Digitaliseringsstrategi 2014-2017



Like dokumenter
KONGSBERGREGIONENS DIGITALISERINGSSTRATEGI

1 Digitaliseringsstrategi, Skedsmo kommune. Digitaliseringsstrategi

KONGSBERGREGIONENS DIGITALISERINGSSTRATEGI

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi

Tiltaksplan digitalisering 2019

Digitaliseringsstrategi Birkenes kommune Vedtatt av RLG Digitaliseringsstrategi for Birkenes kommune 1

Digitaliseringsstrategi

Digital strategi for HALD Februar 2019

Digitaliseringsstrategi. - trygghet og tillit til teknologi

DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR DDV-SAMARBEIDET

Digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuer

Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune Buskerud fylkeskommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 14.

HP Kommunikasjon og Interne systemer

Endelig samstemt - men vi skal videre! KS posisjoner og planer på digitaliseringsområdet

Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune. Revidert

Målbildet for digitalisering arkitektur

3-1 Digitaliseringsstrategi

3-1 DIGITALISERINGSSTRATEGI

Tiltaksplan digitalisering

1 Innledning Utfordringer Satsingsområder med mål Digital forvaltning Velferdsteknologi... 5

IKT-STRATEGI

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategien for kommunesektoren og Meldingsformidleren «SvarUT» Ellen Karin Toft-Larsen Spesialrådgiver, Digitalisering, KS

Digitalisering former samfunnet

Kommunale fellesløsninger Fra visjon til virkelighet. Rune Sandland, Sjefsarkitekt

Tiltaksplan

D IGITA L ISER I N GSSTRATEGI F OR FORSK N I N GSRÅDET

Digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner

Endelig samstemt - men vi skal videre! KS posisjoner og planer på digitaliseringsområdet

Kommunenes rolle i digitalisering av offentlig sektor

Selskapsstrategi for Indre Østfold Data IKS for perioden

Utkast til politisk behandling pr Digitaliseringsstrategi

Digitalisering og deling i kommunal sektor

3.1. Visjon for digitalisering i Overhalla kommune Vi kan formulere følgende visjon for arbeidet med digitalisering i Overhalla kommune:

Helse- og omsorgsdepartementet St.meld. nr Samhandlingsreformen

DIGITALISERING AV KOMMUNAL SEKTOR

KommITs tanker om standardisering og felleskomponenter

Digitalisering Kommunestyrets vedtak 8. november 2016

Den digitale brukerreisen Muligheter for samordning og standardisering. Torbjørn Pedersen, digitaliseringsdirektør Skedsmo kommune

Digitaliseringsstrategi for region Nord-Gudbrandsdal

Strategi for Pasientreiser HF

Fagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Lillestrøm

DIGITALISERING FORMER SAMFUNNET

DIGITALISERING FORMER SAMFUNNET

Digitaliseringsstrategi

Digitalisering et lederansvar

Strategi. for Vigo interkommunalt selskap

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS

AVTALE KNYTTET TIL SAMARBEID VEDRØRENDE DIGITALISERING

Strategi for nasjonale felleskomponenter og -løsninger i offentlig sektor. Strategiperiode

Digitaliseringsprogrammet - hva blir utfordringene for arkivet?

Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Videomøte

Kommunikasjonsstrategi Innledning 2. Mål, visjon og verdier 3. Kommunikasjonsmål 4. Roller og ansvar 5. Forankring

Visjon: Nittedal kommune skal levere digitale tjenester som gir innbyggere, næringsliv og ansatte et reelt digitalt førstevalg.

Samordning av kommunal sektor på digitaliseringsområdet vil gi flere og bedre digitale tjenester for innbyggere og næringsliv.

Digitaliseringsstrate

Digitalisering og effektivisering - Offentlig sektor, kommunesektoren og Bergen kommune. november 2016

Ledersamling Øvre Eiker kommune 20.januar KS KommIT. Oslo

Arkitekturprinsipper for Trondheim kommune. Versjon 1.0

Digitalisering av innbyggertjenester i Oslo. Velferdsteknologi Dialogkonferanse, 28. april 2016

Digitaliseringsstrategi Rakkestad kommune Saksnr. 18/2200 Journalnr /18 Arkiv 060 &26 Dato: FORSLAG

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI

Visjon, ambisjon og strategi

3-1 IKT-samarbeidet Felles IKT-strategi

DigIT DoIT - KommIT. Rune Sandland, Sjefsarkitekt

Strategi for Pasientreiser HF

Arkitektur og standardisering

Saksbehandler: Vegard Hetty Andersen Arkiv: 630 &37 Arkivsaksnr.: 14/ Dato:

Den digitale kommune 9. mai KS - Astrid Øksenvåg

Digitaliseringsstrategi

Nye Feide et verktøy for informasjonssikkerhet og personvern i skolen

Skoleeier - Strategisk ledelse og IKT. Ellen Karin Toft-Larsen Spesialrådgiver FID

Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon

Digitaliseringsstrategi for UiT Norges arktiske universitet

Digitalisering gjennom standardisering og bruk av felleskomponenter. Lars Tveit Direktør Collaboration & Business Solutions Regional Consulting

Resultater fra kartlegging Digitalisering, innovasjon og grønt skifte PA Consulting Group

Kragerø kommune. Digitaliseringsstrategi

Strukturert omstilling - verktøy og tips fra KS

Digitalisering (av arkiv) muligheter for bedre samhandling

Statlig IKT-politikk en oversikt. Endre Grøtnes Difi, avdeling for digital strategi og samordning

IKT STRATEGI NES - SKOLEN

Organisering av digitaliseringsarbeid i egen kommune. Tromsø 13. oktober 2017

PORTEFØLJESTYRING. og veien dit.. Jon Skriubakken Strategirådgiver IT.

BUFETATS STRATEGI Kvalitetsutviklingsprogrammet

Notat. RÆLINGEN KOMMUNE Rådmannskontoret. Oppbygging av notatet. Digitaliserings- og innovasjonsstrategi

Strategi for Pasientreiser HF

Bergen kommune Kjetil Århus Direktør digitalisering og innovasjon Mai 2017

Pedagogisk IKT-strategi for stavangerskolen

Invitasjon til dialogkonferanse. Helhetlige digitale løsninger i utdanning og oppvekst

Vi i Drammen. Plattform for arbeidsgiver og medarbeidere i Drammen Kommune

Strategi for pedagogisk bruk av IKT i Telemark fylkeskommune

Kartverkets strategiske handlingsplan

Store - nok sammen! Jon Gjæver Pedersen, rådmann Flesberg kommune

Nettbasert skoleadministrasjon. 1 Visma FLYT Skole

Ny langsiktig strategi for Altinn

Felles veikart for nasjonale felleskomponenter i regi av Skate. Digitaliseringskonferansen 2015 vidar.holmane@difi.no

Digitalisering i kommunal sektor

Digital strategi for Lier kommune

Vi prioriterer næringslivet, bekjempelse av svart økonomi og sikker ID-forvaltning

Transkript:

Digitaliseringsstrategi 2014-2017

2 Digitaliseringsstrategi 2014-2017

Innhold Innledning: Digitalisering gir bedre tjenester... 3 1. Tverrsektorielle områder... 4 1.1 Digital dialog... 5 1.2 Strategisk ledelse og IKT... 7 1.3 Kompetanse... 8 1.4 Arkiv og dokumenthåndtering... 9 1.5 Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet... 11 1.6 Arkitektur og standardisering... 13 2. Sektorielle satsningsområder... 14 2.1 Helse- og sosialsektoren... 15 2.2 Utdanningssektoren... 17 2.3 Kultursektoren... 19 2.4 Teknisk sektor... 20 3. Metodiske prinsipper for digital tjenesteutvikling... 22 3.1 Brukerorientering... 23 3.2 Måle effekt... 23 Digitaliseringsstrategi 2014-2017 3

4 Digitaliseringsstrategi 2014-2017

Innledning: Digitalisering gir bedre tjenester Gode digitale tjenester er viktig for innbyggerne våre. De har høye forventninger til at innhold og tjenester presenteres på en brukervennlig og tilrettelagt måte. Våre tjenester må møte dette. Disse forventningene er også bakgrunnen for regjeringens vedtak hvor det slås fast at nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. For å lykkes med et reelt digitalt førstevalg, må vi derfor ha en tydelig strategi for Skedsmo kommunes digitalisering. Gode digitale løsninger skal bidra til at innbyggeren og næringslivet i større grad blir selvbetjent. De skal øke tilgjengeligheten, gi raskere og enklere behandling av saker og samtidig oppnå bedre kvalitet i tjenestene. Dette vil også være mer kostnadseffektivt for kommunen. Som et ledd i dette, lanserte Skedsmo kommune i mai 2013 en ny innbyggerportal som vår primærkanal utad. Den skal gjøre det enklere å finne fram for brukeren, den skal gjøre det lettere å forstå innholdet og den skal legge til rette for at brukeren får til oppgaven hun kom for. En forutsetning for dette er en felles, omforent metodikk for hvordan vi utvikler digitale løsninger. Våre metodiske prinsipper fokuserer på: Brukerorientering Gjenbruk av data Måle effekt Å bygge kompetanse om denne metodikken, har vært helt avgjørende i strategiarbeidet og vil bli helt sentralt i utviklingen av digitale tjenester framover. Digitalisering skjer på alle områder i stat og kommune. Det er viktig for oss å samarbeide med andre kommuner, både gjennom deling av erfaringer og programkode. Slik kan vi raskere finne felles løsninger som sikrer enkle og helhetlige tjenester for innbyggeren. KS etablerte våren 2012 KommIT (Program for IKT-utvikling i kommunesektoren). Bakgrunnen var nettopp erkjennelsen av at kommunesektoren trenger et sterkere samarbeid for å løse utfordringene knyttet til digitalisering. KS sin digitaliseringsstrategi har vært retningsgivende for vårt arbeid, samtidig som det har vært viktig for oss å beskrive våre egne utfordringer og mål. Digitalisering og IKT-utvikling er utbygging av nasjonal infrastruktur. Skedsmo kommune støtter KS som arbeider for felles satsninger der både stat og kommune er inkludert. Det er i tillegg viktig at kommunesektoren framstår samlet, slik at man kan stille felles krav til leverandørene i langt større grad enn hva som gjøres i dag. Skedsmo kommune er ambisiøs med tanke på digitalisering. Det er et helt avgjørende element i hvordan vi skal bygge gode tjenester. Denne planen beskriver våre utfordringer og mål, og hvordan vi skal få det til. Brukerorientering betyr at innsikt i brukeradferd skal ligge til grunn for de løsningene vi tilbyr. På denne måten sikrer vi i større grad brukervennlige løsninger. Vi skal også bli flinkere til å gjenbruke det vi allerede vet om innbyggerne slik at prosessene våre går raskere og mer automatisk. Videre blir det avgjørende å ha et bevisst forhold til å ta ut effekt av digitaliseringen, både før, underveis og etter et prosjekt. De metodiske prinsippene skal sikre at de relevante aktørene blir involvert slik at våre digitale løsninger fremstår helhetlige og gjennomtenkte. Sammenhengen mellom tilrettelagte og kvalitetssikrede innbyggertjenester og gode verktøy for de ansatte, blir spesielt viktig. Vi skal være enkle på utsiden og smarte på innsiden. 30.04.14 Torstein Leiro Rådmann Digitaliseringsstrategi 2014-2017 5

1. Tverrsektorielle områder Tverrsektoriell tilnærming er nødvendig for å skape koordinerte og effektive løsninger. De tverrsektorielle oppgavene skal støtte opp om sektorenes oppgaver. Videre skal de bidra til å sikre gode tjenester og å ivareta rettighetene til innbyggere og næringsliv. 6 Digitaliseringsstrategi 2014-2017

1. Tverrsektorielle områder 1.1 Digital dialog Skedsmo kommune skal ha et bevisst forhold til hvilke digitale kanaler som brukes til hvilke formål. Valg av ulike digitalkanaler må gjøres ut fra formålet, og kanalene skal utfylle hverandre. Arbeidsprosessene som utføres i kommunen er ledd i et tjenestetilbud til enten innbyggere, organisasjoner og næringsliv, eller ansatte. Målet er at disse prosessene i så stor grad som mulig skal automatiseres og digitaliseres. Tjenesteområder som henger sammen, bør automatisk kunne utveksle informasjon digitalt der taushetsplikt eller annen lov ikke er til hinder for dette. Fagsystem på ett tjenesteområde bør generere en aktivitet i fagsystemet på et annet tjenesteområde, ved aktuelle hendelser. Eksempelvis bør fagsystemet på helsestasjonen gi automatisk beskjed til fagsystemet på tannlegekontoret før barnet skal innkalles første gang, og innkallingen sendes automatisk og digitalt til barnets foresatte. For å realisere en effektiv dialog kreves det grundig kartlegging av de kontaktpunktene brukeren har med oss som tjenesteleverandør. Innsikt i hvordan brukeren benytter disse flatene kan identifisere hvordan den digitale dialogen kan optimaliseres. Denne kartleggingen og analysen må kobles tett med IT-arkitekturen slik at brukerutfordringene kan løses raskt med gjennomtenkte og brukervennlige løsninger. Ofte vil en forutsetning for sømløs digital samhandling, være fagsystemer og IT-komponenter som snakker sammen og spiller på lag. Dette er en betydelig mangel i dag. Derfor blir det avgjørende, å ha leverandører og samarbeidspartnere som kan realisere dette. Der offentlige fellesløsninger finnes, skal disse gjenbrukes hvis det er hensiktsmessig. En god nettløsning setter brukerens behov i sentrum, og organiserer informasjonen ut fra bruker behovet. Derfor har Skedsmo kommune utviklet en tydelig og spisset innbyggerportal hvor den enkelte oppgave brukeren kommer for å løse, er satt i fokus. Våre nettsider skal prioritere de viktigste oppgavene og gi brukeren raskt tilgang til våre tjenester. Vår innbyggerportal skal også gi mulighet til dialog og innsyn. For tilgang til personlige opplysninger og innsyn i egne saker, skal nettsiden tilby sikker pålogging for brukeren. De tjenestene som innbyggere og næringsliv bruker, bør «huske» de opplysningene som allerede er oppgitt tidligere, så brukeren skal slippe å oppgi dette hver gang. Videre vil bruk av en sikker, digital postboks for innbyggerne være sentralt for å oppnå en trygg og effektiv digital dialog. «For å lykkes med en god, digital forvaltning må de digitale selvbetjeningsløsningene være forståelige og enkle å ta i bruk», står det i Regjeringens digitaliseringsprogram. Digitale tjenester fra det offentlige krever brukervennlige løsninger og et godt forståelig språk. Det hjelper lite med digital selvbetjening hvis brukerne ikke finner eller forstår innholdet. Uklar informasjon fra kommunen gjør at mange innbyggere likevel må møte opp på tjenestestedet eller ringe for å få forklaringer. Da faller potensielle gevinster fra de digitale løsningene bort. For målgrupper som har norsk som andrespråk, er det spesielt viktig at det norske språket er enkelt og lett å forstå. Elektroniske oversettelsesverktøy gir dessuten bedre resultater hvis den norske teksten er uten mange faguttrykk og kompliserte setninger. Tjenester som i særlig grad retter seg mot disse målgruppene, bør ha informasjon på morsmålet. Digitale kanaler skal være tilgjengelig for alle, uavhengig av funksjonsevne. Universell utforming av IKT-system skal legge til rette for dette. Erfaringsmessig er det ikke alltid slik at generelle krav til universell utforming fører til at alle innbyggerne, uavhengig av funksjonsevne, vil være i stand til å bruke digitale løsninger på alle områder. I tillegg til de generelle kravene for universell utforming, er det derfor viktig at vi tar høyde for spesielt tilrettelagte tjenester og løsninger for innbyggere med spesielle behov. Sosiale medier er blitt den digitale møteplassen der informasjon deles på en enkel og rask måte. Bruk av sosiale medier er en effektiv måte å kommunisere på fordi leseren/mottakeren ikke trenger å oppsøke vår nettside, men får informasjonen direkte inn på sin profil. Derfor Digitaliseringsstrategi 2014-2017 7

1. Tverrsektorielle områder publiserer vi nyheter i større grad i sosiale medier, da effekten er betydelig større der. Sosiale medier er viktige kommunikasjons- og beredskapskanaler. For å nå de som ikke er digitalt aktive, er det likevel viktig å ha alternative kanaler. Sosiale medier åpner for økt dialog og informasjonsdeling, og kan være med på å styrke lokaldemokratiet. Skedsmo kommune har utarbeidet en strategi for sosiale medier som beskriver hvordan vi ønsker å bruke disse kanalene og hvordan vi skal framstå i de sosiale mediene. Videre er det utarbeidet rutiner for publisering av innhold, og behandling og oppfølging av forespørsler. Til grunn for disse retningslinjene er erkjennelsen av at samme informasjon ikke nødvendigvis må sendes ut i alle kanaler. Det må foreligge en bevisst bruk av kanaler informasjonen skal publiseres i. I sosiale medier er det nødvendig å holde et øye med hva som postes fra publikums side, spesielt er det viktig å være oppmerksom på personopplysninger. Ved krisesituasjoner kan det være behov for døgnkontinuerlig oppfølging og bemanning. Mål: Skedsmo kommune har en oppgavefokusert kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. Skedsmo kommune har brukerorientering som grunnlag for all digital tjenesteutvikling Skedsmo kommune tilfredsstiller krav til universell utforming i sine digitale løsninger. Skedsmo kommune har løsninger for sikker pålogging for innbyggers tilgang til egne opplysninger samt egen post via vår innbyggerportal. Skedsmo kommune har automatiserte prosesser der tjenesteområdene henger sammen. Skedsmo kommune har leverandører og samarbeidspartnere som tilrettelegger enkelt for digital samhandling. Skedsmo kommune bruker sosiale medier for å fremme dialog, øke informasjonsspredningen, gi krisekommunikasjon og for å styrke lokaldemokratiet. Skedsmo kommune har et klart og forståelig språk i de digitale kanalene. 8 Digitaliseringsstrategi 2014-2017

1. Tverrsektorielle områder 1.2 Strategisk ledelse og IKT IKT er sentralt i alle arbeidsprosesser, derfor må IKT inkluderes i alt budsjett- og planarbeid. IKT er et verktøy for å jobbe mer effektivt med økt kvalitet, samt understøtte de tjenestene kommunen leverer. Det betyr at IKT-investeringer og -bruk skal være en del av de strategiske beslutningene som tas. Skedsmo kommune er på flere områder langt fremme på å tilby digitale tjenester til innbyggere og næringsliv. Men mange system kommuniserer ikke med hverandre, sektorene involverer hverandre i for liten grad i prosjekter, det er manglende gjenbruk av data, og felleskomponenter (ID-porten, folkeregisteret, matrikkel m.m.) benyttes for sjeldent. Brukeropplevelsen må bli mer helhetlig enn i dag. IKT er i seg selv en kraftig endringsfaktor for organisasjonen. Erfaringer viser at hovedutfordringene ved innføring av IKT-system er knyttet til organisasjon og arbeidsmetoder. For å kunne nå målet med IKT-investeringene og ta ut gevinstene i etterkant, er det viktig å planlegge innføring av nye løsninger som et organisasjonsprosjekt. Et spesielt viktig lederansvar er å dokumentere effekt. Effekter kan være både kvalitative og kvantitative, eksempelvis kan bidra til bedre tilgjengelighet for innbygger, mer effektive arbeidsprosesser og økt tjenestekvalitet. En viktig erkjennelse er at gevinster og effekter realiseres først når nye arbeidsrutiner er etablert og systemet har vært i drift noen år. (Dette er utdypet i kapittel 3.2 «Måle effekt».) Mål: Skedsmo kommune har kartlagt sine arbeidsprosesser og tilhørende IKT-systemer og besluttet hvilke system som må skiftes ut og arbeidsprosesser som må legges om. Skedsmo kommune har en digitaliserings strategi knyttet til overordnede mål i Kommuneplanen. Skedsmo kommune har ledere på alle nivåer som ser sammenheng mellom tjenesteproduksjon og teknologibruk, og bruker dette til tjenesteutvikling. Skedsmo kommune gjennomfører digitaliseringsprosjekter hvor sektorene sikrer tverrsektoriell samhandling. Digitaliseringsstrategien skal operasjonaliseres gjennom hver sektors handlingsplaner, årsbudsjettmål og virksomhetsplaner. Politisk og administrativ ledelse har forståelse for at gevinstene ved digitalisering er både kvalitative og kvantitative. Skedsmo kommune har realisert gevinster ved å bruke IKT effektivt til å jobbe på nye måter. Digitaliseringsstrategi 2014-2017 9

1. Tverrsektorielle områder 1.3 Kompetanse Politisk og administrativ ledelse trenger kompetanse for å kunne ta gode strategiske valg. De ansattes kompetanse i bruk av IKT er avgjørende for utvikling og effektivisering av forvaltning og tjenesteyting. Skedsmo kommune har behov for bestillerkompetanse. Det betyr både god juridisk innkjøpskompetanse og allsidig fagkompetanse for god utforming og bruk av løsningene. Skedsmo kommune skal være en kompetent og krevende kunde i anskaffelser, og stimulere leverandørene til utvikling av nye og innovative løsninger. Dette slik at leverandørmarkedet utfordres til å dekke sektorens reelle behov, og dermed sikre en bedre utnyttelse av samfunnets ressurser. I bestiller- og utviklingsfasen er det viktig at alle roller i arbeidsflyten er representert. Se også hovedkapittel 3 «Prinsipper for digital tjenesteutvikling». Fagpersonene har ofte best kjennskap til hvordan opplysninger utveksles mellom de ulike systemene, og hvordan disse skal presenteres for relevante målgrupper. Det er også viktig å budsjettere med kostnader til kompetansehevingstiltak ved innføring av nye IKT-system. Et viktig kompetansebyggende tiltak er å stimulere til en delingskultur i egen organisasjon. Organisering og tilrettelegging av prosesser skal bidra til kompetanse- og erfaringsdeling på tvers av sektorene. Den eksterne delingskulturen er også viktig. Igjennom KS og flere andre initiativ mellom kommuner eksisterer det i dag en betydelig delingsvilje. Skedsmo kommune deltar aktivt på flere av disse arenaene, og det må være en målsetting å stimulere og videreutvikle dette arbeidet. Eksempler på slik deling fra vår side kan være prosjekt- og leverandørerfaringer, erfaringsutveksling knyttet til metodikk, teknologierfaringer samt deling av programkode vi har utviklet. Dette vil bygge kompetanse og kan ha en effekt ifht. kostnader. Mål: Skedsmo kommune har kompetanse til å iverksette god digital tjenesteutvikling, endringsprosesser og involvere de rette aktørene, basert på tjenesteområdenes behov. Skedsmo kommune har kompetanse til å utnytte anskaffelsesprosessen som et strategisk virkemiddel for å fremme innovasjon. Skedsmo kommune har ansatte med tilstrekkelig kompetanse til å bruke aktuelle IKT-løsninger. Skedsmo kommune har ansatte som gir innbyggere og næringsliv støtte og veiledning i bruk av de digitale løsningene. Skedsmo kommune organiserer digitale prosjekter slik at det sikres kompetanse- og erfaringsdeling på tvers av sektorer. Skedsmo kommune ønsker å bidra til deling av både metodikk og teknologi med andre kommuner. 10 Digitaliseringsstrategi 2014-2017

1. Tverrsektorielle områder 1.4 Arkiv og dokumenthåndtering Hensikten med å ha arkiv er å gjenfinne dokumentasjon. Dette gjelder mottatte, sendte og internt lagde dokumenter. Et dokument er definert som en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning, overføring eller lignende. Dette betyr at mange typer digitalt materiale, som for eksempel lyd, bilde, SMS-er og innlegg på sosiale medier regnes som dokumenter. Behovet for dokumentasjon er gjennomgående og gjelder for alle tjenesteområder, all teknologi og uavhengig av om kommunen selv eller andre (interkommunale organ, private) utfører oppgavene. I avtaler som inngås om interkommunale samarbeid, vertskommunesamarbeid m.m. skal forholdet til arkiv beskrives på en slik måte at det ikke er i tvil om ansvaret for arkivdanningen, håndteringen av arkivmaterialet i virksomhetens levetid, og når virksomheten opphører. For at innsynsretten for parter og publikum skal oppfylles, må arkivene være innrettet slik at dokumentene alltid er sikret som informasjonskilder. Det vil si at arkivene må være sikret mot urettmessig innsyn og ordnet slik at gjenfinning er mulig både i dag og i framtiden. Byggesaksarkivet fra 2010 er digitalt tilgjengelig for innbyggerne. Dette sparer saksbehandlerne og arkivet for betydelig mengde innsynsforespørsler. Det skal legges til rette for digitalt dokumentinnsyn der dette kan håndteres på en sikker måte. Arkivoppgavene omfatter både daglige og periodiske oppgaver. En av de viktigste daglige oppgavene er dokumentfangst. Det vil si å sikre at alle saksdokumenter blir journalført og arkivert. Dokumentene må arkiveres på en slik måte at brukerne i ettertid både kan finne dokumentet og ha tillit til at opplysningene ikke er forfalsket. Den tradisjonelle brevposten håndteres av arkivet som sikrer journalføring. Den store utfordringen ligger i å fange viktig dokumentasjon som kommer via andre kanaler slik som epost, SMS, m.fl. Gjennom forbedrede brukergrensesnitt og rutiner skal en større grad av dokumentasjonen som kommer via disse kanalene sikres ved arkivering. En av de periodiske oppgavene til arkivet, er å ta ut av arkivet det materialet som ikke lenger er i aktiv bruk, plassere det for seg selv og senere sikre dette i et depot for langtidsbevaring. For fullelektroniske arkiver med digitale dokumenter er prosedyrene i denne overføringen avgjørende for tilliten til materialet, og senere for verdien av dokumentasjonen. Kommunen har selv ansvar for å sikre sine eldre og avsluttete arkiver, enten ved å utføre depotoppgavene selv, eller ved å inngå avtale med en depotinstitusjon. Det er ingen depotinstitusjon som p.t. tar imot digitalt skapt materiale fra kommunene. Digitale arkiver er både en forutsetning for og et resultat av en elektronisk kommunikasjon og saksbehandling. Det arbeides med et tjenestegrensesnitt (Noark5) som skal standardisere integrasjoner mellom fagsystemer og arkivkjerner. Dermed kan integrasjoner gjennomføres på en standardisert måte og dermed i større grad enn tidligere. Skedsmo kommune har en Noark5-arkivkjerne på sikker sone. Arbeidet med integrasjon mot denne kjernen, vil være spesielt sentralt i perioden. Arkiv- og dokumentbehandling skal bidra til å sikre gode tjenester for innbyggerne og næringsliv, støtte effektiv saksbehandling og ivareta lovpålagte oppgaver, juridiske rettigheter og forpliktelser i samtid og ettertid. Digitalisering av kommunens arbeidsprosesser generelt, og særlig saksbehandlingsprosessene hvor det stilles strenge krav til etterprøvbarhet og dokumentasjon, må ses i sammenheng med tilsvarende digitalisering av arkiv- og dokumenthåndtering. Arkivkompetanse skal med i alle prosjekter som omhandler arbeidsprosesser som resulterer i saksdokumenter. Digitaliseringsstrategi 2014-2017 11

1. Tverrsektorielle områder Mål: Skedsmo kommune har implementert NOARK5- kjerne for alle systemer som arkiverer saksdokumenter både i sikker og åpen sone. Skedsmo kommune har et brukervennlig sak-/ arkivsystem, som bidrar til rask saksbehandling med høy datakvalitet. Skedsmo kommunes arkiver er ordnet slik at det kan hentes ut relevante opplysninger til egne ansatte, parter, publikum og omkringliggende datasystem. Skedsmo kommune har en forsvarlig dokumenthåndtering innenfor alle fagområder, både når det utføres av kommunen selv og av andre som utfører oppgaver på vegne av kommunen. Skedsmo kommune har metodikk som sikrer at arkivperspektivet inngår i alle planer, kravspesifikasjoner og anskaffelsesprosesser som får konsekvenser for dokumentasjon av kommunens aktiviteter. Skedsmo kommune har dokumentfangst og sikker arkivhåndtering ved etablering av nye digitale løsninger og tjenester på alle områder og for alle typer system. Bruken av Noark5- arkivkjerne på sikker sone skal omfatte alle systemer som håndterer saksdokumenter i sikker sone. Skedsmo kommune har sikre rutiner og prosesser for langtidsbevaring av kommunens arkiver i arkivdepot, og at dokumenter som skal slettes i henhold til lover og forskrifter, faktisk blir slettet. Arbeidet med å samle inn og ordne eldre og avsluttede papirbaserte arkiver skal fortsette. 1.5 Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Skedsmo kommune behandler store mengder personopplysninger om sine innbyggere og egne ansatte. På mange tjenesteområder behandles det sensitive personopplysninger, og ivaretakelse av personvern, taushetsplikt og innsynsrett er viktig for å opprettholde tillit. Personopplysninger skal vernes slik at de ikke kommer i feil hender eller utilsiktet endres, og sensitive personopplysninger skal skjermes spesielt. Samtidig skal den enkeltes innsynsrett ivaretas. Det er viktig å sikre at alle medarbeidere som behandler personopplysninger følger opp krav i lover, retningslinjer og sikkerhetsrutiner. Spesielt viktig er dette for sensitive og taushetsbelagte personopplysninger. For å ivareta krav om systematisk tilnærming deles internkontrollen i tre hovedelementer: Styrende elementer. Ledelsens beslutninger og føringer for internkontroll Gjennomførende elementer. Rutinebeskrivelser Kontrollerende elementer. Avviks-/ tiltaksbehandling Skedsmo kommune har oversikt over hvilke behandlinger av personopplysninger som foretas, og hvilke opplysninger som inngår i disse. Dette er beskrevet på kommunens intranett. Informasjonssikkerhet omfatter: Konfidensialitet - hindrer uvedkommende i å få tilgang på opplysningene Integritet - ingen uautorisert eller utilsiktet endring av opplysningene Tilgjengelighet - opplysningene er tilgjengelige når tilgang er nødvendig 12 Digitaliseringsstrategi 2014-2017

1. Tverrsektorielle områder De beskrivende deler av internkontrollen ligger på intranettet. Risikovurdering, avviksmelding, tiltaksbehandling, egenkontroll av rutiner og tekniske tiltak utføres og dokumenteres i kommunens internkontrollsystem. I sin behandling av personopplysninger kan kommunen opptre både i rollen som databehandlingsansvarlig og som databehandler. Skedsmo kommune skal sikre at risikoanalyser benyttes når nye behandlinger av personopplysninger iverksettes. Dette gjelder også ved bruk av tjenester på nett herunder også skytjenester. Som behandlingsansvarlig er kommunen ansvarlig for informasjonssikkerheten i alle ledd «fra innsiden av systemene via skjermen og ut». IKT-bruk skal også ses i sammenheng med fysisk sikkerhet og personellsikkerhet. Skedsmo kommune sin dataløsning er bygd i henhold til Datatilsynets sonemodell med følgende hovedprinsipper: Sikret sone (LUKKET) Sone der sensitive personopplysninger behandles Intern sone (ÅPEN) Sone hvor ikke-sensitive personopplysninger behandles. Datatilsynets veileder for sikkerhetsarkitektur for virksomheter som behandler personopplysninger og sensitive personopplysninger, og Norm for informasjonssikkerhet i helse-, omsorgs- og sosialsektoren (Normen), er retningsgivende i vårt arbeid med sikkerhetsarkitektur. Mål: Skedsmo kommune har strategi for informasjonssikkerhet. Skedsmo kommune har databehandleravtaler med andre som behandler personopplysninger på vegne av kommunen. Skedsmo kommune har databehandleravtaler med andre som kommunen behandler personopplysning for. Skedsmo kommune har et ledelsesforankret internkontroll- og styringssystem på plass. Skedsmo kommune har løsninger som tilfredsstiller kravene til sikkerhetsarkitektur. Skedsmo kommune har gjennomgått risikoanalyser når nye behandlinger av personopplysninger iverksettes. Dette gjelder også ved bruk av tjenester på nett herunder også skytjenester. Skedsmo kommune har ansatte med kompetanse om lovpålagte krav til personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet. Digitaliseringsstrategi 2014-2017 13

1. Tverrsektorielle områder 1.6 Arkitektur og standardisering For at innbyggere og næringsliv skal oppleve de digitale tjenestene som gode, må de interne systemene kommunisere seg i mellom, og utveksle informasjon på tvers av forvaltningsnivå. For å få dette til, må det utvikles en IKT-arkitektur som baserer seg på felles IKT-komponenter og felles IKT-arkitekturprinsipper for offentlig sektor. Arkitekturen må være tjenesteorientert og være et fundament som sikrer gjenbruk av komponenter og data slik at data bare registreres en gang og ett sted. Eksempelvis skal persondata om ansatte registreres og oppdateres kun et sted. IKT-arkitekturen i offentlig sektor må ta i bruk nasjonale felleskomponenter. Eksempler på felleskomponenter er folkeregisteret, enhetsregisteret, Altinn, matrikkelen og felles infrastruktur for elektronisk ID (ID-porten). Eksempel på en kommunal felleskomponent er SvarUT, som sender digitale meldinger i stedet for papirpost til innbyggere og næringsliv. Felleskomponenter legger til rette for gode, sammenhengende digitale tjenester på tvers av virksomhetsgrenser i offentlig sektor. som f.eks. Noark (norsk arkivstandard) og GI (geointegrasjonsstandarden) som sikrer entydig kommunikasjon mellom sak/arkivsystemer og kartog geodatasystem uavhengig av leverandør. En standard i IKT kan sammenlignes med standardmål for bygningsdeler innen husbygging. Skedsmo kommune har utviklet en teknisk kravspesifikasjon som skal brukes i alle offentlig anbud hvor datasystemer eller løsninger skal anskaffes. Denne beskriver Skedsmo kommune sin IKT-arkitektur. Kravspesifikasjonen skal sikre at nye løsninger som anskaffes tilfredsstiller kravene til tjenesteorientert samhandling og gjenbruk av data på tvers av IKT-systemer og forvaltningsnivåer. Videre vil arkitekturprinsippene som utarbeides av KS KommIT, bli sentrale for Skedsmo kommune. Vi ønsker kun å iverksette prosjekter og gjennomføre anskaffelser som ivaretar disse kravene og prinsippene. Samhandlingen mellom interne systemer må sikres ved bruk av etablerte og åpne standarder Mål: Skedsmo kommune har utarbeidet IKTarkitektur basert på felleskomponenter og standarder og vil velge løsninger som imøtekommer dette. Skedsmo kommune har teknisk krav spesifikasjon som etterspør felleskomponenter ved nyanskaffelser og endringer i eksisterende systemer. Skedsmo kommune har tatt i bruk løsninger basert på nasjonale standarder og felleskomponenter, slik at data kan gjenbrukes på tvers av systemene. 14 Digitaliseringsstrategi 2014-2017

2. Sektorielle satsningsområder Den kommunale virksomheten har en stor bredde fra makroplanlegging til individuelt skreddersydde tjenester. Med utgangspunkt i dette, vil den enkelte sektor synliggjøre sine satsningsområder og strategiske valg. Digitaliseringsstrategi 2014-2017 15

Helse- og sosialsektoren 2.1 Helse- og sosialsektoren Helse og sosialtjenestene beslaglegger en stor andel av kommunens samlede budsjett. Det er derfor av stor betydning av tjenestene bruker mulighetsrommet digitale løsninger gir i forhold til effektivisering og kvalitetsutvikling av tjenesteproduksjon og administrasjon av tjenestene. Skedsmo kommune har i mange år vært i front i forhold til elektronisk samhandling mellom kommunene og helseforetakene. Vi ønsker å ha en rolle i videreutvikling av gode systemer for elektronisk samhandling og i det nasjonale arbeidet med å utvikle sikker informasjonsbehandling mellom tjenester og nivåer. Skedsmo kommune har i noen år prøvd ut og brukt mobil pleie i deler av hjemmetjenesten. Mobil pleie innebærer at alle ansatte i hjemmetjenesten utstyres med en mobiltelefon som gir tilgang til all nødvendig informasjon fra journalsystemet for å utføre oppdrag hos bruker. Dette gir en kvalitativt bedre tjeneste. Mobil pleie gir også en effektivisering av driften gjennom styring av ressursene i forhold til oppdrag. Vi har pr i dag ikke tatt i bruk alle mulighetene for effektivisering og kvalitetsheving dette verktøyet gir mulighet til, og vi vil arbeide videre med dette fremover. Digitale løsninger i kommunikasjon med brukere og innbyggere i forhold til personlige behov og ønsker har strenge krav til personvern som Skedsmo kommune må forholde seg til.. Helseog sosialsektoren vil arbeide videre med slik tilrettelegging, herunder ved søknad om tjenester. Innbyggernes behov for generell informasjon om tjenestetilbudet kan videreutvikles og gjøres mer tilgjengelig, på kommunens nettside og på Facebook. Velferdsteknologi er et utviklingsområde for kommunen og det vil bli utarbeidet en strategi for velferdsteknologi i 2014. Det er en betydelig utviklings- og utprøvingsaktivitet innen velferdsteknologi i mange norske kommuner. Skedsmo kommune har i begrenset grad tatt del i denne utprøvingen, men deltar i prosjekt Trygghetspakken sammen med SINTEF og flere andre kommuner. Strategi for velferdsteknologi vil legge en plan for kommunens videre arbeid med velferdsteknologi på kort og lang sikt. Samhandlingsprosjekt Nedre Romerike og Rømskog har utredet behovet for velferdsteknologi og anbefaler at det etableres et interkommunalt Helsebemannet kontaktsenter for å sikre mottak og oppfølging av alarmer. Pr i dag gjelder dette trygghetsalarmer, men når ulike former for velferdsteknologi tas i bruk for å varsle uønskede hendelse må faglig forsvarlig mottak og oppfølging av varslingene sikres gjennom et helsebemannet kontaktsenter. Kommunens institusjoner har i dag ikke tilgang til trådløst nett. Det innebærer at beboerne ikke kan bruke digitale løsninger til kommunikasjon med omverdenen, det være seg dialog med familie, kommunens tjenester eller banken. 16 Digitaliseringsstrategi 2014-2017

Helse- og sosialsektoren Mål: Skedsmo kommune bidrar i nasjonale satsinger på å videreutvikle elektronisk meldingsutveksling, sikker informasjonsbehandling og annet utviklingsarbeid. Sektoren bruker mobil pleie i hele hjemmetjenesten. Skedsmo kommune har videreutviklet digital informasjon og kommunikasjon med innbyggere og brukere av helse- og velferdstjenester. Alle kommunale helseinstitusjoner har trådløst nett. Velferdsteknologi er innen 2020 en integrert del av de kommunale helse- og omsorgstjenestene, slik at flere brukere opplever trygghet og mestring i eget hjem. Skedsmo kommune har etablert et Helsebemannet kontaktsenter innen 2020. Digitaliseringsstrategi 2014-2017 17

Utdanningssektoren 2.2 Utdanningssektoren Digitale ferdigheter er nedfelt i læreplanverket som en av de fem grunnleggende ferdigheter i skolen, og skal være integrert i alle fag. Dette skaper både muligheter og utfordringer for den digitale utviklingen i skolen. Barn og unge er ofte fortrolige med bruk av datamaskiner, mobiltelefoner og andre digitale enheter før de møter disse i barnehage og skole. Barnehagen og skolen skal utvikle barnas digitale kompetanse slik at de blir bedre rustet til å bruke digitale verktøy, medier og ressurser. Dette er særlig viktig for de som ikke har erfaring med digitale verktøy hjemmefra. Her kan barnehagen og skolen bidra til å utjevne sosiale skiller. Digitale læremidler er digitale ressurser utviklet for et læringsformål. Digitale læremidler gir store muligheter for individuelle tilpasninger og bidrar til å ivareta kravet om universell utforming. Digitale læremidler omfatter også bruk av ulike digitale verktøy og tjenester, og digitale ressurser som ikke nødvendigvis er utviklet til læringsformål (f. eks. oppslagsverk, videoklipp, nettaviser og blogger). Utdanningssektoren i Skedsmo har utarbeidet en kommunal læreplan i digitale ferdigheter, planen har mål for barnas og elevenes digitale ferdigheter på de forskjellige årstrinnene. Planen setter de ulike digitale læremidlene inn i en faglig kontekst. Feide er en felles nasjonal innloggingstjeneste og løsning for identitetsforvaltning for skoleverket. Feide sikrer at elever og lærere får én sikker elektronisk identitet som de kan bruke for å få tilgang til lokale og nasjonale digitale tjenester, både pedagogiske og administrative. I Skedsmo kommune er Feide tatt i bruk, og slik funksjonalitet vil være et krav ved innkjøp av nye digitale læremidler. De digitale mulighetene åpner for tids- og stedsuavhengig læring. I Skedsmo vil den nye Utdanningsportalen ivareta dette og gi elevene bedre muligheter for sammenheng mellom skoleog hjemmearbeidet. Elevene får her tilgang til de samme programmene hjemme som på skolen. En trend er at elever og lærere i økende grad vil bruke sine egne digitale enheter (BYOD - Bring your own device) og sine egne programmer (BYOA Bring your own application). Dette er i Skedsmo godt ivaretatt ved at alle skoler har trådløst nettverk og barnehagene får dette på plass våren 2014. Elevene oppfatter IKT som nyttig for å lære skolefag, samtidig som IKT kan forstyrre egen læring. Klasseledelse og IKT handler mest om holdninger og kultur, og lærerne må være gode klasseledere. Elever ønsker generelt en mer målrettet bruk av IKT i skolen, og tydelige regler for IKT-bruk. I Skedsmo inngår regler for bruk av IKT i de felles kommunale ordensreglene. Vurdering er en grunnleggende del av skolens virksomhet. Digital vurdering dreier seg både om å ta i bruk digitale verktøy i vurderingsarbeidet, og å vurdere elevens digitale ferdigheter. Skolen må utvikle god praksis i begge betydningene av digital vurdering. Utdanningssektoren har utarbeidet plan for individuell vurdering, som setter klare krav til skolens vurderingspraksis. Skolene på sin side må ta disse løsningene i bruk, og skoleeier initierer dette arbeidet, gjennom lærer- og elevundersøkelser og følger opp med kompetanseutviklingstiltak. Utdanningssektoren har kontinuerlige prosesser knyttet til utskifting av programvare. Brukerdialog og brukerundersøkelser med ansatte, foreldre og elever vil bli vektlagt. Utdanningssektoren i Skedsmo rullerer årlig planen «IKT i barnehage og skole, digital kompetanse, status, strategier og utviklingstiltak». Strategiplanen omhandler det siste innen utdanningspolitikk og forskning på IKT i læring. Oppfølging av utdanningssektorens IKT prosjekter, resultater fra elev- og lærerundersøkelser, samt status for utstyrssituasjonen, planen avsluttes med økonomidel. 18 Digitaliseringsstrategi 2014-2017

Utdanningssektoren Mål: Utdanningssektoren benytter Feide-pålogging til alle læremidler. Lærerne i barnehage og skole bruker digitale læremidler og verktøy i den daglige undervisningen, jfr. Lokal læreplan i digitale ferdigheter. Barnehage og skole utnytter mulighetene IKT gir for å gi tilpasset og differensiert opplæring til hver enkelt elev. Barnehageansatte og lærere er gode klasseledere i teknologiske omgivelser, jfr. ordensreglementet Utdanningssektoren har utviklet felles praksis for bruk av digital vurdering, jfr. plan for individuell vurdering. Skedsmo kommune tilbyr stabil drift av IKTtjenestene for barnehage og skole, som ivaretar krav til kapasitet, fleksibilitet, personvern og sikkerhet. Utdanningssektoren har tilrettelagt for felles innkjøp av læringsressurser og digitale verktøy basert på systematisk brukerdialog med ansatte, barn/elever og foreldre. Utdanningssektoren rullerer årlig planen «IKT i barnehage og skole, digital kompetanse, status, strategier og utviklingstiltak». Digitaliseringsstrategi 2014-2017 19

Kultursektoren 2.3 Kultursektoren Kultur spiller en viktig rolle i moderne stedsutvikling ved å gi innbyggere meningsfulle liv, for å trekke besøkende til kommunen og for å skape en god næringsutvikling. Kultursektoren har derfor en viktig rolle i å legge til rette for at ulike målgrupper på en enkel måte finner frem til de kulturtilbudene som finnes i kommunen. Kultursektoren har også et ansvar for å skape gode fritidstilbud til barn og ungdom. Dette er en vanskelig målgruppe nå, fordi de ikke benytter de tradisjonelle kanalene kommunen har tilgjengelig. Bruken av digitale kanaler og sosiale medier er allerede utstrakt og alt tyder på at den bare vil øke i tiden fremover. Det er derfor avgjørende at kultursektoren er tilstede i relevante digitale kanaler og at vi benytter mulighetene til innbyggerdialog som sosiale medier åpner for. Kultursektoren i Skedsmo har et utstrakt samarbeid med frivillige lag og foreninger, regionale kulturinstitusjoner, næringsliv og andre private aktører. Dette fordrer en god dialog med de ulike samarbeidsaktørene. Vi tilbyr også en rekke kurs og aktivitetstilbud som krever påmelding og betaling. I dag gjøres disse prosessene manuelt og krever håndtering av kontanter. Digitale påmeldings- og betalingsløsninger vil gjøre det enklere for innbyggere å ta del i kommunale kulturtilbud og mindre ressurskrevende for kommunen å håndtere påmeldinger og betaling. Kultursektoren forvalter også en rekke lokaler, anlegg og tilskuddsordninger. En rekke av søknadsprosessene er per i dag ikke heldigitalisert og mye av saksbehandlingen gjøres med manuelle operasjoner. Ved å skape reelle digitale førstevalg kan man gjøre søknadsprosessene langt mer tilgjengelige og brukervennlige for innbyggerne. Ved å benytte felleskomponenter og digital dokumentflyt kan interne arbeidsprosesser forenkles og effektiviseres. Digitale verktøy er godt egnet for å legge til rette for bedre samhandlingsdialog og informasjonsflyt mellom alle de partene som utgjør kulturlivet i kommunen. Mål: Kultursektoren bruker digitale kanaler og sosiale medier benyttes for å skape dialog og informere innbyggere og besøkende om Skedsmos kulturtilbud. Kultursektoren utvikler digitale verktøy for å skape god dialog og informasjonsflyt med eksterne samarbeidsaktører i kulturlivet. Kultursektoren utvikler reelle digitale førstevalg for å bedre tilgjengeligheten og kvaliteten på kommunale tjenester. Kultursektoren tar i bruk felleskomponenter og digital dokumentflyt for å forenkle og effektivisere saksbehandlingsrutiner. 20 Digitaliseringsstrategi 2014-2017