GOL ROTARYKLUBB. Vedtekter

Transkript

1 GOL ROTARYKLUBB Vedtekter Vedtatt på årsmøte 24. September 2007 Revidert og godkjent på årsmøte 03. September 2012 Revidert og godkjent på årsmøte 16. September 2013

2 VEDTEKTER FOR GOL ROTARY KLUBB VEDTATT PÅ ÅRSMØTE 24.september 2007 Artikkel 1 Definisjoner 1. Styre: Styret i Gol Rotary Klubb 2. Styremedlem: Et medlem av klubbens styre 3. Medlem: Et medlem, unntatt æresmedlem, av Gol Rotary Klubb 4. RI: Rotary International 5. År: Den tolvmåneders perioden som begynner 1. juli Klubbens navn er Gol Rotary Klubb Artikkel 2 Navn Artikkel 3 Område Klubben er etablert i Gol Kommune og kan ha medlemmer fra Gol og andre kommuner så lenge dette ikke er i konflikt med naboklubber. Artikkel 4 Formål Gol Rotary Klubbs formål er å oppmuntre og fremme Rotarys ideal og tjene andre som grunnlag for verdifull virksomhet. Artikkel 5 Styret Gol Rotary Klubbs styrende organ skal være styret, som består av 9 medlemmer av klubben, nemlig: President Innkommende President/visepresident Sekretær Kasserer Leder for klubbens 5 komiteer valgt i henhold til artikkel 6, pkt

3 Artikkel 6 Valg av styre og andre tillitsvalgte Pkt. 1 Valgkomiteen, som består av de tre siste Past Presidenter, legger fram for Årsmøtet forslag til valg på: President, Visepresident, Sekretær, Kasserer, Assisterende Sekretær, Revisor og Arkivar. Etter ny organisasjonsplan vedtatt på Årsmøtet 24.september 2007 skal valgkomiteen ta hensyn til følgende ønsker: Medlemmene i komiteene skal rullere over minimum en treårsperiode, et/flere år som trainee, ett år som leder og ett år som mentor. Innkommende president/visepresident siste året skal rykke opp som President. Nominere president som neste Rotaryår blir innkommende president/visepresident. Siste års President, Past President, blir leder for Service-Prosjekt komiteen. Sekretær sitter 2 år som visesekretær, 3 år som sekretær og 1 år som visesekretær/mentor. Kasserer, Revisor og Arkivar velges for 2 år. Pkt. 2 Hvis en plass i styret eller annet tillitsverv blir ledig, skal et nytt styremedlem eller en ny tillitsvalgt utpekes av styret. Artikkel 7 De tillitsvalgtes plikter Pkt. 1 Presidenten. Det er presidentens plikt å lede møtene i klubben og i styret og utføre slike andre oppgaver som vanligvis hører inn under dette verv. Dersom både president og visepresident vil være fraværende på et møte, utpeker presidenten en møteleder for vedkommende møte. Pkt. 2 Innkommende president/visepresident. Det er IP sin plikt å utføre oppgaver som er foreskrevet av presidenten eller styret og å lede møtene i klubben og i styret i presidentens fravær. Pkt. 3 - Sekretæren. Det er sekretærens plikt å føre medlemsfortegnelsene, føre liste over fremmøte, sende innkallelser til klubbmøter, styremøter og komitémøter, skrive og oppbevare referater fra slike møter, skrive de nødvendige rapporter til Rotary International, herunder den halvårlige rapport om medlemskap 1. januar og 1. juli, samt melding 1. oktober og 1. april om alle nye aktive medlemmer som er innvalgt siden begynnelsen av den halvårlige rapporteringsperioden i juli eller januar samt sende melding om endring av medlemskap. Sørge for den månedlige fremmøterapport som skal sendes til distriktsguvernøren senest 15 dager etter det siste møte i måneden. Pkt. 4 - Kassereren. Det er kassererens plikt å ta vare på alle midler, gjøre regnskap for disse hvert år overfor klubben og til enhver tid etter anmodning fra styret, samt utføre slike andre plikter som hører inn under kassererfunksjonen. Når vedkommende slutter som kasserer, skal han/hun overlevere til sin etterfølger, eller til presidenten, alle midler, regnskaper og annen klubbeiendom som måtte være i hans/hennes besittelse

4 Artikkel 8 Møter Pkt. 1 Årsmøte er klubbens høyeste organ. Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst 1/3 del av medlemmene er til stede. Det årlige møte for valg i denne klubb skal holdes senest den 30. september hvert år, hvor valg av styremedlemmer og tillitsvalgte for det følgende år skal finne sted og innkommende president skal presentere komitelederne for sitt presidentår. Årsmøte skal i tillegg: Behandle siste års Regnskap Godkjenne neste års kontingent Godkjenne inneværende års Budsjett Behandle saker som tillegger Årsmøtet å ta stilling til Årsmøtet skal gjennomføres i tråd med Klubbens Vedtekter. Pkt. 2 - De ordinære ukentlige møter i Gol Rotary Klubb skal holdes på Mandager klokken Varsel om forandringer eller sløyfing av ordinære klubbmøter skal gis alle klubbens medlemmer. Alle medlemmer, med unntak av æresmedlemmer (eller medlemmer som er fritatt for møteplikt i.h.t. artikkel 14, i klubblovene) skal registreres som tilstedeværende eller fraværende ved det ordinære klubbmøte. Pkt. 3 Beslutninger. Ethvert møte i klubben hvor en tredjedel av medlemmene er til stede er beslutningsdyktig. Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Pkt. 4 - Ordinære styremøter skal holdes hver måned i forkant av første ordinære møtet i måneden. Ekstraordinære styremøter skal innkalles av presidenten når dette anses nødvendig, eller etter anmodning av to styremedlemmer, etter at tilbørlig varsel er gitt. Artikkel 9 Avstemmingsregler Avstemminger i klubben skal foregå ved håndsopprekning med mindre at et av medlemmene forlanger skriftlig avstemming. Vedtaksendringer skal gjøres med 2/3 dels flertall. Alle andre vedtak er med simpelt flertall. Artikkel 10 Kontingent Kontingenten skal vedtas på Årsmøte og betales forskuddsvis halvårlig 1. juli og 1. januar. Det er underforstått at en del av den halvårlige betalingen skal brukes til å dekke det enkelte medlems abonnement på Rotary bladet. Artikkel 11 Fire Tjenesteområder De fire Tjenesteområder utgjør det filosofiske og praktiske rammeverk for denne Rotaryklubbs arbeid. De er Klubbtjeneste, Yrkesrettet Tjeneste, Samfunnstjeneste og Internasjonal Tjeneste. Denne klubben vil være aktiv innen hver av disse tjenesteområder

5 Artikkel 12 Komiteer Klubbkomiteenes oppgave er å oppnå klubbens langsiktige mål innen de fire Tjenesteområder. Innkommende president, presidenten og past president bør samarbeide for å sikre kontinuitet i ledelse og planlegging av fremtidig ledelse. Når dette er praktisk mulig, bør komitémedlemmer sitte i samme komité i tre år for å sikre kontinuitet. Innkommende president er ansvarlig for å oppnevne komitémedlemmer til ledige verv, utnevne komitéledere samt holde planleggingsmøter før starten på sitt presidentår. Det anbefales at komitélederne har tidligere erfaring som medlem av den aktuelle komité. Gol Rotary Klubb har følgende faste komiteer: Medlemskap Denne komité skal utvikle og iverksette en plan med henblikk på å rekruttere og beholde medlemmer. Public Relations Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å informere klubbmedlemmene og offentligheten om Rotary samt fremme klubbens serviceprosjekter og - virksomhet. Klubbadministrasjon Denne komité skal utføre virksomhet knyttet til en effektiv drift av klubben. Serviceprosjekter Denne komité skal utvikle og iverksette utdannelsesprosjekter, humanitære og yrkesprosjekter som er rettet mot behovene lokalt, nasjonalt og internasjonalt. The Rotary Foundation Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å støtte Rotary Foundation gjennom både økonomiske bidrag og deltakelse i prosjekter samt ha ansvaret for klubbens utvekslingsprogrammer. Klubbens CYEO skal være medlem av denne komiteen. Ytterligere komiteer kan oppnevnes etter behov. Artikkel 13 Komiteenes oppgaver Alle komiteenes oppgaver skal fastlegges og gjennomgås av presidenten i vedkommendes president - år. Ved annonseringen av hver enkelt komités oppgaver skal presidenten vise til aktuelt RI materiale. Serviceprosjekt komiteen skal ta hensyn til yrkestjenesten og samfunnstjenesten ved utformingen av årets planer. TRF skal ta hensyn til internasjonal tjeneste ved utformingen av årets planer. Hver enkelt komité skal ha et særskilt mandat, klart definerte mål og handlingsplaner etablert ved begynnelsen av hvert år for gjennomføring i løpet av året. Det skal være innkommende presidents ansvar å vise det nødvendige lederskap for å utarbeide en anbefaling om klubbkomiteer, mandater, mål og planer til styret før begynnelsen av året, som nevnt ovenfor

6 Artikkel 14 Permisjon Ved skriftlig søknad til styret, med anførsel av gode og gyldige grunner, kan permisjon innvilges, slik at et medlem fritas for å være til stede ved møter i klubben for et nærmere bestemt tidsrom. Artikkel 15 Finanser Pkt. 1 Ved begynnelsen av hvert regnskapsår skal styret utarbeide et budsjett over antatte inntekter og utgifter for året, med mindre annet besluttes av styret. Pkt Medlemmer kan, etter skriftlig søknad til styret, søke om inntil 50% reduksjon i medlemskontingenten ved syke- og studiepermisjoner på min. 6 mnd - jfr. artikkel 14/permisjon. Pkt. 3 Alle regninger skal betales av kassereren eller annen bemyndiget tillitsvalgt. Pkt. 4 Regnskapet for Rotary året skal gjennomgås av den valgte revisor. Pkt. 5 Klubbens regnskapsår går fra 1. juli til 30 juni. Betaling av pr. capita avgift og tidsskriftabonnement til RI skal skje hvert år den 1. juli og den 1. januar på basis av det medlemstall klubben har på disse datoer. Artikkel 16 Regler for valg av medlemmer Pkt. 1 Forslag på eventuelt nytt medlem kan fremsettes av et aktivt medlem i klubben. Forslaget skal være skriftlig på klubbens skjema. Forslaget overleveres leder av medlemskapskomiteen. Et medlem som overføres fra en annen klubb eller et tidligere medlem av en annen klubb kan foreslås som aktivt medlem av vedkommendes tidligere klubb. Forslaget behandles konfidensielt, med mindre annet er bestemt i henhold til disse regler. Pkt. 2 Medlemskapskomiteen skal forvisse seg om at den foreslåtte person oppfyller de krav til klassifikasjon og medlemskap som vedtektene krever. Pkt. 3 Medlemskapskomiteen skal innen 30 dager fra forslaget ble fremsatt godta eller avvise dette og skal deretter underrette forslagstilleren om sin beslutning. Styret vil deretter informere de andre medlemmene i klubben om beslutningen om foreslåtte og styregodkjente personer. Pkt. 4 Hvis ingen begrunnet skriftlig innvending mot forslaget er mottatt av styret fra noe medlem i klubben innen fjorten (14) dager etter offentliggjørelsen av opplysninger om den foreslåtte person, skal den foreslåtte personen ansees å være godtatt som medlem. Hvis noen slik skriftlig innvending, som nevnt ovenfor, er innlevert til styret, skal styret votere og avgjøre saken på sitt neste møte. Hvis forslaget om den nye personen vedtas, på tross av innvendingen, ansees vedkommende likevel å være godtatt som medlem. Så langt er prosessen en intern sak i klubben og den foreslåtte personen skal ikke være forespurt

7 Pkt. 5 Den foreslåtte personen skal så tilbys å bli medlem i klubben og informeres om Rotarys formål og om de rettigheter og plikter som medlemskap i klubben medfører. Personen skal deretter tillates en prøvetid på inntil 3 måneder for at vedkommende skal endelig bestemme seg for medlemskap. Pkt. 6 Når en ny person har bestemt seg for å bli medlem i klubben, skal presidenten sørge for at vedkommende blir introdusert som medlem i klubben, får utstedt medlemskort og får opplysningsmateriell for nye Rotary medlemmer. Videre skal presidenten eller sekretæren rapportere opplysninger om det nye medlem til RI og presidenten skal oppnevne et medlem som skal hjelpe det nye medlemmet, være fadder, å bli kjent i klubben samt tildele vedkommende en klubbfunksjon. Pkt. 7 Klubben kan utnevne æresmedlemmer foreslått av styret. Pkt. 8 Ved spesielle rekrutteringshøve kan president eller leder av medlemskapskomiteen legge fram forslag til nytt medlem for medlemmene i et ordinært klubbmøte. Votering om opptak foretas på neste ordinære møte. Artikkel 17 Beslutninger Ingen resolusjon og intet forslag som vil forplikte klubben i forbindelse med en hvilken som helst sak skal behandles i klubben før dette har vært behandlet av styret. Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal oversendes styret uten diskusjon. Artikkel 18 Forretningsorden for møtene - Møtet åpnes - Introduksjon av besøkende - Korrespondanse, meddelelser og Rotary informasjon - Eventuelle komitérapporter - Ikke ferdigbehandlede saker - Nye saker - Foredrag eller annen form for program - Møtet heves Artikkel 19 Endringer Disse vedtekter kan endres med to tredjedels flertall på Årsmøtet, forutsatt at underretning om slike foreslåtte endringer har vært postsendt til hvert enkelt medlem minst ti (10) dager før møtet. Ingen endring i, eller tillegg til, disse vedtekter kan gjøres som ikke er i samsvar med klubblovene eller med lover og vedtekter for Rotary International. Gol, 24.september