owl Q-Po$J QC?.04. 34015 Møteprotokoll Kontrollutvalget Askim Møtedato: 28.04.2015, Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:15 Møtested: Askim kommune, møterom Kykkelsrud Fra-til saksnr.: 15/6-15/11 Medlemmer Jan Terje Kristiansen, leder, meldt forfall Liv Andresen, nestleder lnger Jakobsen, meldt forfall Samir Memic Øivind Juel Varamedlemmer Knut Bakken innkalt og møtt Alf Kr. Øie innkalt og møtt Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann Synnøve Rambek, økonomirådgiver Marit B. Wilson og skatte oppkrever Anne M. Degnes Bogen ><><> Møtene fra kontrollutvalgssekretariatet: og Ida Bremnes Møtende fra revisjonen: Rita Elnes, Anita Rønningen og Anders Fladberg Da utvalgets leder hadde meldt forfall, ledet nestleder Andresen møtet. Jan Terje Kristiansen, Liv Andresen Inger Jakobsen Leder............ Merknader Kontrollutvalget Askims møte 28.04.2015 Sakliste U.off. PS 15/6 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 19.01.2015 PS 15/7 Askim kommunes årsregnskap og årsberetning 2014 - kontrollutvalgets uttalelse. PS 15/8 Askim kommunes skatteregnskap for 2014 PS 15/9 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Drift og ansvarsfordeling innen eiendom og internservice" Askim kommune PS 15/10 Informasjon fra revisjonen PS 15/11 Eventuelt
PS 15/6 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 19.01.2015 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 19.01.2015 godkjennes. Rakkestad, 25.03.2015 Kontrollutvalget Askims vedtak 28.04.2015: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 19.01.2015 godkjennes PS 15/7 Askim kommunes årsregnskap og årsberetning 2014 - kontrollutvalgets uttalelse Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget à fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Askim kommune som vist i vedlegg 1til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Rakkestad, 15.04.2015 Rådmann redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Hovedpunkter: - Askim kommune er i en krevende økonomisk situasjon - kommunens utfordringer er bla stigende pensjonskostnader, stadig økning i tjenestebaserte tjenester og etterslep på vedlikehold. - Hovedtall - driftsregnskapet - Årsresultat,0,7%- 5,1 mill - Pensjonspremier og - kostnader (KLP) 2011-2015 - Finans - lnntektsutjevnende tilskudd - skattesvikt i kommunesektoren - minsteinntektskommune.
- Regnskapsmessig avvik for virksomheter og selskaper - og tjenestekvalitet, Askimskolen, NAV og familiens hus. - Hovedtall - investeringsregnskapet - Netto lånegjeld - Internkontroll, kvalitetslosen, e-handel Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget Askims vedtaklinnstilling 28.04.2015: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Askim kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til formannskapet. PS 15/8 Askim kommunes skatteregnskap for 2014 Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet for Askim kommune 2014 til orientering. Rakkestad, 13.04.2015 Skatteoppkrever var til stedet i tilfelle utvalget hadde spørsmål, det var fra utvalgets side ønskelig med en kort redegjørelse av saken. Kontrollutvalget Askims vedtak 28.04.2015: Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet for Askim kommune 2014 til orientering. PS 15/9 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Drift og ansvarsfordeling innen eiendom og internservice" Askim kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for bystyret i Askim: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Drift og ansvarsfordeling innen eiendom og internservice» i Askim kommune tas til etterretning.
2. Rapportens følgende anbefalinger vedtas iverksatt: Delegasjonsfullmakten til virksomhetsleder blir oppdatert, og arbeids- og lederavtalen blir signert. Fullmakt til å kjøpe bygninger blir utfyllende, og at det av fullmakten fremkommer prinsipielle kjøpesummer. Medarbeidere som signerer avtaler/kontrakter har anvisningsmyndighet og delegert myndighet til å inngå slike. Arbeidet med tydeliggjøringer av delegeringer og fullmakter kommer på plass, og at det blir dokumentert hvem som har personalansvar. Det blir utarbeidet funksjonsbeskrivelse for de medarbeidere som ikke har fått dette. Det blir utarbeidet serviceavtaler med samtlige brukere for å avklare forventninger, plikter og rettigheter. Det blir utarbeidet rutiner for hvem som skal signere og godkjenne avtaler/kontrakter. En slik rutine bør også inneholde hvem som har ansvaret for å oppdatere avtalene. Det blir innarbeidet et eget punkt som omhandler personal i møtene for ledergruppen i virksomheten for å sikre informasjonsflyt fra mellomledere til virksomhetsleder på dette området. Virksomheten gjør en gjennomgang av målene sine, og forsøker å tydeliggjøre de mål som oppleves utydelige. De resurser som er forespeilet behov i vedlikeholdsplanen også i det videre blir hensyntatt ved budsjettbehandling, og eventuelt ved behandling av tertialrapporteringer. 3. Kontrollutvalget følger opp at administrasjonen gjennomfører bystyrets vedtak i saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport, jfr. anbefaling nr 11 «(...) revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret» Rakkestad, 21.04.2015 Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget drøftet saken og på bakgrunn av forslag i saksfremlegget så ønsker utvalget å ha med en egen anbefaling i vedtaket om at siden revisors kontroller viste at underordnet kan ha gitt overordnet anvisningsmyndighet bes virksomheten se på sine rutiner i forhold til dette. Kontrollutvalget Askims vedtak og innstilling 28.04.2015 som fremlegges til behandling for bystyret i Askim: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Drift og ansvarsfordeling innen eiendom og internservice» i Askim kommune tas til etterretning. 2. Rapportens følgende anbefalinger vedtas iverksatt: Delegasjonsfullmakten til virksomhetsleder blir oppdatert, og arbeids- og lederavtalen blir signert. Fullmakt til å kjøpe bygninger blir utfyllende, og at det av fullmakten fremkommer prinsipielle kjøpesummer. Medarbeidere som signerer avtaler/kontrakter har anvisningsmyndighet og delegert myndighet til å inngå slike. Arbeidet med tydeliggjøringer av delegeringer og fullmakter kommer på plass, og at det blir dokumentert hvem som har personalansvar. Det blir utarbeidet funksjonsbeskrivelse for de medarbeidere som ikke har fått dette. Det blir utarbeidet serviceavtaler med samtlige brukere for å avklare forventninger, plikter og rettigheter.
o Det blir utarbeidet rutiner for hvem som skal signere og godkjenne avtaler/kontrakter. En slik rutine bør også inneholde hvem som har ansvaret for å oppdatere avtalene. o Det blir innarbeidet et eget punkt som omhandler personal i møtene for ledergruppen i virksomheten for å sikre informasjonsflyt fra mellomledere til virksomhetsleder på dette området. o Virksomheten gjør en gjennomgang av målene sine, og forsøker å tydeliggjøre de mål som oppleves utydelige. o De resurser som er forespeilet behov i vedlikeholdsplanen også i det videre blir hensyntatt ved budsjettbehandling, og eventuelt ved behandling av tertialrapporteringer. 3. Siden revisors kontroller viste at underordnet kan ha gitt overordnet anvisningsmyndighet bes virksomheten se på sine rutiner i forhold til dette. 4. Kontrollutvalget følger opp at administrasjonen gjennomfører bystyrets vedtak i saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport, jfr. anbefaling nr 11 «(...) revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret» PS 15/10 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. Rakkestad, 13.04.2015 Revisjonen ga følgende informasjon: - Forvaltningsrevisjon, er i gang og flere kontrollhandlinger er allerede gjort. - Presentasjon av ny distrikts revisor. Kontrollutvalget Askims vedtak 28.04.2015: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. PS 15/11 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling. Rakkestad, 25.03.2015
Kontrollutvalget Askims vedtak 28.04.2015: 1. Informasjonen fra sekretariatet tas til orientering 1. Sekretariatet ga informasjon om følgende: - Presentasjon av nyansatt rådgiver ii sekretariatet, Ida Bremnes - Kort orientering om status for ressursgjennomgangen i IØKUS IKS