Ny lov om dokumentinnsyn frå 01. 01. 09 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av 19. 05. 06 tek til å gjelde frå 1. januar 2009. Frå same dato er offentlegheitslova av 19.06.70 oppheva. Føremålet med den nye lova er å styrke retten til innsyn i forvaltninga sine saksdokument. Dette er gjort m.a. ved at fleire verksemder er omfatta av lova (pkt 1) og ved at adgangen til å unnta saksdokument frå innsyn er snevra inn. (pkt 2 og 3) Det er også innført reglar som styrkar rettane til den som krev innsyn. (pkt. 4) I tillegg til reglane i offentleglova, er det viktige reglar om innsynsretten også i forskrift til offentleglova av 17.10.08 nr 1119. 1. Kven er omfatta av offentleglova offl. 2 Staten, fylkeskommunane og kommunane er omfatta av lova som før. Det nye er at sjølvstendige rettssubjekt,( selskap, stiftelser osv. ) som staten, kommunen eller fylkeskommunen har dominerande innflytelse over, også er omfatta av offentleglova. Selskap eller anna rettssubjekt som hovudsakleg driv næringsverksemd i direkte konkurranse med og på same vilkår som private, er likevel ikkje omfatta av lova. Det er i tillegg gjort unntak frå verkeområdet for ei rekke verksemder/dokument i forskrifta til offentleglova 1. 2. Hovedregelen om innsyn offl. 3 Hovedregelen er at alle fylkets saksdokument, journalar og liknande register er opne for innsyn. Regelen inneber at unntak frå innsynsretten berre kan gjerast dersom offentleglova eller forskrifta gir adgang til det. Hovedregelen om innsynsrett inneber ikkje at vi på eige initiativ har plikt til å offentleggjere dokument. Innsynsretten skal som utgangspunkt praktiserast slik at den som vil nytte retten, sjølv må ta initiativet og krevje innsyn. Innsynsretten gjeld saksdokument. Kva som skal reknast som eit dokument er definert i 4. Definisjonen er teknologinøytral og inneber at både papirbasert informasjon og elektronisk lagra informasjon er dokument i lovas forstand og som det kan krevjast innsyn i. Innsynsretten gjeld dokument som er komne inn til eller lagde fram for organet, eller dokument som organet sjølv har oppretta. Dokument er å sjå som oppretta når det er sendt ut av organet, eller dersom dokumentet ikkje skal sendast, når dokumentet er ferdigstilt. Innsynsretten gjeld eksisterande dokument og gir i utgangspunktet ikkje høve til å krevje at forvaltningsorganet produserer nye dokument. Etter 9 kan det likevel krevjast at organet produserer eit nytt dokument ved å samanstille opplysningar som er elektronisk lagra i organets databasar. Vilkåra for denne retten er at alle opplysningar som skal inngå i samanstillinga, er lagra elektronisk og at det finns dataverktøy som ved enkle kommandoar kan foreta samanstillinga. 3. Aktuelle unntaksbestemmelser
Unntaka frå innsynsretten er omfattande. Unntaka kan delast i to grupper. Det første unntaket gjeld opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt. Slike opplysningar kan det ikkje givast innsyn i etter offentleglova med mindre den som har krav på teieplikt, har gitt samtykke til at teieplikta blir oppheva, offl 13. Dei andre unntaksbestemmelsene inneber ikkje på same måte plikt for offentleg tilsette til å nekte innsyn, men gir ein adgang til å nekte innsyn på nærare bestemte vilkår. For denne gruppa av unntak gjeld regelen i offl 11 om meirinnsyn. 3.1 Meirinnsyn offl. 11 Bestemmelsen inneber at vi har plikt til å vurdere om innsynskrav kan imøtekomast sjølv om lova seier at dokumentet eller opplysningane kan unntakast frå innsyn. Ved vurderinga av om det skal gis meirinnsyn, skal omsyna som ligg til grunn for den aktuelle unntaksbestemmelsen vurderast opp mot omsynet til offentleg innsyn. Innsyn bør gis dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak. 3.2 Opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt off. 13 Teieplikta følgjer av forvaltningslova 13 og omfattar opplysningar som vi gjennom vårt arbeid for det offentlege, får tilgang til om nokons personlege forhold eller om tekniske innretningar og framgangsmåtar, samt forretnings- eller driftsforhold som det er av konkurransemessig betydning å halde hemmeleg av omsyn til den opplysningane vedkjem. Slike opplysningar er det forbode å gi innsyn i. Dokumentet elles er offentleg. Alle teiepliktbelagte opplysningar må difor takast ut ved sladding el. før dokumentet kan offentleggjerast. 3.3 Interne dokument 3.3.1. Organinterne dokument offl 14 Dokument som eit organ har utarbeidd for si interne saksførebuing kan unntakast, som etter tidlegare lov. Einskapsfylket er eitt organ i lovas forstand. Dei vidaregåande skolane er ein del av einskapsfylket, men skal sjåast som eige organ i den grad dei fattar sjølvstendige vedtak, sjå 16 nedanfor. Det same gjeld dei offentlege tannhelseklinikkane. Elevar som vender seg til skolen eller til sentraladministrasjonen er ikkje å sjå som ein del av organet. Det same vil gjelde for tilsette som henvender seg til fylket vedr. spørsmål om lønn, tilsettingsforhold mv. Slike dokument vil difor ikkje kunne unntakast etter 14. Fylkesmannen er eit eige forvaltningsorgan. Dette har betydning for dei saksområda som ikkje er lagt til fellesadministrasjonen, dvs. klage, tilsyn, saker som vedkjem Kongehuset og beredskapssaker. 3.3.2 Dokument innhenta utanfrå for den interne saksførebuinga offl. 15
Dokument som eit organ har innhenta frå eit underordna organ til bruk ved den interne saksførebuinga, kan unntakast frå innsyn dersom dette er nødvendig for å sikre forsvarlege interne avgjerdsprossessar. Møre og Romsdal fylke har ingen underordna organ, men vil vere underordna fagdepartement i saker som blir behandla på vegne av vedkomande departement, t.d på miljøvernområdet, barne- og familiesaker, barnehager osv. (statleg styringslinje) Adgangen til å unnta dokument innhenta utanfrå er betydeleg innsnevra i den nye lova ved at det er innført eit generelt vilkår for unntak om at innsyn må vere skadeleg for avgjerdsprossessen i organet. Etter 15, andre ledd er det adgang til å gjere unntak for delar av dokument som inneheld råd og vurderingar av korleis organet bør stille seg i ei sak, og som er innhenta til bruk i den interne saksførebuinga. Dette vil t.d. kunne gjelde dokument som kjem frå ein advokat eller frå eit anna forvaltningsorgan. Unntaket kan berre nyttast dersom innsyn vil vere skadeleg for det offentlege sine interesser i saka. Dette inneber at unntaksadgangen er stramma betydeleg inn i høve tidlegare lov. 3.3.3 Særlege reglar for kommunar/fylkeskommunar offl. 16 Saksframlegg frå administrasjonen til dei fylkeskommunale folkevalde organa kan ikkje unntakast etter reglane om interne dokument i 14 og 15. Det same gjeld for saklister og dokument frå eller til kontrollutvalet og klagenemnda. Det er også viktig å merke seg at unntaket i 14 om organinterne dokument, ikkje kan nyttast for dokument som blir utveksla mellom sentraladministrasjonen og fylkeskommunale vidaregåande skolar eller tannhelseklinikkar på område der eininga har sjølvstendig avgjerdsmyndighet, 16, tredje ledd. Dette vil t.d. gjelde saker om spesialundervisning der skolane er delegert myndighet til å gjere enkeltvedtak etter opplæringslova 5-1. 3.4 Unntak for visse dokument som gjeld Det Kongelege Hoff offl 17 Dokument som gjeld reiseprogram for medlemer av kongehuset kan unntakast. 3.5 Rettsaksdokument -offl 18 Dersom fylkesmannen eller fylkeskommunen er part i ei rettsak som går for ein norsk domstol, kan dokument som er motteke eller utarbeidd i samband med denne saka, unntakast frå innsyn. Unntak kan gjerast for stemning, prosesskrift, brev og anna korrespondanse med retten eller motparten, samt vedlegg som er utarbeidd i saka. Sjølve rettsavgjerda kan ikkje unntakast etter denne bestemmelsen. 3.6 Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon offl. 23 Det kan gjerast unntak for opplysningar i eit dokument når dette er påkravd av omsyn til ei forsvarleg gjennomføring av økonomi,, lønns- eller personalforvaltningen, 23, første ledd. Det er opplysningar som er omfatta av unntaksadgangen. Dokumentet elles vil vere offentleg. Dette er ei innstramming av unntaksadgangen i høve tidlegare lov.
Unntaksadgangen omfattar t.d. lønnsforhandlingar, både kollektive og individuelle forhandlingar, (lønnsforvaltning). Bestemmelsen gir ikkje heimel for å unnta opplysningar om kva lønn ein medarbeidar faktisk har, berre sjølve forhandlingane er omfatta. Vidare gir bestemmelsen adgang til å unnta opplysningar om forhandlingar om arbeidstidsordningar, eller opplysningar som gjeld konfliktar på arbeidsplassen. (personalforvaltning). Unntaksadgangen omfattar også opplysningar om forhandlingssituasjonar generelt, både ved kjøp og sal og generelt ved inngåelse av avtaler. (økonomiforvaltning) 3.7 Særleg om tilbod og protokollar i tilbodssaker offl 23, tredje ledd Etter 23, tredje ledd kan det gjerast unntak for tilbod og protokoll som er utarbeidd i saker som blir behandla etter regelverket for offentlege anskaffelser. Unntak etter denne bestemmelsen kan berre gjerast fram til val av leverandør er gjort. Etter at val av leverandør er gjort, må det vurderast om dokumenta kan unntakast etter andre føresegner i offentleglova. 3.8 Unntak for kontroll- og reguleringstiltak, dokument om lovbrot mm - 24 Det kan gjerast unntak for opplysningar dersom innsyn vil motverke offentlege kontroll- eller reguleringstiltak, eller føre til fare for at tiltak ikkje kan gjennomførast. Det kan også gjerast unntak for opplysningar dersom innsyn vil gjere det lettare å utføre straffbare handlingar, t.d. opplysningar om brannsikring av freda bygningar. Det same gjeld dersom innsyn vil setje enkeltpersonar i fare eller lette gjennomføring av miljøkriminalitet, t.d. opplysningar om leveplass for sårbare dyreartar. Vidare kan det gjerast unntak for dokument som gjeld melding, tips eller liknande dokument om lovbrot frå private. Andre dokument om lovbrot kan det også nektast innsyn i, men berre fram til saka er avgjort. I samband med dette er det viktig å vere merksam på at opplysningar om at bestemt(e) person(ar) er mistenkt for eller meld, eventuelt dømd for straffbare forhold, er teiepliktige etter fvl. 13. 3.9 Unntak for tilsetjingssaker offl. 25 Dokument i saker om tilsetjing kan unntakast på same måte som tidlegare. Unntaket omfattar ikkje søkjarliste. Søkjarliste skal setjast opp så snart som mogleg etter at søknadsfristen er gått ut. Søkjarar kan be om at det blir gjort unntak for innsyn, men ingen har krav på slik unntak. 3.10 Unntak for kanditatar til likestillingspris, kulturpris o.l, eksamenssvar, karakterar mm- offl. 26 Det kan gjerast unntak for innsyn i karakterar og vitnemål, samt eksamenssvar eller liknande prøve og innleverte utkast til konkurransar o.l Det same gjeld eksamens- og prøveoppgåver inntil eksamen eller prøva er halden eller konkurransen er lyst ut. Karakterar og vitnemål frå grunnskole og vidaregåande opplæring er personopplysningar som det er teieplikt for etter forvaltningslova 13. Denne bestemmelsen får difor berre sjølvstendig betydning for karakterar frå høgare utdanning.
Når det gjeld opplysningar rundt tildeling av prisar, kan desse unntakast inntil utdelinga har skjedd. Opplysningar om kven som har vore vurdert kan unntakast også etter at utdelinga har skjedd. 4. Behandling av innsynskrav Alle kan krevje innsyn. Det er ikkje krav om tilknytning til saka for å ha krav på innsyn etter offentleglova. Innsynskrav kan framsetjast skriftleg eller muntleg. Krav om innsyn skal avgjerast utan ugrunna opphald. Dersom innsynskrav ikkje er behandla innan 5 dagar, skal det reknast som avslag, dvs at det er adgang til å klage som om det var fatta eit vedtak. Avslag på innsynskrav skal vere skriftleg og opplyse kva for ein bestemmelse som gir grunnlag for avslaget. Det skal visast konkret til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er nytta. Dersom grunnlaget for avslaget er teieplikt skal det også visast til den regelen som pålegg teieplikt. I avslaget skal det opplysast om klageadgang og klagefrist, samt retten til å krevje nærare grunngjeving for avslaget seinast tre veker etter at melding om vedtaket er motteke. Dersom vi får eit krav om grunngjeving skal vi svare på dette seinast innan ti arbeidsdagar etter at kravet er motteke. Klagefristen er tre veker. Fylkesmannen er klageinstans for vedtak som blir gjort av kommunane. For vedtak i einskapsfylket som blir gjort på saksfelt som ligg til den fylkeskommunale styringslinja, er fylkesmannen også klageinstans. For vedtak som blir gjort på saksfelt som ligg til den statlege styringslinja, er vedkomande fagdepartement klageinstans. 5. Korleis gi innsyn offl 30 Organet fastsett sjølv korleis eit dokument skal gjerast kjend, dvs. om vedkomande kan kome å lese dokumenta hjå organet eller om vedkomande berre kan få kopi. Den som har rett til innsyn kan alltid krevje papirkopi eller elektronisk kopi av dokumenta. Retten til elektronisk kopi gjeld ikkje dokument som ein tredjeperson har immatrielle rettar til dersom slik offentleggjering medfører fare for at materialet kan bli misbrukt i kommersiell samanheng, jf forskrifta 5. Kontaktpersonar: Underdirektør Helge Mogstad, kommunal- og beredskapsavdelinga, tlf 71258444 Rådgivar Kristine Svendsen, fylkesdirektøren, juridisk avdeling, tlf 71258711 Nyttige lenker: Offentleglova Forskrift til offentleglova
Rettleiar (når den endelege versjonen kjem) Lovspeil (jusdep sine sider på regjeringen.no)