e-faktura B2B E-faktura B2B Kontant innbetaling Årsavgift OCR Årsavgift avtalegiro Årsavgift e-faktura B2C Årsavgift e-faktura B2B Betalingsterminaler - leie Antall oppgjørsbehandlinger (pris pr oppgjør) Antall transaksjoner (pris pr transaksjon) Kontanthåndtering Antall nattsafeposer (pris pr. pose) Leie dropsafe Tillegg for mynt (myntverdi oppgitt) Verditransport - henting/levering av kontanter Sosialkort: Kontantkort uten PIN (ikke kontotilknyttet) Antall nye kort etablert (etableringsgebyr pr kort) Nye kort pr år (innkjøpskostnad pr kort) Årlige abonnement (abonnement pr bruker pr.år) Antall årlige kortfyllinger (pris pr fylling) Antall årlige transaksjoner (pris pr transaksjon) 24
Sosialkort: Kontokort med PIN (tilknyttet komm.kto.) Antall nye kort etablert (etableringsgebyr pr kort) Nye kort pr år (innkjøpskostnad pr kort) Årlige abonnement (abonnement pr bruker pr.år) Antall årlige kortfyllinger (pris pr fylling) Antall årlige transaksjoner (pris pr transaksjon) Dersom pris på inn- og utbetalingstransaksjoner på de enkelte oppdrag varierer i forhold til volum, bes dette spesifisert nærmere: Jfr. vedlegg nr.: Spesifiser nærmere i eget vedlegg hvilke informasjonstjenester som vil kunne være tilgjengelig innenfor det nettbanksystemet som tilbys: Jfr. vedlegg nr.: For eventuelle andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler, spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: Jfr. vedlegg nr.: D.5 UTFYLLENDE BESKRIVELSER 25