Oppfølging av prosjekter en enklere hverdag?

Oppfølging av prosjekter en enklere hverdag? NARMA 27.11.2012 Ny prosjektmodul i Agresso forenkler hverdagen for økonomimedarbeidere og prosjektledere Universitetet i Stavanger (UiS) Anne Marie Brask Eilertsen

Prosjektoppfølging i sektoren mange ulike løsninger: Institusjon: Universitetet i Oslo (UiO) Universitetet i Bergen (UiB) NTNU Universitetet i Tromsø (UiT) Universitetet for miljø og biovitenskap (UMB) Universitetet i Stavanger (UiS) Universitetet i Agder (UiA) Universitetet i Nordland (UiN) Høgskolen i Bergen (HiB) Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Finnmark Prosjektoppfølgingssystem: Ikke prosjektoppfølgingssystem Oracle PA. Maconomy Ikke aktuelt å innføre pr. idag Agresso Prosjekt Agresso Prosjekt (Uninett) Artemis Artemis Artemis 2

Prosjektoppfølging i sektoren mange ulike løsninger: Institusjon: Høgskolen i Gjøvik Høgskolen i Harstad Høgskolen i Hedmark Høgskolen i Lillehammer Høgskolen i Narvik Høgskolen i Nesna Høgskolen i Nord-Trøndelag Høgskolen i Oslo og Akershus Høgskolen i Sogn og Fjordane Høgskolen Stord/Haugesund Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolen i Telemark Prosjektoppfølgingssystem: 3

Prosjektoppfølging i sektoren mange ulike løsninger: Institusjon: Høgskolen i Vestfold Høgskolen i Volda Høgskolen i Østfold Høgskolen i Ålesund Samisk høgskole Arkitekt og designhøgskolen Høgskolen i Molde Norges handelshøyskole Norges idrettshøgskole Norges musikkhøgskole Norges veterinærhøgskole Prosjektoppfølgingssystem: 4

Prosjektutvikling mange aktører og ulike perspektiver Kundens beskrivelse! Prosjektleders forståelse! Analytikerens utforming! Programmerers arbeid! Økonomens beskrivelse! Dokumentasjon! Installasjon! Fakturering av kunden! Support! Kundens egentlige behov! 5

Agresso Prosjekt (POS) Agresso Prosjekt blir innført ved UiS med målsetting: Å forenkle hverdagen til prosjektledere, økonomimedarbeidere og linjeledere som ønsker bedre økonomisk styring og kontroll med enkeltprosjekter og prosjektporteføljer. Oppfølging av prosjekter- en enklere hverdag? 6

POS samspill ulike moduler i Agresso Portal for prosjektleder: Agresso Self Service (web) Timelisten - Timer (%-andel) fra budsjett(default) eller reelle timer til bokføring hver mnd. 5990 ordinær lønn 5996 variabel lønn SAP Agresso Hovedbok -Bokføring av timer/beløp -Bokføring av andre driftsinnt. og kostnader Basware Prosjektstatus økonomi- (skjermbilder) - Prosjektoppfølging pr prosjekt (prosjektleder) Rapportering - Prosjektrapporter pr enhet og totalt Agresso Prosjekt - masterregister for prosjekt - masterregister for ressurs Agresso Begrepsregister Agresso Kundereskontro -masterregister for kunder kundegrupper, etc. Agresso Planlegger Timebudsjett og beløp pr ressurs og andre driftskostn. /innt. 7

Hvordan oppnå målsetting? God forankring mht implementeringsprosess o Hvorfor innføre et nytt verktøy og hvilke fordeler gir dette for brukerne? o Enhetsledere og ulike brukergrupper må involveres o Opplæring av ulike brukere Verktøyet må oppleves som brukervennlig og gi nytte i hverdagen!! o Prosjektledere er opptatt av enkle og forståelige prosjektrapporter «What s in it for me?» Oppfølging av prosjekter- en enklere hverdag? 8

Uttalelser fra en forsker: Insentiv = minst mulig bruk av tid på administrasjon! Forskere må beskyttes mot økonomisystemet! Hver grunnenhet må ha en prosjektøkonom! Viktig også å tenke over hva forskeren oppfatter som en enklere hverdag. Oppfølging av prosjekter- en enklere hverdag? 9

Prosjektoppfølging Utfordringer - FØR: Målsettinger - NÅ: Prosjektrapportering og oppfølging Tungvint rapportering til prosjektlederne, excelerator rapporter på e-mail fra Økonomiavd. Kompleks prosjektadministrasjon og periodisk rapportering Prosjektrapportering og oppfølging Brukervennlig og web-basert prosjektadministrasjon og rapportering Bedre oversikt over prosjektportefølje Mye unødig avklaring, avstemming og byråkrati Skyggeregnskaper benyttes av prosjektledere pga sen oppdatering av regnskap Vanskelig å se sammenheng mellom aggregert og detaljert nivå Online oppdatert informasjon til prosjektledere, ikke behov for skyggeregnskap Håndtere prosjektporteføljer, og prosjekter med delprosjekter Enklere å følge reglementet for prosjektstyring (F20-07) 10

Prosjektoppfølging Utfordringer - FØR: Prosjektdokumentasjon Prosjektinfo samles i mange filer/mapper/arkiv Manuell innhenting av prosjektdata til ulike behov/rapportering. Lønn/timer Manuell ompostering av lønn til prosjektene Evt. fastlønn i prosjektene (fra SAP) Målsettinger - NÅ: Prosjektdokumentasjon Masterregister og dokumentarkiv for prosjekter, - prosjektinformasjon samlet på et sted. Prosjektrelasjoner og fleksifelt for å dekke ulike behov for systematisering og rapportering av data. Lønn/timer Prosjektbudsjettering input «default» i timelisten. Kan korrigeres før timelisten klargjøres for bokføring. Timeregistrering/ eller prosentfordeling av «normal» arbeidstid Timeregistrering av variabel tid. Variabel lønn på elektronisk arbeidsflyt 11

Prosjektoppfølging Utfordringer - FØR: Målsettinger - NÅ: Annet Korrekt prising av eksterne prosjekter? Risiko for at prosjekteier ikke får dekket alle indirekte kostnader. Annet Korrekt prising av eksternt finansierte prosjekter (inntektsrater og kostnadsrater) Automatiske varslinger på e-post Rollestyrt tilgang til funksjoner og data 12

For prosjektleder: Oppsummert «en enklere hverdag» Online, fleksibel prosjektrapportering via Web (Self Service). Standardiserte og «skreddersydde» rapporter etter behov. Prosjektmasterregister med dokumentarkiv, - all prosjektinfo. på et sted! Flerfunksjonell timeliste (timeregistrering eller %-fordeling av lønn i prosjekter). Time/lønnsbudsjetter fra Planner - input til månedlige timelister. Variabel lønn på elektronisk arbeidsflyt i systemet. Automatisk varsling via mail ved definerte hendelser. Mulighet for prosjekt med mange delprosjekt.. Oppfølging av prosjekter- en enklere hverdag? 13

Oppsummert «en enklere hverdag» For økonomimedarbeidere: Timelisten sikrer lønnsføring i prosjekter, basert på prosjektbudsjetter som «default» i timelisten. Automatføring (trigger) av overhead og egenandel. Definering av automatiske varslinger i systemet (IntelAgent) forenkler oppfølging og overvåking av prosjektene. m.m. For linjeledelse : Brukervennlig og web-basert rapportering Bedre oversikt over prosjektporteføljer m.m. Oppfølging av prosjekter- en enklere hverdag? 14

Roller - rolleavklaring! Nye rutiner Nye oppgaver Prosjektleder Hvem gjør hva? Rolleavklaring! En enklere hverdag samlet og for hver enkelt! Personalmedarbeider Økonomiavd. Oppfølging av prosjekter- en enklere hverdag? 15

UiS innfører Agresso Prosjekt (POS) Status i dag: UiS har gjennomført piloter og er godt i gang med opplæring og gradvis utrulling. UiS har pr. i dag ikke implementert løsningen fullt ut, det gjenstår noe programmering og tilpasning fra leverandør før full utrulling. Full utrulling planlagt 2013 Oppfølging av prosjekter- en enklere hverdag? 16

Utviklingsmuligheter arbeidet videre Prosjektutkast forhåndsregistrering av nye prosjekt på web. Flerårige budsjetter i Planner. Mulighet for «People planner» - ressursplanlegging ved oppgradering til ny versjon (Route 66). Oppfølging av prosjekter- en enklere hverdag? 17

Takk for oppmerksomheten! Anne Marie Brask Eilertsen, UiS Oppfølging av prosjekter- en enklere hverdag? 18

What s in it for me? Hvordan kan det sikres at prosjektledere og andre brukere tar i bruk prosjektverktøyet? Oppfølging av prosjekter- en enklere hverdag? 19