Manual for Bedriftsansvarlig i Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere Oppdatert manual og viktige nyheter finnes på www.autorisasjonsordningen.no Side 1 av 27
Innholdsfortegnelse Innhold Innholdsfortegnelse... 2 1. Bedriftsansvarliges rolle i Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere.... 4 1.1 Bedriftsansvarliges bruk av hjemmesiden... 4 1.2 De forskjellige rollene i autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere... 5 2. Systemkrav for bruk av testsystemet... 6 2.1 Systemkrav til datamaskiner som skal brukes for administrasjon og testgjennomføringer.. 6 3. Instruks for Bedriftsansvarlig... 7 3.1 Logg inn... 7 3.2 Glemt passord... 7 3.3 Oppslagstavle... 8 3.4 Søkefunksjonen på hjemmesiden... 8 3.5 Registrere nye brukere/kandidater... 9 3.6 Opprette ny avdeling... 10 3.6.1 Opprette avdelingsadresser... 10 3.7 Melde ut/overta Kandidat... 11 4. Opprette interne Testledere... 14 5. Rapporter... 14 5.1 Månedlige nøkkeltall... 14 5.2 Rapport over alle Kartleggings- og Kunnskapsprøver... 15 5.3 Karakterbok... 15 5.4 Rapport over antall innmeldte Kandidater i din finansbedrift... 16 5.5 Oversiktsrapporter... 16 6. Web portalen for Bedriftsansvarlig... 17 6.1 Kandidater... 17 6.2 Registrering av Praktisk Prøve resultat... 18 6.3 Registrering av yrkesrelevant praksis... 19 6.4 Opplasting av bilde... 20 6.5 Bestilling av autorisasjonsbevis og diplom... 20 Side 2 av 27
6.6 Påmelding til kunnskapsprøven (for de som benytter Folkeuniversitet)... 21 6.6.1 Eksamensliste (FU)... 21 6.6.2 Meldt opp Kandidater... 22 6.6.3 Automatiske e-poster som sendes ut... 25 8. Register over autoriserte finansielle rådgivere... 26 9. Utmelding/oppsigelse fra finansbedrift... 26 10. Support... 27 Side 3 av 27
1. Bedriftsansvarliges rolle i Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere. Bedriftsansvarlig (BA) er den person som har myndighet og ansvar til å utføre den daglige driften av finansbedriftens Kandidater i AFR sitt system. Denne manualen beskriver oppgaver og bruk av systemet. For en samlet oversikt over bedriftsansvarliges oppgaver, henvises til dokumentet Håndbok for bedriftsansvarlige. 1.1 Bedriftsansvarliges bruk av hjemmesiden Bedriftsansvarliges oppgave er å administrere (legge inn, endre og melde ut) Kandidater i finansbedriften. Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere består av en teoretisk kunnskapsprøve og praktisk prøve. Rutiner for den praktiske prøven ligger utenfor dette systemet, men resultatet av denne prøven skal registreres i dette systemet. Det forventes at du har gode kunnskaper i bruk av datamaskin og nettleser. Dette fordi du også skal kunne bistå Testlederne ved behov. Det er også viktig at du har så god teknisk kunnskap at du kan videreformidle et problem på en forståelig måte til AFR. NB! Du som Bedriftsansvarlig kan også være Testleder. Det er din oppgave å påse at ingen får status som både Testleder og Kandidat. Side 4 av 27
1.2 De forskjellige rollene i autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere Figuren nedenfor viser de forskjellige rollene i autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere, samt en kort beskrivelse av hva hver rolle har som ansvar. AFR Din finansbedrift Har en eller flere Bedriftsansvarlig Kan ha en eller flere Testledere Bedriftsansvarlig (Myndighet og ansvar for å administrere finansbedriftens Kandidater, Testledere og Avdelingsledere) Har flere Kandidater Har en eller flere sensorer Testleder (Myndighet og ansvar til å la Kandidater ta en Kunnskapsprøve/ Oppdateringsprøve internt i finansbedriften) Kandidat(Den personen som skal ta Kartleggings, Kunnskaps og praktisk prøve for å få status som finansiell rådgiver) Sensor 2(Den personen som har det avgjørende ord i bedømmelsen av praktisk prøve) Side 5 av 27
2. Systemkrav for bruk av testsystemet Denne seksjonen vil ta for seg systemkravene som er påkrevd for at testsystemet skal virke tilfredsstillende. Det er viktig at de krav som er listet opp i denne seksjonen blir fulgt. 2.1 Systemkrav til datamaskiner som skal brukes for administrasjon og testgjennomføringer Krav til datamaskiner der testing og administrasjon skal gjennomføres Windows XP/Vista/Windows 7/Windows 8 512 Mb intern minne Skjermoppløsning på minst 1024*768 piksler med 16bpp (65k farger) Oppkobling mot internett Følgende nettlesere støttes: o Internet Explorer 7 9 o Mozilla Firefox 3 13 o Safari 4 og 5 (Mac) o Opera 11+ Popup-blokkering skal være slått av (*.datakortet.no) Adobe Reader skal være installert TCP/IP protokoll: o Port 80 (http) skal være åpen for trafikk o o o Ingen cache i proxyserver DNS oppslag skal virke på klienten Følgende servere må kunne nåes gjennom en brannmur: *.datakortet.no NB: Alle tester må kjøres etter systemkravene, også kartleggingstester. Hvis dette ikke blir overholdt, kan det få konsekvenser for tilbakemeldingen på oppgavene i kartleggingstesten. Side 6 av 27
3. Instruks for Bedriftsansvarlig AFR Sekretariatet vil på forhånd ha registrert deg inn i systemet og du vil ha fått mottatt en e-post med brukerinformasjon. Trenger din finansbedrift ytterligere bedriftsansvarlige eller Testledere, ta kontakt med AFR på post@autorisasjonsordningen.no. 3.1 Logg inn Gå til siden http://www.autorisasjonsordningen.no Klikk på «Oppslagstavle» oppe i menylinjen. Her bruker du ditt brukernavn og passord som du har fått tilsendt på e-post. 3.2 Glemt passord Om du har glemt ditt passord kan du benytte funksjonen «Glemt passord». Etter at du har skrevet inn ditt passord vil du få tilsendt en e-post slik at du kan resette ditt passord. I denne e-posten vil ditt brukernavn også være med i tilfelle du har glemt dette. Side 7 av 27
3.3 Oppslagstavle Etter godkjent pålogging vil du komme til en side som er tilpasset din rolle. Her vil du finne aktuelle nyheter, brukermanualer og snarveier til dine arbeidsoppgaver som Bedriftsansvarlig. I tillegg til dette vil du også få noen flere funksjoner tilgjengelig under «Hovedmeny». De neste avsnittene vil omhandle beskrivelser av disse funksjonene. 3.4 Søkefunksjonen på hjemmesiden Etter at du er logget inn kan du også bruke søkefunksjonen om du for eksempel er ute etter en spesifikk Kandidat du ønsker å sjekke status på. Dette vil si at du ikke trenger å navigere deg til de ulike sidene om du vet nøyaktig hva du er ute etter. Side 8 av 27
3.5 Registrere nye brukere/kandidater Alle Kandidater som skal meldes inn i autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere skal registreres med fødselsnummer. Dersom Kandidaten tidligere har vært innmeldt fra annen finansbedrift, se under punktet Melde ut/overta Kandidat. På siden «Oppslagstavle» finner du funksjonen «Ny bruker» Her skal du fylle inn følgende: - Brukernavn skal være fødselsnummer - Passord velger du selv, men Kandidatene kan endre dette - Personnummer skal være likt brukernavnet - Fornavn - Etternavn - Epost - Ansattnr er valgfritt å fylle inn (vises på rapportene) - Telefon er valgfritt (Kandidatene kan legge dette til selv). - Mobil er valgfritt (Kandidatene kan legge dette til selv). - Stilling er valgfritt (Kandidatene kan legge dette til selv). - Region er valgfritt (vises på rapportene) Etter du er ferdig med dette kan du plassere Kandidaten i riktig avdeling. Har du flere finansbedrifter tilgjengelig kan du velge hvilken finansbedrift Kandidaten skal tilhøre. Under «Roller» skal du velge «Kandidat»: Side 9 av 27
Etter du er ferdig med dette vil den nye personen du har registrert som «Kandidat» automatisk få tildelt 10 forsøk på Kartleggingstesten og 3 forsøk på Kunnskapsprøven. Du vil kunne sende en e-post til Kandidaten med brukerinformasjon. Dette gjør du ved å trykke på «Send e-post». Kandidaten vil da få en e-post og du blir sendt til oversikten over dine Kandidater/brukere Om du ønsker å registrere flere brukere/kandidater velger du til høyre for oversikten. 3.6 Opprette ny avdeling Om din finansbedrift ønsker å opprette nye avdelinger må du sende en e-post til post@autorisasjonsordningen.no. 3.6.1 Opprette avdelingsadresser Viktig: Denne funksjonen er valgfri å bruke. Uansett om du vil ha avdelingsadresser eller ikke så må du minimum legge inn adressen til Din Finansbedrift. For å legge til avdelingsadresser velger du funksjonen «Avdelinger» på siden «Oppslagstavle». Her kan du legge inn adressen som skal brukes for utsending av diplom og autorisasjonsbevis direkte til avdelingskontoret, i stedet for at alt sendes til Finansbedriften sentralt. Dersom Finansbedriften ønsker å få tilsendt alle sentralt trenger du ikke å legge til Avdelingsadresser. Side 10 av 27
3.7 Hvilende autorisasjon En autorisert rådgiver skal settes som hvilende dersom han ikke skal eller har gjennomført planlagte oppdateringer. En rådgiver kan også settes som hvilende dersom rådgiveren ikke praktiserer, se 3-3 b). Dette gjøres ved å gå inn på rådgiveren sin profilside og trykke på denne knappen: Man får da opp et popup vindu (husk å tillate popup vinduer fra www.autorisasjonsordningen.no) som ser slik ut: Her velger man status = Hvilende, angir et av valgene i nedtrekksfeltet «Årsak» og trykker «Lagre». Man kan da følge historikken på kandidaten i profilsiden ved at det kommer opp melding om når statusen er satt, hvem som har satt den og årsaken til den gitte statusen. Konsekvensen av at en rådgiver settes i hvilende status er at han ikke blir søkbar i det offentlige registeret. En rådgiver hvis status meldes til hvilende, vil automatisk motta en e-post fra autorisasjonsordningen om at status er endret, konsekvenser og rådgivers klagerett etter regelen 3-3 c). Side 11 av 27
En rådgiver som har status hvilende kan aktiveres igjen av bedriftsansvarlig etter gitte forutsetninger. Aktivering skjer ved å gå inn på profilsiden til rådgiveren og trykke denne knappen: Popup vinduet som da dukker opp, ser ut som følger: Her må BA en bekrefte at rådgiveren er både oppdatert og skikket ved å sette avkrysningsboksen på og trykke lagre. Side 12 av 27
3.8 Melde ut/overta Kandidat Utmelding av en kandidat gjøres likt som for hvilende. Finn kandidaten som skal meldes ut og gå inn på hans profilside. Trykk så denne knappen: I popup vinduet som kommer velger man status=utmeldt, velger en av årsakene og trykker «Lagre»: Konsekvensen av å melde en kandidat ut av ordningen er at du som BA, ikke lenger har tilgang til å se hverken kandidaten eller resultatene til kandidaten i registeret. Det er det nå kun sekretariatet som har. I tillegg vil ikke kandidaten telles med i antall rådgivere som er i løsningen og han vil ikke være søkbar i det offentlige registeret. En rådgiver hvis status settes til utmeldt, vil automatisk motta en e-post fra autorisasjonsordningen om at status er endret, konsekvenser og rådgivers klagerett etter regelen 3-3 c). Dersom en kandidat skal flyttes over fra utmeldt til ny finansbedrift, må Bedriftsansvarlig henvende seg til post@autorisasjonsordningen.no og be om å få overført Kandidaten til seg. Følgende data skal oppgis: Nåværende finansbedrift Navn på Kandidaten Dato for når Kandidaten skal meldes inn E-postadresse Den nye Finansbedriften vil da få tilgang til Kandidaten og dens tidligere resultater. NB: Dersom du skal flytte Kandidater mellom egne avdelinger kan du som bedriftsansvarlig gjøre dette selv. Side 13 av 27
4. Opprette interne Testledere Finansbedrifter som ikke benytter Folkeuniversitetene for å gjennomføre prøvene, må ha interne Testledere. For å registrere interne Testledere benyttes et eget registreringsskjema du finner på www.autorisasjonsordningen.no og sende ferdig utfylt skjema til post@autorisasjonsordningen.no. Merk at alle nye testledere må bestå en testledertest før de kan få tildelt brukernavn og passord til rollen sin. AFR sender ut og koordinerer denne testledertesten. 5. Rapporter Det finnes mange ulike rapporter på hjemmesiden til AFR. Du har mulighet til å hente ut nøkkeltall og du kan lage dine egne filtre etter det du måtte ønske å ta ut av oversikter. Likt på alle sidene du kan ta ut rapporter er at du kan benytte deg av denne knappen: Den eksporterer dataene som du har valgt til en kommaseparert fil som du kan for eksempel kan laste inn i Excel og bearbeide. 5.1 Månedlige nøkkeltall På siden «Oppslagstavle» kan du velge funksjonen «Rapporter» : Du vil da komme til en side som vise månedsrapporter. Ønsker bedriften totale rapporter eller akkumulerte tall må man bruke Excel til å lime inn tallene fra månedsrapportene. Følgende månedlige nøkkeltall er tilgjengelig i webportalen: - Hvor mange Kandidater som er registrert inn i ordningen i denne måneden. - Hvor mange Kandidater som totalt er registrert inn i ordningen - Hvor mange Kandidater som totalt har bestått Kunnskapsprøven - Hvor mange Kandidater som totalt er autorisert I tillegg finnes det en del statistikk og gjennomsnittstall for Kunnskapsprøven og de forskjellige emneområdene. Alle tall gjelder Kandidater i egen finansbedrift. Side 14 av 27
5.2 Rapport over alle Kartleggings- og Kunnskapsprøver For å ta ut rapport over alle Kartleggings- og Kunnskapsprøver velger du «Hovedmeny» på hjemmesiden til AFR og klikker på «Resultatrapport». Her kan du først velge å ta ut rapport på spesifikke avdelinger om du ønsker dette. Om du ønsker å ta ut rapport for hele din finansbedrift trykker du på «Rapporter» uten å velge noen avdelinger. Her kan du lage din egen rapport ved å velge filtre som «År», «Kunnskapsprøve», «Kartleggingsprøve» eller «Alle resultater». Denne rapporten gir deg en full oversikt over alle Kandidater og deres resultater. Rapporten er en kommaseparert fil som kan åpnes i Microsoft Excel. Tips: Om filen du har åpnet i Excel ser forvirrende ut og alt er i en kolonne så gjør du følgende: - Merk kolonne A - Trykk på Data - Trykk på Tekst til kolonner - Velg Data med skilletegn - Trykk på Neste - Velg Semikolon - Trykk Fullfør Nå skal alle dataene ha fordelt seg i egne kolonner. 5.3 Karakterbok Denne rapporten er som en karakterbok for enkeltresultater for en aktuell Kandidat. Denne rapporten finner du under «Hovedmeny» og «Brukersider». Her kan du søke opp ønsket Kandidat og komme til Kandidatens personlige side. Ved å trykke på «Veiledningsrapport» for ønsket resultat vil du se hvordan Kandidaten har scoret på de ulike emneområdene. Dette gjelder både for Kartleggingsprøven og Kunnskapsprøven. NB! Du vil kunne se en liknende side under «Kandidatliste» som du når fra «Oppslagstavle» siden. Her har du ikke mulighet til å ta ut en veiledningsrapport. Side 15 av 27
5.4 Rapport over antall innmeldte Kandidater i din finansbedrift Ved å velge funksjonen «Brukersider» under «Hovedmeny» på hjemmesiden til AFR så kan du ta ut en rapport over alle dine innmeldte Kandidater uten noen resultater. Eneste du trenger å gjøre er å trykke på brukere/kandidater. oppe i høyre hjørnet over oversikten over dine 5.5 Oversiktsrapporter På siden «Oppslagstavle» kan du velge «Kandidatliste» og sette dine egne filtre for å få ut ønsket rapport. Filtrene du kan velge mellom er som følger: - Autorisert (ja/nei) - Hvilende autorisasjon - Kunnskapsprøve bestått (ja/nei) - Praktisk prøve bestått (ja/nei) - Yrkesrettet erfaring registrert (ja/nei) - Tatt tester? (ja/nei) Når du har satt dine ønskede valg trykker du på eksport knappen behandle dine data i for eksempel Excel. og får muligheten til å Side 16 av 27
6. Web portalen for Bedriftsansvarlig Heretter vil du som Bedriftsansvarlig ha adgang til portalen uten egen innlogging. Alle funksjonene er tilgjengelig fra www.autorisasjonsordingen.no på siden «Oppslagstavle» 6.1 Kandidater Denne funksjonen brukes til å administrere Kandidatene i web-portalen. Med administrasjon menes: - Se status på hvor langt Kandidaten er kommet i autorisasjonen med nøkkelresultater. - Registrere Praktisk prøve resultat - Registrere ett års yrkesrelevant praksis - Bestille autorisasjonsbevis - Bestille duplikat av diplom og/eller kort For å finne en Kandidat gjøres følgende: 1. Logg inn på www.autorisasjonsordingen.no 2. Gå til siden «Oppslagstavle» og velg «Kandidatliste» 3. Du vil da komme til et oversiktsbilde som viser alle dine Kandidater og kan bruke søk funksjonen til å lete opp de Kandidater du er interessert i gjøre noe med. 4. Du kan også sette filter for å lage din «egen» oversikt. Side 17 av 27
6.2 Registrering av Praktisk Prøve resultat Bedriftsansvarlig har ansvar for å registrere resultater fra praktisk prøve for sine Kandidater. Dette gjøres i Kandidatsiden under «Praktisk prøve» ved å bruke knappen Add. Viktig: Alle resultat fra praktisk prøve skal registreres uavhengig om det er bestått eller ikke beståtte resultater så snart prøven er gjennomført p.g.a. AFR sine nasjonale statistikker. Etter at du har trykket på Add vil følgende skjermbilde komme opp: Her skal du registrere følgende: - Bestått (nei eller ja) - Casenummer (viktig for statistikk) - Dilemmanummer (viktig for statistikk) - Prøvedato (dag/mnd./år) - Forsøk nummer (1, 2 eller 3) NB: Dersom du er uheldig og registrerer feil resultat på praktisk prøve, ta umiddelbar kontakt med AFR Sekretariat slik at de kan få rette feilen. Dersom Kandidaten ikke er registrert med bestått kunnskapsprøve, vil skjermbildet ovenfor ikke være tilgjengelig, se neste avsnitt i manualen. Side 18 av 27
6.3 Registrering av yrkesrelevant praksis En Kandidat må ha 1 års yrkesrelevant praksis for å bli autorisert, ref. regelverket 3 1 a Bedriftsansvarlig må registrere dato for når yrkesrelevant praksis for Kandidatene er oppnådd. Datoen i dette feltet må være passert for at Kandidaten skal komme i autorisasjonsregisteret. Dersom Kandidaten allerede har 1 års relevant yrkespraksis kan dagens dato legges inn. Hvis ikke, legges datoen for når praksisen er oppnådd (dato frem i tid) inn i dette feltet. Gå inn og registrer dato for oppnådd yrkesrelevant praksis ved å trykke på YYYY-MM-DD slik at kalenderen kommer til syne. Deretter trykker du «Lagre». En Kandidat kan gjennomføre og bestå Kunnskapsprøven og Praktisk prøve uten å ha nødvendig yrkesrelevant praksis, men oppfyller da ikke kravene for å bli autorisert. For mer informasjon om hva som er yrkesrelevant praksis, se skrivet Anbefalte retningslinjer: Yrkesrelevant praksis -veiledning og kontroll som ligger på ekstranett til BA under fanen Rutiner. Alle dine Kandidater som er registrert og autorisert fra før 01.09.2011 har fått yrkesrelevant praksis godkjent. Alle disse har fått datoen 1970-01-02. For Bedriftsansvarlig vil alltid datoen som er registrert være synlig. For Kandidater vil dette feltet kun vises med ja eller nei slik som vist nedenfor. Kandidatbildet: Side 19 av 27
6.4 Opplasting av bilde Kandidatene er selv ansvarlig for å laste opp bilde av seg selv via deres Kandidatsider i web-portalen. Bedriftsansvarlig har kun ansvar for å kvalitetssikre bilde. Om bildet er for dårlig så må du enten kontakte Kandidaten for at han/hun laster opp et bedre bilde eller så har du selv muligheten til å laste opp et nytt bilde for Kandidaten på Kandidatsiden 6.5 Bestilling av autorisasjonsbevis og diplom På Kandidatsiden gjøres bestilling av duplikater for diplom og autorisasjonsbevis. VIKTIG: Alle Kandidater som er autorisert vil automatisk få tilsendt diplom i midten av hver måned. Bestillingsknappen for diplom skal KUN brukes ved behov for bestilling av duplikat (endring av navn eller tap av diplom). Duplikatbestillinger av diplom er ikke dekket slik at finansbedriftene vil bli fakturert i etterkant for dette. Bedriftsansvarlig må bestille autorisasjonsbevis. For de som skal ha autorisasjonsbevis bør BA lage en rutine på bestilling samtidig som dato for oppnådd yrkesrelevant praksis legges inn. Det er også viktig at du som Bedriftsansvarlig holder alle adressene oppdatert. Adresseadministrasjon finner du under Avdelinger i web portal Side 20 av 27
6.6 Påmelding til kunnskapsprøven (for de som benytter Folkeuniversitet) På siden «Oppslagstavle» kan du velge funksjonen «Meld opp Kandidater» for å melde opp Kandidater til Kunnskapsprøver ved et av Folkeuniversitetene AFR har avtale med. Både Bedriftsansvarlige og Kandidater har mulighet til å kunne bruke påmeldingssystemet. Hovedforskjellen er at Bedriftsansvarlig enkelt kan administrere flere Kandidater samtidig, mens Kandidatene bare kan administrere seg selv. Er det noen finansbedrifter som ikke vil at Kandidatene skal bruke dette systemet så anbefales det at man lager interne rutiner for dette. 6.6.1 Eksamensliste (FU) På siden «Oppslagstavle» kan du velge funksjonen «Eksamensliste» for å se på eksamenslisten, og sortere på de ulike teststedene. Her kan du enkelt få en oversikt over hvor mange ledige plasser det er på de forskjellige stedene og hvilke eksamensdatoer som er tilgjengelige. Om du trykker på ID en til et aktuelt eksamenssted vil du kunne se mer detaljer om eksamensstedet samt hvilke Kandidater fra egen bedrift som er meldt opp. Du vil ha en god del prikkede linjer og det er Kandidater fra andre Finansbedrifter som er meldt opp til denne eksamensplassen og av sikkerhetsmessige årsaker har du ikke tilgang til å se hvem disse er. Side 21 av 27
6.6.2 Meldt opp Kandidater I denne funksjonen kan du melde opp Kandidater som skal ta Kunnskapsprøven hos Folkeuniversitetet. Husk at du ikke kan velge flere Kandidater hvis de skal avlegge prøven på forskjellige steder. Du velger en gruppe Kandidater til hvert sted. Velg Kandidater for oppmelding Skjermbildet over viser Kandidater i din finansbedrift. Følgende funksjoner er tilgjengelig i dette vinduet: Her kan du søke opp Kandidater ved å bruke fødselsnummer eller navn. Her kan du navigere deg gjennom alle Kandidater om du ikke vil bruke søkefunksjonen som er beskrevet over. Når du har søkt opp/funnet den Kandidaten du vil melde opp til en ekstern Kunnskapsprøve bruker du denne funksjonen. Da vil Kandidaten bli lagt til i listen på høyre side i vinduet. Etter at du har en komplett liste over de du skal melde opp til ett sted, bruker du denne funksjonen. NB! Du kan melde opp Kandidater til ulike avdelinger av Folkeuniversitetet når du fortsetter. Side 22 av 27
Etter at du trykket på meld opp kommer du til følgende vindu: Velg eksamen Følgende funksjoner er tilgjengelig i dette vinduet: Standard er at du får se kalenderen til de ulike avdelingene av Folkeuniversitetet. Om du bruker denne funksjonen så fjerner den alle avdelingene, og du kan velge den avdelingen av Folkeuniversitet du vil bruke for dine Kandidater. NB: Kun testsentre som har eksamen i måneden er vist. Side 23 av 27
Datoer med prøvegjennomføringer som er tilgjengelige er markert med grønn ramme. De datoer som er grønne og ikke inneholder tekst viser tilgjengelige prøvegjennomføringsdatoer, men ved andre avdelinger enn den avdelingen du har valgt. I skjermbildet over har vi valgt å se tilgjengelige prøvegjennomføringsdatoer ved FU Oslo den 19. oktober og vi ser at det er en prøvegjennomføring ledig klokken 13:00, og det er 9 ledige plasser. For å velge denne datoen så bruker du funksjonen Velg. Side 24 av 27
Du kommer da til følgende pop-up vindu... Verifiser Kandidater og eksamen Her får du detaljert informasjon om eksamensgjennomføringen du valgte. Har du valgt å melde opp flere Kandidater enn det var plass til vil systemet bare melde opp de for eksempel 9 første Kandidatene det var plass til, og du må finne nye datoer for de det ikke var plass til. Før du kan trykke på Registrer Kandidatene må du godta betingelsene om at du har forstått at du påmeldinger er bindene, og at din finansbedrift må betale et depositum for de Kandidater du melder på til test. Du har nå meldt opp Kandidater til en ekstern Kunnskapsprøve. Du kan melde opp flere Kandidater ved å gjenta prosessen. 6.6.3 Automatiske e-poster som sendes ut 1. Etter at du som Bedriftsansvarlig har meldt på Kandidater går det umiddelbart ut e-poster til deg som Bedriftsansvarlig. 2. NB: Kandidatene mottar ikke denne e-posten. Kandidatene får e-post 4 uker før, og om noen melder seg opp etter dette så må du som BA manuelt si ifra til AFR. 3. Om en Kandidat har meldt seg opp selv så vil alle de som er Bedriftsansvarlige få e-poster når dette er gjort (om din finansbedrift ikke tillater Kandidatene å bruke påmeldingssystemet så er det da enkelt å finne at dette ikke er fulgt når en slik e-post kommer inn). 4. Om det er nok påmeldte så vil det sendes ut en e-post som sier dette 4 uker før, og 1 uke før vil Kandidatene og deg selv få en påminnelse om dette. Side 25 av 27
5. 5 uker før en eksamen kan det hende du som Bedriftsansvarlig får en e-post om at den aktuelle eksamensdatoen står i fare for å bli kansellert på grunn av for få påmeldte. 6. Da er det viktig at du tar en ringerunde for å se om dere klarer å få flere til å melde seg på slik at man unngår at eksamenen blir avlyst. 8. Register over autoriserte finansielle rådgivere For å finne ut om en rådgiver er autorisert kan kunder søke på rådgiverens navn i registret. Finansbedriften har ansvar for å melde ut Kandidater og for å oppdatere informasjon om Kandidater i testsystem og portal slik at registeret kun inneholder autoriserte finansielle rådgivere. 9. Utmelding/oppsigelse fra finansbedrift Dersom en finansbedrift ønsker å melde seg ut av ordningen må man snarest kontakte sekretariatet. Oppsigelsesfristen vil være 2 måneder fra utmeldingen er mottatt. Bedriften må varsle sine innmeldte om oppsigelsen og konsekvensene. Samtidig må AFR varsles om hvilken informasjon som er gitt internt og få en oversikt over planlagte aktiviteter og hvordan disse søkes løst (prøver avlyses m.v.). Straks AFR har fått slikt varsel, vil vi på selvstendig grunnlag sende en informasjon til hver rådgiver som er autorisert om at de meldes ut av registeret, fra hvilken dato og konsekvenser av utmeldingen. I tillegg vil finansbedriften motta et følgebrev med retur av tilslutningsavtale. Rådgiverne flyttes over til en gruppe med "utmeldte" og autorisasjonen blir "hvilende" frem til de eventuelt blir innmeldt fra en ny tilsluttet finansbedrift. De vil ikke få tilgang til oppdateringsprøven. Konsekvenser av utmelding: Autoriserte Kandidater innmeldt av bedriften er ikke lenger å anse som autoriserte og kan ikke lenger søkes opp i vårt register. o Dette gjelder ansatte i bedriften o Dette gjelder ansatte i tilknyttede agenter der slike finnes Sensorer tilknyttet bedriften kan ikke lenger praktisere som sensorer o Planlagte praktiske prøver må kanselleres Planlagte prøver for Kandidater som er i et autorisasjonsløp, må avlyses o Påmeldinger til kunnskapsprøven må strykes (det er 1 måneds påmeldingsfrist til Folkeuniversitets tester) o Påmeldinger til oppdateringsprøven må strykes Alle autorisasjonsbevis må inndras og sendes til AFR for makulering. Side 26 av 27
10. Support Din oppgave som Bedriftsansvarlig er i hovedsak å utføre den daglige administrasjonen av Kandidatene i din finansbedrift. Har du spørsmål eller problemer kan du ta kontakt med AFR på telefon eller sende en e-post til post@autorisasjonsordningen.no. AFR vil også legge ut oppdatert og nødvendig informasjon på sine hjemmesider www.autorisasjonsordningen.no. Det er viktig at du til enhver tid forsikrer deg om at du har nyeste versjon av dette dokumentet. Lykke til som Bedriftsansvarlig i Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere! Side 27 av 27