HUSEBY - FLATÅS ROTARYKLUBB Distrikt 2275 Charterdato: 24. september 1982 Mål og handlingsplan for Rotaryåret 2011 2012 1
Jeg oppfatter Huseby Flatås Rotary klubb som å være en sterk klubb som gjennom mange år har hatt klubbaktiviteter, et godt miljø og varierte foredrag med engasjerte fordragsholdere som har holdt et høyt faglig nivå. Dessverre har også vår klubb opplevd en nedgang i medlemstallet. Men vi har sett en positiv utvikling i kvinneandelen. En økt kvinneandel som er med på å styrke grunnlaget for klubbens utvikling. Også i år vil klubben ha fokus på distriktets mål for Fornyelse, Foryngelse og Forbedre omdømme. For vår klubb vil dette kjennetegnes ved at vi bruker høsten til en gjennomgang/revisjon av de klubbkomiteenes oppgaver og målsetninger. Hver komité vil ha sine mål og oppgaver som skal underbygge klubbens mål og plan for året. Tiltaksplaner skal utformes gjennom de enkelte klubbkomiteer innen 31 oktober. Vi skal gjennom klubbaktivitetene øke kjennskapen til Rotary. Videre skal vi behandle aktuelle saker fra Distrikt, RI og andre klubber. Ved rekruttering skal vi hensynta yrkeskodeks og alder. Årets motto: Ja, vi kan og vi vil Klubbens hovedmål for 2011 2012: 1. Øke medlemstallet med 2 personer (til 30 personer) a. Innføre opplæringsplan og mentorordning for nye medlemmer. 2. Fornye klubbens hjemmeside. 3. Minimum 2 positive medieomtaler 4. Videreutvikle klubbens samhold ved sosiale aktiviteter. 5. Minimum 2 klubbaktiviteter. 6. Delta i et prosjekt sammen en annen klubb/andre klubber. 7. Bidrag til TRF med USD 65,- pr medlem. 8. Minimum 50% oppmøte for medlemmer 9. Deltagelse i 1 Distriktsprogram (Ryla, GSE m fl.) 10. Fortsatt ha foredrag med varierte tema som engasjerer medlemmene. Med vennlig hilsen Fredrik Manum 2
fredrik_manum@hotmail.com 916 34 294 3
Rotarys formål: service above self 1 Å lære våre medmennesker å kjenne Klubbtjenesten 2 Å stille høye etiske krav til oss selv, i yrke og Yrkestjensten samfunnsliv, og vise respekt og forståelse for alt nyttig arbeid 3 Å søke å virkeliggjøre Rotarys idealer i vårt Samfunnstjenesten privatliv, yrkesliv og som samfunnsborgere 4 Å samarbeide for internasjonal forståelse og fred gjennom vennskap over landegrensene mellom folk fra alle yrker Internasjonal tjeneste Kriterier for en effektiv Rotary klubb: 1 2 3 4 Arbeide for å beholde sine medlemmer og øke medlemsmassen Evnen til å gjennomføre vellykkede prosjekter Aktiv støtte til Rotary foundation Utvikle medlemmer til å kunne påta seg oppgaver utover klubbnivå. 4
Rotaryåret 2011 2012 Styret: President: Innkommende president: Past president: Sekretær Kasserer: Revisor: Styremedlem - programkomite Styremedlem - TRF Styremedlem - Serviceprosjekt Styremedlem PR og Informasjon Styremedlem - Festkomite Fredrik Manum Bjørn Aas John-H Waatsveen Guri Opland Solem Asbjørn Vanvik Bjørn Moe Jan Moslet Fredrik Manum Tore Pettersen Kirsten Westrheim Kirsten Westrheim Komitéledere deltar i styrearbeidet etter behov Komiteer Komité for klubbadministrasjon: Bjørn Aas Programkomité Jan Moslet Festkomité: Kirsten Westrheim Komité forthe Rotary Foundation: Ryla Komite for PR og Informasjon Komité for Serviceprosjekter: Komité for Medlemsutvikling: Fredrik Manum Kirsten Westrheim Tore Pettersen John-H Waatsveen 5
Styret Styrets oppgaver og plikter fremgår av klubbens vedtekter. Huseby - Flatås Rotaryklubb har utarbeidet egne vedtekter i løpet av året 2006/07. Disse er revidert i løpet av rotaryåret 2007/08. Styret skal ha ansvar for: Å holde seg orientert om og følge opp arbeidet i den enkelte komité. Bidra til realisering av målene for Rotaryåret Klubbens drift og ledelse av alle møter Klubbens økonomi inklusive bidrag til overordnete Rotaryledd Rapportering til overordnete Rotaryledd Minst 2 klubbmøter Møte med Distriktsguvernør Årsmøte med valg Sekretæren har ansvar for å sørge for at møtelokalet er i orden til møtene, organisere vinlotteri og påse at gevinst og oppmersomhet til foredragsholder er på plass. 6
Oppgaver for komiteene: Komité for Medlemsutvikling Leder: Medlemmer: John-H. Waatsveen Heidi-Lill Andersen, Tobias Kvam, John Eigill Johansen, Else M. Baardsgaard Artikkel 8 i vedtektene sier: Denne komité skal utvikle og iverksette en omfattende plan med henblikk på å rekruttere og beholde medlemmer. De siste årene har medlemstallet i klubben vår gått nedover, fra 43 i 2003 til under 30 pr. aug. 2011. Vi ønsker å arbeide for å øke antallet medlemmer i klubben på en slik måte at medlemsfordelingen speiler et tverrsnitt av Trondheims og spesielt Huseby - Flatås nærings- og samfunnsliv. Dette krever aktiv medvirkning fra alle medlemmer. Ved rekruttering skal det vektlegges at vi får nye medlemmer som kan bidra til å senke klubbens gjennomsnittsalder. Dette er ikke til hinder for at vi ønsker nye eldre medlemmer velkommen. Vi skal fokusere på yrkestilhørighet og klassifikasjoner, men først og fremst flotte mennesker. Komiteen skal: Legge en plan for medlemsutvikling, blant annet gjennom å sørge for en ajourført oversikt over klubbens besatte og mulige klassifikasjoner som et redskap til å finne fram til nye medlemmer. Arbeide aktivt for nyrekruttering. Årets mål er netto tilvekst av 5 medlemmer. Dette skal samtidig føre til reduksjon av klubbens gjennomsnittsalder. Blant de nye medlemmene bør det være minst en kvinne. I samarbeid med programkomiteen arrangere et klubbmøte med tema medlemsutvikling Holde klubben orientert om rekrutteringsarbeidet. Utforme opplæringsplan for nye medlemmer. Etablere mentorording for nye medlemmer. 7
Komité for klubbtjeneste/klubbadministrasjon Leder: Nestleder: Bjørn Aas Asbjørn Wanvik Arne Quenild ( Programkomité, Informasjonskomité, Festkomité) Artikkel 8 i vedtektene sier: Denne komité skal utføre virksomhet knyttet til en effektiv drift av klubben Vi ønsker at komiteen ved hjelp av underkomiteene, skal sikre at klubbens indre aktiviteter bidrar til at Huseby Flatås blir en effektiv klubb. Komiteen skal: Planlegge alle klubbens aktiviteter Gjennomføre egne aktiviteter i følge aktivitetsplan Utvikle og beholde et godt kameratskap mellom klubbens medlemmer Registrere og utgi klubbinformasjon o Oppmøtestatistikk o Møtereferat o Info til månedsbrev/hjemmeside Avklare og besørge behov for teknisk utstyr til møtet Ordne med kaffe, kjeks for klubbmøtene. 8
Programkomiteen Leder: Medlemmer: Jan Moslet Harald Kierulf, Lars Nypan Hovedoppgaver: Denne komiteen skal forberede og arrangere programmer for klubbens ordinære og spesielle møter. Vi ønsker å fokusere på møtelyst framfor møteplikt. For å oppnå det vil møtenes hovedinnhold, foredraget være meget sentralt. Programkomiteen er et særdeles viktig redskap for at det skal bli lystbetont og interessant å delta i klubbmøtene. Det er programkomiteens ansvar å sikre interessante og tidsaktuelle foredrag til møtene. Se også mål for 2011 2012. Komiteen skal: Lage et variert program gjennom året med innslag av ego- og yrkesforedrag. Lage en plan for 3-minutter slik så mange medlemmer som mulig får sin mulighet. o Månedens kulturklipp: bok, film, teater, konsert Sette opp halvårlig møteprogram samt vedlikeholde denne. Ved forfall er det komitéen som har ansvar for å sikre erstatter. Foredragene starter siste møte i august. Foredraget kan være et bedriftsbesøk, gjerne i samarbeid med annen klubb i Trondheimsområdet. Fordele møtedager for de andre komiteenes aktiviteter. o Månedlige 3-minutter med Rotary informasjon o En treminutt pr møte etter behov o En treminutt pr møte til presidenten/styret o Spennende og involverende foredrag hvorav noen som skal omfatte Internett og sosiale medier. 9
PR og Informasjonskomitéen Leder: Kirsten Westrheim Medlemmer: Guri Opland Solem, Oddbjørg Andersen, Harald Kierulf (web) Hovedoppgaver: Komiteen skal gjøre klubben kjent utover det den er i dag, primært i geografisk område Kattem, Huseby, Flatås, Lundåsen. Komiteen har ansvaret for å sikre en god informasjon innad i klubben og sikre at klubbens hjemmeside er oppdatert. Månedsbrevet Blækka gir nytting informasjon om klubbens indre liv til medlemmer når de ikke har anledning til å delta i møtene. Det er i tillegg den viktigste kilden for klubbens historie. Komiteen skal: Lage handlingsplan for hvordan vi skal gjøre oss mer kjent i nærmiljø og i samfunnet forøvrig Hver måned gi ut månedsbrev på klubbens hjemmeside. Oppdatere klubbens hjemmeside Informere om spesielle aktiviteter Være kanal for gjensidig informasjon til og mellom medlemmer gjennom samarbeid med de øvrige komiteer Holde de som ikke har tilgang til internett informert Skrive møtereferater fra medlemsmøtene Minimum 2 positive medieomtaler. 10
Festkomitéen Leder: Medlemmer: Kirsten Westrheim Tordis Sæther, Harald Saksegård Hovedoppgaver: Komiteen skal fremme bekjentskap og vennskap mellom medlemmene og fremme medlemmenes deltagelse i organiserte Rotary fritids- og festaktiviteter, og utføre slikt arbeid ifølge klubbens alminnelige formål som blir bestemt av presidenten eller av styret. Huseby - Flatås Rotaryklubb har tradisjoner for sosiale samvær og og festlige sammenkomster som vi ønsker å videreføre. Juletallerken før jul og lutfisk i januar/februar er verd å ta vare på. Også kulturelle arrangementer som teaterog konsertbesøk er en hyggelig tradisjon. Komiteen skal: Gjennomføre tiltak som ivaretar trivsel og samhold for alle klubbens medlemmer. Arrangere Juleavslutning, Lutfiskaften og Sommeravslutning Arrangere 2 Kulturarrangement (teater, konsert, kunstgalleri, museum eller lignende) Ta seg spesielt av nye medlemmer og inkludere disse i klubben. Dette skal føre til at de blir godt mottatt i klubben og raskt ført inn i vennekretsen. Ta seg av klubbens eldre medlemmer og eventuelt være dem behjelpelig med skyss til klubbmøter og andre sammenkomster Arbeide for samhold og motarbeide klikkdannelser Komiteens mandat: De sosiale og kulturelle arrangementer som organiseres av komitéen skal i utgangspunktet være selvbærende slik at klubbkassen ikke belastes unødvendig. Komiteens leder skal holde styret v/presidenten fortløpende orientert om planlagte arrangementer. 11
Komité for The Rotary Foundation Leder: Medlemmer: Fredrik Manum Roald Røhmen, Bjørn Moe Artikkel 8 i vedtektene sier: Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk for og deltakelse i prosjekter. Komiteen skal sørge for å gi generell informasjon til medlemmene om hvordan Rotary Foundation fungerer, og sørge for finansiering av de forpliktelser klubben har overfor Rotary Foundation og internasjonale Rotaryprosjekter som klubben engasjerer seg i Komitéen skal: Gjennomføre 2 møter med informasjon om The Rotary Foundation s prosjekter Organisere og gjennomføre aktiviteter som sikrer at klubben når egne målsetninger om bidrag til TRF. Foreslå en kandidat til Paul Harris og lage plan for utdeling av denne Utarbeide forslag til kort Rotaryinfo som skal fordeles på 3-minutter. 12
Komité for Serviceprosjekter Leder: Medlemmer: Tore Pettersen Jarle Nestvold, Astrid Hove, Olav Segtnan, Artikkel 8 i vedtektene sier: Denne komité skal utvikle og iverksette utdannelsesprosjekter så vel som humanitære og yrkesprosjekter som er rettet mot behovene i eget samfunn samt samfunn i andre land. Komitéen er et redskap for å synliggjøre klubben utad og å bidra til å oppfylle en av Rotarys grunnideer. Huseby - Flatås Rotary er for tiden ikke engasjert i spesielle internasjonale prosjekter. Andre klubber i Distrikt 2275 er i gang med eller i planleggingsfasen for slike prosjekter. Klubben vår bør i løpet av høsten ta stilling til om vi ønsker å delta/bidra sammen med andre klubber i et samarbeidsprosjekt. Komitéen skal: Arrangere vedhugst høst og vår Følge opp klubbens skifond Ha ansvar for ett medlemsmøte med tema som kan knyttes til en av disse områdene (hjelpearbeid, integrasjon) Stimulere til medlemmenes deltakelse på de aktiviteter komiteen har ansvar for Vurdere om andre aktiviteter er aktuelle i tillegg til eller istedenfor dem vi har tradisjon for, Utrede klubbens muligheter for å gjennomføre et eget eller delta i et planlagt eller pågående prosjekt i samarbeid med andre klubber i vårt nærområde. Være ansvarlig for innholdet i et klubbmøte om Rotarys internasjonale arbeid inklusive orientering om lokale prosjekt, gjerne i samarbeid med TRF. Finne fram til ungdommer som kan være klubbens kandidater til deltakelse i RYLA - seminar. Arrangere et medlemsmøte med tema Ungdomsarbeid i Rotary Holde seg orientert om saker og prosjekter i vårt nærområde som kan være av interesse for klubben 13
Aktivitetsplan Ansvar Styret Minst 2 klubbmøter, årsmøte, møte m/guvernør Antall møter 5 Medlemsutviklingskomiteen Klassifikasjon/medlemsverving 4 Festkomiteen Julemøte, lutfiskaften, presidentskifte, kultur x2, ølkveld x 2 6 Komité for Service prosjekt 2 x vedhogst, 1 medlemsmøte relatert til et internasjonalt prosjekt 1 medlemsmøte relatert til egne prosjekter 1 medlemsmøte om yrkesetikk 1 medlemsmøte om ungdomsarbeid i Rotary 6 Komité for The Rotary foundation 2 medlemsmøter relatert til arbeidsfeltet Programkomiteen Ansvarlig for program til resterende møter Bedriftsbesøk Diskusjonsmøter 3-minutter 2 23 Møtefrie uker 6 Sum 52 uker 14